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第1篇：電子檔案管理系統范文

一、電子文件檔案管理系統的設計與實現

電子檔案管理系統的設計包括流程設計和業務流程模塊，工作人員需要對不同板塊進行相應的設計工作，確保管理系統的完善。（一）管理流程設計管理流程設計包括兩個階段內容，即流程規則設計和系統內部結構構造。流程規則的設計需要工作人員結合管理工作的要求來進行，首先，工作人員需要對系統的目標進行確定，根據管理工作要求的不同確定各子系統的功能目標，并且確定使用的優先級別。其次，工作人員需要對該系統的應用環境進行確定，根據應用環境開展相應的工作，積極應用新技術。最后，系統的信息輸入和輸出也是需要工作人員來確定的內容。系統內部結構構建需要工作人員做到以下幾方面。第一，工作人員需要對系統的活動要素進行一定的規定。設定其為包括文件收集、檔案鑒定、檔案整理、案卷編目四方面內容的活動集。該活動集的確定是確保檔案管理工作開展的基礎。第二，工作人員需要對確定的活動集進行流程安排，確定檔案管理工作的先后次序，按照先收集、鑒定，后整理、編目的順序進行檔案文件管理。第三，工作人員需要對管理工作的實現方式要素進行一定的安排。在進行文件收集階段，工作人員需要做好一定的工作方法選擇，如進行收集目的分析、收集要求解讀、收集方法選擇等，判斷電子文件檔案的內容屬性、技術屬性等多方面內容。電子文件檔案的鑒定工作也對工作人員的工作提出了一定的要求。一方面，工作人員需要利用先進的信息技術進行檔案的掃毒檢測和可讀性檢測等，確保文件的效用；另一方面，工作人員需要利用一定的鑒定工具和統計工具來進行檔案檢定。另兩項電子文件檔案的整理與編目工作也是一樣，工作人員需要結合一定的工作目標來開展工作，確保該項工作內容的科學與準確。（二）業務流程設計電子文件檔案在進行收集、整理之后，工作人員需要對其進行利用價值的挖掘，通過建立使用業務來發揮檔案的作用。這項業務流程圖包含三方面內容，其一是對電子文件檔案進行收集。其二是鑒定電子文件檔案，其三是整理電子文件檔案。三項業務需要工作人員充分結合，并且落實相關工作。首先，電子文件檔案的收集階段。管理系統通過利用相應的辦公自動化系統對工作人員的日常工作進行電子文件歸檔，結合電子文件的內容進行屬性的記錄與統計，通過一定的技術鑒別該電子文件檔案的存儲技術屬性，在這一系列工作后，工作人員自行決定是否閱覽該文件檔案，最后進行電子文件和電子檔案的區分、歸檔。其次，在開展電子文件的鑒定活動中，工作人員需要對電子文件檔案進行價值的評判，確定其是否需要進行銷毀或保管。這項工作的開展要求工作人員對電子文件檔案進行整理，羅列出需要處理的電子文件檔案，對這部分文件進行抽樣調查，判斷該電子文件檔案的價值屬性，對于有保管價值的文件檔案，工作人員需要對其進行立案，而沒有價值的電子文件檔案可以適時地進行銷毀，節約存儲空間。最后，在電子文件檔案的整理部分，工作人員需要對具有保管價值的電子文件檔案進行管理，按照文件的屬性、保管時長等進行電子文件檔案分組，方便后期檔案利用工作的開展。

二、結束語

電子文件檔案管理系統的設計流程以及業務流程等都要求工作人員能夠結合一定的專業知識和計算機技術，將管理系統的功能進行完善，確保電子文件檔案能夠得到妥善的管理與安排。推進該管理系統的使用對我國電子檔案管理工作的開展十分有利，工作人員要能夠將先進的管理理念與該管理系統融合，推動檔案工作逐漸走向科學化。

作者：王娜單位：滿洲里市人才交流服務中心

第2篇：電子檔案管理系統范文

關鍵詞：電子檔案；管理系統；農機安全監理

1當前農機安全監理中存在的問題

1.1沒有及時開展宣傳教育工作

農機安全監理工作的落實，能夠促進農機設備使用的安全性得到提升，但工作在具體落實階段卻受到很大的阻礙影響，工作開展形式缺乏規范性。農機監理宣傳達不到預期的目標，大部分基層群眾都不理解這一工作存在的意義，因此安全監理人員也并不能為群眾解決農機應用期間遇到的問題。農民對農機養護缺乏專業知識，受自身文化水平限制，很難理解農機安全宣傳知識，仍然按照自身理解對設備進行操作使用，留下了安全隱患?，F階段的農機安全監理工作，存在（三差一低）現象[1]。這些問題為農業生產帶來了隱患，農機監理工作開始階段沒有及時開展教育宣傳活動，因此風險問題遲遲得不到解決。

1.2沒有嚴格規范檔案管理制度

農機監理工作開展期間，會產生大量的檔案信息，如果不對這部分信息進行保存管理，丟失后很難再次補充，增大了日后管理工作開展的難度；工作任務落實期間，基層工作人員對崗位責任認識不夠，存在基礎工作不規范的現象；在工作期間，農機監理不能起到監管作用，不明確農機使用階段的詳細安全準則，對不規范的操作更正，農機設備發生故障的幾率也增大。

1.3沒有意識到檔案管理工作的重要性

檔案是后續農機安全監理工作開展的依據，意義重大。電子檔案管理理念雖然已經提出，但并沒有落實。目前，檔案管理工作并沒有得到重視，甚至存在專業性不足的現象。個人責任意識不足檔案管理是服務性工作，但目前大部分在崗人員重視管理輕視服務，造成檔案不能在農機監理中發揮作用。

1.4沒有完善的電子檔案管理系統

電子檔案的制作需要專業設備，通過掃描處理等工序將檔案存儲在計算機設備中。農機安全監理單位缺乏專業設備，計算機辦公系統得不到更新，很難完成檔案的制作與存儲任務。電子檔案可以基于網絡環境下使用，減少信息傳遞所用時間，但在網絡環境中也存在一些病毒風險，一旦入侵到計算機系統中，必然會造成嚴重的信息丟失問題。現有系統的防御能力并沒有達到安全標準，因此電子檔案制作計劃仍不能快速開展。

2電子檔案管理系統在農機安全監理中的應用意義

1）全面落實電子檔案管理工作，加強基礎設施建設，可為農機安全管理工作任務的開展提供保障。農業機械是不斷發展進步的，安全監理應當做出調整，隨著農機設備進步。電子檔案據需求對內容進行補充以及調整，符合農機監理工作需求。

2）加強農機電子檔案管理為農機監理工作人員制定工作計劃、進行日常執法活動以及規范安全監理提供了重要的參考資料，其中所記載的機手肇事與事故處理案例使其成為農機安全宣傳的重要教材，電子檔案管理系統在農機安全監理中的應用，提高了農機安全監理的效率和質量，促進了農機安全理的科學化、規范化和標準化[2]。

3）加強農機電子檔案管理是現代社會發展的需要，實現信息資源的有效整合，符合科學發展觀的要求，有利于促進農機檔案資料整理、保管及其規范化和標準化，有利于農機安全監理信息資源的共享，有利于促進我國農業機械化事業快速發展。

3加強農機安全監理電子檔案管理的措施

1）完善電子檔案管理系統。傳統管理理念中存在的弊端問題來進行改進，提升管理制度的落實程度。紙質檔案管理要在完善的體系下來進行，針對常見的損壞丟失問題，可以作為管理任務開展的重要內容，做好檔案防火防潮處理。電子檔案制作期間要對信息完善程度做出檢驗，避免出現內容的遺漏。

2）應對電子檔案制作以及應用技術的普及。由于檔案管理人員在固定模式下工作，很難在信息化模式下工作。所以，必須通過培訓講座的方式來提升員工適應能力，更高效的完成農機安全監理檔案管理任務。電子檔案與傳統的檔案相比較，更安全便于使用，可以根據使用者的需求進行信息共享以及備份，即使辦公計算機系統受到病毒的攻擊，通過備份恢復保障檔案管理系統的正常使用，這一特征是傳統管理模式不具備的。

3）農機安全監理工作開展期間應當對信息資料及時保存，并隨著產生錄入到計算機設備中。完善電子檔案管理體系，培養高素質人才關鍵，檔案管理應當與農機安全監理得到同等的重視，培養檔案管理人員的計算機操作能力，解決電子檔案系統運行期間問題。檔案管理人員的服務態度需要提升，可以定期開展交流會議，員工之間交換提升工作質量的有效建議。

4結束語

我們應當注意加強對農機電子檔案管理基礎設施的建設與管理，有效利用信息技術來加強農機安全監理檔案管理工作，促進農機安全監理檔案管理的現代化、提高農機安全監理檔案管理工作人員的素質，促進農業機械化事業的快速發展。

參考文獻：

[1]王偉.電子檔案管理系統在農機安全監理中的應用[J].農民致富之友，2014，(10)：16-18.

第3篇：電子檔案管理系統范文

關鍵詞：電力企業，電子文書，檔案管理系統，架構研究

 

文書檔案管理作為電力企業MIS系統的重要組成部分，在企業信息化建設中起著很關鍵的作用。隨著企業辦公自動化系統的啟用，電子文件日益成為企業文件的主導形式，這就對檔案管理提出了新的要求，即如何利用計算機及網絡技術收集、積累、整理、形成檔案，開發檔案信息資源，提高檔案管理的效率，更好的為企業服務。為此，就需要一套文件、檔案一體化的計算機管理系統。文件、檔案一體化的計算機管理系統是指將文件處理和檔案管理兩個管理系統有機的結合在一起的管理系統。目前電力企業的文書檔案管理電子化已經得到一定的發展，但管理上還不夠規范。為此，需要在進一步實現文書檔案管理電子化的同時，加強管理的規范化工作。

1.電子文書檔案與紙制檔案的關系

在目前電子文書檔案還不具備法律效力的時候，必須保證電子文書檔案管理與紙制檔案管理的有機結合。在通過紙制檔案管理，保證法律效力的同時，通過電子文書檔案管理，實現管理的電子化和自動化，方便查詢和借閱。

2.實現文書檔案管理電子化規范化的好處

1）可以輕松的實現對檔案目錄信息的管理。。與文件處理系統連接后，檔案目錄信息可由計算自動生成，只需要管理人員進行少量的調整工作，最大化的降低了檔案管理人員的工作量。

2）可以實現檔案全文存儲與檢索。在檔案管理系統中存有文件的全文，不僅能實現檔案目錄檢索，還能實現檔案的全文檢索，這就為檔案的利用提供了強而有力的基礎。另外在檔案全文存儲的基礎上，還可以實現檔案的網上遠距離傳遞。

3）可以實現多媒體檔案信息的集中統一管理。多樣化的檔案信息，需要集中統一的管理。使用計算機管理檔案，不僅可對目錄、全文信息進行管理，而且還可以做到文字、圖形、靜態圖像、動態影象、聲音等多種形態的檔案信息集中統一管理。

4）可以實現檔案業務的計算機輔助管理。檔案業務工作，是指檔案管理的各個環節工作內容?？梢岳糜嬎銠C輔助管理檔案的收集、整理、檔案著錄標引、檔案銷毀前的價值鑒定等，還可以利用計算機收集和掌握檔案業務工作的管理信息及動態變化情況，并進行具體分析，對提高檔案管理工作效率和增強預測能力會起到非常重要的作用。例如，利用計算機對檔案基本情況的統計和檔案借閱歸還的管理，可以隨時掌握檔案機構、人員知識結構、館藏、借閱、歸還、設備、經費等基本情況及變化情況。

綜上所述，實現檔案管理電子化規范化，可以提高檔案業務工作的效率、降低檔案管理者的勞動強度，降低管理成本。實現檔案管理的電子化，通過網絡就可以隨時隨地的進行檔案檢索、借閱，亦可進行檔案業務管理工作。實現電子借閱不僅可以提高效率，還能減少檔案丟失、泄密的危險。

3.實施原則

系統實現過程應遵循以下技術原則：

3.1 開放性

基于業界開放式標準，并為未來的業務發展奠定基礎。

3.2規范性

系統要符合中華人民共和國檔案行業標準（DAT/22－2000）《歸檔文件整理規則》和《檔案管理軟件功能要求暫行規定》及集團公司制定的檔案管理辦法。

3.3靈活性與可擴展性

方便擴展設備容量和提升設備性能，具備支持業務處理的靈活配置、業務功能的重組與更新的靈活性。

3.4安全可靠性

提供良好的安全可靠性策略，支持多種安全可靠性技術手段，制定嚴格的安全可靠性管理措施。

3.5先進性和前瞻性

采用先進成熟的設備和技術，確保系統的技術先進性，保證投資的有效性和延續性。

4.檔案管理系統應具備以下特點

4.1安全性

因為是網上檔案室，所以安全性是極為重要的要求。系統必須確保只有經過授權、認證的用戶才能使用本系統，而且普通用戶不能修改、刪除檔案庫里的歸檔文件。用戶能直接查看符合用戶查閱權限的檔案的內容，超過用戶查閱權限的檔案，只能查看檔案的索引信息，如需查閱檔案的內容，經過授權流程后，方能查閱檔案內容。絕密文件，系統不提供網上檢索、查閱功能，用戶可以在網上提出查詢申請，由檔案管理員審批后，在指定地點和時間由機要員陪同觀看。

4.2易用性

檔案管理系統的主要使用者并不是計算機專業人員，因此，系統的用戶界面必須確保盡可能的友好，方便用戶的使用，尤其在檔案的錄入部分，應該提供統一的界面，使檔案管理員能方便的錄入，減少文本轉換的次數，用最少的操作完成最多的功能。

4.3高效性

系統應提供更多的功能，盡量的減少檔案管理員的工作量。。另外，系統還需具備良好的提示幫助功能，減少用戶的學習時間和誤操作的機會。。

4.4和紙質文檔管理充分結合

在現行條件下，電子文檔仍然代替不了紙質文檔。紙質文檔仍然需要精心保管，妥善維護。紙制檔案的管理方法應該在電子檔案的管理方法中得到充分的體現，電子檔案的管理方法應該盡量的減少手工管理檔案的工作量。其次，系統管理主要目的是保證文書檔案管理系統的穩定、可靠運行；減輕系統維護人員的工作負擔，提高工作效率；實時掌握各級節點系統資源的利用情況，為升級擴容提供數據依據。系統管理主要包括：主機系統管理、網絡管理、數據庫管理、應用系統管理、安全管理等。而且要支持集團公司的系統管理能夠與各省的系統管理實現互聯，即可實現部分垂直管理。

【參考文獻】

[1]王萍,宋雪雁.電子檔案管理基礎[M].清華大學出版社

[2]馬永飛主編.文書與檔案管理基礎.高等教育出版社,2002,12.

[3]馮惠玲,張輯哲.檔案學概論(第二版).中國人民大學出版社,2006 ,11.

[4]中華人民共和國環境保護法，1989年12月26日中華人民共和國主席令第22號

[5]火電行業二氧化硫排放交易項目工作簡報第I期，國家環境保護總局環境規劃院，2008年1月10日

第4篇：電子檔案管理系統范文

一、作用功能

該系統的上線結束了蘭溪農合行長期以來手工管理農戶經濟檔案的歷史，實現了農戶經濟檔案電子化、信息完整化、評級自動化，同時也實現了轄內農戶經濟信息共享，該系統的主要功能包括農戶信息的錄入，查詢、統計等。

二、主要做法

（一）上門調查，保證信息采集質量。將建檔與全面熟悉了解客戶相結合，由于白天大部分農戶都不在家，外出打工干活，客戶經理們充分利用晚上及周末休息時間，逐村逐戶上門走訪，保證了走訪建檔工作質量與進度。

（二）利用系統，實現自動信用評級。客戶經理錄入采集的信息后，系統將根據農戶的家庭情況、年總收入、家庭資產負債率、有無不良貸款本息等要素進行綜合評定，自動確定農戶的信用評級。

（三）查詢共享，篩選營銷潛在客戶?？蛻艚浝砜梢造`活動地根據農戶信用評級、所屬地域和已辦業務等信息進行綜合查詢以實現對農戶信息查詢及共享，同時可以對潛在客戶的篩選，主動進行營銷。

（四）科學考核，推進三信評定工作。為了推進三信評定工作，推進農村信用體系建設，利用該系統對各基層網點及客戶經理農戶檔案信息采集量和三信評定數量的進行統計考核，及時通報。

三、取得成效

（一）提高了惠農服務的深度與廣度。農戶經濟檔案的建立，使基層網點的信貸投放積極性、信貸資金安全性大大提升，農戶貸款大幅增加，全市個人貸款戶數達19740戶，比年初增加1443戶，農戶貸款擴面達7.89個百分點。在深入推進農村信用體系建設過程中，蘭溪農合行的各項惠農政策得到有效落實，“三信評定”進度明顯加快，目前已評定信用鄉鎮1個，信用村121個，評定農戶數22370戶，農民專業合作社20個，對信用好的農戶授信額度增加到10萬元，根據需要延長貸款期限，簡化貸款審批程序等，使廣大農民真正得到了實惠。同時，在農戶建檔的基礎上，充分利用該系統開發挖掘潛在客戶，進一步拓展了中小客戶的業務空間，業務發展強勁。

第5篇：電子檔案管理系統范文

【關鍵詞】PKI技術 醫院電子檔案 安全管理系統 設計和實現

隨著網絡安全問題的發生，人們逐漸認識到網絡安全的重要性。因此，我國在檔案安全管理上研發出了相應的保護技術，即：PKI技術。將其應用在網絡條件中，將用戶公鑰、用戶其他標識進行結合，驗證用戶身份，實現自動管理，確保網絡安全性、機密性。

1 PKI技術設計和模型設計

1.1 PKI技術組成

PKI是公鑰英文的簡稱，能夠在網絡條件下確保網絡安全，也是現階段最為有效的一種保護方法。如今，大數據網絡下想要確保信息安全則需要具有完整性、機密性、獨立性等技術。而PKI技術在網絡安全中是一種基礎性方法，密鑰、證書管理具有數字簽名、加密保護等功能?，F階段，PKI技術被公認為保護網絡安全系數最高的技術。但是什么叫PKI技術？其實，PKI技術主要是由RA、CA、API、密鑰備份和恢復系統合成的PKI技術。

1.2 電子檔案管理系統PKI技術設計

電子檔案安全管理系統上，非對稱加密算法叫做RSA，對稱加密算法為3DES，主要功能是文件傳輸。CA是PKI技術的中心組成部分，屬于第三方平臺，但同時也是PKI技術的重要結構。

1.2.1 初始化過程

在進行信息傳輸前，CA需要對用戶身份進行認證。其中包含：用戶申請CA認證注冊--認證中心返回注冊表格，系統自動生成密鑰。在密鑰生成后，表格返回認證中心，用戶得到一個ID，最后用戶通過自己的ID查找信息數據。CA在實際實施過程中需要具備：

（1）驗證識別證書申請者身份信息；

（2）保障CA應用在簽名證書的非對稱密鑰質量；

（3）保障簽證的穩定性、完全性，保證簽名私鑰的安全性；

（4）認證信息的管理（公鑰證書序號、CA標識）；

（5）檢查證書的有效性；

（6）保障證書的唯一性，避免發生證書重復；

（7）對作廢的證書進行維護；

（8）進行證書簽發記錄；

（9）發送至用戶。

1.2.2 數據加密傳輸

電子檔案能夠利用哈希計算方法獲得數據信息，接下來通過RSA進行數據加密，進而形成數字簽名。電子檔案形成會話密鑰主要是利用3DES獲得數據密文，然后通過RSA形成密鑰密文。用戶通過密鑰、數字簽名等利用哈希算法獲得摘要信息、再利用數字簽名獲得第二個摘要，將摘要進行比較檢查接收的信息完整度。

2 PKI技術在醫院電子檔案管理系統的實踐

2.1 確保文件網絡傳輸的穩定性

醫院電子檔案管理系統通過PKI技術既能夠確保文件的安全，又能夠把用戶得到的數字簽名錄入文件內，系統自動處理，將其發送至用戶指定的聯系人，聯系人得到文件信息獲得數據信息資源。在傳輸的過程中，聯系人也能夠對用戶的身份信息進行認證，進行判斷數據信息資源真假，防止假冒信息。

2.2 保障檔案的法律價值

傳統的檔案管理形式多數為紙質，經過中央檔案管理單位蓋章，檔案生成法律效應。而在醫院電子檔案中，將傳統的蓋章轉變為數字簽名，數字簽名摘要與哈希計算方法相同時，說明數字簽名生效，也可以作為法庭證據的一種。

2.3 保護電子檔案信息安全

電子檔案管理中融入PKI技術中的數字簽名，在一定程度上能夠對木馬病毒進行防范，防止病毒侵入電子管理系統中。而醫院檔案管理人員能夠利用數字簽名對Web進行判斷，判斷Web的安全性；在檢測過程中，若是數字簽名與檢測有出入，那么則說明網站中毒。當網頁中毒后，網站管理人員的專業檢測儀器就會發出異響，以提示管理人員網頁中毒，需要及時處理。在未來發展中，數字簽名技術將會不斷的更新、優化，以完善至網頁可以自動修復。

2.4 應用控制

每個用戶對資源的使用具有一定的差異性，因此，檔案類型也要具有多樣化特點，并且每個用戶的權限、范圍不一。而PKI技術能夠對電子檔案服務器終端進行保護，為用戶提供充分保障；系y對用戶進行身份認證，認證合格后用戶得到數字證書，確定使用權限，確保用戶對檔案管理系統的固定范圍。

PKI技術中數字簽名在現階段電子檔案安全管理中較為成熟，在未來發展中，將會致力于多種更為高效的簽名計算方法，能夠根據不同的設計進行不同的保護。另一方面，Internet的快速發展，將會形成更為安全的管理方法。應用PKI技術，確保在文件傳輸過程中的安全性，同時有效解決了電子檔案資源的信任問題，使網絡傳輸更為穩定、安全。

3 結語

總而言之，為應對Internet的安全問題，各國家致力于網絡安全研究，研究形成初步的Internet完全解決方法，即：PKI技術。PKI技術主要是通過證書管理公鑰?，F階段，常見方法是通過PKI技術數字證書，將數字數據進行加密，確保檔案信息的安全性。筆者分別從：PKI技術設計和模型設計、PKI技術在醫院電子檔案管理系統的實踐，對基于PKI技術醫院電子檔案管理系統的設計和實踐兩方面進行分析。

參考文獻

[1]王連澤.基于信息安全技術的信息系統集成框架與實現[J].電腦編程技巧與維護，2015（06）.

[2]胡艷.PKI技術在電子政務OA系統中的安全設計與應用[J].軟件工程師，2015（06）.

[3]張兵，秦志光，萬國根.基于PKI和CPK的RFID系統混合密鑰管理機制研究[J].電子科技大學學報，2015（03）.

[4]牟軍，竇茹美.基于云計算的智能化稅務信息管理平臺構建[J].冶金經濟與管理，2015（03）.

[5]陳永生，蘇煥寧，楊茜茜，侯衡.電子政務系統中的檔案管理：安全保障[J].檔案學研究，2015（04）.

第6篇：電子檔案管理系統范文

關鍵詞:電子文檔;泄密;傳統控制方案;有效控制方案

中圖分類號:TP311文獻標識碼:A 文章編號:1009-3044(2009)35-10127-02

現在大家談論到信息安全,首先想到的就是病毒、黑客入侵,在媒體的宣傳下,病毒、黑客已經成為危害信息安全的罪魁禍首。然而,對計算機系統造成重大破壞的往往不是病毒、黑客,而是組織內部人員有意或無意對信息的窺探或竊取。從技術上來講,內部人員更易獲取信息,因為內部人員可以很容易地辨識信息存儲地,且無需擁有精深的IT知識,只要會操作計算機,就可以輕易地獲取自己想要得資料,相對而言,黑客從外部竊取資料就比較困難,首先,他們要突破防火墻等重重關卡,然后,還要辨別哪些是他們想要的信息。

FBI和CSI對484家公司進行了網絡安全專項調查,調查結果顯示:超過85%的安全威脅來自單位內部,其中16%來自內部未授權的存取, 14%來自專利信息被竊取, 12%來自內部人員的欺騙,只有5%是來自黑客的攻擊;在損失金額上,由內部人員泄密導致的損失高達60,565,000美元,是黑客所造成損失的16倍,病毒所造成損失的12倍。這組數據充分說明了內部人員泄密的嚴重危害,同時也提醒國內組織應加強網絡內部安全建設。

1 電子文檔泄密途徑主要有以下幾點

1)通過軟盤驅動器、光盤驅動器、光盤刻錄機、磁帶驅動器等存儲設備泄密;

2)通過COM、LPT端口、調制解調器、USB存儲設備、1394、紅外線等通訊設備泄密;

3)通過郵件、FTP等互聯網方式 泄密;

4)接入新的通訊或存儲設備,如:硬盤;

5)通過添加打印機、使用網絡打印機將資料打印后帶出;

6)通過便攜式電腦進入局域網竊取信息,帶離單位;

7)隨意將文件設成共享,導致不相關人員獲取資料;

8)將自己的筆記本電腦帶到單位,連上局域網,竊取資料。

此外,還有很多其他途徑可以被別有用心的內部人員利用以竊取資料。

2 傳統解決方案的弊端

傳統方案一:“我們已經部署了防火墻或專網”

防火墻或專網可以防止外部人員非法訪問,但不能防止內部人員有意或無意地通過郵件或者移動存儲設備將敏感文件泄露。

傳統方案二:“我們給文檔設置了訪問口令”

口令并不能從根本上解決問題:先口令可以隨著文檔一起傳播;

其次即使設置了口令只能簡單的區分用戶是否可以訪問該文檔,而不能限制用戶對該文檔的操作權限(如復制、另存和打印等操作)。

傳統方案三:“我們安裝內網安全管理系統封住電腦USB接口、拆掉光驅、軟驅、內網與外網斷開、不允許上互連網絡 ”

文檔的原始作者泄密;文檔在二次傳播的過程中失、泄密。

3 電子文檔安全有效控制方案

為了更有效防止文件的非法訪問和輸入、輸出。就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案。

以犯罪行為心里學為理論指導,以安全事件過程管理為主線,實現事前預防,事中控制,事后審計的安全管理。

3.1制定周詳的事前預防策略

1) 控制信息傳遞途徑,如通訊設備、存儲設備;

2) 通過網絡接入保護,限制外來電腦接入局域網;

3) 報警策略能夠提示非法接入;

4) 互聯網信息傳遞阻斷策略能夠阻斷非法信息傳遞。

3.2 對泄密行為事中記錄和控制,并及時啟動控制和報警策略

1) 對泄密過程進行屏幕記錄,方便現場查看,事后回放;

2) 詳盡的電子文檔操作痕跡記錄,包括訪問、創建、復制、改名、刪除、打印等操作,便于信息泄密事后追查;

3) 集中審查終端共享,防止共享泄密行為。

3.3 詳盡的日志信息,提高了事后追查的準確率

1) 進行電子文檔操作及屏幕記錄;

2) 對互聯網信息傳遞進行記錄,便于信息泄密事后追查;

3) 審計系統用戶日志。

4 電子文檔安全系統功能及技術闡述

1)禁用設備

程序功能:可按某臺、某組或整個網絡禁止使用哪些設備,包括:存儲設備、通訊設備、打印設備、新加入的設備及其它屬性。

管理作用:根據風險評估,制定事前預防策略,根據策略對相應的設備進行禁止,預防文件泄密。可以靈活的開啟,不影響正常使用。

2)報警規則

程序功能:設置某個或某類文件的各種操作報警規則。

管理作用:對泄密者添加泄密設備(如:閃存、移動硬盤等)實現及時報警,對相應的文件或某個類型文件的操作實現及時報警,為安全事件發生后進行及時管理提供幫助。

3)網絡端口管理(接入保護)

程序功能:通過設置禁用139和445端口,控制共享端口。

管理作用:可根據需要靈活的設置外來計算機跟網內計算機的通訊方向。

4)網絡共享

程序功能:可以及時查看和刪除網絡內任意計算機的網絡共享文件夾。

管理作用:員工往往因為工作需要設置共享文件夾,卻容易被別有用心的員工或外來計算機竊取。

5)文檔操作

程序功能:可以詳細的記錄每個員工在本機及網絡上操作過的文件,包括訪問、創建、復制、移動、改名、刪除、恢復以及文檔打印等記錄。

管理作用:讓泄密行為的痕跡得到監控,為泄密行為的事中發現,事后追查提供了幫助,彌補了電子文檔安全管理中的最薄弱環節。

6)鎖定計算機

程序功能:可以鎖定網絡內任意計算機的鍵盤和鼠標操作。

管理作用:若發現網內計算機有非法操作,可及時控制,挽回損失。

7)郵件、FTP和MSN監控

程序功能:記錄通過POP和SMTP協議收發的郵件正文內容及附件,如:Outlook、FoxMail等,可記錄通過web方式、FTP收發的郵件、傳輸的文件目標去向及名稱。

管理作用:實現互聯網傳遞信息的安全管理,實現郵件備份管理,提高事后追查的便利性。

8)上網限制

程序功能:通過多種策略規范員工上網行為,比如:收發郵件、瀏覽網頁、FTP、使用其它連接。若外發數據超過一定數值,可阻斷此類行為。

管理作用:方便管理者對網絡行為進行集中控制,避免通過互聯網進行信息泄密。

參考文獻:

[1] 綦科,謝東青.網絡電子文檔安全管理研究[J].計算機安全,2006(10).

[2] 祖峰,熊忠陽,馮永.信息系統權限管理新方法及實現[J].重慶大學學報:自然科學版,2003(11).

[3] 鄒偉全.文檔一體化理論依據新探[J].北京檔案,2002(3).

第7篇：電子檔案管理系統范文

一、電子政務系統中檔案管理的現狀和存在的問題

（一）電子政務系統檔案管理基本情況

電子政務檔案的出現是伴隨著計算機應用的日益普及和完善而產生的，國際上往往認為從上個世紀60年代起，計算機就對電子檔案產生了深遠的影響。60年代初期召開的倫敦國際檔案會議上，就提出了自動處理檔案的要求。60年代末期和70年代初期的國際檔案會議上，也相繼對電子檔案的產生和發展進行了熱議，提出了在計算機上進行檔案應用的新概念，之后經過了機讀文件、機讀檔案和電子文件等幾個發展歷程，近些年逐漸規范地使用了電子文件和電子檔案的準確概念。二十一世紀初，國家質檢部門頒布實施了《電子文件歸檔與管理規范》，對電子文檔進行了明確的定義，把在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件統稱為電子文檔。

上述概念和定義一個共同的特點就是，認為電子政務檔案是利用計算機設備進行存儲、閱讀和傳遞的文件類型。并且相比于傳統的文檔材料，電子政務系統檔案一般有這樣幾個特征：

一是電子政務檔案具有獨立性。由于電子檔案可以通過計算機網絡進行傳遞，所以相對來說沒有固定的存儲位置，并且能夠經常變換存儲環境，經常更換利用載體，但保持內容和信息形態的固定。

二是充分利用計算機設備。由于電子政務系統中的檔案材料主要通過計算機來進行，所以對其軟硬件設施、操作系統依賴性比較強，無論是電子檔案的制發、存儲、處置，還是分類歸檔，往往均需要利用計算機來完成，所以一旦不依靠電腦設備，電子檔案將失去存在的空間。

三是存在一定的安全隱患。由于電子政務系統中的檔案是依靠計算機來完成，由于計算機中互聯網登陸的非常便捷，任何人都可以使用，所以電子檔案的修改、復制相對就非常容易，并且能夠在極短的時間就將原電子檔案材料進行變更而不留處理痕跡，這就給電子檔案的管理帶來了一定的現實問題，如果原材料沒有備份，在傳遞的過程中，如果計算機硬盤系統出現了故障，就很容易丟失或者遭到破壞。

（二）電子政務系統中檔案管理存在的問題

如前所述，電子政務系統中的檔案經常面臨著一些薄弱環節，一旦處理不當，就會給檔案管理帶來安全隱患。主要問題表現在：

一是原有電子政務檔案遭到破壞。由于電子政務系統中的檔案資料在計算機或存儲介質中予以保存，所以確保其真實、全面、完整地反映出來，具有很強的技術要求。

二是電子政務檔案安全隱患嚴重?，F今網絡應用非常普遍，而互聯網有具有極強的開放、共享和自由特性，誰都能夠非常方便快捷地登陸互聯網，如果電子政務檔案經由互聯網大量的傳遞、、瀏覽，就經常會出現人為地破壞、修改、刪除等情況，給電子政務系統中的檔案管理帶來嚴重的安全風險隱患。

二、解決電子政務系統檔案管理問題的措施

針對上述問題，為了有效地防范電子政務系統中的檔案管理更加安全、科學、規范、高效，結合檔案管理工作實際，可以通過以下措施解決：

一是規范電子政務檔案管理體系建設。隨著電子政務檔案出現的越來越多，檔案管理機構應當充分考慮到這種現實情況，加強電子政務檔案管理體系建設，健全完善統一規范的檔案管理標準，明確電子政務檔案管理流程和主要工作任務，明細歸檔的電子政務檔案材料的類別和技術難點，確保電子政務檔案管理的科學化、規范化和標準化。

二是完善電子政務檔案管理技術手段。在電子政務檔案接收、鑒定、存儲、應用等環節，提前做好各種準備工作，科學防范人為破壞、病毒侵擾、傳遞丟失等風險，并且提前做好備份，防止出現電子政務檔案管理技術手段缺失的問題。

三是健全電子政務檔案管理相關法規。強化法律法規建設，在現行檔案法中修改完善電子政務檔案管理的有關內容條款，解決電子政務檔案管理法治環境的保障問題，做到有法可依、有法必依，增強電子政務檔案管理的法律效力。

第8篇：電子檔案管理系統范文

關鍵詞：檔案管理系統；ERMS；信息化；中國石油

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)20-4875-02

Research on Electronic Records Management System of Petro China

HOU Li-li

(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)

Abstract: To Accelerate development of information construction of Petro China, improve efficiency of work of records management, and decrease the waste of labor power and material resources for long hangwriting and poor softwares of records management, the uniform platform of records management of Petro China, that is Electronic Records Management System (ERMS), is exploited. The deffirences between ERMS and old records management are discussed in detail. The functions of the whole and every modules are introduced.

Key words: records management; electronic records management system; ERMS; information construction; Petro China

長期以來中國石油集團公司下屬單位在檔案管理上使用各自開發的系統，甚至和手寫管理相結合，沒有統一的檔案管理平臺。傳統的檔案管理業務存在很多弊端。項目組在國家信息部的支持下，與微軟合作，在集團公司范圍內建設集中統一的檔案管理平臺（簡稱ERMS），實現業務系統與檔案管理系統的有效集成，制訂統一的檔案管理標準規范，整體提升檔案管理能力。通過建設集團公司集中統一的檔案信息資源共享平臺，在保證信息安全的前提下，提高檔案的利用率和使用價值。從技術的角度，實現由檔案管理系統向內容管理系統的過渡；從應用的角度，逐步實現由檔案管理向知識管理的轉變。最終建立起中國石油的電子文件憑證中心和知識中心。

1 ERMS與傳統檔案管理業務的比較

1.1 傳統檔案管理業務原理

部門檔案歸檔人員將實體檔案提交到檔案管理部門，由檔案管理部門人員負責檔案的入庫管理以及用戶的檔案利用業務（圖1）。

1.2 ERMS原理

部門檔案歸檔人員在ERMS系統上將檔案電子條目錄入，經過歸檔部門領導和檔案部門領導審核以及歸檔辦結后，檔案電子條目自動提交給檔案管理部門，隨即可同步提交實體檔案和清單。由檔案管理部門人員進行電子檔案和實體檔案進行入庫維護和對用戶的利用（圖2）。

1.3 與傳統檔案業務管理的比較

1.3.1 電子文件管理規范和標準

傳統檔案業務缺乏統一的電子文件管理規范和標準，檔案數據標準和格式未統一，歷史數據質量較差。ERMS遵守《中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊》，統一了各個下屬單位電子文件管理規范、數據標準和格式。

1.3.2 文檔一體化程度

傳統檔案業務文檔一體化程度低，缺乏生命周期的管理，未與產生電子文件的相關系統進行集成，電子與實體管理脫節。ERMS強調針對電子文件的管理，電子文件先歸檔，實體隨后。還提供與OA系統的接口。

1.3.3 檔案價值利用

傳統檔案業務紙質借閱率較低，基本無法進行電子借閱。編研工作量大，素材收集不全面，統計工作繁重。ERMS提供電子借閱功能，一份電子檔案能同時借給多個用戶，到期后自動收回借閱權限。支持電子檔案全文檢索。自動生成符合用戶需求的統計報表。

1.3.4 信息化標準體系建設

傳統檔案業務信息化標準體系建設滯后，已有檔案管理系統差異大，無統一的管理平臺，形成了多個信息孤島。ERMS為中石油集團公司各個下屬單位建立統一的檔案管理平臺，成為檔案信息共享知識中心。

1.3.5 檔案管理工作的權責落實

傳統檔案業務對檔案管理工作的責任方較難落實。ERMS根據使用系統的權限劃分用戶角色，并且支持多種日志，保證每個工作環節都落實到責任人。尤其是歸檔工作一定由歸檔部門負責，貫徹“誰產生，誰負責”。

1.3.6 檔案管理工作效率

傳統檔案業務以實體檔案為主，大量工作都要在線下手工進行，效率低，人員浪費大；ERMS充分發揮了電子檔案的優勢，大部分流程都在線進行，大大提高了工作效率，減少了人員浪費。

2 中國石油檔案管理系統

2.1 總體功能結構圖

總體功能結構圖如圖3。

2.2 各個模塊功能

2.2.1 收集整理模塊

收集整理模塊主要包含檔案歸檔和檔案上交的功能。

檔案歸檔的目標為協助歸檔部門和檔案部門的用戶將電子和實體檔案歸到中國石油檔案管理系統中。包括以下功能：

1）預歸檔：用于部門歸檔人員創建檔案的電子條目。

2）歸檔整理：用于部門歸檔人員對電子條目所對應的實體進行整理。

3）檔案整理：檔案管理員對部門歸檔人員提交過來的電子條目和實體檔案進行整理。

檔案上交的目標是以直交或匯交的方式實現油氣勘探開發類檔案的分發和匯交。

2.2.2 檔案保管模塊

檔案保管的目標為對已歸檔檔案進行日常維護和管理，并通過鑒定檔案的價值確定其保管期限，把已失去價值的檔案銷毀，以達到優化館藏、提高檔案管理利用的效率。檔案保管包括以下功能：

1）檔案管理：用于檔案管理員查看館內檔案的詳細情況。

2）庫架信息維護：主要用于模擬實際檔案庫房。檔案管理人員對實體檔案上架后的物理庫架位置信息進行維護。

3）檔案鑒定：對于已經過期的檔案，可組成專家組進行檔案價值的鑒定，以確定其保管期限，把已失去價值的檔案銷毀。

4）檔案移交：用于當某些單位需要重組或是某些檔案需要移交給另一家單位時。

2.2.3 檔案利用模塊

檔案利用模塊是系統用戶利用檔案資源進行工作，也就是各部門、各單位使用檔案的過程。包括以下功能：

1）檔案搜索：利用檔號、名稱、歸檔部門等關鍵字搜索出符合用戶要求的電子檔案，方便了用戶查詢、借閱等需求。

2）檔案借閱：支持電子檔案和實體檔案的借閱。一份電子檔案可以同時借給多個用戶。到期后自動收回權限。

3）報表生成：可以根據用戶自定義的行和列，生成符合用戶特定需要的報表。

4）檔案編研：是為檔案編研人員提供一個根據館（室）藏檔案和社會需求，在研究檔案內容的基礎上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著的平臺。

3 結論

項目組在信息部的支持下，和微軟合作開發了中國石油檔案管理系統（簡稱ERMS），經過一段時期的實施推廣，目前生產環境已在中國石油多家下屬單位上線。ERMS以其友好的界面、人性化的操作、強大的檔案管理功能、方便簡易的系統設置、堅實的安全保密性以及卓越的運行速度和性能，得到了廣大單位用戶的好評。

參考文獻：

[1] 王秀霞.中國石油檔案管理系統應用架構的分析與設計[D].蘭州:蘭州大學碩士畢業論文,2010.

[2] 熊開盛,董兆鑫.檔案管理系統的設計與實現[J].計算機工程與設計,2007(6).

[3] .電子檔案管理系統設計及其功能實現[D].吉林:吉林大學碩士畢業論文,2007.

[4] 金波.基于SOA的檔案管理系統的設計與實現[J].辦公自動化,2010(7).

[5] 劉冬立.基于Web的企業檔案管理系統的設計與實現[D].上海:同濟大學畢業論文,2007.

第9篇：電子檔案管理系統范文

一、電子檔案的兩種管理手段

電子檔案的管理手段目前主要有兩種：其一是在OA系統中包含檔案管理的功能，將所有的檔案全部統一在OA系統中；其二是采用專業的檔案管理系統，并將兩者做無縫的鏈接，已達到文檔一體化和規范的檔案管理水平。

在國內，第一種情況基本上已經處于淘汰的地步，主要因為：

第一，在OA中包含的檔案管理功能實用性比較差，而且不能根據檔案業務管理的發展進行持續的升級；第二，OA中包含的檔案管理對一般的文書檔案管理尚能滿足，但若包含企業所產生的其他檔案(如圖紙、聲像等)，OA中的檔案管理系統將不能勝任；第三，OA平臺一般都采用將文件存儲于數據庫中的方式，這樣便于文件流轉的控制，但是帶來的負面效果是數據庫因此而變得很大，隨著檔案數量的日積月累很快數據庫就會出現不能支持系統的情況；第四，由于OA專業軟件公司的主要開發文件的流轉過程，對于科技檔案不熟，如果要做的話，OA專業軟件公司就必須花很大的精力去了解各種需求，通常情況下，OA專業軟件公司不會花這么大的力氣去做這樣的功能。類似的情況也同樣出現在PDM軟件供應商，PDM的軟件供應商只做圖紙的檔案管理。

由于上述原因，目前電子文件的主流管理方式都是采用OA系統和檔案管理系統二者相結合的方式。

二、檔案管理系統與OA系統的實施順序

但是企業在信息化建設過程中應該先上檔案管理系統還是先上OA系統呢?或者是兩者同時上呢?筆者認為，檔案管理系統應該提前于OA系統建成。

首先，對于大多數企業而言，兩個系統完全可以分開實施，待OA系統運行穩定之后在進行兩個系統之間的接口工作。大多數企業的檔案類型都多種多樣――既有固定的文書檔案，也有會計類、科技類檔案資料，對于規模稍大的企業來講，每年的實物檔案(榮譽檔案)也是非常重要的檔案資料之一，都需要進行系統的管理。而OA系統中產生的檔案僅僅只限于文書檔案，如果檔案管理一定要等到OA系統建成之后再進行考慮的話，就等于是所有其他類型的檔案的電子化進程都要等著文書檔案的前期電子化進程完成之后再進行，無意中浪費了時間成本。

其次，文書檔案的管理在各種檔案類型的管理中是比較簡單的檔案類型，從傳統紙質檔案管理轉化為電子檔案管理時相對容易，尤其是國家檔案局頒布文書檔案管理新規則后，用軟件對文書檔案進行管理更加簡單易行。但是其他類型檔案的數字化過程就不是這么容易的事情了，眾多的檔案類型中，歸檔與收集管理最復雜的當數科技檔案，科技檔案與企業的生產與經營息息相關(貿易型企業除外)，通常包含企業的核心技術，是企業中最受重視的檔案類型?？萍紮n案的信息化收集來源廣泛，主要來源于企業的PDM系統和ERP系統，在具體整理時，還將細分為基建檔案、設備檔案、產品檔案等。鑒于其廣泛的來源和諸多的類型，在一個大企業的內部(如各個分廠之間)傳統的紙質科技檔案的管理方式都有可能不同，如果將其全部統一規范起來進行數字化的管理將更是一個比較漫長的過程。

所以，一套靈活的電子檔案管理系統可以幫助我們在規范與整理上進行統一的要求，企業檔案數字化管理的重中之重在于全套檔案管理方式與規范盡量與數字化檔案管理系統相結合或接近。只有檔案管理系統建成之后，結合系統逐步進行各種檔案數據格式的統一、檔案分類整理的統一、檔案移交的統一，才能真正做到檔案信息化的網絡應用。