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第1篇：歷史檔案工作計劃范文

眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的否則輸入的數據與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作使其充分滿足計算機工作的技術要求。

那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面一是檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多二是案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

1全面普查案卷，去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

2重新組合案卷實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3結合本館實際規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

4統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

5規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可 以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

4用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率

第2篇：歷史檔案工作計劃范文

[關鍵詞]會計工作；電算化；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.143

[中圖分類號]F232；G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01

會計檔案作為經濟活動中產生的一種經濟資料，對經濟活動的正常運行起到了重要作用。隨著社會的進步和科技的發展，會計工作越來越便利，會計人員由以前的手工操作逐步向現在的電算化方向轉變。電算化會計檔案主要是指會計電算化方向所形成的會計數據，與以往的會計手工檔案相比較，其主要是應用計算機存儲相關數據，極大地方便了會計資料的存檔與查詢。但是，由于我國的會計電算化興起較晚，還處于摸索階段，在電算化會計檔案迅速發展的同時，諸多問題接踵而至。

1 電算化會計檔案管理中存在的缺陷

在會計電算化的影響下，許多單位的會計工作都走向了正規化的軌道，但電算化畢竟是一種新興事物，在大規模的電子檔案管理中仍然會出現很多問題。其一，部分單位沒有會計電算化檔案管理應用方面的經驗，會計電算化檔案管理制度存在不規范、任務模糊不清的問題。使用會計電算化后，許多單位的領導只看重核算部分，而略掉同樣重要的管理部分，導致會計檔案雜亂無章。其二，電算化會計檔案管理工作的重要性未能體現。電算化會計的檔案優勢未被認知，部分企業的財務人員仍然慣用陳舊的會計檔案管理方式，對電算化會計檔案管理的實際操作還不熟悉，常常只通過計算機輸出會計報表、賬簿等，而沒有重視數據的更新、存檔和保護，導致系統信息缺失，為后期查詢造成不便。

另外，由于許多會計人員并沒有長期接觸會計電算化工作，其自身的專業技能和經驗都沒有有效提升，計算機應用能力也不強，導致業務綜合能力不強，影響電算化會計檔案管理工作的順利開展。

2 電算化會計檔案管理中可采用的一些措施

2.1 建立和完善相關管理制度

當前，電算化會計檔案管理的保管和歸檔制度還有待完善，必須建立嚴格的管理制度，分別對檔案的保管方式、歸檔內容、歸檔類型、鑒定用途、載體類型以及保護措施等方面作出規定，并嚴格執行，保證歸檔數據及時、完整和安全，嚴格監控操作過程，出現問題及時糾正，保證檔案信息的質量。

2.2 提高對電算化會計檔案管理的意識

首先要更新觀念，逐步重視會計電算化的檔案應用，以取代傳統方式，投入重金建立完善的電算化會計檔案管理系統，保證系統可靠運行。同時，在電算化會計的檔案管理室配置監控設施，為會計檔案的安全性打下基礎。

網絡時代危機四伏，為減少電腦與網絡給電算化檔案帶來的傷害，避免會計數據的泄露與人為修改，要在購買會計軟件時，選擇有會計檔案管理輔助功能的電算化軟件，以便及時修補和維護系統漏洞，為開展電算化會計檔案管理工作做好軟件準備。

最后，轉變管理意識，將電算化會計檔案管理工作視為財務工作中的一個重點環節，讓專業人員從事電子檔案的收集、整理、歸檔與查閱工作，保障會計檔案的完整性，以利于信息使用者快速方便地查找到相關數據，使電算化會計檔案真正發揮作用。

2.3 加強對電算化會計檔案的保護

計算機上的會計數據很容易被不法之人侵入，肆意篡改會計信息，因此，要加強各單位電算化會計檔案的保密管理。首先，各單位內部的會計人員之間、不同崗位之間要做到相互制約，以防非本職責的會計人員使用電算化造成會計數據錯誤。其次，要對會計電子檔案設置高級別的密碼，使無關人員無法進入系統，從而防止另有企圖的人進入會計電子檔案篡改會計數據。

再次，要做好備份工作。把整理好的電子會計檔案備份到電腦的存儲盤中，同時使用準時備份與自動備份兩種功能，不僅在電腦中備份，還要在移動硬盤中備份，或刻制光盤。存放在電腦中的數據要備份兩份，一份放在電腦的存儲盤中，另一份放在電腦的備份盤中，這兩份會計檔案要由專業的檔案人員分類保存在單位的檔案室與會計電算化中心，以保證會計檔案的安全性。要注意檢查電算化設備存儲盤的使用容量，按時檢查、復制和更換，以防因存儲盤存滿造成數據無法保存的現象。

最后，在會計電算化操作中所做的每一步都要讓電腦自動記錄下來，設置密碼保護，以方便審計檢驗系統準確查出數據。除此之外，還要加強電腦網絡安全管理，只有加強網絡安全管理，才能擁有一個安全的網絡環境，才能確保會計數據的正確性。

2.4 重視會計從業人員的教育培訓

電算化會計檔案的質量，最終依賴于操作人員的業務能力和素質，因此，要吸納和培養會計專業能力強、具有較強計算機應用和維護能力的人員，對在崗會計人員、系統維護人員等進行定期的專業技能培訓、法律知識以及職業道德素質培訓，使其不斷提高法律意識和責任意識，從而更好地為財務檔案管理信息化發展提供服務。

3 結 語

電算化會計作為新興時代的產物，與傳統的會計檔案仍有一定聯系。這就好比傳統的會計檔案是一個載體，現如今的電算化會計檔案就是它孕育出來的一個生命，它預示著會計以后的發展方向會更加規范，更加便捷。因此要充分發展電算化會計，做好電算化會計檔案管理工作。

主要參考文獻

[1]劉潔，顏國新，王蕾.電算化會計檔案管理工作芻議[J].山西檔案，2014（2）.

第3篇：歷史檔案工作計劃范文

一、認證檢查簡介

目前，邵陽市直一、二級機構有近200個單位檔案工作規范化管理未達到省二級以上標準，為促進這些單位檔案工作發展，我局決定2012年開展市級標準認證工作，納入全年工作計劃，并經市委常委會議研究同意，納入“檔案工作規范化管理年”活動一項重要內容。年初，在印發的《邵陽市檔案工作規范化管理年》（邵檔發[2012]2號）中推出市級認證標準，文件中確定“8月為評估合格認證月”。6月，我局印發了《關于開展首批檔案工作規范化管理合格認證檢查的通知》（邵檔業[2012]4號）文件，首批確定134個單位為合格認證檢查對象。8月份，全局領導、干部分成6組開展合格認證檢查。截止目前，一共檢查了99個單位，達到市級合格標準有50個，限期改正有49個，其中書面限期改正28個，口頭限期改正21個，較好地促進了基層單位檔案工作的發展。

二、認證檢查的特點

1.追究性特點。根據《檔案法》第六條規定“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業，對全國的檔案事業實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導”，《檔案執法監督檢查工作暫行規定》第八條規定“縣級以上檔案行政管理部門對各自管轄范圍內檔案法規的貫徹實施情況進行監督檢查。檔案執法監督檢查應與檔案業務工作密切結合，檢查的內容和重點應根據檔案法規實施的情況具體確定”。為此，我們按“檢查的內容和重點”結合本地的實際情況，加大對基層單位檔案工作薄弱環節的監督指導，以認證的形式，重點檢查薄弱環節，促進工作發展。這樣，依法檢查，合格底線，不容打折。凡是認證不合格的單位，依法追究，限期改正。認證檢查與其他檢查有明顯的不同，非淺嘗輒止，而是追究到底，直到合格。追究性特點，提示我們“開弓沒有回頭箭”。

2.必檢性特點。凡未達到檔案工作規范化管理省二級標準以上的單位，都在合格檢查認證之列，一改過去對那些檔案工作管理差的單位沒有一個較硬的措施來監督的局面，“江邊洗蘿卜，一個個來”。同時也強化了檔案行政管理部門的職責，就是不能容許檔案工作不合格的存在，沒認證的必須檢查認證，不合格的必須抓緊改正。合格認證評估借鑒《湖南省檔案工作規范化管理標準》的評估模式，按照《邵陽市檔案工作合格標準評分細則》的內容全面檢查評估，集檢查、監督、指導為一體，采用100分制，其中組織管理20分，保管保護25分，基礎業務工作35分，開發利用20分。通過聽、看、評、議等程序，將認證檢查情況向被檢查單位反饋。必檢性特點，告訴我們檔案行政管理部門贏得了“發球權”。

3.強制性特點。認證合格除評估總分要求在60分以上，還強調必須具備3個條件：一是必須健立健全檔案管理各項工作制度。如檔案工作人員崗位職責、保密、庫房管理、安全保衛、查閱利用、立卷歸檔、電子文件歸檔管理等制度，缺一項扣0.5分，缺3項制度（含3項）的為不合格標準。二是必須不存在安全隱患。三是必須各門類檔案整理達到80%的記分比例。如文書檔案、業務或專業檔案、會計檔案、基建檔案、特殊載體檔案等門類檔案整理規范（10分），每門類檔案整理計2分。這3條是檔案執法監督下達整改通知前提條件，10項行為所涵蓋的內容，我們從中選擇這3條，是基層單位普通存在的薄弱環節，把它作為合格認證檢查的重點，也是單位必須做好檔案工作的底線。同時，也是我們開展認證工作的底氣，具有較強的強制性。強制性特點揭示認證檢查的底線和底氣所在。

三、認證檢查的意義

1.加大依法行政力度，形成長效機制。合格認證檢查的推出，檢查對象廣，按《檔案法》規定屬地管理的原則，任何單位無一例外，對檔案工作規范化管理未達到省二級以上標準的單位都有了約束機制。檔案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓勵爭創省二級以上標準，使檔案工作監督指導得以全面展開，具有追究性、必檢性、強制性三大特點，加大了依法行政的力度，并且合格證不搞終身制，3-4年復查一次。由此，激活整個認證體系，形成了對基層單位檔案管理長效的監督機制。

2.促進平衡發展，消除死角隱患。我市共有省特級檔案室 28個，市直單位省一級檔案室65個，而還有為數不少的單位沒有達到省二級標準，檔案工作缺乏爭先創優、上等達標意識，發展不平衡。開展檔案合格認證檢查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要進行認證，這樣對后進單位有較大的促進作用。確保合格的底線，單位再無理由借口，推諉不動，停滯不前，促使全市檔案工作全面、平衡發展。特別是消除了基層單位檔案工作存在的安全隱患，以及《檔案法》難以輻射到的死角。

3.完善認證體系，打造高低呼應的格局。檔案工作認證管理，是國家檔案局在《加強對基層單位檔案工作的監督指導的意見》文件中，給予充分肯定的一種監督指導方式。但僅有的《湖南省檔案規范化管理標準》的自愿申報認證模式，尚不足以推動工作全面開展，新建立的市級標準合格認證檢查模式，能彌補省級上等達標輻射面的不足。省、市標準一高一低，一柔一剛，這樣就自然形成高低呼應、剛柔相濟的認證格局，使認證管理體系更逐完善。

四、認證檢查的不足

1.出臺模式還不夠規范。合格認證工作在今年全市檔案工作會議上進行了部署安排，合格認證標準在《邵陽市檔案工作規范化管理年》文件中推出，而沒有單獨行文，相應的認證管理辦法，由于種種原因沒有及時跟進，合格認證管理辦法正式出臺，要爭取市委、市政府兩辦的名義，甚至以市政府的名義印發，這樣文件出臺規格高，執行力度大。

2.宣傳、行動還不夠深入。合格認證工作是我市檔案工作的一項新生事物，市直動了，縣區沒動，這項工作要進一步宣傳貫徹落實，統一認識，統一標準，統一行動，要努力形成合格認證大勢所趨的氛圍。同時對基層單位要掌握認證的主動權，分期分批督促他們達到合格標準。對基層單位也要相應開展以合格標準為內容的專門培訓、指導，如我局9月份組織了未合格單位開展檔案整理“三集中”立卷活動。

3.評估條款還有待完善。目前認證還處于試行階段，通過試行檢驗，評估條款有的需要調整。如評估條款中涉及當前檔案中心工作的，可隨時調整，如圍繞貫徹國家檔案局8號令，編制檔案保管期限表，圍繞民生檔案工作，開展家庭建檔工作，這些工作有的只是一時的。所以，今后修改時以“檔案中心工作或當前檔案工作”靈活設置考評欄目為宜。

第4篇：歷史檔案工作計劃范文

一、電子檔案管理的原則

1.1“前端控制”原則

考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會造成部分的重復勞動。因為電子文件在歸檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進行標引工作，這無疑是增加了勞動量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質文件管理系統中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。

1.2“全程管理”原則

根據電子文件的特點，必須建立一個完整的管理體系，即對電子文件從產生到永久保存或銷毀進行全過程和全方位的管理，以確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。

電子文件全程管理原則具體應該體現在電子檔案管理體制與模式的確定、管理系統的設計與運行、管理制度的內容和執行等方面。以電子檔案管理系統對文件流程， 各階段的管理和監控為例：設計的系統應對產生于機構內部各部門及其應用系統上的電子文件進行統一的歸口登記、分類、鑒定，同時監控和記錄針對文件的一切操作，如文件的創立、登記、修改、審核、簽署、分發等。

二、電子公文的真實性保障

判斷傳統文件的真實性，主要考察兩個方面：一是文件載體的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具體的文件內容、字體、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。只要其中的任何一項發生了變化，就可以對文件的真實性表示懷疑。但判斷傳統文件真實性的準則并不適用于電子文件，因為一是電子文件的載體與其信息是可以分離的，載體的不固定性，使得電子文件不再具有傳統意義上的“原件”的概念；二是電子文件的更改可以不留痕跡，復制起來真假難辨，處理過程又具有隱蔽性。因而判斷電子文件的真實性必須更多地著眼于其內容的真實性，主要是認定文件是否就是當時當人當事形成的，主要關注的是其本質的要素保持不變。國際上的一般做法是采用法定程序對電子文件的生命周期進行全過程管理，并通過技術措施和管理制度，組成一個貫穿電子文件從生成、運作到處置全過程的安全“通道”，以此來保證數字信息的真實可靠性。在目前的技術條件下，一般可采取的措施是：

2.1在計算機系統中設置安全防護技術措施

一是建立對電子文件操作者的身份識別與訪問權限的控制，防止非法侵入。

二是設置操作日志 自動記錄實施操作的人員、時間、內容等。

三是對電子印章、數字簽署等采取防止非法使用的措施。在國家立法機構正式頒布有關電子簽章的法律實施之前，對只有簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子文件簽章。

2.2身份識別技術

身份識別技術主要用于正確識別通信用戶或終端的個人身份。最常用的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶的身份。通行字一般由數字、字母或特定的符號組成、只有本人和所使用的計算機知道。當合法用戶要求進入系統訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機會將這個通行字與存儲在系統內有關該用戶的資料進行比較驗證。如果驗明他為合法用戶，就可接受他對系統進行訪問；如果驗證不合法，計算機就會拒絕該用戶對系統進行訪問。

2.3防寫技術

將數字信息文件設置為“只讀狀態”，在這種情況下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其作任何修改，可以有效地防止用戶更改數字信息內容，從而達到保護其真實性的目的。

三、電子公文的完整性保障

傳統文件的完整性保障主要是通過鑒別文件最初形成的信息內容和載體是否被破壞過，是否保持著作為證據所要求的各要素。而電子文件的顯示，卻隨著使用軟件的不同，其外觀可能不一樣，再加上電子文件的信息與其載體又是可以分離的，因而使得傳統文件完整性的判斷標準不再適用于電子文件。

四、電子文件的可讀性保障

電子檔案來自各個方面，來自各立檔單位，往往是在不同的計算機系統上形成的。其內容格式及數據結構不盡相同。這種差異必然導致在利用過程輸出時所使用的技術與方法的不同。又由于計算機技術的飛速發展，電子公文形成時所依賴的計算機軟硬件技術不久就有可能過時，以致新的軟硬件無法讀取原先存儲的數據，所以為保證數字信息檔案長期可存取性，建議采取以下幾種措施：

4.1采用通用技術

目前，電子公文的形成方式多種多樣、很不統一，這將給今后利用工作帶來許多的困難。所以在電子文件歸檔時，應把屬于特殊格式的電子文件轉換成通用的文件格式；或將電子文件建立在通用的數據平臺上，以消除由于技術不同或技術過時所帶來的影響。一般文字型電子文件以ml文檔和rtf、tt為通用文件格式；圖像電子文件以jpeg、tiff為通用格式；影像數據以mpeg、avi為通用文件格式；音頻電子文件以wav、mp3為通用文件格式；多媒體音像數據以mpeg、avi為通用文件格式。

4.2打包保存法

打包保存法就是在保存電子文件的同時，將與電子文件相關的軟件及其應用系統一并保存，并與電子文件存儲在一起。在使用該電子文件時，可運用與該電子文件存儲在一起的這些軟件系統進行讀取。此法一般是針對那些無法轉換為通用文件格式的電子文件， 如用音頻設備獲得并經過計算機處理的動態影像文件，應注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。

4.3拷貝法

拷貝是在原來的技術環境下，適時重寫信息數據，防止由于存儲載體物化性能變化而引起的信息丟失，這也是電子文件長期保存的一種基本方法，此法目前已大量地應用于磁盤、光盤、磁帶檔案信息的長期保存上，但它不能解決電子文件由于計算機軟硬件過時所引起的長期保存問題。

五、電子文件的安全性保障

建立健全科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環節堵塞信息失真的隱患，這也是確保電子信息檔案真實可靠的重要措施。

5.1建立安全管理制度

電子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿進行。因此對參加電子文件制作和參與管理的人員必須加強管理，以防不測。必須制定一套人人都應遵守的安全管理制度，以約束涉及電子文件與電子檔案人員的行為。實踐證明，良好的安全規范是保證數字信息安全的一項極為重要的措施。

5.2加強對電子文件制作和管理人員的管理和教育

在電子文件的安全管理過程中，僅靠制度是不夠的，還必須加強對涉及電子文件人員的管理和教育。通過宣傳教育或短期培訓等途徑，提高他們對保證電子文件和檔案真實、可靠重要性的認識，提高他們科學管理電子檔案的素質，增強他們工作的責任感，并樹立一絲不茍的工作作風。

第5篇：歷史檔案工作計劃范文

1.1減輕了歷史檔案的損傷我國農業科研工作起步較早，農業科研檔案的保存工作也同時起步，因此檔案室內的部分科研檔案具有一定的存儲歷史，有的檔案儲存時間已有50~60a，紙張的質量與字跡都已經發生了改變，每一次翻閱都可能會造成一定程度的損壞，但是又不能一味追求保存而不參與借閱，致使檔案失去存檔價值。檔案數字化管理的應用，在一定程度上減輕了對歷史檔案的損傷，將檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，形成一個有序結構的檔案信息庫，既提高了查閱速度，又避免了對非目標文件的翻閱，在一定程度上保護了檔案。

1.2防止丟失與排放混亂檔案管理工作自檔案材料交接到檔案工作者手中的時候就正式形成了，并在規定程序下對檔案進行移交、存檔，每一份檔案都有自己所在位置與范圍，錯放、丟失都會影響檔案管理工作。因此，檔案一經存檔，就要確保其所在編目位置，盡量避免錯放，以減少混亂現象發生；在對檔案進行錄入后，只有成為目標文件時才會被查閱，減少查閱該文件時與其他相似文件混淆。而利用計算機系統直接對電子檔案進行查檔，檢索系統直接生成文件內容，可以有效防止檔案的混亂排放，減少丟失現象的發生。

2提高農業科研檔案數字化管理水平的主要措施

2.1建立健全各項規章制度農業科研單位在遵照國家相應法律法規規定的前提下，制定適合本單位實際情況的檔案管理制度。一方面，使檔案的收集、整理、立卷歸檔，保管、統計、借閱、利用以及安全、保密等各個環節有章可循，有力地促進檔案管理的規范化，方便檔案管理工作進行量化考核；另一方面，提高檔案管理的保密力度。進一步提高管理人員的責任意識，牢固樹立“保密工作無小事”的觀念，在實際執行中，不斷完善規章制度，確保農業檔案管理的規范化、制度化。

2.2加大投入力度，配備相應的硬件設施傳統檔案基本上是以紙質或照片的形式存在，需要通過錄入、掃描等工作進行數字化處理，才能生成數據庫資源進行儲備，最終實現檔案的數字化管理。因此，現代化硬件設施、電子設備等資源是檔案數字化的基礎。要及時配備檔案管理所需的設備，并對老化的設備進行更換，充分發揮現代科技在檔案管理中的作用。而對檔案管理的投入程度，直接反映出對此項工作的重視程度，這就需要農業單位的重視，作為一項系統工作來抓。

第6篇：歷史檔案工作計劃范文

檔案綜合管理工作檢查中，我行領導為此特別組建了分管領導小組，并制定了《檔案綜合管理工作檢查考核標準》，主要從檔案保存狀況、歷史檔案保存、檔案保存環境、檔案存庫情況等方面進行考核，并對行政管理部、基礎業務、室庫建設、開發利用四大部門，檔案管理工作進行了詳細的安排部署，成功制定計劃后，將考核標準下發到各部門負責人。

專項工作中，行政部門為了更好落實檔案管理工作，成立了檔案工作領導小組，并確定了行領導分管，并確立了辦公室負責負責人管理工作。并積極幫助其他部門解決檔案管理工作中產生的問題，同時根據工作變動靈活調整檔案工作小組成員。為了保證各部門工作的有序進行，制定了檔案工作計劃，安排和總結了各階段工作情況。為了提升全體檔案員的專業知識，行政部門還開展了專業培訓活動，組織開展業務活動，加強檔案員業務繼續再教育培訓學習。在強化內部管理的同時，建立了分行簡直檔案員網絡，并經常對我行轄管機構檔案工作進行監督指導。

為了確保分行檔案工作正常開展，各分行均成立了分行檔案管理機構，明確了各分行職責范圍，并且各司其職保證工作的有序開展，同時以此活動為契機，加強對內部管理的綜合治理，使檔案綜合管理達到省級標準，并且盡一切可能的保證成績不滑坡。為了了解各行情況，總行及統計檔案局領導均進行了監督指導工作，各行也積極與之建立業務聯系，并且都較好的解決了業務上的各種問題。

“沒有規矩，不成方圓”為了更好的促進檔案工作的有效性，我行同時加強了對檔案制度的不斷完善，強化了對檔案員的約束工作，保證了檔案人員對工作的忠誠度。同時，完善了獎懲制度，對有突出成績的檔案部門或檔案人員都給予表彰或獎勵，帶動了員工的積極性，變被動為主動，更加有效的完成了檔案工作。

工作中，對基礎業務版塊主要從文件保存質量進行了詳細的考核工作，基礎業務的各部門都較好的完成了檔案管理工作，均按時完成了檔案資料的整理歸檔工作，未出現文件積壓現象，并且所保存的文件材料都能夠保持較好的質量。并且均對各種門類、載體的全部檔案及檢索工具實行了集中統一的管理，全部文書檔案實體和主要專門檔案實體及各種檢索工作實行了集中統一管理。并且保證了各類檔案整理組卷準確，卷內文件排列系統，編號符合要求，裝訂也非常整齊牢固。同時各分行均更具各行的實際情況，制定了適合他們的分類方案，案卷的排列編號也均符合要求。

工作中，為了保證室庫建設符合檔案存放條件，我行對專用室庫進行了詳細的規劃，做好了庫房、辦公、閱覽三分開，合理布局，更加便于工作，并且建立了專用庫房，辦公、閱覽合為一體，以及庫房、辦公、閱覽三位一體的室庫，更加確保了檔案存放條件的合理化。在加強建設規范化的同時，還對檔案庫房的清潔進行了檢查，做好了“八防”措施落實，并確保有庫房、箱柜指引圖。并對檔案箱柜的排列及規范進行了考核，同時對庫房配備空調、抽濕機、溫濕度計以及綜合檔案室的計算機、收錄機、刻錄機、照相機等設備進行了核查。設備進行了核查，保證庫房溫濕度達到國家規定標準。

第7篇：歷史檔案工作計劃范文

關鍵詞：數字檔案館 電子公文 業務素質 規范化

數字檔案館應組織對數據的有效訪問和查詢，使用戶可以通過網絡對數字化檔案信息（包括目錄、索引和全文）進行查閱。因此，數字檔案館的建設是一個長期、艱巨、滾動發展、技術難度相對較高的系統化工程，并且需要采取總體規劃、分布實施的策略來開展。

一、數字檔案館目標

從信息化建設的全局高度出發，針對檔案信息集成化管理的需求進行系統設計、系統開發、系統開發和搭建數字檔案館的基礎運行平臺等基礎性建設工作；目標是整合各類檔案資源，實現數字檔案資源的集中、統一和規范化管理，實現電子公文的網絡化鑒定、歸檔、分類、接收、存儲并按照使用權限提供網上檢索利用，在標準規范、軟硬件平臺與系統、數字資源的開發、保存與利用等方面積累成熟的管理模式和工作方法，我數字檔案館的滾動發展奠定良好的基礎。

1、網絡服務器基礎設施建設。

目標是監理穩定可靠的支持數字檔案信息安全保存、方便管理和高效訪問的網絡安全服務平臺，包括不間斷電源、防火墻、隔離集線器、網絡設備的購買、安裝、調試與配置，以及用于網絡安全管理網關軟件、入侵檢測系統、網絡版防病毒軟件等基礎軟件系統的建設。

2、檔案資源接收處理、統一存儲與服務利用的集成化運行環境的建設。

包括應用服務器、數據庫服務器、文件服務器、Web服務器、數據存儲服務器（包括網絡在線存儲及備份、離線存儲與備份）以及數據庫管理系統和部分應用軟件系統等的購買、二次開發（集成接口和個性化開發）、實施、測試和運行維護等。

3、建設電子公文實施歸檔的系統。

初步形成文檔一體化歸檔模式和基礎運行體系，開展網絡歸檔方案設計，制定電子文檔一體化歸檔標準、規范，確定電子檔案的保存格式及顯現方式，與辦公自動化系統進行集成，實現電子公文的網絡化鑒定、歸檔整理、移交接收、存檔保存目標，通過開發必要的接口圓形系統，為實現電子文件的網絡一體化歸檔奠定基礎。

4、館藏檔案數字化加工機器資源的綜合管理。

結合學習檔案館現有的館藏情況，開展對重要的急需保護的和利用率較高檔案進行數字化，包括歷史檔案、需要搶救的紙質檔案（自己模糊不清晰、圖紙等）、找平檔案、聲像檔案以及利用率較高的資料檔案等，建立館藏數字化加工的技術標準體系，規范數字化過程的工作流程，實現館藏數字化形成的數字檔案與電子文件歸檔后形成的電子檔案的集成管理與統一存儲。

5、建立檔案館內部的集成化信息管理平臺（檔案館內部業務系統）。

整合館內所有門類的檔案信息（包括黨群、行政、教學、科研、基建、會計、聲像、人事等），實現館內檔案信息的集成與共享，為檔案館內部的集中、統一、規范化管理，為檔案工作人員開展檔案的收、管、用提供現代化管理手段和方法。

6、建立檔案信息服務網站（檔案館對外服務系統）。

通過對現有網站系統進行改造，將開放檔案信息、檔案編研成果等進行綜合整理，按主題進行系統化整合并與檔案信息服務網，為各部門檢索查詢開放檔案信息提供網絡化服務；將各部門需要經常查閱的檔案信息按權限分為立檔單位提供網上查詢系統。

7、綜合數字檔案館項目的開展，培養檔案館的開展現代化管理的擁有綜合能力的高素質人才隊伍。

通過項目實施、應用培訓等調動檔案館內部業務管理人員和計算機應用與維護人員主動學習的積極性，提高檔案館現有人員的計算機應用水平和現代化管理水平，為檔案館未來開展現代化管理積累技能更全面、業務素養更高的人才資源；通過理論學習和實踐操作，總結現代檔案管理的思路和方法，在國內檔案期刊和重要學術會議上發表高水平的學術論文。

二、系統范圍與任務

數字檔案館的網絡、服務器基礎設施及信息系統的建設方案與系統實施的范圍有密切的關系，因此首先應根據項目目標與經費等確定數字檔案館的實施范圍。

1、系統建設范圍、

（1）業務范圍。數字檔案館中檔案管理信息系統的建設將支持檔案業務工作的信息化方式開展，包括電子檔案收集、整理、移交、接收、歸檔、管理、查詢、借閱、利用、轉檔、銷毀等覆蓋檔案工作全過程的業務活動；支持各業務部門辦公自動化系統與檔案管理信息系統之間的業務流程集成、信息共享與數據同步的自動化處理。

（2）檔案信息范圍。檔案管理信息系統中的檔案信息應包括檔案館接收和保存的各門類檔案的案卷目錄、卷內文件目錄同步的自動化處理。

（3）接口信息范圍。實現檔案工作與各歸檔單位之間的業務集成與共享信息一次錄入多次使用及交叉信息的同步更新。

（4）系統日志信息（系統使用過程信息）范圍。包括各類用戶使用檔案管理信息系統過程中詳細跟蹤記錄，并根據需要提供對信息系統使用過程中的日志信息進行分析、統計，提供輔助管理。

（5）系統用戶范圍。支持檔案館各部門業務工作者開展檔案館內部的各項業務工作，包括檔案數據的增、刪、查、改、統計、打印、轉入、轉出等；支持檔案館領導對檔案信息系統中檔案信息和日志信息的綜合查詢和統計等。支持其他部門工作人員通過網絡查詢檔案信息；至此后檔案館的技術支持與服務人員通過網絡對系統進行安裝、配置、運行、維護、數據批量轉入轉出、數據備份與恢復、系統備份與恢復、用戶授權等。

（6）系統功能范圍。的哪敢管開展需求分析提出的系統功能作為約束系統的功能范圍。系統建設的某一階段需要在鎖定需求的前提下，規劃系統功能。

2、系統建設的任務。

（1）確定系統目標。明確系統建設的任務、范圍和總體需求，制定項目工作計劃。

（2）需求分析工作。對現有應用系統進行現狀分析，進一步將檔案管理的詳細業務流程、信息管理需求、接口需求等進行明確，由開發方與需求方密切合作、碎石溝通，鎖定檔案信息系統建設的需求。

（3）詳細設計工作。在需求分析結果的基礎上，開展檔案管理信息系統建設的詳細設計工作，主要由開發方完成，需求方確認。

（4）系統開發與測試工作。

（5）用戶測試與系統試用。

（6）系統實施工作。

（7）系統運行維護、升級和改進。

第8篇：歷史檔案工作計劃范文

關鍵詞：臨床教學；教學檔案；教學管理

【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-7526（2012）12-0434-02

教學檔案是在教學管理、教學研究、教師教學和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、電子文本等不同形式的文件材料或信息載體，它是教學活動過程中的真實記錄。狹義上，教學檔案包括教學文件、課件、教案、試卷、試題、論文、輔助教材、圖書等；廣義而論，除上述資料以外，還包括“教師”、“學生”、“專題性網絡課程”、“專題輔導”、“問答”、“作品”等資源。教學檔案管理不只是為了收集、整理、借、存、管理教學過程形成的有價值的文件材料，更主要的是給教學決策、教學管理、教學科研提供良好的服務。在臨床教學中，教學檔案對臨床醫學教學工作的影響不可估量，值得臨床醫學教學工作者高度重視。

1 教學檔案在臨床教學中的作用

1.1 提高臨床教學質量與水平：教學質量好壞的評價形式主要以學生、同行及專家的評價為依據，是在教師教學質量檔案（如教案、課件、問卷表格等）的某礎之上，加上同行評教、學生抽樣調查、考核等手段實施的。教學水平的提高也要依據教學檔案，尤其是對既往教學成功經驗和失敗教訓進行分析總結。因此，教學檔案的質量，并可反映臨床教學質量.并可為教學水平的提高提供重要參考依據。

1.2 為改革教學手段和方法提供素材：教學手段與方法的優劣，直接影響教師的教學質量與學生學習積極性。現代電子信息網絡技術的運用使我們積累豐富的電子教學檔案成為可能，包括紙質、電子、實物等形式在內的完整的教學檔案，可以為教學手段與方法的多樣性、形象性、生動性改革提供豐富、便捷的素材；豐富的電子教學檔案可以通過電子網絡成為共享資源。教學檔案為教學改革、教學活動提供了必要的依據和豐富的經驗。因為檔案記載了歷年教學工作積累下來的寶貴經驗，更是進行現代化教學、規范化管理的重要根據。充分利用教學檔案，是促進提高教學管理水平的重要手段之一。

1.3 為教學管理與評估提供依據：教學檔案對教學管理的作用是眾所周知的；評估是管理的重要方式，在教學評估中，評估的大部分材料來源于教學檔案，教學檔案資料的充足與完善與否對評估的結論有很大的影響。根據教學計劃書、教學大綱、學生人數來制定教學工作計劃和教學計劃，合理地安排教學內容與師資力量，抽出合適的臨床醫師進行脫產帶教是教研室教學管理的主要任務，而這一切都離不開教學檔案。教學檔案是科學研究的基礎和條件。科學就是對某一現象的學科領域所特有的某一矛盾的研究，一切科學都是研究事物發展客觀規律現象。無論是研究哪一領域，首先者必須只有材料，這是不可缺少的重要條件。那么，檔案是原始記錄，它就是為進行醫學教育研究，繼承教學研究的成果，吸收有益的經驗教訓提供原始資料，以便管理工作人員從檔案資料中熟悉和掌握各項工作的關系和來龍去脈，為我們更進一步研討教學工作中的規律，使教學管理工作逐步向科學化、規范化、標準化的推進提供有效依據。

1.4 為編寫教材、撰寫論文和教育名人事跡提：供原始材料教學檔案真實的記載了教學和科研發生、發展的全過程，為撰寫論文提供真實而很有價值的參考文獻資料。教學圖片、照片、錄像、課件、圖書等資料不但為教師備課、制作教學課件提供了豐富的素材，而且可為編寫教材、撰寫論文提供重要的參考資料。教學檔案也是編寫教育名人先進事跡的第一手史料，它詳細記載著“名師”的教學理念、教學方法、學術成果、先進事跡等。

2 臨床教學醫院在教學檔案管理中存在的問題

盡管教學檔案在教學工作的各方面起著很大的作用，但在實際教學活動過程中，教學檔案的作用仍沒有得到充分的發揮。臨床教學醫院教學檔案管理存在下列問題。

2.1 教學檔案管理設備陳舊：現代化的教學手段要求現代化的工具收集和管理教學檔案，以往將教學檔案資料用手工進行處理、以紙質形式保存不符合現代化教學的要求。臨床教學檔案資料絕大部分來源于臨床教學過程，許多授課教師同時又是臨床一線的醫師，雖平時在臨床工作中他們遇到許許多多典型的教學病例或可用于教學的標本素材，但要收集這些教學素材，往往苦于找不到相應的工具（如數碼相機或攝像機）而流失。

2.2 教學檔案資料收集不及時，影響教學檔案的完整性、連續性：臨床教學檔案絕大部分來源于從事臨床教學工作的教師和在院學生。一方面，由于擔任臨床教學的教師還肩負著繁重的醫療、科研任務，醫學學生由于醫學課程設置量大，同時兼有基礎課程學習和臨床生產實習任務，常常導致教師和學生本人撰寫的文件材料只有單份，在沒有收集之前，長期保存在教師和學生個人手中極易丟失。同時，擔任臨床教學的教師大多是從臨床醫療一線臨時脫產進行教學，生產實習的在院學生也是輪科實習，導致了他們流動的頻繁性，如不及時收集，將容易引起流失和各學年教學檔案的不連貫。

3 加強臨床教學醫院教學檔案管理的建議

3.1 強化教學檔案管理意識，健全教學管理制度：加大檔案管理的宣傳，對教學工作人員強化檔案信息的保密、傳播和更新轉換意識，使教學領導或教學工作人員對重要的文件資料及時歸檔。在人員調離崗位時，應進行交接手續，使這些寶貴教學檔案資料不遺失或被隨意處理。

3.2 做到定期收集和隨時收集相結合，確保相關材料的齊全完整：對教學指導性的文件、各種教學規章制度性文件、教學通知、教學計劃、教學總結、教學周歷、教案、講稿、課件、試卷、試題庫、試題分析、教學活動記錄、作業、成績表、病歷書寫記錄、教學素材等資料做到隨時收集，對教學課題申報原始記錄、論文、教材、圖書、師資管理、學生管理等材料定時收集。對一些重要教學工作和重大教學活動及時保存完整材料并整理相關記錄。

3.3 檢查遺缺，及時補漏：定期檢查檔案材料，如發現應有而缺少的教學檔案資料，應及時通過各種形式收集補齊，使之齊全完整。

3.4 充分利用現代檔案收集管理器材，確保檔案收集的完整：文獻檢索主要依據書目、索引、文摘、傳記資料和專題綜述及工具書、復印稿件、網絡資源等工具來完成。檢索的文獻通過拷貝、復印、專題索引等方法來整理、分析，并不斷的加以積累進行歸檔處理。臨床教學活動中有如集體備課、授課預講、專家示范性教學、課外輔導、臨床見習帶教的示范演示及生產實習臨床基本技能操作示范操作，除有教學活動記錄外，還應對教學活動過程中教師的教學行為、學生參與教學的狀態及師生互動的狀況進行攝影、錄音、錄像，制成圖片、影像、錄音帶作為教學歷史檔案資料保存。醫學院校的教師隨時將平時適合于臨床教學的文獻資料、圖片、影像等進行及時整理并不斷的積累保存，為日后的教學備課、編寫教材、撰寫論文提供素材。

3.5 嚴格把關，確保教學檔案質量：教學檔案文件應定時檢查質量，對所有規范的文件統一格式，如時間、文章標頭、文尾的落款等。并對檢查出來的質量問題及時解決。

3.6 合理歸檔，系統排列：教學檔案應按學年度與年度進行分別歸檔，以利于檔案的立卷和卷寫目錄。對紙質的教學檔案（照片、書籍等）應防蟲防潮保管，非紙質的（光盤、軟盤錄像帶）應妥善防磁防濕保存。

3.7 高校教學檔案收集四法則

3.7.1 常規收集法：是通過教學管理部門和教學業務機構，將教學工作活動中產生和處理完畢的檔案材料，由產生與形成的單位或個人，按照學校檔案部門的歸檔要求，在規定的時間內向檔案館（室）移交。完成這種方法，要具備以下具體的完整的配套實施方法：指定各類檔案材料的歸檔范圍和要求；規定歸檔的工作程序和手續；建立教學檔案工作網絡，明確直接向檔案館（室）歸檔的單位或部門負責人名單和職責范圍；規定立卷（件）的質量標準與要求；規定歸檔的時間。這種方法是教學檔案收集中的主渠道。

3.7.2 零星收集法：是對教學工作網絡中規定的單位與部門不能按時完成或遺漏的檔案材料的收集。這是對屬于歸檔的教學檔案材料的一種隨機收集方法。一般適用情形有：教學管理部門組織的臨時性大型的、重要的中心工作及重要活動；撤銷的機構，職能沒有機構代替，其工作活動中產生和形成的教學檔案材料的收集；高校教學活動中典型事件和重大教學事故。

3.7.3 積極主動收集法：即教學檔案工作機構（館、室）認真履行職責，積極主動開展收集活動和機關的檔案業務工作，并以優質、高效的工作信譽，贏得全校教職員工的信賴和支持，增強他們的檔案意識，力爭獲得收集工作的最佳效果。通常做法是：利用一切機會，采用多種形式和方法，宣傳《檔案法》和檔案工作在高校教學活動中的意義和作用，宣傳教學檔案工作的基本知識；在校內定期舉辦檔案工作講座或培訓班，培訓學校檔案網絡中具體負責積累、收集、立卷歸檔的專職或兼職檔案工作人員，不斷提高他們的檔案工作理論水平和操作技能；定期召開工作會議，交流經驗，提出解決工作中存在的一些問題，表彰檔案工作中有突出成績者；高校檔案館（室）要主動開展服務，積極為教學科研等各項工作提供利用，以完整、系統、全面的館（室）藏為他們排憂解難，幫助利用者解決問題，使他們認識到在工作中離不開教學檔案，做好檔案資料歸檔工作是他們的需要。

3.7.4 激勵協作收集法：通常采用一些做法是通過成立教學檔案管理委員會，把學校的一些主要教學管理職能部門和教學人員吸收過來，明確他們的責任和義務，使其主動地配合校檔案機構做好教學檔案工作，并將各部門教學檔案收集列入歸檔計劃，年終做通報，把平時立卷與歸檔工作作為高校教學管理部門負責人和專、兼職檔案員年終考核依據，以此激發他們的工作積極性、協作性，更好地服務于教學檔案工作。

總之，教學檔案來源于教學過程不斷積累，并能反饋到教學過程，使廣大師生受益。因此，我們要不斷加強教學檔案的收集與管理，使之充分的為教學發揮應有的作用。

參考文獻

[1] 劉濤先.曾益慈.肖自安.淺談教學檔案在臨床學科教學管理中的作用.醫學教育，2004（醫院管理版）53

第9篇：歷史檔案工作計劃范文

關鍵詞:審計檔案;信息化;系統管理

隨著計算機和通訊技術的迅速發展，現代信息技術已經深入人類社會各個方面，人們越來越重視信息技術對現有世界的改造，以及對信息資源的開發和利用。在內部審計領域尤其是工程審計方面，審計信息化水平逐漸提高，智能審計軟件和審計項目管理軟件在高校內審部門得到廣泛應用，作為審計活動載體的工程審計檔案信息化建設也提上工作日程。

一、審計檔案信息化建設的必要性

1.審計檔案信息化是審計工作發展的需要。近年來，隨著高校教學和科研事業的發展，基本建設投資大幅增加，高校建設工程具有復雜性多樣性的特點，從項目類型上看既有基本建設項目，也有維修改造項目；既有教學樓、實驗室等公用建筑，也有學生宿舍、教職工住宅等民用建筑。同時基建工程施工工藝復雜，建設周期長，很多工程需要跨年度施工。基建工程這些特點，導致工程審計檔案數量多、內容繁雜、收集時間長，傳統的手工檔案操作系統，在檔案的收集、整理、保管和利用過程中，在保證檔案的及時性、準確性和完整性方面存在很大困難，尤其是目前很多高校普遍開展了建設項目跟蹤審計，需要進行歸檔的資料除審計報告、工作底稿和工程造價技術檔案外，還包括跟蹤審計實施方案、階段性跟蹤審計報告、審計咨詢意見等。檔案載體類型也呈現多樣性特點，除文字記錄外，還包括圖紙、照片和相關影像資料。面對如此復雜的工程審計檔案,手工系統已不能適應審計發展的要求。

2.審計檔案信息化是審計信息技術發展的需要。目前，個人計算機在內部審計部門已經普及，計算機的應用改變了審計技術手段和方式，審核軟件和審計文檔自動化系統的使用，在提高審計工作效率和質量的同時，也使得審計檔案存儲介質多樣化。內審部門現有的檔案管理規范都是針對手工操作系統制定的，在手工操作已經跟不上審計信息化水平發展形勢下，內審部門必須加快審計檔案管理信息系統建設，才能適應現代審計技術發展的需要。3.審計檔案信息化是提高審計檔案利用效率的需要。審計檔案是記錄審計過程和成果的重要歷史資料，是審計活動的真實反映，為總結以往的工作經驗、制定審計工作計劃、加強審計業務管理，進行科學的領導決策提供重要的參考依據。高校基建工程大多是教學樓、食堂、學生宿舍等建筑，具有很高的相似性和重復性，審計過程中，往往需要參考以前的審計資料，進行對比分析，核算工程造價的準確性，并通過造價指標分析，評價建設項目的經濟效益情況。此外，工程審計檔案包含了工程建設過程中相互關聯的基礎資料，具有很強的完整性和連續性，學校相關部門還可以通過查閱工程審計檔案，獲得工程管理方面的的重要信息。雖然工程審計檔案利用價值很高，但在實務中，審計檔案的利用效率低下依然是內審部門面臨的嚴重問題。在手工條件下，在大量的審計文件中查閱審計資料，統計審計數據，分析統計結果都很繁瑣，給檔案利用工作帶來很大難度，造成審計檔案利用率低閑置浪費嚴重。

二、審計檔案信息化建設的基本原則

審計檔案信息化建設主要是開發用于審計檔案管理的信息系統，以及圍繞信息系統建設制定一系列制度和規范。管理信息系統一般包含四個基本要素，分別是人、信息處理器、信息存儲器和信息源。其中人的因素是指與信息系統運行有關的所有人員，包括內審部門領導，檔案管理員，系統操作員和用戶。信息處理器包括信息系統所需的計算機硬件、系統軟件、應用軟件、掃描儀等等軟硬件設備，信息存儲器包括計算機硬盤、打印設備和網絡等，需要歸檔保存的檔案資料則構成了信息源要素。進行檔案管理信息系統建設必須從這四個基本要素出發，遵循系統建設的基本原則，才能保證信息系統建設順利進行。

1.信息系統建設首先需要審計部門領導的支持。信息系統建設需要投入大量的資金、人力和物力資源，系統建成后對審計部門組織結構和管理方式還將會產生重大影響，因此信息系統建設最重要的不是技術上的問題，而是管理問題。審計部門領導必須真正認識到信息技術對審計檔案管理工作的促進作用，把信息系統建設作為部門戰略和長遠發展目標，提供系統建設所需的各種資源，在人員配備、項目資金、軟硬件基礎設施配置上予以充分保證。審計部門領導要統籌考慮并親自參與到系統開發工作中來，監督系統開發過程，并對系統的運行維護進行持續監督。

2.對審計人員進行系統知識的培訓。內部審計人員的專業優勢主要集中于審計、會計、工程等相關專業方面，在計算機和檔案方面的知識往往比較欠缺。在實務中，審計人員長期以來習慣于手工檔案操作，新的系統會改變審計人員熟悉的工作方式，迫使審計人員學習新的信息技術知識。有些審計人員不適應這種變化，在系統建設和實施過程中，會出現消極被動甚至抵制情緒。在這種情況下，審計部門領導要堅持信息系統建設，并制定必要的人才培養計劃。要在信息意識、信息知識、信息能力和信息道德等方面對審計人員進行培訓，培養既懂審計知識，又懂計算機和檔案管理相關知識的復合型人才。審計人員要充分認識到系統建設是技術進步的體現，不斷更新知識，熟悉與信息技術有關的法律、法規，了解計算機硬件軟件的配置情況，能夠熟練操作信息系統，并掌握對信息系統安全維護的技能。

3.設備配置要講求效益原則。計算機、掃描儀、打印機和網絡等設施為檔案信息化提供了基本條件。信息系統建設要結合審計檔案管理目標和內審部門實際情況，制定經濟適用的系統配置方案。在硬件設備的選擇上，除了要考慮技術先進性外，還要把經濟性作為重要參考指標。在滿足系統要求的前提下，避免單純追求高價高性能，過于復雜的設備一方面會加大資金投入，同時也會增加審計人員的操作難度，阻礙系統正常的運行和維護。

4.推進檔案信息的標準化和規范化。要規范管理首先要統一信息源的標準，規范審計檔案資料如審計報告、工作底稿、咨詢意見書等內部資料的格式，便于錄入和信息系統識別和處理。同時要建立信息系統應用的相關制度，不僅要遵循《檔案法》《審計準則》和國家有關電子檔案管理的相關規定，內審部門還要結合實際情況，制定本部門檔案信息系統運行、維護方面的規定，對電子檔案的收集、數據的錄入、處理、輸出、檢索利用、銷毀，以及系統的安全維護制定嚴格的操作規范。

三、檔案信息系統的管理

要對信息系統開發和運行過程進行全面、科學的管理，才能保證信息系統的質量和效益，提供高質量的檔案信息服務。

1.系統開發管理。信息系統建設首先要明確系統開發目標，選擇合適的系統開發方式，這是系統成功的重要因素。系統開發一般有自行開發、委托開發、合作開發和購買軟件包等幾種方式。各種開發方式都有各自的優缺點，審計部門要結合自身的業務特點，選擇適合于本部門的組織文化、業務分工和組織規模的開發方式以及技術服務方式。在開發過程中，內審人員必須認識到，系統開發不僅是軟件技術人員的事情，要滿足審計部門的實際需要，部門內所有與系統有關的人員都要參與開發過程，在需求分析、系統定義、系統目標等方面提出充分意見，并參與系統測試和驗收等環節，對系統運行過程中發現的問題及時提出合理的修改建議。

2.系統運行管理。在信息系統模式下，審計檔案管理實行雙軌制，即紙質檔案和電子檔案同時歸檔，因此手工處理檔案應遵循的規則同樣適用于電子環境。審計檔案按照審計流程同步收集，以每個審計項目為單位，實行誰審計誰立卷，邊審計邊收集，審結卷成的原則。審計人員應及時收集所審項目的文件材料，審計檔案收集要做到及時、準確、相關和完整。在項目終結時，要對形成的全部材料進行整理和鑒別，按立卷規則進行組卷編目，同時將有關資料的紙質文件和電子文件移交檔案管理人員進行保管。（1）項目審計檔案的收集。審計過程中內部生成的審計報告、工作底稿等資料，在自動化模式下一般以word或excel形式生成，這些電子文檔可以直接錄入到檔案管理信息系統。外來的送審結算文件，包括工程結算書、施工合同、施工圖、設計變更、現場簽證和隱蔽工程記錄等資料，可要求相關部門在報送資料時，隨同紙質文件同時報送電子文件，對于無法提供電子文件的，或需要保留公章的紙質文件，要使用掃描儀等設備，將文件轉化成電子形式，存儲在系統中。（2）館藏檔案的處理。內部審計部門留有大量的歷史館藏檔案，對于這部分檔案要根據實際情況進行數字化處理。數字化要充分考慮成本效益原則，檔案信息系統建設是一項耗資巨大的工程，在目前內審部門普遍人力、物力和財力緊缺的情況下，要有選擇的對歷史檔案進行數字化。要對利用率高，需要長久保存的重點工程的審計檔案進行數字化，采用掃描儀等設備將紙質文件轉化成計算機可讀的數字信息進行保存。

3.系統安全管理。信息系統通過計算機和網絡對審計檔案進行管理，存在著先天的脆弱性，最常見的威脅是對數據的非法訪問和修改，在電子環境下對文件的修改不會留下紙質文件經修改后可辨認的痕跡，增加了文件被修改后無法發現的風險。同時，意外事故、操作失誤都有可能導致檔案信息的毀壞和丟失。（1）保證信息系統安全，首先要保證系統良好的運行環境。系統環境包括兩方面，一是包括管理、制度和人員在內的工作環境，二是技術環境，與機房、設備配置、網絡結構和通訊系統有關。審計部門要制定嚴格的系統運行和維護的相關制度，加強審計人員的系統安全知識教育，強化審計人員的系統安全意識，落實安全責任認定，加強對系統安全的管理。同時，還要在軟件硬件的技術性能，以及網絡的速度和安全性方面加強建設，提供高性能的系統技術運行環境。（2）物理安全控制。電子審計檔案存儲在計算機中，除保證計算機設備的安全外，還要定期對文件進行備份。備份的介質一般是光盤，日常環境對光盤的壽命形象很大，光盤要求在無灰、恒溫的環境下保存，要防潮防高溫，防止表面劃痕，要定期檢查光盤里的內容，對其中毀損的部分要進行修復。（3）邏輯安全控制。電子檔案的真實性和完整性存在著固有風險，對技術的依賴性比較大，目前影響信息系統數據安全最主要是的病毒、黑客攻擊和非授權用戶對系統進行非法訪問和越權訪問。保證信息系統安全，在系統設計時要考慮系統安全配置，通過口令設置來限制用戶的資格和權限，防止非法訪問，同時對數據傳輸和存儲進行加密，防止非法盜取數據。在審計部門內部，要明確相關人員職責，對部門領導、檔案管理員、普通用戶按照工作權限不同，授予不同的操作權限，使用不同的身份識別。審計檔案信息化建設是高校審計部門檔案管理工作的重要組成部分，是檔案管理模式的重大變革。高校內部審計部門必須加快審計檔案信息化建設進程，提高審計檔案信息的管理效率和服務質量，改善檔案信息的安全和控制水平，使審計檔案管理工作向高度和深度發展。

作者:王立新 單位:東北大學審計處

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