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第1篇：文書與檔案管理范文

文書是目前辦公室中一個非常重要的工作崗位，在機關單位的業務辦公過程中起到了非常重要的作用。隨著機關單位工作的開展，文書工作的職責也隨之變大，對于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書檔案管理工作也成為文書工作的一部分。尤其是近些年，政府機關的各種文書類型越來越多，版本的文書數量也越來越大，傳統的文書工作手工作業以及紙質檔案的辦公管理很難適應新時代的需求，很難滿足當前社會快速發展下人們對各種文書檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學的、方便的、自動的文書檔案管理辦法來推動并加快文書工作。現代科學技術的快速發展，計算機已經在社會的各個領域、各個行業中廣泛應用，通過計算機科學技術與互聯網技術來加快文書工作與文書檔案管理工作的信息化進程，設計并開發專門的文書工作與文書檔案管理系統來加快各個企事業單位的辦公質量與效率，最終實現企事業單位的辦公的文書檔案管理自動化，這對于推動我國企事業單位辦公效率來說具有非常重要的現實意義。

2文書工作與文書檔案管理系統開發的作用

就目前我國辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現狀來看，開展科學系統的文書工作與文書檔案管理系統，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文書工作與文書檔案管理系統的開發彌補了傳統文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現檔案歸檔不及時、檔案管理標準低下等情況，這些現象的發生會導致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會造成各部門對事故發生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無章。通過開發專門的文書工作與文書檔案管理系統，可以很好地通過技術來實現嚴格的業務流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來一步步實現文書檔案的管理，突破傳統人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。第二，文書工作與文書檔案管理系統的開發解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業單位是將文書與檔案進行了分離，雖然實施了一部分的管理辦法來提升文書檔案的正確性、科學性與實效性，但是由于對文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導致了當前文書檔案管理工作缺乏系統性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發揮其應用的作用。文書工作與文書檔案管理系統的實現將系統角色與文書檔案緊密聯系在一起，只有真正的文書角色，才能對檔案進行嚴格管理，實現了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當造成的工作差距，真正體現了文書對檔案管理的作用。第三，文書工作與文書檔案管理系統通過科學的管理辦法彌補了傳統文書檔案管理中缺乏專業管理人才的缺陷。由于傳統的文書工作中，對檔案管理缺乏專業意識，所以并沒有設定專門的管理崗位來實施對文書檔案的管理，對于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統的實現以嚴格的業務流程為導向，專業的數據算法為基礎來實現對文書檔案專業的管理辦法，從而彌補了普通系統用戶在文書檔案管理工作中專業技術上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質量，保障文書檔案管理工作的順利開展。

3文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設計

文書工作與文書檔案管理工作內容主要是圍繞著辦公檔案來開展，而實現的文書工作與文書檔案管理系統則是要充分了解文書檔案管理工作內容，而后分析其在信息化轉變過程中需要實現的功能點，進而開發出對應的文書工作與文書檔案管理系統實現企事業單位的文書檔案管理工作。首先，文書檔案管理工作的核心是針對檔案的管理，在企事業單位的辦公室中，會與其他很多部門進行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應的文件之后，將其進行歸檔，而后進行文件著錄、案卷著錄進行統一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對文書工作與文書檔案管理系統的實現中，首先要實現的是文書檔案的電子化轉變。在傳統的工作模式中，常見的檔案大都以紙質的形式進行下發與傳輸，所以要實現紙質文檔的電子化轉變，通過添加掃描錄入接口來將傳統紙質檔案轉變成數字化數據來進行操作。當然，為了改變傳統的紙質檔案的工作模式，在實現的文書工作與文書檔案管理系統中添加登記入口，來實現對檔案的等級工作。同時，在系統中需要添加針對檔案的內容修正變更功能，來允許文書人員對檔案內容進行修改和更正。其次，文書檔案管理工作會將歸檔的檔案借閱給其他人員，會是要對檔案進行歸還，所以在實現的文書工作與文書檔案管理系統要實現檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作。基于上述考慮，在設計文書工作與文書檔案管理系統時需要完成企事業單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時要本著提升管理效率的原則來實現各種功能優化傳統的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設計的文書工作與文書檔案管理系統功能結構框架圖。檔案管理檔案借閱與歸還系統設定綜合查詢文書工作與文書檔案管理系統檔案登記掃描錄入文件著錄文件歸檔案卷著錄檔案變更網上預訂網上查詢檔案借閱檔案歸還借閱人管理綜合檢索檔案統計檔案狀態設定年鑒銷毀圖1文書工作與文書檔案管理系統框架結構圖如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統設定等四個最為基本的功能。

3.1文書檔案管理模塊

文書檔案管理模塊是實現最基本的文書檔案管理功能，通過設計和實現以下功能點來實現文書檔案管理工作。1）檔案登記：系統實現檔案電子化、信息化、數字化的關鍵，在對發文登記、收文登記和登記進行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續的其他檔案管理的業務提供最為基本的數據。2）檔案掃描錄入：該功能主要是對傳統紙質檔案進行快速電子化轉變的功能，通過高速掃描儀等設備將紙質文檔掃描成固定格式的數字化文件，而后通過第三方穩定軟件將其轉化成可編輯、修改的文件進行存儲與管理，方便后期的業務的使用與處理。3）文件著錄主要是最初的檔案文件進行著錄處理，制作成相應的目錄、報表等方便后期文書檔案工作的開展。4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創建案卷來將文書檔案進行統一分類，而后將相應的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統一管理。5）文件歸檔：主要實現是文書檔案的文件級著錄檔案創建，從而實現錄入的檔案的歸檔操作。6）檔案變更：主要是對文書檔案內容或案卷內容的修改與更正，根據實際的業務需要將其進行變更操作，從而更加滿足企事業單位的文書工作需求。7）年鑒銷毀：針對傳統的紙質檔案銷毀進行數據備份的功能，針對檔期的紙質檔案按照業務規定要進行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進行備份，并添加上已銷毀的標記，以備不時之需。

3.2文書檔案借閱與歸還

文書檔案借閱與歸還功能主要是實現其他人員對文書檔案的查詢、預訂、借閱、歸還的管理操作。1）網上查詢：為了實現文書檔案管理信息化轉變，在文書檔案進行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對當前所有的文書檔案進行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來將自己需要的文書檔案查詢出來，根據其狀態進行預訂或延遲操作。2）網上預訂：主要是對文書檔案預訂操作，當查詢到對應的檔案未被預訂或借出，就可以在網上進行預訂。3）檔案借閱與歸還：主要是對文書檔案的借閱狀態進行操作，文書人員可以根據實際的工作內容將文書檔案的狀態進行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標記其借閱狀態。在此，對文書檔案的借閱狀態進行設計，主要分為未預訂、已預訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態的變更來實現對文書檔案的查詢、預訂、借閱與歸還的操作。

3.3綜合查詢

綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對其進行查詢，如檔案的狀態匯總查詢，根據相應條件對文書、案卷、各種借閱與歸還信息進行統一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時增加了各種檔案統計表格，以圖表的形式形象化地展示其當前的基本狀態，極大地方便文書檔案管理工作的開展。3.4系統設定系統設定主要是對借閱人的管理以及文書檔案基本狀態的設定。

4總結

文書工作與文書檔案管理系統的設計，主要是以實際的文書檔案管理工作內容為需求，本著優化文書檔案管理工作流程和提升效率的原則，設計了檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統設定等基本功能，從而滿足文書人員的基本工作需求，提升文書檔案管理的工作效率與質量。

作者:王琦 單位:南通市人民政府外事僑務辦公室

參考文獻：

[1]王芳.關于檔案管理前端控制與文書工作的思考[J].蘭臺內外,2016(4):34-35.

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[4]張文華.改進文書檔案管理工作的方法[J].黑龍江檔案,2014(4):157.

第2篇：文書與檔案管理范文

關鍵詞：文書工作檔案管理教學特征教學改革

0引言

文書與檔案是一種社會現象，是人類社會實踐活動的產物。文書，“經國之樞機”，“政事之先務”。文書的系統整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠”，了解歷史。檔案，歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富。文書與檔案是人類社會本身發展的需要，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續。

文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位，文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業的主干課程，是相關職業崗位群的關鍵技能模塊，具有很強的專業技術性和操作性。現代社會的文書工作與檔案管理課程的教學特征表現為：在理念上應盡力適應社會上相關職業崗位群對秘書人才知識和能力結構的新要求；在教學內容上要著力從學科體系建構、理論知識完整向注重實用、知識精講、側重實務操作轉變；在教學方法上從學科式、授課型教學方法向技能型、訓練式、體驗式教學方法轉變。通過該課程的學習，重點培養學生建構系統的學科體系，具備完整的理論知識，熟練掌握公務文書協作處理和檔案管理的能力，使學生畢業后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。

然而當前文書工作與檔案管理教學存在著以下問題：教學工作往往立足教材，以闡述文書學與檔案管理工作的理論知識為主，課程內容較為抽象，學生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實物，重視理論知識的傳授而輕視專業技術能力的實踐培訓。一旦參加實習或工作之后接觸實際問題，又要從頭學起，因此課程教學的目的難以達到，專業特色也無從體現。隨著改革的深入發展，文檔管理工作面臨著越來越多的實際問題，例如文件和檔案數量日益增加，給保管和提供利用帶來困難。傳統的管理方法直接影響了文件和檔案的質量等。這些實際問題要求在文書工作與檔案管理教學過程中深入開展教學改革和創新，才能適應社會不斷發展的需要。

1轉變教育觀念，完善課程體系

傳統的《文書工作與檔案管理》課程的教學理念的弊端是有目共睹的：“老師講，學生聽，從理論到理論”。因此實現理論教學與實踐教學并重的首要前提是轉變教學觀念。要堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。從培養實用性文書工作與檔案管理人員入手，在講授檔案資源的利用、文檔一體化管理等基礎理論知識的講授前提下，加大實踐環節的力度。密切聯系文書工作與檔案管理領域最新的動態、資料和國家有關的法律法規，以崗位需求設計專業培訓能力模塊，在邊教學邊實踐的基礎上，安排理論知識學習后的集中實習周或實習月，系統訓練涉及該課程的所有操作技能，強化學生實際動手操作能力的培養，為今后的實際工作奠定扎實的基礎。

2積極探索研究，改革教學方法

文書工作與檔案管理的課程設計從總體上講要以實用為原則，以必需和夠用為尺度構建科學的教學體系。在教學方法上不局限于條條框框，強化針對性和實用性，將教、學、用三者有機地結合起來，融傳授知識、培養能力和提高素質為一體。在教學實踐過程中，我作了如下嘗試：

2.1編寫修訂教材教材是學科知識的基本載體，學科發展的程度、深度應該在教材上體現出來。傳統的《文書檔案管理》教材，包括一部分針對高職院校編寫的高等職業教育規劃教材，大多是對本科教材或檔案專業教材的簡單“改良”，只是泛泛地羅列一些理論知識，對于實踐環節和工作場景的模擬幾乎都沒有涉及到。針對這一現象，根據社會對文書檔案管理工作的需求特點，在傳統的教材基礎上，我主動追蹤文書與檔案工作相關知識的發展前沿，結合新時期新形勢下出現的有關電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔，新的檔案歸檔載體的使用和介紹等新興問題，多方面整合知識資源，修訂編寫了順應文秘專業特點、實用性較強的校本教材，這樣做不僅保證了知識的前瞻性，同時又拓展了學生的知識面，使學生學有所用，為學生提供職業環境所要求的知識和技能。事實告訴我們，科學知識并非一成不變，有些知識是隨著社會的發展而逐步被認識和發展的，不能用靜止的眼光來看問題。

2.2加強實踐教學在教學過程中，我按照科學規律加大了教學實踐過程中實踐訓練的比重，以此來鞏固和提高學生的專業技能操作水平，并在課程中體現“用理論指導實踐，用實踐再認識理論、發展理論”的基本思路。文書工作與檔案管理課程應改革過去純理論教學的模式，在教學過程中強化實習實踐的教學力度，實訓實踐課時數應占40％以上，將平時的所有實訓、實踐課都結合相應理論教學，在適當的時機穿插在教學過程中；同時用一個學期左右的時間，讓學生深入到文書檔案的辦公現場進行實習，實現理論在實踐中的升華。實習實踐的基本形式可以打破傳統，可以到學校的文書與檔案課程實驗室、學校綜合檔案室或用人單位頂崗實習，強化學生對文書與檔案工作的直觀認識與切身感受。除此以外，教師還要對課程以及相應的實習實踐教學進行課題分解，確定每個實習實踐課題的教學目的、教學內容和所需課時，靈活設置相應環節，從而調動學生的學習積極性和參與欲，提升實習實踐課程的教學效果。

2.3探索新型教學方法

2.3.1范本教學法俗話說：“熟記唐詩三百首，不會作詩也會吟”。在文書工作與檔案管理課程的教學過程中，可以通過范本學習和借鑒他人的長處。教師可以收集黨政機關、企事業單位和社會團體等不同類型的文書范本和檔案范本，在此基礎上適當加以修改和加工，作為案例以小組討論、分析答疑等形式，讓學生了解當前文書工作與檔案管理工作領域最前沿的規定以及出現的新問題，從而提高學生用理論去解決實際問題的應用能力。:

2.3.2情境教學法面對沒有實踐工作經驗的學生，打破枯燥無味的教學桎梏，情境教學方法是行之有效的方法之一。教育家杜威說：“教育即生活”，教育的目的就是為了更好的生活。現代社會終身教育理念的提出，使教育與人的生活緊密相結合。在教學過程中，根據教學重點教師創設相關場景，模擬現實生活中的工作環境，使學生在模擬中體會知識，培養學生的動手能力。例如，在講授“收文處理”這一知識點時，設置如下場景，讓學生分別扮演秘書、主管領導的角色，繪制收文登記簿和文件處理單，將收文處理的程序一一進行演練；通過組織學生觀看指出其中的正確與不足之處；然后由教師作點評。通過情境模擬，使學生對收文處理工作有了直觀的認識，掌握了收文處理工作的基本處理環節，與純理論式講授相比，情景教學法更能激發學生的參與意識，能收到意想不到的教學效果。

2.3.3實物演示法俗話說：“百聞不如一見。”這是人們認識客觀事物的一條規律。運用實物演示教學，正是從這一認識規律出發的。文書與檔案教學中涉及的物體，對學生來說是陌生的，一旦出示實物，學生便能豁然領悟。例如在講解“檔案保管的物質條件”這一章節的內容的時候，可以結合知識點給學生展示檔案盒、小型縫紉機、塑料螺釘、起訂器等專業工具，同時也可以充分挖掘網絡、報刊雜志等多種資源，為學生展示檔案庫房、縮微品閱讀復制設備、易耗低值物品等的相關圖片資料，把枯燥的理論介紹變成直觀生動的形象演示，更加有利于教學效果的提高，為學生所接受。

2.3.4參觀學習法在課堂教學的基礎上，組織學生前往地區、縣市的檔案館參觀，將檔案館、檔案室變成我們的第二課堂，通過實地觀摩學習加深學生對檔案館的庫房建設、檢索工具建設、規章制度建設等基礎設施方面的切身了解。同時也可以學習現代數字化、科學化的現代檔案信息處理技術，如利用計算機技術建立檔案目錄數據庫，通過網絡為相關單位進行檔案全文信息查詢業務等服務。除此之外，通過參觀也能使學生學習檔案工作人員吃苦耐勞，無私奉獻的精神以及對檔案工作高度的責任感和榮譽感，對于學生提高自身的素質有著良好的促進作用。

3加強“雙師型”教師隊伍建設

受到傳統觀念的影響，以往文書工作與檔案管理課程教學存在著片面性，例如重理論，輕技術，輕實踐；重知識傳授，輕能力培養和知識應用；師資隊伍建設和評價偏重于理論水平等。為了彌補這些缺陷，促使理論教學和實踐教學的正確定位和有機結合，因此，“雙師型”教師隊伍建設是文書工作與檔案管理教學改革發展的必然要求。首先要加強宣傳，轉變人們的觀念，一是要轉變教育行政部門和學校領導的觀念，使他們充分認識到培養“雙師型”教師的重要性，將培養計劃納入議事日程，制定相關的政策，將培養工作落到實處。另一方面要轉變專業教師自身的觀念，樹立競爭意識，增強危機感和緊迫感，自覺主動地投入到不斷提高自身素質的學習中去。對于從高校畢業直接進入文秘專業的教師，可以定期組織教師到秘書崗位進行專業實踐，在實踐中提高他們的職業技能，并為他們獲得文秘資格證書或專業技術職稱提供實踐和機會；對于從行政轉行過來的教師，可以給予他們進修學習的機會，引導鼓勵他們開展學術研究，提升他們的教育理論水平。此外，還可以從有關單位引進文書工作與檔案管理工作第一線的高素質人才，尋找、鼓勵并幫助優秀的文書工作與檔案管理人才到學校任教，通過他們把積累多年的實踐經驗、操作技能以及行業發展的信息和新觀念帶入學校，幫助在校任職教師開闊眼界，了解市場需求，從而提升教學改革的有效性，因此，積極引進高素質的文書工作與檔案管理工作人才也是提高“雙師型”文書工作與檔案管理教師隊伍質量的有效方法之一。

將先進的教學改革理念有機地融入到傳統的文書工作與檔案管理課程教學中去，使學生熟練掌握并運用與時俱進的專業技能，以適應現代社會對文書檔案管理人才的需要，是文書與檔案管理教學工作者的使命。隨著社會的發展，教學改革還將繼續深入開展，我相信，只要我們善于思考，勇于探索，積極創新，教學改革之路必定會越走越寬。

參考文獻：

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第3篇：文書與檔案管理范文

關鍵詞：文書檔案績效考評實踐探討

醫院將文書檔案管理納入職能科室的績效考評體系，對23個職能科室從公文管理、歸檔立卷、檔案開發利用等指標進行考核，切實將文書檔案規章制度落到實處，進一步提高對文書檔案的重視程度，充分挖掘文書檔案的有效價值。

一、健全醫院文書檔案管理制度

是檔案管理績效考核的基礎

第一，做好公文管理工作與檔案工作的規范銜接，從源頭規范管理公文的水平和質量。醫院各類公文是文書檔案的來源，同時檔案是有效文書的歸宿，因此要提高文書檔案的完整性、準確性，規范性，必須從公文處理的各個具體環節。我院采取的是相關職能部門負責起草文書，醫院辦公室統一印發。所有以醫院名義形成的向上級單位的請示、報告等以及醫院內部形成的公文，均由醫院辦公室統一歸檔，確保文書檔案完整性和連續性。公文的擬制是公文形成的關鍵環節，針對各職能部門負責人對公文寫作的理解存在差異的問題，我院每年度進行公文管理的培訓，對公文格式、公文程序、公文文種、公文內容等嚴格要求，真正使公文成為文書檔案管理的基礎和前提。

第二，規范文書立卷歸檔，嚴格借閱制度。各職能科室按照文書檔案立卷要求，每年8月份前將上一年度的檔案進行歸檔，歸檔的文件材料應收集齊全完整。歸檔文件的整理應遵循文件材料形成的基本規律，以“件”為單位，按照年份和保管期限劃分，還要保持文件材料的有機聯系，便于保管和使用。同時，文書檔案的保密性要求嚴格執行借閱制度。本單位檔案室保管的檔案主要提供本單位利用。查閱本科室立卷檔案，須由經辦人填寫《檔案借閱申請》，部門負責人簽字；查閱非本科室立卷檔案，須由經辦人填寫申請，立卷部門負責人同意方可借閱；外單位查閱本單位檔案，須持介紹信，經主管領導同意后方可查閱。查閱檔案應在檔案室內完成，如工作需要外借，借期一般不超過一周。檔案查閱者必須遵守保密性，負責維護被查閱檔案的完整性與安全性。

二、提高醫院文書檔案管理意識

是檔案管理績效考評的保障

第一，加強領導的管理意識。醫院將檔案管理工作納入“十二五”規劃中，與醫院業務建設同步規劃，同步發展，并作為醫院發展及爭創全國優質醫院的重要內容來抓。本單位檔案工作由院領導直接分管，辦公室主任主管，院領導充分認識到檔案作為信息資源在醫院建設中發揮的重要作用，使檔案工作有了信心和保障。醫院為檔案管理配備了專用檔案庫房和必要的安全保管設施，配備了業務技術強，政治思想好，綜合素質好，工作有責任心的黨員同志負責，實行職能科室一檔案室一主管領導三級管理體制。

第二，提高歸檔科室的責任意識。醫院在綜合檔案管理專職人員的基礎上，在每個職能科室設立一名兼職檔案管理員，通過加強宣傳、組織業務培訓等方式，提高職能科室負責人及兼職檔案管理員的業務素質。文書檔案管理人員的歸檔意識和業務能力直接影響著檔案管理工作的質量。兼職檔案管理人員專門負責本科室檔案材料的收集工作，醫院檔案室專員定期到各科給予業務指導，提高實際操作的業務水平，規范文件歸檔的每個環節。通過醫院院報、醫院網站、中層干部例會等渠道，宣傳檔案的重要性，增強全員檔案意識和法制觀念。

第三，樹立檔案專職人員的服務意識。檔案專職人員的服務意識體現在要關注醫院建設發展大局，主動了解醫院各項業務工作，搞清服務方向、服務對象和服務重點，用好用活檔案，為醫院發展獻計獻策。檔案專職人員要做到醫院的中心工作開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，服務意識的強弱、服務質量的高低，關系著檔案工作自身的發展和檔案開發的成效。

三、醫院文書檔案的開發和利用

是檔案管理績效考評的動力

作為三級甲等腫瘤專科醫院，醫院注重醫療技術發展的同時，隨著電子信息化程度的提高，同時機關單位無紙化辦公的推進，對文書檔案的管理意識日漸淡薄，檔案資料存在散失的現象。如何扭轉這一局面，醫院著重在檔案的利用與開發方面動腦筋、挖潛力，通過展示檔案工作的價值，進一步加強對檔案工作的重視和認可程度。

第4篇：文書與檔案管理范文

[關鍵詞]文秘工作：文書檔案：管理：一體化

中圖分類號：C931.46 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）11-0357-01

前言

文秘工作具有較強的綜合性、專業性和實踐性。檔案管理是文秘工作的重要內容。文秘工作與檔案管理是相輔相成的密切關系，二者同時也是行政管理工作當中的主要組成部分。與此同時，檔案管理工作也是文秘工作的一部分。做好文秘工作是搞好文書檔案管理工作的基礎，對將來和現在都十分重要。

1.文秘工作和文書檔案管理工作的關系

這兩種工作是有一定聯系的，并且又在一定程度上相互獨立。在日常的工作任務中，文秘工作和文書檔案管理工作有所不同。但這兩種工作的主體都是公文，公文出自文秘工作中，而檔案的形成也是從公文中提取的。文書檔案就是公文的續集，從這些方面來看這兩種工作又是緊密聯系的。如果想把檔案的工作做全面，就必須從對公文的嚴格要求做起，公文處理是檔案工作的基石，它的好壞很大程度上會影響到文書檔案的好壞，所以說文秘工作是促成這兩種工作走向一體化的關鍵所在。隨著信息技術的不斷進步和發展，檔案的管理工作正向著文檔一體化的管理模式發展。這種管理模式是從這兩種工作的大局出發，在公文的生成、制發、歸檔、管理等工作中全部使用電腦的管理系統。這就要求各個相關部門對檔案的錄入和輸出都按照統一的格式進行。這樣就方便了管理，減少了許多重復工作，節約了時間、財力、人力，使這兩種工作更加規范，從而滿足現代化的要求。

2.文秘工作和文書檔案管理工作存在的問題

2.1 文種使用不清，公文格式、附件不規范

公文是非常規范的一種文體，我國也出臺了相應的法律規范對其制發、使用等環節進行了規范，起到了一定作用，在一定程度上提升了公文質量。但也存在一些問題，如有的工作人員分不清公文的“請示”和“報告”這兩種不同文種。在許多時候混用這兩種公文，影響公文的受理和本身作用的發揮。再者就是許多公文附件在制發的過程中，沒有在正文中對附件進行標識，出現多個附件時沒有對附件進行編號。還有就是在公文的格式上也存在許多不規范現象。這些都影響了公文的受理、傳遞、規范化和管理等工作。

2.2 版記不全面，辦理程序不規范

版記是文書部門和文書檔案部門相互銜接，，順利實現“文檔一體化”的一個重要標識。而在文秘工作中常常不重視，有主題詞無抄送抄發單位，不標明印發部門和時間等，文件主題詞選用不準確，把公文標題隔斷就作為主題詞。公文的辦理程序常常是有越級行文，越級簽發，有校對無復核，不登記就印發等現象，直接影響到文書檔案管理工作。

2.3 歸檔資料不完整、編號不規范

在傳統的歸檔工作中，一般都是將公文原稿或者修改稿同最終稿進行裝訂存檔。但隨著信息技術的發展，開始使用電腦進行存檔工作，這使得存檔工作一般只有定稿，缺少原稿、修改稿，造成歸檔資料不完整。還有就是一些公文因為沒有及時登記出現漏編、錯編甚至重編的現象，造成公文編號不規范。

2.4 用紙不達標，裝訂不規范

公文用紙很少注意克度要求， 因紙張質量差和耐折度低，保存時間不長便開始發黃。紙型大小不規范，即使是同一型號的紙，有時大小也不一致。印刷裝訂中，有掉頁、漏頁、壓字、釘腳不齊等問題，影響到公文的嚴肅性、美觀性和文書檔案的完整性。

2.5 材料字跡不清晰、存檔資料不全面

許多記錄資料字跡不清楚，不方便長時間保存。還有一種情況就是一些工作人員為了一時方便，將自己唯一的資料交給上級，導致部門內部資料減少。

2.6 移交資料不及時

因為日常的公文及其他工作任務比較繁忙，導致移交資料不及時，給檔案管理工作造成了不利影響。

3.實現文秘工作和文書檔案管理工作一體化的措施

3.1 強化文檔相關人員的管理意識

為避免文秘工作和文書檔案管理工作出現問題，確保檔案管理質量，必須提高這兩個部門相關工作人員的管理意識。在完成本部門工作任務后多了解另一個部門的工作，提高自身工作意識，為實現這兩種工作向著一體化發展打下基礎，使文檔一體化管理工作更加規范。

3.2 強化全過程管理工作

1）樹立質量管理意識。

2）要嚴格遵循公文處理的基本原則、公文格式、行文規則、收發程序、公文管理要求及公文歸檔的規定。

3）要理順管理體制，完善組織機構 ，建立一支優秀的工作隊伍。

4）要建立細化有效的管理制度和工作程序，按照規范程序辦理公文。

5）要依靠先進的裝備和技術。要與單位的現代化發展同步，配置性能優良的設備和工具適應檔案法律法規的要求，并強化其操作的熟練性和規范化。

3.3 加強標準化建設

“文檔一體化”必須依靠文書、檔案工作的標準化才能形成。沒有統一的標準，“文檔一體化”的綜合管理網絡就很難建立起來，“文檔一體化”軟件也不可能具有通用性。為此，統一標準、強化標準，并且以一定的手段促使各級文書檔案部門實行標準，這是我們今后一段時期工作中應特別加強的一項工作。不僅如此，“文檔一體化”建設不應只限制在傳統的文書檔案部門，還應擴展到各種職能部門產生的各種不同門類、不同載體的檔案領域，從而使各類文件管理系統都能與檔案管理系統通過接口緊密銜接，充分發揮“一體化”數據共享優勢。

3.4 強化文秘部門文書立卷工作

文書立卷是文書處理工作的一個重要組成部分，是條理化、系統化和安全保管文件的必要措施，也是文件運轉處理的終點與歸宿。文書立卷是《檔案法》早已明確的一個基本制度，《辦法》也規定公文辦理完畢后， 由文秘部門或專職人員及時整理、立卷、歸檔。文書立卷是文秘工作的最后環節，也是檔案工作的開始環節，是二者真正意義上的銜接點。各職能部門辦理完畢的文件材料，應由文秘人員或專職人員集中統一保管，并根據立卷的原則和方法，在檔案工作人員的指導和幫助下，由文書立卷，使文件的立卷工作日常化。文書立卷的關鍵是要有計劃地做好平時積累，并進行分門別類的管理，這樣既方便平時查閱，又有利于年終立卷，并能保證文件材料的完整性。

3.5 加強公文的標準化建設

要想實現這兩種工作的一體化，就必須注重日常工作的標準化。這會使公文使用、歸檔、管理等環節更加便捷，不存在標準不一樣的麻煩。

4.結束語

綜上所述，綜上所述，文秘工作和文書檔案管理兩者間的關系是相輔相成的關系，并且二者還是行政管理工作中較為主要的組成部分又密不可分。文書檔案管理工作是文秘工作的一部分，也是提高文秘工作者綜合素質的一個有效手段；在實踐工作中文書檔案管理工作是離不開文秘工作的，如果沒有文秘在前期階段地準備工作那幺文書檔案的管理工作也是無法順利進行的；有效地將文書、檔案實施一體化管理是推動辦公自動化進程的有效途徑。

參考文獻

[1] 余紅梅.如何做好文秘工作與檔案管理工作的規范銜接[J].陜西檔案，2007（5）.

第5篇：文書與檔案管理范文

[關鍵詞]現代化；文書；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.097

[中圖分類號]G275.2 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）08-0-02

現代化文書檔案管理的實施，是為了進一步提高文書檔案的安全性，并高效分析和處理檔案信息，提高其管理能力和服務質量。文書檔案管理的現代化，主要包括信息化和規范化兩個方面，并具體圍繞著制度、技術和人才進行管理，實施科學、可行的管理辦法。

1 現代化文書檔案管理對企業發展的重要價值

1.1 提高企業信息的分析和處理能力

文檔案信息，能夠詳細反映出企業的發展概況和現實狀況，其關系到企業未來的發展。在文書檔案管理工作中，不僅需要保證關于企業發展的信息資料的安全和完整，還需要重視這些信息的功能和作用。文書檔案信息能夠為企業的經營發展給予指導和引領，為企業發展戰略的制定提供有價值的參考。為了從文書檔案中獲取更加全面的信息資料，企業需要對其進行嚴格、規范的管理，以高效完成信息資料的調取、分析和處理等工作，因此，實現現代化文書檔案管理顯得尤為重要。應用信息技術和網絡技術手段，建立文書檔案信息系統，極大的擴展了文書檔案的儲存空間。同時還能利用計算機代替人工，更加快速的分析和處理信息資料，提高了信息服務工作的效率和質量，減輕了相關工作人員的壓力和負擔。由此可見，現代化文書檔案管理對企業的經營發展有著積極的影響。

1.2 創造更高的經濟效益

文書檔案記錄著企業經營發展的全過程，涵蓋了生產、經營和管理等多項工作。企業經營發展與管理過程中所出現的問題，均可以參考文書檔案找尋原因，以更好的采取解決辦法。在當前社會環境下，面對復雜多變的經濟形勢，企業發展面臨著更多的挑戰。而提高文書檔案管理水平，能在很大程度上提高企業的競爭優勢。為了進一步提升文書檔案管理的安全性，企業需要轉變其管理理念，更新其管理策略，依托于先進的技術和規范的制度，將文書檔案信息轉換為有價值的資源和生產力，以更好地服務于企業的生產經營，進而創造更高的經濟價值。

1.3 更新經營理念

現代化文書檔案管理，能夠為企業的經營管理工作提供全新的思路，轉變其經營理念。企業領導干部需要對文書檔案管理工作予以重視，能根據其信息資料，更加清楚認識到企業今后的發展形勢，更新經營理念。還能合理進行工作任務安排，讓每一名員工的價值均能在崗位中予以實現，自覺規范要求，重視創新與創造，其對企業的經營發展有著良好的推動作用。

2 現代化文書檔案管理的不足之處

2.1 缺乏專業、明確的文書檔案管理機構

部分企業單位在開展文書檔案工作過程中，沒有設立專門的檔案管理機構，多是由人事管理部門負責。文書檔案管理的分工不明確，從事文書檔案管理的并不是專業的工作人員，其基礎業務水平不高，對電算化技術和信息技術的掌握不夠熟練，這在很大程度上影響了文書檔案管理的工作質量，同時也制約了文書檔案管理的現代化發展。

2.2 缺乏規范化的管理制度

很多企業單位在文書檔案管理方面缺乏規范化和標準化的制度。當前，企業文書檔案管理工作正逐漸朝著信息化和自動化過渡，這便需要一個更為標準化和規范化的管理體制。文書檔案信息系統構建的主要內容包括應用軟件的開發和數據庫建設，但由于缺乏規范化的管理制度，資料的收集和儲存不嚴謹，文檔分類不合理，應用軟件雜亂。文書檔案的收編管理缺乏統一的標準，其通用性和適用性較為欠缺，信息資料的完整性、準確性以及安全性均難以保障，這是現階段文書檔案管理工作中需要改進的部分。

2.3 信息化建設滯后

從某種意義上說，文書檔案的現代化發展也是信息化的發展。但文書檔案的信息化建設相對滯后，企業在該方面的投入較少，這就導致文書檔案信系統相關硬件和軟件功能不全，辦公系統落后，相關設備和技術得不到及時更新和升級，數據庫和整編庫尚不完善，電子文件資料的存儲存在障礙。與此同時，缺乏防火墻、殺毒軟件對信息系統的防護，文書檔案的安全性難以得到保障。

3 現代化文書檔案管理的新思考

3.1 管理制度的完善

文書檔案管理現代化的發展，需要依托于規范化、標準化的管理制度，進而保證管理工作的質量。基于企業自身的管理體制和組織架構，結合企業經營發展的實際，建立健全企業單位文書檔案管理制度；設置專門的文書檔案管理機構，并由專業的管理人員負責，分別管理紙質文檔和電子文檔；改變傳統的工作形式，更加靈活地進行管理。加快文書檔案的信息化建設，并加強對文書檔案信息系統的管理，并將其納入管理制度的條目中。文書檔案的調取和查閱，需要進行詳細的登記和記錄，相關管理人員需要認真履行其職責，嚴格執行文書檔案管理制度，避免出現差錯。建立相應的考核制度，以激勵管理人員，調動其工作積極性，使其全身心投入文書檔案管理工作中。

3.2 管理技術的革新

進一步加快文書檔案的信息化建設，需要依托于先進的技術手段，增加在該方面的資金投入。購進性能良好的硬件設備，開發和應用功能強大的軟件設備，加強對數據庫的建設，進而推動文書檔案管理的現代化發展。加快文書檔案管理技術的革新與升級，提高其信息化程度，高效處理繁雜、龐大的信息，減輕管理人員的工作負擔，同時保證文檔信息的準確性。應用防火墻、殺毒軟件，提高文書檔案信息系統的安全性。應用密鑰技術，設置信息的查詢權限，并設置保護密碼，分別由檔案管理人員和企業領導掌握，以保證文書檔案信息的安全性。對于查閱資料的用戶，經過實名認證和身份認定后方可登錄系統，并做好相關記錄。

3.3 管理隊伍的建設

現代化文書檔案管理工作的責任和難度較大，需要工作人員具有良好的專業能力和職業素養，加強對文書檔案管理隊伍的建設，培養更多高素質人才。現代化文書檔案管理人員需要熟練掌握網絡技術和信息技術，并重點予以培養。定期開展培訓活動，讓文書檔案管理人員能夠在盡可能短的時間內掌握新技術，定期開展技能考核，并將其納入績效考核中，營造競爭的氛圍，提高工作人員的責任意識，不斷提高自身素質，進而從整體上提升現代化文書檔案管理水平。

4 結 語

現代化文書檔案管理，對現階段企業經營發展有著重要的指導和引領作用，有助于提高企業信息的分析和處理能力，更新管理理念，幫助企業制定正確的經營管理決策，進而創造更高的經濟效益，其應用價值不言而喻。建立完善的管理制度，加快技術革新，強化人才隊伍建設，以全面提高現代化文書檔案管理水平，對企業未來的發展產生積極影響。

主要參考文獻

[1]徐曉霞.提高企業檔案文書管理效能的實踐路徑[J].東方企業文化，2015（16）.

[2]邱迎瑩.供電企業文書檔案現代化管理探究[J].勞動保障世界，2015（12）.

第6篇：文書與檔案管理范文

關鍵詞：文書檔案 信息化 利用

中圖分類號：R19 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）07（c）-0237-02

科學技術的迅猛發展給醫院文書檔案的信息化管理帶來的很大的便捷，對促進醫院管理效果的提升發揮了巨大的作用。但由于我國很多醫院的文書檔案在信息化建設上起步比較晚，仍存在著不少的問題，制約了醫院檔案資源的開發利用。為此，有關部門必須高度重視文書檔案信息化管理與利用工作，促進醫院管理水平的持續提升。

1 醫院文書檔案信息化管理與利用的意義

1.1 提升辦公效率

傳統醫院文書檔案管理過多依賴于純手工操作，對工作人員的要求比較高，但極易發生各種錯誤。而計算機擁有強大的處理信息能力，使得文件收集儲存和統計分類變得更加有序、便捷，文件起草、傳遞等各環節都變得更加簡單方便，辦公效率得到了有效提升。

1.2 共享檔案資源信息

文書檔案實施信息化管理后，使管理由單途徑發展到體系化管理，實現了檔案目錄與內容的合并管理。檔案信息同載體分離，實現了同其它醫療機構檔案信息的互聯互通，提高了檔案資源的利用效率，所調閱的信息能夠及時脫機處理和適時響應，查準率和查全率都得到了保證。

1.3 信息傳遞安全及時

傳統醫院文書檔案的傳遞受人為、距離、方式等的影響，容易發生丟失現象，給工作帶來的嚴重影響。而信息化管理以網絡作為傳遞平臺，有效克服了上述因素的弊端，有效提升了信息傳遞的安全性與及時性。

1.4 信息資源保存穩定

電子文件載體的壽命比傳統紙質載體要長的多，在高溫、高濕等惡劣環境下，紙質文書檔案就會發生損失，而電子文件則不會發生這些情況。電子技術的發展異常迅猛，也給醫院文書檔案的存儲帶來的很大的便捷，可選用光碟、閃存、移動硬盤等各種載體，這些載體不僅信息儲存方便快捷，且不易受外部環境干擾，信息資源保存非常穩定。

1.5 充分發揮多學科檔案資源互補的作用

不同學科之間，由于各自學科的自身特色是不同的，造成在檔案管理上存在一些不同。且由于學科上的跨度，信息資源的調度存在不少的難度，檔案管理人員很難做到對每個學科的檔案信息都了如指掌。而采取信息化手段，檔案管理人員通過操作電腦，進行簡單的平臺操作，就可以迅速調閱出不同學科的信息，發揮了多學科檔案資源的互補功效，管理效能大大提升。

2 醫院文書檔案信息化管理與利用中存在的問題

雖然醫院文化檔案的信息化管理利用的優勢非常明顯，但也存在著一些不可忽視的問題。

2.1 與其它學科檔案資源信息共享方面重視程度不高

管理者往往只是重視自身學科文書檔案的信息化建設，敝帚自珍，不同學科之間的信息資源很難做到及時調閱。這導致在信息資源利用中，無法實現資源的跨學科調閱利用，降低了工作效率，延誤了診治時間。究其原因，還是不同學科的檔案資源信息的共享重視程度不夠。

2.2 檔案管理軟件的橫向對接相對滯后

由于醫院檔案的種類和數量不斷提高，對其標準要求也日漸提升，傳統檔案管理軟件的開發相對而言就顯得比較滯后，不同的檔案軟件，由于在開發技術環境、使用方式、接口上等的不同，導致其很難做到橫向對接，可擴張性和兼容性都不夠理想，影響了對檔案的管理利用效率。

2.3 文書檔案管理與利用宣傳力度不夠

當前，信息化系統的應用已滲透至醫院的方方面面，如文書檔案管理系統、單位內部助力辦公系統、科教管理系統、醫院基建、設備管理系統等，都已得到了廣泛的應用。但由于部分管理者的思維還停留在固有觀念上，并沒有將這些系統有機整合提高檔案管理，有效利用，導致其檔案資源整合管理利用效率不高，作用難以充分發揮。

3 提升醫院文書檔案信息化管理與利用效果的途徑

面對醫院文書檔案信息化管理利用中存在的問題，必須采取切實有效的措施，才能不斷提升其管理利用效率。

3.1 規范文書檔案管理與利用的基本體系

醫院采用的檔案管理軟件必須符合多種文件存儲格式，具備內聯網和互聯網兩大檢索功能，支持信息的實時瀏覽，實現良好的數據存儲、收集整理、權限控制、借閱管理、統計報表、檢索瀏覽、格式轉換、數據輸入輸出等功能，確保醫院文書、職能管理檔案的信息資源利用開發、業務流程管理和一體化管理，實現文書、職能管理檔案系統網、內部信息網三網間的互聯互通，建立科學的檔案管理利用基本體系。

3.2 提高各部門對檔案集合體的認知意識

醫院文書檔案管理者必須清醒的認識到，文書檔案管理工作不僅僅是管理者的責任，也不是醫院哪個部門、哪個科室的責任，所有人員和部門，如黨辦、護理部、醫務處、總務處、藥劑科、門診部、設備科、財務處等都是檔案資源來源和管理中的重要一環，哪一環出了問題，檔案信息資源發生了疏漏，都可能會對檔案資源的整體利用效率產生較大影響。為此，必須提高對檔案集合體的認知意識，共同為實現文書檔案的現代化管理而貢獻力量。

3.3 加強信息傳輸網絡化布局建設的力度

必須依托醫院已形成的內部網絡平臺，建立專門的檔案信息網站，提供信息的聯機、公共目錄的查詢、檢索服務。還應提供檔案信息咨詢服務，以定向和定題授權的方式，為員工提供交互式的信息查詢服務，便于其能夠及時了解到文書檔案及職能科室歸檔信息。利用現代化計算機技術，對檔案信息進行深層次提煉、加工與開發，從而擴展醫院檔案的服務功效和范圍，提升醫院的文書檔案，職能科室管理檔案的總體質量水平。

3.4 注重檔案資源的挖掘與持續性發展

文書檔案資源是醫院重要的戰略性資源之一，是醫院多年來發展成果的最寶貴結晶。在挖掘檔案資源內在價值的過程中，應將重點放在醫院管理、重大事件、重點項目、科學技術、會計憑證、設備儀器、科室文化、特殊載體等方面的檔案資源的歸檔整理利用上，從而提升其管理利用的潛力。同時，醫院各個部門和人員還應注意檔案信息的不斷更新，采取現代化技術手段改善檔案信息的管理質量，時刻保證檔案信息的實時性，確保檔案資源的可持續發展。

3.5 樹立檔案資源為醫院工作和員工服務的理念

文書檔案的信息化管理利用，有利于實現檔案的一次性輸出記錄，擴展了檔案檢索方法，提高了電子檔案查閱的快捷性和方便性。利用計算機對醫院各種載體和門類的檔案進行儲存，既利于醫務工作者的閱讀查找，同時也節省了傳統檔案管理方式下的造成了人力物力財力方面的浪費，確保了醫院工作效率，也為醫院創造出更高的經濟效益與社會效益，這也反過來推進了醫院文書檔案現代化管理的不斷發展。

4 結語

加快醫院文書檔案信息化管理與利用建設步伐，加強與職能科室的橫向信息化對接與管理，功能互補，注意檔案資源的開發利用，達到與醫院各項工作協調一致，可持續性發展的功能，對提升我國醫療衛生事業的現代化建設水平有著非常重要的意義。醫院管理者應高度重視這一問題，多措并舉、持續用力，不斷促進我國醫院文書檔案信息化建設利用水平邁上一個嶄新的臺階。

參考文獻

[1]王健.淺談對加強醫療檔案信息化管理的思考[J].價值中國，2013（4）.

第7篇：文書與檔案管理范文

關鍵詞：文書檔案 辦公自動化 管理

隨著中國特色社會主義建設日新月異的發展，我國檔案事業得到了前所未有的迅速發展，文書檔案管理也進入了飛速發展的時代。文書檔案是檔案工作的重要組成部分，隨著改革形勢的發展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息滿足社會各方面的需求，從而實現文書檔案管理自動化，是文書檔案工作亟待解決的問題之一。下面，筆者就應用辦公自動化的文書檔案管理問題談點粗淺的認識。

一、應用辦公自動化進行文書檔案管理優勢

（一）辦公效率大幅提高。計算機強大的信息處理能力是正確運用辦公自動化的優勢之一。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，結果往往費時費力。計算機管理軟件應用后，使文件材料的收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分便捷、有序。

（二）實現信息資源的充分交流與共享。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，對所調信息資源做出適時響應和脫機處理，保證其查全率和查準率。同時，通過網絡服務平臺可以及時了解其他檔案工作部門概況、工作重點以及檔案管理信息動態。

（三）提高文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過程中，傳統文件傳遞一般是靠郵政系統負責郵發，受到距離長短的限制，影響了傳遞速度，或辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生。而應用計算機網絡技術，具有讀取方便快捷、易于傳遞等特點，可直接通過網絡進行文件信息傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。

二、應用辦公自動化在文書檔案管理中制約因素

（一）電子文件保密性受限制。由于電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術在一定程度上可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷電子文件是否為原件。以上的種種問題都是對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗。

（二）對檔案綜合管理人員要求較高。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出了更高的要求。要實現檔案信息辦公自動化，檔案管理人員不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，要具備較高的知識儲備和先進技術水平，從目前情況來看，許多檔案部門缺乏檔案綜合管理人才，大部分檔案人員現代技術水平偏低，盡管引進了現代化設備，但不能充分發揮作用。

三、文書檔案應用辦公自動化管理的對策

（一）辦公自動化系統內外網隔離在內部辦公自動化網絡和外網之間設置物理隔離，以實現內外網隔離，是保護辦公自動化網絡安全的最有效、最實用的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器首先屏蔽所有的IP 地址，然后有選擇地放行一些地址進入辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質：一是從硬件建設和投入上下工夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能對這些設備（施）了解、學習直至熟練運用，達到增強業務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”的模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區域間系統合作的力度，不斷擴大自身的交際面。通過交流，學習兄弟單位成功的經驗方法，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷擴充檔案管理人員的信息源和創新思維。

第8篇：文書與檔案管理范文

一、文書檔案信息化管理的優越性

電子文件作為20世紀的新生事物，在我國檔案國家標準《電子文件歸檔與管理規范》中將其定義為：“在數字設備及環境中生成，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。”由于載體的特殊性，使其在檔案管理工作中，具備了很多以往手工檔案所不具有的優點。

首先，儲存介質上來說：低碳環保――電子文件以數據形式存儲，具有重量輕、體積小、信息容量大等特點，極大節省了紙張、柜架、庫房等儲存空間，非常符合現在倡導的低碳環保。

其次，從可操作性來說：方便高效――數據化的存儲為數據化的利用帶了便利，通過計算機數據處理，能方便的進行檢索、復制、修改等操作，高效靈活。

再次，從內容上來說：豐富多彩――電子文件的出現，使文件的存儲擺脫了過去紙質文件單一的圖文存儲，拓展到了聲音、影像等多媒體信息。

最后，從檔案利用率上來講：信息交流，資源的共享――在傳統的手工模式下，醫院各部門之間的檔案工作往往是各自為政，很多有用的信息無法達到及時的交流和共享，大量的文書檔案管理進行信息化處理后，可以通過計算機和網絡進行信息的傳輸和共享，供更多人進行信息的溝通與交流。檔案價值在很大程度上得到充分利用。

二、文書檔案信息化管理的弱點

1.電子檔案的真實性受到限制

檔案區別于其他信息資料，其本質屬性是原始記錄性。由于檔案的原始記錄具有真實性，所以它也具有法律憑證的作用。例如當事人的親筆手稿、親筆簽名等。電子文件是在電腦上形成的，且文本的格式，包括字體、字號、段落等，都可以隨意地進行編輯和修改，并且可以以一定的方式形成而看不出原作者。這就為不法分子偽造、仿造、變造文件提供了可乘之機。在一定程度上影響了電子檔案的真實性，也使人們無法根據筆跡等紙質檔案所特有的屬性來作出判斷。

2.電子檔案長久保存存在困難

電子文件需要長久保存則要具備一定的環境條件和技術條件。

（1）環境條件：電子文件的載體材料是磁性物質和光盤等化學材料，它對保存的環境條件要求比較高，很容易受溫度、濕度、灰塵、磁場、震動、光線、有害氣體等影響。一旦載體受到影響，就會造成不可修復的損毀，使電子文件失去保存價值。相對來說，紙質文件對保管條件相對低一些。

（2）技術條件：電子文件的壽命不僅與保管環境條件有關，更與技術革新密切相關，電子文件如何長久保存面臨以下技術問題。其一，電子文件的不兼容性。很多電子設備之間都是不兼容的。電腦軟件開發的通用性差，不同的系統生成不同的電子文件，相互不能通用，或是不能實現格式的轉換。其二，電子文件的安全性和保密性。網絡黑客及網絡犯罪現象時有發生，這對存在于網絡上共享的電子檔案信息也構成了一定的威脅。計算機木馬的植入和計算機病毒的入侵會讓檔案管理人員的電腦癱瘓、信息丟失，從而使電子文件被丟失或篡改。基于以上原因，如何保護電子文件不受損害成為重要技術課題。

3.電子檔案管理水平有待提高

電子檔案管理作為新興的檔案管理方式，對檔案管理人員提出了更高的要求。不僅要求檔案人員懂得紙質文書檔案管理的相關理論、操作方法等，還需要他們要熟練使用電子計算機及檔案管理軟件。因此，現有管理人員的素質已經不能很好地滿足實際工作的需要。檔案人員素質的提升成為提高電子檔案管理水平的重要途徑。

三、建議和意見

針對以上種種在文書檔案信息化管理應用中出現的實際問題，結合我自身的工作實踐，提出幾點建議，以供商榷：

1.強化檔案制度

利用制度機制，從源頭上對電子檔案的真實性進行控制。定崗定責，專人操作；原始數據核對、數據保存由檔案人員一手負責：完善記錄機制，修改稿與原始稿分別保存，防止信息的丟失與錯誤操作。

2.強化軟硬設施

電子檔案的管理電腦應專機專用，并安裝安全可靠的安全軟硬件，確保電子檔案的傳輸與共享過程中，不泄漏信息。同時開發合適醫院檔案管理所用軟件，提高使用效率。強化硬件投入，建立專門機房，使數據長效保存。

3.強化管理人員

電子檔案的管理對檔案人員有了新的要求，且需要不斷地提升業務能力。首先應加大對檔案人員教育培訓的力度，建立一定的學習激勵機制，鼓勵支持檔案管理人員的學歷教育和業務學習，如業務培訓、在職學習、短期培訓等。將檔案業務學習納入業績考核的一部分，從而調動檔案人員學習的主動性。同時有計劃、有針對性對廣大職工進行檔案培訓，使檔案管理可以從底層數據開始就有一定的標準化，最終提高整體使用效率。其次要建立自學為主、培訓交流為輔的學習模式，形成良好的學習氛圍，使學習長效化、終身化。有條件的應參加檔案管理專業的職稱考試，取得檔案管理專業的職稱。從而保證檔案人員的素質隨著時代變化而不斷提高。

四、結束語

時代在發展，社會在進步，檔案信息化管理已然成為當今社會檔案管理中重要的手段。老式的紙質檔案管理已逐步被文書檔案信息化管理所取代，為保證電子文件可靠性和長期可讀性，同時確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態，檔案人員要面對實際，從需要出發，做好知識更新、引進和拓展，使檔案發揮更大的社會價值，提供更大的經濟效益，使其在社會生活中發揮更大的作用。

第9篇：文書與檔案管理范文

關鍵詞：交通運輸；檔案管理；管理優化

檔案管理工作，是交通運輸管理工作中一項工作量大、數據處理眾多的工作之一，它涉及到文書檔案、、執法檔案、車輛檔案、實物檔案等各種信息。隨著我國交通運輸業的發展和升級，交通運輸檔案管理工作內容和數量進一步擴大，當前的檔案管理工作較為滯后，需要進行工作優化和提升。

1 當前交通運輸管理檔案存在的問題

（一）對檔案管理的重視程度不夠

檔案管理的工作內容，常常被認為是整理材料、儲存數據、數據分類、文件歸檔、數據調用和更新等[1]。這些工作沒有直接涉及到交通運輸的一線工作、也不能直接創造經濟價值和效益。因此，檔案管理工作一直沒有被列入交通運輸管理工作的戰略性地位中，部分工作人員甚至認為，檔案只要不丟失、不遺漏、不錯誤、不外泄，就達到了管理目的。

（二）檔案管理硬件設施的缺乏

目前，交通管理部門的檔案室硬件設施不太齊全，目前的文件材料，包括照片、錄音、錄像、實物等，需要電子檔案和紙質檔案同時保存。電子檔案可以直接采用本地存儲，但是紙質檔案需要存放在檔案室中。電子檔案所存放的本地硬盤，存儲容量和信息安全水平能夠滿足當前的管理要求，但是隨著交通運輸事業的快速發展，這些硬件技術也需要不斷更新。傳統的紙質檔案所存放的檔案室，往往采光差、空間狹小、易出現檔案霉變、蟲蛀的可能[2]。

（三）檔案管理水平的不足

目前的檔案管理者，并不是專業的情報專業或檔案專業的技術人員，常常都是辦公室工作人員兼任檔案員來進行檔案管理，缺乏檔案管理的業務知識和技能[3]。而交通運輸部門很少針對檔案管理來制定專門的工作規范和工作指南，因此，檔案管理制度缺乏或落實程度較差，基層工作者的管理水平明顯不足。

2 交通運輸檔案管理工作的優化途徑

可以發現，當前的交通運輸檔案管理工作存在不足，需要結合檔案管理的工作現狀，來制定檔案管理工作的優化途徑。

（一）加強電子檔案的管理

隨著信息技術和數碼成像的不斷發展，大量的紙質文件都可以轉化成電子化方式并進行存儲，數據管理方式也逐漸成熟。例如：對于目前沒有電子版本的紙質檔案，可以進行電子化處理，在未來的工作中，盡可能直接生成電子版的檔案；對已經歸檔的文件資料，設置為只讀或禁止更改的模式[4]，保證了文件的安全性；對當前的檔案格式和內容進行統一設計，提高了文件和檔案的一致性。

（二）建立和完善檔案管理網站

在加強電子檔案的管理的基礎上，將電子檔案進行分類、歸檔、提取、整理，通過內部OA平臺上傳進行共享，讓檔案信息真正服務于交通管理工作。同時，在內部OA平臺中，授予不同部門查閱、調用、修改的權限，保證檔案信息的快速傳遞，提高交通運輸檔案管理的工作效率。

同時，還要積極建設外聯網，建立交通運輸檔案信息網站，為廣大用戶提供一個快速查詢交通運輸檔案信息的平臺，使得用戶能夠不受時間和空間的限制，查閱到權限內最新的交通運輸相關資料。另外，在網站中還可以增設咨詢服務的窗口，及時提供檔案管理的服務幫助。

（三）加強檔案管理工作的培訓

對于當前已經從事檔案管理的專兼職工作人員，需要定期進行專業培訓，通過不斷學習檔案采集、保存、編排、挖掘的新技術和新方法，幫助他們解決實際工作中出現的新問題、創新工作方法、提高工作效率。對于剛剛入職的檔案管理工作人員，需要進行入職前的業務培訓，尤其是對于一些具有檔案管理專業技能的人才，要通過入職培訓，讓他們盡快了解交通運輸檔案管理工作的內容、特點和要求，以便于迅速適應工作，并在工作中發揮創新精神，不斷提升檔案管理方式和效率。

（四）制定檔案管理規范

管理規范的建立，是保證檔案管理工作順利進行的基礎。目前，國家已經對各類檔案的案卷質量、裝幀技術、保護措施，制定出了各種技術規范標準和要求，這些規定已經在政府正式公文管理中得到廣泛應用。而交通運輸檔案的管理，同樣也需要遵照國家的檔案管理要求，并針對交通運輸檔案的特點，來制定針對性的規范和要求。例如：交通運輸信息的形式具有多樣性，有可能同時具有文字、圖片、視頻等文件，需要做好文件管理和傳遞的臺賬、加快電子檔案的同步化與核對工作。只有這樣，才能為交通運輸管理提供規范、精確的信息資源，提升整個交通運輸管理的水平。

（五）建立交通運輸檔案管理的保障機制

交通運輸檔案管理的保障機制包括責任機制、考核機制、激勵機制三個部分。首先，是落實交通運輸檔案管理的責任機制。建立交通運輸檔案管理的組織和領導層、明確管理責任、制定制度和管理規范、落實對檔案管理的資金和人員支持、提高交通運輸部門的內部職能。其次是落實交通運輸檔案管理的考核機制。上部門可以通過定期檢查、不定期抽查、專項工作調研等方式，到各級交通運輸檔案管理部門進行管理抽檢，查看紙質文檔的案卷質量、裝幀技術、保護措施是否符合國家標準、檔案室的硬件配套設施是否更新和完善、查看電子文檔的轉化率和情況，將這些檢查結果作為考核依據。最后是落實交通運輸檔案管理的激勵機制。這一機制與考核機制密不可分。檢查結果將作為激勵措施的參考依據，管理者需要根據檢查結果和考核情況，對檔案管理工作成果突出的工作人員進行嘉獎、對檔案管理工作落實較好的基層交通運輸管理單位進行表彰，并且對情況不佳的單位提出針對性的整改要求，要求其快速制定出整改方案并落實實施，再通過定期回訪檢查的方式，了解整改進度。

（六）挖掘交通運輸檔案管理的利用率

目前，有一部分已經歸檔的交通運輸檔案一直是處于閑置狀態，不同的檔案之間，信息的重疊程度很高，還有一部分檔案歸檔之后，查閱困難，很難發揮檔案管理的效果，造成了大量的資源浪費。因此，需要挖掘交通運輸檔案管理的利用率。對于長期處于閑置狀態的交通運輸檔案，可以將其移動到后備檔案庫中，將頻繁調用的檔案放置到前端位置，以便調用。對于信息重疊程度很高的檔案，需要在檔案收集、整理、存檔的過程中，設計收集方式，注重信息的配套性和完整性，在電子檔案歸類時，標注檔案之間的信息調用關系，節約存儲空間。最后，利用互聯網查詢的方式，減少檔案查詢的難度，盡快將能夠公開的交通運輸檔案信息進行電子化和信息化處理，方便調用和查閱。

3 結語

針對當前交通運輸檔案管理工作中，存在重視程度不夠、硬件設施缺乏、管理制度缺乏、管理水平低下等問題，需要加強電子檔案的管理、建設檔案管理網站、加強對人員的檔案管理培訓、制定檔案管理規范、挖掘檔案管理的利用率，并建立相關的責任機制、考核機制、激勵機制，提高檔案管理的效果，為交通運輸管理服務。

參考文獻

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