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第1篇：信貸檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；現(xiàn)代化

在當前迅猛發(fā)展的信息社會下，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。應(yīng)該說，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會的最佳技術(shù)手段和實現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實體管理體制已經(jīng)開始徹底改變，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化勢在必行。

一、信息化與檔案的關(guān)系

1．檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結(jié)晶，是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一種特殊的信息產(chǎn)品。隨著信息時代的到來，檔案作為原生信息源，越來越社會重視和利用。事實上，檔案的收集、整理、存儲就是為檔案開發(fā)利用作準備，信息的生產(chǎn)、加工、傳播和利用的過程，已構(gòu)成一個完整的信息產(chǎn)業(yè)體系。

2．信息化是知識經(jīng)濟時代主線。信息是知識經(jīng)濟的主導(dǎo)和支柱。信息技術(shù)的發(fā)展最終將人類聯(lián)貫在一起，構(gòu)成一個全球化的信息共同體。在這種社會形態(tài)下的檔案工作，檔案的信息化建設(shè)當然是貫穿全局的發(fā)展主線。

3．信息資源開發(fā)利用要服務(wù)于客觀發(fā)展需求。從信息化發(fā)展的進程上來講，信息系統(tǒng)總是由滿足業(yè)務(wù)處理、運行需要開始，信息資源的開發(fā)利用遵循著數(shù)據(jù)—信息一知識的過程。機構(gòu)層面的信息資源開發(fā)利用總是從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成開始，在整合的數(shù)據(jù)倉庫基礎(chǔ)上進行數(shù)據(jù)的挖掘和滿足不同需要的數(shù)據(jù)應(yīng)用。這實際上類似于我們傳統(tǒng)的檔案管理利用流程，應(yīng)當把它納入到信息化條件下的檔案管理內(nèi)容范疇。在信息化建設(shè)發(fā)展的過程中，社會各信息部門擔負著掌握、存儲、加工和傳播信息的職責，有權(quán)利和義務(wù)對社會信息消費的需求作出反應(yīng)，提供社會發(fā)展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內(nèi)的社會信息部門的使命，是經(jīng)濟發(fā)展途徑變革的要求，是生產(chǎn)力進步方式轉(zhuǎn)變的要求。

4．信息化建設(shè)是檔案工作改革的動力。信息社會的特點是信息生產(chǎn)量大，信息內(nèi)容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費需求主要來源于兩方面：一方面是生產(chǎn)需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設(shè)，現(xiàn)階段社會龐大的信息消費需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費需求，也是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨著社會的進步和人們思想觀念的解放而不斷擴大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結(jié)合，不斷滿足人們的文化需求。

二、準確把握檔案信息化建設(shè)水平促進檔案管理現(xiàn)代化

1．從提高現(xiàn)代化管理手段，實行資源共享，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點、關(guān)注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時代。檔案系統(tǒng)如何認識“網(wǎng)絡(luò)化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”，實現(xiàn)信息共享、共建的目的。對此，開展現(xiàn)代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規(guī)范化、通用化，并有很強的包容性。

2．文檔一體化，是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。

3．歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計，在較長的時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。

4．檔案信息化建設(shè)與檔案管理現(xiàn)代化還應(yīng)該堅持以下四項原則。

(1)前瞻性：檔案信息化建設(shè)的終極目標是建立數(shù)字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，最大限度地實現(xiàn)信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行，是一項耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。建設(shè)所需的各類硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件開發(fā)以及進行數(shù)字化的投入，都需要高昂的費用。因此，在信息化實施過程中，作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調(diào)查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標準和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應(yīng)當前信息業(yè)的特點和要求，還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。

(2)協(xié)作性：檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫等方面的建設(shè)，在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)來說，獨立完成這些項目存在相當大的難度，這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題。因此，只有堅持協(xié)作的原則，加強與企業(yè)內(nèi)各個部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合，主動爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。

(3)實用性：檔案信息化建設(shè)不僅在量，更在于質(zhì)，在檔案信息化建設(shè)中，檔案館應(yīng)堅持實用的原則。不僅要對館藏檔案目錄進行數(shù)字化處理，更應(yīng)有選擇地對館藏檔案進行全文數(shù)字化，在信息服務(wù)的特色內(nèi)容和獨特形式上做文章。用自己的特色信息服務(wù)滿足社會需求，使自己的信息具備”惟一性”，從而讓利用者面對龐大的信息體系，而選擇點擊你的網(wǎng)址；根據(jù)利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統(tǒng)的、專題的、有序的信息，有機地將它們連接成一個整體，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

第2篇：信貸檔案管理范文

1.1電子文件的直讀性缺乏，閱讀與利用電子文件需要借助計算機設(shè)備才可以進行，計算機等設(shè)備缺少的情況下，電子文件就無法發(fā)揮它的真正價值，變成摸不著看不見的文件了。1.2電子文件具有可轉(zhuǎn)換性，它隨時可以向紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換。1.3可以相互轉(zhuǎn)換電子文件信息的載體，在內(nèi)容信息不改變的條件下能夠轉(zhuǎn)換信息載體；在計算機信息化條件下可以實現(xiàn)共享和傳輸網(wǎng)絡(luò)，區(qū)別于紙質(zhì)文件，在距離和時間上會受到較大的影響。1.4電子文件具有較強的對設(shè)備的依賴性。形成和處理電子文件都必須在計算機等設(shè)備的條件下才能夠進行。因其對設(shè)備具有較強的依賴性和其具有破壞和丟失信息等特點，電子文件容易出現(xiàn)不可讀的情況，電子文件難以保證能夠在可準確提供利用的狀態(tài)長期保持，不同于直觀的傳統(tǒng)紙質(zhì)文件。1.5電子文件的不安全性。保存紙質(zhì)檔案的保護局限于靜態(tài)條件下進行，與保存場地的溫度濕度、空氣質(zhì)量相關(guān)。而電子文件在資源共享的條件下帶來快捷方便的同時，也帶來了信息的危險性。電子文件保存條件比較嚴格，不但要具備保存紙質(zhì)文件的條件，在保存的過程中還要注意防變形、防磨損、防磁、防強震等問題。

2、管理和利用好電子檔案的途徑

因電子檔案具有多種多樣的技術(shù)依賴性以及提供利用方式，使得利用工作比較復(fù)雜。所以，對于電子檔案來講，加強其利用管理非常重要，要求必須從多個角度出發(fā)，通過多方面的密切配合開展工作。2.1為了使重要信息的完整性得以保證，建立“雙套制”模式“雙套制”模式就是指一起提交保存歸檔電子檔案和紙質(zhì)檔案。對檔案工作者來講“雙套制”管理模式是一項新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員必須與時俱進，與時代步伐同步，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，對電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)要熟練運用，不然就難以開展文檔形成和保管工作。另外，在實施“雙套制”的過程中還有一個問題需要面對，這就是“雙套制”檔案的實行應(yīng)該具備哪些條件，什么情況下不需要實行“雙套制”檔案。電子檔案的管理手段應(yīng)依據(jù)各個檔案的內(nèi)容及特點開展，對“雙套制”管理有選擇性地實行，從而在人力、財力、物力上才不會造成浪費，使重要信息的完整性得以保證。2.2安全保障機制要建立健全。依托于電子網(wǎng)絡(luò)平臺的檔案信息化建設(shè)，最重要的一點就是對安全風險進行防范。安全保障機制建設(shè)必須加強，引起檔案人員的充分重視，提到其警惕性，從源頭解決黑客對信息系統(tǒng)的威脅，安全防護手段可以通過數(shù)據(jù)備份、身份認證、防火墻等手段實施。2.3電子檔案歸檔制度建設(shè)應(yīng)不斷加強。各檔案管理單位在電子檔案管理規(guī)范的要求下，必須結(jié)合于本單位的實際情況，相應(yīng)的建立一套有效的電子檔案管理制度，對產(chǎn)生、收集、歸檔以及檢查鑒定電子文件的過程加以規(guī)范，具有行之有效的作用,從而在工作中能夠有章可循。2.4加強檔案管理人員的保護意識，提高工作人員素質(zhì)電子檔案因其具有多種多樣的提供利用方式及多重的技術(shù)依賴性，使得利用工作開展比較復(fù)雜。所以，檔案管理工作人員的素質(zhì)必須提高，加強對其管理，從思想上對檔案管理工作的重要性要有充分的認識，從技術(shù)上對檔案管理工作的安全性加以保證，實現(xiàn)最大限度的對電子檔案信息進行利用，并能夠可靠、安全、有效的保護這些信息資源。總之，需要具有強烈責任心的人員實施電子文件的制作和管理，必須提高工作人員的素質(zhì)，培養(yǎng)他們忠于職守、認真負責、精益求精的理念，從而加強電子文件真實性、有效性、原始性的有效措施。

3、結(jié)束語

第3篇：信貸檔案管理范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；改革

1 檔案信息化的概念及其對檔案管理的意義

檔案信息化是在檔案管理活動中充分利用現(xiàn)代化的信息收集和處理技術(shù)，對檔案信息資源進行處理、管理和分析。實質(zhì)上就是將檔案管理模式由傳統(tǒng)的實物保管為重點，轉(zhuǎn)化為檔案的數(shù)字化存儲與分析處理，并為社會提供服務(wù)。檔案信息化的意義在于推動檔案管理模式，以滿足社會對檔案資源的需求，實現(xiàn)檔案資源的信息共享和有效利用，深層次挖掘檔案信息資源中的價值。

2 檔案信息化對檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

2.1 對檔案管理理念帶來的挑戰(zhàn)

檔案信息化對傳統(tǒng)檔案管理模式帶來的諸多挑戰(zhàn)中，最為激烈的當屬對檔案管理理念的挑戰(zhàn)。檔案管理理念是檔案工作者開展工作的基礎(chǔ)和指引。但是新時代和新形勢下的檔案信息化工作，需要打破原有的理念，例如檔案“來源原則”講究不同來源的檔案不能相互混淆。但是信息時代，檔案信息來源和類屬增加幅度巨大，難以準確分辨歸屬。同時對檔案的“周期原則”也存在挑戰(zhàn)，實物檔案的保存周期與電子檔案的生命周期是完全不同的，那么也應(yīng)該重新劃分管理周期。

2.2 對檔案管理制度帶來的挑戰(zhàn)

檔案信息化對檔案管理制度帶來的挑戰(zhàn)主要存在于實物檔案與電子檔案的各自不同的特點上。相對于實物檔案，電子檔案有著“流動性、易改性、易逝性”等特點。在檔案信息化過程中，電子檔案的管理數(shù)量和比例都顯著提升，以往的管理流程并不能完全適用于電子檔案。例如電子檔案在歸檔、鑒定以及著錄環(huán)節(jié)都提前了。著錄貫穿在電子檔案的編制、處理、歸檔、遷移、利用等整個文件的生命周期中。而且電子檔案由于分析利用等不同需求，在管理過程中還會存在大量的數(shù)據(jù)遷移和格式轉(zhuǎn)換工作，如何在這個過程中包裝檔案的正確性、連續(xù)性和可讀性也需要在管理制度上進行變革。

2.3 對檔案服務(wù)模式帶來的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式有兩個顯著的特點，即單向的和被動的。所謂單向的是指檔案服務(wù)工作只是對上不對下，普通社會公眾和一般組織無法獲取檔案信息。而被動的特點則是指檔案部門只是被動的接受檔案信息的查詢服務(wù)。但是信息化時代對檔案管理提出了新的要求：社會需要開放的、便捷的檔案信息服務(wù)。而市場經(jīng)濟也賦予社會行為主體更多的多元化與個性化的自由。服務(wù)對象的變更讓檔案管理工作的服務(wù)理念不斷拓寬和轉(zhuǎn)變。

2.4 對檔案安全帶來的挑戰(zhàn)

檔案信息化在不斷提高檔案信息資源的公開程度和利用率的同時，也為數(shù)字化檔案的安全管理問題帶來了新的挑戰(zhàn)。電子檔案與實體檔案最大的不同就是易改性。實物檔案的修改需要較高的技術(shù)要求，而且容易進行鑒定。但是電子檔案容易修改，且修改后鑒定困難。這就要求加強對檔案的安全管理工作，保證檔案真實性。另外檔案信息管理系統(tǒng)也容易遭受來自技術(shù)層面的挑戰(zhàn)，例如電腦病毒、黑客攻擊等等，讓檔案信息安全遭受威脅。

3 檔案信息化對檔案管理帶來的機遇

3.1 檔案信息化提高了檔案的更新與共享

經(jīng)濟全球化和信息化是社會發(fā)展的總趨勢，作為衡量一個國家和地區(qū)綜合實力的重要標志，信息化水平成為國家戰(zhàn)略發(fā)展的重要組織部分。在檔案管理范圍內(nèi)，要進一步推進檔案管理工作的信息化水平。傳統(tǒng)檔案管理一方面讓檔案管理部門處于“信息孤島”模式，造成信息資源的擱置浪費，另一方面又處于“信息匱乏”模式。在大數(shù)據(jù)時代，高效率的信息資源共享和傳輸體系正在逐漸成為主流。檔案用戶渴望得到全方位的信息服務(wù)。而檔案部門借助信息技術(shù)，整合本部門的檔案資源，一方面節(jié)約用戶的查找信息的時間和精力，另一方面提升資源的利用效率。而且整合以后的信息資源能夠形成規(guī)模化的信息集合，有利于信息資源的開發(fā)和預(yù)測，而預(yù)測正是大數(shù)據(jù)的精髓。

3.2 檔案信息化更新了檔案管理的理念和制度

檔案信息化對傳統(tǒng)檔案管理的理念和制度提出挑戰(zhàn)，但是這種挑戰(zhàn)也為檔案管理工作更新管理模式，創(chuàng)建適合信息化社會的管理制度提供了良好的機遇。借助檔案系統(tǒng)的信息化進程，構(gòu)建與完善科學有效的檔案管理工作體系，有效提升信息化檔案管理的效率。在管理理念和制度方案要加強數(shù)字化電子文件的監(jiān)控與管理，提升電子檔案的比例。同時要針對新的檔案管理模式，完善相關(guān)的檔案法律法規(guī)制度。盡可能地建立合理的管理和分配機制，開展檔案信息的管理工作。

3.3 檔案信息化創(chuàng)造了檔案服務(wù)新模式，提高了檔案利用率

傳統(tǒng)的檔案信息的管理理念在于“重保管輕利用”，但是信息化社會則有著更高的要求。檔案管理人員要把傳統(tǒng)的檔案服務(wù)進行拓展，由定時或限時的服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案用戶的隨時自助服務(wù)。利用電子檔案可與載體分離的特點以及資源的可復(fù)制性和共享性等特點，由傳統(tǒng)的提供實體檔案到電子數(shù)據(jù)和實體檔案并用服務(wù)，由平面的服務(wù)轉(zhuǎn)化為與網(wǎng)絡(luò)空間結(jié)合的立體化服務(wù)。這種服務(wù)模式的創(chuàng)新進一步推動了檔案資源的主動性、針對性、廣泛性和開放性，樹立了以檔案用戶為核心的服務(wù)理念，為用戶提供信息咨詢與分析一體化的服務(wù)。

3.4 檔案信息化挖掘了檔案信息的深層次數(shù)據(jù)

檔案的信息化建設(shè)不僅讓傳統(tǒng)檔案資料進行信息化存儲，還增加了網(wǎng)頁檔案、圖片資料、聲像資料、多媒體資料等內(nèi)容。而現(xiàn)代的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以把大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的數(shù)據(jù)中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的但又是潛在有用的信息和知識。這些數(shù)據(jù)可以是數(shù)據(jù)庫中結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，也可以是分布在網(wǎng)絡(luò)上的零散數(shù)據(jù)。檔案管理部門拓展自身數(shù)據(jù)挖掘能力并對檔案數(shù)據(jù)進行維護，開展數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)分析，發(fā)現(xiàn)一個檔案與其他檔案間的相互關(guān)聯(lián)性或相互依賴性。數(shù)據(jù)挖掘自動在大型數(shù)據(jù)庫中進行分類和預(yù)測，尋找預(yù)測性信息，自動地提出描述重要數(shù)據(jù)類的模型，或者是預(yù)測未來數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢。這些數(shù)據(jù)挖掘行為大大地開發(fā)了現(xiàn)有檔案資料的價值，為用戶提供更多選擇和可能。

4 檔案信息化管理實現(xiàn)流程

4.1 檔案管理業(yè)務(wù)流程再造

傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)流程已經(jīng)不能適應(yīng)檔案信息化管理的需求，急需要對現(xiàn)有的檔案管理業(yè)務(wù)流程進行再造。在信息化社會的背景下，檔案管理部門與其他組織機構(gòu)及檔案信息提供部門之間的聯(lián)系和工作銜接變得更加緊密。業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)在移交部門與檔案部門之間、檔案管理工作實施之間、檔案部門與檔案利用者之間。這些業(yè)務(wù)流程要適應(yīng)檔案信息化管理就必須進行重構(gòu)。首先是優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，理清并記錄下數(shù)據(jù)產(chǎn)生的環(huán)節(jié)、數(shù)據(jù)產(chǎn)生并存儲的地址、數(shù)據(jù)長期保存的方式方法、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的途徑和接口標準等。其次要建立標準和制度，制定數(shù)字檔案接收標準，才能保證檔案信息即時、長久、有效地保存。

4.2 檔案信息資源的整合

檔案資源的質(zhì)量直接影響了信息化檔案管理與提供的數(shù)據(jù)服務(wù)的效果。目前各級政府部門和組織應(yīng)用了各式各樣的信息化系統(tǒng)，包括辦公自動化系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)等。這些信息化系統(tǒng)為檔案數(shù)字化提供了必要的信息員，同時大部分檔案信息也來自于這些數(shù)據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)。要建立一體化的檔案信息化管理系統(tǒng)，就必須將檔案部門的信息管理系統(tǒng)納入整個政府和各級組織的信息化整體布局中，讓檔案部門的信息化建設(shè)和社會信息化建設(shè)同步對接。完成政府和各級組織實體檔案數(shù)字化以及存量信息資源的整合，建立同步性有效的數(shù)據(jù)備份。

4.3 檔案服務(wù)能力與范圍拓展

在市場經(jīng)濟的大環(huán)境下，組織與部門要想快速發(fā)展，就必須有自身的核心業(yè)務(wù)和核心競爭力。而檔案管理部門的價值就在于為有需要的用戶提供準確、充足的檔案信息。傳統(tǒng)的檔案管理部門還滿足于檔案的借閱模式，如檔案原件、檔案復(fù)印件、檔案檢索等。但是這些服務(wù)已經(jīng)不能滿足信息化社會的需求。一是要拓展服務(wù)功能，利用檔案信息的整理、組織和開發(fā)創(chuàng)造更好的信息資源服務(wù)條件，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、信息集成技術(shù)、全文檢索技術(shù)等信息技術(shù)，極大地提升檔案檢索能力、檢索速度、查全查準率。二是要拓展服務(wù)范圍。將傳統(tǒng)的查閱服務(wù)向知識服務(wù)轉(zhuǎn)化，提供更加精準的專業(yè)化和個性化的服務(wù)，研究用戶的信息需求，分析他們利用數(shù)據(jù)解決問題的方法以及查詢問題的特點和要求，來拓展服務(wù)范圍。

4.4 檔案管理人力資源建設(shè)

檔案信息化建設(shè)不僅賦予了檔案管理新的內(nèi)涵，也轉(zhuǎn)變了檔案工作人員的工作理念和方式。首先工作對象由實體拓展到了數(shù)字代碼，工作方式由傳統(tǒng)模式拓展到了網(wǎng)絡(luò)模式，由被動查詢轉(zhuǎn)化為主體提供咨詢服務(wù)。這些轉(zhuǎn)化對檔案管理的人力資源建設(shè)有了更高的標準。要立足目前檔案人才儲備特點，盡快提升工作人員的信息素質(zhì)，打造新能力、新知識、新技術(shù)的復(fù)合型檔案人才隊伍。要重視人才的培養(yǎng)工作，加強培訓(xùn)和深造。同時引入人才激勵機制，激發(fā)檔案工作人員的挑戰(zhàn)欲和創(chuàng)造力。還要創(chuàng)新人才管理方法，讓檔案管理信息化建設(shè)達到質(zhì)的飛躍。

第4篇：信貸檔案管理范文

關(guān)鍵詞:大型工程項目檔案管理信息化

大型工程項目檔案是指工程建設(shè)的重要組成部分，它凝結(jié)了工程管理技術(shù)人員、操作人員的智慧，是工程建設(shè)過程、工程實體狀況、工程建設(shè)質(zhì)量的最原始，也是最真實和全面的記錄。進入數(shù)字化時代后，隨著我們社會生活和信息科技的飛速發(fā)展，許多投資建設(shè)的都是大型工程項目。在以數(shù)字信息化為代表的今天，緊跟時代步伐，突破傳統(tǒng)的工程項目檔案管理手段和模式，實現(xiàn)大型項目工程檔案的管理信息化已然是一個十分緊迫的話題。

1大型工程項目檔案與信息化建設(shè)的必要性

（1）大型工程項目檔案的特征

大型工程項目的檔案不僅是一種重要的信息資源，也是工程建設(shè)管理經(jīng)驗和技術(shù)經(jīng)驗的直接總結(jié)依據(jù)。做好工程項目檔案的收集、編撰、管理和使用，無疑對于工程建設(shè)的順利進行，以及工程項目投產(chǎn)后運行維修、管理改造有著十分重要的作用。[[]馮瑜.檔案工作研究與創(chuàng)新[M].濟南：山東省地圖出版社，2007：352,353.]

目前，我們所接觸的大型工程項目大多數(shù)規(guī)模宏大，參加建設(shè)單位眾多，具有建設(shè)周期長、投資額度大、社會效益大的特征。在大型工程建設(shè)過程中，對工程項目檔案的管理工作始終貫穿于整個工程建設(shè)過程，對整個工程能否最終成功起到極為重要的作用。完整的工程項目檔案可以使管理者看清整個項目的進程，同時通過對工程檔案了解來把握使整個工程質(zhì)量，其不僅是項目負責單位了解工程進度、項目存在問題的重要依據(jù)，也是作為新工程項目的開發(fā)重要參考資料。

（2）大型工程項目信息化建設(shè)的必要性

大型工程項目檔案管理的信息化是采用數(shù)字化技術(shù)，在實現(xiàn)工程項目數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，針對傳統(tǒng)意義上的工程檔案文件所開展的整理歸檔、鑒定保存，以及開發(fā)利用等一系列活動。工程項目檔案實現(xiàn)信息化的目的是確保歸檔項目文件能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化成套，并實現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)與項目管理系統(tǒng)的無縫對接。

1.實現(xiàn)工程項目檔案完整和統(tǒng)一。大型工程項目建設(shè)中的單位繁多而且彼此分散,建設(shè)周期長，這就造成了整個工程項目的檔案在管理過程中難度非常大，很難達到整個建設(shè)工程檔案的完整和統(tǒng)一。在實現(xiàn)大型工程項目檔案管理作息化后，我們可以突破以上的種種限制，實現(xiàn)大型工程檔案信息資源的合理配置、科學管理。

2.為工程項目及時決策提供保障。大型工程項目檔案管理信息化有著獨特的優(yōu)勢，在數(shù)字化的檔案管理之下，檔案管理人員可以及時為工程項目人提供詳實的檔案信息和數(shù)字材料，依靠這些完整、可靠的信息，可以幫助項目管理者提升綜合分析能力。從而，工程項目的管理者可以在關(guān)鍵的工程規(guī)劃決策上節(jié)約時間，減少了失誤。

3.實現(xiàn)管理職能向服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的工程項目檔案管理模式和方式不僅難以適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，而且容易固步自封，難以發(fā)揮自身信息資源優(yōu)勢。隨著社會的發(fā)展和科技進步，大型工程檔案的信息量不斷增多，工程項目檔案管理的信息化是工程檔案管理走向逐步開放，實現(xiàn)向信息采集、信息管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變的必然趨勢。[[]吳玉婷.大型建設(shè)項目檔案規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理模式[J].廣東檔案，2005（5）.]

2當前大型工程檔案管理中存在問題分析

就當前的大型工程項目檔案管理的整體情況而言，我們在工程檔案管理上的信息化程度并不高。一些大型的單位和企業(yè)甚至缺乏工程檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，一些檔案管理人員對計算機技術(shù)在檔案管理中運用不熟悉，對工程項目檔案信息化的方法與途徑也不了解。具體而言，問題主要有以下幾個方面。

（1）工程檔案管理手段落后

目前，一些大型單位的工程項目檔案管理人員仍采用傳統(tǒng)的管理方法，把檔案只是作為一種文本和資料來保管。工程檔案管理人員的工作也僅僅是對檔案進行收集和整理。但是，許多大型的工程項目本身檔案文本的數(shù)量非常龐大，因而在工程項目建設(shè)過程中，傳統(tǒng)的管理手段雖然花費了大量的人力和物力，但是往往時效性比較差，很難做到與工程項目建設(shè)管理同步。[[]陳智為等.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2008：514、515.]

（2）檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后

目前，一些大型的單位和企業(yè)雖然也在工程項目檔案的管理中引入了計算機，但整體而言還停留在計算機制表和查閱等初級階段，沒有完全走上信息化管理的軌道。在檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)上，數(shù)據(jù)信息不完整、不準確、不及時，造成工程電子檔案失真，不能反映現(xiàn)實情況，從而影響了檔案的使用，沒有發(fā)揮出信息化管理本身應(yīng)有優(yōu)勢。

（3）工程檔案管理缺乏規(guī)范性

由于我國在檔案管理信息化建設(shè)方面整體沒有明確的章程，造成工程檔案管理信息化過程中存在著許多不規(guī)范。在實際工作中，由于大型工程項目的施工單位很多，工程電子檔案的管理上缺乏程序化、規(guī)范化，直接造成工程檔案的信息化復(fù)雜，一些重要的電子文檔和資料由于保存不規(guī)范而丟失和毀損的現(xiàn)象時有發(fā)生。

（4）工程檔案信息化缺乏人才

在數(shù)字化時代，工程檔案管理信息化不但需要懂檔案管理知識的人員，還要求管理人員能夠熟悉先進的信息科學和管理技術(shù)。但是，目前許多大型單位從事工程檔案管理的人員中，存在著嚴重的知識結(jié)構(gòu)不合理、文化層次水平不高等問題。不少企事業(yè)單位對工程項目檔案管理本身不夠重視，缺乏足夠檔案信息化技能培訓(xùn)。[[]王曉莉.工程建設(shè)項目檔案管理工作存在的問題及對策[J].交流與探索，2008（5）.]

3大型工程項目檔案管理信息化的內(nèi)容

（1）工程項目檔案信息的數(shù)字化

工程項目檔案和資料的數(shù)字化工程是項目檔案管理信息化的基礎(chǔ)。目前，我們所采用的手段主要是借助先進的多媒體手段，利用數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫原理、高速掃描成像等技術(shù)手段，將紙質(zhì)和圖片檔案等傳統(tǒng)介質(zhì)文件變成電子檔案的形式，按照一定的規(guī)范歸檔保存。在此基礎(chǔ)上，按照各建設(shè)單位工程項目檔案本身的特點，系統(tǒng)地構(gòu)建成有序結(jié)構(gòu)的單位工程項目檔案的數(shù)據(jù)信息庫。由于工程檔案分類復(fù)雜多樣，因此，隨著工程施工、管理技術(shù)的不斷發(fā)展，建立的檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)應(yīng)具有較好的靈活性。同時，應(yīng)提高相應(yīng)檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換創(chuàng)造條件。

（2）工程項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)

要使參建單位的工程項目檔案全方位、多層面管理，及時為管理決策者提供所需的資料和信息，沒有一個系統(tǒng)、規(guī)范、有序的工程項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)是難以想象的。在工程檔案信息網(wǎng)絡(luò)上，可以提供相關(guān)檔案數(shù)字化服務(wù)，還能實現(xiàn)工程檔案機構(gòu)網(wǎng)絡(luò)化管理、工程檔案質(zhì)量網(wǎng)絡(luò)化管理與工程整體進度監(jiān)督的一體化。而在檔案信息社會化方面，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化可使檔案資源成為社會的共享資源，大大提高檔案信息服務(wù)功能和利用效益。

4大型工程項目檔案管理信息化的對策研究

（1）技術(shù)支撐是工程項目檔案管理信息化的基礎(chǔ)

高科技含量的現(xiàn)代多媒體軟件和技術(shù)的應(yīng)用是大型工程項目檔案信息化的基礎(chǔ)。工程檔案管理上有了技術(shù)力量的支撐，不僅能夠進行正常的數(shù)據(jù)維護，還可以保證工程項目檔案數(shù)據(jù)的準確監(jiān)控。

針對在大型工程項目建設(shè)過程中的特點，開發(fā)建立一套完整的工程文檔信息計算機管理系統(tǒng)是十分必要的，[[]侍文庚.試論大型工程項目的文件與檔案管理.[J]蘭臺世界，2010（1）.]相應(yīng)的軟件監(jiān)控系統(tǒng)開發(fā)也是必不可少的。此外，工程檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)一體化后，我們在檔案信息的共享的同時，工程項目檔案本身也面臨著信息安全的新威脅，這就需要采取多種技術(shù)防范措施。所以說，完全由國內(nèi)某一家單位的檔案管理部分自主研發(fā)相關(guān)的技術(shù)難度較大，要克服目前信息技術(shù)力量不足的現(xiàn)狀，當前可以采取大型工程建設(shè)單位與高等院校和科研單位共同研發(fā)的方式，在關(guān)鍵技術(shù)領(lǐng)域開展一些的科技攻關(guān)項目合作，從而增強大型工程項目檔案信息化的進程，同時提升工程檔案管理手段的高科技含量和標準化水平。

（2）人才保障是工程項目檔案管理信息化的關(guān)鍵

依靠先進的技術(shù)來改善設(shè)備和管理手段是實現(xiàn)工程檔案管理信息化的前提，但檔案管理的現(xiàn)代化之路還要求必須有現(xiàn)代化素質(zhì)的檔案管理人才。在數(shù)字化時代的今天，實現(xiàn)工程檔案信息化需要培養(yǎng)檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、數(shù)據(jù)庫分析與軟件開發(fā)、網(wǎng)頁制作與管理等方面的人才。

為了實現(xiàn)大型工程項目檔案信息管理系統(tǒng)與項目管理系統(tǒng)的無縫對接，讓項目決策者能及時夠掌握工程項目建設(shè)全過程的情況，檔案管理者還必須具備較強的信息獲取能力，不僅要本單位的所有檔案信息，還應(yīng)該熟悉網(wǎng)絡(luò)的檔案信息資源，能夠給大型工程建設(shè)者提供更多的相應(yīng)檔案信息，從而提高建設(shè)者對整個工程的評估能力。

如何培養(yǎng)這方面的專業(yè)人才，首先，大型建設(shè)單位的檔案管理部門應(yīng)該積極提供專業(yè)現(xiàn)代化檔案信息化培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以此提高檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平。其次，檔案管理部門要制定相應(yīng)的發(fā)展規(guī)劃，把培養(yǎng)工程檔案高素質(zhì)人才納入到部門的計劃當中，作為一項常規(guī)的內(nèi)容來抓緊落實。

(3)制度規(guī)范是工程項目檔案管理信息化的核心

和目前工程項目檔案管理制度相比較而言，原有的檔案管理制度在本質(zhì)上是為了方便查詢，確保檔案的信息安全。要實現(xiàn)大型工程項目檔案管理的信息化，核心在于檔案管理制度上的創(chuàng)新，制定出新的符合時展要求，適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展需要的制度和規(guī)范。

例如，大型工程建設(shè)單位的檔案管理部門制定的規(guī)范，能夠為本單位的檔案管理信息化提供保障，制定出相應(yīng)的策略來保障檔案信息化管理的實現(xiàn)。在實際操作中，各施工單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位和工程建設(shè)活動中所涉及的所有部門，都能夠應(yīng)按照工程檔案管理部門程序和規(guī)范按時將工程設(shè)計和建設(shè)過程中的各種文件和材料，分門類、分階段地整理歸檔，及時地利用多媒體技術(shù)上傳到工程項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，或者遞交至單位檔案管理部門，以確保做到工程檔案材料的完整齊全，使單位檔案能夠及時反映工程項目建設(shè)全過程的情況，便于工程建設(shè)者和決策者實現(xiàn)全過程監(jiān)控。

誠然，我們也要看到，雖然傳統(tǒng)的檔案學面臨著數(shù)字時代信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，但就目前而言，新的一代適應(yīng)信息化需求的檔案學還沒有形成。目前，在工程項目檔案信息化的制度和規(guī)范方面還面臨著許多難題，這既為工程檔案管理者帶來了挑戰(zhàn)，也是前所未有的發(fā)展機遇。

第5篇：信貸檔案管理范文

1 創(chuàng)新服務(wù)手段

1、建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

目前，國內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

2、建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

3、電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發(fā)了“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。

4、開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

5、開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后，公民出于維護自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢發(fā)展要求，進一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護廣大人民群眾的根本利益，全省各級綜合檔案館（室）全部建立現(xiàn)行文件服務(wù)中心，要求全省各部門、各單位率先向各級檔案館（室）送交現(xiàn)行文件資料，并要求各級檔案館（室）做好現(xiàn)行文件資料的接收工作，搞好現(xiàn)行文件資料的閱覽服務(wù)。

2 加強檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新準備工作

在對基層檔案管理人員進行了一定的培訓(xùn)后，基層檔案管理人員也就具有了一定的檔案管理現(xiàn)代化的專業(yè)知識。在這這之后就需要做好檔案管理現(xiàn)代化的準備工作。在進行準備工作的過程中，需要對檔案的著錄以及標引工作進行較好的完成，這主要是對檔案信息進行更加深層次的加工，同時也是在進行檔案管理現(xiàn)代化的過程中必不可少的一個環(huán)節(jié)。雖然在進行檔案管理現(xiàn)代化的工作中會顯得十分繁雜以及困難，但是這主要是為了較好的進行檔案信息管理，如果要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，那么準備工作也就必不可少。在進行現(xiàn)代化準備的工作中，當?shù)卣梢詾闄n案館準備一些現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，例如新型的電腦等管理設(shè)備。也可以采購一些關(guān)于檔案現(xiàn)代化管理的書籍，擋住基層檔案管理人員在遇到問題時也以及時的進行翻閱，將問題解答，避免出現(xiàn)較為嚴重的后果。在另一方面，針對基層檔案管理人員在短時間內(nèi)無法較好的學習到高級檔案管理等情況，檔案館可以聘請一些有著豐富經(jīng)驗、并且在理論知識是也過硬的檔案管理人員來對基層檔案管理人員進行帶教，在帶教的過程中，基層檔案管理人員可以通過觀察有豐富經(jīng)驗的檔案管理人員是如何進行檔案管理的，并且從中學習到豐富的干干管理知識和經(jīng)驗，在日后的實際工作過程中也就能夠更好的將這些理論知識進行使用。檔案館也需要注意，對基層檔案管理人眼的考核工作需要達到要求，以避免帶教工作無法起到應(yīng)有效果的情況。

第6篇：信貸檔案管理范文

檔案在人們的生活、工作中都具有重要的作用，其對于個人、組織、企業(yè)乃至國家的相關(guān)信息予以了保存，為其更好利用提供了條件和基礎(chǔ)。隨著時代的發(fā)展與進步，檔案管理工作的開展也需要堅持做到與時俱進，堅持信息化與現(xiàn)代化技術(shù)的科學合理應(yīng)用，只有不斷探索檔案管理的創(chuàng)新路徑，才能夠真正讓檔案管理工作的開展更為有效，才能夠讓檔案管理工作的進行為更多其他工作的開展夯實基礎(chǔ)。

1 檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

1.1創(chuàng)新是社會發(fā)展的必然選擇

創(chuàng)新是支撐社會快速發(fā)展的力量源泉，也是一個國家在競爭激烈的國際環(huán)境內(nèi)穩(wěn)步發(fā)展的必要因素，是促進國家可持續(xù)發(fā)展的重要力量，可以在新的形勢下去認識和觀察新的新鮮事物，運用創(chuàng)新的思維方式以及方法去完成工作和生活上所遇到的問題和困難，我國至今已經(jīng)進入到全面建設(shè)小康社會的階段，這就對各項工作提出新的要求，需要不斷創(chuàng)新，增加對客觀世界的更深層次理解。檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展也需要在創(chuàng)新的支撐下進行，檔案工作是國家以及黨的重要組成部分，加強檔案工作的創(chuàng)新，是檔案管理方面的必然要求。

1.2創(chuàng)新為檔案部門發(fā)展帶來不竭動力

近年來，隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展以及社會的不斷進步，檔案工作也獲得了快速發(fā)展。基礎(chǔ)業(yè)務(wù)檔案以及檔案信息資源的建設(shè)也取得了很大程度發(fā)展，檔案工作的工作環(huán)境、工作設(shè)施以及條件也得到了很大改善；在社會的大背景下，檔案管理相關(guān)工作人員社會意識以及社會服務(wù)意識越來越強。但是檔案管理工作還是存在著一些問題，比如，服務(wù)項目單一、落后的服務(wù)手段等。因此，檔案管理工作要與時俱進，不斷創(chuàng)新，才可以解決當前工作中存在的諸多問題，才可以創(chuàng)建一個順應(yīng)新形勢發(fā)展的檔案管理工作環(huán)境。

1.3創(chuàng)新能夠促進檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展

創(chuàng)新可以促進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，檔案工作可持續(xù)發(fā)展在檔案管理工作過程中不可輕視，需要從社會需求的角度出發(fā)，充分將檔案管理的工作效率與檔案文件的利用進一步結(jié)合起來，從而在檔案管理工作與社會關(guān)系之間搭建互助互利互相協(xié)助促進的橋梁。這也就代表著加強并改善了社會功能，不僅僅重視社會發(fā)展需求，還應(yīng)注重社會的人文發(fā)展方向，通過不斷加強檔案的社會服務(wù)效率以及不斷地創(chuàng)新來實現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展目標。

2 信息時代檔案管理工作的基本現(xiàn)狀

2.1信息時代下檔案管理工作缺乏合理的規(guī)劃

造成在信息化新時代下檔案管理工作在規(guī)劃以及系統(tǒng)設(shè)計上出現(xiàn)諸多問題的原因主要是一下幾個方面：首先是在檔案管理系統(tǒng)設(shè)計過程當中，在空間上對檔案信息資源的生成與管理呈現(xiàn)多空間模式，再加上權(quán)限、資本以及標準的限制，從而導(dǎo)致檔案管理規(guī)范在全國范圍內(nèi)難以確定其標準，以及將標準進行統(tǒng)一；再次，就是檔案信息的活躍性不是一成不變的，這就對檔案管理系統(tǒng)提出了更高的要求，導(dǎo)致在進行檔案管理系統(tǒng)設(shè)計的時候沒有明確的目標性以及針對性。例如，在某一檔案管理部門中進行電子文件與檔案信息化建設(shè)，由于檔案信息具有活躍性，是在不斷變化的，這就加劇了檔案信息與電子文件之間的合理匹配，對搭建檔案信息與電子文件的關(guān)系橋梁增加了難度，而這種不針對性，盲目性將會直接影響到檔案信息資源的準確性以及真實性，使得檔案資源信息的完整性難以保障。

2.2信息時代下檔案管理工作服務(wù)理念相對滯后

隨著檔案管理工作的順利進行和保持與時俱進，其服務(wù)對象發(fā)生了變化，由原來的領(lǐng)導(dǎo)階級層面逐步擴大到了服務(wù)基層人群的層面，檔案管理服務(wù)對象的快速擴展，以及不斷向外部延伸，覆蓋面積也不斷增大，種種現(xiàn)象對檔案管理造成了一定的有效影響。例如，在信息快速發(fā)展的新時代背景之下，??建檔案管理工作的過程之中，人們對信息背景之下的檔案管理工作認識不夠清晰與全面，會導(dǎo)致人們在從事檔案管理工作的過程中產(chǎn)生盲目性，沒有清晰的思路以及目標。而且在對檔案管理系統(tǒng)設(shè)計的過程之中，缺少對檔案管理工作內(nèi)容設(shè)計的針對性，從而制約了檔案管理部門與相關(guān)行政單位之間的信息交流以及同步，而且，也關(guān)系到檔案信息服務(wù)的保密性、安全性以及完整性，在社會收益以及經(jīng)濟收益方面，造成巨大的阻礙，使得收益不佳，從而影響其可持續(xù)發(fā)展。

2.3信息時代下檔案管理工作缺少資源共享性

目前，檔案管理工作的創(chuàng)新中需要重點解決的問題就是：在現(xiàn)階段的時代背景之下，對檔案管理工作的構(gòu)建過程中，大部分的檔案管理部門對檔案信息資源有著模糊的認知，導(dǎo)致其在工作中頻繁出現(xiàn)信息資源流失以及人力物力資源的浪費。而且在面對一些檔案工作的時候，一個部門難以完成這項工作，從而需要多個部門的配合以及合作，在此過程之中毫無疑問的增加了工作內(nèi)容，無法實現(xiàn)檔案信息資源的共享。因此，在信息快速發(fā)展的新時代背景之下，構(gòu)建檔案資源信息化的過程之中，需要人們清晰以及準確了解檔案資源共享平臺的核心意義以及目的，科學地對檔案進行管理，從而提高檔案管理部門的服務(wù)效率以及質(zhì)量，除此之外，還應(yīng)轉(zhuǎn)變相關(guān)部門的工作作風，要以服務(wù)為主，更改以前的大量審批順序，轉(zhuǎn)變?yōu)楦鞑块T之間的協(xié)同配合。

3 信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新策略

3.1實現(xiàn)檔案管理工作的合理規(guī)劃

隨著新時代的到來，社會變得信息化，檔案管理工作想要高效率、高質(zhì)量完成，需要對檔案的管理工作進行合理規(guī)劃。首先就是在管理理念的轉(zhuǎn)變，尤其是檔案管理相關(guān)部門的理念管理，需要運用創(chuàng)新的檔案管理理念進行完善信息時代資源，并拓寬原有的檔案管理渠道以及方法，對檔案工作的穩(wěn)定以及科學發(fā)展提供了創(chuàng)新保障。在對檔案管理進行合理規(guī)劃的過程當中，必須要明確檔案的發(fā)展方向，避免在以后的檔案工作當中出現(xiàn)盲目性，讓檔案管理工作順應(yīng)時代的發(fā)展，具有科學化、數(shù)字化、現(xiàn)代化以及高效化的特征。與此同時，在日常檔案管理工作的建設(shè)中，還應(yīng)以科學發(fā)展作為引導(dǎo)，從而提升檔案管理工作人員對檔案管理的清楚認知，掌握具有現(xiàn)代技術(shù)的檔案管理發(fā)展模式，從而實現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展以及穩(wěn)定創(chuàng)新。

3.2??現(xiàn)檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新

由于檔案工作在社會服務(wù)方面處于非常重要的位置，所以檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新也刻不容緩。最重要的就是對檔案管理基本理念的優(yōu)化與創(chuàng)新，因此在整個系統(tǒng)完善的過程中需要做到以下三個方面，分別是：第一個方面，對檔案管理工作的穩(wěn)定創(chuàng)新，以及提高檔案管理相關(guān)部門整體的服務(wù)水平以及管理檔案的質(zhì)量以及效率，并清楚地認知到傳統(tǒng)檔案管理中存在著任務(wù)松散，盲目的現(xiàn)象，需要建設(shè)一個完整的、科學的、合理的檔案管理服務(wù)理念，從而可以更好地為不同需求人群提供高質(zhì)量的服務(wù)以及管理；第二個方面，是對檔案中信息資源進行統(tǒng)一化管理以及高效率整合，并對重要檔案以及相關(guān)檔案資源進行信息備份，以防止檔案信息的丟失以及破損，保證檔案信息資源的完整性；第三個方面，是對檔案管理工作者的任務(wù)明確，讓檔案管理工作者在工作期間有著明確的針對性，對每一項檔案管理工作內(nèi)容進行明確，并對相關(guān)工作人員進行專業(yè)性指導(dǎo)，在意識上進行強化，是現(xiàn)在快速發(fā)展的信息背景下，檔案管理工作可以保持穩(wěn)定創(chuàng)新。

3.3實現(xiàn)檔案管理工作的資源共享

第7篇：信貸檔案管理范文

論文關(guān)鍵詞：信息時代；電子檔案；管理 

 

1 引言 

當今世界是一個電子信息發(fā)達的時代，電子計算機已成為現(xiàn)代化辦公的主要工具，電子計算機和現(xiàn)代通信技術(shù)的結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，產(chǎn)生了大量電子檔案。所謂電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰(zhàn)，檔案工作者只有對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。基于此，筆者對如何做好電子檔案管理工作進行了如下探討。 

2 電子檔案的特點及優(yōu)越性 

2.1 與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案具有如下特點 

（1）文件記錄方式多樣，變化性大。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作效率較低，而且受傳統(tǒng)歸檔方法的限制，查閱檢索較為不便，難以充分將檔案的作用發(fā)揮出來。但電子檔案的出現(xiàn)改變了信息的承載介質(zhì)，可將檔案通過計算機方便快捷地進行存儲歸檔。 

（2）與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優(yōu)點。電子檔案以數(shù)字編碼將內(nèi)容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理特性，無法直觀看到；光盤載體上記錄信息的斑點是由激光刻寫的。此外，電子檔案的信息內(nèi)容可以進行壓縮編碼或加密等技術(shù)處理，所以即使有相應(yīng)的設(shè)備，如果不解壓、解密也不能讀取其存貯的內(nèi)容。 

（3）電子檔案對元數(shù)據(jù)和背景信息有很強的依賴性。一方面電子檔案的元數(shù)據(jù)必須依附在文件信息中，否則將無法恢復(fù)電子文件的原貌；另一方面，電子檔案的前身是電子文件，其傳送往往是在網(wǎng)絡(luò)上進行，操作者互不見面，體現(xiàn)背景關(guān)系的信息直接反映在電子文件上的可能性較小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或補充這部分背景信息，將會給將來的檔案的有效利用帶來隱患。 

2.2 基于電子檔案的特點，電子檔案具有獨特的優(yōu)越性 

（1）電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作效率。在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動強度，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時，也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。 

（2）電子檔案的微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機網(wǎng)絡(luò)管理后，文檔用微機按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時補漏增缺，文檔也不易形成存積。可見，微機管理省時省力，給工作人員節(jié)省了充足的時間去提高業(yè)務(wù)能力和水平。 

（3）檔案管理的電子化更利于文檔的保密。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時代，查閱檔案時通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點能簡單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而保證了文件的保密性。 

（4）電子檔案的微機管理有效地提高了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗作為保障。然而傳統(tǒng)的文書立卷工作是由人來完成的，即由立卷人根據(jù)自己的理解來進行操作，顯然立卷人對立卷標準掌握的尺度有很強的主觀性，立卷標準很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準，從而給日后的檔案的查閱和使用帶來諸多不便。但若文書檔案管理進行微機管理，即成為電子化檔案后，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，從而把時間和精力放在檔案編研及二次信息開發(fā)利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發(fā)揮出更好的時效價值。 

3 做好電子檔案管理的措施 

3.1 要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標準 

首先，應(yīng)實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進行；再次，要制定科學、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性進行鑒定。 

3.2 要嚴格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全 

由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復(fù)制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機的更高功能對電子文件和電子資料加以保護。如將文檔設(shè)為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用埽瑥亩綄﹄娮游募M行特定的保護。而且由于計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性以及計算機環(huán)境本身的特點，使得對系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準確。 

3.3 應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理 

首先要進行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進行利用權(quán)限的認定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對其利用權(quán)限進行確認后，再進行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復(fù)制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級層次進行有效管理。系統(tǒng)要對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。 

3.4 應(yīng)優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍 

在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當務(wù)之急，檔案部門應(yīng)重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進專業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。當今檔案工作的深入發(fā)展，對檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求，檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度。因此，檔案管理部門應(yīng)盡快改變保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。 

第8篇：信貸檔案管理范文

1 信息時代照片檔案管理存在的問題

1.1 照片檔案管理人員管理意識不足

多數(shù)檔案管理人員沒有認識到照片檔案管理存在的重要性，照片當按出現(xiàn)的時間較晚，管理人員對其沒有形成全面的認識，多數(shù)人員認為照片檔案處于紙質(zhì)檔案的附屬位置，在檔案管理中并不重要，這就容易造成忽視照片檔案的問題，而更多的去關(guān)注紙質(zhì)檔案，難以對照片檔案進行科學管理。在對照片檔案進行搜集時需要關(guān)注較廣的范圍，搜集照片的工作人員也不固定，檔案管理單位為方便調(diào)用照片檔案，通常不對其進行?w檔，甚至一些人員將一些照片據(jù)為己有，攝像人員在拍完照片后也沒有及時對其進行整理，容易發(fā)生照片檔案丟失等問題，為日后檔案工作的管理帶來困難。出現(xiàn)這些問題的原因主要是因為檔案管理人員缺乏照片檔案管理意識，對其重要性認識不夠造成的。

1.2 照片檔案管理制度不全面

在照片檔案管理方面，雖然有相關(guān)的《照片檔案管理規(guī)范》，但該規(guī)范主要針對傳統(tǒng)照片檔案管理來說的，在數(shù)碼照片檔案管理方面還缺乏相應(yīng)的管理規(guī)范，即使存在相關(guān)的管理標準，但相關(guān)檔案管理部門并沒有建立全面的檔案管理制度，比如對照片檔案歸檔時間、要求、存儲條件、利用方法等都沒有進行明確。同時也缺乏對檔案管理部門的監(jiān)督，對照片檔案管理的職責范圍也沒有進行明確，難以找到相關(guān)責任人。照片檔案管理缺乏相應(yīng)的標準依據(jù)，管理人員難以開展工作，不利于對照片檔案進行合理管理。

1.3 照片檔案管理條件較差

照片檔案管理部門檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施并不完善，部門條件較差，缺乏足夠的財政支撐，檔案保存環(huán)境也沒有達到標準要求，將照片進行歸檔后容易出現(xiàn)變色等問題，影響照片質(zhì)量。在對數(shù)碼照片檔案進行保存時，相應(yīng)的存儲設(shè)備如計算機等的性能較差，管理人員通常不對照片進行備份，照片一旦發(fā)生丟失問題就無法找回，造成極大損失。檔案管理部門應(yīng)不斷對相關(guān)設(shè)施進行完善，充分利用現(xiàn)代化科學技術(shù)對照片檔案進行管理。

1.4 數(shù)碼照片檔案具有較高復(fù)雜性

數(shù)碼照片為大檔案管理帶來了一定的復(fù)雜性，在對數(shù)碼照片進行搜集時難以找到相關(guān)依據(jù)，同時搜集的一些照片也存在質(zhì)量問題，也有一些照片缺乏利用價值，而且搜集到的照片也具有較多數(shù)量，檔案人員對照片進行歸檔時會碰到諸多困難，這些都為照片檔案管理工作帶來了難度。在對照片進行整理時要對其進行鑒別、重命名，并進行必要的文字說明，需要經(jīng)過較多的環(huán)節(jié)，數(shù)碼照片因其具有易改性、易損性等特點具有較大的安全風險。

2 照片檔案管理及利用措施

2.1 完善照片檔案管理制度

為適應(yīng)現(xiàn)代化社會的發(fā)展，國家應(yīng)出臺相應(yīng)的照片檔案管理規(guī)范措施，為照片檔案管理工作提供必要的依據(jù)。應(yīng)對照片搜集與歸檔工作進行完善。在搜集照片時，要對相關(guān)人員的職責進行明確，要對照片的尺寸、格式、背景信息等進行規(guī)范。另外要注意對拍攝數(shù)碼照片時形成的EXIF文件進行保存，該文件中含有照片的屬性信息，還包括元數(shù)據(jù)等信息，有著不小的價值。要對元數(shù)據(jù)表進行完善，明確軟硬件環(huán)境、規(guī)格等信息。管理人員在將照片進行歸檔時前要對其實施整理，即應(yīng)對照片進行鑒別，明確可以歸檔的照片都有哪些，然后按照相關(guān)格式要求對其進行歸檔，將每張照片進行編號并給予具體說明。確定哪些照片需要進行歸檔后要對其做出相關(guān)規(guī)范，即不可對其進行刪改，同樣不可對其進行壓縮處理，需對其進行有效性檢驗，并做好檔案照片登記表，相關(guān)人員要對表中信息進行檢查，確保照片信息的真實性，并查看其是否存在不完整性，是否具有可利用性、可識別性等。責任人要在表上進行簽字，處理完畢后可進行歸檔，對照片檔案進行有效管理。

2.2 增強照片檔案管理人員管理意識

檔案管理部門要對照片檔案管理的重要性進行宣傳，嚴格貫徹相關(guān)法律法規(guī)，如《檔案法》等，檔案管理部門可根據(jù)當?shù)鼐唧w情況制定相應(yīng)標準，便于照片檔案管理工作順利開展，相關(guān)部門要培養(yǎng)照片檔案管理人員科學的管理觀念，強化照片檔案管理人員管理意識，有效對檔案進行搜集和接收，讓檔案管理人員認識到照片檔案對歷史、教育、經(jīng)濟等的作用，提高照片檔案的管理效率。

2.3 對照片檔案管理投入必要的資金

相關(guān)部門要對照片檔案管理工作進行資金投入，為照片檔案的發(fā)展提供支持，檔案管理部門要購進先進的科學設(shè)備，完善照片檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)對照片檔案進行管理，同時檔案管理部門要對管理人員進行培訓(xùn)，讓其掌握管理照片檔案所需的信息技術(shù)知識，學會使用信息技術(shù)設(shè)備，提升其照片檔案管理的專業(yè)能力。檔案管理部門可建立相應(yīng)的照片檔案信息管理系統(tǒng)，將照片保存在硬盤中，對照片信息進行規(guī)范，同時做好信息說明，即對照片時間。地點、人物等進行說明，還應(yīng)對照片標注分類號和主題詞等信息，便于對照片信息進行檢索，增強照片信息的共享性特征。在信息管理系統(tǒng)中要注意對照片檔案進行保存，因為信息系統(tǒng)有可能受到病毒侵害而致使照片信息丟失，照片檔案管理人員要將照片進行備份或者適時遷移，防止照片檔案信息出現(xiàn)損壞的問題。

2.4 對照片檔案進行有效利用

在信息時代下的照片具有較強的便利性，能夠?qū)⒄掌畔⑦M行快速傳播并實現(xiàn)共享。檔案管理部門可將相關(guān)照片信息進行、必要的宣傳、記錄歷史等，可通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對照片檔案進行利用，如管理人員可在閱覽室為相關(guān)人員提供檢索功能，也可通過電子郵件等方法向人們提供相關(guān)照片信息。如今照片檔案管理還在發(fā)展的初級階段，相關(guān)人員要不斷研究照片檔案管理理論與技術(shù)，保證照片檔案信息的真實性，原始性及可利用性，充分發(fā)揮照片檔案的價值。同時要不斷優(yōu)化照片檔案管理環(huán)節(jié)，搜集有利用價值的照片信息，并提高照片檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高照片檔案管理效率，做好照片檔案信息保護措施，促使檔案管理工作往簡便化、規(guī)范化、科學化的方向發(fā)展。

第9篇：信貸檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】電子檔案 檔案信息 信息內(nèi)容 管理 技術(shù)實施

一、對電子檔案管理的了解

跟隨著世界的現(xiàn)代化的飛速發(fā)展，具有信息化的技術(shù)和計算機的技術(shù)的發(fā)展給許多個地方的發(fā)展提供了優(yōu)越的條件和良好的基礎(chǔ)。檔案的信息化的管理是在信息化技術(shù)同計算機技術(shù)混合里形成的一個具有非常先進的方法，現(xiàn)在檔案文件的管理都是現(xiàn)在世界發(fā)展過程中的最重要的服務(wù)基礎(chǔ)和服務(wù)設(shè)施，因此檔案文件管理的提高是保證現(xiàn)階段社會穩(wěn)定有序發(fā)展的重要前提條件。

檔案工作人員們沒有辦法逃避的關(guān)鍵課程是電子文件檔案的安全的管理，成為當今時代給予檔案工作人員們的一個全新的任務(wù)。但是因為信息具有沒有限制的延續(xù)性與可以把它識別出來的性質(zhì)，電子文件檔案一定要正視對電子文件檔案信息和特別規(guī)定載體之間的可以分開的性質(zhì)、信息可以保存下來的具有非常高的密度的性質(zhì)、信息對系統(tǒng)具有依賴的性質(zhì)以及信息具有的可以變異的性質(zhì)等一些問題。所以，電子文件檔案在一些安全的管理方面有很多嚴格的要求。再加上有很多種不同的新的高端技術(shù)的極其快速的發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)在檔案文件管理里的一點一點的使用，因此出現(xiàn)了存在著檔案可以儲存價值的一些電子文件，它的形成讓檔案文件管理的許多工作發(fā)生了深深的改變。給歸過檔后所出現(xiàn)的電子文件檔案進行了很有效地安全管理，確保檔案文件信息的自身性、現(xiàn)實性，更好的運用檔案文件所具備的可依據(jù)性與可以憑證的特性作用的基礎(chǔ)。電子文件檔案，就是憑借代碼的形式存在于特別規(guī)定的小介質(zhì)上面，運用計算技術(shù)作成的一種檔案。它們在檔案文件信息的保存、處理、輸出等等方向上存在著很大的優(yōu)點，這就是紙性質(zhì)的檔案文件不能夠相比的。我們可以認為，電子文件檔案成為檔案文件現(xiàn)代化的突出的象征，而且成為了電子的計算機在檔案文件管理工作中使用的最終成品，正在每時每刻被檔案界所矚目

二、電子文檔管理的解決方法

信息技術(shù)的快速發(fā)展和在各方面的使用讓人們的日常生活的許多個方面產(chǎn)生了非常大的改變。計算機使用在工作人員工作的自己變動化與自己變動化工程的設(shè)計中，現(xiàn)在出現(xiàn)了很多的CAO或者具有公文性質(zhì)的一種電子文件。因此才引發(fā)了對電子檔案與電子文件的管理，成為檔案工作人員要面對的嶄新問題。電子文件已經(jīng)被大量的知道和使用，變成了一股無法抵擋的勢力。

計算機技術(shù)日益普及化使得一些傳統(tǒng)的文件的載體慢慢的消亡，然而計算機辦公的自身變動化正在一點一點的被勞動就業(yè)局擴展使用。辦公自身變動化最清晰的象征事情是信息文件檔案的創(chuàng)建，這種把信息記錄下來的辦法對于勞動就業(yè)局來說更加的便利和快速，避開了以前的紙張的檔案的缺陷，然而是有好的一面也一定有不好的一面，計算機自己也有著一點點弊端，以致使勞動就業(yè)局在運用信息文件檔案這一方法時也有著一些缺陷，就現(xiàn)在這個問題來說，勞動就業(yè)局在使用這個新技術(shù)的時候必須要做好防范風險的措施，爭取讓風險減少到最小.在計算機中使用文檔一體化的管理軟件就被叫做電子文件，它依據(jù)有關(guān)歸檔的原則排列順序，并且在檢查過和認定過后，已經(jīng)正式的變成了電子文件檔案，電子文件檔案完全保存在計算機的硬盤里面，但是也是能夠用刻錄機把它記錄在相應(yīng)的光盤里面。電子文件檔案目前對社會有很大的作用，它的發(fā)展和普及應(yīng)該被大家看重起來。

隨著許多信息量的不斷增多和對電子技術(shù)的使用，以前的具有傳統(tǒng)性的人工的檔案文件管理方法現(xiàn)在不能夠?qū)崿F(xiàn)最基礎(chǔ)的需要了。因為這，在電子信息技術(shù)的鼓勵和支持下，已經(jīng)完全實現(xiàn)了檔案文件的電子管理能力。檔案的電子化管理有好的一面也有不好的一面，它不但帶來了好的機會而且也帶來了挑戰(zhàn)。它第一是使檔案文件管理的工作效率得到了提高，第二是給檔案文件的管理帶來了可怕的風險