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第1篇：企業合同管理存檔方法范文

在投資項目管理過程中，經濟合同管理是一項貫穿始終的工作，是一項基礎性工作，投資項目經濟合同管理起著至關重要的作用。投資項目經濟合同管理作為投資項目管理的起點和核心，為投資項目管理的順利進行提供了法律基礎和法律依據，也為投資項目良好有序的實施提供了有力的保證。

加強投資項目經濟合同管理意義非凡

經濟合同管理作為投資項目管理的重要內容之一，貫穿在投資項目管理的各個環節和各階段。一旦某一環節出現差錯，都會引起連環的反應，影響到項目的總體成效。

隨著煙草行業投資管理機制的不斷建立健全，行業明確指出，投資項目的管理不能簡單地靠經驗式的管理模式，一定要突破傳統觀念的束縛，要更多地應用法律、法規和規章制度實施管理，而不是用行政命令。

縱觀目前各行各業的市場經濟活動及交易行為，所出現的誠信危機、經濟合同糾紛、不正當競爭等現象，多與法制觀念淡薄及項目經濟合同管理意識薄弱有關。加強投資項目經濟合同管理，可促使項目涉及各方能夠按照經濟合同約定履行義務并處理所出現的爭執與糾紛，能夠起到規范投資主體和各相關方行為的積極作用，對整頓和規范投資管理工作起到了促進作用。

投資項目經濟合同管理的四大問題

行業固定資產投資工作的長期性、復雜性和不可逆轉性等特點決定了投資項目經濟合同管理的艱巨性。目前，投資項目經濟合同管理中尚存在一些問題和不足，主要表現在以下幾個方面：

對經濟合同的嚴肅性認識不足

項目經濟合同是當事人雙方意志表示一致的結果，對當事人雙方都具有法律約束力。但是實際操作過程中，一方面有些實施單位簡單認為反正只要確保項目及時啟動實施就行，經濟合同手續遲早一點無所謂，使經濟合同手續的辦理有時成了“補辦手續”，時間邏輯不符合規范；另一方面是在經濟合同辦理過程中，填寫規范性有待加強，并且經常出現部分內容填寫不全的現象。

少數經濟合同有失公正

少數投資項目經濟合同文件存在經濟合同雙方權利、義務不對等現象。從目前實施的建設施工經濟合同文本看，經濟合同中絕大多數條款是體現了投資方的意愿，對發包方的制約條款偏少，這不利于施工經濟合同的公平、公正履行。比如經濟合同工期，更多強調的是按照發包單位的時間要求竣工交付使用，而忽視了項目地塊地質、基礎設施等現實情況。

經濟合同文本不規范

為規范項目經濟合同管理，國家工商總局和建設部等行政主管部門都制定了許多經濟合同示范文本。但有時在簽訂經濟合同時，不采用標準的經濟合同文本，而采用一些自制的、不規范的文本進行簽約。通過自制的、籠統的、含糊的文本條件，避重就輕，這樣的經濟合同根本起不到任何約束作用。

經濟合同條款不夠嚴謹全面

一部分承包方為了迎合投資主體的要求，在經濟合同簽訂時，投資主體的一切要求和條件都能夠接受。經濟合同簽訂后，投資項目在實施過程中，一些市場實際情況與項目經濟合同條款存在一定差異，就會提出一些經濟合同約定之外的意見和要求，以求協調滿足。市場材料價格問題在這方面顯得尤為突出。另外，在項目經濟合同實施過程中，一些實際問題無法在經濟合同中找到對應條款。

加強投資項目經濟合同管理的措施

在投資項目管理過程中，筆者認為，需要進一步加強投資項目經濟合同管理，嚴格執行經濟合同管理，不斷提升投資項目經濟合同管理水平，提高企業固定資產投資管理水平。

強化經濟合同法律意識

作為行業投資管理工作的從業人員，必須認真學習學懂國家及煙草行業固定資產投資管理有關的法律法規，熟悉項目經濟合同的相關法律知識，充分理解、融會貫通相關條款的精髓，增強經濟合同觀念和經濟合同法律意識，學會利用法律和依法訂立經濟合同，在保護本企業合法權益的同時，正確維護好對方權益。

盡量使用經濟合同示范文本

國家建設部等行政主管部門在投資項目實施、監理、設計及勘察等方面的經濟合同均有示范文本，并有很強的操作性。推行經濟合同示范文本，一方面有助于雙方了解掌握有關法律、法規，使具體實施的投資項目經濟合同符合法律法規的要求，避免缺款少項，防止出現顯失公平的條款，也有助于減少經濟合同履約過程中的爭議和糾紛。另一方面，有利于行政管理機關對經濟合同的監督，有助于仲裁機構或人民法院及時裁決糾紛，維護雙方的利益。

強化經濟合同履約過程管理

項目承包方應加強經濟合同履約期間的動態管理，防止違約事件發生。應設立專職經濟合同管理人員進行工程經濟合同管理、分析和研究，收集各種資料和信息，將經濟合同實施情況與經濟合同進行對比分析，找出其偏離的原因，做出正確的診斷或建議，從而制訂防范風險的對策，將風險損失程度降到最低。

加強投資項目經濟合同整理與存檔

強化投資項目經濟合同管理職能，統一管理投資項目各個部分，建立科學的經濟合同管理制度，將經濟合同管理任務分解到投資項目的各個階段，使之落到實處，并且，對投資項目經濟合同要做到及時整理和及時存檔。

加強經濟合同相關部門之間的信息交流與溝通

投資項目經濟合同從談判，到簽訂，到運用，涉及行業內政策法規與體制改革、財務、審計、紀檢監察、計劃等職能部門，實施好項目經濟合同的監管，就必須加強相關部門之間的信息交流與溝通，通過相互之間的配合，確保投資項目經濟合同的真實全面合法有效。

第2篇：企業合同管理存檔方法范文

1石油工程企業現在合同管理中存在的問題

石油工程企業業務涉及業務范圍廣，點多線長，雖然已加大了合同管理力度，但仍存在審查、簽訂、審批等不規范、不科學、不嚴格的問題，履行合同缺少應有的約束，甚至有些處于放任狀態。（1）合同簽訂不規范，隨意，簽訂條款對公司不利。①簽訂合同隨意。目前，仍存在合同起草不規范，無專人擬定，專業的部門和管理人員不參與的問題，出現問題時便會出現“我不知道”“我說過的”“我告訴 過…”“我們說好了的”這些無理無據的情況。②合同內容不科學不完善，存在違約責任條款無約定或約定含糊、質量要求不具體無法罪責、文字表述有異意的情況，例如：外包施工內合同，合同中僅約定2年內完成工期，無具體約定到某個時間段需要完成的工作量，也沒有違約需要承擔的責任，導致公司在處理糾紛時陷入麻煩，非常被動。（2）合同管理效率低、無人執行和跟進，合同變成格式性的東西，無實際約束、保護的意義。如一些石油工程企業簽訂的一些工程外包類合同，簽完便完，執行到哪一步也無人追責，執行、追蹤無統一管理，經常出現合同履行階段執行無序，沒人監督、辦事效率低的情況。（3）無系統的存檔管理規定。石油工程施工項目時間一般會比較長，不是三五天就可以解決的，但因為管理的隨意性和辦公地點的移動性，沒有系統的檔案管理規定，有時候甚至導致一兩年后發生糾紛，需要參照合同，卻發現合同找不到的情況。（4）合同經辦人及履約人員意識薄弱，總覺得就口頭約定便好，在合同履行過程中的一些問題解釋、答復及合同補充或變更條款中口頭交流便完事，無任何書面公函交流和約定，無從保護公司的利益，從而造成了一些不必要的糾紛和損失。

2加強合同標準化管理的辦法

合同的標準化管理必須是全過程的、系統的、動態的，從洽談、草擬、簽訂、生效、執行，直到該合同失效為止，所以要求企業不僅要重視簽訂前的管理，更加要重視簽訂后的管理，如合同執行、修改、變更與補充等。筆者認為應該從企業的實際情況出發，從四個階段（合同準備簽訂階段管理、合同簽訂階段、合同履行階段與合同履行后糾紛階段）建立完善的合同標準化管理運行機制。要制定合同標準管理流程，管理制度明確各部門職責和權限，并通過流程和制度來約束各部門以保障標準化合同管理。（1）專業的律師及專業管理部門人員共同起草和過目。合同是有專業的合同法對其進行要求和約束的，企業律師和專業管理部門都有其專長，所謂專業的人做專業的事情，讓他們起草合同，才能充分發揮其作用，才能從源頭開始保證合同質量。（2）建立合同評審流程及審核制度，在合同簽訂前需對簽約的另一方的主體資格、信用、履行能力等進行資信調查。然后在簽訂的過程中根據不同合同類型和涉及的金額內容，給予不同人員的評審權限，例如：在請購合同中，多少金額以內部門經理審批、多少金額總經理審批，采購部經理的職責和權限又是什么。建立合同評審流程，依據法律風險管理體系和合同審核要點，明確各個環節每個部門（承辦部門、財務部、法律部與采購部等）的審核要點。（3）擬定對外的合同統一規范合同范本，對于固定的部門所簽訂的常態合同（如采購、人事、外包等）多用框架合同，減少出錯率，擬定人員根據各業務內容、各部門的不同需求，制作不同版本的框架合同，以供使用，并定期更新、修改、完善現有版本，以使合同條款達到最優。（4）制定嚴格的合同檔案管理制度，專人專崗進行合同檔案管理，所有合同須進行歸檔，電子掃描件和紙件合同均需分類、編號進行統一加密管理，根據不同合同的情況，保證合同一式三份，對方一份，公司兩份以上，一份給予檔案管理部門存檔使用，一份給予合同承辦部門，所有合同調取、查閱均需有固定的審批流程，合同的失效銷毀也應進行統一申請，在監督部門監督下執行。（5）改變、強化合同執行人員的合同管理觀念。通過培訓、講解等方式影響合同執行人員，讓他們明白，在對外交流中（如施工過程中、人事糾紛中）出現的所有問題都必須索要正規的書面手續（溝通函、確認函、說明書等），而且凡是對企業有利的，都需要按照規定的方式進行記錄、簽字證明，以便企業在維權工作中占據有利地位。

3企業合同標準化管理的重要性

企業合同管理標準化是企業發展的保障，不及可以防范風險、降低成本、維護合法利益，是公司經營管理成敗的重要因素，還可以提高企業工作效率，提升企業形象，提升員工的素質和積極性，為企業帶來經濟價值。（1）進行合同標準化管理，可以避免或減少由于合同糾紛帶來的企業損失，并且可以有效地防范和化解經營風險，使企業經濟發展過程更加順利，從而達到規避企業經濟風險的目的。（2）通過建立完善的合同管理體制和制度，可以降低溝通成本。石油施工類企業是個龐大的整體，涉及的合同不只是企業外部合同，還有企業內部合同。合同管理標準化，可以保證各項業務活動內容、各自承擔的責任、工作程序、完成時間等用標準化形式加以確定，不僅可以加強管理的有效性，還可使企業內外相互協調和約束，為企業的生產方式、供應管理等先進管理模式創造條件。（3）通過標準化提升員工工作效率。合同標準化管理，一方面可以提供固定的程序讓員工遵循，避免每簽訂一次合同都存在搞不清楚怎么弄的情況；另一方面，給予員工一定的自由，在遵循工作規范的基礎上，進行創新創意，鼓勵員工去發現問題，改善現有的標準合同，吸納員工的好建議。這種方式可以讓員工有很高的成就感，使其工作態度變得積極，愿意與企業共同成長。（4）通過標準化管理，提升企業形象。標準的合同管理能使與企業接觸的人感到企業的規范和秩序，以及企業員工在工作中嚴謹的工作態度，有助于企業企業樹立良好的商業信用及形象。

4結語

現在社會是法律社會，不論企業性質、行業如何，企業都需要通過合同來開展銷售、采購、工程等系列經濟活動。為了保護自身的合法利益，企業也需要通過企業合同管理標準化來提高合同管理的水平。當前，企業合同管理已不再是簡單的委托、承諾、簽約，而是一種全過程、全方位的科學管理手段。在簽訂標準化的合同的過程中，企業首先需要對市場及合作方進行調查、預測，然后再協商溝通、簽訂，最后執行、監督檢查、處理合同的各項爭議及糾紛。只有合同管理標準化，企業才能全面地履行合同條約，才能合理地規避和防范企業經營中的風險，維護良好的企業信譽，保證按部就班地實現預定的施工計劃，不斷地提高企業經營管理水平，避免經濟糾紛，進而使企業不斷發展壯大。

作者:牛蕩 單位:中石化華北石油工程有限公司

參考文獻:

［1］張繼昆,孫林.企業合同管理標準化探討［J］.石油工業技術監督,2001(1).

［2］閔小軍.淺談合同文本標準化［J］.中國管理信息化,2013(4).

第3篇：企業合同管理存檔方法范文

【關鍵詞】：地鐵工程；施工承包；合同管理

中圖分類號：TU74 文獻標識碼：A 文章編號：

引言

地鐵工程施工承包合同，是發包人（業主）和承包人（施工單位）為完成商定的地鐵工程項目建設施工，明確相互權利、義務關系的合同。筆者有幸參與了幾條地鐵工程建設全過程管理，下面結合在這幾個工程的施工管理實踐，就業主方合同管理，淺談幾點管理工作體會。

一、合同管理的內容

合同管理主要包括合同的訂立管理、合同的履行管理、合同的資料管理等內容。合同訂立管理包含訂立前的調研、談判、審查、內部會簽、簽定等內容的管理。合同履行管理包含合同訂立后按照合同規定的各個階段內容進行實施的過程管理。合同資料管理包含合同書、有關圖表、驗收記錄、合同履行過程中當事人之間往來的傳真資料及有關問題處理形成的相關文書等的管理。

二、地鐵行業合同管理普遍存在的問題

目前，國內地鐵行業合同管理工作中普遍存在以下3個方面的問題。

1、合同把關不嚴。個別部門在合同管理方面缺乏全面、完整的管理制度，存在簽約隨意現象，對合同審查把關不夠，權限設置混亂等。合同簽訂過程運作不夠規范，法律意識薄弱，對違約責任、違約條件等約定不夠具體明確；訂立的合同過于簡單，內容缺乏，條款不全，文字不嚴謹，責、權、利含糊、不清晰等。

為合同糾紛、合同損失和經濟風險留下了隱患。

2、合同實施缺乏監控，跟蹤不到位。個別項目工作人員對合同所規定的各個階段需實施的內容、過程及應該達到的質量要求等不完全清楚，無法根據合同計劃對項目實施的實際過程進行有效監督。如應變更合同的沒有變更，應鑒定確認的沒有辦理鑒證確認，應當追究的卻過了訴訟時效，應當行使的權利卻沒有行使等。一旦遇到問題容易忙亂失措，造成被動，從而影響到整個項目的實施效果，甚至給企業造成經濟損失。

3、合同材料管理不夠規范。項目合同文件管理混亂，大量無效、錯雜的合同文件既干擾了合同管理人員的分析和判斷，又不能為合同管理提供有力的合同依據；合同發放無記錄，出現問題無據可查，合同雙方扯皮現象也時有發生；存檔材料無明確清單、存檔不及時易丟失等問題。

三、合同管理的三個環節

1、把好合同簽訂關

在市場經濟條件下，提高工程質量降低投資費用，是建設方始終關注的問題。因此，降低工程造價是建設方的追求。而承包商所關注的是利潤和高額利潤，他追求的是較高的工程造價。所以，選擇到滿意的承包商，簽訂一份周密的合同，降低投資管理風險，盡量減少因界定不清產生的利益糾紛，是建設方在招投標即簽訂合同階段要著重注意的問題。

簽訂工程合同時，最重要的要根據各工程的特點，應選擇恰當的發包方式和價款調整條件。合同文本應盡可能選用由國家頒發的通用性合同文本，再根據擬建工程的特點和招標文件以及發包人承包商雙方談判結果來起草。合同文本必須準確表達雙方談判確定的意思，做到條款不漏項；標的物表達清楚、標的額計算準確；質量有標準，檢驗有方法；違約責任及違約金（或賠償金）計算方法準確；文字表達嚴謹。

2、做好合同實施中管理

工程合同一經簽訂，確定了合同價款和結算方式之后，影響工程造價的主要因素便是工程設計變更或簽證，以及工程實施過程中的不確定因素，所以，深入理解合同的每一個條款，切實加強日常管理。合同實施交底制度化 ，要求各層次管理者做“合同交底”的工作，把合同責任具體落實到各責任人和合同實施的具體工作中。特別是在工程使用非標準的合同文本或有關人員不熟悉合同文本時，這個“合同交底”工作就顯得更為重要

3、重視合同實施后評估

合同后評估是合同管理的總結階段，往往不為人所重視，其實合同后評估工作是件很重要工作，它是對合同好壞、管理得失的評估，它可為下一工程項目造價控制提供可借鑒的經驗。合同后評估工作主要是總結合同執行情況，對合同管理好的經驗加以總結推廣，對過時、不符合現行法律法規，以及不嚴謹、容易被對方索賠的條款要加以改正。影響工程造價的不確定因素可分為可預見和不可預見因素，可預見不確定因素應作為普遍性問題，不可預見不確定因素作為可追溯事件加以標識，通過合同后評估加以鑒別，并在以后工程合同中加以明示或制定相應的預防措施。

四、加強合同管理的措施

近幾年，隨著地鐵的快速發展，在工作實踐中項目管理水平不斷提高，合同管理日趨制度化、規范化、科學化，合同管理在項目管理過程中的效果也愈加明顯。針對地鐵行業在項目合同管理方面普遍存在的問題，提出以下幾個方面的措施。

1、建章立制，把好合同審查關，使合同管理規范化、科學化、法律化。首先，從完善制度入手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。根據國家有關法律法規，結合地鐵公司的實際情況，制定了《合同歸口管理制度》、《合同審查制度》、《合同會簽和審批制度》、《合同專用章管理制度》等。通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規范，守住了開始和結束這兩個最為重要的責任關口， 杜絕了許多可能產生的法律風險。

2、建立合同實施跟蹤制度，強化合同動態管理。結合項目多，不易掌握的實際情況，制定了部門合同實施跟蹤表， 表中包括合同編號、項目名稱、負責人、合同計劃進度、實際進度、存在問題及對策、應否付款等內容，由項目綜合管理人員根據每個項目的合同內容、對合同實際實施情況、實施效果等定期進行動態跟蹤統計，及時發現合同實施過程中存在的有可能對實施效果造成影響的因 素，并抓緊采取措施進行糾正，使合同實施整個過程都處于有效可控狀態。

3、明確合同管理職責，規范合同資料管理。合同主管部門定期對各部門合同管理人員進行有針對性的培訓，使他們充分認識合同管理的重要性， 掌握合同管理知識， 熟悉各階段合同管理的內容。在項目實施過程中，建立合同發放、借用記錄，項目相關人員在借用合同資料時嚴格落實領取、歸還時的簽名、簽時間制度。并要求合同管理人員在項目結束后，定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料（包括與有關的文書、圖表、傳真件以及合同流轉單等）按合同編號整理，按合同移交清單內容交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。通過以上的整改措施，南京地鐵公司有效地解決了在項目合同管理過程中存在的普遍問題，杜絕了因合同管理方面的問題導致的項目風險。

結束語

業主對施工承包合同管理，應貫穿于從施工招標、整個施工過程至竣工驗收及保修期的整個工程建設全過程，在公正合法前提下，合同雙方相互理解及全力配合，才能實現既定的建設目標，最大限度地保護各方合法利益，實現合作共贏。以上為筆者的幾點粗淺工作體會，期望能給同行們的管理工作帶來一定啟示。

參考文獻:

[1]寧廣靖.“地鐵時代”來了[J].地鐵采購與物流,2010,5(2):28-29

第4篇：企業合同管理存檔方法范文

關鍵字：礦建工程合同管理風險控制

中圖分類號：K826.16 文獻標識碼：A 文章編號：

隨著社會主義市場經濟的不斷發展，尤其是我國加入世界貿易組織后，市場經濟的發展越來越規范，合同管理在市場經濟中的地位越來越重要。礦建工程由于自身工期長、規模大、風險大的特點，發生合同糾紛的可能性相較于其他行業高，因此礦建工程施工合同風險控制的重要性不言而喻，做好礦建工程的合同管理工作勢在必行。

一、礦建工程施工合同管理存在的問題

1、合同簽訂不規范

合同的簽訂包括合同的談判必須符合國家有關的法律，同時也必須是雙方平等互利和協商一致的國際上制訂了 合同條件，也是為了使國際工程承包實踐過程能夠更加規范化操作 但有時往往存在這樣的情況：某些工程承發包當事人，只考慮以往雙方關系較好，認為不必適用規范的合同書，因而只用簡單的協議書，造成后來不必要的麻煩許多企業在經濟交往中，也注意簽訂相關的合同，但卻不使用以成文的格式合同文本，這樣的結果往往是對合同標的約定不明確，合同條款不完善，責權利表述不明確，意思表達模糊，這樣的合同極容易陷入欺詐圈套，引發大量合同糾紛 格式合同一般是在總結了大量的實踐經驗基礎上起草的，對雙方的權利義務約定比較平衡，因此建議盡可能選用規范的格式合同來處理雙方的經濟往來。當然，簽訂合同時對雙方合意的目標指向物也應當有一個明確的約定，而不應當是含糊不清的。

2、工程合同管理與投標管理脫節

工程合同管理與招投標管理有著密切的內部聯系，它是有效控制施工進度施工質量和施工資金投入的法律性文件然而在實際工作中，施工企業招投標中 經濟標 技術標 編制及管理與工程項目的施工合同管理分屬公司內不同職能部門及工程項目組一旦工程中標，施工合同與甲方簽訂后，此 合同 只是以文件形式轉給項目經理部，技術交底往往流于形式，最終使得工程合同管理與招投標管理在實施過程中嚴重脫節。

3、合同履約率不理想

導致合同履約情況不理想的原因較多，但企業中經營人員素質不高文化水平偏低和法律知識貧乏，往往在合同簽訂前不調查對方資信情況，落入對方設下的 合同騙局，是比較主要的原因 例如，承包商常常在合同簽署上過分遷就業主，主要表現在質量等級要求提高；工程進度 要求縮短； 工程造價 要求讓利，最終或違反自然的建設規律，或低于工程成本，使得工程質量無法保證，合同執行必然受阻 導致建設工程施工合同履約率低 另外，確有一些施工企業在承接工程后放松管理，不能按照施工組織設計進行施工，或材料和機械資源從不同項目工地互相拆借，或資金投入不足，或部分資金轉移，拆了東墻補西墻，使工程質量得不到保障，工期拖延因此企業一定要注重培養一支懂法律和懂合同的經營隊伍，提高信用觀念，規范營銷行為，才能使企業得到穩定的發展在合同管理中，當然還有其他諸如工程項目現場管理，回收價款等方面的問題。

二、合同管理風險防范與控制措施

1、投標階段的風險控制

根據《合同法》現定投標書為實施工程的要約，因投標書作為合同的組成部分，所以合同風險控制在投標時就應進行風險控制，目前礦山建設市場競爭十分激烈，業主常常在招標文件中提出比較苛刻的條件，所以在簽訂合同前施工單位專業人員應做好招標文件的評審工作，相關人員應反復研讀招標文件，深刻理解招標文件精神，領會招標人的明文條款及暗文條款中隱藏著的風險，應根據情況采取不同的投標策略，對風險較人，企業無法承受的風險甚至放棄參加投標，或提出商務偏離作為投標書的組成部分，對招標文件中含義不明確或容易產生歧義的內容要求招標人以書而形式進行答疑。在認真研究招標文件后，礦建企業派出人員調查投標環境對規避合同風險是非常必要的并從以下方而調查了解:

（1）在確認可以參加投標的情況前，應對招標人企業資信、社會信譽度，是否具有良好付款能力及訂立合同時應具備的相應條件。個別民營礦山企業在條件不具備的情況下，承諾很多優惠條件，一旦礦建施工企業簽訂合同，人員、設備進入現場開始施工后，工程款卻一拖再拖，施工企業騎虎難下，進退兩難。

（2）礦建工程因絕人多數在地下施工，地質風險很大，由于目前的科技水平限制，招標人提供的地質資料和實際施工存在一定的差異。突水、瓦斯、溶洞、地幾、巖石裂隙發育、破碎、硬度與實際不符等多種原因，對礦建施工進度及成本影響很大，甚至造成井筒報廢，所以必須在投標前對招標人提供的地質柱狀圖，地質、水文報告進行深入細致的研究，通過觀察檢查孔巖芯、聽取地質勘探單位對礦井地質、水文資料的分析和建議并到鄰近礦井實地考察調研施工遇到的問題，以判斷地質資料的充分性和可靠程度。一些地質條件復雜，尤其非煤礦山覆蓋層多為火成巖，裂隙垂直發育，普通的注漿方法根本無法封水，傳統的“有疑必探、先探后掘”的模式不能用于該類工程，一旦涌水，容易造成淹井事故，所以詳細分析判斷上述因素對施工的影響程度，提前做好對策及應急預案，做到風險規避，對礦建施工企業降低風險尤為重要。

2、建立健全流程管理體系

合同流程管理一般由合同調研、策劃、談判、擬定合同文木、審核、簽訂、履行、變更或轉讓、存檔等環節構成。明確流程管理各個環節的責任主體、目標任務和工作措施，確保每個環節有制度、有落實是合同管理的重要內容。實施對合同的全過程監管，就要在合同的準備階段、簽署階段、履行階段和履行后管理階段，指定專人進行監管，開展綜合評價，以確保簽約合同主體合法、內容合法、合同表示真實、條款完備、表述規范、簽訂手續和形式完備，能有效防范與控制合同風險，實現合同流程管理的制度化、規范化、標準化。

3、建立健全信用評價體系

建立健全信用評價體系是使合同雙方增強互信、加強合作、確保合同簽訂和履行順利進行的平臺。為此，應建立并完善分級信用等級制度，對合同當事人的組織機構、經營現狀、財務狀況等情況進行信用評價，劃分等級，建立合同對象的商業信用檔案等，并納入日常動態管理。在合同簽訂和履行的過程中，對于信用良好的單位可給予優先考慮，反之，則從嚴掌握。

4、建立健全人才培養體系

加強人才培養體系建設是確保合同有效管理的重要前提。為此，應建立并完善專業人員選拔任用機制，堅持公開、公平、公正的原則，選拔熟悉國家政策、法律法規知識，以及具有合同管理和信息化專業技能的優秀人才從事合同管理工作，以切實發揮人才在合同管理中的主導作用，推進合同管理工作的有序進行。要建立專業人員培訓機制，注重對德才兼備人才的培養。要適時舉辦國家政策、法律法規培訓，并定期舉辦合同管理經驗交流會，或與咨詢單位合作進行合同的研究、實踐;定期舉辦各類專業知識培訓，采取知識競賽、典型案例分析等靈活多樣的形式，進一步拓展專業人員的思路。要建立專業人員考核機制，對合同管理人員的專業知識、責任意識、風險防范與控制能力、合同履約情況等進行科學有效的考核，逐步提高專業人員的綜合素質，并在整個管理系統，營造重視合同管理、尊重人才的氛圍，為合同管理的有效實施提供人才保障。

5、建立完整的索賠制度

在合同履行過程中，推行索賠制度是轉移風險的有效方法，關鍵是要學會科學的索賠方法 科學的索賠方法在于必須熟悉索賠業務，注意索賠策略和方法，嚴格按合同規定要求的程度提出索賠，把開展索賠工作變成為合理合法的轉移工程風險的主要手段 如由于業主的違約而對承包商造成的損失可由承包商提出合理的費用增加及相應的工期延長。

工程索賠通常有兩類一類是可以根據合同隨時解決的；第二類是需要司法解釋或經征求工程師意見后提交爭端調解委員會或最終提交仲裁解決的 索賠是合同履行過程中一方主張權利的要求，在主張的同時要提供事實依據根據事實證據和合同條款，另一方作出承認部分承認并予以賠償相應的工期和費用當然也可以采取反索賠來維護自己的合法權益但不是對同一個問題的推諉，而是找出對方違約的地方提出反索賠要求 我國建設工程施工合同條件中有關可以作為索賠基礎和依據的條款比 合同條件中多，這說明我國建設工程施工合同條件對有關索賠的事項考慮的比較全面詳細，當然也有不足之處尚需進一步改進。

6、建立完善的仲裁制度

礦建工程合同比其他商業活動遇到糾紛的機會更高可以在項目設計及投標階段通過正確的合同文件和適當的風險管理措施來避免糾紛的發生或把爭議減少到最低程度仲裁可能不一定是最適合解決爭議的唯一方法，但是卻是解決礦建工程合同爭議的主要方法，其對行業的重要影響不容忽視。

雖然仲裁與訴訟相比能夠較快和較有效解決爭議，但當今的工程合同更趨復雜，人員總體素質不斷提高，以及要由律師處理仲裁程序 具體方法有：引入和解或調解因素；強化仲裁機制；以及執行仲裁裁決。

參考文獻

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[4] 申淑華.加強施工合同管理 提高企業經濟效益[J]. 河北煤炭. 2005(06)

[5] 康忠.淺談工程施工項目風險管理[J]. 內蒙古水利. 2011(03)

第5篇：企業合同管理存檔方法范文

關鍵詞：市場經濟；合同；合同簽訂；合同管理

中圖分類號：TU71 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）06-00-01

工程施工合同作為當代約束項目建設參與雙方行為規范的作用是非常重要的，但由于市場結構還不完善、雙方合同管理人員素質低下和法律意識淡薄，勢必會導致不正當競爭行為、虛瞞假報，合同履行速度滯后等現象的存在，因此在簽訂合同中一定要注意簽訂事項及簽訂后的合同規范管理。

一、工程施工管理合同的概念

工程施工管理合同是一種典型的合同，它是指發包人(甲方)和承包人(乙方)在相互平等、誠信的基礎上，為了完成商定的施工工程而簽訂的一種協議，該協議中規定了甲乙雙方的權利和義務，是甲方進行工程建設、控制施工進度和質量、支付合同價款、控制工程投資，進而保證項目建設順利進行的重要文件。

二、工程施工管理合同簽訂過程中要注意的事項

1.合同主體。合同雙方單位的名稱應該是全稱，且和企業的工商注冊名稱相一致，是具備法人資格的主體。

2.合同中工程承包的內容。合同中工程承包的內容是指承包人承包的工程范圍和內容，在進行填寫的時候一定要逐字推敲，用恰當的詞語來描述工程范圍，對重要工作界限的劃分一定要更加細致，不要用有歧義的詞語，只有工程承包的范圍劃定清楚，才能明確甲乙雙方的責任，甲方才能在不損壞公司利益的前提下，按時支付乙方工程進度款。

3.承包方式。目前的施工承包合同多數采用包工、包料、包工期、包質量、包安全、到圖部分包總價未到圖部分包優惠費率的承包方式。對于一些特殊的設備和材料，由于生產廠家不多、價格較高，一般多數由甲方進行采購，尤其是國外的設備和材料(特材)，這樣能最大限度的維持公司的利益。

4.合同價款及結算原則。由于在工程施工中不可避免的會產生工程設計變更、現場簽證及材料價差的調整等突發事件，所以均難“一次性包死，不做任何調整”；還有在進行工程中間結算時，由于甲乙雙方所站的立場和服務的對象不一樣，所以就會對工程量的計算及進度款撥付額度產生不一樣的認識，這樣就會引起爭議，不利于甲乙雙方的協作和現場的施工。因此，在簽訂合同過程中，甲乙雙方一定要對合同價款約定清楚，對于出現暫定價、暫估價、概算價都不能列入合同的條款，約而不定的價格不能作為合同價款。采取固定價格的合同一定要把風險范圍約定清楚，對于風險以外的風險費用，要約定調整的方法。在現實中，要根據實際情況，對合同價款做約定，對于施工工藝不復雜，工期比較短的合同一般采取總價包死合同，而對于施工工藝復雜，工期較長，圖紙不全的合同，一般采用到圖部分總價包死，未到圖部分包優惠費率的合同。

5.材料的供應。合同簽訂過程中，工程所用材料多數由乙方自行采購(特殊材料甲購或甲方指定廠家)，但是材料的質量、生產廠家及價格必須經過甲方的同意。乙方采購的材料必須要有出廠證明，材料到貨后，必須有甲方、施工監理和質量檢查單位驗收合格后方可用于工程建設。

6.設計變更。面對紛繁的工藝結構，設計絕不是一蹴而就的工作。在實際施工過程中會出現大量的設計變更，對于甲方提出的設計變更，應提前書面通知乙方，并辦理變更手續，乙方遵照執行；而對于乙方為了施工方便提出的變更，應經甲方批準后方可執行，出現設計變更應盡快找施工單位、監理單位和建設單位簽字蓋章確認，并保留存檔備查，它和合同具有同樣的法律效率。

7.違約及處罰。甲乙雙方約定工期后，就合同工期排出真實可行的網絡計劃，乙方按時向甲方提供現場進度，并對網絡計劃進行動態管理，確保按照合同工期完成工程任務。對于不能按照合同工期完成工程移交的，具體分析查找原因，乙方應根據合同中約定的懲罰措施受到處罰。

三、工程施工管理合同簽訂后的規范管理

1.專人管理合同。企業可以根據合同管理人員應具備的條件從企業內選拔合格的優秀管理人員擔任合同管理，或者通過考試審查的方式選拔人員，一定要堅持優勝劣汰的原則，把合適的人才放到合適的管理崗位上。

2.提高管理人員的業務水平、法律意識和道德素養(培訓)。要對選拔的合格人才進行該專業的培訓和教育，不僅要對其進行業務教育，還要對其職業道德教育，合同法律教育，提高其處理合同糾紛的能力，對外保密的能力及合同管理效果的能力。

3.增強建筑專業人員對合同的認識和理解。由于傳統思想的影響，施工建筑是勞動密集型的工作，發生合同糾紛往往不是拿出合同，運用法律來解決爭端，而是相互“踢皮球”來壓制問題，所以提高建筑專業人員對合同的作用及對合同的理解是非常重要的。

4.逐步完善合同管理體制。項目建設各方要重視合同機構的設置，加強合同的歸口管理，做好合同簽訂、合同履行、合同糾紛解決等監督管理，建立健全的合同管理體制，嚴格按照規定的程序進行解決問題，提高合同管理的高效水平。

第6篇：企業合同管理存檔方法范文

第1條 為明確銷售合同的審批權限，規范銷售合同的管理，規避合同協議風險，特制定本制度。

第2條 本制度根據《中華人民共和國合同法》及其相關法律法規的規定，結合本企業的實際情況制定，適用于企業各銷售部、業務部門、各子公司及分支機構的銷售合同審批及訂立行為。

第2章 銷售格式合同編制與審批

第3條 企業銷售合同采用統一的標準格式和條款，由企業銷售部經理會同法律顧問共同擬定。

第4條 企業銷售格式合同應至少包括但不限于以下內容。

1.供需雙方全稱、簽約時間和地點。

2.產品名稱、單價、數量和金額。

3.運輸方式、運費承擔、交貨期限、交貨地點及驗收方法應具體、明確。

4.付款方式及付款期限。

5.免除責任及限制責任條款

6.違約責任及賠償條款。

7.具體談判業務時的可選擇條款。

8.合同雙方蓋章生效等。

第5條 企業銷售格式合同須經企業管理高層審核批準后統一印制。

第6條 銷售業務員與客戶進行銷售談判時，根據實際需要可對格式合同部分條款作出權限范圍內的修改，但應報銷售部經理審批。

第3章 銷售合同審批、變更與解除

第7條 銷售業務員應在權限范圍內與客戶訂立銷售合同，超出權限范圍的，應報銷售經理、營銷總監、總裁等具有審批權限的責任人簽字后，方可與客戶訂立銷售合同。

第8條 銷售合同訂立后，由銷售部將合同正本交檔案室存檔，副本送交財務部等相關部門。

第9條 合同履行過程中，因缺貨或客戶的特殊要求等，銷售部或客戶提出變更合同申請，由雙方共同協商變更，重大合同款項應經總裁審核后方可變更。

第10條 根據合同規定的解除條件、產品銷售的實際和客戶的要求，銷售部與客戶協商解除合同。

第11條 變更、解除合同的手續，應按訂立合同時規定的審批權限和程序執行，在達成變更、解除協議后，須報公證機關重新公證。

第12條 銷售合同的變更、解除一律采用書面形式(包括當事人雙方的信件、函電、電傳等)，口頭形式一律無效。

第13條 企業法律顧問負責指導銷售部辦理因合同變更和解除而涉及的違約賠償事宜。

第4章 銷售合同的管理

第14條 空白合同由檔案管理人員保管，并設置合同文本簽收記錄。

第15條 銷售部業務員領用時需填寫合同編碼并簽名確認，簽訂生效的合同原件必須齊備并存檔。

第16條 銷售業務員因書寫有誤或其他原因造成合同作廢的，必須保留原件交還合同管理檔案人員。

第17條 合同檔案管理人員負責保管合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協議等。

第18條 銷售合同按年、按區域裝訂成冊，保存××年以作備查。

第19條 銷售合同保存××年以上的，合同檔案管理人員應將其中未收款或有欠款單位的合同清理另冊保管，已收款合同報銷售經理批準后作銷毀處理。

第5章 附則

第7篇：企業合同管理存檔方法范文

關鍵詞：建設工程項目；EPC總承包；合同管理

中圖分類號： TU198文獻標識碼： A

Abstract: EPC(Design, procurement and construction) is a contract management mode widely used in today's large-scale construction project, For a good EPC contractors, good contract management to avoid contract risks, implementation and completion of the project and create profits for the company and won a good reputation plays a very important role。

Key words: Construction project EPCContract management

引言

在市場經濟環境中，建設工程合同是合同雙方確立相互之間關系的直接依據，工程建設的管理應當嚴格按照法律和合同進行。總承包項目部作為總承包項目承發包合同的直接管理者，應將合同管理作為項目管理工作的重點。應根據項目承發包特點及合同標的實際，緊抓合同管理中的重點，制定有效措施，做到全面、規范、有理、有據，才能通過合同管理提高項目管理的水平。

一、EPC總承包的特點

EPC總承包合同模式下，業主僅對工程進行整體的、原則的、目標的管理和控制；總承包商則需組織工程實施并進行全過程控制。通常情況下，EPC總承包合同的合同模式采取固定總價的合同模式(除非合同范圍發生變化或發生法律規定的不可抗力等因素的影響，否則不予調整合同價格和工期。因此，EPC合同模式下，從項目業主的角度來說，經濟風險和不能按期完成項目建設的風險都轉嫁給了總承包商。對于原以工程設計為主業的EPC總承包商來說，承擔EPC合同模式下的工程項目是對自身管理水平的一項挑戰，充滿了高風險，同時也帶來獲得高收益的機遇。為了確保工程質量，EPC項目經理部不僅從宏觀框架上嚴格執行公司項目管理體系文件，而且根據管道施工的特點，出具了大量的作業文件，對施工的關鍵質量控制點、工序搭接、設計變更等方面書面成冊，以指導施工單位施工。實踐證明，這些嚴格的程序和作業文件，對工程質量提供了可靠的程序保證。 

二、項目合同管理的前期工作階段

項目前期階段組建項目投標團隊，進行投標文件的編制和審定，主要工作有招標文件中技術部分的分析研究與溝通，合同文本及報價文件等的審查工作，對合同文件逐條審查，是否與招標文件中規定存在合同條款偏差，為中標后的合同談判打好基礎。

中標后下一步的工作就是要進行合同談判和簽訂工作。為了盡可能的減少項目執行中不必要的爭端，合同談判前，將合同草稿送審相關部門，合理采納各部門意見。主要做此項目的合同風險評估，分析有利因素、存在的風險及規避措施。

1、主要有利因素

項目產品定位高、運輸便捷、獲利能力強、可實施性高。

項目投資方履約能力強、人際關系好，容易溝通。

該項目技術成熟、公司各專業設計人員齊全。 

2、主要風險及規避措施

風險一：原材料、設備漲價風險;措施:盡早采購原材料和設備。

風險二：業主付款手續比較復雜;措施:及時制定相應資金使用計劃、安排專人和業主溝通。

風險三：項目總工期短;措施:嚴格按照制定的詳細可行進度計劃執行，及時糾正偏差。 

風險四：當地工農關系復雜;措施:由業主牽頭，雙方派專人與當地政府及時溝通解決。 

合同條款別注意的幾個方面是:工作范圍、供貨范圍、技術協議、竣工試車及驗收條款、工程量計量方法、工程款支付、總體進度要求、工程/合同變更、不可抗力、保險以及HSE等。最終該總承包合同參照FIDIC條款和國內施工建設合同示范文本，及與業主商定的合同條件形式達成了共識，簽訂了合同，采用了固定總價合同。

三、項目實施中的合同管理

合同簽訂以后進入合同實施階段，組建項目部，其中合同管理部在這一階段按照合同規定進行項目分包、采購合同及合同變更等管理納入計算機管理，建立合同臺帳。

1、總承包合同的管理

總承包合同簽訂后，首先要做好合同交底工作。在總承包合同實施過程中涉及工程進度、費用、質量、安全等多方面的內容，其實施依據是合同，所以在合同交底時組織了項目執行的各部門主要人員到場，明確合同要求，對合同進行分析、分解，重點內容主要有工作范圍的確定、總體裝備水平及輸入輸出產品要求的工藝方案的確定、工程量計量方式、與業主合同界面的劃分、變更條件及程序、試車及產品驗收要求等的交底，特別強調的是合同承包范圍項目設計優化的原則和細節，再結合前期對此項目的合同風險評估，嚴格按照合同執行，以保證合同目標的實現。 

2、分包合同管理

分包合同的管理是工程總承包項目合同管理工作中最重要的組成部分，此項目的分包合同涉及到技術服務、采購、施工等類別，設備采購有國內、國外設備，從弱電到高壓供電、從非標加工到整機采購，種類繁多，要按照程序文件進行管理。

根據項目總體工期要求，組織有關人員編制分包及設備采購計劃，招標文件和技術規格書。對分包商進行綜合審查，參照以往合同執行情況，提交合格分包商名單，確保分包合同的順利履行。根據批準的分包計劃，按程序安排分包招標活動，聘請專家、聯系紀檢審計人員，按程序審批合同手續。與批準的分包商進行合同談判與簽訂，重大或法律關系復雜的合同，要組織有關部門進行合同評審。合同價款的支付和貨物的催交，按照支付程序通知財務部門，落實支付情況，對合同貨物進行監制、中檢、催交，保證合同貨物能夠按計劃到達現場。

四、合同違約索賠管理

工程建設過程較長、較復雜，容易產生違約現象，所以違約索賠及爭議處理是合同管理中處理最多的工作。

1、違約定義依據

一方是否違約是依據合同對該方的工作要求定義的，所以項目部應首先組織研究、理解合同中對雙方的要求。

2、違約證據收集

在發生違約事件時，應立即收集所有相關證據，尤其是書面證據。根據《最高人民法院關于民事訴訟證據的若干規定》第十條的規定，違約證據應遵循“優先提供原件或者物證的原則”。應盡量為書面、圖片等直觀形式的證據，應保存好原件，并應盡量保證是有監理等第三方予以見證違約事實的資料，如簽審意見，提高違約證據的有效性。總承包項目部在與業主的聯系文件中加入了監理審核欄，通過監理見證事實。

總承包單位面對的違約事件較多，應注意全面收集證據。收集完后應分析證據的有效性，對證據進行分類，對重要的證據應加強保管，盡量采用存檔的形式保管，有利于保證索賠和反索賠工作的效果。違約證據應全面反映違約行為，包括違約的時間、數量、費用等，提高違約證據的有效性。

如為了全面規范地收集物資合同履約情況，筆者設計了“××項目物資供方人員現場服務記錄單”，將系統調試過程中物資供方人員到場指導及消缺情況予以記錄，將時間、事件、人員情況形成統一格式的書面記錄，并由相關方簽字確認。本表格應在設備廠家工代服務結束或階段結束后辦理，主要由項目物資部人員落實填寫，各方會簽確認后交項目物資部存檔。

3、合同抗辯權

《合同法》規定，合同雙方都有履行抗辯權， 包括同時履行抗辯權、先履行抗辯權和不安抗辯權。抗辯權是對抗辯權人的一種保護措施，應合理有效利用。對于總包合同，總承包方可能遇到總包合同款支付無保障問題，這時要應用不安抗辯權。

4、索賠時效問題

根據《民法通則》的有關規定，訴訟具有時效性，通常普通訴訟時效為2年。FIDIC合同條件中一般規定索賠通知于事件發生后的28天內提出，如未能按時提出索賠，就失去了就該事件請求補償的索賠權力。所以，當發生違約事件或變更通知時，項目部一般于2日內以書面形式提出索賠通知。 

結束語

工程EPC總承包的市場前景十分廣闊，工程承包企業面臨著機遇，同時也面臨著激烈的市場競爭和巨大的挑戰，作為EPC總承包商，需要認真分析EPC總承包模式存在的主要風險并采取有效措施進行防范，努力打造自身的核心競爭力，提升自身的實力，才能在工程領域站穩腳跟，實現持續、穩定發展。

參考文獻

[1]劉文明，趙萬偉.EPC總承包項目部的合同管理重點及措施[J].項目管理技術.2011(04)

[2]羅斌，繆佳梅.工程總承包中的合同管理[J].企業科技與發展.2011(09)

第8篇：企業合同管理存檔方法范文

1.1 物流外包合同

物流外包合同是一份由交易各方達成的具有法律效力的文件。其中第三方物流服務提供商承諾在一定的條件（如數量、質量、價格、送達時間、采購時間等）下向物流服務需求方（通常理解為制造和銷售企業）提供物流服務，而物流服務需求方根據合同的規定（包括合同的激勵因素和懲罰因素）向第三方物流服務提供商支付一定數量的報酬或其他商品或服務。物流業務涉及運輸、儲存、包裝、裝卸搬運、訂單處理、生產計劃、采購、客戶服務、配送等活動。根據外包的業務范圍，可以簽訂一份主合同，再分別簽訂具體的子合同，，形成一個合同體系[1]。HP、IBM等跨國企業在外包物流時，至少會要求物流服務提供商與其簽署兩份文件：一般條款和工作范圍。一般性條款規定一些非操作性的法律問題，如賠償、保險、不可抗力、保密、解約等；工作范圍則對服務細節進行具體描述，如運輸方式、交貨期限、倉儲方式、考核標準等。

1.2 物流外包合同風險

企業物流外包的目的是建立企業與第三方物流公司的戰略同盟關系。這是一種基于相互信任，通過彼此間的信息溝通實現風險共擔和利潤共享的一種企業合作關系。雙方通過精誠合作所產生的利潤比各自獨立運作所產生的利潤更大，可以說這是一種1+1>2的對策[2]。但是，如果合同不完善，不能通過合同來明確雙方的權力、義務，那么，就無法有效地約束當事雙方的行為，結果雙方都會為單方面追求自己的利益而損害對方的利益。例如第三方物流企業以自己為中心而不是以客戶為中心來處理每一個環節；第三方物流公司不按客戶要求來完成物流業務；為了大客戶的業務而放棄小客戶的業務或推掉小客戶的業務；泄露對方的商業信息等。合同不完善最周會導致物流外包的失敗。Barthelemy（2003）調查分析了近百家企業外包案例后，發現有近69%的企業物流外包失敗的原因歸咎于合同管理不當[3]。根據中國企業家調查系統的調查顯示，2001年實施物流外包的企業92%遇到合同糾紛，其中20%的企業遭受到合同糾紛5起以上。

2.物流外包工程的合同風險分析

2.1 社會環境風險因素

從社會環境的角度看，物流外包工程風險可以分為政治風險、經濟風險、不可抗力風險[4]。經濟風險主要是指經濟社會中出現的物價非正常上漲的風險、金融風險；政治風險主要是指地方保護主義、行業保護主義、異域歧視政策、差別政策所帶來的風險；不可抗力和自然環境風險是指施工建設過程中出現的非正常不可預見、不可抗衡的自然災害（地震、臺風、洪水等）。這些風險都會導致不能按照合同條款來執行。

2.2 信用機制不完善，合同信息泄露

企業在將物流業務外包的同時，也不得不將公司經營的相關信息告知第三方物流公司。但是，第三方物流公司并非只為一家企業提供物流外包服務，在掌握了眾多客戶的信息資源后，物流公司有可能會把有價值的信息透露給企業的競爭對手，企業商業機密的喪失會使企業在市場競爭中失掉先機，給企業的經營帶來巨大風險。例如，企業在與物流公司簽訂外包合同時，必須告訴對方本年度的銷售額，另外也要向對方提供需要送貨的客戶信息如客戶名稱、送貨地址、聯系人、聯系方式等。這些商業機密一旦被不良物流服務商賣給競爭對手，則客戶可能被挖走，或者企業被迫要降價或采取其他的方法才能留住客戶。而第三方物流企業在違約后并沒有受到任何懲罰，也沒有相關信用檔案。違約的低成本導致很多中小物流企業服務意識薄弱，在簽約前做出很多空頭支票，一個地方的客戶騙過來了，換個地方照樣開業，又用同樣的手段對付新客戶。

2.3 合同管理人員的素質

合同管理人員素質是導致合同管理風險的重要因素，主要涉及人員的知識結構、能力水平等因素。知識結構因素是合同管理人員由于知識結構單一或對經濟社會變化的敏銳性不想，缺乏對國際國內經濟環境變化、政策和法律法規等的準確分析、預測，造成合同在簽訂和履行過程中存在一定風險。能力水平因素是合同管理人員未能發現合同中條款不合理的風險；發現問題，但未提出合理性改進意見的風險；起草合同人員未采納合同審核人員提出的合理化建議的風險等，致使合理管理過程中的存在風險。

2.4 合同管理過程風險

企業在合同管理的每一個過程中都存在風險。但常見的合同風險因素主要有合同審核風險、合同的正式簽署風險、合同履行風險、合同糾紛處理不當風險。

2.4.1 合同審核風險是在合同審核過程中沒有風險或糾正合同不當內容和條款的風險。這種風險主要表現為：合同審核人員因專業素質或工作態度的原因未能發現合同文本中的內容和條款不當的風險；雖然發現了問題但未提出恰當的修訂意見的風險；合同起草人員沒有充分考慮合同審核人員提出的改進意見或建議，導致合同中的不當內容和條款未被糾正等。

2.4.2 合同正式簽署風險是指正式簽署合同過程中存在不當行為的風險。這種風險主要表現為：合同文本不合理，超越權限簽訂合同等。合同條款不合理主要表現在合同條款存在不合理、不完整、不嚴密；合同違反法律法規等方面。

2.4.3 合同履行過程中風險是指合同履行過程中存在的風險。這種風險主要表現為違約風險，即本企業或對方沒有恰當地履行合同中約定的義務。

2.4.4 合同糾紛處理不當的風險是指在處理合同糾紛過程存在不當行為的風險。這種風險主要包括：物流服務購買方及供應方未及時向相關領導報告合同糾紛和擬采取的對策；未及時采取有效措施防止糾紛的擴大和發展；未與對方有效協商合同糾紛解決辦法，或合同糾紛解決辦法未得到授權批準；未收集充分的對方違約行為的證據，導致本企業在糾正處理過程中處于舉證不力的低位；未按照合同約定追究對方的違約的責任等。

3.合同風險的防范管理

3.1 完善物流外包合同條款，明確分工，同時建立激勵機制

企業可以與物流服務商簽訂兩份協議，一份為一般性條款，規定一些非操作性的法律問題，如保險、保密、賠償、不可抗力、解約等法律問題的內容；另一份為工作范圍，盡可能明確具體內容，可操作性要強，避免產生歧義的條款，內容要明確具體，合同中明確合同終止條款。如果協議中缺乏終止條款，雙方合作關系在應該終止或變更時，無疑會為是否終止合作關系產生一系列的糾紛。

物流外包合作是基于分工基礎上的合作，因而要求物流服務供應方和購買方和磋商合同時，必須對合作中各自的責任在合同中進行明確分工。從總的責任分工來說，物流服務購買方在程序和系統的設計方面起領導作用，而物流服務供應方則在執行這些活動時起領導作用。具體執行物流合作方案是，必須在明確合作各方的工作任務的基礎上，根據合作目標制定完成各項任務的規則和要求，并按照供應商的績效評估指標（質量考評指標，供應考評指標、經濟考評指標、合作與服務指標）對工作績效進行適時評估。當合作中出現問題時，就可以及時進行協商改進，避免事態的惡化和造成嚴重損失，從而防范合作風險。

同時，合同要建立激勵機制，建立專門的合同管理部門，設計完善的合同條款。也可以聘請專家參與談判，建立合同跟蹤管理制度，在合同執行前，執行的過程中及執行后對其進行跟蹤，保持信息的順暢。另外，簽訂合同需要雙方反復的磋商，直到取得一致的意見，合同才告成立。所以待合同的主要條款確定后，雙方可以選擇先草簽合同，等其他次要條款確定后，再正式簽訂合同。也可以選擇在簽訂合同前先進行合同的試運作，時間長短根據合作業務的復雜程度而定，讓服務商對企業的物流業務有一個了解熟悉的過程，然后再切換到正式合同來運行。

3.2 建立健全信用評價體系

建立健全信用評價體系是使合同雙方增強互信、加強合作、確保合同簽訂和履行順利進行的平臺。為此，應建立并完善分級信用等級制度，對合同當事人的組織機構、經營現狀、財務狀況等情況進行信用評價，劃分等級，建立合同對象的商業信用檔案等，并納入日常動態管理。在合同簽訂和履行的過程中，對于信用良好的單位可給予優先考慮，反之，則從嚴管理。

3.3 設置專門的合同管理機構及人員

物流服務購買方和供應方都應建立一支包括經營管理人員、合同管理人員、業務管理人員、法律顧問等在內的專業團隊人員，負責合同的訂立、簽訂、實施、控制。建立專門的合同管理機構可以一定程度保障物流外包合同管理的連續性和一致性。因為每一位新人員參與外包合同管理都要經過一定的磨合期才能順利開展工作，會破壞整個物流外包管理流程的連續性，專職的合同管理機構和隊伍有利于企業快速積累物流外包管理經驗，不利于企業積累物流外包合同管理方面的經驗和技巧。

物流外包合同涉及物流服務需求方及供應方、服務需求企業的客戶、銷售市場中的顧客，涉及物流活動中的運輸、倉儲、包裝、加工、信息處理、配送、驗收等各環節，過程長、環節多，因此要求合同管理人員必須有愛崗敬業、有較高的專業素質水平，具備一定的合同談判技巧和心里素質，熟悉業務，掌握合同的有關知識，熟練掌握與合同簽訂、管理相關的法律法規。

3.4 建立健全合同管理體系

合同流程管理一般是由合同調研、策劃、談判、擬定合同文本、審核、簽訂、履行、變更或轉讓、終止、存檔的等環節構成。明確合同流程管理各個環節的責任主體、目標任務和工作措施，確保每個環節有制度、有落實是合同管理的重要內容。實施對合同的全過程監督，就要在合同的準備階段、簽署階段、履行階段和履行后管理結算，制定專人進行監督，開展綜合評價，以確保簽約合同主體合法，內容合法、合同表示真實、條款完備、表示規范、簽訂手續和形式完備，能有效防范于控制合同管理風險，實現合同流程管理的制度化、規范化、標準化。

3.5 建立健全信息化管理體系

企業與第三方物流服務商的合作是一個長期的過程，需要雙方經常進行信息交流，通過溝通及時發現并解決問題，這就要求建立健全信息化管理體系。信息化管理體系可以通過互聯網或單位內部局域網實現各單位的互聯互通，實現數據的實時更新，全面掌握合同管理的全過程。信息化管理體系的推廣實施，在一定程度上能夠解決執行力差、管理人為因素大的問題，能夠有效實現過程管理控制，適時反映合同管理狀況，最終達到對合同管理過程加以控制的目的。

4.結語

物流外包合同是物流外包管理中的重要，也是防范物流外包風險的主要杠桿。物流外包合同管理是物流外包管理的主要內容，它貫穿于整個物流外包過程，物流外包中的成本控制、風險控制、服務質量控制都可以通過合同管理來完成。物流外包合同管理的目的是充分體現物流需求企業對物流服務的要求，并使物流服務外包商能完全理解這些要求，從而能幫助企業對貨物、服務及相關信息進行有效率與有效益的流動和存儲的計劃、實施與控制，提高企業客戶的滿意度。加強物流外包合同管理，規范并完善物流合同，實時監督物流外包合同的實施，能有效控制物流外包項目的質量、交貨期、成本，規避風險，減少糾紛，保證按期、按量、按質地完成物流任務。

參考文獻

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第9篇：企業合同管理存檔方法范文

關鍵詞：內部控制 合同管理 調研 策略

中圖分類號：F270 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）09-054-02

內部控制以責任、牽制、程序、手續等各項制度為控制依據，建立健全合理的組織機構，明確部門和個人的職權范圍及其責任界限，規定授權處理程序及相互聯系、相互制約的內部流程和方法。當今的內部控制體系建設不僅只是企事業單位內部的查錯糾弊行為和防范風險的手段，它已經上升為受到政府監管和社會大眾關注的強化法人治理的重大舉措。財政部了多項內部控制規范要求和行業操作指南，標志著強化內部控制不再是傳統意義上的大中型國企、上市公司等企業適用的管理制度與手段，它同樣成為行政事業單位、各行業經營活動加強管理和建設服務型政府的基石和重要途徑。《行政事業單位內部控制規范（試行）》（以下簡稱內控規范）自2014年1月1日起在全國行政事業單位內正式施行，該規范為行政事業單位內部控制建設提供了一個內容全面、框架清晰、路徑明確的指引，圍繞國家治理現代化和依法治國，制定了一系列針對以權利制衡權力、預防、厲行節約反對浪費等方面具有針對性的制度安排。

一、內部控制調查與結論

A單位為一事業單位，其經費主要由國家財政保障，財政補助撥款不足部分由單位經營創收彌補。下屬事業單位6個，投資興辦國有企業2個。為掌握《內控規范》施行之后內部控制制度建立健全和執行情況，2015年10月，我們對A單位所屬8個單位展開了全面的內部控制調研。我們在制定調研提綱的基礎上，主要運用了調查問卷、實地查驗、個別訪談、抽樣和比較分析等方法對A單位內部控制的現狀和執行情況進行了調研，并選取了合同管理的控制情況進行了符合性測試和實質性測試。

（一）內部控制制度建立健全的調查情況

調查表法，就是評價人員按照內部控制的要求，考慮理想的控制模式，將需要調查的全部內容制成固定式樣的表格，由被評價單位工作人員根據實際情況回答，以此來了解測試內部控制的一種方法。我們設計了包括工程項目、對外投資、合同管理和內控方法運用等12項內容，對每個控制點只需回答“是”、“否”或“不適用”，問卷發放給8個單位的職工回答，我們按照各單位職工總數的20%比例發放，調查結果的可靠性與被調查者和收到多少反正相關，容易發現被評價單位內部控制系統中存在的缺陷和薄弱環節。A單位在制度設計方面的缺陷主要表現在會議分類管理、車輛單車核算、信息內部公開等方面。如在各種內部控制方法中運用比例最低的是信息內部公開制度，問卷調查其中一部分的內容見表1。

（二）內部控制執行情況的調研

我們依據內部控制五要素框架和《內控規范》，結合A單位實際情況設計了內部控制調查的14個項目和110個內容。調查表的內部控制執行情況按照事業單位的屬性進行設計，劃分為良、中、差、無和不適用5個級別，依次從控制機制、風險管理、流程控制、貨幣資金控制、實物資產控制、對外投資控制、預算管理控制、采購環節控制、合同控制、流程手續檔案控制、工程項目控制、績效考評、信息溝通和內部審計14方面進行考核，由各單位負責人根據標準分值進行自我賦值得分，權重系數是根據指標間的相互關系確定。設計合理的標準調查表，容易發現被評價單位內部控制系統中存在的缺陷和薄弱環節，保證調查效果。就內部控制框架而言，事業單位與企業之間沒有根本區別。但在內部控制體系的目標與內容方面兩者會有所不同，企業在預算管理控制和采購環節控制方面會有部分不適用的內容，但不影響總體評價。

（三）調查結論

經過對回收問卷的統計分析，可以得到8個單位的內部控制執行情況的得分：

調查總體認為A單位普遍建立了一套較為完善的內部控制體系，符合國家相關法律、行政法規和部門規章的要求，其內控制度遵循了全面性、重要性、制衡性和適應性的原則。其存在的主要問題表現在兩方面：

1.內部控制調查顯示各單位內部控制整體水平不均衡，部分單位尚未將《內控規范》的要求落實到本單位的制度建設中。一些單位內部控制制度不健全，一些內部控制虛設，管理權限失控，職責不清，內部控制存在著設計缺陷和運行缺陷。根據COSO內部控制框架，內部控制包括控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監控五個相關要素。其中，控制環境是其他因素構建的基礎，控制環境一般包括機構設置與權責分配、人力資源政策和組織文化等。A單位應從崗位設計和職責權力分配入手，讓控制環境在內部控制的建立與實施中發揮基礎性的作用。

2.從內控方法運用來看，突出問題是信息內部公開方面較差。由于內部信息的不透明，為管理者的提供了空間，國有資源的運作就會出現隨意性和隱蔽性的狀態。信息不公開，就沒有競爭與監督的壓力，各類導致內部控制失衡的現象就會發生。A單位要以此內控調研為契機，堅持以公開為常態、不公開的例外原則，推進決策公開、執行公開、管理公開、服務公開、結果公開。

二、合同管理內控制度的調研

合同管理為內部控制的關鍵崗位之一，在開展內部控制制度建立健全情況和內部控制執行情況調查的同時，我們選取8個單位的合同起草、審查、簽訂、執行、備案及監督管理方面進行實地查驗。經濟合同，作為平等主體之間訂立的民事權利義務關系的協議，不論事業單位還是企業，在合同管理環節及其風險管控方面也具有一致性。2014年以來，8個單位對外簽訂了100萬元以上重大經濟合同61份，合同金額10575.15萬元，其中以企業對外簽訂的合同居多。A單位簽訂的合同類型主要有四類，包括技術咨詢和服務合同、租賃合同、購銷合同和建設工程合同。

（一）經濟合同管理情況

A單位經濟合同管理主要有兩種模式。一種是單位制定了經濟合同管理辦法和技術服務項目管理辦法，對合同起草、審查、簽訂、執行、備案、監督等方面進行了明確的規定。有專門機構對合同進行了歸口管理，負責合同專用章的管理、合同文本檔案的存檔和編號及合同履行的監督。某設計院的合同監管部門為綜合經營室，其合同簽訂的流程如下：

第二種模式是合同由各單位、各部門自行管理。對外簽訂合同實行授權委托制，經濟合同簽訂由部門參與洽談、起草，各部門管理存放合同檔案，進行合同登記、統計、歸檔等日常工作。

（二）合同調研中發現的問題

1.個別合同不能得到有效履行，款項無法如期收回。一些技術服務合同，由于分部實施，項目驗收要待各期項目全部完成后才能進行，不能在合同約定的期限完成。還有一些項目因主體工程變更，導致技術服務順延。另外，由于個別業主經濟出現異常，已驗收項目的尾留款不能如期入賬。

2.部分合同條款不全面、缺少委托手續。根據《合同法》《民法通則》的規定，不僅可以是法定代表人可以簽訂，而且委托人也可以簽訂，但是其必須有委托授權書，書中明確委托事項的范圍時間等問題。調研中發現個別合同基本要素不全，合同主體資格未達要求，條款不完整或約定的意思不明確、不具體。如違約者承擔違約責任等條款等于沒有約定，簽訂合同時未充分考慮到自身的風險。另外，個別企業對外出借資質，看似合同總額大，但單位實際收益小。這些因素都容易產生法律風險。

3.部分單位沒有對合同實施歸口管理，對經濟合同的簽訂流程沒有進行制度上的規定和約束，缺乏有效的內部控制。顯然A單位的第二種合同管理模式不符合內控規范的要求。一些簽訂的合同由相關部門自行保管，沒有統一登記編號，對近年簽訂的合同統計不清，在糾紛發生后尋找合同原本大費周章。

三、內部控制視角下合同管理策略

當前經濟環境實際上是一種契約經濟，單位對外發生經濟行為，除即時結清方式外，應當訂立書面合同。合同是對外交易的主要手段，我們有必要從內部控制視角約束合同管理，預防潛在風險。為增強內部控制設計和運行的有效性，我們針對A單位在合同管理方面提出以下改進建議：

首先，增強內部控制意識，提升內控執行力。內控范強調了單位負責人對本單位內部控制的建立健全和有效實施負責。首先是行政事業單位的負責人提高內控意識，明確崗位職責，自上而下，各個職能部門都要將內控意識融入日常工作之中，樹立內控制度的權威性。依照《內控規范》檢查內控制度設計的薄弱環節，確保不相容的崗位間相互制約、相互監督。內部控制重點從單位層面、業務層面出發，明確領導機構責任職能，清晰組織機構劃分，規范執行機構業務流程，加強管控監督意識。使制度本身能夠突出重點，彌補不足，營造一個良好的內部控制環境。以制度保障執行，提高組織運行的理性化程序。強化風險控制，合理確定風險應對策略。對合同風險管控的重點包括合同文本的合法性、經濟性和嚴密性，關注合同的主體、內容和形式是否合法，對方當事人是否具有履約能力，合同權利和義務、違約責任和爭議解決條款是否明確等。對技術服務項目中合同款項無法如期收回問題，建議以項目負責人為主，加大合同資金的追償力度，解決部分合同不能如期履行的問題。

其次，基于內部控制運行機制，對合同實施歸口管理，建立內部核算管理制度。內部控制系統實質上是一個信息系統，是一個對信息進行收集、核對、整合、傳遞的過程，并且通過反饋機制進行溝通與改進。按照《內控規范》的要求，設立專門的合同管理機構，擬定合同管理制度和實施細則，參與重大客戶的資信調查，對各類合同進行法務審查，統一管理合同專用印章和合同檔案。建立資金收繳臺賬和合同履行情況登記表，實現合同管理與預算管理、收支管理相結合，并由單位審計部門定期對自己的收繳情況實行跟蹤檢查與監督。合同歸口管理部門應強化關鍵環節的控制，如對簽約主體資格、合同協議履行、變更或解除進行有效監控。把握重點合同，對一些標的較大、風險較大的合同實行會審制度。

第三，提高內部信息的透明度，運用激勵機制調動工程技術人員對外承攬項目的積極性。利用信息技術搭建信息共享的平臺，對于單位承攬的技術服務項目，應該信息公開、財務公開，運用民主決策程序，采取技術人員內部競標的方式選擇項目負責人和項目參加人，增加技術服務項目的透明度，做到機會公平、規則公開、結果公正。與此同時，單位負責人要運用激勵機制鼓勵工程技術人員對外承攬項目的積極性，規范外攬項目收入分配秩序。控制出借資質行為，預防風險，提高單位收益率。項目負責人不但關注合同中的自身利益，更要提高技術服務質量，保質保量完成項目任務書，樹立良好的契約意識。

參考文獻：

[1] 彭俊.淺析行政事業單位內部控制[J].財會學習，2016（1）

[2] 謝海娟，何和陽，劉曉臻.基于五大目標的企業內部控制評價體系指標研究[J].財會通訊，2016（3）

（作者單位：黃河上中游管理局 陜西西安 710021）