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一、提高業務人員對科技檔案歸檔的認識

大多數人認為科技檔案管理的工作只是檔案人員對科技項目資料的整理，與業務人無關，其實不然。首先要了解什么是科技檔案。科技檔案管理在企業、事業單位和在城市建設工作中都是一項技術基礎工作，為科技生產活動提供技術條件,為組織管理工作提供信息依據,是生產技術管理、科研、設計管理或城市建設管理等的一個組成部分。其管理機構通常為檔案室或檔案館。國家或專業主管部門的科技檔案館是科學技術事業單位，代表國家或專業系統收集和保管需要長久保存的重要的科技檔案的基地。在更大范圍內組織和開發利用科技檔案信息資源，實現科技檔案信息的社會共享。科技檔案管理是從累計資料到資料管理，包括鑒定、分類、整理、立卷、保管等多個步驟，以及歸檔后的檔案利用。這是需要業務人員與檔案人員共同參與進行的。提高業務人員對科技檔案歸檔的要求、規范的認識，可以從科技項目的開始就有目的地對重要資料進行收集、分類等工作。積累、管理、利用，這三者的關系是緊密相關的，積累是基礎，管理是手段，利用是最終目的。只有前期工作做得到位，資料等收集齊全，基礎才扎實可靠，管理起來也是順理成章的事。因此對業務人員普及科技檔案歸檔的要求規范，是提高科技檔案管理質量的地基。

二、檔案人員應深入科研項目從始至終參與歸檔過程

俗話說隔行如隔山，檔案人員面對科研項目里的各專業領域知識，不可能完全能夠理解，對于科研項目的操作流程也不如業務人員來的熟悉透徹。因此檔案人員想提高科技檔案管理的質量，需要深入科研項目的每個過程中，不斷地收集、整理資料，了解項目的具體實施過程和內容。檔案人員參與到科研項目中，還能指導業務人員歸檔的規則與具體的組卷、排序、裝訂等細節問題。這樣能提高檔案人員和業務人員的溝通及配合，使科技檔案的歸檔程序能夠有序開展。

三、搞好科技檔案管理標準化，嚴格要求科技檔案基礎工作

各類檔案都有國家制定的行業標準，這就是做好檔案管理工作的規范和準則。每一個企業、部門都應制定相應的檔案管理標準。科技檔案有專業性、種類和類型的多樣性、成套性、現實性這些特點。以海洋系統為例，科技檔案的種類包括專項檔案、船舶檔案、基本建設檔案等，根據不同類別的科技檔案，制定符合本單位實際情況的檔案管理標準細則。統一內容、排序組卷、頁碼、裝訂要求等，打好科技檔案基礎，能使整個單位的科技檔案格式統一、整齊有序。

四、做好檔案系統工作，提高檔案利用

檔案利用，是檔案利用者通過檔案利用工作系統查找、利用檔案中的信息，滿足其需求的行為過程，也是檔案信息潛在的利用價值得以實現的過程。檔案是否得到充分利用，很大程度都取決于檔案系統中全引目錄是否準確無誤、一目了然，讓檔案利用者在需要查找檔案的過程中通過模糊查找、關鍵詞查找，輕松簡便地找到其所需要的檔案目錄，并通過目錄找到實體檔案，從而體現檔案的利用價值。

五、結論

綜上所述，要提高科技檔案管理的質量與利用，需要從源頭和根本出發，提高歸檔的前提和基礎質量，并普及檔案知識，加深科技業務人員對歸檔工作的認識度及重視度。做好規范的檔案歸檔制度，制定符合實際情況的檔案管理標準細則。完善檔案系統的檢索，提高科技檔案的利用，使檔案自身的價值得到最大發揮。

作者：蔡夢凡 張春艷 楊帆 單位：國家海洋局東海信息中心