高校檔案計算機技術數字化管理探究
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摘要：隨著現在我國的科學技術一直在不斷地發展，檔案管理的技術也從以前的紙質管理方式變成現在的計算機數字化管理，方式轉變后很好地提高工作效率，同時也增強檔案管理工作的安全可靠性，尤其現在的檔案數量越來越多，以前傳統的管理模式已不能解決現在的問題，而計算機數字化管理的出現可很好地解決檔案數量變多的而導致的管理出現困難的問題，更好地促進檔案管理工作的順利進行。
0前言
如今檔案的主要管理方式已從原來傳統的紙質管理轉變成現在的計算機數字化管理，尤其是高校的檔案內容十分的多，詳細包含著每屆每名學生的資料，所以在管理時就十分的繁雜，得到的資料都十分重要不能丟失，而且還要按照順序去進行排列，只有這樣才方便以后的查找，如果是由人工來執行的話就很難達到需要的標準和要求，但是科技在發展，現在計算機數字化安全管理已在高校運用起來，讓高校的檔案管理工作變得不像以前那樣煩瑣，更加容易操作，現在廣大高校基本都采用計算機數字化安全管理的技術，本文就是筆者對高校檔案計算機數字化安全管理的一些探究。
1高校檔案計算機數字化安全管理概述
高校檔案計算機數字化安全管理就是高校檔案館的管理人員利用校園網絡、校園通信設備等各種現代科技信息技術代替以前傳統的手工紙質方式，可實現高校的檔案信息能自動查閱和處理，搭建網上高校檔案計算機數字化查閱的平臺，這樣可更加方便、更加快捷地為院校用戶端服務，建立起完整的檔案信息數據庫，提高高校的檔案管理效率和服務水平。
2高校檔案數字化安全管理的重要性
學生的檔案是個人的信息管理具有保存的價值而形成的原始記錄資料，也是學校掌握學生的信息的重要資料來源。原始的檔案含有很高的依據性和權威性，所有的高校和社會上很多的企業，對學生的個人檔案資料都有很大的利用價值，但學校在對學生的檔案進行存儲和管理還有利用價值時，經常由于各種原因對保存的檔案造成一定的損傷或丟失，有時還會被人故意更改資料上的內容，所以，以前的那種傳統管理的模式不能達到現在高校對檔案安全管理的標準水平，尤其對檔案的存儲和管理這兩方面，多年來，高校也一直在尋找更有效的方法，隨著社會的科技水平一直在不斷地發展，現在基本上各高校都采用的是計算機數字化安全管理的技術，這種科技化的管理模式正在一步一步地取代以前傳統的人工紙質檔案管理的方式，漸漸地成為高校檔案計算機信息化管理的新方法。現在的社會科技水平一直在不斷地進步和發展，社會上高智能技術的犯罪手法絡繹不絕的出現，所以各高校都需采取計算機數字化信息的管理方法來管理學生的檔案信息，高校檔案計算機數字化安全管理在保衛，預防和打擊高校犯罪這些方面起到了越來越多的作用。高校的主體就是學校的學生，學校的所有中心都是圍繞著學生，為把學生培育成國家的棟梁人才來為學生服務，但現在這個社會上有很多的不良風氣，導致很多的學生的思想觀念，和對人生的規劃、目標，都受到了很大的負面影響，經常能聽到、看到高校大學生違法犯罪的案件數量也在不斷地增加。各高校廣大的師生都需要一個安全，方便學習工作的環境。但是高校的檔案管理人員在大量的工作任務中任務還是十分的困難，不僅要保證高校檔案安全任務的完成，還要保證在工作的過程中的服務質量，所以，高校檔案計算機數字化安全管理的建立與運用，能有助于保障高校的保衛工作有效地進行。
3增加檔案計算機技術數字化人才的引進
高校所采用的對檔案進行計算機數字化安全管理的方式，主要的工作模式就是將需要存入的檔案信息錄到計算機系統里，然后計算機可對檔案進行分類處理，并保存，簡單來說就是將紙上的文字內容變成信息數字化的內容，計算機的數字化管理可節省出檔案所占有的空間，并保證檔案的安全性。不像以前的管理方式，需專門設置一間房子來存放檔案，這樣就需要人工花費很多的時間進行整理，而且學校的檔案管理難度非常大，因為要收集學校所有學生的學習成績還有個人信息資料，還有學校教師的相關資料等等，由于內容含量就十分巨大，在進行收集和整理時就十分困難，而引入計算機數字化管理技術后就不需人工進行整理和收集，提高了工作效率，并且，在一定的程度上，還提高檔案管理工作的信息安全性，這樣就不僅減少人力的資源浪費，也讓檔案的工作管理更加簡化的同時提高工作效率，所以高校為提高檔案管理就必須采用計算機數字管理方式，就要引入技術性的人才，讓學校建立起規模完善的數字化管理，可更好地對高校檔案的管理進行分類和規劃，還順便可把以前陳舊的紙質檔案錄入到計算機數字化管理系統中去，重新整理一下，這樣就不會讓檔案損壞或丟失后不能進行查找。當然，高校在引進高校人才時也要注意結合學校的實際情況，最好是引入技術性的人才，經過學校的培訓后能馬上上手，合理地利用人才的資源，能更好地發揮出人才的優勢和起到的作用，在工作時，要注意加強人才的準確性培養，這是因為檔案在錄入計算機進行工作時需要一個認真、謹慎、負責的工作態度，要保證所錄入的信息準確并且完整，可適當地提高高校檔案管理工作人員的福利、薪資待遇等，吸引更多的計算機數字化人才參與到高校檔案計算機數字化管理的工作中，更好地促進管理工作的發展和推廣。
4提升檔案計算機數字化安全管理水平
把以前紙質的檔案管理方式轉變成現在計算機數字化管理的時最重要的一點就是要注意計算機的安全，一定要注意加強計算機里面的防火墻設置，避免黑客或病毒入侵到計算機系統里，以免導致檔案資料被竊取或丟失，高校采用計算機數字化管理的最大優點就是減少人力的工作量，計算機可直接自動整理并篩選分類，并節約很大的成本資源，減少紙張的浪費，紙質的檔案如被破壞掉，檔案就會變得不完整，信息資料就會缺失。由此可見，高校檔案計算機數字化的管理方法可提高檔案的存儲安全性，但計算機數字化管理也存在著一定的缺點，計算機的技術有效地避開了紙質檔案的這幾個缺點，當然不可避免計算機存在的不確定性和發生突發意外的可能性，也存在檔案管理工作的危險性，計算機很容易受到網絡病毒的入侵，如果電腦沒有設置好防火墻，在計算機遭到病毒入侵時，很有可能檔案的資料被盜竊或刪改的可能性，所以一定要加強計算機的安全管理，并隨時監控，錄入的檔案資料信息也一定要有備份，防止發生任何突發的情況，幫助提高計算機數字化的安全管理。
5加大檔案數字化計算機管理設備的投入
在對高校的檔案管理工作進行時，專業設備、設施要加大資金的投入，因為高校檔案計算機數字化管理減少以前傳統的人力、物力的投資，所以高校可把以前對人力、物力的資金轉用到計算機的設備上，構建出高校更加安全的檔案管理系統，購買更加完善的計算機設備系統可有效地防控病毒對計算機的侵害，好的計算機設備還可建立更加完善的檔案管理系統，系統的完善是檔案管理經常做的工作，跟隨科技時代的發展，通過對計算機系統的完善和升級，在病毒入侵時可應對各種突發情況的發生，到目前為止，還有許多的高校并沒有重視計算機數字化管理的發展，還認為以前傳統的紙質檔案管理方式更加的安全，更別說采用計算機設備來對檔案進行管理，這種落后的思想是不正確的，高校的思想、腳步要隨著時代的發展而前進，跟著社會的科技信息化而進步，加大科技的引用，采取技術化的檔案數字化管理模式。
6高校檔案數字化安全管理發展方向
6.1為更好地保護錄入的檔案信息可以采用計算機自帶的程序，把檔案資料設定成不可更改的只讀文件；
6.2計算機中已錄入的檔案資料有可能會因保存信息資料的載體出現故障被損壞，導致所錄入的檔案資料丟失，所以，在對所錄入的檔案資料一定要采取備份，這樣就算出現故障導致檔案資料丟失也不會造成損失；
6.3高校檔案管理室的工作人員，為適應計算機數字化安全管理的發展，必須對檔案的管理模式進行不斷的改革，這樣在出現新的問題后也能及時地采取相關措施進行處理。
7結語
高校檔案管理工作從以前傳統的紙質管理方式轉換成現在的計算機數字化管理方式，是我國時代和科學技術的巨大進步，為管理方式提供很好的便利，對工作的效率和工作的質量也提高很多；與此同時，還實現高校的檔案管理工作更加的優化和未來更好的發展前景，所以不僅是高校，社會上都很值得廣泛地推廣和宣傳檔案計算機技術數字化安全管理。
參考文獻
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作者:李翠艷 單位:武警后勤學院
