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第1篇：電子檔案管理方法范文

關鍵詞:電子檔案；信息；安全保障

隨著社會發展的進步，如今檔案管理也進入了信息化的時代。傳統的紙質形態檔案已經落后，新型的數字媒體類信息存檔已經廣泛存在于社會當中。信息數字媒體一體化，并且儲存密度大。便于接收，接收速率快，這些都是將檔案進行數字化媒體轉換存儲的優點，并且電子檔案，易于傳送與收納儲存。不過由此也產生一些隱患。數據容易被黑客攻擊更改，若硬盤丟失，還將造成很大的難以承擔的后果。電子檔案使用是未來社會，檔案儲存的必經之路。因此在電子檔案發展的初期，就應當建立合理的規章制度來規范管理。

1影響電子檔案信息安全的主要因素

1．1自然因素

自然因素可分為兩大類。一類為外界環境對于載體的影響;一類為載體自身的隨時間的老化。一般來說自然環境對于載體的傷害是不可修復的。并且載體自身的材料所限，在使用一定年限過后需要更換儲存工具。這一切都是自然因素所帶來的。電子檔案信息管理的問題。

1．2技術因素

在電子檔案信息安全管理當中。技術因素是至關重要的因素。首先一份檔案安全管理，便是重中之重。它能夠保障用戶在使用時，信息的合法性與安全性。還必須保證不受外來黑客病毒的影響使信息的內容未被更改。其次，隨著時代的變遷信息技術的發展會，與時俱進，新舊版本的數字媒體的不兼容會導致信息的缺失遺漏，甚至損壞等現象。

1．3管理因素

有了技術支持對于信息管理的安全保障。在電子檔案的存儲當中，信息管理扮演著“大腦”的角色。在電子信息管理當中組織者和管理者共同完成的工作才是信息儲存的基石工作，對于技術的提升，這些都是組織者和管理者的一種手段。只有科學的進行電子檔案制度的規范改革，才能保證電子檔案的信息安全。

1．4人的因素

自然因素，技術因素等都是不可控的因素，而管理因素和人為因素機，均由人為操作。因此在電子檔案存儲安全因素當中，人為因素占著較大的比重。在電子檔案信息安全中，管理人員對于檔案的重視程度以及技術設備的安全等級的了解程度都會產生影響。如果一個了解電子檔案安全制度的管理人員心懷不軌，那么將造成巨大的破壞。因此在電子檔案信息管理當中，人為因素是最為脆弱的一環。對于管理人員挑選應當再三斟酌。不過，研究人員對于電子檔案信息技術的提升與了解創新對于信息安全也會產生一些良好的作用。

2電子檔案管理改進創新對策

2．1制定電子檔案管理規范

對于電子檔案的建立以及保存之中，還存在著許多環節，這些環節都存在，這使信息遺失或損壞的風險。為將此類風險降至最低，應當制定相關的法律法規來完善相應的電子檔案存儲制度，并且對于管理人員進行統一培訓，規范和測評。還應當建立相應的網絡安全制度，來保證電子檔案信息不被病毒和黑客所攻擊。

2．2統一電子檔案管理軟件

將電子檔案存儲管理模式定性要求。制定出相應的各個模版。再將模版推廣于應用市場。定期開展對于電子檔案存儲的培訓工作。聘請相關的專業人員進行講解指導，讓整個部門和公司的檔案全部統一化便于管理。

2．3提高電子檔案的保存質量

電子文件的保存必須注意，“靈魂”和“肉體”的時刻保護。電子文件的儲存介質，容易受到環境的影響，應當做好相應的防磁，防潮，防機械損壞等。是電子文件的肉體，保證良好的健康狀況。對于它的“靈魂”———文件信息。應當注意防病毒黑客，建立專門的檔案庫，配置專業的安全防護技術性較高的檔案機房與設備。還需要注意對于文件信息的及時備份，檢查更新，文件保存檔案軟件的兼容模式等。

2．4加強電子檔案的安全

(1)建立數據備份和恢復系統。在電子檔案存儲中備份技術是一種必不可少的安全手段。這樣的話在面對電子病毒風暴時，可有效地安全儲存。以面對不同的隱藏風險。(2)要加強網絡的安全管理。加強對于檔案庫的入口保密工作，多重驗證方式及防火墻等，均可實現保護作用，以此確保檔案庫的監督秩序。(3)對重要文件采用“雙重“歸檔法。對于一些重要文件采取雙存法:紙質，電子同存。例如簽署類文件等也能保證以后的真實有效性。部分紙質文件(例如:發票)需原件保存，但電子也可備用。

2．5提高檔案工作人員素質

檔案管理的電子數字媒體化，是檔案管理朝著現代化發展前進的一次。不過，需要面對的問題也是相當之多。因此對于管理人員的要求也必須提高。合格的管理人員應當熟練的掌握計算機技術，并且大致了解自己所管理的電子檔案的內容信息。運營單位應當對管理人員進行權限設置，避免權力過大導致檔案出錯。單位在引進管理人員是應當同時注意他們應當是計算機使用技術與管理檔案技術的兼備。縱觀全局，檔案管理的工作者應該與時具進，隨時學習，吸納新型的檔案存儲技術，確保檔案存儲與時代的腳步一同前進。并且應當不斷地開發針對性的方案去處理不同的檔案存儲，來面對日新月異的發展社會。檔案存儲是一項重要的工作，可以說之便是“史書”因此應當給予相當的重視。

參考文獻:

［1］李衛育．推進城建檔案館數字化建設打造城市建設信息數據庫［J］．城建檔案，2013(03)．

第2篇：電子檔案管理方法范文

[關鍵詞]單位；檔案管理；現代化；電子化 

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.113 

[中圖分類號]G275 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）10-0-02 

在信息技術迅速發展的情況下，檔案管理工作也需要逐漸實現信息化發展路徑。我國單位檔案管理工作均面臨重要的改革問題，對于單位檔案管理人員來講，必須結合當前時展需求，創新檔案管理方式，最大化地實現檔案管理的現代化及電子化發展。 

1 檔案管理現代化和電子化發展的必要性 

檔案中詳細記錄著單位的日常工作，對于單位工作效率及工作總結具有重要作用，因此，檔案管理也是一項重要管理任務。所以如果能夠顯著提高檔案管理水平，實現檔案管理的現代化及電子化發展，則能夠顯著提高檔案管理質量及管理工作效率。對于檔案管理來說，也將逐漸脫離傳統紙質媒介。電子檔案更有助于收集及存儲信息，顯著降低信息存儲占據的物理空間。在檔案處理及選擇過程中，電子檔案能夠顯著提高檔案處理的便捷性。隨時可以從電子設備上將電子檔案抽調出來，并能及時依照實際工作需求，選擇相應功能鍵從而選擇信息，有效實現大批量數據的有效處理。電子檔案的應用能夠顯著提高信息選擇及存儲的準確性。最后還能隨時進行電子檔案信息處理及數據修改，和傳統紙質檔案相比具有一定便捷性。 

2 我國單位檔案管理中的弊端 

我國當前的檔案管理普遍采用的是傳統管理方案方法，檔案管理現代化及電子化發展存在較多弊端。首先，檔案管理不夠規范，例如，工作人員在處理電子檔案過程中，由于電子檔案體積小、攜帶方便，導致工作人員忽視檔案信息安全性，檔案管理工作存在較大隨意性，加大了檔案信息遺失及泄漏風險。還有些工作人員只會上傳檔案，不能有效掌握檔案信息管理及重要數據備份管理技能，一旦電子設備發生故障將直接導致檔案信息丟失，給單位帶來嚴重損失。從這一點上來看，提高檔案管理人員業務水平和綜合素質具有重要意義，要不斷強化工作人員業務培養，提高工作人員檔案信息管理意識，加大對檔案丟失及信息泄露防范的重視度。 

以上重點分析的是電子檔案安全問題，其原因主要是檔案管理工作人員工作疏忽所致，另外還有一個原因則是技術問題。一些單位不能與時俱進，電子存儲設備更新速度慢，因此容易出現電子檔案存儲破壞問題及各種故障。有些單位電腦本身的配置比較低，信息處理速度較慢，影響電子檔案信息處理的工作效率。另外，如果在計算機應用中，沒有及時更新軟件，也會導致檔案數據出現各種各樣的錯誤，影響檔案管理質量。針對電子檔案管理中存在的各種問題，一方面需要提高管理人員的安全意識，另一方面需要加強電子檔案的設備管理，及時更新相應設備，提高電子檔案信息處理的速度及管理質量。 

3 單位檔案管理現代化和電子化發展策略 

信息技術已經成為現代社會經濟發展的重要工具之一，基于當前經濟發展需求必須改善傳統的檔案管理方式，提高檔案管理質量及效率，實現檔案管理的現代化及電子化發展路徑，促進單位檔案管理的創新發展。 

3.1 建立健全檔案管理制度，提升工作人員專業素養 

檔案管理工作人員的專業素質及學習能力具有差異，在培訓及教育工作中需要因材施教，可以針對檔案管理工作人員實際情況開展多層次、多渠道的培訓工作，嚴格遵循學以致用的基本原則。對于單位來講，首先需要給管理工作人員提供學習機會，提高工作人員的專業技能及綜合素質。同時在工作人員技能培訓中，要最大化地學習新理論及新技術，并積極改善工作人員的傳統理念，引導工作人員接受最新技術及管理理念。對于單位來講，則需要實現自身管理水平及手段的改革，首先要構建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的具體工作，并落實相關責任，確保工作人員能夠高質量完成檔案管理工作。另外，要加大培訓力度，定期考核工作人員的綜合素質及專業技能，確保檔案管理人員能夠明確認識到電子檔案的重要性，掌握相應管理技能，促進電子檔案管理的發展。 

檔案管理工作不僅涉及管理的專業知識，還涉及很多其他學科知識，如哲學、歷史學以及心理學等知識，因此，在培訓過程中不僅要重視對工作人員的管理專業知識培訓，還要注重對其他學科知識的攝取，促進其知識面的更新。另外，新形勢下培訓的重點應該是加強工作人員科技知識學習。隨著計算機技術運用到檔案管理工作中，對工作人員的技術水平有了很高的要求，很多人甚至連電腦都不能熟練運用，難以滿足新形勢下檔案管理工作的要求，因此，必須加強培訓，為檔案管理工作提供保障。 

3.2 通過計算機管理檔案資料庫房 

在檔案資料管理中，可以加大計算機技術應用，實現檔案管理的現代化及電子化。不斷完善基層單位檔案管理制度，加大計算機技術在庫房資料管理中的應用，以提高檔案保存管理工作效率，提高資料庫房管理的安全性。 

3.3 實現檔案保存和查詢的電子化和現代化 

在信息化及網絡技術發展進程中，檔案管理工作既面臨巨大挑戰，同時也增加了發展機遇。傳統的手寫檔案已無法滿足時代需求，在日益增長的檔案信息管理中，必須加大現代技術應用，加快檔案管理現代化及電子化發展。檔案管理工作本身專業性較強，對于工作人員來講需要具備相應的現代化管理技能，再加上相應的綜合素質，才能提高檔案管理質量。檔案管理十分繁雜，勞動強度大，加之檔案數量越來越多，工作人員面臨著很大壓力，而應用計算機等現代化技術手段則能有效提高檔案工作效率，節省人力、物力資源，節約時間。其信息化和智能化的特點，能有效減少工作人員的手工操作，充分發揮技術優勢，使整個檔案管理工作變得更加系統化和條理化，促進資源的合理利用，提高檔案管理工作效率，并使檔案管理工作更加安全。計算機技術的廣泛應用，使手工錄入和查詢均實現了電子化發展。在檔案錄入過程中，首先管理人員要整理檔案內容，確定無誤后即可錄入，并對其實施統一保存。傳統的檔案文檔在錄入過程中被轉化為電子形式，便于保存，同時還能提高檔案資料的查詢速度。 

3.4 構建檔案管理網絡系統 

在檔案管理工作中，想要有效實現其工作的現代化及電子化轉變，必須構建專業的網絡管理系統。這不但能提高檔案管理工作效率，同時還能實現檔案信息管理的信息化發展。在現代科技發展進程中，管理技術的動態化發展，進一步促進了檔案管理工作的不斷創新。 

4 結 語 

單位需要對自身的檔案管理方式進行不斷優化，以滿足時展需求，實現檔案管理的現代化和電子化，有效開展基層單位檔案管理工作，為單位的其他工作打下堅實基礎。本文在闡述單位檔案管理現代化和電子化的內涵及要求的基礎上，分析當前單位檔案管理存在的弊端，并提出相應的解決辦法，以供參考。 

主要參考文獻 

[1]葛影.淺議事業單位檔案管理的現代化和電子化[J].中國市場，2015（28）. 

[2]朱藝.淺議事業單位檔案管理的現代化和電子化[J].才智，2014（36）. 

[3]李麗鑫.淺談事業單位檔案管理的電子化建設[J].城市建設理論研究，2015（21）. 

[4]邊俊士，張偉.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析[J].中國當代醫藥，2012（2）. 

[5]沈彥.企業檔案電子化管理存在的問題和解決方法[J].企業導報，2010（3）. 

第3篇：電子檔案管理方法范文

一、傳統檔案管理方法的缺陷分析

在檔案管理工作中，傳統的管理方法多運用手工操作的方式進行檔案材料的收集、整理、歸檔以及借閱等操作，這一檔案管理方式不僅造成了在檔案管理中，因檔案材料收集與整理不及時，無法提供全面的檔案材料信息，使檔案的作用與價值不能充分地發揮。同時，在檔案借閱利用過程中，容易出現檔案材料丟失的問題，給檔案的管理工作帶來了困難。傳統檔案管理方法主要存在著三方面的問題：第一，檔案資料的完整性易遭到破壞。由于當前的檔案資料多為紙質檔案材料，在傳統檔案管理方法下，由于歸檔的不及時，檔案在傳送與借閱的過程中，未進行有效管理，容易造成檔案資料的破壞或遺失，損壞了檔案資料的完整性，使檔案資料的使用價值降低。第二，檔案管理程序較為復雜。在傳統的檔案管理方法中，檔案資料的查閱或借閱均需進行事先的登記與身份認證，并在進行集體匯集之后，再對其進行分門別類的整理與存放等，在該檔案管理方法下，無論是借閱檔案的程序，還是檔案歸還程序，都比較繁瑣、復雜。第三，檔案資料利用受時間與空間限制，實效性不高。傳統檔案管理方法是一種紙質化的檔案管理方式，檔案主要保存于檔案室中，若身處異地須利用檔案時，還需親赴檔案室查閱，從而造成檔案資料在使用過程中，存在著一定的滯后性，影響相關工作的正常開展。

二、檔案管理方法現代化解析

在信息時代的今天，要注重運用現代化的檔案管理方法，充分發揮檔案信息的作用，發揮檔案信息資源的價值，促進各項工作的有序開展。科學技術的快速發展，為實現自動化、網絡化、數字化以及智能化的現代檔案管理方法提供了技術條件，現代化檔案管理方法必將沿著這一趨勢發展，使檔案管理工作有效開展：

（一）虛擬化檔案管理方法，實現檔案資源共享

虛擬化檔案管理方法主要是指將傳統的紙質化檔案管理方式轉變成無紙化檔案管理方式，通過網絡技術運用，并建立檔案信息數據庫，實現檔案的管理。并運用計算機技術，通過檔案信息數據庫訪問，進行檔案信息的查詢與利用。現代網絡技術以及計算機技術的普及與發展，為虛擬化的檔案管理方法的實現提供了保障。虛擬化檔案管理方法，可通過館際互借與網絡互連等方式，增加檔案的館藏，使檔案信息資源得以豐富。同時，將檔案信息通過互聯網進行管理，利于檔案信息資源共享的實現，這一管理方法具有投入少、容量大、查閱方便等優勢，在檔案管理中，可結合實際加以推廣運用。

（二）強化計算機技術運用，實現檔案管理網絡化

現階段，信息技術快速發展，計算機局域網得到廣泛的應用。在檔案管理中，為了提升檔案信息的保密性，多數檔案管理部門在檔案管理中拒絕互聯網的接入，從而使檔案管理出現了檔案文件與網絡隔離的現象。但在當前時代下，網絡技術與計算機技術的飛速發展，指紋與語音識別技術的廣泛應用，密碼技術的深化發展，使檔案文件安全性得到有效的保障。同時，隨著電子文件簽署技術的發展與應用，可對檔案電子文件資料信息的真偽進行認定與識別，為保障檔案管理中電子檔案文件的真實可靠性提供了保障。同時，運用網絡化的檔案管理方法，可實現檔案信息的網絡傳輸，而且傳輸的成本低、速度快，網絡傳輸的檔案信息不走樣。網絡化的檔案管理方法是實現檔案信息化管理的必經途徑。

（三）運用數字化檔案管理方法，保障檔案資料完整性

數字化的檔案管理方法主要是指通過現代電子技術（如掃描儀以及計算機等）的運用，實現檔案資料從紙質化到電子文檔的轉變檔案管理方式。現代數碼影像技術以及縮微攝影技術（在縮微品上將紙質文件制作成電子文件）的全面發展，從而為實現檔案管理的數字化提供了技術支撐。運用數字化的檔案管理方法，可將館藏檔案資料轉化為電子文件進行管理，在使用檔案資料時，可通過計算機進行快速地、大范圍地檢索，打破了傳統紙質檔案管理的時空限制，可有效提高檔案資料利用的實效性，同時還利于緩解檔案保存中產生的庫容壓力。尤其是將現代計算機技術、數碼影像技術與縮微技術進行結合運用，有效處理檔案中的圖片的消褪、滲化等問題，復原照片全貌，利于圖像檔案信息的長期保存與查閱，這種聲像俱全以及圖文并茂的檔案管理方式不僅使檔案資料的完整性得到有效地保證，還利于檔案管理工作順利開展。

（四）實現智能化的管理方法，提升其信息服務功能

隨著科學技術的更新，檔案信息資源的載體實現了多元化發展，除了膠卷、圖片以及紙質等傳統檔案資源載體之外，光盤以及磁盤等電子檔案資源載體也相繼出現，從而使多種檔案資源載體并存，為順利開展檔案管理提供了保障。尤其是隨著將來的語音識別技術的開發，有助于智能化的檔案管理方式的形成。這一檔案管理方法的運用，能夠使計算機自動接收所有檔案信息，并根據計算機設定與編制的程序對檔案信息進行自動分類與歸檔，克服傳統手工檔案信息收集、整理與歸檔的缺陷，利于檔案資料的價值的展現，從而全面提升檔案信息的服務功能。

綜上所述，傳統的檔案管理方法已不能滿足信息時代下檔案信息利用的要求，運用現代化的檔案管理方法，實現檔案管理的虛擬化、網絡化、數字化以及智能化已成為檔案管理的必然發展趨勢。作為檔案管理人員而言，要不斷提升自身的科學知識，實現從保管員到知識提供者的角色轉變，全面提升檔案管理水平，為現代化建設服務。

參考文獻

[1] 馬曉宏.淺談如何實現檔案管理工作現代化[J].中國電子商務，2012，（20）：101-101.

[2] 孫英.淺析檔案管理的現代化發展趨勢[J].城市建設理論研究（電子版），2013，（12）.

[3] 鄭君艷.實現檔案管理現代化建設的對策概述[J].赤子，2012，（7）：149.

[4] 李有生.檔案管理現代化建設的措施[J].黑龍江史志，2010，（7）：31，34.

[5] 鄭朝陽.淺論檔案管理的現代化[J].平原大學學報，2004，21（2）：101-102.

第4篇：電子檔案管理方法范文

摘 要 隨著電子技術的快速發展，電子檔案成為了一種重要的檔案類別。考慮到電子檔案自身特點，要想提高電子檔案管理的實效性，就要立足電子檔案管理實際，從管理理念、管理模式和人員培訓等方面入手，確保電子檔案管理取得積極效果。

關鍵詞 電子檔案 管理理念 實效性

一、前言

隨著電子檔案資料的增多，如何提高電子檔案管理質量，成為了檔案管理的重要內容。基于電子檔案的特點以及電子檔案發展的快速性，做好電子檔案管理對滿足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義。基于這一特點，在電子檔案管理過程中，要想提高管理實效性，就要從管理理念更新、優化管理模式和提高管理人員素質入手，為電子檔案管理提供有力支持，保證電子檔案管理效果滿足實際需要，最終提高電子檔案管理的整體性和實效性。

二、電子檔案管理過程中，應不斷創新管理理念

對于電子檔案管理而言，由于電子檔案是一種全新的檔案形式，不但在檔案保管方式和檔案形式上與傳統檔案不同，在其他管理方面也存在較大的差別，為了最大程度的滿足檔案管理需要，提高電子檔案管理的實效性，在電子檔案管理過程中應積極更新管理理念，具體應從以下幾個方面入手：

（一）電子檔案管理應認真分析電子檔案的特點

在電子檔案管理中，只有認真分析電子檔案的特點，才能保證電子檔案管理工作得到有效開展。結合電子檔案的應用和管理實際，電子檔案具有存儲空間小、存儲信息量大以及管理過程簡單等特點，在實際管理中對保管條件要求不高。

（二）電子檔案管理應把握正確的檔案管理原則

考慮到電子檔案管理的實際難度以及電子檔案的自身特點，在電子檔案管理過程中，只有掌握正確的檔案管理原則，才能提高檔案管理實效。為此，電子檔案管理應把握高效性、全面性和準確性原則，保證電子檔案管理取得積極效果。

（三）電子檔案管理應善于利用現代化的管理手段

基于電子檔案的自身特點，以及電子檔案對管理手段的需求，在電子檔案管理中只有積極應用現代化管理手段，才能提高電子檔案管理的整體效果。為此，我們應根據電子檔案管理的實際需求，合理選擇電子化和網絡化管理手段。

三、電子檔案管理過程中，應優管理模式

（一）電子檔案管理應合理優化管理模式

由于電子檔案與傳統檔案有著較大差別，在具體的管理模式上，電子檔案與傳統檔案存在必然差異。基于這一認識，電子檔案應根據自身特點，對現有的檔案管理模式進行優化，改革現有檔案管理模式，使其滿足電子檔案管理需要。

（二）電子檔案管理應積極創新管理方法

電子檔管理過程中，采用電子化和網絡化管理方法，已經成為了電子檔案管理的重要選擇。基于電子檔案快速發展的特點，創新電子檔案的管理方法，并積極采用現代化信息化管理手段，構建健全完善的檔案管理體系，對電子檔案管理而言具有重要意義。

（三）電子檔案管理應提高管理模式的針對性

在電子檔案管理中，考慮到電子檔案的特殊性及其自身特點，電子檔案在管理模式優化中必須要做到根據電子檔案的特點選擇管理模式，并達到突出電子檔案管理目的和提高電子檔案管理水平的目的。因此，提高管理模式的針對性是十分必要的。

四、電子檔案管理過程中，應提高管理人員素質

電子檔案作為一種新的檔案管理形式，與傳統的檔案管理有著較大區別，為了提高電子檔案管理的整體效果，檔案管理人員需要具備較強的專業水平喝素質。基于這一認識，電子檔案管理要想提高實效性，就要不斷提高管理人員素質，具體應從以下幾個方面入手：

（一）增加對檔案管理人員培訓，提高其專業技能

在電子檔案管理過程中，檔案管理人員的素質對檔案管理效果有著直接影響。基于這一現實需要，電子檔案管理應增加對檔案管理人員的培訓，不斷提高其專業技能，使檔案管理人員的整體素質得到全面提升，最終滿足電子檔案管理需要。

（二）正確分析電子檔案特點，提高技能培訓的針對性

在檔案管理人員技能培訓中，只有正確分析電子檔案的特點，并根據電子檔案管理的實際需求進行技能培訓，才能確保電子檔案管理取得實效。因此，在具體的培訓中，應突出管理手段的應用以及管理理念的更新。

（三）根據電子檔案的管理需求，對檔案管理人員的正日素質進行合理評價

基于檔案管理人員對電子檔案管理的重要性，在電子檔案管理過程中，應根據電子檔案管理的特點和需求對檔案管理人員的素質進行合理評價，對不能滿足慣例需求的管理人員進行相應業務培訓。

五、結論

通過本文的分析可知，基于電子檔案的特點以及電子檔案發展的快速性，做好電子檔案管理對滿足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義。基于這一特點，在電子檔案管理過程中，要想提高管理實效性，就要從管理理念更新、優化管理模式和提高管理人員素質入手，為電子檔案管理提供有力支持，保證電子檔案管理效果滿足實際需要，最終提高電子檔案管理的整體性和實效性。

參考文獻：

[1] 李明麗.淺談企業科技檔案管理創新[J].安徽科技，2014.08.

第5篇：電子檔案管理方法范文

1新時期電子商務檔案管理的現狀

正如同志所說：“檔案是人類活動的真實記錄，是黨和國家事業發展不可缺少的方面，是人們認識和把握客觀規律的重要依據，電子商務檔案管理智能化事業是一項典型的功在當代利在千秋的可持續性發展的事業”。目前電子商務檔案管理朝著智能化發展的過程中存在著或多或少的問題，這會直接導致企業的發展受到阻礙。由此可見可見，在新形勢下加強電子商務檔案管理工作十分重要，隨著我國科學技術水平的不斷提高，電子商務檔案管理工作也需要逐步的完善，因此加強電子商務檔案智能化管理工作是我們當前所面臨的一項緊迫任務。

2目前電子商務檔案智能化管理的特征

首先，與傳統的檔案管理相比較，電子商務檔案管理具有自身的特征，其不是可以直觀看見的，都是以光盤、U盤、硬盤等方法進行存儲的，因此其網絡性、虛擬性程度較高，電子商務的活動中信息存儲和檔案管理相同，都是虛擬的，例如：支付寶、網銀、淘寶等廣泛應用，都不需要開出具體的紙質的票據。換言之，電子商務中檔案文本的管理都具有智能化、虛擬化的特征。其次，由于電子商務檔案管理并不能夠通過肉眼來定位，也不需要管理人員對檔案進行管理和抄寫，都是通過人工計算機智能模式來完成的，因此其存儲形式、信息數字化程度都不同，這就導致了電子商務檔案管理具有繁瑣性、復雜性。最后，電子商務檔案管理具有集體性、系統性。電子商務檔案管理的數據信息不僅集中于一種文字或者數字上，而是能夠實現全方位的信息儲存，例如音頻、音效、圖表、視頻、錄音等。

3提高電子商務檔案管理智能化水平的有效策略

一方面，電子商務檔案管理工作應該嚴格按照國家下發的相關文件進行合理有效的歸檔，電子商務行業必須重視檔案管理工作的重要性，尤其是要把電子商務檔案管理工作作為行業發展重中之重，這樣不但能提高電子商務檔案管理工作水平，同時還能確保其朝著智能化趨勢發展。因此在企業進行電子商務的過程中，電子商務行業要為企業與客戶建立一種新型的溝通模式，讓企業通過智能化管理方法，提高檔案管理的質量和水平。從而提高企業的競爭力，實現經濟效益和社會效益的最大化。另一方面，當前改革開放政策不斷深入，這就要求電子商務檔案管理也要與時代接軌，改變過去單一老化的檔案管理模式，做到與時俱進。在實踐的基礎上創新，在創新的基礎上實踐，朝著智能化趨勢發展。電子行業必須及時變革電子商務檔案管理方式，轉變管理模式建立完善科學有效的管理體系，促進電子商務檔案管理的建設。運用智能化存儲數據，滿足不同的客戶要求，將電子商務檔案所帶來的社會效益和潛在的經濟效益發揮到最大化，從根本上完善電子商務檔案管理制度。在新時期下電子商務檔案管理工作是電子商務行業重要組成部分，它對今后企業和行業發展具有十分深遠的影響。因此電子商務行業要加快進行電子商務檔案管理工作的改革、重視提高電子商務檔案管理工作的水平和效率、提升工作人員的計算機水平和整體服務素質，使電子商務檔案管理工作，真正發揮積極作用。

4結束語

第6篇：電子檔案管理方法范文

關鍵詞：電力企業，電子文書，檔案管理系統，架構研究

 

文書檔案管理作為電力企業MIS系統的重要組成部分，在企業信息化建設中起著很關鍵的作用。隨著企業辦公自動化系統的啟用，電子文件日益成為企業文件的主導形式，這就對檔案管理提出了新的要求，即如何利用計算機及網絡技術收集、積累、整理、形成檔案，開發檔案信息資源，提高檔案管理的效率，更好的為企業服務。為此，就需要一套文件、檔案一體化的計算機管理系統。文件、檔案一體化的計算機管理系統是指將文件處理和檔案管理兩個管理系統有機的結合在一起的管理系統。目前電力企業的文書檔案管理電子化已經得到一定的發展，但管理上還不夠規范。為此，需要在進一步實現文書檔案管理電子化的同時，加強管理的規范化工作。

1.電子文書檔案與紙制檔案的關系

在目前電子文書檔案還不具備法律效力的時候，必須保證電子文書檔案管理與紙制檔案管理的有機結合。在通過紙制檔案管理，保證法律效力的同時，通過電子文書檔案管理，實現管理的電子化和自動化，方便查詢和借閱。

2.實現文書檔案管理電子化規范化的好處

1）可以輕松的實現對檔案目錄信息的管理。。與文件處理系統連接后，檔案目錄信息可由計算自動生成，只需要管理人員進行少量的調整工作，最大化的降低了檔案管理人員的工作量。

2）可以實現檔案全文存儲與檢索。在檔案管理系統中存有文件的全文，不僅能實現檔案目錄檢索，還能實現檔案的全文檢索，這就為檔案的利用提供了強而有力的基礎。另外在檔案全文存儲的基礎上，還可以實現檔案的網上遠距離傳遞。

3）可以實現多媒體檔案信息的集中統一管理。多樣化的檔案信息，需要集中統一的管理。使用計算機管理檔案，不僅可對目錄、全文信息進行管理，而且還可以做到文字、圖形、靜態圖像、動態影象、聲音等多種形態的檔案信息集中統一管理。

4）可以實現檔案業務的計算機輔助管理。檔案業務工作，是指檔案管理的各個環節工作內容。可以利用計算機輔助管理檔案的收集、整理、檔案著錄標引、檔案銷毀前的價值鑒定等，還可以利用計算機收集和掌握檔案業務工作的管理信息及動態變化情況，并進行具體分析，對提高檔案管理工作效率和增強預測能力會起到非常重要的作用。例如，利用計算機對檔案基本情況的統計和檔案借閱歸還的管理，可以隨時掌握檔案機構、人員知識結構、館藏、借閱、歸還、設備、經費等基本情況及變化情況。

綜上所述，實現檔案管理電子化規范化，可以提高檔案業務工作的效率、降低檔案管理者的勞動強度，降低管理成本。實現檔案管理的電子化，通過網絡就可以隨時隨地的進行檔案檢索、借閱，亦可進行檔案業務管理工作。實現電子借閱不僅可以提高效率，還能減少檔案丟失、泄密的危險。

3.實施原則

系統實現過程應遵循以下技術原則：

3.1 開放性

基于業界開放式標準，并為未來的業務發展奠定基礎。

3.2規范性

系統要符合中華人民共和國檔案行業標準（DAT/22－2000）《歸檔文件整理規則》和《檔案管理軟件功能要求暫行規定》及集團公司制定的檔案管理辦法。

3.3靈活性與可擴展性

方便擴展設備容量和提升設備性能，具備支持業務處理的靈活配置、業務功能的重組與更新的靈活性。

3.4安全可靠性

提供良好的安全可靠性策略，支持多種安全可靠性技術手段，制定嚴格的安全可靠性管理措施。

3.5先進性和前瞻性

采用先進成熟的設備和技術，確保系統的技術先進性，保證投資的有效性和延續性。

4.檔案管理系統應具備以下特點

4.1安全性

因為是網上檔案室，所以安全性是極為重要的要求。系統必須確保只有經過授權、認證的用戶才能使用本系統，而且普通用戶不能修改、刪除檔案庫里的歸檔文件。用戶能直接查看符合用戶查閱權限的檔案的內容，超過用戶查閱權限的檔案，只能查看檔案的索引信息，如需查閱檔案的內容，經過授權流程后，方能查閱檔案內容。絕密文件，系統不提供網上檢索、查閱功能，用戶可以在網上提出查詢申請，由檔案管理員審批后，在指定地點和時間由機要員陪同觀看。

4.2易用性

檔案管理系統的主要使用者并不是計算機專業人員，因此，系統的用戶界面必須確保盡可能的友好，方便用戶的使用，尤其在檔案的錄入部分，應該提供統一的界面，使檔案管理員能方便的錄入，減少文本轉換的次數，用最少的操作完成最多的功能。

4.3高效性

系統應提供更多的功能，盡量的減少檔案管理員的工作量。。另外，系統還需具備良好的提示幫助功能，減少用戶的學習時間和誤操作的機會。。

4.4和紙質文檔管理充分結合

在現行條件下，電子文檔仍然代替不了紙質文檔。紙質文檔仍然需要精心保管，妥善維護。紙制檔案的管理方法應該在電子檔案的管理方法中得到充分的體現，電子檔案的管理方法應該盡量的減少手工管理檔案的工作量。其次，系統管理主要目的是保證文書檔案管理系統的穩定、可靠運行；減輕系統維護人員的工作負擔，提高工作效率；實時掌握各級節點系統資源的利用情況，為升級擴容提供數據依據。系統管理主要包括：主機系統管理、網絡管理、數據庫管理、應用系統管理、安全管理等。而且要支持集團公司的系統管理能夠與各省的系統管理實現互聯，即可實現部分垂直管理。

【參考文獻】

[1]王萍,宋雪雁.電子檔案管理基礎[M].清華大學出版社

[2]馬永飛主編.文書與檔案管理基礎.高等教育出版社,2002,12.

[3]馮惠玲,張輯哲.檔案學概論(第二版).中國人民大學出版社,2006 ,11.

[4]中華人民共和國環境保護法，1989年12月26日中華人民共和國主席令第22號

[5]火電行業二氧化硫排放交易項目工作簡報第I期，國家環境保護總局環境規劃院，2008年1月10日

第7篇：電子檔案管理方法范文

1.電子化的檔案載體

傳統的人事檔案管理資料主要為紙質的載體，檔案管理人員需要花費大量的時間、精力考慮如何存儲和保管人事檔案資料，紙質化的檔案載體需要耗費很大的存儲空間。隨著信息技術的發展，目前人事檔案資料已經可以用電子化的方式實現。檔案管理人員只要使用使用計算計，就能完成電子化文檔的處理工作，只要擁有大容量硬盤，就能存儲海量的人事檔案資料。

2.數據化的檔案管理

如果人們需要一份人事檔案資料，檔案管理人員需要花費大量的時間在檔案的分類中查找。隨著信息化的發展，人們可以使用數據化的方法管理電子人事檔案資料。人們可以預先制作一套管理模板，然后輕松的為電子人事檔案添加分類標簽，需要人事檔案資料時，人們只要輸入查找命令，只花一、兩秒鐘的時間人們就查找到需要的資料。

3.分級化的查閱方式

隨著信息技術的發展，企業或部門均有屬于自己的門戶網站，人們可以進入門戶網站查閱自己需要的人事檔案資料。然而，這些人事檔案資料根據保密的程度具有分級性。比如說非企業或該部門的人員只能查閱已經對外開放的人事檔案資料；企業人員可以根據自己的權限查閱一些較為保密的資料；企業單位或負責人可以查閱非常機密的人事檔案管理資料。

4.網絡化的共享平臺

在信息化的時間，人事檔案資料已經成為展現部門或企業實力的一種途徑；也成為企業或部門里人與人之間相互了解的一種途徑；同時也成為人們熟悉自己工作環境的一種途徑。人事檔案資料已經成為一種可供共享的資料，這種共享性給企業或部門工作的開展帶來很多便利。

二、信息化的人事檔案管理模式的革新

1.革新封閉性的服務對象

舊時代的人事檔案，一般應某個單位、某個組織的需求而建立，它服務的對象為這個單位或這個組織的人，這種服務的對象影響人事檔案的記錄范圍，即該人事檔案記錄的主要是與這個單位與組織有關的事。信息化的人事檔案的共享性要求人事檔案管理人員必須全方面的記錄人事檔案資料，這種人事檔案資料比過去的資料具有更多的價值。

2.革新單一性的資料來源

舊時代的人事檔案資料，一般由人事檔案相關的當事人自行填寫，或由管理人事部門的工作人員填寫。由于個人因素，這使人事檔案管理資料可能會出現偏差。在信息化時代，檔案管理人員可用多種渠道采集檔案資料，使用新的檔案采集模式，能使人事檔案資料更全面。

3.革新指定性的查閱人群

舊的人事檔案資料由檔案管理人員專門保管，只有指定的人群才能夠向檔案管理人員要求調閱人事檔案。因為查閱的人群范圍有限，所以舊的人事檔案管理模式的利用率較低。在信息化的人事檔案管理模式里，人們可以在自己權限的范圍內自主的查閱人事檔案管理資料，獲得自己需要的信息。

4.革新被動性的管理方法

舊的人事檔案的管理方法為由人事檔案管理人員采集和管理人事檔案資料，日后，檔案管理人員會根據企業或組織活動的開展補充和更新資料，這種管理方法非常的被動。在信息化的時代，人們要求檔案管理人員優化人事檔案資料，使這些資料能位部門或企業創造更多的價值，人們的需求使檔案管理人員必須主動的思考如何才能做好人事檔案管理工作。

三、信息化的人事檔案模式表現的形式

1.社會性的服務對象

過去的人事檔案管理模式以封閉的方式為企業或部門提供資源服務。然而信息化的技術共享性的特點，使人事檔案資料成為一種推動企業或部門工作的重要資源，人們從人事檔案資料能了解到企業或部門工作的情況。這使人事檔案管理要以整個社會成員為對象提供服務。廣泛的服務對象是大人事檔案管理的方向。

2.廣泛性的資料來源

隨著信息技術的發展，人們可以從多種渠道得到各種信息，這就使人事檔案資料的來源變得多元化。人事檔案的管理人員可以從人們的記錄、相關部門的紀錄、網絡渠道、其它社會渠道得到人事檔案資料，檔案管理人員需要全面的收集這類資料，并合理的篩選與整理，才能使人事檔案資料具有更多價值。

3.多樣性的查閱人群

隨著信息技術的發展，人們會根據自己的需要查閱人事檔案管理資料。比如一部分企業或部門外的人員為了了解企業或部門的運作情況，需要查閱人事檔案資料；企業或部門的人力資源管理部門為了作好人力資源的配置，需要查閱人事檔案資料；部門或企業的工作人員在工作時，有時需要負責某項工作的人員與自己配合，他們也需要查閱人事檔案資料。多樣性的查閱人群要求人事檔案資料更真實、更全面。

4.開放性的管理方法

由于過去人事檔案管理模式的封閉性，使人事檔案的管理由檔案管理人員說了算，他們得不到有效的建議和幫助。隨著人事檔案共享化，人們在使用人事檔案資料時能夠了解到人事檔案管理現有的弊端，他們能給人事檔案管理人員更多建議，人事檔案人員能根據諸多意見改變管理方法，使人事檔案管理的水平進一步提高。

第8篇：電子檔案管理方法范文

一、社保檔案管理機制創新的必要性

進入新世紀后，我國社會保障制度很快步入了走上了改革之路，養老保險社會化管理與服務進程不斷加快，社保覆蓋群體、面積也不斷擴大。數據調查現實，2015年全國參加基本養老保險人數為85833萬人，國養老保險參保人數高達8.58億。社會參保人數不斷上升，使得社保檔案數量急劇增多，社保檔案管理工作的難度不斷加大。傳統的社保檔案管理方法已經無法適應社會發展要求，創新社會檔案管理機制刻不容緩。與此同時，隨著社會主義市場經濟體制的不斷完善，各企事業單位紛紛走進市場，嚴峻的競爭壓力，多樣化的自主創業渠道，使人才流動頻率也隨之加快。參保人員跨地區流動、異地就醫、異地養老的情況大量出現，社保檔案變動更加頻繁，社保檔案的利用率也越來越高。依靠傳統的分散式檔案管理方法，很難再為參保人員提供快捷、準確的服務。這些，都要求社保檔案管理單位順應社會發展要求，創新社保檔案管理機制。

二、創新社保檔案管理機制的建議

（一）提高服務意識

社保檔案管理工作的最終目的是資政惠民，為民服務。因此，在“以人為本”的工作理念指導下，社保檔案管理單位要提高社保檔案管理與服務意識，主動出擊，深入企事業單位開展調研，針對企事業單位養老、醫療和失業保險檔案特點，了解社保相關業務、職能分工、工作流程等社保檔案形成工作的規律。找出社保檔案形成過程中普遍存在的問題，如許多單位由于經費和人手不足，都沒有專門的檔案管理機構，社保檔案基礎薄弱，檔案管理松懈。然后，找出解決相關問題的辦法，培育相關的專職人員，提高社保檔案管理整體水平。在此基礎上，與各部門展開座談，深入探討社保檔案形成中需要注意的問題，如原始資料收集與管理方法，檔案利用問題等，并就相關問題的解決措施與企事業單位達成協議，共建社保檔案共享平臺，完善社保檔案，使企事業單位提高檔案管理意識，理清思路，明確方向，爭取為參保人員提供優質而完善的服務。

（二）完善管理章程，規范檔案管理

社保檔案管理工作的順利實施，需要建立在檔案管理章程完善的基礎上。近年來，在社會保障管理方面，我國政府對社保事業進行了綜合規劃，同時成立了國家社會保障委員會，由其負責社保領導、決策和發展規劃工作，社會保障管理制度也日漸完善。但是，社保檔案管理始終是社保管理實務中極其薄弱的一環。這就要求有關部門進一步完善社保檔案管理章程，規范社保檔案管理制度，根據社保人群特點建立對應的社保檔案管理體系，明確社保檔案管理工作程序，構建科學的社保檔案組織框架，避免在同一業務上造成資源浪費。如省市檔案檔案局可在調研論證的基礎上，出臺社保檔案管理辦法，就社保檔案管理體制、經費、適用范圍、案卷質量標準、保管利用等作出明確規定，要求各級檔案部門嚴格按照管理章程來辦事，以確保社保檔案管理工作的規范性。

（三）利用信息技術提高檔案管理水平

第9篇：電子檔案管理方法范文

關鍵詞：電子檔案；安全保管；問題；對策

對于在目前社會上使用的檔案在很大程度上是屬于電子檔案，這種電子檔案在管理和收納上與傳統檔案相比較還存在很大的優勢，但是在對電子檔案進行管理的過程中還經常會發生安全問題，這些安全問題對電子檔案自身保密性產生的影響是非常大，針對于這一點就需要對電子檔案保管中出現的安全問題進行全面分析，并根據分析結果提出有效解決措施。

1 電子檔案信息安全管理面臨的問題

在對現在社會上實施的電子檔案進行研究的時候，了解到其和傳統檔案相比較自身存在的優點非常多，不僅僅能夠提高整理和收納的效率，對于減少查詢檔案過程中消耗的時間也起到非常重要的作用。但是在對電子檔案進行安全保管分析的時候，發現電子檔案在保管的時候經常發出現安全問題，這些安全問題對檔案自身安全性和完整性產生的影響都是非常大的，針對于此，就應該在進行電子檔案保管的時候，對其自身涉及的保管方法進行有效分析，并對其中存在的安全問題進行合理的解決。

1.1 電子檔案安全管理不符合相應標準

在目前實施的電子檔案對于促使我國社會發展起到非常重要的作用。但是在進行電子檔案管理的時候還經常出現一些安全問題，在對這些安全問題進行研究的時候，發現發生這些安全問題的主要原因在于制定的安全管理標準不符合相應檔案管理要求。這主要是因為我國目前檔案信息管理工作的發展時間還不是很長，其內部涉及的安全不管理制度并沒有達到完善的地步。加上現在社會上電子檔案不斷發展，對其制定有效的管理方案就顯得非常重要。但是目前各個檔案管理部門對這一制度的重視程度還有很大的不足，這就導致電子檔案在進行管理的時候經常會出現安全問題。

1.2 電子檔案的標準型和統一性還存在問題

對電子檔案進行管理往往是依靠計算機系統的，但是在進行電子檔案管理過程中選取的計算機系統與檔案管理需求并不能做到完全銜接，也就是說現在社會上使用的計算機系統并不能完全進行電子檔案管理，其中還存在一定統一性和標準型問題，這樣對各個區域和各個單位之間的檔案信息共享產生非常嚴重的影響。

1.3 檔案管理人員并沒有進行有效培訓

盡管電子檔案管理在很大程度上是通過計算機進行的，但是在這個過程中還需要檔案管理人員對計算機系統進行有效控制，這就需要對檔案管理人員進行相應培訓，保證電子檔案能夠得到良好的管理。但是對現在進行電子檔案管理的人員進行全面分析中，了解到電子檔案管理人員自身素質并不符合社會發展需求，其根本原因在于電子檔案管理人員對計算機系統的了解還有很大不足，這就導致在進行電子檔案管理的過程中受到非常多的阻礙。另外，我國各個區域的電子檔案體系也存在一定差異，檔案管理人員在對不同區域的電子檔案進行管理的時候經常出現一些問題。針對于這一點就要采取有效的技術方法提升檔案管理人員自身綜合素質，借以保證子檔案管理更好的進行。

2 加強電子檔案信息安全管理的有效策略探究

2.1 構建科學有效的電子檔案工作標準及規范

科學有效的電子檔案工作標準及規范是電子檔案信息實現安全管理的前提。基于電子檔案，需確定標準及規范分為多個環節，且這些環節需要充分遵循循序漸進的原則，比如：電子文件的形成積累整理鑒定歸檔；又如：電子文件的分類排序存儲。其中，在電子文件的積累中，需要明確收集的范圍、收集積累的要求等；在電子文件的歸檔中，需要對歸檔的范圍、時間及檢測等內容充分把握。另外，在電子穩健歸檔之后，還需要進行電子檔案的移交與保管，以相關規定為依據進而將歸檔后的電子文件移交至檔案館等檔案保管部門，使電子檔案能夠實現集中保管，以此充分體現出電子檔案工作的標準性與規范性。

2.2 建立完善的維護電子文件真實及安全的法律法規

為了規避檔案信息被更改或者出現丟失等情況，建立完善的維護電子文件真實及安全的法律法規便顯得尤為重要。首先，在現有的法律法規的基礎上對立法信息資源進行整合，以循序漸進的方式，逐步構建以《電子文件法》為核心的電子文件法律法規體系，以此為電子文件真實及安全的維護起到推波助瀾的作用。其次，文件與檔案在立法上要形成一致性，做到兩者之間不盲目立法，以此為文檔一體化工作的順利開展起到幫助作用。再則，需確立電子文件的法律地位，制定有效的電子文件管理法律法規，并強化宏觀指導，以此為電子文件單獨立法提供基礎依據。最后，檔案管理科部門應跟各個部門進行密切合作，這些部門包括了：法律部門、信息部門以及技術部門等。對電子文件的特殊性質進行充分考慮，借鑒西方一些發達國家相關的具有完善性質的法律法規，進一步構建符合我國國情的電子文件法規體系，為檔案部門工作的順利開展起到全面性的幫助。

2.3 提升檔案管理人員的整體素質

提升檔案管理人員的整體素質對于檔案工作而言，是非常有必要的。做好這方面的工作，需要從兩方面著手：一方面，對檔案管理人員進行培訓，努力提升檔案管理人員的文化程度及專業化知識水平，并且在培訓過程中將計算機應用作為重點培訓內容，以此讓每一位檔案管理人員都具備高水準的計算機應用能力。另一方面，檔案管理人員在日常工作中，不但需要努力學習理論知識，還需要以實踐作為檔案工作的絕對支撐點，擅于總結經驗，在工作中激發出高度的積極性，既要熟悉檔案業務，又要會操作并設計程序。另外，檔案管理人員需要充分融入到檔案編程工作當中去。

結束語

綜上所述可以了解到在目前社會上進行的電子檔案管理在安全上還存在一些問題，其根本原因在于構建電子檔案體系的過程中并沒有對檔案整體需求進行全面考慮。對于在進行電子檔案安全管理中出現的問題來說，其不僅僅影響電子檔案管理的順利性，對電子檔案自身安全性和準確性產生的影響也很大。針對于這一點就要在進行電子檔案管理的時候，對其自身涉及的管理方法進行全面研究，并根據研究結果提出有效解決措施，促使我國電子檔案管理的安全性和準確性得到進一步提升。

參考文獻

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[1]梁為波.探討電子檔案的安全性[J].群文天地，2012（20）.