高校智慧資產管理系統開發與建設
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1傳統資產管理工作存在的主要問題
多年來國有資產管理工作一直是高校管理的一個薄弱環節，高校通常采取四級管理模式，頂層管理機構一般虛設（少數學校為實體但力量弱），各管理機構名稱和職能分工差異很大，管理基礎工作不夠規范，資產安全控制體系尚不完善，信息化程度低，資產狀態不可實時監控、回溯，監管審查后知后覺。以往的國有資產管理方式，由手工記錄到電子表格，再到網絡版的資產管理系統，往往存在如下問題：（1）設備閑置率居高不下。由于個別學科方向或課題組在采購實驗室設備時考慮的是本學科方向或課題組對該設備的急需性，因此設備的使用會集中在某一個或者某幾個時間段，在其余大部分時間里設備長期處于閑置狀態。這樣既不利于設備的維護與保養，同時也會浪費設備所占用的公共資源。（2）實驗室資源信息整合度較低。學院或系部內由于相互之間對于設備的管理界面化和條塊化過于明顯，因此信息整合度相對較低，同時一直沿用傳統的管理模式，增加了人力資源成本，降低了管理效率[2]。（3）報廢程序繁復，致使資產管理條理不清。行政事業單位固定資產的報廢，只需填寫“固定資產報廢申請表及明細”即可，但上級批復時會出現部分報廢情況，這樣就會導致固定資產重復報廢，造成資產情況不明，無法有序管理。（4）不能對大型儀器設備動態監控。大型儀器設備是高校教學、科研的重要條件和基本手段，是培養高素質創新型人才的有力保障，在一定程度上能夠體現學校的辦學能力和科研環境[3-4]。如何充分發揮大型儀器設備的效能，將是資產管理的一道難題。
2.1建設目標。“集約、先進、靈活、擴展”的建設目標，既滿足現場資產管理需要，又確保能為管理創新提供支撐。2.2建設內容。對全部資產進行全面監管，資產的新增、異動、調撥、報廢信息實時同步，資產條碼升級成二維碼；無紙化審批，手持式盤點，資產、房間、部門多維度管理；待辦任務智能提醒，短信、公眾號、電話多重模式結合，通過手機真正實現即掃即得，即得即用。2.3實現功能。智慧資產管理從架構上來分為PC端與手機端。PC端為服務管理端，手機端是采用微信小程序實現的類APP應用。具體管理業務包含資產掃描、資產管理、資產盤點、及個人中心4大部分。2.3.1資產掃描。資產掃描作為智慧資產管理系統的最重要的環節部分，其使用率極高，每一資產都有其特有的身份標簽，資產掃描的對象是二維碼或包含RFID的標簽，二維碼或標簽包含三類：（1）資產卡片二維碼。微信小程序掃描此類二維碼，會詳細列示出此資產的卡片信息，及資產負責人的聯系電話，可以在資產核查時上報資產異動，方便“物歸原主”。（2）房間資產二維碼。微信小程序掃描到此類二維碼，會顯示出此房間所屬部門、房間面積、資產總數、聯系人，房間二維碼只有房管資產管理員及上級部門人員可以查看并掃描到信息。（3）部門資產二維碼。同房間二維碼類似，通過掃描識別部門的二維碼，可以詳細了解部門各級資產，部門下轄每個房間的資產，包括資產總值、各房間的資產值及資產數量統計表。2.3.2資產管理。（1）新建調撥。資產的調撥必須從手機端發起，在手機端輸入資產的調入及調出的機構或部門、調撥理由、申請調撥人的電子簽名，然后提交給上級資產負責人審批。（2）調撥管理。調撥管理主要負責針對手機端提交的調撥單進行審核及簽批，資產的調撥狀態有：調撥申請（待審批）、調撥審批流程中（審批中）、調撥完成（已完成）及調撥單審批不通過狀態（已駁回）。調撥申請單在未提交前，當前編制用戶可以進行修改，一旦調撥單提交審批，則修改變為灰色不可執行狀態。當提交的調撥單被上級駁回時，在APP端，會顯示審批人員的駁回理由，原申請人即調撥編制人，可以針對此調撥單再次修改，再次提交。審批環節可以進行工作流配置，審批的流程、參與部門、審批人等都可以通過服務端進行工作流配置。（3）資產異動。手機端提供了方便的上報資產異動功能，當發現某資產存放地點異常時，可以通過資產掃碼進行二維碼掃描，在所列示的資產卡片中顯示出此資產負責人的聯系電話及資產詳情，可以通過聯系電話告之資產負責人異動情況，同時通過手機端拍照上傳資產異動詳細，針對歷史異動情況，在異動上報右上角提供了“查看歷史”按鈕，可以直觀地看到資產的歷史異動詳情。（4）新建報廢。資產報廢分二類：一類是手機端收到服務器端推送過來的報廢警示信息而進行報廢申請操作；一類是資產負責人主動申請提交資產報廢。服務器端會依據資產使用年限及資產已使用年限進行報廢提醒。申請人提交報廢申請必須輸入報廢理由。報廢單需要通過電子簽章進行審批。（5）報廢管理。報廢的操作流程與調撥類似，在狀態方面同樣分為：報廢申請提交（待審批）、報廢審批流程中（審批中）、報廢已批復（已完成）及報廢單審批不通過（已駁回）。報廢申請單在未提交前及已駁回后，可以進行編輯及修改，審批中的報廢單，編制人無法進行修改，但可以查看報廢單的審批進度。2.3.3資產盤點。（1）新建盤點事項。資產盤點既可以由手機端發起，也可以由計算機終端發起。針對每次盤點任務，必須建立一個盤點事項。盤點事項包含：盤點事項名稱、開始時間及結束時間。（2）盤點管理。盤點管理包含資產盤點負責人所轄的全部資產，盤點狀態分為：待盤點、異動、已盤點，每一類盤點資產都統計出盤點的總資產額及資產總數，以便指導盤點事項進行。盤點可以通過手機APP便捷完成，打開盤點管理，進入待盤點資產，啟動盤點掃描，可以連續不間斷地對各房間資產進行盤點，無異動的資產盤點后自動列示在已盤點資產列表中。2.3.4個人中心。（1）修改手機號。為了應用的安全，APP端提供了驗證碼登錄及密碼登錄二種模式。通過修改手機號功能，登錄用戶可以修改變更自己的已注冊手機號，但前提是原手機能收到正確的驗證碼，以便完成有效性驗證。（2）修改密碼。用戶通過輸入原密碼、確認原密碼、輸入新密碼、點擊保存提交等步驟完成修改密碼操作。（3）申領二維碼。當資產的二維碼破損需要重新申請時，可使用此功能向管理員發起二維碼打印更換申請。（4）歷史記錄。系統可顯示本人在手機端針對資產的調撥、報廢、異動上報、掃碼等歷史記錄。記錄顯示近一個月最多100條歷史記錄，點擊條目可查看詳情。2.3.5大型儀器設備管理。近年來，物聯網技術的迅速發展，為高校儀器開放管理提供了更多的可行性方案，在用戶端與儀器端日益智能化的基礎上，賦予共享平臺上的“人”與“物”之間更多的交互方式[5]。實現大型儀器設備智慧化管理，基于智能終端共享儀器使用權限驗證，彈出使用說明和維護維修聯系方式，以及設備使用預約服務等內容，更好地為學校教學科研服務。
3結語
系統投入使用，可顯著提高高校資產管理工作效率，大大節約人力和物力成本，同時在提升儀器設備使用效率方面起到促進作用[6]。真正實現不同類型資產的生命周期閉環管理，讓校園資產真正的“活”起來，資產管理者可以實時了解資產在哪里、誰在用、現在是什么狀態、哪些正在閑置、哪些即將報廢、是否存在重復購買等信息，實時掌握資產的真實狀態，提升管理服務質量。
參考文獻
[1]蔣東興.“云端一體化”高校智慧校園暢想[J].中國教育網絡，2014(1):49–52.
[2]殷社萍，王皎月.移動互聯網時代高校實驗室智能化管理與實踐[J].實驗技術與管理，2018,35(10):256–258.
[3]徐曼瓊，華心，施惠基，等.大型設備持證上崗機制的實踐與探索[J].實驗室研究與探索，2007,26(6):133–134,152.
[4]程敬麗，樓建晴.美國大學大型儀器設備共享的管理與啟示[J].實驗室研究與探索，2013,32(2):168–170,199.
[5]羅劍文.基于智能終端的共享儀器使用權限驗證[J].實驗技術與管理，2017,34(9):270–273.
[6]田鵬，落巨福.高校設備全生命周期管理模式的理論構建與實踐探索[J].實驗技術與管理，2018,35(10):237–240.
作者:石鑫磊 張鑫 單位:首都醫科大學
