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第1篇：電子檔案的概念范文

1電子文件與電子檔案的概念區分

在我國電子檔案管理的理論研究與實踐工作中，普遍存在名詞術語概念模糊、使用混亂的現象。術語使用的不統一、不規范嚴重影響我國檔案管理的理論研究、實踐工作以及國際交流的有效開展。其中最核心的概念———電子文件與電子檔案，迄今沒有明確、統一的概念區分。在理論研究中較多采用“大文件觀”，將兩者統稱為“電子文件”而不作細分；在特定的情況下，尤其是在實際工作中，則往往根據需要自行命名與區分，存在較大的隨意性。業界早已明確界定并達成共識的、最基本、最常用的“文件”與“檔案”概念，在信息時代卻遭遇隨意使用與模糊處理，并因此而衍生出“文檔”、“資料”、“記錄”等概念，以便在需要時備選和使用，把原本簡單明了的事情推向復雜含混的泥潭。

1.1概念區分的必要性

1.1.1理論研究的需要

統一討論的焦點，這是順利開展理論研究的重要前提。國際上，文件和檔案在不同階段對應的術語主要有documents、records、archives。這三個術語應該如何翻譯，我國檔案界也尚未統一意見，其中最大的問題在于對records的翻譯。主流的觀點認為應該將records翻譯為“文件”，但也有學者提出應該翻譯為“檔案”［2］，更有學者提出應該翻譯成其他的術語，如“記錄”［3］。事實上，records一詞應該如何翻譯，并不僅僅是文字使用上的差別，而是折射出我國電子檔案管理理論中術語概念的模糊與混亂。正是因為我國尚未明確電子文件、電子檔案的概念及其實質內涵，才導致翻譯時的混亂。在我國，對于電子環境中的文件和檔案，人們普遍稱之為稱為“電子文件”，其理由是兩者的界限并不像紙質文件與檔案那樣清楚。［4］這種說法并不完全符合實際。盡管電子檔案是由電子文件轉換而來的，但是兩者的內涵與外延并不相同。倘若都統稱為“電子文件”，則是忽略了電子檔案特有的價值形態與本質特征，不利于正確認識處于生命周期不同階段的電子文件和電子檔案的不同內涵與特征；更重要的是，將電子文件與電子檔案統稱為“電子文件”，在學術交流與討論中往往會出現混亂局面，不同的研究者所講的“電子文件”，可以根據各自的理解與需要任意指代整個生命周期的不同階段而不作明確的區分。從理論研究的角度出發，明確區分電子文件與電子檔案的概念已勢在必行。只有明晰這兩個基本概念及其內涵，才能統一學術研究與討論的焦點，為理論研究和發展打下良好的基礎：一方面，這有利于準確地翻譯與引進國外的相關理論，更好地進行國際交流與合作，為我國的理論研究提供準確而有用的參考材料；另一方面，也有利于理清全生命周期中電子文件階段與電子檔案階段的研究重點與相關理論，明確檔案學界的研究對象與研究領域，真正建立起電子檔案管理的理論體系。

1.1.2實踐工作的需要

明確管理邊界，這是順利開展檔案工作的重要前提。處于整個生命周期連續管理過程中不同階段的文件和檔案，其管理對象、方法及過程均有所不同。但目前我國檔案界的主流思想仍持只有“電子文件”、沒有“電子檔案”的觀念。倘若統稱為“電子文件”，那么我國檔案部門的工作范圍與管理權限就變得模糊不清，反而給檔案工作自身的發展設置了思想、觀念以及行動上的障礙。從實踐工作的角度出發，亟需區分電子文件與電子檔案的概念。這一方面有利于檔案部門在分清處于不同階段的電子文件與電子檔案的內涵、管理邊界、管理方法、管理系統功能要求的情況下，更好地開展核心業務；另一方面也有利于明確檔案部門拓展業務邊界的努力方向。檔案部門針對紙質載體開展現行文件利用的成績和事實證明，我們的確不需要通過模糊文件與檔案的概念來為拓展業務提供理論支持，因為含混的邏輯永遠支持不了清晰的主張。

1.2概念明晰

盡管紙質檔案與電子檔案的管理大不相同，但其生命周期的特征卻是相似的。因此，可以參照紙質檔案管理的相關概念，對不同階段所對應的術語進行明確區分：EDMS中流通的是電子文件，其對應的英文術語為electronicdocuments，而ERMS和數字檔案館中的均為電子檔案，其對應的英文術語為electronicrecords。

2電子檔案管理的邏輯起點

前端控制、全程管理的管理原則主張將檔案管理的工作起點盡可能地向前延伸，從“文件形成”、“系統設計”開始，把需要和可能在“文件形成階段”實現的要求盡量在“文件形成階段”實現，并對“文件”的整個形成過程實行管理控制。然而在實際工作中，檔案部門沒辦法將檔案管理工作延伸到“文件形成階段”，畢竟文件形成部門有其自身的職責范圍，檔案部門并沒有實際的管理權限去要求、控制文件如何形成。真正意義上的全程管理不僅是檔案管理，而應是類似于“大文件”管理的宏觀管理，或許這樣才能做到前端控制。對于電子檔案管理的邏輯起點，可以參照傳統檔案管理的方式進行思考與確認。

2.1紙質檔案管理的邏輯起點

在傳統紙質環境下，檔案工作的開展始于文件的歸檔。盡管從檔案的定義及其形成的客觀規律看，“歸檔”不是文件成為檔案的必經環節，譬如一份歷史檔案，或許它并未經過“歸檔”也能成為檔案；但從檔案管理的實際業務流程來看，歸檔是檔案管理工作中不可或缺的環節，它標志著文件工作的完結，管理責任與權限由業務部門轉移至檔案部門，也意味著對文件保存價值的認定。因此，在傳統紙質檔案管理中，“歸檔”具有相對固定的時間，是明確的文件工作邏輯結點和檔案管理工作邏輯起點。需要強調的是，本文所探討的電子檔案管理邏輯起點是針對實際管理流程而言的，以“歸檔”作為邏輯起點，并非指歸檔是文件成為檔案的必要條件。

2.2電子檔案管理的邏輯起點

按照傳統意義上的歸檔來理解電子政務系統中的文件歸檔，僅指將具有保存價值的電子文件賦予檔案屬性并納入檔案管理范疇的過程。［15］但由于電子文件具有與紙質文件不同的特征，如不及時、全面將文件及元數據歸檔，很可能會造成數據的篡改、損壞或丟失。因此，檔案部門有必要將歸檔工作前移，這樣才能實現與業務系統的無縫對接，更好地維護檔案真實、完整、安全。在廣東省黨政機關全面推廣的檔案管理系統中，歸檔被分為預歸檔和正式歸檔兩個環節。在預歸檔階段，業務部門按照歸檔要求最大范圍地將文件資料及其相關元數據進行預歸檔，檔案部門對此進行審核、鑒定，最終對具有檔案價值、符合要求的電子文件進行正式歸檔。經過兩個環節的“歸檔”，可以使最終形成的電子檔案更加真實、全面地反映形成機關的業務活動，更好地保證檔案的原始記錄性。由于電子文件具有特殊性，要維護其完整性、真實性，檔案部門需要在預歸檔階段對電子文件進行審查與鑒定，如不符合歸檔條件則退回形成部門進行補充完善，系統也會顯示所缺失的要素。電子文件預歸檔后，檔案部門對預歸檔的電子文件具有管理權限，因為電子文件一經預歸檔就被固化，不可再更改，之后的任何操作都會作為審計日志內容記錄下來，檔案部門需要對預歸檔的文件進行維護與審查。在國外的理論和實踐中，都強調電子檔案管理系統（ERMS）通過捕獲納入具有檔案價值的信息。所謂捕獲（capture），是指將文件或數字對象納入檔案管理系統（ERMS），設定元數據對文件進行著錄并將其置于背景之中的過程，從而使文件得到長期、恰當的管理。［6］從電子文件捕獲的操作范圍、時間、方式來看，捕獲與傳統歸檔有所區別，捕獲的對象可以是任何電子文件，而歸檔的對象只是具檔案保存價值的電子文件，前者的范疇大于后者，［7］且二者在實際工作中不屬于線性流程關系，我們也不能籠統地把傳統的歸檔等同于捕獲。但從實質上說，文件的捕獲對應于本土化的語言和管理方式也就大體相當于歸檔工作的預備階段。因此，結合我國國情，并參照廣東省黨政機關檔案管理系統建設的實際情況與成功經驗，可將“預歸檔”看作國外的“捕獲”，這樣的理解更加符合我國“本土”情況，更容易將電子檔案管理工作與傳統檔案管理工作相對應，便于明晰歸檔或捕獲是電子檔案管理工作的邏輯起點。對電子檔案管理而言，其實際工作的邏輯起點與傳統紙質檔案管理一致，只有文件業務和管理的相關工作結束，作為文件歸宿的檔案管理工作才能正式開展。從實際管理權限來看，相比傳統檔案管理，雖然電子檔案的歸檔時機有所提前，在實際工作中可表現為電子文件的預歸檔或捕獲，但電子文件的預歸檔賦予檔案部門審查與鑒定的權力，正式歸檔則是賦予其保存與維護的職責，因此，歸檔意味著文件工作的結束，也標志著檔案工作的開始。

2.3明晰邏輯起點

無論是紙質檔案還是電子檔案，檔案管理工作都是從檔案部門獲得實際管理權限開始的。實際中若沒有相應權限，管理工作就無從開展，如把檔案管理前伸到文件形成及其信息系統的設計階段，在事實上是難以做到的。在電子政務系統中，檔案部門的工作從文件預歸檔開始，文件在辦公自動化系統（OA系統）中形成和辦理之后，及時將其進行預歸檔或及時捕獲，至此，檔案部門對電子文件有了實實在在的管理權限，即便這些文件還未經過正式歸檔，檔案工作實際已經由此展開。綜上，電子政務系統中的歸檔可分為預歸檔和正式歸檔兩部分，而結合我國實際情況，可將預歸檔看作國外所提出的“捕獲”。與紙質檔案管理相對應，檔案部門從文件預歸檔環節開始就對其具有實際管理權限與責任，管理工作就此展開，文件工作也就此結束，因此，電子檔案管理的邏輯起點仍是歸檔或捕獲。

3全程管理與前端控制的理論反思

全程管理與前端控制已經成為業界普遍提倡和認同的原則和理論，特別是前端控制理論，更被稱為“電子文件時代的新思維”。［8］“全程管理原則是指對電子文件從其產生、流轉到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全過程的管理，形成一套無縫銜接、系統完整的管理鏈條”。“前端控制是指為了確保電子文件的完整齊全、真實可靠，檔案部門和檔案工作者應該在電子文件生成之初（甚至是電子文件管理系統設計之初）就對電子文件進行前期的監督與控制”。［9］

3.1全程管理與前端控制理論的不合理之處

3.1.1現實中的尷尬

無論全程管理還是前端控制，都是從檔案部門的角度出發，強調要從形成階段開始對電子文件的整個生命周期實行管理。然而，這兩個理論在現實中存在一定的矛盾與尷尬：如果實現了對整個生命周期的管理，那么是將檔案部門視為全過程的管理者，此時并不需要強調所謂的“前端”與“后端”，因為它們都被檔案部門共同規劃和管理著，應該受到同等的重視；而如果強調前端控制，則是將檔案部門視為后端的管理者，在這種情況下，檔案部門對前端的管理在實際上難以實現。因此，這兩個理論不僅本身就存在邏輯關系上的矛盾，而且在實踐中也存在難以實現的尷尬。

3.1.2實踐中的不可行

InterPARES項目的主持人露西安娜•杜蘭蒂教授在第十七屆國際檔案大會上指出，在從電子文件到電子檔案的整個生命周期中，文件的形成者和檔案的保管員共享管理者的角色和職責。［10］也就是說，在實踐中，文件的形成者與檔案的保管者各有分工、各有權職，雙方在實踐中并不存在誰領導誰，或者誰管理誰的情況，而是作為不同階段的管理者，分別承擔從電子文件到電子檔案這一完整生命周期的管理責任。對于我國的機關檔案室而言，它的工作前接文件形成部門，后接檔案館，正處于整個生命周期的“中端”。一般而言，我國機關檔案室與業務部門之間是平等的業務流程和業務支持的關系，并不存在領導關系，因此檔案室無權對前端的業務部門進行管理；機關檔案室與檔案館之間也只有業務交接關系，無權對檔案館工作進行干預。因此，機關檔案室無法實現前端控制，更無法做到全程管理，應該認清自身在整個生命周期中的樞紐地位，充分發揮“承前啟后”的作用。只有各司其職，才能保證電子文件和電子檔案管理全過程流暢、規范、安全。因此，在實踐工作中，檔案部門的職責應該是負責電子檔案的管理與保存，并從整體出發，積極關注與參與相關工作，而不可能做到針對電子文件的“前端控制”，或擔負起電子文件和電子檔案全生命周期的“全程管理”。

3.2機關檔案室在全生命周期管理中的定位

從理論和實踐上看，檔案部門都無法做到全程管理與前端控制，檔案部門的職責是保證歸檔文件真實、可靠、完整、可用。機關檔案室既是電子政務建設的組成部分，也是數字檔案館接收永久電子檔案的直接來源，處于整個生命周期“中端”位置的它，更應該具有手明晰的定位。

3.2.1建立極具包容性的檔案管理系統

對電子檔案管理系統而言，與業務信息系統之間的接口是保證電子文件歸檔原始性的關鍵，只有最大限度地接收并保存形成單位所移交的文件，才能保證后續的檔案管理工作正常開展，更好地發揮檔案部門的作用。因此，機關檔案室應建立極具包容性的檔案管理系統，接收并保存前端形成的電子文件，并保證其真實性、可靠性、完整性和可用性。

3.2.2開展專業的檔案管理工作

機關檔案室的工作包含兩個方面：一是要提供多途徑的檔案檢索與利用服務，為機關管理和機關職能活動提供必要的檔案信息支持，同時也要充分發揮專業優勢，為本單位的信息化建設提出專業性的檔案管理需求與意見；二是要向檔案館移交長期保存的電子檔案，確保移交檔案的完整性與檔案管理的連續性，為檔案館工作提供必要的基礎支撐。此外，當下我國的數字檔案館建設還處在起步階段，機關檔案室作為檔案信息化的先行者，可以為數字檔案館的建設提供有用的實踐經驗與參考實例，促進數字檔案館建設工作的順利開展。因此，對于機關檔案室而言，其工作具有十分重要的樞紐作用，更應該明確自身的工作定位，確保從電子文件與電子檔案管理的連續性。

3.2.3積極關注全過程管理

正如露西安娜•杜蘭蒂教授所強調的：隨著InterPARES研究的深入，將繼續證明這樣一種觀點———不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子檔案。［11］而早在1997年國際檔案理事會的電子檔案管理指南中，也指出檔案部門在電子文件、電子檔案全生命周期中職責的有限性。［12］對此，我們的理解是：全程管理是一個多部門分工協作的過程，檔案部門作為其中的一個重要角色應該具備整體的眼光，為全過程管理提出相應的意見與建議，積極參與電子文件相關管理規范、標準等的制定，做到“全程關注”。具體來說，機關檔案室可根據檔案管理的業務需求，為前端文件形成部門提出工作建議，為本單位的信息化建設提供參考意見，并為檔案館積累和輸送檔案。

4電子檔案的真實性問題

電子檔案的真實性是檔案部門尤為關注的核心問題之一。電子形式載體與傳統載體的巨大差異使得信息記錄難以具有傳統載體的穩定性和固化性，對于以維護檔案原始記錄性為使命的檔案部門而言，這無疑帶來了新的管理問題。在實際工作中，機關檔案室擔負著接收和整理電子文件的重要職責。在電子文件轉化成為電子檔案的過程中，機關檔案室在保障電子文件和電子檔案真實性中的作用和責任是重要而有限的。

4.1真實性的內涵

在國際上，以InterPARES項目為代表，圍繞電子檔案的“真實性”問題做了許多研究，對于Inter－PARES詞典中“真實性”（authenticity）這一概念的定義，［13］筆者的理解是：指一份記錄作為檔案的可信賴性，即檔案與它在文件階段形成時的原始狀態一致，沒有被篡改或誤用。這一理解中的“真實性”是針對檔案而言的，這也與我國檔案管理工作的權限與職責相符，即維護檔案的原始記錄性。在我國的研究中，則將“真實性”需求劃分為兩個方面：一是文件在形成過程中的真實，即一份文件客觀反映和真實記錄了機構業務活動；二是文件在形成之后的真實，表現為文件（檔案）在業務活動結束之后的生命周期里未被更改，仍然保持產生時的本來面貌。［14］對應上述概念，真實性要求可分兩個部分：一是形成的電子文件在移交到檔案保管者那里之前是真實的，即文件的真實性，包括兩層含義———文件未被篡改、損壞，以及文件內容真實性即文件所記錄的內容是真實、客觀的；二是對被移交到保管者那里的電子檔案的真實性，在實際工作中表現為文件在業務結束被歸檔后，仍保持其原始面貌，即對文件真實性的維護。

4.2真實性保障的內在要求

我國研究中“真實性”所包含的兩方面要求實則對應了文件形成部門與檔案部門不同的管理職責。對于文件的真實性及文件內容真實性的保證，關鍵取決于文件形成部門，而非檔案部門；對于文件原始面貌的維護才是檔案部門應有的職責。保障和延續電子文件真實性的任務是由文件形成部門和檔案部門共同承擔的，其中，文件形成部門起決定性作用，檔案部門則對“真實性”進行拷貝與維護。（1）形成部門決定文件真實性。首先，文件在生成和辦理過程中是否被篡改或破壞，是前端文件形成甚至系統設計與維護的工作，并不是由檔案部門決定的，檔案部門負責保障歸檔后的文件不被篡改或破壞，而不能保證文件在形成過程中沒有遭受損壞。其次，文件的內容與客觀事實是否相符，更應由文件形成單位負責，絕非檔案部門可以決定。如果形成單位都無法證明形成的文件是否與客觀工作、事實相符，檔案部門更加無法去探究前端系統中文件的可信度。因此，文件形成單位負責保證文件形成過程的真實性，檔案部門不應該也無法干預這個過程。也就是說，形成單位給了檔案部門怎樣的文件，原則上檔案部門的職責就是盡最大可能地保存其原始狀態，不會因為文件的真實性有一點瑕疵而不予歸檔保存。形成單位提交的檔案是真實的，檔案部門得收，即便提交文件的內容不是完全真實的，檔案部門也得保存其原始狀態，因為這種不真實的電子文件依然是業務工作的真實記錄。（2）檔案部門維護檔案真實性。雖然文件的真實性不由檔案部門決定，但文件一經歸檔成為檔案后，檔案部門就有義務與責任保證歸檔后文件（即檔案）的真實性，如在管理過程中出現檔案被篡改或誤用的情況，檔案部門就需對此負責。從對In－terPARES項目“真實性”定義的理解出發，針對檔案真實性，檔案部門需要防止歸檔后的檔案被篡改或誤用，保證檔案的原始狀態，以維護其真實性。由此可知，拷貝電子文件的真實性，并盡最大可能為電子檔案的保存提供合適的環境，維護電子檔案的原始性與真實性才是檔案部門的職責所在。此外，檔案部門應對前端文件形成部門給予相對充分的信任，因為不僅僅只有檔案需要“真實性”，文件形成單位的工作開展也同樣需依賴文件的真實屬性。

4.3檔案部門對真實性的管理職責

總的來說，檔案部門的責任在于固守檔案的本質屬性，維護電子檔案的真實性，而非保證電子文件的真實性。并且要明確，不僅應在保存過程中維護檔案真實性，還應在為用戶提供檢索利用時對真實性進行維護。因此，檔案部門的職責實際與傳統檔案管理相一致：第一，在文件歸檔時驗證其真實性，尤其是對元數據的完整性和合規性情況進行鑒定；第二，建立包容性極強的檔案管理系統，以更好地在文件歸檔和檔案移交時實現真實性的對接與拷貝，以包容性管理來維護歸檔文件的原始性，從而最大程度地保證歸檔文件的真實性；第三，在未來的保存、遷移、利用中持續地維護電子檔案的原始性、真實性。

5電子檔案的長期保存問題

電子檔案的長期保存是檔案部門和檔案學界共同關注的重要問題之一。

5.1研究概況及其邏輯根源從檔案學界的研究情況看，電子檔案長期保存研究希望解決的關鍵問題是保證電子檔案具有長期的真實性和可讀性。電子檔案載體技術的天然特性給長期真實性和可讀性帶來了與紙質載體全然不同的管理障礙，主要表現在對設備的依賴性、信息與載體可分離性、易更改性等方面［15］。以此為出發點，國內繞這一問題開展了較多研究，其中，從我國的具體研究主題看，現有的相關研究主要從電子檔案長期保存中涉及的保存策略［16-17］、格式要求［18］、合作機制［19］、標準體系［20］、技術方案［21-22］等方面展開，同時也不乏對國外研究與實踐的介紹［23-24］，以及特殊形式檔案信息資源長期保存問題的研究［25］。在上述研究中，目前已經形成仿真、封裝、遷移、開放性描述等一系列共識性的管理策略。從總體而言，國內外檔案學界對該問題的研究基本都可概括為“策略性”研究。這一研究的根源在于，使電子檔案具有長期的真實性和可讀性。然而深入分析這一問題的研究特點，我們可以發現，在電子檔案的長期保存問題中，檔案學界與檔案部門實際上具有一定的職責側重和特定的角色定位。

5.2反思檔案管理工作原則在傳統的和電子化的檔案管理中，我們可以總結出檔案管理工作的固有原則，這些原則主要體現在兩個方面：一是電子檔案的長期保存問題并非檔案界可以獨立解決的，檔案部門應當突出自身的專業特色與核心職責；二是檔案部門在電子檔案的長期保存中，應該對電子檔案的真實性、可讀性實行維護性的管理。具體而言，在電子檔案長期保存策略之中，仿真、封裝、遷移等措施的根本性技術是由計算機技術研發領域提出、攻關和實現的，檔案界則是通過對這些技術進行分析、選擇和應用，來構建電子檔案長期保存的適用策略，從而實現電子檔案的長期保存。其中，檔案界的角色是技術的選用者以及策略的研究、制定和實施者，而非關鍵技術的主要研發者，因此檔案界對電子檔案長期保存的貢獻主要在于管理策略。以紙質條件為參照，我們同樣可以發現相似的角色定位。在紙質檔案的長期保存中，為了保證紙質檔案具有長期真實性和可讀性，檔案部門采取的措施主要包括檔案實體的物理管控以及檔案文獻修復工作，其目的是保證檔案不被篡改、信息內容可讀和檔案實體存續。從根本上而言，檔案部門無法決定紙張的使用壽命，因為這最終取決于造紙技術；檔案部門也無法決定檔案形成機構的紙張選擇，因為這取決于檔案形成部門業務活動的需要。在紙質檔案的長期保存中，檔案部門的角色與職責是在獲取檔案的管理權限之后，將檔案放置在一定條件下進行維護性管理，其根本目標并非“絕對永久”地保存檔案實體，而是通過管理性、技術性策略，盡可能地延長檔案實體保存時限，使檔案能夠盡可能長久地為社會提供利用服務。因此，從時間和空間上看，檔案部門對紙質檔案長期保存的管理職責具有相對獨立性，與業務部門、技術研發者之間存在明確的角色區分。電子檔案的長期保存與上述情況具有本質上的相似性，在社會技術的發展中，檔案部門應該以相對穩定的管理職責與管理方式來應對社會活動方式的多元化趨勢，因此檔案學界和檔案部門都應該找到并明確檔案長期保存工作的核心價值與角色定位，從而以具有學科特色的管理體系來完善實際工作。在近年國外與國際性的實踐中，同樣體現著這樣的邏輯關系與工作原則：（1）OAIS參考模型。OAIS參考模型的制定者是美國空間數據系統咨詢委員會（CCSDS），美國的ERA、英國的Cedars、加拿大的ADRI等項目都以該參考模型為電子檔案長期保存研究和開發的基礎。［26］檔案界等保管領域并未研發出這一根本性的架構模型，而是對OAIS模型進行分析與應用，是制定管理策略的重要依據。基于OAIS的長期保存管理模式又體現著維護性的管理思想，比如OAIS模型提倡通過檔案信息包進行長期保存，而使用信息包向利用者提供檔案利用，從而保證檔案信息包的安全、穩定。（2）Inter－PARES研究項目。InterPARES項目的開展離不開其他學科領域的參與和支持，在電子檔案真實性維護與長期保存的研究過程中，該項目吸納了來自法律、歷史、計算機技術與工程、信息科學及化學等多學科的專家學者為其提供專業領域的智力與技術支持。［27］檔案界從其他學科領域提供的專業知識中，選用與管理目標相契合的技術和方法，明確管理取向與管理需求，制定管理策略。（3）美國NARA云歸檔計劃。美國NARA2014-2018財年的戰略規劃明確將云環境下形成和使用的檔案納入管理范疇。針對這些檔案，主張研究和推進“云歸檔”及相關的保存策略。［28］這也反映了“維護性”的管理思想———提倡檔案部門在尊重檔案形成機構活動方式的前提下，以固有的檔案管理原則與方法為基礎，形成對前端活動方式具有適應性和包容性的管理策略，保證從既有活動交流方式中形成、固化的檔案材料得到及時、有效管理。

5.3對電子檔案長期保存實行維護性管理

從工作性質上看，電子檔案的長期保存無疑屬于檔案部門的工作職責范疇；然而從更深層的內在需求上看，其工作效果卻并非僅僅取決于檔案部門。檔案部門在電子檔案的長期保存中具有相對獨立的工作職責與角色定位，這不僅根植于檔案工作的核心價值，也是社會分工專業化的發展需求所致。因此，在電子檔案的長期保存問題中，檔案部門應進一步反思自身的根本價值、固有原則、社會意義與實際邊界，檔案學界則應以此為基礎繼續開展更具專業意義的理論性與應用性研究。

6電子檔案管理的雙套制現狀與單軌化趨勢

電子檔案與紙質檔案的雙套制歸檔與雙軌制管理是社會發展邁向信息化時代初期的普遍做法，在主流信息載體從紙質向電子更替的過渡性時期，雙套制與雙軌制為檔案管理提供了一種有效的解決方式。然而隨著技術發展與社會活動方式變化，雙套制與雙軌制則顯現出了一定的不適應性。

6.1雙套制與雙軌制面臨的挑戰

在檔案信息化建設中，“雙套制”指文件歸檔后紙質版本與電子版本共存，或稱“雙套歸檔”；［29］目前檔案學界對“雙軌制”的定義可以總結為，在文件形成、流轉的全過程中，電子形式與紙質形式始終共存，這實際也意味著在文件流轉的終端，也將以“雙套制”進行歸檔，在檔案管理的過程中也仍然按照“雙套”執行管理，因此雙軌制既是文件管理的“雙軌”，也是檔案管理的“雙軌”。一般認為，雙套制和雙軌制的優勢在于，對電子形式而言安全可靠，對紙質形式則便于查詢利用、整合共享，二者形成互補的效果。［30］這也是雙套制與雙軌制得到廣泛應用的內在原因。盡管如此，隨著計算機技術的發展和普及，社會對于以電子形式為載體的活動方式越發適應和依賴，紙質形式逐漸成為電子形式的一種“硬拷貝”（hardcopy），雙套制與雙軌制從以往以紙質為主轉變成為以電子為主，這就使得雙套制的管理方式產生了一定的弊端：（1）資源浪費。從調研中發現，實際工作中許多單位往往會在文件階段以電子形式形成和流轉，到歸檔時就將電子形式的文件打印成紙質硬拷貝，再將電子版與紙質版同時歸檔，在檔案管理過程中，需對兩個版本同時進行維護；而在檔案部門進行檔案數字化建設時，往往由于電子版本管理不善或未予歸檔，而又要將紙質檔案統一進行掃描，形成電子檔案。在這一反復處理的過程中，實際對資源造成了不小的浪費。由于電子檔案的管理不善，同時造成重復勞動和存儲空間的浪費，而在電子—紙質—電子的轉換過程中，期間又經歷了并不必要的紙質形式階段，直接導致紙張資源浪費，也對檔案管理人員造成了更大的工作負擔。因此，如果能夠完善電子形式的管理手段，就能避免出現上述資源浪費的問題。（2）對檔案原始性與完整性的管理失效。雙套制與雙軌制在管理效果上無法實現對檔案真實性與完整性的有效管理。對于以電子形式形成、流轉的原生電子檔案而言，通過打印硬拷貝歸檔，實際造成了背景信息（context）的損失———無法有效保留支撐電子檔案真實性、完整性的元數據。如此一來，后續對于紙質版本檔案的管理，其客體對象都是原始性已經損耗的檔案，這種紙質版本僅承載了檔案的信息內容。對于原生電子檔案而言，只有同質歸檔管理才能最大限度地一并保存其重要修改記錄和相應的元數據，也才能最大限度地保護檔案的原始性與完整性。從管理流程而言，采用完整的同質流程對電子檔案進行收集、保管、利用、傳輸和移交，是對電子檔案原始性和完整性的連續性管理。因此，對于以原生電子檔案為主且具備一定條件的單位或領域而言，電子檔案管理單套制和單軌制是更具適應性和有效性的管理方式。

6.2雙套制與雙軌制的根源分析與轉變需求

雙套制與雙軌制的廣泛推行，從其根源上而言，可以說是出于對電子形式載體原始性、穩定性的不信任，因而對電子檔案采取相對謹慎的管理方式。在信息化建設早期，由于電子形式載體管理技術尚未成熟，電子檔案瞬間丟失、無法找回，或篡改不可溯的現象比比皆是，相較之下，紙張的穩定性與可控性遠遠優于當時的電子形式載體，并且紙張的使用為人們所熟悉和信任，因此，雙套制和雙軌制成為檔案管理中的通用方式。在后續研究中，學者們對電子檔案的“原始性”問題展開了研究，提倡以“真實性”、“可靠性”等概念對紙質條件下的“原始性”進行拆解詮釋，以此取代傳統的“原始性”觀念。［31］隨著對電子檔案真實性問題研究的深入，目前已經形成有效的電子檔案真實性問題解決思路與實施技術，電子檔案管理者與使用者對于該問題的觀念也正逐漸發生變化。實際上，在社會生活的其他領域，電子形式這一虛擬化的信息載體已經得到廣泛應用。比如，在銀行業務、證券業務、電子商務等事務中，數字化信息早已成為業務活動中的主要甚至唯一形式，社會對于這類事務幾乎不存在不信任感，對電子形式予以信任在這些領域中習以為常；會計檔案管理領域也正積極開展電子檔案管理單軌化的推進工作，國家發改委辦公廳、財政部辦公廳、國家稅務總局辦公廳、國家檔案局辦公室于2013年12月向多市、多單位通知（發改辦高技[2013]3044號），要求各單位組織開展電子發票及電子會計檔案綜合試點工作，據了解，相關工作已經取得一定進展和成效。可見，在以電子形式為業務活動開展主要方式的領域，其對于電子形式信息的信任度較高，也更積極推動相關技術的改造和應用，推行業務全流程電子化。對于檔案管理而言，隨著技術發展與社會活動方式變化，對于電子形式等虛擬載體的不信任將逐漸消退，并建立起穩定的信任感。任何主流載體都不是等到真實性能夠得到完全保證，且長期保存問題得到完全解決時才得以普遍使用的，社會選用一種介質作為主流信息載體往往是出于實用主義的考慮，即滿足方便、快捷、可共認等基本要求即可。這其中對于載體實際也有一定的真實性和穩定性要求，不具有真實性、穩定性的載體是無法成為主流介質的。檔案部門對于這種真實性和穩定性固然具有更嚴格的要求，然而隨著電子形式日益普遍化，計算機領域也正不斷完善其技術特性，從而使其更好地滿足社會活動需要。因此，檔案部門的專業性管理要求應該通過完善管理策略、優化管理流程、鞏固管理制度、改善管理方法來實現，從循序漸進的實踐中積累經驗，逐步與技術部門共同建立起經過反復驗證的技術管理體系與信任體系，為電子檔案管理的單軌化提供支撐，從而滿足原生電子檔案長期真實性、完整性、易用性、可讀性、安全性的要求。

6.3國際趨勢———電子形式單套制歸檔與單軌制管理

電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理也正成為許多國家機構的趨勢。目前，美國、澳大利亞等國家都逐漸推進電子檔案的單套與單軌管理，而不再形成或接收紙質檔案。（1）美國。2012年8月24日，美國總統辦公室以備忘錄形式，向聯邦各機關由管理預算辦公室（OMB）和國家檔案館與檔案管理局（NARA）制定的《政府檔案管理指令》，其中目標1.1和1.2要求分別對電子檔案和電子郵件以電子方式實行“單套制”管理：①到2019年，聯邦機關將以電子形式管理所有永久電子檔案；②到2016年，聯邦機關將以可利用的電子格式管理永久及定期電子郵件檔案。［32］（2）澳大利亞。自2011年7月起，澳大利亞國家檔案館持續敦促所有聯邦政府機構向電子形式的檔案管理轉型，鼓勵其以電子形式形成、管理和保管檔案，并在必要時對接收的紙質文件進行數字化掃描，從而不再形成新的紙質檔案。［33］上述實踐都反映出同一趨勢———當電子形式成為主流活動交流方式時，檔案部門也應對電子檔案實行適應性的全電子化管理。從上述國家的推行力度看來，這對于許多領域而言，既是必然的趨勢，也是迫切的需求。6.4推動我國電子檔案管理單軌化原生電子信息的規模化應用是社會發展歷程中的一種“自然選擇”結果，要最大程度地維護原生數字記錄的原始性與憑證性價值，就要實現電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理，這也是檔案信息化建設的目標之一。在我國，雙套制與雙軌制管理已經顯示出一定弊端，許多領域的電子檔案管理單軌化具有必然性與迫切性。要推動我國電子檔案管理單軌化，首先應該建立起對電子形式虛擬載體的信任，其次應該加快完善管理策略、制度、流程和方法，在鞏固自身理論和方法的同時，加強與其他領域的合作，從實踐中積累經驗，逐步完善法規體系，在必要領域盡早實現電子檔案的單套制歸檔和單軌化管理。

7結語

第2篇：電子檔案的概念范文

關鍵詞 云技術 電子檔案 新路徑

中圖分類號：TP392 文獻標識碼：A

如何對電子文件進行安全有效地管理，以便更好地開發利用電子文件信息資源，已成為人們普遍關注的一個熱點問題。云計算技術產生的背景就已經傳遞著云計算的最終目標是將計算、服務和應用作為一種公共設施提供給公眾的信息，使人們能夠像使用水、電、煤氣和電話那樣使用計算機資源，云技術的應用將給人們的工作生活帶來前所未有的變化。

1傳統電子檔案存儲的缺陷

1.1電子檔案所依賴的載體壽命問題

電子文件歸檔與管理系統、數字檔案館管理系統等應用系統的研發和運行維護是很多檔案部門較為頭痛的工作，頻繁購買復制的載體介質也會在使用時出現介質磨損問題，因為需要投入相當高的經費。

1.2電子檔案所依賴的硬件技術更新問題

在電子檔案保存的過程中會出現硬件和軟件的技術庫更新，目前多采用的是將數字信息從一種技術環境轉換另一種技術環境的復制方法，總之，無論是那種方法都需軟件和硬件技術更新而投入的開支。

1.3電子檔案真實性、安全性的維護問題

電子檔案的數據易受多方干擾，信息會被修改，從電子文件到檔案的步驟要進行全過程監督和指導。另外自然災害對檔案的危害也非常大，在5?12地震中，部分地區的檔案就遭受了巨大的損失，電子文件分散保管模式意味著在災害發生后搶救檔案的困難系數增加。

1.4服務于民眾的便捷性問題

我國傳統的電子文件一直主要實行分散異構的管理模式，這種模式下各種信息資源被分隔在不同物理空間，容易造成“信息壁壘”和“信息孤島”問題，同時資源重復建設也帶來了極大了浪費。且不利于更好地服務于民眾的需求，更談不上檔案利用的便捷問題。

2云技術的概念和在電子管理領域運用的新路徑

云存儲技術是一個新的概念，是指“通過集群應用、網格技術或分布式文件系統等功能，將網絡中大量各種不同類型的存儲設備通過應用軟件集合起來協同工作，共同對外提供數據存儲和業務訪問功能。在云計算環境下，用戶觀念從“購買產品”到“購買服務”轉變，他們直接面對的將不再是復雜的硬件和軟件，而是最終的服務，其具有以下幾方面的優勢：

其一，低成本經濟實惠。使用云技術可以降低用戶電腦的成本，因為計算機硬件都是云計算提供管理，降低維護成本。用戶便可以獲得快捷的服務，得到自己所需的信息。云計算的云端由成千上萬臺甚至更多服務器組成的集群具有無限空間，用戶不再需要建立自己的數據中心，只需要向云計算服務商申請存儲服務，支付較低的費用，即可享受存儲服務。云計算廉價的超級存儲服務能為解決未來的電子文件存儲問題提供解決途徑。

其二，虛擬化云加端服務。利用軟件來實現硬件資源的虛擬化管理、調度及應用是云計算平臺的最大特點。用戶只需要一個終端，筆記本、一部手機，或者是一臺帶有云功能的電視機，即可通過網絡服務來實現需要的數據信息。

其三，超存儲能力安全可靠。云端是由成千上萬臺甚至更多服務器組成的集群，它具有無限的空間。云計算中，電腦的崩潰不影響數據的存儲，因為云會自動備份存儲數據，且數據存儲集中，便于數據中心工作人員對數據統一管理，實時監測，用戶數據安全可得到最大限度的保證。由于用戶資源不是放在某一臺物理機器上，而是放在虛擬的云端，所以即使一臺或多臺機器進入脫機狀態，“云”也能夠繼續正常運行，以保障用戶信息的可靠和安全。

其四，服務定制靈活便捷。在云環境下用戶根據需要定制服務、應用，且不需隨身攜帶文檔，只需終端在云計算模式中，相關數據也都存在云中。當用戶需要團隊合作時，即使身處不同地域的團隊成員也能較快實現文檔合作目標。 用戶將自己所需信息“一網打盡”，還不受時間、空間限制，輕松獲取自己所需信息。

其五，有助于減少對計算機技術人才的依賴。電子檔案保管系統的設計、運行、維護工作具有較高的技術含量，對技術人才的要求也高。云計算環境下，企業與機構無需規劃自己的數據中心，所需一切都由服務商搞定。不但節省用戶終端資源，還可避免軟件運行維護和隨時更新帶來的麻煩。用戶不必關心資源在哪里、如何部署，只需要把自己的需求告訴云，剩下的工作就交給云。

參考文獻

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[3] 卞昭玲，李俐潁，劉振鵬.云計算在檔案信息共享中的應用[J].蘭臺世界，2011（7）.

[4] 胡亞南.云計算在檔案信息資源管理中的應用初探[J].蘭臺世界，2011（3）.

第3篇：電子檔案的概念范文

作為一個具有開創性、實踐基礎較為薄弱的規范性文件，《辦法》中的一些要求和條款有多個首次和關鍵點，需要在貫徹落實中準確理解和重點把握。

電子檔案概念的啟用

信息技術在各行各業的普遍應用在我國只有十多年時間，作為信息化發展的重要產物，對電子文件、電子檔案管理重要性的認識及其有效實踐，時間更短，我國相關部門對電子文件管理的研究和制訂一些規章標準，大多借鑒歐美信息化發展較早國家的經驗和成果。基于電子文件、電子檔案產生時間短，強調電子文件前端控制、全程管理的要求，中外文件檔案管理體制的差異等方面原因，多年來，我國在學術研究、規章標準制訂中一直使用全程電子文件、大電子文件的概念，而較少使用電子檔案的概念。《辦法》首次在國家行政行政管理部門的規章或標準中使用電子檔案的概念，并給出了定義；“本辦法所稱電子檔案，是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。”從定義中可以看出，電子檔案是由電子文件經過歸檔環節轉化而來，其相關要求和基本屬性跟紙質檔案等傳統載體檔案沒有根本區別，只不過具有電子屬性，因此，電子檔案的管理一方面要遵從電子環境下相關管理的規律和要求，另一方面，更要遵從檔案管理的一般規律和基本要求。

檔案移交的時間

檔案移交時間的確定一直是比較敏感和糾結的問題。過去，為了方便利用傳統載體檔案，立檔單位—直希望將其產生的檔案保留在本單位時間長一些，但是，如果在立檔單位保留時間過長，往往會帶來庫房緊張、安全隱患凸顯等問題。現在，隨著信息化手段的普遍應用，各單位機讀目錄的建立和檔案數字化工作的推進，檔案利用已經不是阻礙檔案及時接收進館的主要問題了。

對于電子檔案而言，如果沿用過去對紙質檔案等傳統載體檔案規定，15～20年再移交進館，顯然是不合適的，對電子檔案的安全保管和長期可用都是極大的隱患。這是因為，電子檔案的保存和可用特別依賴于計算機等軟硬件環境，而信息技術到現在為止，仍處于高速發展期，3～5年后，其操作系統、格式軟件、讀取設備、存儲載體等就會發生較大的技術變化，如果管理措施不能改進、技術手段不能更新，就很可能出現綜合檔案館的管理系統不能讀取各立檔單位形成的電子檔案的情況。也有些專家建議電子檔案形成之后，即經過歸檔流程后，直接向綜合檔案館移交，也就是一年移交一次。我們認為這樣也不合適，這是因為，一方面，為了保證電子檔案來源可靠，電子檔案在移交時必須履行嚴格的移交接收手續，如果每個立檔單位每年辦理一次移交手續，對于一個綜合檔案館來說，面對上百甚至將近二百個立檔單位，每年都履行這樣的手續，時間和精力都顯得不足；另一方面，因為電子檔案的接收和管理都要依賴于綜合檔案館的檔案信息系統，綜合檔案館信息系統所要面對的是不同數據類型、不同系統產生的各式各樣的電子檔案，要想達到有效管理各立檔單位產生的電子檔案的目標，綜合檔案館必須要對各立檔單位產生的電子檔案的情況進行調研，做好接收電子檔案的設備和技術準備，才能啟動電子檔案接收工作，綜合檔案館就需要有一定的準備時間。綜合以上考慮，《辦法》規定：“檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內向同級國家綜合檔案館移交。對于有特殊要求的電子檔案，可以適當延長移交時間。電子檔案移交時間另行規定。”

移交與接收的流程

檔案的移交與接收，不僅僅是檔案實體和信息的轉移，更重要的是檔案管理的責任主體的變更，即從檔案的生成單位——立檔單位，變成檔案的永久保管單位——國家綜合檔案館。對于電子檔案而言，因為其內容信息與載體的可分離、存儲和讀取對特定計算機軟硬件設備的依賴、數據復制的便利等特性，電子檔案在移交與接收時更需要遵循嚴格的工作流程，辦理相關的交接手續，從源頭上保證電子檔案的可靠和可信。

電子檔案移交與接收可采用離線或在線方式進行。不管采取何種方式，必須遵循《辦法》規定的工作流程、辦理必須的交接手續。電子檔案移交與接收的主要流程為：檔案移交單位組織電子檔案數據、檢驗電子檔案數據、移交電子檔案數據，國家綜合檔案館檢驗電子檔案數據、辦理交接手續、接收電子檔案數據、著錄保存交接信息、存儲電子檔案數據等。《辦法》規定：“電子檔案檢驗合格后辦理交接手續，填寫《電子檔案移交與接收登記表》，由交接雙方簽字、蓋章，各自留存一份；《電子檔案移交與接收登記表》可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認。”

系統實現的難點

電子檔案的移交與接收是必須基于一定的系統來完成的，《辦法》僅僅規定了電子檔案移交與接收的基本的、原則性的要求，在移交與接收工作中，還需要各級檔案館通過布置系統、配備設備、安排人員、建立制度來具體落實。

電子檔案移交與接收工作是一項全新的工作，需要將信息技術融合、應用到檔案管理工作中去，面臨許多技術難題和挑戰。為了切實做好電子檔案移交與接收工作，國家電子文件管理部際聯席會議辦公室和國家發展改革委員會聯合下達了電子文件管理試點工程項目，國家檔案局牽頭承擔電子檔案移交接收和長期保存系統建設工程項目。工程項目的主要內容是，建設電子檔案接收和長期保存系統，并在上海、福建、重慶、青島、杭州、廣州6個省市檔案館及其對應的電子檔案移交單位部署實施。國家檔案局組織力量研究電子檔案移交接收和長期保存的文件檔案管理范圍、管理流程、元數據方案、系統接口方案、四性檢測方案等，提出系統的功能需求、設計方案、技術、軟硬件配備要求等，并定制系統軟件，由6個省市檔案館運行實施。試點試用一批規章和標準，形成可操作性的實施方案，驗證規章和標準的合理性、可行性，提出合理化的建議。研究制訂一批規章和標準，主要包括電子檔案長期保存管理辦法、重大建設項目電子文件管理辦法、電子檔案分類方案、電子文件長期保存需求規范等。在上述系統建設、規章和標準試點試用的基礎上，國家檔案局在全國綜合檔案館推廣應用該系統，進一步提高全國檔案部門信息化能力。

在電子檔案移交與接收工作和系統實現中，我們認為有以下難點需要組織力量研究解決。

電子檔案移交數據構成要求。電子檔案數據構成分兩個方面，一是內容數據構成，比如文書類電子檔案主要包括過程稿、簽發稿、審批過程信息、元數據等，而業務類電子檔案，其內容數據構成差異性就比較大，目前還沒有形成統一的相關要求，需要各行業根據自身的業務特點研究提出具體規定；二是技術構成，技術構成是指電子檔案體現的電子化特征，就是與信息技術相關的基本要求，如不同類型數據的格式、一“份”或一“卷”檔案內容各種數據的關聯方式和組織結構、電子檔案數據與源系統或設備的依賴性或關聯性、存儲地址和方式等。

數據接口的技術實現。電子檔案的移交與接收，本質上是數據從檔案移交單位的檔案管理系統或業務系統導出，和數據向檔案館信息系統的導入。由于當前信息化發展的標準化、規范化程度還比較低，各種辦公系統、業務系統產生的電子檔案，其系統類型、數據類型、設備類型種類多、差異大，如何保證檔案館信息系統能夠接收所有立檔單位的電子檔案，并達到保持原貌、保證準確完整，是接收系統在設計開發時必須要重點解決的難題，特別是一些結構化數據，既要能夠完整接收，又要保證準確讀取，需要采用高技術、新手段來實現。

四性測試指標和系統實現方案。《辦法》提出了在移交與接收過程中，交接雙方都要進行四性測試。四性是指電子檔案的準確性、完整性、可用性、安全性，《辦法》里用準確性代替了常說的真實性，主要是考慮真實性涵蓋的范圍太大，具體指標不太好設定。而準確性主要是指在移交檔案的組織和交接過程中檢驗檔案的內容、范圍的正確性及交接前后數據的一致性。《辦法》附件3的填寫說明對四性檢驗的內容進行了簡單的解釋，在移交與接收的實際工作中，還需要對四性的具體指標進行細化，并由系統實現自動檢測。

第4篇：電子檔案的概念范文

一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段

現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。

不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：

其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。

第5篇：電子檔案的概念范文

電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件。電子文件的兩個基本特征：

第一，電子文件是由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字文件”。第二，電子文件是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。

從邏輯上說，電子文件是“數字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特征的數字信息，又是以數字信息為特征的文件。

2 電子文件的種類

如同其他事物的種類劃分一樣，電子文件的種類也有不同的劃分標準。目前，主要有以下幾種劃分方法：按電子文件的信息存在形式分類，可分為文本文件、數據文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、命令文件、多媒體文件、超文本文件。按文件功能分類，可分為主文件和支持性、輔、工具性文件。按文件的生成方式分類，可分為計算機系統中直接生成的原始文件和將紙質或其他載體（如膠片）文件重新錄入生成的轉換文件。

3 電子文件的特點

電子文件的特點有：信息的非人工識讀性、系統依賴性、信息與特定載體之間的可分離性、信息的易變性、信息存儲的高密度性、多種信息媒體的集成性、信息的可操作性。

電子文件管理，就是在傳統檔案管理經驗和形式基礎上，采用計算機和網絡技術，結合電子文件自身的特點，有針對性地汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實行分級或文件級的管理，對本部門、本地區形成的電子文件實行社會化、自動化、網絡化管理，從而實現高效、快捷的電子檔案信息管理模式。本著服務社會，有效利用的原則，發揮檔案部門的管理和技術優勢，相對集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優質、穩定、安全的存儲環境和空間，為社會提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。

電子文件管理模式采取先進的技術和理念，以虛擬、開放的手段來管理電子文件檔案。檔案部門通過網絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲等技術手段對各子單位產生的電子文件信息進行集中統一的管理，并保管、存儲符合電子文件形成部門要求的電子檔案。電子文件形成部門（全宗構成者）以定期或不定期的方式，把日常產生的電子文件信息，用標準化的格式通過網絡傳遞給檔案部門，由檔案部門進行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務器相應的存儲空間；在必要時，檔案信息還可以脫機存儲到其他更安全的介質上，并做多個備份，避免自然因素損壞和非法訪問。檔案管理部門對電子文件信息采取維護電子文件產生原始性的原則進行管理。檔案管理部門為信息存儲單位提供信息查詢功能并進行用戶確認，以確保檔案的完整與安全。

因此，電子檔案管理是由電子檔案管理部門集中統一管理電子文件，對電子文件采取標準化、自動化、網絡化管理，它不由文件形成部門或其他非專業部門來管理電子文件。

第6篇：電子檔案的概念范文

論文關鍵詞：檔案管理,物理管理,邏輯管理

一、檔案物理管理及邏輯管理的概念

物理管理，由形見意，指事物的表象。就是說按照手工管理的方式，以檔案的物質介質為管理對象，制造和使用實際可觸碰到的物質性工具的管理活動，比如消毒柜、計算機、檔案柜等一系列的物質工具。

邏輯，體現的是人的邏輯思維能力，邏輯思維是人類思維的規律。人們在對外圍的認識過程中，借助于概念化的東西，進行自己的推理判斷。邏輯思維與形象思維不同的是，它是用科學的抽象化的概念，試圖去揭示事物的本質，認識現實的結果，是人類抽象思維的展示。而邏輯管理，就是在物理管理的基礎上，按照人類抽象的思維方式，主要以檔案的內容性的東西對對象或者為著手點，來進行對檔案的管理工作。

二、檔案物理管理與邏輯管理特點的區別比較

（一）管理對象

在管理對象上，檔案物理管理的對象是檔案的物質載體本身，而邏輯管理的對象則是檔案的內容即承載的信息。雖然管理的對象不一樣，但是檔案的物理管理與邏輯管理卻也并不是毫不相干的兩個部分，他們之間也存在著相互影響和制約因素。

在物理管理占據主導地位的時代，我們的檔案管理理論與管理思想主要是圍繞著檔案載體展開的，比較典型的是《檔案管理學》與《檔案保護技術學》等。傳統《檔案保護技術學》的基本內容包括：檔案文件制成材料及其耐久性、檔案文件損壞的理化因素及防護方法、檔案文件損壞的生物因素及防護方法、檔案文件的修復技術、檔案文件的照相復制、檔案館的建筑和設備、技術圖紙的保管等等，它們都屬于檔案物理管理的范疇。而《檔案管理學》則以“實體管理”為主要線索展開。

電子檔案產生之后，邏輯管理就占據了檔案管理中的主導地位。雖然檔案的物質介質還是存在且在未來相當長的一段時間里將繼續存在，但地位卻明顯的不如物理管理時期了。邏輯檔案管理時期，檔案管理的主要思想和理論來源于檔案的內容和它的內部信息。

（二）勞動特征

不論是檔案的物理管理還是邏輯管理，作為人類的管理活動，它們都主要屬于腦力勞動的范疇。但在具體表現上有所不同：

由于管理對象是實際的物質介質，所以檔案的物理管理過程中，除了必要的腦力勞動外，管理人員也不得不進行一些與體力勞動有關的活動。也正是因為處于這樣的時代，以及人們思維方式的固化，使這時期的人們更多的注重的是檔案管理工作中的體力勞動部門，而忽略了在腦力勞動在管理活動中的支配地位，甚至想當然的把檔案管理工作歸結為簡單的倉庫管理類工作。但隨著科學的發展，人類思想的進步，我們應該認識到，這樣的想法是錯誤的，物理管理也應該是一種科學化的管理，傳統檔案保護技術學的發展，就是最好的佐證。

隨著信息技術的發展與普及，腦力勞動在檔案管理工作中突出地位越來越得到廣泛認可。由于管理對象是檔案的內容與信息，論文的格式在電子檔案的邏輯管理時代，人們在檔案管理活動中的腦力勞動，慢慢地轉換成了計算機系統的勞動。計算機系統的程序勞動，是一種高級的腦力勞動，是人類腦力勞動的發展與延伸。

（三）方法特征

在電子檔案產生之前，檔案管理——無論是物理管理還是邏輯管理，都以手工管理為主要的方法特征。雖然我們有了一些檔案管理工具，如密集架、提檔機等等，但傳統檔案管理的手工管理特征仍十分明顯，其工作的基本模式是：人→檔案。在電子檔案產生之后，電子檔案的物理管理仍主要表現為手工管理方式，而電子檔案的邏輯管理則改變為完全自動化的計算機及計算機網絡系統的程序管理方式，其工作的基本模式是：人→計算機→檔案。

（四）思維特征

物理管理與邏輯管理具有不同的思維特征。物理管理具有形象思維的思維特點，邏輯管理具有抽象思維的思維特點。形象思維解決的是管理過程中的三維空間問題，抽象思維解決的是管理過程中的信息內涵及時間問題。

在物理管理中，人們在管理過程當中更多的想到的是有形的東西，比如紙張、案卷等；而在邏輯管理中，人們反應的則是概念化的東西，比如文件名或者某方面的信息內容等。

在物理管理時代，人們的思維方式與管理理念在各方面都不得不受物理層次的制約，難以脫離形象思維的影響。在邏輯管理占主導地位的管理時期，人們在想到某些信息內容時，不會像在物理管理中那樣第一時間聯想到的是庫房號或者案卷號等，而跳過了載體這一環節，腦袋中直接浮現出某某文件名或者具體的信息內容。管理人員只要使用檢索工具，在虛擬化狀態中查找并調閱想到的東西。

（五）哲學特征

檔案物理管理針對的是一個現實的物質世界；檔案的邏輯管理針對的是一個由概念組成的信息內容世界。虛擬檔案管理哲學對傳統實態檔案管理哲學的超越，是建立在檔案的虛擬邏輯管理對現實物理管理的超越的基礎上的。

三、結束語

在檔案管理工作中，檔案載體與檔案信息是管理工作內容的兩個基本方面，或稱為矛盾的兩個方面。矛盾的這兩個方面誰具有主導地位，誰就規定了檔案管理工作的時代特征。檔案載體在檔案管理工作中占有主導地位時，這一時期的檔案管理工作就表現出一邏輯管理為主的時代特征，我們可以稱之為物理管理時代；而當檔案信息在檔案管理工作中占有主導地位時，這一時期的檔案管理工作就表現出以邏輯管理為主的時代特征，我們可以稱之為邏輯管理時代。

在以往的檔案形式中，無論是從石刻檔案到甲骨檔案，從簡策檔案到紙張檔案，乃至縮微檔案，檔案的物質載體和信息內容都是“二位一體”的。在這種情形下，本質性的信息被非本質的載體所束縛、所約束，目的性存在被工具性存在所決定，信息難以獲得獨立與自由，在物質載體與信息內容的矛盾關系統一體中，物質載體是矛盾的主要方面，并由此決定了當時物理管理占據主導地位，決定了人類社會的檔案管理首先經歷了一個漫長的物理管理時代。

參考文獻

[1] 丁海斌. 論檔案的邏輯管理[J]. 檔案管理. 2013（03）

第7篇：電子檔案的概念范文

【關鍵詞】電子文件；雙套制；歸檔

一、“雙套制”概念闡述

“雙套制”的概念由來已久，到了電子文件管理時代，為彌補電子文件真實性、長久保存等缺陷，在文件歸檔環節別強調“雙套制”歸檔。

首先，紙質環境中的“雙套制”是基于檔案的安全和利用的方便，要求歸檔文件一套按規定移交進檔案館，另一套由文件生成機構自己保存，即同樣載體、異地實行備份；再后來，“雙套制”歸檔是指保存一套紙質文件的同時，又以縮微膠片等形式予以保存另一套，即不同載體、本地或異地實行備份。到了電子環境中，“雙套制”是專業針對歸檔保存狀態而言，亦稱為“雙套歸檔”。即對同一份文件，在歸檔保存其紙質版本的同時，又保存一份電子版本，使兩者共同處于存儲和可利用的狀態。

相對“雙套制”還有一個“雙軌制”的概念，“雙軌制”是針對文件的運行處理階段而言的，紙質文件和電子文件同步隨業務流程運轉，在文件進入運轉程序時就形成了電子和紙質兩種版本，業務人員要對同樣內容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。在現行期結束后，“雙軌制”便導致了“雙套”歸檔。“雙軌制”包含了“雙套制”，初步實現了對電子文件的全程管理，電子文件也是“原始文本”，參與相關的事務處理，如果管理過程完善，可以形成全面的元數據，也就產生了完整意義上的包括內容、結構、背景信息的電子文件。

雙套制的實現，可以是對電子文件制作紙質拷貝，也可以是對紙質文件進行數字化。對于傳統環境下紙質文件的數字化歸檔情形不在本文討論范圍之內。

二、實行“雙套制”的原因

電子文件和紙質文件相互依存，兩者優勢互補、劣勢互抵，是實行“雙套制”歸檔的根本原因：

1.電子文件較之紙質文件的優勢

相對紙質文件利用方面的種種不便和限制，電子文件具有操作的方便性，利用的高效、便捷、靈活和共享性，信息存儲密度大、空間小。恰恰滿足了社會對文件、檔案信息的利用需求上漲，對信息的系統性、時效性要求提高的趨勢，為利用者提供了紙質文件所不能及的便利，由此，電子文件的優勢更加突出，使其日益普及并得到廣泛認可。

2.電子文件天生固有的缺陷

這也是限制電子文件目前作為唯一的歸檔文件形式的可行性的根本原因。

首先，安全性：電子文件的軟硬件技術設備依賴性強，設備更新換代導致的信息難以讀取風險大；存儲載體脆弱，穩定性和耐久性不足；信息傳輸過程中容易泄露。而紙質文件則因為紙張與字跡的結合，有較強的穩定性，保存時間相對也較長，安全可靠性強。

另外，法律憑證性：電子文件由于其內容和載體的可分離性，易更改，易復制，對信息的真實性和原始性構成極大威脅。如北京市檔案館對電子文件的分類管理辦法中規定：當前所有OA系統中產生的電子文件只能當作傳統載體的數字副本，因為電子文件還不具有足夠的法律要素，對電子文件的真實性認證缺少約定，電子文件的安全性可以由技術由系統來保證，但真實性的保證和認同卻不是一時能夠解決的。雖然我國法律中并不排除電子文件的證據資格即可采性，但是其證明力卻有待加強并通過相關制度進行完善，加上法律上對電子證據的歸類不明，也導致其無法作為直接證據來使用。而紙質的內容和形式集于一身，不可分離，原始記錄性強，被廣泛認為是一種真實可靠的法律證據。并且法律規定：書證完全可以單獨作為認定案件事實的證據，所以紙質文件的歸檔保存還是人們的一顆“定心丸”。

雖然從理論上，信息加密技術、簽署技術、防火墻、身份認證、元數據等技術性措施可以在一定程度上彌補電子文件易更改的缺陷，但要從根本上避免電子文件易刪改且不留痕跡是極其困難的。

3.目前的檔案管理現狀

現階段，關于電子文件的管理，體制尚未理順、配套機制還未形成、法律法規有待建立健全、計算機應用水平亟待提高，以及文化背景和利用習慣的根深蒂固等等諸方面，都限制著電子文件獨立存在、全部取代紙質文件，出于對文件證據性的要求和長久可讀的考慮，將電子文件轉換成紙質版本，將延續相當一段時間。

三、“雙套制”的評價

任何事物都有兩面性，處于得失之間，“雙套制”歸檔在解決已存在問題的同時也帶來了新的問題。

優點是“雙套制”歸檔融合了紙質文件和電子文件兩者的優勢，既可以發揮文件的高效存取檢索利用功能，又可以保障檔案的憑證價值和永久保存的需要。這也是文件介質轉換時不可避免的現象，“雙套制”中紙質副本存在的根本目的一方面是為了保證電子文件的真實性，以保證其查考憑證的法律效力，另一方面是檔案記憶長久保存的保障。

缺點是“雙套制”又帶來了不可忽視的經濟成本問題，制作成本、保管成本、人力、物力和財力，再加上電子文件高技術要求性的保管條件，使得電子文件帶來的便利和迅捷等優點，在雙套制龐大的紙質副本的保管成本面前大打折扣。

電子文件進行紙質備份花費的人力、物力和財力，與確保電子文件信息真實地、長久地流傳下去，這兩種價值，究竟哪一種更大、更值得我們追求呢？筆者認為，作為檔案工作者，我們有責任、有理由為國家和社會記憶的長久流傳服務。

四、“雙套制”的完善和發展趨勢

在現階段，我國的電子文件管理實行“雙套制”管理有其客觀必然性，我們關注的焦點也應該從應否實行“雙套制”轉移到如何有效做好“雙套制”的層面上來：

1.根據國家相應的標準規定，制定本單位檔案雙套制管理措施，完善電子文件歸檔程序和管理方法。

2.當前為了節約成本，最緊要的是精簡雙套制打印范圍。

《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）規定：具有永久保存價值的文本及圖形電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》第7條規定：“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互連。”可見，關于雙套制的范圍為具有永久或長期保存價值的電子文件。具體到實施過程中，具有永久長期保管期限的電子文件要實行雙套歸檔，短期的則可以量力而行。此外，各單位還可以根據其工作職能、文件保密與否、成本效益、文件屬性、業務特點和利用需求等實際情況，來確定電子文件的雙套制適用范圍。

3.“雙套制”實施過程別強調紙質文件和電子文件的“一一對應”。如根據北京市檔案館的規定，現階段要切實落實“雙套制”，過去強調紙質文件要進行數字化，而現在要強調電子文件形成紙質副本。

從全球來看，電子文件管理的發展歷程可以歸結為三個階段：主要依存于紙質文件的電子文件管理階段，紙質文件和電子文件“齊頭并進”，脫離紙質文件上升為獨立的電子文件管理系統

縱觀世界各國，唯有中國仍然在全面推行“雙軌制”和“雙套制”模式管理電子文件。而美國、英國、德國、法國、澳大利亞、加拿大、新加坡、日本和韓國等均逐步推進或已經實現了“單軌制”與“單套制”模式，不僅與其技術成熟有關，更重要的是，在法律上認定電子文件證據的證明效力。

例如，美國國家檔案與文件署對聯邦政府機構檔案的接收已完全實現電子化，對于相同內容的文件只接收電子文件。法律上通過擴大文件內涵，認定不管形式如何都可以作為證據，結合非歧視原則、最佳證據原則和傳聞例外規則規定了電子文件的證據可采性和證明力。

加拿大國家圖書與檔案館只接收電子文件進館。加拿大的《統一電子證據法》規定電子文件系統也是電子證據的一部分，系統的真實性可以替代文件的真實性，只要生成系統是真實可靠的，電子文件即可作為證據被采納。

歷史上每一種新的記錄形式產生之后，都與此前存在的記錄形式有一個共存共用的階段，逐漸取而代之。目前，紙質文件和電子文件不宜相互取代，應有機結合揚長避短，協調發展。電子文件與紙質文件管理共存的二元格局將會持續相當長時間。

但是，共存的態勢將持續地處于變化之中，主要表現在雙方的數量、功能方面。大的趨向是紙質文件與電子文件的此消彼長，從以紙質文件為主到基本對稱再到以電子文件為主。隨著理論和實踐的發展完善，技術系統開發的成熟突破、相關法律的健全完備和用戶的成熟，待到電子文件的局限得到根本克服、法律地位得到完全確認，紙質要逐漸向電子過渡。

參考文獻

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[9]國家檔案局科研所邱曉威.《電子文件歸檔與管理規范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》(6號令)講解.

第8篇：電子檔案的概念范文

基于電子健康檔案在初級保健中的重要角色，本框架的提出非常及時。以患者為中心的醫療之家運動推動了電子健康檔案，目的在于改進信息處理能力。然而電子健康檔案目前可能無法實現這一目標。2010年，“合理使用”規定提出了獎懲措施以推動電子健康檔案的使用。電子健康檔案對信息的質量、全面性、時效性、可及性有影響。邁向以患者為中心的醫療之家的步伐和采用電子健康檔案的需要都將會對初級保健中的信息需求和支持系統的設計產生影響。因此有必要理解信息與初級保健的關系。

圖1介紹了初級保健中的五種信息危害以及它們導致信息混亂的途徑。

1 信息過量 信息過量是指臨床醫生需要處理、整合、總結過多的信息（如紙質、口頭和非口頭、記憶）。初級保健醫生需要將日益增加的患者問題與家庭和社區因素整合起來，同時初級保健醫生的協調作用也增加了其需要處理和實踐的信息。如果提倡在電子健康檔案中使用復制和粘貼，通過使用模板增添無關信息或者把賬單和法律保護的信息與臨床治療信息混淆，那情況會更加糟糕。

2 信息不足 信息不足是指缺少必要信息，這在初級保健中十分普遍。問題包括病歷不可用、不完整或醫生和患者的回憶模糊；患者可能會隱瞞一些敏感信息；有時醫生的信息較為閉塞。例如一位醫生為患者開了一種“新”藥，但是后來才發現，患者早就服用過此藥且因為副作用已停藥。盡管此類信息可能存在于病歷中，但是醫生可能沒有發現。理論上存在于病歷中卻不可用的信息其實相當于隱形的。

3 信息分散 信息分散是指信息位于不同地方。在初級保健過程中，所需信息可能在患者信息表

上、紙質或電子健康檔案上、診所或醫院里、患者或醫生的記憶中。雖然電子健康檔案能減少信息分散的問題，但是有時也會使問題更糟，由于缺乏搜索方法而無法快速有效地找到信息。

4 信息沖突 當醫生無法從多重信息中分辨出正確信息時便發生了信息沖突。醫生經常要面對各種互相沖突的信息。例如，患者認為自己在服用某種藥物，而臨床檔案顯示為另一種藥物，出院記錄顯示為第三種藥物。

5 信息錯誤 當患者告知醫生他/她在服用鎮痛藥阿司匹林但實際上在服用退熱凈時，或者當一位患者的信息被輸入到另一位患者的檔案中時，便發生了信息錯誤。當錯誤的信息進入檔案中后便很難清除，醫生不與患者核對信息就進行多次復制。

我們將信息過多、不足、分散、沖突和錯誤這五種信息危害定義為信息混亂。初級保健醫生每天都會經歷這些危害，大大增加了信息性錯誤的發生率。盡管信息混亂的概念提出與初級保健醫生不謀而合，但是信息混亂的本質、影響因素及其與患者治療結果的關系在初級保健中未被研究。臨床醫生、管理人員、電子健康檔案程序員及規劃人員也沒有予以高度的重視。信息混亂帶來的不僅是不便、煩惱和挫敗，在實際工作中還影響醫生表現，增加工作負擔，降低醫療服務的安全和質量。

人類工程學有助于我們理解信息混亂。人類工程學對人類認知、身體極限及人類能力進行研究并將成果應用于工作流程、工具、信息和環境等系統設計；反過來人類工程學研究系統如何影響人類認知和身體表現。根據人類工程學，我們假設了一個初級保健中信息混亂與認知過程關系的概念框架，詳見圖2。

信息混亂提高了對初級保健醫生的要求。由于信息過量，醫生可能無法查閱所有信息，因此錯過重要細節。由于信息不足、分散和沖突，初級保健醫生必學通過圖表、電話、對患者的進一

2 我們如何測量和量化信息混亂的因素或其產生的行為，以判斷介入的成功與否？

3 何種介入能夠減少信息危害、最大程度地改善情況感知、精神工作負荷和終極的患者安全？

4 有哪些途徑可衡量醫療場所的情況感知？需要重新建立考量方法，因為現在并無初級保健專門的考量方法并且在患者診療過程中，考量情況感知具有很大的挑戰性。

5 調節劑的影響的本質是什么？醫生的專業知識或者患者預約能夠解決信息混亂問題嗎？

6 何時向初級保健醫生提供何種信息才能幫其做好出診準備及減少信息混亂？

7 診所員工、患者及醫務人員在為初級保健醫生出診準備信息時的角色各是什么？何時開始收集信息又該如何呈現？

第9篇：電子檔案的概念范文

【關鍵詞】大數據時代 居民電子健康檔案數據 采集工作

大數據時代的最大特征就是實現了海量數據的分析、處理還有應用，本文所要討論的居民電子健康檔案數據采集中就應用到了大數據處理的很多思想。居民電子健康檔案建設有著重要的社會價值，但是當前由于數據采集導致的“死檔案”“舊數據”等問題嚴重影響了其實際效益，鑒于篇幅限制，本文主要討論數據采集的標準化和統一化工作，提高數據在整個電子健康檔案建設的有效垂直流動，對采集數據進行優化和改良。

1 數據采集標準化的基本思路

居民電子健康檔案是以居民健康為核心的，包含了居民個人信息、衛生服務信息兩個主要信息的電子檔案。因此采集的數據除了基本信息外，還有復雜而且龐大的公共衛生信息。數據標準化的思路為，使用Rational Rosc建模工具對現有的數據進行改良，將現有的衛生數據進行分類劃分，形成類的層次結構，規范其數據類型和形式，從而提高數據的規范化程度，提高大數據環境下數據的可利用性。其中數據的標準化方法采用“實體/屬性/值三聯體”的方法，而數據的規范化表示方法則借助于《衛生信息數據元標準化規則》中的標準。并結合我國當前的衛生服務特色，加入標準中沒有的類以及類的基本屬性，對類進行補充。

2 數據采集標準化的具體方法

2.1 構建標準數據模型

對原有的健康檔案數據模型進行優化，并抽象出實體和活動兩個主題類，將居民的衛生信息抽象成八個大類分別是：實體類（個人、衛生機構、藥品與材料）和活動類（醫學觀察、計劃與干預、衛生費用、診斷與評估、危險因素）。建立基本的數據模型，并結合中國居民的衛生信息對八個大類進行精細劃分，從而形成類的層次結構，并參照HL7標準規范類的屬性和特征，明確數據元的定義和取值。

2.2 類的屬性和規范化描述

對數據模型中的對象類進行分析，結合我國衛生領域的政策以及應用現狀設置每一個對象類的某一組屬性或者屬性對應的數據類型。隨后根據數據類型的表示形式和語義，按照國際以及國內通用的編碼標準，確定數據的屬性以及取值范圍。結合類的屬性和屬性取值形式，構建包含對象類、特性、表示形式三個內容的標準化數據元。最后結合本次研究中居民電子健康檔案數據的項目進行數據的標準化定義。類的屬性和規范化表述的主要思想是實現類的逐級細化和實例化，并通過數據元的標準化實現了在某一特定語境下的數據采集，參照居民電子健康檔案數據來說，就是將居民的個人信息和健康信息逐級細化最后結合國家衛生信息數據標準進行實例化，從而提高了數據的標準性。

2.3 數據單元和健康檔案數據項的標準化

結合我國目前的醫療政策和衛生服務現狀，將居民信息標準化處理。上文中提到信息共有八個大類，按照上述2.2中方法進行信息細化，例如個人信息既包含了衛生服務人員例如醫生、護士、醫療機構人員信息，同時也包含了服務對象的信息。八個大類包含的信息類型繁多而且非常的復雜，因此需要對信息形成的數據單元以及類型進行標準化，假設居民信息檔案一共包含了1200個數據項，按照數據項的類型以及表示形式，將1200個數據項進行歸類和整理，提煉成約200個標準化數據單元。例如服務機構信息包含了50個數據項，那么按照數據類型和表示形式可以簡化成20個標準化數據元。

2.4 衛生信息標準化數據元的規范

接下來就是對數據元進行規范化處理，按照概念數據模型的方法和思想，對上文中凝練出來的200個數據單元進行標準化，使用（數據元、數據元概念、特性、對象、值遇）五個元數據項對其進行標準化。具體的操作過程為：

（1）對象類的規范化，對象類為現實世界中某種事物或者規則的集合，有著明確的定義和界限，其行為以及特性遵循著相同的規則，能夠加以識別并有顯著的標識；

（2）特性規范化描述，是描述對象類全部個體的某種特性，從而使得對象能夠被區別對待；

（3）數據元概念規范化描述，數據元概念包含了類以及類的屬性，并建立兩者之前的關聯；

（4）值域的規范化描述，值域是關于允許值的集合；

（5）數據元則是由一個類以及特性、表示形式構成。這里以對象類中的衛生服務對象類的規范化描述為例，一個“衛生服務對象類”包含了名稱、英文名稱、定義、元數據類型、元數據標識符等多個元數據項目，其規范化描述則參照衛生服務標準進行約束，并給出約束的類型。

3 結語

大數據時代是數據的革命，而數據的規范化、標準化是數據采集、分析和利用的基礎。當前我國衛生數據的采集多是滿足小范圍內的，例如單位或者部門的應用，但是大數據要求更高的數據分析和處理能力，為此我們討論了我國居民電子健康檔案數據的規范化和標準化方法。數據采集的標準化也為跨平臺、快地區、跨系統的信息處理提供了基礎，是實現我國衛生管理工作信息化的重要措施。本文僅從數據規范化角度分析也有著很大的局限性性，而數據采集的過程中還與數據通信、采集方式、數據采集接口、網絡拓撲等等有關，各方面工作還有很多需要完善和改進的地方。

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