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1電子人事檔案管理系統的構建工作的具體開展

1.1建立人事檔案特征模型

電子人事檔案管理系統的構建需要建立起一套與之相匹配的特征模型，便于指導具體的工作。人事檔案特征模型主要包括的內容有：履歷材料、自傳或報告個人有關的事項材料、考察或考核所需要的相關材料、學歷學位或職稱以及相關的培訓材料、政審材料、黨組織材料、表彰或獎勵材料、違法違紀等相關材料、工作任免等材料、其他具有參考意義的材料。看過上述這些，人事管理人員便很容易對企業員工的相關檔案進行檢查，然后再據此進行修訂等。

1.2建立相應的工作制度

對于企業的具體工作，需要根據企業的實際情況，對于每年發生的人員變化情況、工資變化情況等做好相應的記載，同時，公司在開展項目時，除了提交相應的紙質材料之外，還需要提供相應的電子材料，以便存檔之用。此外，針對人事檔案轉遞工作，當員工的管理權限出現變動時，需要形成相應的紙質材料以及電子材料，按照企業的要求轉往人力資源部進行相應的管理，直到相關崗位得到確認之后，移交人力資源部檔案室進行存檔。同時，材料的存檔必須做到填寫合乎規范、取得相應的手續或流程、前后所出現的信息抑制等，否則，需要對材料進行進一步的考核或拒收。

1.3電子人事檔案查閱

針對企業中部分員工出于工作需要或個人要求等原因，需要查閱檔案時，首先需要填寫相關申請，經人力資源部負責人簽字同意后，才能查借閱，否則不能無故進行查閱。

2電子人事檔案管理系統的構建工作的具體維護

2.1做好電子人事檔案管理系統管理

建立統一的管理標準建立健全電子人事檔案管理系統，對電子人事檔案做好統一規劃和管理，設立統一的管理標準。要加強對電子人事檔案管理的監管，設立相關部門執行監管的職能，每一個工作環節需要在監管下執行。同時，還要建立科學、統一的管理標準，并對需要存檔的電子信息的真實性進行確定其真實性，從而提高信息的有效性。

2.1.1做好電子人事檔案系統的保密工作電子認識檔案是利用網絡系統對電子文檔進行管理保存的，網絡的特點之一是具有很強的開放性，即使相距很遠依然可以通過網絡直接獲取數據，實現數據通信，而電子人事檔案作為國家單位重要的數據，需要很強的保密性。由于網絡的普及，很多不是國家單位的工作人員常常采取不正當的手段竊取或更改檔案信息，這樣會導致重要信息的流失，檔案的保密性失去了作用，這將為檔案管理工作帶來安全隱患。網絡的開放性是無法改變的，保密也是電子人事檔案管理的要求，那么怎樣才能在保持網絡開放性的前提下不失電子人事檔案的保密性是目前亟待解決的問題。

2.1.2做好電子人事檔案原始文件保存和管理電子文件可以通過不同的格式在不同的載體上運行，也可以通過某些軟件把格式進行相互轉換，然后電子計算機的復制粘貼功能能夠把它的內容完全一樣的呈現，這一定程度上方便了人們對電子人事檔案的使用，這樣的操作能夠保證電子文檔的真實性，但是卻無法確認原來的文檔格式。雖然如此，計算機的強大功能能夠能夠對電子人事檔案等資料進行保護。電子文檔的格式可以輕易的通過計算機轉換，并且電子人事檔案被轉換成另外一種格式后完全看不出被改動過，因此一旦被轉換或修改，最原始的資料就會消失。為了防止這種情況的發生，在轉換或改動文檔之前，要在系統保存一份未被改動的原始文件資料，并對其進行備份，這樣能確保以后使用文檔資料的準確性。

2.2培養建立新的檔案管理隊伍

在信息化時代，檔案管理人員應該不斷提高自身的素質，加強對電子計算機的學習，培養專業化的電子人事檔案資料管理的人員。從一個角度上來說，要引進先進的電子計算機的專業技術，通過不斷的學習電子計算機的知識，培養高素質、思想端正、擁有高度的責任感的人從事檔案的工作。從另外一個角度上說，專業的培訓對現有的電子人事檔案管理人員來說是十分有必要的，尤其是電子計算機技術。隨著電子人事檔案系統的不斷完善，高要求是對電子人事檔案工作人員應該追求的目標，現代化的檔案管理的程度，其的關鍵性因素主要包括電子人事檔案管理工作人員的專業知識水平以及他們對電子計算機知識的補充和更新速度，后者是最主要的因素。所以，電子人事檔案管理工作人員要跟上時代的腳步，優化專業結構，轉變傳統單一的檔案管理方法，建立一支高素質，專業結構合理，順應信息時代的電子人事檔案管理的隊伍。

3結語

隨著社會經濟的不斷發展，各企業對于電子人事檔案管理系統的工作的重視程度越來越深，通過構建和開展于電子人事檔案管理工作，能夠將企業人力資源管理系統的內容轉化為實際行動，利于企業的長遠發展。

作者：趙慶鵬 單位：黑龍江省泰來縣克利鎮