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第1篇：電子政務檔案管理范文

［關鍵詞］電子政務；檔案管理；安全保障

1電子政務系統(tǒng)中檔案管理的問題

1.1文件歸檔存在的問題

電子文件歸檔中存在的問題可以分技術障礙、管理缺陷兩方面。（1）技術層的障礙。主要體現(xiàn)在3個方面：①業(yè)務系統(tǒng)的主要功能就是處理業(yè)務，應當具備低冗余、高效率的特點，而檔案管理則因其要保證在較長年限內(nèi)的安全性，則需要高度的冗余；②電子政務系統(tǒng)可擴展性被限制，檔案管理功能嵌入面臨著很大的挑戰(zhàn)；③在對數(shù)據(jù)的管理權限上，業(yè)務部門比檔案部門更加完整，但是，當清除積存數(shù)據(jù)導致鏈接變動時，檔案部門可能不能及時找到所需的檔案，從而影響了管理和維護的進度。（2）管理上的缺陷。①管理權限得不到保障。電子檔案是存儲在業(yè)務部門中的，所以業(yè)務部門的管理權限應比檔案部門的更大；②責任主體不明確。電子檔案的管理權限實際上是由檔案、業(yè)務部門共同分享的，一旦發(fā)生丟失或篡改的問題，很難確認責任歸屬。

1.2安全保障不足

現(xiàn)階段電子檔案的安全面臨著很多的問題，從影響因素上看可以分為以下3方面。（1）技術原因。系統(tǒng)的技術水平直接關系著電子檔案的安全性，一旦存在黑客攻擊、病毒、軟件與硬件存在漏洞、系統(tǒng)與設備發(fā)生故障等情況，均會造成電子檔案的丟失或者損壞。（2）社會或者自然因素。比如：檔案保管場地自身的條件、火災、地震等因素均會產(chǎn)生很大的影響。（3）管理上的問題。比如：權限不明、操作不規(guī)范、工作人員失誤等。

1.3整合共享方式不統(tǒng)一

電子檔案整合共享概念的內(nèi)涵非常模糊，從廣義與狹義，宏觀、中觀與微觀層面看均具有不同的內(nèi)涵，這也就造成了電子檔案整合共享不能避免的復雜性。此外，整合共享具有很多的模式，就檔案實體而言，通常采用分散或者集中式的管理，使整合共享中經(jīng)常遇到途徑單一或多樣、橫向或縱向的體制、一致或異構的系統(tǒng)等矛盾，所以根據(jù)實際情況來看，整合共享的途徑、方式會有各種各樣的模式，不能統(tǒng)一。

1.4電子檔案移交不規(guī)范

在檔案雙軌制的背景下，電子檔案的移交面臨著一定的問題。（1）檔案的有機聯(lián)系缺失。當前的電子檔案移交中，大多移交的是單份的電子數(shù)據(jù)，未形成可以反應整體的檔案，從而使移交檔案缺乏關聯(lián)。（2）檔案的元數(shù)據(jù)不完整。雙軌制的實施使人們存在備份的依賴心理，導致移交工作的不規(guī)范，進而造成元數(shù)據(jù)的丟失。（3）移交工作的效率被限制。由于紙質(zhì)、電子檔案的移交上存在時間差的問題，造成了工作量、成本的大幅增加。

1.5前端控制和全程監(jiān)管的矛盾

前端控制和全程監(jiān)管在現(xiàn)實中存在著一定的矛盾。前端控制、全程監(jiān)管都是基于檔案部門的位置，要求自形成初始，對電子文件進行全程的管理。但是，兩者存在一定的矛盾，若實行了全程管理，檔案部門則為主要的管理者，對前后環(huán)節(jié)進行同等的規(guī)劃和管理，就不再需要前后端的理論；但是如果重視前端控制，那么檔案部門就成為了后面環(huán)節(jié)的管理者，就不能很難實現(xiàn)對前面環(huán)節(jié)的管理。

2提高電子檔案管理水平的對策

2.1規(guī)范檔案移交

隨著對檔案管理需求的不斷提高，在線歸檔已越來越重要，且應當作為歸檔的主要方式；而離線歸檔能夠解決特殊格式或者一些的檔案材料，所以也是不可缺少的，可作為輔助手段。因此，對于電子政務系統(tǒng)中的檔案應采用“在線為主，離線為輔”的歸檔方式。在歸檔規(guī)范方面應做到如下四點：①雙軌制管理是現(xiàn)階段的主要管理模式，所以應當將明確并區(qū)分電子、紙質(zhì)兩種檔案移交的基本方法；②整理分析電子檔案在線移交中的問題，一定要遵循檔案的原始形式，預防復制形式下的雙套歸檔，并慢慢轉向單套歸檔；③明確檔案移交各個階段中檔案館、檔案室的各自責任，以保證檔案的完整、安全；④制定檔案移交的標準規(guī)范，并完善移交的技術，促進單軌化的轉型。

2.2安全保障措施

電子檔案的安全會受到很多因素的影響，所以，要進行全方位的考慮：①技術上，強調(diào)自主研發(fā)管理系統(tǒng)的重要性，制定相應的加密、殺毒、備份、隔離等措施；②管理上，提高工作人員的安全意識，建立健全的監(jiān)督管理體系，提高管理人員的專業(yè)水平等；③法律法規(guī)上，對檔案管理的法規(guī)、標準進行完善，確定檔案的憑證性，從而使檔案的安全管理工作規(guī)范化。

2.3整合共享策略

檔案管理工作應從檔案本身拓展到現(xiàn)行文件的生成背景、環(huán)境及整個過程，因此在信息整合中應做到如下兩點：①明確整合共享的內(nèi)涵，在實踐中基于信息、實體的整合共享聯(lián)系密切，應當把兩種相結合，形成信息、實體一體化的共享方式；②分散式和集中式電子檔案的整合共享策略的實施效果是不同的，建議從共享效率、整合深度上分析各自的優(yōu)缺點和應用的條件。

3結語

第2篇：電子政務檔案管理范文

電子政務是現(xiàn)代信息技術與政府機構樹立信息資源同享的首要平臺,既包含信息化資源、信息網(wǎng)絡、信息化人材,也包含政府信息化建設中的各類法規(guī)標準體系等。在今天,信息資源已經(jīng)經(jīng)成為現(xiàn)代社會發(fā)展的首要戰(zhàn)略資源,檔案信息資源尤為癥結。就當前的檔案信息管理而言,主要有檔案原件和基于檔案的可應用的信息成果。電子政務環(huán)境下檔案管理綜合運用,主要體現(xiàn)在兩個方面:1是從檔案管理的內(nèi)涵及外延上,其包括的信息不斷增多,并出現(xiàn)社會化趨勢;2是電子政務對于檔案管理的綜合運用觸及面更廣、更深。作為現(xiàn)代檔案信息資源開發(fā)的有效平臺,電子政務環(huán)境是應用網(wǎng)絡技術來整合各個信息孤島,以實現(xiàn)對于各個孤立的檔案資源進行跨庫連接、信息同享。對于于該平臺的運行及發(fā)展,需要從保障信息資源暢通互動中,增進各檔案管理機構間的互補、吸收。同時,借助于檔案信息平臺,應用現(xiàn)代信息技術對于檔案信息進行檢索、收拾、瀏覽、輸入、輸出和綜合加工,從其開發(fā)及利用上來知足社會對于檔案信息的多種利用。如應用四G網(wǎng)絡技術來完成隨時隨地的接入,實現(xiàn)快速檢索及利用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案及以手工為主的檔案管理方式,局限于區(qū)域性、部門內(nèi)的使用,且在互聯(lián)互通管理上需要花費更多的時間以及物資本錢。電子政務環(huán)境下突破了時空局限,并從信息資源、技術資源以及人力資源的協(xié)同開發(fā)上提高了檔案信息管理綜合效益。

2、電子政務環(huán)境下我國檔案信息綜合運用現(xiàn)狀

檔案信息是人類智慧的結晶,匯聚著認識世界以及改造世界的豐厚歷史記錄。在電子政務環(huán)境下,我國檔案管理綜合運用工作也獲得了必定成績。1是對于于數(shù)字化檔案管理框架基本構成,自一九九九年展開“政府上網(wǎng)工程”以來,經(jīng)由多年的發(fā)展,對于于電子政務環(huán)境下的信息資源整合已經(jīng)經(jīng)初具范圍,尤其是跟著政府機關職能轉變以及深化機構改革中,各級政府在信息化資源綜合運用中提高了管理的透明度,晉升了辦公綜合效力。當前,九八%的政府機關建成為了網(wǎng)絡辦公平臺,并在政務內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的協(xié)同發(fā)展中,最大化地整合了各類業(yè)務資源系統(tǒng)。如在宏觀管理上,金稅、金卡、金財、金盾、金審、金農(nóng)等一二個業(yè)務系統(tǒng)樹立了關聯(lián),以統(tǒng)1化信息平臺規(guī)范了我國電子政務各業(yè)務系統(tǒng)的有效對于接。2是在政府與公家之間的溝通與互動基本實現(xiàn),以檔案管理信息化服務為主體的電子政務環(huán)境,將網(wǎng)絡信息、政府信息公然等檔案資源進行了分層開發(fā),尤其是對于政府網(wǎng)站,從對于公家的開放上,逐漸構成了機構政策條文、公告等窗口,這些窗口不但為公家提供了檔案信息咨詢機會,也從檔案信息服務中加強了政府與公家間的互動?？梢?電子政務環(huán)境下檔案信息綜合管理,應當從構建良性的、知足政府與公家雙向互動的有效平臺,并借助于現(xiàn)代網(wǎng)絡技術以及信息化平臺,最大化地知足公家對于檔案信息資源的需求。如在個人交稅、護照辦理、車牌辦理等檔案信息查詢中,晉升了檔案資源管理的便捷性以及效益性。

3、電子政務環(huán)境下檔案信息綜合運用中的問題及改良方向

電子政務環(huán)境為實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化資源整合創(chuàng)造了基礎前提,但在檔案信息整合與電子政務信息資源互聯(lián)互通上,還存在1些問題。1方面從信息資源的內(nèi)容上來看擁有重合性,尤其是傳統(tǒng)政府機構在政務流動中對于各類文件的存儲與記錄,既有法律法規(guī)等政策性文件,還有觸及各項具體業(yè)務的統(tǒng)計類信息,這些信息在數(shù)字化進程中又發(fā)生了更多信息衍生資料,在鑒定其政務信息價值上增添了難度;另外一方面在信息互通中面臨共同的數(shù)字化困難,跟著政府信息化建設及各類檔案館信息化建設的加快,其信息資源都面臨著數(shù)字化的共同困難,如數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)字化掃描技術、數(shù)據(jù)緊縮技術,和紙質(zhì)文件與聲像圖文文件的歸檔問題等等,這些系統(tǒng)化資源在重組及編制上因數(shù)據(jù)源的差異性,還存在較多的標準化困難;再者,對于于政務信息與檔案信息在信息化分層管理上,根據(jù)全宗理論,對于于隸屬不同信息部門的檔案信息資源需要結合時間、價值、內(nèi)容等不同標準進行歸類,從而實現(xiàn)信息資源同享的智能化管理。此外,電子政務環(huán)境下數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡建設中,因為經(jīng)費等因素的影響,整個建設進度較為遲緩,對于于已經(jīng)經(jīng)建成的檔案類網(wǎng)站,其互通能力遭到影響,尤其是1體化建設計劃缺少明確性,多數(shù)檔案信息網(wǎng)絡采取相干站點的簡單鏈接,以至于擴散性、孤立性較強。對于于檔案信息數(shù)字化規(guī)范及轉換標準的制訂相對于凌亂,其因素源自社會各檔案信息所有者,未能從建設伊始就加強數(shù)據(jù)結構的統(tǒng)1化管理,以至于檔案信息結構模式較多,格式不統(tǒng)1,如異構數(shù)據(jù)庫現(xiàn)象嚴重、對于于各檔案信息網(wǎng)絡體系建設缺少有效的規(guī)范,也加重了檔案信息資源重組整合的難度。

跟著網(wǎng)絡化、開放性互聯(lián)環(huán)境的構成,對于于電子政務環(huán)境下的檔案信息資源管理中的安全問題尤為凸起。開放的網(wǎng)絡環(huán)境使患上檔案信息收到更多的網(wǎng)絡安全要挾,如病毒、黑客入侵、各類特務行動等,對于于檔案信息資源的損壞及盜取行動的打擊是確保檔案資源安全不亂的癥結。從我國檔案信息管理綜合運用實踐來看,需要從3個方面加以應答。1是做好數(shù)字化檔案信息資源的有效整合,尤其是從法律、軌制、規(guī)范等方面進行整合,優(yōu)化電子政務環(huán)境下檔案資源管理需求配置不均衡問題。如對于于數(shù)字化檔案信息特色及作用的明確,從數(shù)字化檔案信息管理中構建統(tǒng)1的信息資源交流平臺,切實從擴散異構的檔案信息資源庫中進行技術優(yōu)化,實現(xiàn)有效組合以及銜接,增強檔案信息資源的可控性、動態(tài)性以及可延續(xù)性;針對于檔案信息資源與社會其他信息的集成問題,要從信息資源配置體系上,踴躍調(diào)和各檔案信息管理部門間的融會,應用統(tǒng)1用戶界面及檢索法子,實現(xiàn)各類用戶隨時隨地獲取有效信息,施展數(shù)字檔案信息的服務效益。2是重視對于檔案信息部門與圖書、情報信息的融會,對于于數(shù)字檔案信息資源在統(tǒng)1建設中,不但要從本身進行整合,還要統(tǒng)籌電子政務環(huán)境下,圖書、情報信息的資源整合,以構建政府行政與檔案信息1站式服務格局。同時,針對于信息資源整合中,政府檔案信

息與檔案館、各級檔案管理機構、檔案信息服務機構和圖書、情報機構間數(shù)字化信息的非統(tǒng)1現(xiàn)狀,要強化各部門間的互通與交換,著力從信息搜集、收拾、分工、協(xié)同、統(tǒng)1中,強化信息交流,構建暢通的信息資源同享機制,以便于各類檔案信息數(shù)據(jù)庫的有效融會與集成。3是要強化對于數(shù)字檔案網(wǎng)站與政府網(wǎng)站的銜接與整合,跟著各級檔案機構本身網(wǎng)站建設的推行,在對于外進行檔案信息服務的同時,應當多與政府網(wǎng)站樹立信息同享,尤其是在提供政府信息服務及網(wǎng)絡辦公方面,要從現(xiàn)階段政府網(wǎng)站與數(shù)字檔案網(wǎng)站的有效對于接中,晉升民眾對于檔案信息資源的便捷、快速、有效檢索的水平。 4、以某高校為例來探討檔案信息管理的綜合運用對于策

在進行檔案信息資源開發(fā)及綜合運用上,高校憑仗其本身信息技術優(yōu)勢及電子政務信息化發(fā)展契機,通過量方調(diào)研以及利弊分析,逐漸構成了多層次、多任務、高效力的檔案信息管理模式。其主要舉措表現(xiàn)在5個方面。

(1)重視專業(yè)隊伍建設,深化校企合作

二00八年江蘇鹽城師范學院檔案館通過參觀考察等流動,立足本身檔案信息化管理實際,從構建高效數(shù)字化檔案資源建設中,踴躍組建專業(yè)隊伍,并成立了由館長為首的數(shù)字檔案管理開發(fā)與建設小組。1方面組織人員參加專業(yè)培訓,強化對于信息化檔案業(yè)務知識及技巧的學習,晉升團隊的業(yè)務水平;另外一方面重視與軟件公司及政府檔案管理部門樹立協(xié)作,通過技術服務來優(yōu)化工作重心,增進整個檔案數(shù)字化建設工作的有序進行。

(2)踴躍組建軟硬件平臺,創(chuàng)造檔案信息化管理綜合運用環(huán)境

檔案信息資源綜合管理工作離不開先進的軟硬件平臺環(huán)境的支持,在硬件平臺建設上,該院檔案館全面分析當前檔案管理業(yè)務需求,配置了二臺HP服務器,一臺Juniper防火墻,三臺Cisco路由器,高機能計算機八臺,多功能1體機三臺,A三、A四掃描儀各二臺,復印機二臺,為全校檔案信息化建設提供了硬件保障。在軟件建設上,結合當前高校檔案管理實際,從軟件的先進性、靈便性、可移植性等方面開發(fā)了新系統(tǒng),使其體系結構更為開放,系統(tǒng)保護更為安全、可靠,尤其是在功能模塊設置上,以現(xiàn)代數(shù)字化信息管理綜合運用為指點,涵蓋檔案的采集、處理、歸檔、存儲、應用以及管理,并支撐文件批量處理,PDF格式轉換與應用,以多字段為檢索前提的模塊化結構設計,既統(tǒng)籌了傳統(tǒng)用戶的使用習氣,又可以知足未來用戶的自定義需求。

(3)檔案信息數(shù)據(jù)庫建設與施行

根據(jù)全宗管理理念,對于于檔案信息資源的數(shù)字化建設流程進行全面優(yōu)化,尤其是針對于全宗館藏檔案信息進行清算與統(tǒng)計,鑒戒各兄弟院校的檔案管理成效以及對于策,結合本身實際來進行靈便運用。如針對于歷屆新生錄取名錄進行逐年掃描與統(tǒng)計,對于歷屆畢業(yè)生的學習成就、登記表進行掃描與統(tǒng)計,對于相干文件的索引目錄進行掃描與統(tǒng)計,完成數(shù)據(jù)的銜接與管理。在信息檢索上,借助于檔案信息數(shù)據(jù)庫技術,可以實現(xiàn)隱約查詢。如輸入學生信息上的某1癥結詞,將會顯示與之相干的錄取名冊、畢業(yè)登記表及成就等信息。對于院校相干的各類首要文件、項目文檔等資料進行掃描并統(tǒng)1管理,便于各部門管理人員進行快捷檢索與利用。需要強調(diào)的是,在新數(shù)據(jù)庫建設上,針對于舊數(shù)據(jù)庫中的信息與館藏紙質(zhì)文件的對比與核實,根據(jù)《高等院校檔案實體分類法》請求,分別對于相干數(shù)據(jù)庫資料進行數(shù)據(jù)遷移以及轉換,尤其是對于于原館藏資料中未錄入的紙質(zhì)案卷,從新進行收拾與核實,以實現(xiàn)館藏信息資源的全面數(shù)字化。

(4)實現(xiàn)檔案信息管理利用與學校OA系統(tǒng)的在線對于接

檔案管理系統(tǒng)軟件平臺建設,在與院校OA系統(tǒng)的拓展與對于接上,更好地實現(xiàn)了檔案信息資源的同享與開發(fā)。應用網(wǎng)絡技術來實現(xiàn)與OA接口的開發(fā),并通過構建中間庫來知足校園內(nèi)外其他系統(tǒng)對于檔案信息資源的檢索與走訪。尤其是中間庫技術的利用,便于檔案管理員從按期采集的檔案信息臨時庫中進行篩選,直接存儲到檔案管理信息庫中。新軟件系統(tǒng)平臺在晉升檔案資源應用效力上,更好地將各類信息資源進行了全面整合,突破了傳統(tǒng)采編人員低效、重復的工作強度限制,應用計算機輔助技術可以實現(xiàn)對于檔案信息的選題、材料加工、應用,為整個編研工作節(jié)省了時間,降低了勞動量,晉升了工作效力。

第3篇：電子政務檔案管理范文

關鍵詞：電子政務 檔案管理 高校

電子政務是一項系統(tǒng)工程，它的實施對于高校檔案管理工作既是挑戰(zhàn)又是機遇。在電子政務建設中，檔案信息資源在轉變行政職能、提高行政績效、公開政務信息、規(guī)范管理行為等方面發(fā)揮了積極作用。目前，有部分高校將檔案管理納入電子政務建設規(guī)劃，并與電子政務建設同步協(xié)調(diào)進行，但是，多數(shù)學校信息化建設對電子文件、電子檔案管理具有很大隨意性。如何加強電子政務環(huán)境下的電子檔案管理，迫切需要檔案工作者予以研究解決。

信息技術的突飛猛進，電子政務的迅速發(fā)展，給高校檔案工作者帶來了壓力和挑戰(zhàn)，同時也迎來了新的發(fā)展機遇。高校檔案信息化建設是新時期檔案部門的一項基礎性工作，也是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路。在當今以信息技術為主要特征的知識經(jīng)濟時代，信息資源已成為人類經(jīng)濟活動、社會活動的戰(zhàn)略資源，那么，加強高校檔案信息化建設，是檔案事業(yè)適應時代和社會發(fā)展需要，是發(fā)展先進生產(chǎn)力和先進文化的必然要求，也是提高檔案信息服務水平的必經(jīng)之路。

一、依托電子政務轉變高校檔案工作管理理念

1. 堅持與時俱進、敢于創(chuàng)新的理念

高校電子政務是信息時代先進科技在學校工作中的具體運用，這種運用覆蓋的范圍及滲透的領域極為深廣。面對各種科技知識成果的轉化，高校檔案工作者要克服守舊與懼怕改變現(xiàn)狀的心理，應有樂于、善于接受新事物、新知識的態(tài)度，應有審時度勢的頭腦和長遠的目光, 適時改變工作方法與策略，勇于開拓與創(chuàng)新，積極研究吻合科技環(huán)境、科學合理的工作方法，使工作高效、有序地進行，制定相應的規(guī)章制度。

2. 樹立檔案信息資源面向高校、服務社會的理念

相對于其他部門，以往高校的體制、機制改革顯得滯后，服務范圍狹窄與封閉。作為組成部分檔案資源的管理者要隨著高校辦學定位方向轉變而更新工作理念，加快檔案信息原有的服務體制和機制改革步伐，研究與創(chuàng)新服務模式，建立廣泛的、開放的、社會化的服務體系，樹立整體觀念和全局觀念，在做好向學校教學、科研及管理服務的同時，積極構建信息資源平臺，根據(jù)需要，向社會經(jīng)濟建設提供檔案資源服務。

3. 樹立信息資源共建、共享的理念

隨著網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，檔案信息資源共建、共享機制建設應運而生，但受傳統(tǒng)管理模式與思維慣性的影響，相當一部分檔案管理機構在檔案信息資源建設與檔案信息服務上還沿襲著傳統(tǒng)的模式，條塊分割的弊端尚未割除，不注重檔案行業(yè)整體資源的整合，只強調(diào)建設檔案資源所需的人力或資金等的投入，忽視有獨特作用與參考價值的檔案資源建設，造成信息高速公路上車少貨缺等現(xiàn)象。為此，樹立網(wǎng)絡化的服務觀念，積極主動把計算機技術、多媒體技術、海量存儲技術和數(shù)字通訊技術等運用到檔案資源的建設中，做好檔案數(shù)據(jù)庫及信息服務平臺的構建工作。加強校際、館際協(xié)作，改變情報、圖書、檔案等行業(yè)資源各自為政、互不兼容的現(xiàn)狀。創(chuàng)造條件，把多種分散的信息資源有機地集中整合，對有價值的資源進行挖掘，以整體優(yōu)勢發(fā)揮信息資源的利用價值。

二、電子政務發(fā)展

為高校檔案信息化全面發(fā)展提供了契機

檔案的價值在于利用，在于為黨和國家工作大局服務，為社會各界和廣大人民群眾服務，檔案工作要突出服務這個主題。隨著國家經(jīng)濟建設和信息技術的快速發(fā)展，檔案作為一種重要的信息資源，在各行各業(yè)得到了越來越多的開發(fā)和利用，日益顯示出其應有的重要作用。因此，社會的各個方面對檔案工作的要求會越來越高，檔案部門的工作也會越來越重。在這種新形勢下，如何有效拓展檔案工作為全校大局服務，為社會各界和廣大人民群眾服務，以全面推動高校檔案事業(yè)，成為檔案工作者必須面對、思考和實踐的緊迫任務。所以，檔案信息化是時代的要求，是高校檔案管理自身發(fā)展的要求，它已成為不可阻擋的歷史趨勢和發(fā)展方向，而電子政務發(fā)展是檔案信息化的催化劑和助推器。把檔案信息化納入高校電子政務建設的范疇，以國家電子政務發(fā)展為契機，開拓進取，使檔案收集、整理、存儲、利用等工作適應電子政務發(fā)展的要求，進一步增強服務意識，更新服務觀念，改善服務方式，提高檔案服務的及時性、針對性和實效性，把檔案服務工作提高到新的水平，全面推進檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、電子政務環(huán)境下檔案管理模式

在電子政務的實施和推動下, 高校檔案管理模式發(fā)生了轉變。

1. 服務手段的轉變

隨著政府部門電子政務與高校網(wǎng)絡智能辦公系統(tǒng)的應用，高校檔案信息服務以網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)庫為重點，檔案信息服務方式由以館( 室) 檔案信息資源為基礎的被動服務，轉向網(wǎng)絡資源為主的無限、主動服務。由以傳統(tǒng)的靜態(tài)、間接服務轉向以提供現(xiàn)代參考咨詢和開發(fā)編輯工作為主的動態(tài)、直接服務。通過開展檔案信息的提煉加工，把分散在檔案資源中的無序信息整序、濃縮，通過網(wǎng)絡以多種服務方式開展主動、快捷、高層次的檔案信息服務。

2. 檔案載體的轉變

隨著電子政務辦公的廣泛應用，網(wǎng)絡技術、數(shù)碼技術等現(xiàn)代高科技的發(fā)展以及新型材料的使用，豐富了檔案載體形式，打破了長期以來人類只能依賴文字進行記錄的歷史，可以通過更直接、更具體、更生動的圖像和聲音的管理方式展示事物，并以光盤、磁帶、移動存儲設備等磁性材料為載體記錄存檔，檔案材料的收藏由單一到多元并存轉變，館藏結構也發(fā)生改變。

3. 檔案工作方式的轉變

網(wǎng)絡技術及電子政務環(huán)境下，高校各部門可以根據(jù)工作情況，合理安排時間，將本部門要歸檔的文件通過網(wǎng)絡傳送到檔案管理部門，也可以直接將數(shù)據(jù)信息錄入到檔案數(shù)據(jù)庫中。另一方面，通過網(wǎng)絡學校檔案管理人員可實行跟進式服務，在形成初期跟蹤指導，或者在文檔形成之后，隨時到各部門的專門數(shù)據(jù)文件夾中進行信息采集和核對工作，可以大大縮短了文件資料轉化為檔案的周期，根據(jù)需要開展收集工作，確保了歸檔信息的完整性、準確性，做到有的放矢。

4. 服務方式和服務面向的轉變

高校在電子政務背景下，通過網(wǎng)絡技術，利用不同的信息服務軟件系統(tǒng)，可以對利用者的利用時間、區(qū)域及查詢檔案信息內(nèi)容等進行統(tǒng)計，及時與用戶溝通聯(lián)系，適時調(diào)整檔案利用服務，并對不同時期和部門所需的檔案信息進行及時配給，滿足用戶的檔案信息利用需求。檔案信息服務工作是社會發(fā)展到一定歷史階段而產(chǎn)生的社會現(xiàn)象，高校的檔案利用服務在不脫離原有基礎上，要注意傳統(tǒng)檔案利用服務方式與現(xiàn)代網(wǎng)絡檔案信息服務的并舉，努力實現(xiàn)傳統(tǒng)和現(xiàn)代兩種服務方式的有機結合工作，使兩者做到優(yōu)勢互補，揚長避短。

四、依托電子政務改革檔案管理的思路與建議

高校電子政務的實質(zhì)是建成一個覆蓋黨政機構各部門和院系相結合的應用系統(tǒng)，為領導決策和機關辦公提供服務，實現(xiàn)學校辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡化和決策科學化，提高行政效率和管理水平。

能否完善電子政務系統(tǒng)建設框架，在很大程度上取決于能否全校參與、全程管理、全方位確立新的工作思路，并使之付諸實踐。高校檔案出于自身的職業(yè)敏感，最先意識到這一問題的嚴重性與解決問題的迫切性，也必將責無旁貸地成為電子時代管理機構核心信息資源的主力軍和排頭兵。檔案管理工作針對電子政務系統(tǒng)的建設疏漏迅速發(fā)出盡快開展“補漏工程”，積極介入到電子政務系統(tǒng)的開發(fā)與建設之中。

（1）對電子政務的主管部門，強調(diào)電子文檔是電子的主要工具和真實記錄，是政府機構最重要的信息資源，是機構可持續(xù)發(fā)展的信息支持和信息保障。

（2）對電子政務標準制定機構，強調(diào)文件、檔案管理標準的制定與貫徹已引起普遍重視。高校檔案工作應參與其中，為電子政務系統(tǒng)建設嵌入檔案管理功能。

（3）對系統(tǒng)設計和軟件開發(fā)部門，強調(diào)作為機構的核心信息資源，文件、檔案管理具有特殊性與特殊要求。隨著現(xiàn)代化進程的加速，這種要求也在不斷變化，必須根據(jù)網(wǎng)絡應用引起的機構組織方式和管理模式的變革。

（4）對檔案管理部門，強調(diào)面對新的工作環(huán)境、面對IT技術的飛速發(fā)展和普及應用，必須承擔起保管電子檔案的職責、制定制度、劃分權責、規(guī)范方法；檔案人員必須從幕后走向前臺、從“后端”走向“前端”、從紙質(zhì)環(huán)境走向電子環(huán)境、從信息管理走向知識管理。為此，必須更新知識，加強研究，探討“前端控制”、元數(shù)據(jù)管理等，通過理論和實踐的互動尋找應對舉措。

五、結束語

高校電子政務是一項系統(tǒng)工程，涉及范圍包括學校各個職能部門，檔案部門作為學校行政管理部門之一，必然要加入到電子政務改革浪潮之中；電子政務的有效實施必須基于跨時間、空間和部門的信息流通與共享，而檔案部門是學校各職能部門電子文件等信息資源的集散地。因此，檔案工作應有效地支持電子政務建設，適應新環(huán)境對檔案工作的需求。

參考文獻：

1.陳一紅. 電子政務環(huán)境下高校檔案工作探討[J].長春師范學院學報,2011,30(6):170-173

2. 馬建國. 高校電子政務建設與檔案信息化建設的互動研究[J].檔案2010(2):78-81

第4篇：電子政務檔案管理范文

    自我國開展網(wǎng)上政務以來,國內(nèi)各級機關,政府,服務型單位的信息化建設工作有了飛快的發(fā)展。盡管電子政務如火如荼地開展大大促進了政府職能的轉變,提升了各級政府的公眾形象,但其中仍然存在諸多問題:政府對檔案信息化建設和電子政務的目標不明確。在檔案信息化建設推動電子政務開展的過程中,我們國家存在很多誤區(qū),其一是認為電子政務僅僅是將政府計算機辦公化,不重視政府業(yè)務流程和軟件開發(fā)的整合,把計算機作為一種代替手寫的工具,沒有發(fā)揮其最核心的作用。其二是認為電子政務等同于上網(wǎng),沒有將網(wǎng)絡與政府服務工具結合起來。對電子政務的系統(tǒng)性及其在信息化建設當中的地位缺乏認識。資金投入力度不足。檔案信息化建設的重要性沒有被充分認識到,沒有一個合適的位置,在資金方面也沒有得到充分保障,導致檔案信息化工作不能順利開展。目前國家與地方財政在檔案信息化建設方面給予的重視不夠,資金投入相當有限,使得我國檔案信息化建設的腳步緩慢,其基礎建設發(fā)展較慢,嚴重地影響了檔案信息化的推進。缺少檔案信息化建設的優(yōu)秀復合型人才。事業(yè)要發(fā)展,人才是關鍵。檔案信息化涉及建設與管理兩個方面,這兩個方面都需要培養(yǎng)人才,一是檔案信息化建設人才,在檔案信息化建設過程中,要求這些人員能夠完成需要這些人才能夠建設基本的檔案庫, 立足于檔案工作實際規(guī)劃和設計建設項目的目標、任務、內(nèi)容、規(guī)模,組織好各項工作等;二是檔案信息管理人才,這些人才能夠在日常檔案管理維護過程中,科學管理好、維護好本部門的局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站、軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡設備,而且這些工作人員的加入,能夠提高檔案工作效率,確保信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行。

    電子政務和檔案信息化發(fā)展策略

    在新形勢下,應該按照國家電子政務建設的總體要求開展檔案管理信息化建設工作。規(guī)范操作,統(tǒng)一標準,采取適合中國特殊國情的路線,在建設過程中還可能遇到種種困難,我們要對此做法充分的思想準備。為了建設平穩(wěn)的進行,所以,要想搞好電子政務建設需要采取一系列重要策略。提出以下幾點建議僅供參考。建立健全相關法律法規(guī)。在檔案管理系統(tǒng)建設中常常碰到某些過分強調(diào)本單位特殊性,其管理辦法不能改變等事情。這種做法拒絕采用標準,無視標準化,對信息化建設極其有害。只有采用標準化規(guī)程,才能使系統(tǒng)進步,這對信息系統(tǒng)的長遠發(fā)展有不可估量的作用。某些標準化的制定,執(zhí)行需要消耗大量的人力,物力,財力。為檔案信息化的建設和電子政務的開展鋪平道路,讓其早日實現(xiàn)。統(tǒng)一規(guī)劃,加強領導。此點可吸收國外先進的經(jīng)驗核技術,統(tǒng)一設定相關部門進行監(jiān)督和管理,并且制定相關法律進行約束。可讓國務院領導機構對全國政府信息化建設進行統(tǒng)一規(guī)劃,制定統(tǒng)一標準、相關政策法規(guī)及管理辦法,對重大工程的資金進行統(tǒng)籌安排。各政府按相關要求依據(jù)自身情況再進行下一步部署。加大對檔案信息化及電子政務的資金提供力度。各級領導應對檔案信息化工作給予高度的重視和支持。將檔案信息化日程早日提到政府建設的日程中,此外,檔案信息化的建設還能促進政府電子政務的順利開展。提高待遇,引進優(yōu)秀人才。檔案信息化建設并非一般懂電腦的人就能勝任,它需要既懂管理又懂信息化建設的復合型人才,所以要提高待遇,注重吸引此類優(yōu)秀人員,改善人才結構,另外,國家要對此類信息化人才的培養(yǎng),加強新型人才培訓,將傳統(tǒng)的檔案人才培養(yǎng)成具有新型素質(zhì)的復合型人才。同時對骨干人才進行重點培訓和繼續(xù)教育,保證人員不斷層,改革能持續(xù)不斷的進行。

第5篇：電子政務檔案管理范文

1檔案的歷史價值和現(xiàn)代價值

在我國古代，檔案也是圖書，有著共同的起點：結繩—刻契—甲骨文—銅器銘文—簡冊—刻版印刷。檔案是人們生活中不可缺少的重要資源，它能重現(xiàn)人、物、事的歷史原貌，具有最可靠的憑證性和科學研究價值。檔案的核心價值是“證史”，檔案機構最重要的使命是為子孫后代保存“社會記憶”。電子政務的建設給檔案提供了一個千載難逢的機遇，一是實行政務公開，提高決策和服務水平需要檔案信息；二是借助電子政務平臺，檔案的現(xiàn)代價值為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務的功能將得到更好的發(fā)揮。

2電子政務是電子檔案的源頭

電子政務，是政府機構應用現(xiàn)代信息和通信技術，將管理和服務通過網(wǎng)絡技術進行集成，在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)政府組織結構和工作流程的優(yōu)化重組，超越時間、空間與部門分隔的限制，建成一個精簡、高效、廉潔、公平的政府運作模式，全方位地向社會提供優(yōu)質(zhì)、規(guī)范、透明、符合國際水準的管理和服務。電子檔案，是對國家和社會具有重要保存價值的政府機關和社會組織產(chǎn)生的電子文件經(jīng)整理歸檔后的檔案。電子檔案是電子文件的延伸又是數(shù)字檔案館的有機組成部分。電子文件、電子檔案必將成為未來檔案館的館藏主體。電子政務是電子檔案管理的源頭，電子檔案管理是電子政務的效率所在。電子檔案管理應遵循檔案收集、整理、鑒定、保管、編目檢索、編研、統(tǒng)計、利用等原則。電子檔案的建設，將較好地解決電子文件、電子檔案的管理問題，使檔案信息資源在電子政務建設中進一步發(fā)揮作用。也是政府加快信息化進程，推進政務公開，提高行政效率的有效途徑。電子政務的實現(xiàn)，必將推動檔案資料的電子化，也只有實現(xiàn)電子檔案的科學管理，才能推動電子政務的發(fā)展。

3檔案館是政府信息公開的行為主體

據(jù)有關方面的統(tǒng)計，中國信息資源約80%由政府掌控，這80%的信息資源中，又有80%未被利用。這一狀況，無論對于經(jīng)濟社會的發(fā)展還是科學研究，都是一種巨大的損失。所以說，公開政府信息非常必要，是民眾了解政府行為和國家方針、政策的重要窗口，也是增加政府透明度和提高信息利用率的重要保證。筆者在2011年6月22日到6月30日，通過網(wǎng)絡訪問國內(nèi)31個省級檔案機構，有30家建立了檔案信息網(wǎng)站，29家在網(wǎng)絡中開通現(xiàn)行文件和政府信息公開查詢系統(tǒng)。遼寧檔案信息網(wǎng)建立政府信息公開共享平臺；上海檔案信息網(wǎng)上推出政府公開信息實用分類體系查詢系統(tǒng)；河南省檔案信息網(wǎng)建立現(xiàn)行文件中心、河南數(shù)字檔案館等。這都為政府與百姓之間的溝通架起了一座網(wǎng)絡橋梁?，F(xiàn)行文件中心建設是拓展檔案館功能，服務于和諧社會建設的有效途徑。據(jù)《河南省檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》統(tǒng)計，目前，全省共有各級檔案行政管理部門177個，全部建立已公開現(xiàn)行文件利用中心，為政府信息公開提供便捷的查詢利用服務，年接待利用者1.91萬人次，年提供利用現(xiàn)行文件3.07萬件次；可見，人們對現(xiàn)行文件查詢的利用率還是很高的。

第6篇：電子政務檔案管理范文

跟著電子計算機技術在各個領域的深刻利用,電子文件的數(shù)量猛增。因為電子文件擁有與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的不同特性,其管理的理論、原則、法子以及模式也不盡相同,其管理已經(jīng)成為我國檔案界關注的熱門問題。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“105”規(guī)劃》將檔案信息化作為1項戰(zhàn)略任務肯定下來,電子文件管理是檔案信息化建設的重點內(nèi)容之1,瓜葛到檔案事業(yè)的可延續(xù)發(fā)展。在新的技術前提下檔案工作有著新的目標。一九九五年國家檔案局檔案科學技術鉆研所提出展開電子文件歸檔與電子文件管理方面的鉆研,并患上到國家檔案局批準。一九九六年九月一八日國家檔案局專門成立電子文件歸檔與電子檔案管理鉆研領導小組,加強對于鉆研工作的領導。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“105”規(guī)劃》強調(diào)電子文件發(fā)展的趨勢不可逆轉,電子文件的管理工作迫切需要從理論以及實踐探索新的管理法子以及模式,如從新設置電子文件公道的工作流程,在電子文件出生之時便對于其生成時的不同稿本、運轉處理的進程、應用的方式、歸檔時間等予以必要的記錄以及跟蹤,避免文件被無心或者歹意更改、燒毀,保證由此轉化而成的檔案能夠稱患上上真正的歷史記錄以及完全的機構記憶等。

一.二鉆研現(xiàn)狀

本文依據(jù)自己所學理論知識,結合相干資料的分析比較,對于電子政務環(huán)境下政府電子文件管理相干問題進行探討。在電子政務環(huán)境下,政府電子文件管理是信息時期檔案工作者面臨的新問題,需要來自理論以及實踐方面延續(xù)不斷的探索。在電子政務環(huán)境下,政府電子文件管理不同于傳統(tǒng)文件、檔案管理,面臨管理理念、管理原則以及管理業(yè)務的變革,需要構建全新管理模式與管理體系,需要法律規(guī)范的束縛以及人員素質(zhì)的提高。同時,政府電子文件管理面臨管理系統(tǒng)的開發(fā)以及加強其元數(shù)據(jù)管理方面的技術變革。政府電子文件的呈現(xiàn)是1場記錄革命,也引起了包含文件、檔案管理在內(nèi)的記錄管理的革命。與傳統(tǒng)的文件、檔案管理相比,政府電子文件管理擁有相干因素多、各因素間相干度高、變量多、目標繁雜、技術含量高、更新快等新的特色,從而對于管理流動提出了更高的請求,需要在科學的管理思想以及原則的指點下,從政策、軌制與技術法子的不同方面采取新的對于策。在我國電子政務建設中,政務信息公然軌制為檔案信息資源開發(fā)應用提供了新的機遇。檔案資源是電子政務建設不可缺乏的首要公共信息資源,政務信息的公然、大量電子文件的發(fā)生,檔案資源的開發(fā)應用成為電子政務的首要組成部份,檔案資源是政務信息公然的主要信息資源。檔案是1種首要的信息資源,它擁有信息的1般屬性,也有其本身的特色,即原生性。原生信息是信息加工的基礎,檔案信息是整個社會信息系統(tǒng)的基石之1。信息技術的迅猛發(fā)展以及廣泛利用,為檔案信息資源的開發(fā)應用創(chuàng)造了前提。

二我國電子政務建設與政府電子文件管理的現(xiàn)狀分析

二.一我國電子政務建設發(fā)展概述

主意由文件構成部門1直保管自己的電子文件,而不是將進入檔案階段的電子文件移交檔案館,檔案館對于電子文件的管理只采用業(yè)務上的宏觀節(jié)制。電子文件構成機構受檔案館業(yè)務上的指點、監(jiān)督。此模式主要出于電子文件技術管理的請求,技術以及資源的有限性使許多檔案館不可能保管所有機構的文件,檔案館無力安裝以及保管各機構電子文件的運行裝備。力主此模式的首推澳大利亞檔案館。澳大利亞《檔案法》第二七條明確規(guī)定:檔案館其實不請求聯(lián)邦機構將擁有持久價值的電子文件的載體送交檔案館保留,當電子文件保存在它的發(fā)生部門時,應由檔案部門對于這些電子文件進行登記并加以節(jié)制。電子政務是相對于于電子商務而提出的新概念,目前關于電子政務的定義,國內(nèi)學術界還沒有1致的意見,國外稱為電子政府(EG,Electronic Government),其核心內(nèi)容是指在政府內(nèi)部行政電子化與自動化的基礎上,應用計算機以及現(xiàn)代通訊技術,建構1個虛擬政府,即跨時間、地點、部門的全天候的政府服務體系①。我國電子政務的發(fā)展進程基本上與我國的信息化歷程同步,是沿著“機關內(nèi)部的辦公自動化”—“管理部門的電子化工程”—“全面的政府上網(wǎng)工程”這條主線開展的。一九九三年,國務院信息化工作領導小組擬定了《國家信息化“95”計劃以及二0一0年遠景目標(綱領)》,國務院請求當時的電子部與有關部委鼎力調(diào)和,抓好幾項重大的信息工程,這些工程分別被命名為“金”字系列利用系統(tǒng)工程,由此拉開了建設我國電子政務的序幕。一九九九年一月,國家四八個部委倡議展開政府上網(wǎng)工程,當年被譽為我國的“政府上網(wǎng)年”,政府上網(wǎng)工程在政務及公共管理方面獲得了很大成就。從二00一年開始的“105”規(guī)劃中,建設電子政務系統(tǒng),構筑政府網(wǎng)絡平臺,構成連接中央到處所的信息系統(tǒng),實現(xiàn)政府網(wǎng)上信息交流、信息、信息服務,己成為中國信息化建設圈定的10大重點領域之1。我國各級政府部門的網(wǎng)絡化建設己經(jīng)獲得了長足的進步,涌現(xiàn)出1大批內(nèi)容豐厚、服務良好的政府站點。如何應用互聯(lián)網(wǎng)進1步改善政府部門的管理以及服務,進行政府職能的轉變,已經(jīng)成為電子政務建設的1個首要目標。從二00一年三月開始,北京、上海、福建、廣東等數(shù)10家政府接踵提出了相應的電子政務規(guī)劃②。

第7篇：電子政務檔案管理范文

城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設及管理工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是城市規(guī)劃、城市建設、城市管理、城市改造、抗災防災、工程維修擴建以及應對城市突發(fā)事件等工作的基礎性資料，為科學進行城市建設工作提供重要依據(jù)。隨著科技的進步，城建各部門在城市建設、管理中產(chǎn)生了各種檔案，除了傳統(tǒng)載體的檔案之外，還有大量的計算機輔助設計技術、電子地圖等產(chǎn)生的電子文件，我們不能再按原來的方式去整理、保存這些新形式的城建檔案。同時，城建各部門有相應的檔案室，部分城建檔案保存其中，檔案的分散管理使城建檔案的查詢統(tǒng)計變得困難，遠沒有發(fā)揮檔案應有的利用價值。因此為了提高城市建設的時效性以及適應網(wǎng)絡化的需要，必須加快城建檔案的信息化建設。本文試圖在分析現(xiàn)今城建檔案信息化工作存在的問題的基礎上，就新形勢下如何做好城建檔案的信息化工作進行一些探討。

關鍵詞：電子政務城建檔案信息化

在改革開放和社會經(jīng)濟的全面發(fā)展的新形勢下，城市建設檔案工作發(fā)生了深刻變化。城市信息化建設和不斷推進的電子政務，深遠地影響人們的生產(chǎn)和生活，并逐步改變了我們在這方面工作的進一步發(fā)展并為城市建設檔案工作提供了廣闊的空間，另一方面，也向城市建設檔案工作提出了更高，更新的要求。面對機遇和挑戰(zhàn)的城市建設檔案如何通過信息化適應社會需求，進行更多的探索和創(chuàng)新，是擺在我們面前最重要的任務。

一、城建檔案信息化在電子政務建設和運行中的重要地位和作用

電子政務是政府部門使用信息網(wǎng)絡技術，向公民、企事業(yè)單位，以及其他政府機構提供公共信息和服務的動態(tài)過程。在這種新型的政務管理模式下，政府系統(tǒng)各要素之間、政府系統(tǒng)與社會環(huán)境之問的信息聯(lián)系空前活躍，相互之間的依存度不斷增強，政府活動的支持信息來源不再僅僅局限于政府內(nèi)部，社會、政治、經(jīng)濟、科技文化、市場、貿(mào)易等方面的信息都是政府決策的基礎。傳統(tǒng)政府部門在城市建設管理活動中形成的各種歷史記錄和文件信息，以及政府部門在電子政務環(huán)境下形成的電子化、數(shù)字化政務信息絕大多數(shù)都保存在檔案部門，這些檔案信息資源種類齊全，內(nèi)容豐富，是電子政務建設及發(fā)展的重要物質(zhì)保障。第二，城建檔案信息真實地記錄歷史，通過利用電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化的檔案信息，使政府在決策中參謀和咨詢系統(tǒng)工作變得更加便捷、全面。在執(zhí)行中更加有保障，在監(jiān)督中更加有根據(jù)，從而促進政府管理科學化、民主化和高效化。第三，城建檔案信息的網(wǎng)絡化可根據(jù)政府的不同信息需求，提供個性化的信息服務。

二、當前城建檔案管理信息化存在的問題

我鎮(zhèn)城建檔案室成立于1991年12月，由鎮(zhèn)規(guī)劃建設辦領導，業(yè)務受市檔案局、市城建檔案館、鎮(zhèn)綜合檔案室指導，負責接收、收集和保管全鎮(zhèn)重要的需永久和長期保管的城建檔案資料并進行科學管理、提供利用； 2010年4月起，使用網(wǎng)絡版的綜合檔案管理系統(tǒng)，便于線上查詢各類綜合文書。為了使我鎮(zhèn)城建檔案實現(xiàn)數(shù)字化、信息化，根據(jù)市《關于提交工程竣工資料電子文件的通知》，要求2011年11月起，建設、施工單位在向城建檔案管理部門移交建設工程竣工檔案時，須一并移交與紙質(zhì)文件材料和竣工圖內(nèi)容相同的電子文件。

城建檔案室為了適應發(fā)展，一直十分注重運用現(xiàn)代化技術進行檔案管理，致力于將最新的計算機技術運用于檔案工作，無論是早期只能對館藏檔案進行目錄管理的單機運行檔案管理系統(tǒng)，還是對城建檔案室內(nèi)各項工作和檔案資料進行全方位、多層面管理的檔案信息管理系統(tǒng)，在這種管理模式中，管理仍是圍繞紙質(zhì)實體檔案進行的，對知識的占有、信息的轉化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎上，不適應信息化建設的發(fā)展及社會對其新的需求。主要體現(xiàn)在：

1、電子文件這一新型載體的產(chǎn)生，給傳統(tǒng)管理模式帶來了的極大沖擊。

20世紀90年代以來，全球范圍內(nèi)掀起了新一輪的信息化浪潮，“數(shù)字地球”“數(shù)字城市”建設日新月異，信息技術在行政機關辦公活動中，在城市規(guī)劃管理建設過程中廣泛應用，出現(xiàn)了新型載體文件-電子文件，整個社會信息流通的基礎結構發(fā)生了變化。這場革命是紙張產(chǎn)生以來，是近現(xiàn)代檔案學理論誕生以來，文書、檔案工作領域最劇烈的一次變革，他直接影響到檔案工作的運作方式、基本理論乃至思維觀念”。

2、電子政務的加快推行，對傳統(tǒng)管理模式提出了挑戰(zhàn)。

2002年初國家信息化領導小組，決定把電子政務建設作為我國信息化工作的重點。隨著各級政府機構信息化建設的迅速發(fā)展，電子政務系統(tǒng)逐步成為機關公文處理的平臺，作為政務信息化建設的一個重要內(nèi)容，電子文件的歸檔問題受到廣大檔案理論專家、電子政務的建設者、以及實際工作者共同關注。

2002年8月，國務院在部署全國政府系統(tǒng)辦公業(yè)務資源網(wǎng)建設工作時，明確提出了加強“電子公文的歸檔”的工作任務，同年國家檔案局制定《全國檔案信息化建設實施綱要》強調(diào)檔案部門要積極參與電子政務建設，把電子公文歸檔管理作為電子政務建設的重要環(huán)節(jié)納入其總體設計框架。

檔案理論也沖破傳統(tǒng)的檔案學的束縛，擺脫了傳統(tǒng)的“檔案實體”的狹小的實踐范圍，進入到信息與信息系統(tǒng)領域。針對傳統(tǒng)檔案管理的“一元理論”，提出了檔案實體管理和檔案信息處理并行的“二元理論”，以及將城市建設記錄、文件與檔案集成化和一體化管理的“集成化理論”，這些嶄新的現(xiàn)代檔案學理論，為我們實際工作提供了指導方向。

3、紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的現(xiàn)狀，對改變傳統(tǒng)的管理模式提出了迫切的要求。

城建檔案涉及行業(yè)眾多，其信息技術手段應用水平參差不齊，而“存在了上千年的紙張已經(jīng)作為一種傳統(tǒng)，深深扎根與人類社會”，以其載體的穩(wěn)定、信息的可靠等優(yōu)勢，不會輕易退出歷史舞臺。同時電子文件的原始性、完整性、安全性、可讀性等一系列棘手的問題還擺在我們面前。因此電子文件不會在一朝一夕替代紙質(zhì)檔案，二者的將。

現(xiàn)實與理論都向我們表明現(xiàn)有的檔案管理模式已很難適應新的需求，面對實體檔案、電子檔案并存，面對社會需求多樣化的現(xiàn)狀，城建檔案室迫切需要建立一套新的管理模式來面對的重大挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇。從傳統(tǒng)的管理模式到檔案信息化管理是一場歷史性的轉變，是城建檔案部門發(fā)展的必由之路。

三、城建檔案信息化適應電子政務建設需要所應采取的技術方法和管理措施

新的管理模式要求我們從管理思想、管理方式、管理手段上進行變革，不在是老管理加新技術，而是新管理加新技術。新的管理模式是一種多元化的并行模式，它既是傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的并行，又是檔案實體與信息的并行，也是傳統(tǒng)檔案載體與電子載體的并行。

新的管理模式將采用現(xiàn)代高新技術和數(shù)碼信息處理技術對城建檔案的收集、整理、利用各工作環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，實現(xiàn)城建檔案資源的合理配置，積極營建城建檔案資源共享的策略與環(huán)境，加快促進城建檔案服務機制的創(chuàng)新，為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質(zhì)量的城建檔案信息產(chǎn)品，使城建檔案工作更好地為城市的現(xiàn)代化建設服務。

新管理模式將通過管理手段自動化，提高工作效率，簡化工作程序；通過管理內(nèi)容數(shù)字化，整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實現(xiàn)業(yè)務工作標準化、規(guī)范化，實現(xiàn)對檔案信息資源的最大開發(fā)利用，實現(xiàn)對檔案實體的保護；通過服務網(wǎng)絡化，適應市場需求，實現(xiàn)資源共享。

第8篇：電子政務檔案管理范文

電子文件全程管理，實現(xiàn)文件與檔案管理一體化

檔案部門把電子文件從頭至尾運行、保管、維護、利用和對外服務的全過程加以控制，這是電子文件的“全程管理原則”。在我國現(xiàn)行的管理模式下，文件與檔案是分開管理的。政府業(yè)務部門主要履行自身的主要工作職能，所關心的只是電子文件的現(xiàn)實作用，而一般不會關注到其“檔案價值”，因此即使將電子文件管理的職責列入其崗位責任制中，也不會受到業(yè)務部門的充分重視，而檔案部門最關心文件能否保持其原始性和憑證價值，為此檔案部門必須承擔起電子文件全程管理這項工作，從一開始就從“源頭”提前介入文件管理工作。

業(yè)務文件和檔案是在辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）中形成的，由于受我國傳統(tǒng)檔案觀念的束縛，業(yè)界普遍認為OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)應該是兩個相對獨立的系統(tǒng)；目前許多名為“文件管理與檔案管理一體化”的信息系統(tǒng)，其實就是如此，僅僅將OA系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)實現(xiàn)自動導入檔案管理系統(tǒng)而已。這決非真正意義上的文檔一體化管理。文檔一體化在電子政務環(huán)境下，傳統(tǒng)意義上的文件與檔案的界限難以截然分清。歸檔文件的真實性、完整性、可讀性要在文件生成階段就加以控制，鑒定、著錄等工作也要在文件生成、流轉的各個環(huán)節(jié)進行，即在電子政務系統(tǒng)中建立覆蓋電子文件全部活動的控制體系，將部分“檔案管理工作”前置到“公文處理工作”中，實現(xiàn)真正意義上的文檔一體化管理。

電子文件管理實現(xiàn)前端控制

“前端控制”是現(xiàn)代文件管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看做一個完整的過程，它要求把一切能夠提前進行的、使文件能夠作為檔案進行管理必需的控制措施，一律提前到文件生命過程的最前端進行。不論是歸檔、鑒定，還是包括信息整理在內(nèi)的標引、著錄和編目等檔案管理行為都完全融入文件辦理運行程序之中同時進行。這也就是我們所要追求的文件管理與檔案管理高度、徹底一體化，使“文件”與“檔案”，“文件管理”與“檔案管理”階段再也不能明確區(qū)分開來。

電子條件下的業(yè)務文件歸檔模式是“實時歸檔”，也就是業(yè)務文件一經(jīng)形成或者外來文件一經(jīng)收到，立即通過網(wǎng)絡邏輯歸檔。如此一來，檔案部門得到的將是最權威的文件版本，即使后來業(yè)務文件在處理過程中添加了新信息，也能通過再次進行的物理歸檔和元數(shù)據(jù)的記錄得到捕獲。前端控制是把保障電子文件可靠、完整、安全、可讀的措施附加于文件形成過程，可以有效地防止其他管理環(huán)節(jié)對電子文件的損壞和破壞。

保障電子檔案真實、完整、安全

電子文件的真實性是指文件內(nèi)容、結構和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移后依然保持不變，與形成時的原始狀態(tài)一致。完整性是電子文件價值的重要保障。電子文件的完整性是指每一份電子文件的內(nèi)容、結構和背景信息沒有缺損。電子文件形成部門應對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實行全過程管理，保證管理工作的連續(xù)性和電子檔案的質(zhì)量，確保其信息的真實性、完整性和安全性。

在電子文件收集和積累中，應當將記錄了行政辦案的主要過程或重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件保留，與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件應當保留。保存與紙質(zhì)等文件相同的電子文件時，應在彼此間建立準確、可靠的標識關系。在“無紙化”辦公或事務處理系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。并對有長期或永久保存價值的電子文件制成紙質(zhì)文件。電子文件一旦形成，立即向檔案管理部門物理歸檔，檔案管理部門必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。

第9篇：電子政務檔案管理范文

【關鍵詞】電子公文；歸檔管理；對策建議

近年來信息技術與互聯(lián)網(wǎng)技術的飛速發(fā)展，電子公文大量產(chǎn)生，電子文件借助其操作便捷、傳輸快速、存儲空間小以及信息容量大等特征，具備傳統(tǒng)文件不可比擬的優(yōu)勢。在電子文件大規(guī)模產(chǎn)生的同時，怎樣確保電子公文的高效利用已經(jīng)成為了一個重要課題。

一、電子公文的特點

所謂電子公文即是公文的起草、審核、簽署、和收文辦理等流程都在辦公自動化系統(tǒng)之內(nèi)完成，相應數(shù)據(jù)信息按照既定格式存儲在磁盤或光盤中，可使用計算機對其進行閱讀、處理，同時能夠在網(wǎng)絡中進行傳輸?shù)奈募偟恼f來電子公文具備以下幾方面的特點。

（一）歸檔及時，分類簡便。電子公文能夠直接通過計算機等辦公設備進行處理與傳輸，一旦形成即可立即歸檔，無需等待時間；電子公文已經(jīng)不再是過去那種直觀的紙質(zhì)文件，它能夠借助于計算機系統(tǒng)實施快速、有效以及多角度的分類整理，無需像過去那種紙質(zhì)文件進行手工分類整理。

（二）信息量大，節(jié)省空間。電子公文能夠存儲的信息數(shù)據(jù)量是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不可比擬的，且過去的紙質(zhì)文件需要較大的庫房與裝具進行存放保管，而電子公文能夠在很大程度上節(jié)省保存空間，降低保管成本。

（三）檢索快捷，方便利用。利用辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效銜接，文件的起草、歸檔以及檢索等流程都能夠在計算機系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)，進而實現(xiàn)文檔一體化。用戶能夠通過授權的方式，在計算機檔案管理系統(tǒng)中查找所需要的文檔信息，不但能夠查詢公文流轉中的各類信息，同時還可以查詢?nèi)模脖阌谟脩暨M行復制與存儲，有效地增強了文檔的利用效率，避免了手工檢索、借閱的復雜流程。

二、電子公文歸檔的實踐管理對策

（一）強制實行統(tǒng)一標準。海洋管理單位應當努力推進電子公文的標準化與規(guī)范化。過去很長一段時間里，在對電子公文以及相關軟件進行管理的過程中，常常是各行其是、自成系統(tǒng)，應用的標準也存在差異性，導致出現(xiàn)重復建設、資源浪費的問題，也給將來需要對電子公文進行傳輸或者歸檔作業(yè)提出了挑戰(zhàn)。另一方面，由于海洋行業(yè)必須要確保電子公文的真實性與可利用性，因此在電子公文形成時便進行硬性規(guī)定，比如說源數(shù)據(jù)、背景信息的完整等。這些工作若檔案管理人員不主動進行，則很容易導致電子公文歸檔不完善，對其真實性與完整性造成影響。所以電子公文的歸檔管理工作必須要符合新形勢的要求，盡可能地推行統(tǒng)一的電子公文著錄標引格式和檢索體系，出善的電子公文歸檔管理制度、規(guī)定辦法與技術標準，在機關單位中大力普及應用滿足規(guī)范標準的全國統(tǒng)一的標準化歸檔管理措施。電子公文歸檔管理應當嚴格遵循相應規(guī)章制度與技術標準，逐漸朝著科學化與規(guī)范化的方向前進，確保歸檔管理水平的穩(wěn)步提升。

（二）結合實際逐步推進。海洋單位電子公文管理工作人員在日常工作中應當盡可能避免出現(xiàn)“一刀切”的問題，而是要通過逐步推進的手段實現(xiàn)電子公文的有效歸檔管理。一方面，可以將電子公文與紙質(zhì)文檔進行雙重歸檔，所謂雙重歸檔即是借助于可脫機保存的方式將電子公文實施備份，利用紙質(zhì)載體或磁盤存儲進行雙重備份，分別對其進行歸檔，保證兩者間的聯(lián)系。如此，可以更好地處理好電子公文因人為因素或其他原因被誤刪的問題，確保電子公文的法律適用。另外還可以對其實施著錄標引，提升電子公文的利用率，增強其安全性與完善性；另一方面，應當努力推進文檔一體化建設工作，將海洋單位檔案管理工作融入電子公文的歸檔管理中來，在電子公文形成與管理環(huán)節(jié)中建立生命周期表，防止電子公文被盲目更改，將電子公文歸檔與檔案管理工作相結合，能夠幫助我們更好地對電子公文進行管理和利用，進而有效保證電子公文的真實性與完整性。

（三）文檔管理融合兼并。海洋單位的文書管理、檔案管理和信息化部門，在日常工作中應當加強相互之間的聯(lián)系與交流，做到相互協(xié)調(diào)、相互促進。檔案管理部門需要主動積極地介入到電子公文歸檔管理過程中，保證電子文件的利用；檔案部門應當主動積極地介入到海洋單位電子政務系統(tǒng)建設的各個環(huán)節(jié)中去，確保電子公文歸檔管理工作作為必須的要素列入電子政務系統(tǒng)建設中，保證電子政務系統(tǒng)內(nèi)的電子公文管理相關的功能完善齊全，不單單要符合電子政務系統(tǒng)軟硬件需求以及系統(tǒng)具體功能的設計，另外還應當擁有歸檔管理、檢索查詢、拷貝存儲等日常管理功能，以滿足新時期海洋單位文書檔案管理工作的實際需要。電子公文管理系統(tǒng)的設計上線和應用應當滿足用戶的具體需求，電子公文的格式可以設置電子與紙質(zhì)文檔兩種類型，符合立卷改革前“以卷歸檔”以及現(xiàn)階段“以件歸檔”的規(guī)定要求。對于電子公文的歸檔、保護、開發(fā)和共享，要實現(xiàn)這些功能，應當保證電子公文管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間的有效銜接。

三、結語

總之，電子公文歸檔的實踐管理工作，直接決定了電子政務環(huán)境之下海洋檔案信息資源是否能夠得以更加科學和高效地管理利用。唯有努力提升電子公文歸檔管理工作水平，才能保證數(shù)據(jù)信息不流失，完整安全地存入信息資源庫，讓其得到科學保管與有效利用。

【參考文獻】