公路工程檔案資源開發(fā)和利用
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摘要：近年來社會經(jīng)濟發(fā)展迅速，國家在公路建設與養(yǎng)護上逐步增加了資金投入，為公路行業(yè)的快速發(fā)展創(chuàng)造了良好條件，在此過程中也會形成大量的檔案資源。公路工程檔案涵蓋了公路建設、養(yǎng)護等方面的信息，可以反映整個公路的建設與使用情況。通過加大對公路工程檔案資源的開發(fā)與利用力度，才能最大限度體現(xiàn)其價值，為公路建設與經(jīng)濟發(fā)展作出更大貢獻。基于此，本文提出了公路工程檔案資源的開發(fā)和利用策略。
關(guān)鍵詞：公路工程；檔案資源；開發(fā)利用
一、公路工程檔案資源的特點
（一）專業(yè)性
公路工程檔案主要是公路工程在科研、設計和施工等階段形成的科技文件材料，能夠?qū)⒐饭こ炭蒲小⒃O計和施工等活動過程如實反映出來。公路工程檔案是公路工程專業(yè)技術(shù)活動產(chǎn)物，可以集中體現(xiàn)公路工程專業(yè)技術(shù)內(nèi)容、相關(guān)方法與手段，有著較強的專業(yè)性特點。
（二）唯一性
每條公路主要是結(jié)合當?shù)氐匦蔚孛病⑺牡刭|(zhì)、自然氣候、人文環(huán)境和使用標準等作出設計與施工的，其與工業(yè)產(chǎn)品不一樣，在設計、材料和程序上有著較大的差異。因此，每個公路工程項目無論是設計還是施工都是獨一無二的，有著唯一性特點，其形成的檔案資源也具備這個特征。因此，不僅要加強公路工程檔案的收集與管理，還要注重開發(fā)與利用，將其作用充分發(fā)揮出來。
（三）成套性
公路工程項目包括工程立項、項目可行性研究、初步設計、施工圖設計、施工、監(jiān)理、使用養(yǎng)護、改擴建等內(nèi)容，各階段形成的技術(shù)文件材料在分類、整理和立卷后可以形成該項目的全套工程檔案。然而從實際情況來看，因為各階段責任單位不一樣，公路工程檔案又包括業(yè)主檔案、設計檔案、施工檔案、監(jiān)理檔案、使用管養(yǎng)檔案，各單位分別保管，獨立成套。如設計檔案主要包含項目建議書、工程可行性研究、初步設計、技術(shù)方案論證、變更設計、施工圖設計等技術(shù)文件材料，若是某項內(nèi)容缺失，將導致檔案變得不完整。可見公路工程檔案有著成套性特點，在檔案管理與開發(fā)利用中都要高度重視，確保檔案的完整性與可靠性，才能將公路工程檔案資源的作用真正體現(xiàn)出來。
（四）重復使用性
公路工程檔案也有著重復使用性特點，這點在設計方面表現(xiàn)得非常明顯。設計單位承擔設計項目所利用的設計檔案，通常在整個設計文件材料中占據(jù)的比例約為30%～40%，包括大跨徑懸索橋和斜拉橋設計等，國道網(wǎng)規(guī)劃、國家頒布的標準化通用圖設計等都能夠重復參考使用。通過利用公路工程檔案，可以有效節(jié)約設計工時，縮短設計周期，實現(xiàn)經(jīng)濟效益的提升。
二、正確處理好檔案利用與安全保密工作的關(guān)系
檔案部門要改變傳統(tǒng)的檔案保管觀念，檔案應該進行保密，但是保密的根本目的也是為了利用，否則就會失去檔案本身的價值。對于檔案工作來說，利用與保密均十分重要，缺一不可。如何正確處理好檔案利用與安全保密工作的關(guān)系，可以從以下幾個方面進行分析：一是對檔案的提供者及利用者都要大力宣傳《中華人民共和國保密法》《中華人民共和國檔案法》，提升檔案意識及保密意識，維護國家、集體及個人的合法權(quán)益；二是做好檔案的保管期限及密級的制定工作，根據(jù)國家規(guī)范及項目的實際情況確定檔案的保存價值，準確定位檔案的保管期限和密級；三是做好檔案的密級調(diào)整工作，嚴格制定涉密內(nèi)容標準及保密規(guī)范標準，做到有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究。此外，還要確定能夠利用的范圍，明確哪些檔案可以開放利用，哪些需要審批才能利用，使檔案利用工作更加規(guī)范化、標準化；四是加大監(jiān)管及監(jiān)督力度，一旦發(fā)現(xiàn)有違反檔案保密行為要嚴格依法處理，達到檔案利用及保密互為保障的辯證統(tǒng)一，這樣才能最大限度地保障檔案資源被充分利用，才能體現(xiàn)檔案價值利用的最大化。
（一）盡快轉(zhuǎn)變思想觀念
當前各級領(lǐng)導要轉(zhuǎn)變思想理念，除了要做好公路建設與養(yǎng)護工作以外，還需要不斷提升檔案管理工作，尤其是要加強對檔案資源的開發(fā)與利用。要充分認識到只有保證公路工程檔案的完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性和準確性，才能將公路建設與養(yǎng)護質(zhì)量體現(xiàn)出來，為公路科研工作提供重要的參考依據(jù)。通過提升檔案管理質(zhì)量與效率，才能為今后的檔案開發(fā)與利用創(chuàng)造良好條件，達到節(jié)省時間與資金的目的，也讓公路養(yǎng)護、大中修工程及公路改擴建等有全面的數(shù)據(jù)支持，從而促使公路工程建設質(zhì)量的不斷提升。基于此，相關(guān)領(lǐng)導要意識到檔案資源的效益功能，提升檔案工作的重視程度，要將檔案資源的開發(fā)與利用納入到議事日程中。通過對檔案資源開發(fā)與利用中出現(xiàn)的難題進行分析、研究與解決，激發(fā)每個檔案管理人員的工作熱情，為檔案利用者提供更多便利。
（二）創(chuàng)新檔案服務機制
檔案管理人員要形成全局觀念，增強中心意識，拓寬公路工程檔案資源開發(fā)與利用思路，讓領(lǐng)導和業(yè)務部門獲得有效服務。一是對服務方式進行創(chuàng)新。在公路工程檔案開發(fā)與利用的過程中，不僅要提供日常查詢、借閱等服務，還要采取多樣化服務，包括咨詢、復制、網(wǎng)絡傳遞、跟蹤服務、定向服務和定題服務等，讓檔案利用者的各項需求得到滿足。二是對服務內(nèi)容進行創(chuàng)新。要結(jié)合檔案館藏內(nèi)容，從公路建設需求出發(fā)，對服務內(nèi)容進行創(chuàng)新。公路工程檔案管理部門要做好檔案編研工作，轉(zhuǎn)變以往單一紙質(zhì)檔案查詢的現(xiàn)狀，讓利用者獲得更多層次的檔案產(chǎn)品，包括數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等，確保服務質(zhì)量能夠?qū)崿F(xiàn)提升。三是對服務效果的創(chuàng)新。檔案服務主要是讓利用者需求得到滿足，在發(fā)揮檔案資源價值的同時，也要關(guān)注利用效果的反饋。要借助《查閱利用檔案登記表》，全面、認真登記所有的查詢者、單位、查閱次數(shù)、查閱內(nèi)容及目的等，檔案部門要及時統(tǒng)計與分析反饋的信息，總結(jié)其中的規(guī)律，了解檔案利用動態(tài)。要對各單位、各部門和各科室檔案資源需求進行分析，全面把握公路工程檔案價值，加快其開發(fā)和利用步伐，讓檔案資源真正成為“促進科技成果向生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化”的橋梁。
（三）充分運用信息技術(shù)
要對公路工程檔案開發(fā)和利用進行轉(zhuǎn)變，跟上時展的腳步，逐步建立起完善的檔案管理機制，提升檔案管理現(xiàn)代化水平。當前公路工程檔案因為數(shù)量大、種類多、內(nèi)容雜，若是采取人工的方式進行分類與組卷，不僅工作任務繁重，還由于檔案管理人員認識水平的差異，會將同一類文件歸入不同類別中。且部分單位缺乏完善的歸檔制度，導致部分文件資料無法及時歸檔，不能確保檔案的完整性與齊全性。在傳統(tǒng)的人工管理檔案模式中，因為檢索工具非常單一，給查找與利用帶來了不便，所以需要充分應用計算機技術(shù)。在公路檔案資源利用過程中，要借助光盤存儲、計算機檢索和多媒體顯示等現(xiàn)代化手段，讓日常文件自動歸檔、組卷、主題詞自動標引、自動編目、多途徑檢索等，可極大簡化檔案管理工作，讓檔案管理人員有更多時間與精力投入到檔案資源開發(fā)和利用中，為利用者提供更多便利。要注重對計算機互聯(lián)網(wǎng)的利用，提升檔案管理信息化水平，為檔案交流創(chuàng)造更有利的條件，這樣才能提升公路工程檔案資源利用率，更好地為公路事業(yè)發(fā)展服務。
（四）打造過硬的檔案隊伍
公路工程檔案管理人員要在管理思想與觀念上作出轉(zhuǎn)變，從以往的實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔㈤_發(fā)和檔案利用多樣化服務上。要從公路建設這一中心出發(fā)，將檔案資源的開發(fā)利用計劃納入單位的年度工作計劃中，結(jié)合單位年初制定的公路工程項目開工計劃，并充分考慮到實際檔案利用者的個性化需求，對公路檔案資源作出有針對性地開發(fā)與利用，確保提供內(nèi)容更加豐富、系統(tǒng)和新穎的檔案信息，讓檔案利用者享受到超前服務。此外，檔案管理人員也要主動參與到各種培訓活動中，積極參加繼續(xù)教育，掌握現(xiàn)代化管理學、情報信息學、計算機科學、網(wǎng)絡技術(shù)與外語等方面的知識，對知識結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化。通過加強新知識與新技能的學習，不斷提升工作能力和業(yè)務水平，真正滿足公路工程檔案開發(fā)與利用的要求。總之，在公路建設過程中檔案資源發(fā)揮的作用越來越明顯，這就需要加大對檔案資源的開發(fā)與利用力度，確保獲得更好的社會效益和經(jīng)濟效益。在日常公路工程檔案管理過程中，一定要充分意識到檔案資源的作用，將公路工程檔案資源的開發(fā)和利用當成一項重點工作來抓，以促進我國公路建設取得新的更大的成就。
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作者：鄧少云 單位：佛山市南海區(qū)道路建設管理處
