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1管理體系文件化和標準化中的問題

簡單地說，貫徹管理體系標準的首要問題是文件化，企業要策劃形成符合管理體系標準的有形可視的文件，并通過有效控制不斷改進。標準化是一個建立企業標準并有效實施的過程活動。二者既有各自特點，又存在相互聯系問題。

1.1文件化的“取”、“舍”矛盾

1509《x洲〕對文件要求分層管理，分質量手冊、程序文件、過程文件等。通常情況下，企業在貫標前都形成了一套適合自身特點的管理制度文件，在內部已被全員接受。其中一部分符合管理體系標準要求，整合后可直接納人;一部分不符合要求，需要推倒重來，還有一部分獨立于體系之外或與體系有部分聯系。例如企業的戰略、創新、人力資源、設備能源、財務、信息技術管理等，無標準可依，但又是企業管理的重要部分，難以取舍。

1.2標準化的“分”、“合”矛盾

標準化對文件的管理分為技術標準、管理標準和工作標準，按來源又可分為企業標準和外來標準(國標、行標等)，以工作標準來支持技術標準和管理標準的實施。一般企業都設有標準化管理人員和相應的管理制度或建立標準化管理體系，往往都是針對技術標準中的產品標準重點關注，對工作標準部分關注，而對管理標準并不重視。這使得標準化工作分散無力。有時甚至標準化人員有職無權，難以有效開展。

1.3文件化、標準化工作的“整”、“合”矛盾

文件化、標準化工作相互交錯，質量手冊和程序文件都應屬于管理文件，而過程文件中又肯定包含有技術標準、工作標準。標準化工作可“大”可“小”，與管理體系文件究竟誰包涵誰?如何協調一致?特別是不可避免的沖突是，文件化、標準化工作不僅要寫在紙面上，更要求有效實施，在部門管理職責中存在著“整”、“合”矛盾。

2管理體系文件化和標準化工作建議

IS090(刃和IS0l40(Xj管理體系標準的貫徹實施對于提高企業的管理水平和效率提供了一個很好的模式，彌補了企業標準化管理中的不足。特別是其中的系統管理和過程管理方法值得每位管理者去實踐中體驗。針對上面所說的問題，本文謹對文件化和標準化管理工作提出一些建議，供交流參考。

第一，文件的“系統整合”管理體系文件進行擴展，各種文件，不管是質量體系、環境體系還是其他什么體系的，以及公司的其他管理文件，最好都系統整合，建立企業整體管理體系文件。從對管理體系標準的學習理解來看，所有管理體系文件的結構都基本相近，只是專業對象不同，過程管理的方法有所區別。如管理職責、資源管理、測量分析與改進中的大部分文件可合并，只需編寫過程管理中的具體文件，這樣管理文件減少，管理效率提升。但需注意要搞好前期策劃工作，理清管理總體思路。

第二，標準的“合縱聯橫”標準可納人文件管理的范圍，作為文件管理的特殊型支撐文件。從縱向來說，屬于質量(管理)手冊(一級文件)、程序文件(二級文件)下的第三級文件，都納人受控文件范疇。從橫向來看，標準具有特殊性和獨立性，管理主要著眼于外來和企業的技術標準，特別是產品標準，而工作標準部分同作業指導書和制度、規范相結合，歸人管理體系受控文件之列。通過“合縱聯橫”，既解決了管理體系文件整體管理的間題，又照顧了標準管理的獨特性，達到和諧統一。

第三，文件化、標準化實施的“統一協調”通過文件和標準的統一整合后，接下來就是貫徹執行的問題。這就需要考慮管理職責問題。我們的作法是兩級管理制:公司級和部門級管理。具體做法是:公司設管理體系文控中心，總體控制公司所有管理體系文件，統一編制、下發、改進所有文件。文控中心下設文管、標準化工程師、體系工程師等崗位，負責定期內審和管理評審文件的有效性和適用性，并具有管理考核權，工作很有效!根據管理體系專業不同，各主管部門負責日常文件化、標準化管理，如質量部門負責質量管理體系、人力資源部門負責人力資源管理體系等，使公司的管理體系不斷進步，有力推動了公司的管理水平和效率的提高。

3結束語

管理體系文件化和標準化是企業管理工作的重要組成部分，體現了企業管理水平和效率的高低，只有重視它，才能在激烈的市場競爭中走在前列!