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第1篇：電子合同歸檔管理范文

關鍵詞：合同檔案；檔案管理；措施

隨著市場主體法制觀念的不斷增強，市場交易行為日趨規范，合同檔案數量與日俱增，在不同領域發揮的作用日益凸顯。筆者所在單位每年新增合同近3萬件，累計已達26萬余件，在合同檔案管理的探索中積累了一些有益的經驗，也存在一些需要探討的細節問題。下面以中國聯通河南省分公司為例，從三個方面對合同檔案管理的做法進行梳理、探討。

1 合同檔案的收集

1.1 收集時間：合同檔案有其自身的形成和運動規律，有的合同在幾天或幾周內即可履行完約定事項，比如辦公用品的采購合同，有的合同履行時間較長，需要幾年甚至更長的時間，比如重大建設項目類合同等，這些特點決定了合同檔案的收集時間宜根據具體情況靈活掌握，不能等合同全部履行完畢再歸檔。為確保一個歸檔年度內的合同檔案齊全完整，且不影響合同的正常履行，筆者所在單位采取了以下三種形式：一是每季度的第一個月定期收集上季度履行完畢的合同；二是根據合同履行進度，分階段收集履行周期較長的重要合同，將合同原件在合同簽訂年度及時歸檔，提供復制件作為履行合同的依據；三是隨時收集在簽約儀式上簽訂的合同以及承辦合同量較小的部門簽訂的合同，避免丟失損毀。

1.2 收集內容：合同檔案的內容應包括合同審批、招投標、簽訂、履行、變更、終止、爭議解決等與合同有關的文件材料，不能局限于合同本身，應做到齊全完整、不重不漏。[1]具體包括以下三個方面：

1.2.1 合同審批階段的文件材料：包括與合同有關的技術背景資料、可行性論證、技術評價報告、招投標文件、審批文件、審簽單等。[2]

1.2.2 合同簽訂階段的文件材料：包括法人授權委托書、簽字儀式聲像材料、廉潔自律承諾書、公證書、合同書等。由于合同正本和副本在內容一致的情況下法律效力相同，但合同正本的簽字、蓋章必須是原件，合同副本則不一定，因此，合同歸檔時應以正本為準，只有在正本因某種原因缺失的情況下可以將副本歸檔，不應當將正本和副本同時歸檔保存。

1.2.3 合同履行階段的文件材料：包括合同變更、補充協議、爭議解決、法律訴訟、備忘錄、項目驗收等。

1.3 收集方式：合同檔案的收集方式由合同檔案的內容、性質、管理模式等所決定，但應從源頭、過程進行管控，確保合同的收集齊全、完整。[3]

1.3.1 系統內合同的收集：對于通過合同管理系統進行審簽的合同，筆者所在單位為確保合同及時歸檔，在合同審簽流程中增加了檔案部門管控環節，沒有檔案人員的歸檔確認信息，合同無法進入履行環節和合同款的結算，為合同檔案的齊全完整提供了切實有效的管控手段。

1.3.2 系統外合同的收集：對于通過傳統方式簽訂的系統外合同，在合同簽字蓋章環節由負責合同印章管理的人員牽頭收集，如果本單位先加蓋合同章，經辦人應登記合同信息，并簽字承諾待合同他方簽字蓋章后負責移交歸檔；如果本單位后蓋章，直接在加蓋合同章時留存一份歸檔。

2 合同檔案的整理

2.1 合同檔案的分類。現行檔案分類方案沒有將合同檔案作為一個單獨的一級類目進行管理，但不同規模、不同性質的單位在合同檔案分類方面的做法卻千差萬別，有的將合同檔案作為一個單獨門類，并在檔案管理系統中設置了合同檔案模塊，有的將合同檔案歸入不同的類目中。筆者認為，合同檔案管理應遵循現行檔案分類大綱，按問題或機構將其歸入不同的類目，不宜單獨作為一個獨立門類進行管理，以維護現有分類方案的嚴整性，避免出現“平行類目交叉、上下類目互不從屬”[4]的現象。同時，為便于合同檔案的日常管理和開發利用工作，可借鑒文書檔案中的發文匯集管理模式，將合同及其相關文件材料按所屬類別歸檔，并將合同正本（或副本）按照合同流水號排列，進行獨立管理。這樣既不改變現行檔案分類體系，又便于合同檔案的日常管理、統計和利用，同時保證了工程、科研、設備等檔案的完整性和成套性。

2.2 合同檔案保管期限的劃分。確定合同檔案保管期限的基本原則是以合同本身的價值為依據，并兼顧其他因素。首先，屬于不同檔案類型的合同保管期限劃分標準不同，比如文書檔案是永久、30年、15年，科技檔案是永久、長期、短期。其次，合同的履行期限是重要參考指標，合同條款規定的合同有效期是劃分合同檔案保管期限的重要依據之一。再次，合同標的涉及設備、土地等使用年限應作為考量因素。最后，考慮合同續簽優惠條件等因素，根據設備的更新換代情況適當延長合同檔案的保管期限。比如，再次采購同類型設備或其升級換代產品，可給予合同總價15%的優惠。避免片面夸大合同的重要性，將合同不分主次一律列為永久保管，也不應當有完全按照合同履行期限，履行期滿即銷毀的極端做法。可見，盡管鑒定合同價值并無具體標準可循，但只要善于綜合各方面信息，運用全面的、辯證的、動態的觀點看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。

2.3 合同檔案的排序。合同檔案整理時，無論按機構還是按問題分類，無論歸入哪種檔案類型和類目，合同檔案的排序應遵循下列原則：首先，將與合同訂立、變更、履行、終止等相關的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件進行整理。其次，按照結論性文件在前，依據性文件在后的原則排序，不宜簡單機械地按文件形成時間先后順序排列。最后，合同審簽單上記載的信息反映了合同的起草、修改、審核等形成過程，相當于正式公文的定稿，應將其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原則以確保合同檔案之間的有機聯系、主次分明、條理清晰。

2.4 變更、續簽合同的歸屬。合同變更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完畢時，由于一定法律事實的出現而使合同內容發生改變。文書檔案中合同歸檔時一般以年度為單位，對于跨年度簽訂合同變更或補充協議不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于檔案的統計；二是原有檔案有統一的編號，插入文件時將造成編號的混亂；三是增加新歸檔合同需要調整檔案盒甚至檔案柜的位置；四是不便于合同檔案的檢索利用，例如，在2012年簽訂的補充協議，如果放到2009年度歸檔，可能造成檢索失誤。但按年度似乎又割裂了合同間的必然聯系，正確處理方法是在合同備考表中注明相互關聯合同檔號及存放位置。

2.5 合同檔案歸檔文件目錄的填寫

2.5.1 文件編號。不同單位的合同簽訂都有自己獨立的合同審批流程和合同號的編制規則，填寫文件編號時，應以本單位的合同號為準，而不是合同他方編制的合同號。

2.5.2 責任者。因合同的訂立方為雙方或多方，所以合同檔案的法定責任者為兩個或以上，且必有一方是本單位，歸檔工作中為了目錄格式的美觀和檢索方便，合同檔案的責任者應填寫合同他方，便于查詢和管理。

2.5.3 成文日期。合同成文日期的確定類似于聯合行文，以最后一個合法簽訂人簽署的日期為準，因為只有合同各方全部簽字蓋章后合同才能正式生效。

3. 合同檔案的信息化建設

3.1 合同管理系統中電子印章的技術處理方法。一些合同量較大的單位都建設了合同管理系統，通過系統審簽合同有利于嚴格控制流程，公開、透明、提高效率，但由于合同簽訂各方可能一方沒有使用系統，也可能使用不同的系統，不太可能使用同一系統進行同一合同的審簽，合同簽署環節加蓋雙方電子印章在目前管理格局下難以實現，應通過不同方式履行完合同各方的審批流程后手工加蓋合同章，將簽字蓋章頁掃描后插入合同管理系統中的電子合同正本中，完成電子合同的簽署流程，并形成完整的電子合同版本。

3.2 檔案管理系統中合同檔案的模塊設置。根據前面分析，盡管我們不贊成將合同作為單獨門類進行管理，但在檔案管理系統中設置獨立的合同檔案模塊便于合同檔案管理。因為文書、科技等類型檔案的著錄項目不能完全涵蓋合同檔案的著錄和檢索信息，如，合同金額、合同類型、授權簽約代表、合同對方等。但在編制檔號時，仍然按照所歸入的門類正常編號，并在備考表注明參見號。

3.3 合同檔案的數字化管理。合同檔案的數字化管理即利用OCR、存儲、數據庫等技術手段，通過數據交換、轉存、掃描等方式，將不同載體形式的合同轉化為數字化的檔案信息，形成一個有序結構的檔案信息庫，實現資源共享的工作機制。主要途徑如下：

3.3.1 搭建系統橋梁。信息化水平較高、合同量較大的單位，一般都建設了網絡版合同系統和檔案管理系統，通過建立聯網的系統間數據交換接口，實現已辦結合同數據自動轉換、存儲到檔案管理系統，直接實現合同檔案的數字化管理。

3.3.2 下載轉存數據。對于因經濟、技術等原因無法建立系統間數據交換接口的情況，可以將電子合同下載后，通過原文管理的方式轉存到檔案管理系統，以實現合同檔案的數字化管理。

3.3.3 掃描掛接數據。通過掃描、拍攝等方式，將紙質載體的合同轉化為電子合同，并進行技術加工和處理，通過批量數據掛接方式，實現合同檔案的數字化管理。

結語：SOX（薩班斯）內控檢查和內部審計越來越嚴格，對境內外上市企業合同檔案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同檔案管理模式，強化合同檔案規范化管理，有助于提升企業基礎管理水平。

參考文獻：

[1]袁俊玲.關于合同檔案管理的若干思考[J].山東檔案，2000（4）：4～5.

[2]張耘.合同檔案的特點及其管理[J].山西檔案，2000（4）：23～25.

[3]儲玲.試論合同檔案必須實現全面質量管理[J].機電兵船檔案，2009（5）：33～34.

第2篇：電子合同歸檔管理范文

（一）住房公積金合同管理

合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。住房公積金管理中心（以下簡稱“公積金中心”）作為獨立的事業單位法人，在住房公積金的管理運作中往往需要以民事主體的身份對外簽訂各類合同。住房公積金合同管理是指公積金中心對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。

（二）住房公積金合同管理中存在的問題

1.各地公積金中心合同管理部門設置不統一

法治意識較強的管理中心設置了專門的法規部門，有專門的法規管理人員從事合同管理相關工作；有的雖然不設置法規部門但設立了法規崗位，崗位職責中包括合同管理，但同時還疲于應付大量行政工作，無法集中、專注地從事法律事務工作；有的甚至不設法規崗位，僅由一般工作人員負責合同的具體簽訂工作。

2.住房公積金行業尚未形成法律人才庫

目前全國各地公積金中心幾乎都有法律專業人員，但目前尚未對這股法律力量進行整合，也并未搭建一個培訓交流的平臺。一些公積金中心疏于對這些人員的法律知識培訓，這些人員由于平時的工作、生活與法律專業知識交集不多，導致原有法律知識的生疏，或出現知識老化、滯后的情況，從而實戰能力匱乏，難以適應住房公積金合同管理中不斷出現的法律問題。

3.法規管理人員和法律顧問尚未形成良性互動

目前的狀況是，法規管理人員的專業素養和實踐經驗比不上法律顧問，但法律顧問又不熟悉住房公積金管理業務。所以一個操作性強、工作效能高的合同管理法律風險管理體系，應該由住房公積金內部法規管理人員與外聘法律顧問共同組成。

4.合同管理缺乏系統性

合同管理較規范的公積金中心制定了專門的合同管理制度和相應操作規程來對合同進行管理，但很多的公積金中心缺少真正的合同管理，其管理僅停留在合同的起草和簽訂方面，一旦合同簽署后就疏于后續的管理評價，為以后產生嚴重的合同糾紛埋下了隱患。真正完整、系統的合同管理，應該是涵蓋合同準備階段、合同簽署階段、合同履行階段、合同后續管理階段，自始至終地關注并及時處理所有的相關法律問題，使法律風險損失降低至最小化的全過程、系統性的管理。

二、住房公積金合同管理中法律風險管理體系的建立

（一）形成合同管理工作機制

一是設置法規部門專門負責處理公積金管理中法律法規相關工作，不從事其他行政事務工作，保證工作的專一性。明確法規崗位的具體職責為依法行政、合同管理以及其他法律事務工作等。相關人員上崗條件需要有法律相關背景。

二是定期或不定期組織合同管理人員參加相關培訓。通過建立合同管理培訓長效機制來提高合同管理人員的業務技能，提升住房公積金合同管理水平，降低或避免可能發生的風險。

三是形成法規管理人員和法律顧問的良性互動。公積金中心要在選定律師時重在針對性強、能夠有效解決問題，而不是僅僅看律師是否大牌。法律顧問需要通過與法規管理人員的溝通和交流，了解公積金業務發展的情況和需要解決的問題。

（二）建立健全合同管理制度

合同管理制度中主要應包括以下幾個方面。

1.合同分類

根據公積金中心管理運作的實際情況，對住房公積金管理過程中對外簽訂的合同進行分類，以便有針對性的對各類合同進行管理。

2.分設部門

同時本著規范管理和權力制衡的原則，明確合同管理的部門及相應職責。可將合同管理部門分為承辦部門、審核部門、用印及歸檔部門、資金收支部門及監督部門。

（1）承辦部門是經濟合同的主要責任部門，對合同中涉及本部門的專業內容負責，主要職責包括：對合同項目進行可行性分析或論證；調查相對方主體資格、資信、履約能力和標的物信息；在授權范圍內參加合同談判；擬訂及修改合同，辦理合同簽署的相關手續；按約定的時間、地點和標準履行合同；保管合同及相關資料、建立相關臺賬和移交合同檔案。

（2）審核部門是法規處，主要職責包括：參與合同相對方的調查、合同談判；書面審查擬簽合同條款的合法合規性；合同的履行中涉及法律糾紛的，及時與法律顧問取得聯系并妥善處理；組織合同評價管理。

（3）用印及歸檔部門是辦公室，主要職責包括：對完成審核、審批流程的合同按相關規定用印；負責對蓋章后的合同設立臺賬進行管理并歸檔。

（4）資金收支部門是財務部門，主要職責包括：對合同中的資金收支條款進行審核并按合同約定和住房公積金財務管理相關制度進行相應操作。

（5）監督部門是監察部門，主要職責包括：對合同履行過程進行監督；對合同管理中出現的違紀、違規、違法問題進行調查處理并提出處理建議。

3.明確合同管理流程

可以將合同管理具體劃分為四個階段：合同準備階段，包括合同前期調查、談判、起草、審核等程序；合同簽署階段，包括合同簽訂、歸檔等程序；合同履行階段，包括合同履行、變更或轉讓、終止、處理糾紛等程序；合同履行后管理階段，包括合同監督、合同執行情況評價等程序。

4.制定合同管理操作規程

根據合同管理制度制定相應操作規程，明確各階段的具體操作步驟和關鍵風險點，同時創新合同管理模式，將合同管理分階段、全程采用電子化管理模式，充分利用信息系統對合同管理各個環節進行控制，規范合同管理，提高合同管理效率。

（三）提高合同管理水平

除了形成合同管理工作機制、建立健全合同管理制度，還要提高合同管理水平，具體到實踐操作中就是要注意合同管理各階段的法律風險防范。

1.合同生效前的法律風險防范

（1）合同策劃風險

指在合同策劃階段存在的不能滿足住房公積金管理目標的可行性風險。對于合同策劃風險的主要控制方法：一是對合同項目進行可行性分析或論證；二是合同審核人員及時掌握本市政府采購目錄及標準，以便在進行合同審核時進行比對檢查；三是在合同管理制度中明確規定為了回避政府采購，將金額較大的合同拆分為金額較小合同的責任追究。

（2）合同調查風險

指在合同調查過程中對被調查對象做出不當評價的風險。要控制這類風險，一是要提高合同管理人員的專業素質和責任心，在充分收集相關證據的基礎上做出恰當的判斷；二是充分調查合同對象的履約能力和商業信譽。

（3）合同談判風險

指在合同談判過程中忽略了重大問題或在重大問題上做出不當讓步的風險以及談判策略泄密的風險。控制合同談判風險的主要方法：一是組建一支結構合理的談判團隊，談判團隊中除了有經驗豐富的業務人員外，必要時還應當有相應的財務、審計、法律等方面的人員參與談判；二是盡可能地爭取后履行義務，從而為交易安全提供更多的保障；三是在整個過程中，強調并做好保密工作。

（4）合同審核風險

指在合同審核過程中沒有發現或糾正合同不當內容和條款的風險。控制此類風險的主要方法：一是提高合同審核人員的專業素質，注重此類人員的崗前培訓和知識更新培訓；二是制定合同審核操作規程；三是實施合同管理責任追究制度等，劃分合同承辦部門和審核部門的責任。

（5）合同簽署風險

指正式簽署合同過程中存在不當行為的風險。控制此類風險的主要方法：一是每年進行法人授權，嚴格劃分合同的簽署權限，嚴禁超越權限簽署合同；二是加強對相對方人權限的審查，比如查看對方有無委托授權書，確定人的權限是否合法有效；三是明確合同印章管理部門和責任，確保只為符合合同審批流程的合同文本加蓋合同印章；四是采取恰當措施，防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章等。

2.合同生效后的法律風險防范

（1）合同履行過程中的風險

指在合同履行過程中存在的風險，主要表現為違約風險，即沒有按照合同的約定履行義務。控制違約風險的主要方法：一是在合同中明確并細化違約責任；二是合理使用抗辯權分散風險、降低損害程度；三是通過對合同所涉及的各類法律規范依據的運用以及保留足夠證據控制違約風險；四是通過合理運用繼續履行、采取補救措施或者賠償損失的替代責任，將合同損失降到最低。

（2）合同變更或轉讓風險

指在合同變更或轉讓過程中存在的風險。控制此類風險的主要方法：一是通過制定合同管理制度明確規定合同變更或轉讓的審批流程；二是合同變更或轉讓的內容和條款必須與當事人協商一致且進行書面變更；三是注重對合同變更或轉讓過程中相關證據的保存。

（3）合同終止風險

指在辦理合同終止手續過程中存在不當行為的風險。控制此類風險的主要方法一是在合同中明確提前解除或終止權；二是通過制定合同管理制度明確規定合同終止的相應審批流程。

（4）合同糾紛處理不當的風險

指在處理合同糾紛過程中存在不當行為的風險。控制此類風險的主要方法：一是通過制定合同管理制度明確規定合同糾紛的處理辦法和相應審批流程明確各類合同管理人員在合同糾紛處理中的責任；二是充分收集對方違約的證據，尤其在主動解除合同的情形下，要避免因處理不當，反而被證據顯示成為自己一方違約；三是在違約責任與侵權責任競合的情形下，合理地選擇訴權予以適用，以更好地保護自身合法權益。

（5）合同后續管理中的風險

指在合同履行完畢或終止后管理過程中存在的風險，主要包括以下幾種情況。

合同歸檔保管的風險是指在合同歸檔保管過程中存在的風險。這種風險主要包括合同丟失；合同被泄漏等。控制此類風險的主要方法：一是通過制定合同管理制度明確規定合同歸檔管理人員及相應責任；二是對合同保管情況實施定期和不定期的監督檢查。

合同執行情況評價風險是指在合同執行情況評價中存在的風險。這種風險主要包括：合同簽署后疏于后續的管理評價；合同評價范圍和標準不科學，導致評價過程未能突出重點，評價流于形式等。控制此類風險的主要方法：一是制定合同執行情況的評價制度；二是建立合同執行情況評價的操作規程。

參考文獻：

第3篇：電子合同歸檔管理范文

文章編號：1004-4914（2016）05-221-01

一、研究意義

生產檔案作為基層研究所產品科研生產過程中的真實記錄，不僅代表著產品生產過程的歷史，也代表著我們單位生產運營的歷史過程，更是促進我們單位事業持續有效發展的重要依據。生產檔案管理工作已成為基層研究所基礎性管理工作不可或缺的一部分，做好基層研究所生產檔案管理工作意義非凡。

二、檔案相關定義與分類

（一）定義

檔案是指企業在研發、生產、經營和管理等活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件。

檔案是指反映企業在研發、生產、服務、經營、管理等各項活動和基本歷史面貌的，對本企業各項活動、國家建設、社會發展和歷史研究具有利用價值的文件材料。

本文所指的檔案是橡膠與密封研究所批量或小批量生產密封劑、橡膠膠料和橡膠制品以及非金屬試驗室檢測過程中形成的、具有保存價值的合同、原材料質量證明、生產流程卡、生產記錄、檢測記錄等具有保存價值的文件材料。

（二）分類

目前基層研究所涉及檔案按檔案性質分，可分為科研生產檔案和產品生產檔案；按體系劃分，可分為質量體系檔案、宇航體系檔案、實驗室體系檔案，本文研究的是產品生產檔案和非金屬試驗室檢測記錄。

三、目前基層研究所檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案意識薄弱

生產檔案管理作為基礎性管理工作往往引不起高度重視。一般情況下，基層研究所大部分人員致力于科研、生產的發展工作，生產檔案工作最為基礎性管理工作，往往不受重視，認為檔案管理工作可有可無，這樣容易導致歸檔不及時甚至檔案缺失的問題。

（二）檔案管理缺乏有效培訓體系

目前基層研究所從事檔案管理工作的均是兼職人員，絕大部分沒有專業的檔案管理知識背景，且人員流動性較大，而歸檔任務繁重，往往都是進行簡單的檔案管理過程培訓，沒有統一的檔案管理相關知識培訓，對于檔案收集人員往往存在檔案收集不全、整理不到位的問題，對于檔案管理人員容易存在歸檔資料檢查不全面、歸檔流程不清晰的問題。

（三）信息不對稱

基層研究所目前歸檔范圍主要包括生產檔案和試驗室檢驗檔案，生產檔案一般依據合同歸檔，兼職檔案管理人員對實際應歸檔數量和合同履行率情況不了解，缺乏統一的信息檢索平臺，只能電話或郵件實時告知及時歸檔，對于實際應完成情況無法考核，這樣容易導致部分合同未歸檔的情況。

四、如何做好基層研究所檔案管理工作

（一）加強領導和員工重視程度

要想持續做好產品檔案管理工作，必須提高領導和員工意識，領導的重視程度直接決定了檔案管理工作的地位。首先，可以成立基層研究所檔案管理小組，由研究所領導為組長，兼職檔案員和各班組長為組員；其次，檔案管理小組對每年檔案管理工作進行部署，年初有計劃、年底有總結，每季度各班組根據實際合同任務進行檔案管理工作總結，并根據獎懲制度進行考核，提高檔案管理工作的重要性；第三，定期組織各班組歸檔人員的溝通交流會，讓從事檔案管理工作的人員感受到該項工作的重要性和價值性，同時也能就實際檔案管理工作中遇到的問題進行交流，切實提高檔案管理從事人員的工作積極性和工作熱情；第四，落實檔案管理工作相關考核激勵制度。通過考核激勵，不僅能夠起到約束作用，同時也能有效調動員工的主動性，提高工作成就感。

（二）建立檔案管理工作培訓體系

基層研究所檔案工作細致、繁瑣，檔案管理工作人員的素質和業務水平在很大程度上決定了檔案管理工作的質量和效率，針對目前基層研究所檔案管理工作人員的設置情況，建立一個有效的培訓體系至關重要。首先，加強崗前培訓。基礎研究所人員流動性大，但交接工作未必做到及時有效和全面，因此對于從事檔案管理工作的人員必須進行崗前培訓，讓其熟悉檔案業務流程。第二，加強檔案管理知識（業務）培訓。這個不僅要針對兼職檔案人員，也要對全員進行宣貫，檔案主管部門可以定期對基層研究所兼職人員進行相關知識培訓，拓展兼職檔案管理員的理論知識和業務水平，同時由兼職檔案人員對其研究所各部門兼職歸檔人員進行知識宣貫，分層逐級提高全員檔案管理意識。第三，不定期組織向外單位先進檔案管理部門學習，了解先進檔案管理經驗和做法，并結合自身工作思考借鑒之處。

（三）運用管理工具進行檔案管理工作

第4篇：電子合同歸檔管理范文

 

 

關鍵詞:教育培訓　電子文檔　公文　檔案　電子化

近年來，高校繼續教育培訓進入了一個快速發展期，隨著其規模的不斷擴大，在其內部產生了大量的公文和檔案。由于教育培訓領域自身所獨有的特點，使得管理者對公文、檔案的存取、調用要求更高。如何高效地處理這些公文以及有效、及時地使用這些檔案，是目前高校教育培訓工作中面臨的一個重要問題。由此，文檔的電子化成為迫切的需要。而隨著信息技術、網絡技術的發展，電子文檔以其操作方便、傳遞快捷、存儲空間小、信息容量大等特點，具有傳統文件無法比擬的優勢。在電子文檔大量產生的同時，如何保障電子文檔的有效利用，已經成為人們所關注的重要問題。

一、概念及特性

文檔，即公文和檔案，公文是檔案的前身，檔案是公文的終結。電子文檔即電子公文和電子檔案，電子公文是由辦公自動化系統生成，電子公文流轉結束后就進入了歸檔環節，形成電子檔案。電子文檔就是單位在日常運作中創建、流轉和最終生成的能為計算機識別和處理，并可在網絡上傳遞的代碼序列，包括文字、圖表和圖像等電子化文件。電子文檔存儲密度高、容量大、體積小，通過互聯網技術可以在極短的時間里從任意地點進行查閱、調用，管理方便。但電子文檔必須以計算機為媒介，對設備依存度較高，而且易于修改、復制、傳播。

二、教育培訓文檔電子化的意義

(一)高校教育培訓公文電子化的意義

高校教育培訓的公文包括請示、資產請示、收文、報文、大型活動審批、合同審批及管理、信息審核及、通知、各類函件等，要求時效性強，需要準確、快速地完成。如果使用傳統的手工方式完成，則費時費力，且易出差錯。依靠網絡信息技術對文檔進行高效有序的電子化處理，通過電子公文傳輸、交換、共享，加快了公文流轉速度，提高了辦公效率和資源利用率，實現了跨平臺的數據信息交換和信息共享，使各個層面的工作有機地聯系起來。

1．辦公效率大幅提高

電子公文與紙質公文的種類、要素、工作流程、歸檔等基本相同。高校教育培訓工作的日常內部公文處理流程包括擬稿、審稿、定稿、簽發、分發、催辦、歸檔等，上級來文則有收文、登記、傳閱、催辦、督辦、歸檔等，原來依靠傳統的流轉程序時，就擬稿、審稿、定稿程序就會反復幾次修改，若是碰到領導出差的情況，只能等到領導出差回來才能簽批，出差幾天等幾天，再呈報到下一位領導時，可能又因為別的原因而延誤了批閱。這些嚴重地影響了公文流轉的進程和速度，制約了教育培訓工作的開展。而電子公文相比紙質公文來說方便、快捷、智能，依靠計算機強大的信息處理能力以及網絡，不受時間和地點的限制，只要有互聯網，隨時隨地就可簽批。即使領導在大洋彼岸出差，也可以使用互聯網絡及時登錄辦公自動化系統簽批公文。而且辦公自動化系統具備了提醒和催辦功能，從而極大地提高了辦公效率。

2．加快了文件傳遞的速度和提高了安全性

傳統的公文流轉方式在向上報文或向下級部門發送紙質公文時，中間要經過很多人工操作環節，才能到達相關部門。因受時間、空間限制，阻礙了公文信息的效用。而且靠人工在傳遞過程中，遺失的情況時有發生。而電子公文通過辦公自動化平臺，利用計算機網絡技術功能，無論是在制發上傳文件還是向下級信息，都會在短時間內以點帶面的形式信息，減少了中間環節，大大縮短了公文流轉的時間，及時地傳遞了信息，其時效性能高的優勢是紙質公文不可比擬的。而且杜絕了文件在傳遞過程中丟失的情況，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。

3．響應低碳、環保、節約的號召

采用無紙化辦公的方式進行電子公文的流轉，除了讓大家“省力”，極大提高工作效率之外，還大大減少了紙張的使用。除此之外，還大大減少其他如印刷、筆墨等辦公費用。這無疑是對倡導低碳環保生活的響應，為建設環保型、節約型社會貢獻了一份力量。

(二)高校教育培訓檔案電子化的意義

1．提高檔案管理工作的質量和水平

傳統型檔案以手工管理為主，這種管理會因人的水平、能力、責任心等諸多因素使檔案管理工作質量和水平產生很大差異。而電子公文轉化為電子檔案后，其管理雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計算機為工具，按檔案管理規范的要求進行

編制開發的專用數據庫，任何人進行操作和管理，其差異都很小，從而提高了檔案管理工作的質量和水平。

2．文件信息得到充分交流與共享

多年來，高校檔案一直采用柜架式保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，而且查閱、利用非常不便。其管理、查詢與利用需要在庫房中進行，無法做到信息共享，更談不上交流。這使得大量信息閑置于文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，而且原件容易損毀，還造成文件和信息查找困難。同時，由于傳統意識的影響，國人對檔案的重視程度不夠，大部分人忽略了它的意義，而高校教育培訓的檔案管理有其獨特的特點，即查詢調用的需求非常頻繁。檔案電子化后，檔案管理由案卷級可以深入到文件級甚至內容級，可以多用戶共享檔案信息，通過辦公自動化平臺，根據用戶的不同職責設置不同的權限，分級共享信息。而且足不出戶便可查閱有關的目錄、索引和全文，既方便又快捷，使信息得以充分交流和共享。

3．便利的檢索功能提高了檔案文件的利用效率

在查閱紙質公文時要根據時間和空間順序在公文檔案中進行查找，如果年代久遠則十分麻煩和費力。而高校教育培訓檔案電子化后，通過計算機網絡技術功能，鍵入相關內容的關鍵字、詞或類目、時間、地域等進行模糊或精確檢索，就可以在幾分鐘內搜索到相關檔案信息，并且可以保證很高的查全率和查準率。

三、存在的問題及當前應對方法

電子文檔的普及為我們的工作帶來了極大的方便，為高校的持續發展做出了貢獻，但是在應用中還存在諸多問題尚需解決。以清華大學繼續教育學院為例，在向上級報文時，還是只能使用傳統的手工流轉程序，整個高校在整體上并沒有實行電子公文，也沒有統一規范，二級院系只是各自為戰，電子公文僅僅在院系內部使用，出了院系的文件流轉還是只能依靠傳統的紙質公文流轉方式完成。在財務方面，報銷憑證還是需要紙質文檔且需領導簽字才可生效完成報銷，電子文檔不具效力。另外，由于印章和簽署是文件生效的主要標志，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。

鑒于以上原因，文檔實行“兩套制”是有必要的，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。對于只能是紙質文件流轉的工作，事后再利用掃描儀等設備轉化為電子文件進行存儲。這也是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。從歷史和現實兩個角度看，以紙張為主要載體的傳統型檔案和以電子文件為代表的新形式檔案，都會同時并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。

四、結語

總之，文檔電子化是信息時展的必由之路，是高校教育培訓發展的需要，是高校檔案向信息化管理的必然趨勢，也是提高高校管理水平和管理質量的重要手段。它革命性地改變了延續幾千年的傳統公文傳遞方式，其應用亦必然會越來越深入和普及，必能大力促進高校教育培訓工作信息化的快速發展。而其完全電子化不可能一步到位，在工作中要力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展和實現。

參考文獻

[1]楊中元.電子公文在高職院校辦公室工作中的應用[j]. 職業, 2009,(15).

[2] 徐東升.信息化中電子文檔的管理[j]. 成功(教育), 2007,(10) .

[3]馬學華.高職院校電子文件管理應關注的主要環節[j].辦公自動化, 2009,(6) .

[4]吳蓉蓉.電子檔案管理的發展及普及探析[j].黑龍江科技信息, 2010,(28) .

第5篇：電子合同歸檔管理范文

一、航空制造企業中合同管理特點分析

航空制造企業主要指的是航空裝備生產軍工企業，其原材料的采購和產品的交付都需要按照軍方的指令和計劃進行。其所處環境并不是完全的市場環境，而且合同一旦出現差錯，因風險的遭受將讓航空制造企業及相關方受到的損失尤其巨大，在這種環境下，航空制造企業對于合同的管理十分重要。而且，航空制造企業對于原材料的生產及電子元器件的配套等基礎的工業具有拉動作用，航空制造企業正在逐步地走向開放，走向市場，加強合同管理時防范企業市場風險的有力保障。

二、航空制造企業中合同管理風險分析

航空制造企業在合同管理當中的風險既與其他企業一樣存在著常規的風險，又因其自身的特殊性，存在著個別風險，可以將這些風險概括為四個階段，即合同準備階段風險、合同簽署階段風險、合同履行階段風險和合同終結階段風險。在合同準備階段其風險在主要是項目合同不符合或者對企業戰略目標難以滿足的風險，和對合同相關方調查不當引發的風險；在同簽署階段，其風險主要是在簽署過程中不規范的風險，或者是對合同分送時送錯及泄密的風險；在合同履行階段，其風險主要表現為在合同一方對合同義務沒有正確履行，或者合同變更時出現錯誤；在合同?K結階段，其風險主要是合同檔案保管出現差錯，或者是沒有綜合評價等。

三、航空制造企業中合同管理風險控制應用

（一）合同簽訂階段的風險控制

1.合同立項

在合同立項方面的風險控制主要是在合同立項時，對合同立項的名稱、合同立項的類別、估算的金額以及項目信息制定合同的隸屬關系等信息是必須錄入的，這樣可以對無計劃或者無預算就簽訂合同的情況有所避免，進而實現了企業戰略目標、合同策劃目標和業務目標的一致性，進而對風險進行控制。

2.合同選商

在合同選商方面，首先會監理對人的管理數據庫，它可以提供給相關方供應商的信息及客戶的信息，并且具有評價功能和動態維護功能。在管理供應商目錄時，其全面信息都可以在系統中查詢到，且通過組織機構代碼或者營業執照號作為唯一的標識，好進行動態維護。

3.合同正審

在合同正審方面，系統實現了合同網上動態審查目標，包括了價格審查、計劃審查和領導審批等，將合同計劃、價格和法律審查設置為系統的關鍵審查目標，通過對價格合規且合理性、合同計劃的符合性與合同條款的嚴密性及合法性的審查，可以實現對合同審核風險的控制。

（二）合同履行階段的風險控制

在合同履行階段，其具體流程圖可見圖1。

通過圖1，可以知道合同履行包括了合同履行狀態的審查、填報實際履行情況等具體步驟。對于航空制造企業而言，在合同履行階段的合同管理信息系統不但可以實現合同變更、合同違約等情況的申報，還能夠對它們進行審批。而且，合同管理信息系統和企業財務系統的交換，可以讓相關方充分明白合同收支款的動態信息。企業合同的領導能夠對此進行檢查，在發現問題時，可以及時對相關人員進行提醒。

而合同管理信息系統能夠利用企業數據信息平臺和財務系統的集成，有效地獲得合同的資金交付狀況，且將合同進展和約定的資金交付時間進行比對，在資金交付日期到來時，系統會發出自動提示。在對收款情況實施監控時，系統也能夠獲得憑證的信息，對收款時間、收款金額、收款單位等信息進行展示。在對財務部申請結算時，需要將結算申請單提交到財務部門，然后由財務部門進行匯總并進行審批。如果合同需要進行解除，那么在合同解除之后，之前的審查過程仍然可以得到保存。通過這些航空制造企業中緊密聯系的措施，可以對合同管理的風險進行良好地控制。

（三）合同終結階段的風險控制

合同的終結階段，包括了合同的終止、履行評價和合同歸檔等方面。在對合同履行完畢之后，合同的管理信息系統會要求填寫一些關于合同終止等相關的信息，且在此信息結束之后將合同轉移到信息系統檔案資料庫里，以便讓相關方進行查詢。系統的履行評價功能，有利于合同履行評價的實施及責任追究制度的落實，進而對合同的風險加以控制。

第6篇：電子合同歸檔管理范文

由國家科技計劃中安排實施，由單位或個人承擔，并在一定時間周期內進行的科學技術活動就叫國家科技計劃項目。1982年，國家出臺《“六五”國家科技攻關計劃》，標志我國科技計劃正式從科技規劃中獨立出來，到2014年，進入“十二五”時期。已有五大類，三十多種計劃支撐著國家各個領域的科技需求。這些科研活動中（管理及實施）形成了大量的、具有保存價值的各種原始記錄，承載信息的各種載體通過收集整理、歸檔、組卷的等活動形成的能夠反映科研活動過程全貌的有機文件組合體，即為國家科技計劃項目檔案（以下簡稱項目檔案）。作為組織機構在科技活動直接形成的、具有保存價值的信息記錄，科技檔案與一般的“技術資料”有本質的區別，是“一次”特定的科研活動中形成的原始的、完整的記錄，是人類改造自然的產物，是具有創造性的成果和財富，是珍貴的科學技術資源，對于促進科學技術的進步、生產的發展和生產力的提高，具有重要的現實作用，并且具有長遠的歷史查考價值。

二、課題制管理與項目檔案管理內容的變化

為集中科研優勢，保障國家科技計劃項目的創新與成功，2002年，國家科技計劃項目全面實行課題負責制，根據任務內容，鼓勵跨部門、跨學科選擇課題組成員，組成臨時的研發團隊，研發任務完成后，團隊即解散。研發團隊成為了項目檔案管理的主體單位，項目負責人同時作為項目檔案管理的責任人，承擔項目檔案管理的相關職責。

實現項目――課題管理模式后，檔案管理變為以項目為牽引，收集的檔案需體現項目管理的全過程，項目檔案不再是簡單的科技檔案，而是圍繞一個科研項目形成的全套科技文件的總稱，體現從申請立項到成果驗收全過程文件。包括了科技管理部門在管理過程形成的管理檔案，以及主持、承擔單位在研發過程中現成的管理檔案和科研檔案，這些檔案包括了傳統意義上的文書檔案、財務檔案和科技檔案（基建檔案、設備檔案、研發檔案等）。項目檔案所涉及的過程和類別改變了傳統的文書檔案、財務檔案、研發檔案、基建檔案、設備檔案的分類設置模式，打破了學科間的界限。對于國家科技計劃項目檔案管理，國家目前無相關的檔案管理規定，對于從事檔案工作的管理人員而言，項目檔案管理包括了行政和業務兩個的層面的融合管理，是對傳統檔案管理模式的變革和挑戰。

三、國家科技計劃項目檔案管理面臨的問題

（一）主體多元化使項目檔案管理過程復雜化。采用跨行業、跨單位組成大型的科研團隊后，項目的承擔單位由一家變為多家，項目管理及實施主體進一步多元化、復雜化。項目形成檔案的主體多元化，包括了各級管理部門、主持單位、合作單位、協作單位等多種職能、多種性質的單位。由于國家現行科技檔案管理模式對各主體之間的歸檔責任沒有明確規定，加上單位之間的競爭、知識產權保護等多種復雜的關系，項目檔案管理過程更進一步復雜化。

（二）科技項目檔案管理規范建設滯后。隨著國家大量科研計劃項目的開展，科技部先后出臺了一些列的管理規范，這些管理規范主要從科技行政部門的角度對項目管理過程提出要求，重點是科技項目的立項和驗收管理，對項目檔案的管理僅提出了要求但無相關的規范，國家科技計劃項目管理依然按原來的科技檔案管理模式進行。相比眾多的科研項目管理規范而言，我國現行國家級科技檔案管理標準僅5個：《科學技術檔案工作條例》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》、《科學技術研究課題檔案管理規范》、《國家高技術研究發展計劃（863）文檔材料管理辦法》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》。這些規范多是二、三十年前的標準，已不能滿足各種類別的國家科技計劃項目檔案管理的需求。在國家行業標準未及時制定的情況下，基層管理部門急需制定單位科研計劃項目檔案管理相關的規章制度。

（三）傳統科技檔案管理的模式的融合與變革。由于我國目前尚無統一的項目檔案管理模式，1998年前，國家科技計劃項目檔案是科技檔案的一部分。各管理主體在各自科技行業主管部門的業務主導下進行，形成了專業性、種類和類別多樣性、成套型和現實性等特點，這些特點的形成是科技檔案作為科技、生產活動的記錄和產物密不可分的。

傳統的科技檔案管理工作分為檔案事業（行政）管理和檔案業務管理兩個部分，檔案事業（行政）管理又稱為檔案宏觀管理，承擔這部分工作的是檔案行政管理部門和各級專業主管部門。檔案業務管理又稱為檔案微觀管理，是以科技檔案為對象的科技檔案管理工作，承擔這部分工作的是基層科技管理機構和科技專業檔案館，基本工作內容是科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和開發利用等項業務工作。

對于科研單位而言，科技檔案業務管理活動通常是單位科技管理部門和檔案管理部門共同參與管理下完成，文件的形成階段主要受控于科技管理部門，檔案管理部門負責制定相關的歸檔管理制度，形成的“科技文件”通過一定的歸檔制度收集、整理，鑒定后移交到檔案管理部門即形成“科技檔案”。事實上，受傳統管理模式的影響，在科研課題按項目管理模式實施后，課題組成員成為項目管理的主體，管理人員（科技、檔案）通常難以進入課題組，在項目實施（即形成檔案）的過程中，科技管理部門主要負責項目的管理、實施、考評等一些列重要過程，重點是課題計劃、進度、經費的管理，而檔案管理部門無任何實質上的管理“權力”，難以發揮管科研課題管理（即科技文件形成）過程中的宏觀管理功能，無法掌控“科技文件”的形成及流向，成為被動接收、埋頭整理、提供利用的“服務部門”。被動收集的科技檔案勢必存在不系統、不齊全完整、質量不盡人如意等諸多問題。在科研課題項目管理模式下，宏觀管理職能和微觀管理職能沒能在課題組、科技管理部門、檔案管理部門之間有效融合，難以發揮科技檔案管理職能，保障科研項目檔案的齊套性與完整性。

四、新形勢下國家科技計劃項目檔案管理應對措施

流體物理研究所是中國工程物理研究院下屬研究所，成立于1958年，現有研究人員830余人，主要從事核武器和高新技術武器的研制。成立之初，研制任務主要由國家下達，隨著我國科技體制改革的不斷深入和我所科研實力的逐漸增強，我所科研任務逐漸多元化，除主體任務外，每年承擔了各種類型國家科技計劃項目數十個。隨著國家科技計劃項目課題負責制的實施，主持跨單位合作的項目越來越多，如何做好這些項目檔案的管理，是基層科技檔案管理部門面臨的重要挑戰。根據近幾年國家科技計劃項目管理的經驗，筆者認為適應課題管理模式的變化，可以從調整科技文件歸檔范圍、完善歸檔制度、明確歸檔職責、適時分段收集控制歸檔幾個方面采取相應的管理措施保障項目檔案收集齊全和完整。

（一）打破傳統檔案分類，調整文件歸檔范圍。對于合作研制的國家科研計劃課題，除要求編制上報國家的資料及傳統科研技術檔案外，其他合作單位、協助單位在項目實施過程中產生的不同歸屬范圍的檔案也應納入主持單位檔案管理工作范疇，主要包括以下內容：

（1）科技管理部門在立項、驗收過程中產生的各種任務書、委托合同、項目驗收確認書、經費預算書、項目審計文件等，主持單位在項目管理過程中形成的招投標采購文件、管理合同、各種審批文件等傳統歸屬于文書檔案和財務檔案的文件。（2）建設單位在建設實驗室過程中形成的設計文件、施工文件、竣工圖、監理文件（下轉第206頁上接第239頁）、驗收文件等歸屬基建檔案的文件。（3）承擔單位在研發過接程中研制或采購試驗裝備形成的各種采購論證方案、安裝、調試總結、使用說明書、產品質量證明文件等歸屬設備檔案的文件。（4）試驗任務單位在項目完成過程中形成的各種研究試驗原始記錄數據、各種技術采集的電子數據等科研檔案、課題鑒定驗收過程中形成的成果鑒定檔案等。

（二）完善項目檔案管理制度建設。基于科技計劃項目的復雜性及其快速發展，而國家或行業層面檔案管理相關標準和制度相對滯后，基礎檔案管理部門及時制定相應的規章制度，將項目各階段產生的文件納入歸檔范圍，在課題實施之前明確提出檔案管理要求是管理好項目檔案的重要手段。通過近年的實施，這些歸檔管理制度在檔案收集管理過程中充分發揮了事前控制的效果，對項目檔案的收集管理起到了良好的促進作用。

（三）明確的檔案收集職責并分段控制歸檔。明確采用課題組或者科研團隊模式管理下的檔案收集歸檔責任，包括明確科研團隊與單位職能管理部門之間，各級行政管理部門與主持單位、合作單位、協作單位之間責任的劃分與落實問題。

對于單位內部管理部門、課題組之間責任的明確，通常采用單位規章制度、任命文件等方式。如我所由所辦統一管理全所檔案工作，除了明確制定各類科研課題歸檔管理實施細則外，還對每個科研項目均任命項目行政負責人、技術負責人、子課題負責人、項目管理員、項目檔案管理員等具體人員，各階段責任人依照規章制度負責承擔各階段文件的產生、審查、批準和歸檔工作。課題完成后，文件歸檔情況除通常的結題情況考核外，還納入部門年度目標考核，采用兩種方式將課題組與單位的職責結合起來，落實到具體的工作中。

第7篇：電子合同歸檔管理范文

在目前的社會工作中，測繪工程有著重要而且廣泛的應用，為了使得測繪工程的管理更加的科學，也為了使得管理的手段更加的具有針對性，根據測繪對象的差異，可以將其分為工程測繪、房產測繪、水利工程測繪等。就目前不同種類的測繪工作開展情況來看，無論是那種測繪工程，要實現其價值的充分發揮，都需要有管理信息系統的支撐，因為管理信息系統可以為測繪工程的開展提供規范和專業的實踐標準，這樣，其實踐工作的效率和質量會有明顯的提升。從這個層面上來講，建設科學有效的管理信息系統十分的重要，所以本文就測繪工程管理信息系統的建設進行研究，目的是為測繪工程的可靠性提供管理保障。

關鍵詞：

測繪工程；管理信息系統；建設

測繪工程在目前的社會生活中有著重要的應用，尤其是在工程項目的開展中。現階段，我國正在積極的進行城市建設和社會基礎建設，這些建設項目開發和規劃需要在可靠的信息數據基礎上進行，因為有了數據保障，項目的質量可以提升，項目的科學性也可以進一步的提高。測繪工作是獲取工程信息數據的主要手段，保證測繪工作的持續和有效，需要相應的管理系統來支持，所以測繪工程的管理信息系統建設就變得十分必要。簡單來講，測繪工程管理信息系統是測繪工作開展不可缺少的重要組成部分，因此，積極的研究其系統結構，并實現系統的優化，對于工程建設來講有著重要的意義。

1測繪工程管理信息系統的基本框架

1.1開發前期的準備工作

在測繪工程管理信息系統建設當中，首先要進行的工作就是開發前期的準備工作。就目前的情況來看，開發前期的準備工作是建立管理信息系統基本框架的重要內容，而要想框架結構更加的具有針對性，那么前期的開發準備工作就要從三方面進行：第一是對測繪企業生產管理以及各個環節的特點進行詳細的分析。在明確企業特征的基礎上構建具有針對性的管理信息系統框架，這樣，管理工作的全面性會得到實現。第二是對應用系統進行定位。分析系統在企業管理中的應用地位，進而確定其規模的大小以及在管理中所處的地位。第三是對管理系統進行基本的模塊劃分。通過模塊劃分，管理系統各個模塊的功能和責任更加的明確，系統應用的價值性會得到提升。

1.2生產管理

生產管理是測繪工程管理信息系統基本框架中的重要內容。從目前的表現來看，生產管理的目的是實現企業現代化管理的各個生產流程的控制，從而對生產關節的關系調整做出幫助。通過生產管理，企業的生產運行效率會得到進一步的提升。在生產管理中，有效利用信息管理的手段，可以使得整個管理實現信息化和透明化，這樣，管理中的問題暴露會更加徹底，框架的應用價值分析也會更加的準確，整體框架的改進和分析效果會得到進一步的提升。簡言之，生產管理作為測繪工程管理信息系統框架中的內容，強化其信息化運轉十分的重要。

1.3合同管理

合同管理也是測繪企業管理信息系統框架中的一項重要內容。就實踐情況來看，合同管理的主要任務有三個：第一是實現合同的簽訂。第二是實現合同部門的流轉，第三是進行合同歸檔記錄的跟蹤管理。簡單來講，合同管理在整個管理信息系統當中有著突出的地位，因為測繪工程的開展需要按照合同項目來進行。

1.4資產管理

資產管理也是測繪工程管理信息系統框架中的一項重要內容。從現實利用的角度來看，資產管理主要是進行測量設備的有效管理。通過管理效率和質量的提升，降低對設備的占用，從而加強設備的利用率，并對設備的使用狀況進行有效的跟蹤。另外，對固定資產進行有效的統計管理，做好日常消耗品的領取以及使用記錄也是資產管理需要重點注意的內容。

2測繪工程管理信息系統建設設計

在測繪工程管理信息系統建設工作中，科學的設計是必不可少的，而要實現設計的科學就要從以下三個方面進行設計的完善。

2.1生產流程結構設計

生產流程結構的設計是管理信息系統設計的一個重要方面，從管理的實效性考慮，此方面的設計有四部分內容。第一是任務的登記。任務登記的設計主要是對管理任務進行劃分，然后分別設計在管理的各個環節當中，從而實現任務分配的目的。第二是技術設計。技術設計的目的是通過技術的分析和討論評價技術的可行性，這樣可以保證技術在管理中有最大的利用價值。第三是任務安排。在任務登記的基礎上對登記任務進行安排，流程的運行會更加的具有目的性。第四是進行質量檢測。通過質量檢測，整個生產流程的結構運行效率和質量可以得到進一步的提升。

2.2客戶需求結構設計

客戶需求結構方面的設計主要包括了兩項內容：第一項是移交客戶。在測繪工程實踐中，不同的工作需要由不同的部門進行處理，所以隨著工程進度的進行，客戶也需要進行相應的移交。第二是進行資料的移交。針對不同的客戶會形成不同的資料，所以在進行客戶移交的時候，資料也要進行相應的轉移。簡言之，在測繪工程實踐中，客戶的需求會產生不同，所以為了實現管理的科學化，需要在不同的部門間實現客戶和相應資料的移交，所以做好這兩方面的設計工作十分的有必要。

2.3用戶結構設計

用戶結構設計是測繪工程管理信息系統設計的另一個重要方面。就用戶結構設計的現實應用來看，其主要分為用戶管理、歷史記錄以及人事信息三個部分。用戶管理主要指的是對測繪工程用戶基本信息的管理，其中包含了用戶的各類信息，實現管理的強化可以保證對用戶信息的有效掌控。歷史記錄主要是進行管理歷史的查詢和檢索。所以在此部分的設計中，需要進行檢索方式等的有效設計。人事信息同樣是用戶結構設計中的要點，進行設計的優化有利于提升管理的效率。

3測繪工程管理信息系統建設的關鍵技術

在測繪工程管理信息系統建設當中，有兩項關鍵的技術需要進行深入的研究和處理，其分別是基于工作流引擎的流程控制技術和基于活動目錄的用戶身份確認系統。流程控制技術的研究深入其目的是要實現管理信息系統的管理效率化提升，而用戶身份確認系統的研究深入則是要提高管理信息系統的質量。簡言之，在測繪工程管理信息系統建設中，要實現效率和質量的綜合提升，就需要對關鍵技術進行研究的強化。

結束語

測繪工程管理信息系統對于測繪工作的開展有著重要的意義，積極的分析管理信息系統的基本框架，并就設計的基本內容進行研究，然后探討系統設計中的關鍵性技術，這對于管理信息系統的全面性建設而言意義重大。

作者：安科 單位：濟鋼集團有限公司

參考文獻

第8篇：電子合同歸檔管理范文

1.1合同管理意識淡薄，合同文本不嚴謹合同是當事人之間的一種法定契約，而合同管理則是合同履行的一種行為過程。很多高校負責人或基建負責人對《建筑法》、《合同法》、《招投標法》的有關規定不熟悉，只注重合同的簽訂形式，沒有把合同管理納入基建項目日常的管理之中，往往是合同一簽萬事大吉、束之高閣，沒有將合同內容在相關管理部門和各層級管理人員中傳達學習，致使各部門的管理人員不知合同的條款內容，更談不上依據合同監督履行合同雙方權利義務，出現了合同與管理分離的現象,增加了防范合同風險的難度，導致在合同履約過程中遭受到一些本可避免的損失。如該變更的沒有及時通知、該簽證的沒有及時簽證,給工程質量和進度控制帶來了很大的隨意性。合同是建設項目管理的核心，是處理項目實施過程中各種糾紛和爭執問題的法律依據。因此，合同文本格式必須規范嚴謹，合同文字表述必須準確明晰，合同條款要素必須完整。可是，在實踐中往往因各種客觀或人為原因出現簽訂的合同文本不嚴謹、內容不完備或有歧義，這些容易產生歧義、誤解或不完備的合同條款是引起合同履約糾紛的導火索。一旦出現合同條款爭議、結算爭議或索賠糾紛時，才發現合同要素不全、依據不充分，給高校依法尋求確鑿有利的法律依據來保護自己的合法權益造成很大困難，最終造成“打掉牙齒往肚里咽”的投資風險。

1.2權利義務有失公正，合同履約不嚴肅合同特性之一就是平等互利性，但有些高校基建合同在簽約中明顯存在合同雙方權利義務不對等的現象[4]。有的基建合同強調發包人權利和承包人義務的條款多，而不提或少提發包人的應盡義務和承包人的應享權利，使得雙方權利義務明顯不對等。有的基建合同在約定獎懲條款是強調發包人獎勵的少和對承包人懲罰的多,使得獎懲明顯不對等。這些看似對發包人有利，但實際不利，它會打消承包人的施工積極性，甚至有可能為合同履行埋下糾紛隱患。有些高校在基建管理過程中，雙方合同履約意識淡薄，不認真履行合同或隨意口頭修改合同或違背合同規定，導致監理不嚴、變更不及時、隨意簽證等違約現象時有發生。還有的高校不按照合同約定支付工程進度款或工程竣工驗收合格也不及時辦理竣工審計結算手續，有的甚至是交付使用多年，審計結算卻拖著沒完成。有些全額墊資的承包人因資金短缺、工作人員不足或管理跟不上，不按操作規范組織施工，造成工程延期、質量低劣。有些簽約雙方出于友好協作關系,不履行相關獎懲條款，造價控制不嚴，致使結算價超合同價現象時有發生。

1.3承包人借照經營，違法轉包分包多有些承包人認為:“政府工程賺錢容易帳難結，房地產開發商工程好接錢難賺”,因此就把目光盯在了高校建設項目。有的承包人自己不具備建設項目施工資質,就借用他人資質非法參加工程投標，瞞過招標機構和招標單位非法獲得承包資格。這樣，在項目實施過程中，由于承包商不具備施工組織能力和良好的施工技術水平，往往延誤工期，質量達不到標準，拖欠工人工資、材料款和設備款，導致不能按期完工、無法驗收交付。更有甚者，承包人借照經營，沒有經濟實力，非法拆借工程款，導致高校受到經濟糾紛案件牽連，置高校于兩難境地。有些承包人為了獲得工程承包人資格，不惜相互串標、圍標或低價中標[5]。中標后又覺得利潤低微或有可能虧本，就將承包的建設項目以更低價格轉包或非法肢解轉包給一些不具施工資質或者根本沒有資質的施工單位。這樣多次肢解多次分包轉包勢必加大了高校施工管理的強度和難度。這樣做的最終結果就是造成工程進度、質量、人員安全嚴重受影響,同時也增加了各種糾紛或事故發生的風險。

1.4合同管理脫節，信息化程度不高在基建合同管理過程中，應該是基建、計劃財務、審計、紀檢監察等職能部門共同監督完成并各自履行好自己職責。如基建部門對合同實行全面管理，計劃財務部門應嚴格按合同控制進度款撥付，紀檢監察部門應對工程質量及基建紀律重點監督，審計部門應對工程質量及進度款撥付等嚴格控制，但在基建合同的運行過程中,各部門間相互扯皮、相互推卸責任，管理脫節現象嚴重，部門間協作聯動能力沒有得到充分發揮。有些高校合同管理信息采集、存儲和維護等手段落后，信息化程度不高[6]。首先是專業合同管理人才缺乏，其次是仍然采用手工方式簽訂合同、管理合同、處理合同信息，合同管理處于分散狀態，合同歸檔不夠。再次就是沒有采用現代管理理念進行合同管理，對于電腦、掃描儀、攝影攝像等先進設備在合同管理中沒得到充分運用。

2加強基建合同管理的措施建議

2.1提高合同管理意識，增強合同文本的規范性合同雙方在簽訂基建合同時，一定要嚴格堅持基建合同的“”特性，對合同協議條款、通用條款、專業條款和附件等進行認真審查，簽訂全面準確、嚴謹規范、合法性和執行性強的合同文本，最好是選用各地建設主管部門的“合同范本”。要在合同簽訂履行過程中，增強法律意識，加強合同管理，加強合同執行過程中的風險防范意識。樹立嚴格按合同規定辦事意識，維護合同的嚴肅性，體現合同的法律權威和地位。減少合同糾紛，以確保充分執行合同中的權利和義務的當事人，保障建設目標的順利完成。

2.2堅持簽約雙方公平性，杜絕違約糾紛發生簽約雙方權利義務平等合法是合同制定的一條非常重要的原則。對于重大工程項目盡量采用當地行政主管部門的規范合同文本，對于一般性工程可以雙方協商制定，但不管采取哪種方式制定合同都應在保障高校利益的同時盡可能做到條款公正、公平、合理、合法、對等，同時也要明確禁止轉包分包等要求,以更好地維護雙方的合法利益。

2.3嚴格承包人資信審查，預防借照經營承包人的規模實力、企業信譽、人員管理水平等都影響建設項目的直接因素。因此，在工程招投標過程中，招標人務必對投標人進行嚴格的資信審查和實地考察。考察的主要內容包括投標人的法人資格、資質等級、固定資產設備注冊規模、專業技術隊伍、項目管理人員水平和類似工程項目業績等,尤其是首次參加項目投標人或首次承建的承包人要更加慎重考察和篩選，以免決策失誤。對曾經承建過本校基建項目的那些重合同、守信譽、施工質量好、工程進度快、管理規范的承包人可實行擇優汰劣制度，在招標文件中用明確條款條件擇優。只有這樣，才可能選擇最具實力的承包人，才可能避免借照經營，才有可能避免轉包分包，為中標后順利簽訂合法的施工合同做好準備。

2.4建立健全合同管理體系，提高信息化程度基建合同管理體系包括合同管理制度、合同文檔和監控體系等。建立健全高校基建合同管理制度體系是完善高校基建管理的重要制度保障。要建立健全招投標文件審核，基建合同簽訂、審查、備案、履行到竣工審計結算等系列制度，使參與施工和合同管理的部門及相關人員能夠有章可依，更好地嚴格按照規范和程序進行操作管理。建立合同文檔信息電子管理系統是加強合同管理的重要手段。要按照“依據完整、歸類準確、使用便捷”的原則，應用計算機應用軟件編制適合本校的合同文檔信息收錄系統，及時收集招標文件、中標通知書、合同洽商、施工合同、監理合同以及設備采購、變更、索賠等相關信息，以記錄項目建設的全過程。監理合同監控體系是加強合同管理的具體體現，合同監控主要是工程進度、質量、成本、安全和合同履行的監控。通過監控可以嚴格控制合同變更洽商事項，盡量規避不可預見的風險，適時調整投資分配、工期進度，更好地保障工期和質量。

3結語

第9篇：電子合同歸檔管理范文

2、建設具有特色的懲防體系。以打造“清泉”工程為載體，不斷加強制度創新，構建教育、監督、預防、懲治“四位一體”的懲防體系。繼續開展“三心”黨風廉政教育，形成具有特色的廉政教育機制。進一步完善權力運行監督機制。深入推進對重點工程建設領域、重點民生領域、重要崗位干部的督廉、述廉、評廉工作，增強領導干部規范用權意識。深化行政權力網上公開透明運行和“點題公開”工作，以“陽光問政”促進權力規范。深入推進公有房屋租賃公開競拍工作，建立網上監督管理信息化平臺，實現公有房屋在線管理、網上競拍，搭建“制度+科技”的預防腐敗新機制。加大查辦案件工作力度，嚴查發生在群眾身邊的腐敗案件。

3、建立全區大督查工作機制。整合區紀委監察局、區委區政府督查室、糾風辦的主要督查職能，成立區大督查工作領導小組及辦公室，圍繞全區中心工作、區委決策落實、領導批示事項、民生熱點問題開展督查工作。健全督查機制，建立督查聯席會議制度、督查會辦制度、信息溝通反饋制度、應急督查聯動工作機制、情況通報和考核獎懲等制度。在督查過程中堅持全面督查、重點督查、專項督查、過程督查和實地督查等方式方法，做到“四個結合”，即堅持督查與調研相結合、與優化經濟建設發展環境相結合、與問責相結合、與考核相結合，使督查機制步入規范化、制度化軌道。

4、扎實開展西部農村基層黨風廉政建設。建立健全西部農村紀律監督組織，在西部4個街道辦事處成立農村紀檢監察工作室，各村成立紀律監督小組。加強對農村土地流轉與征用、強農惠農補貼政策落實、農村村務財務管理等工作的督查。組織好“勤廉雙述”和“勤廉指數測評”工作。制定西部農村“三務”公開目錄，扎實推行黨務、村務、財務三務公開。加強對農村集體“三資”管理的督查，對群眾反映強烈的“三資”管理和“吃空餉”問題開展專項治理。

5、持續推進“兩個習慣”主題實踐活動。通過開展“兩個習慣”主題實踐活動，提高全區黨員干部崇尚法治、敬畏民意、規范用權、守正勤廉的意識，進一步養成“習慣在監督的環境下工作，習慣在法制的軌道上用權”的良好作風。加強守紀合法用權教育和規范。切實貫徹執行《關于建立重大事項決策守紀合法備案審查制度的意見》，提高廣大干部守紀合法思想認識，增強依法依紀用權、主動接受監督的自覺性。開展領導干部“三曬”活動，即曬手中權力、曬陽光生活、曬個人重大事項，使領導干部真正做到思想健康，內心坦蕩，生活陽光。探索建立干部勤廉公開評價體系，通過設置針對性較強的干部勤廉評價選項，搭建有效的勤廉評價系統平臺，讓更多的基層黨員干部參與對領導干部勤廉狀況的評價和監督。

6、積極開展積案化解工作。對積案進行細化梳理，分成ABC三類進行區別化解，即A類是人有合理訴求，近期可以解決的件；B類是人有合理訴求，但短期內無法解決或者因政策或其他因素暫時無法解決的件；C類是人無合理訴求，無理鬧訪纏訪的件，對著三類件實行差別化化解。按照“分級受理、限期辦結、逐級審查、嚴肅問責”的原則，建立積案復查復審工作機制，強調首辦效果，上下聯動，將一般問題在社區和街道辦事處化解，重大問題在區化解。探索實施公開聽證終結制度。強化督辦措施，及時與人溝通反饋，及時做好息訴罷訪的善后工作。對調查不深入、處理不到位、反饋不及時等導致案件難以化解的，嚴肅追究案件主辦人責任。

7、認真落實重大事項決策守紀合法備案審查制度。督促各單位嚴格按照《關于建立重大事項決策守紀合法備案審查制度的意見》的要求執行本單位重要決策、重大突發事件、資產資金的使用管理、干部人事管理等7項內容的決策備案審查制度。強化監督檢查，對各單位的決策、報備、公示等工作的開展情況進行考查評定，并納入年度目標考核體系，對未按規定執行的單位嚴格落實責任追究。同時，抽調法制辦、法檢、審計、財政、建設等單位業務能力較強的人組成審查小組，提高審查的專業性和規范性。

8、扎實做好農村黨風廉政建設四個“全覆蓋”工作。進一步改變農村基層紀檢監督力量薄弱的情況，深化農村基層黨風廉政建設“四個全覆蓋”工作。在貫徹落實《農村基層干部廉潔履行職責若干規定（試行）》的基礎上，因地制宜，建立健全村務監督機構。將“四個全覆蓋”與強化村務監督相結合，加大投入，完善“三資”信息化監管平臺。通過“點題公開”，拓寬渠道，在街道、村、社區全面提升黨務、政務、村務公開水平。結合“勤廉雙述”工作的開展，強化監督，深化勤廉測評內涵。

9、進一步加強公房租賃公開競拍規范化、信息化建設。推進公房競租工作的信息化建設，加快“區公有房屋租賃信息化監督管理系統”的投入使用，實現房產租賃管理系統化、房產競租申報審批規范化、房產合同歸檔管理數字化、房產合同到期預警智能化、競租流程網絡化、統計分析多維化、信譽等級分析自動化、租賃信息安全化，最大限度地發揮公有房產公開競租監督管理工作事前預警、事中監管、事后分析的作用。進一步研發公有房屋租賃網上公開競拍系統，逐步實現公房競租工作的網絡化、透明化，不斷提高公房競租工作的公平性。

10、繼續深入開展“三重三廉”工作。在全區重點工程領域、重點民生領域、重要崗位領導干部中持續深入開展督廉、述廉、評廉活動。重點把征地拆遷、教育、醫療、扶貧救災、住房保障等5大類重點民生項目，涉及行政執法、司法、資金管理、人事任免、物資采購等掌管人權、財權、物權的76個基層重點崗位，群眾普遍反映強烈的農貿市場、學校亂收費、城市管理等5方面的問題作為“三重三廉”工作的重點，有針對性地加強監督檢查，逐步解決群眾反映突出的問題。

11、深入推進以“點題公開”為重點的黨務公開工作。加強黨務公開領導小組辦公室對“點題公開”工作的督導，采取一周一調度、一月一通報和跟蹤檢查的方式，及時掌握各單位工作開展情況。通過加強宣傳引導提高“點題公開”的影響力和黨員群眾參與的積極性，通過豐富公開載體拓展“點題公開”的渠道和覆蓋面。探索建立網上“點題公開”系統，在線點題，及時答復，實現黨員群眾與政府機關在線“互動式”交流。制定“點題公開”工作意見建議收集處理反饋制度，不斷提高實施效果。

12、開展民生領域專項治理。秉承“關注民生、服務發展”的理念，嚴格對財政資金、社保基金、征地拆遷、扶貧資金、惠農資金等民生問題進行監督檢查。同時針對民生領域重要崗位、重點部門、重大事項等環節，實行重點檢查、跟蹤檢查和明察暗訪，對政務、村公開和涉及資金的分配使用、土地征收補償、土地流轉等群眾關注的問題進行重點抽查。對各涉農社區特別是西部農村開展強農惠農資金專項清理和檢查工作。

13、扎實推進行政權力網上公開透明工作。建立“定目標、定任務、定責任”三定機制，明確崗位責任，確保權力網上運行各項工作落實到位。在權力執行環節，切實履行首問責任制、服務承諾制、限時服務制和績效考核辦法。實行辦理結果公示制、辦理情況反饋制。加強線上電子監察與線下監督檢查相結合，消除公開不及時、不完整、不連貫等現象。