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第1篇：學校檔案管理范文

近年來，中等專業院校的重要性越發顯著，其綜合辦學條件有所改善，硬件設施也越來越健全，但是由于檔案管理意識不強，導致檔案管理的基礎設施一直沒有較大的改進，檔案管理的基礎設施越來越無法與學校綜合建設形成很好的配合。檔案管理硬件設施的不完善造成了極大的人力物力的浪費，增加了檔案管理的難度，導致檔案的在收集和傳遞的過程中嚴重失真，甚至對教學工作也帶來很大的沖擊。因此我們在進行學校綜合基礎設施的改進過程中，也應該把加強檔案管理的基礎設施建立提上日程，為檔案管理營造良好的環境，讓檔案管理人員的才能以及專業素養得到更好的發揮。當然要適應現代技術的日新月異，新時期的中等專業院校在進行檔案管理時，還應該建立合理的檔案自動化管理系統，充分將科技運用于檔案管理當中，通過選擇合理的技術路線來推動自動化。

檔案的信息自動化系統建設，是提高檔案管理的物質基礎和減小檔案失真可能性的重要手段，更是與現代化的專業檔案管理人員的教育接軌的重要途徑。當然檔案信息自動化系統建設也不是一蹴而就的，其中必然會遇到諸多的矛盾與問題，我們應當將積極進取、開拓創新的思想運用于學校的檔案管理中，著眼于提高系統的整體水平，有重點的抓好數據庫建設，慎重選定適合本學校的技術路線，實事求是一步步改進管理體制。

二、提高檔案管理人員的專業素質

隨著當代科技的日新月異，許多學校已經開出了檔案管理學、圖書館管理學等學科來培養專業的高素質的檔案管理人員。隨即檔案管理也對其工作人員提出了新的更高的要求。

首先，檔案人員要有一定的文化水平和駕馭文字的能力，檔案大部分是文字類型的信息，要做好檔案管理的工作，檔案管理人員要能用文字與各部門交流，才能收集到全面正確的檔案信息；要能理解自己所搜集的檔案，才能夠完成對檔案管理在檔案收集之后的后續工作，例如整理、分類、編目等等。

其次，要熱愛學習，對檔案管理工作充滿熱情，無論在何種行業，從事什么工作，光是有完成任務的心都是不夠的，要不斷地學習新的知識，要熱愛你的工作才能夠好的完成一項工作，這在檔案管理工作中尤為重要，否則很容易因為整天枯燥地面對檔案而產生應付的心理，加之現代科技發展迅猛，不斷學習才能適應工作甚至事半功倍，否則容易被工作所淘汰。

最后，檔案管理工作人員要有一定的科研能力，檔案的管理并不僅僅是將檔案整理好而已，還需要從大量的檔案研究整理中發現并撰寫出有用的報告，將檔案充分運用與學習和教育中。

三、加強檔案資源的開發利用

重視檔案資源的開發利用不僅是檔案管理的結果，也是檔案管理的起點，只要將檔案資源更好地利用于教學和科研服務，必然會引發對加強檔案管理的要求。許多學校檔案管理只是流于形式，平時不積極管理檔案，當需要使用時再花費大量的人力物力來采集匯總。其實檔案資源具有極大的利用價值，并不僅僅是用來應付教學評估等工作的工具。充分利用教學資源中的各種檔案，可以為教學管理提供經驗和依據，提高教學管理水平；可以為科研提供豐富的原始資源，節省科研的時間，提高科研的有效性；可以為教學提供豐富的資源，讓教師教學有據可循。

四、結語

第2篇：學校檔案管理范文

[關鍵詞]學籍電子檔案管理

2001年，教育部了《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》，推行了高等教育學歷電子注冊制度；2006年，學籍學歷信息管理平臺正式開通使用。這一系列舉措意味著高校檔案管理由傳統的手工操作逐步過渡到以計算機網絡為工具的電子檔案管理。眾所周知，成人高等教育由于辦學形式、培養層次、學制的多樣性使得檔案管理難度很大，而成教檔案管理的核心部分是學籍檔案管理。新的形勢下，如何做好成教學籍電子檔案管理工作是一個值得思考的問題。

(一)目前成人高等教育學籍電子檔案管理工作中存在的主要問題

1對學籍管理工作不夠重視，認識模糊。一部分成教管理工作人員在思想上把成教當成普教的附屬品，甚至還有少數分管成教工作的校領導和工作人員將它看成創收的渠道，由于思想上不夠重視和認識上模糊不清，故不能擺正成人教育的位置。這些體現在硬件設施不完善，沒有按崗配備專門人才，檔案管理混亂等。

2管理手段落后、模式陳舊。目前，仍有許多高校成人高等教育學籍電子檔案管理仍然采用傳統手工操作或者沒有取消手工操作方式，沒有上升到“電子”的高度。學籍管理的常規性工作如新生名冊打印、教學計劃管理、畢業名冊打印等各類有關學籍檔案的管理，雖一部分使用了計算機，但僅采用單機操作，計算機的價值只是打印的工具而已。這些管理手段落后于形勢，跟不上時展的需要，阻礙了工作效率的提高和成人教育事業的發展。

3忽視學籍檔案管理隊伍建設和人員培訓。成教學籍檔案管理工作是一項復雜的系統工程，要求管理人員有極強的計劃性、準確性和原則性。但是許多地方高校普遍忽視了學籍管理隊伍的建設，學籍管理人員綜合素質偏低，專業結構、年齡結構不合理，并且隨著學分制的實施，加強和完善學籍管理隊伍建設顯得十分必要。高校必須緊緊圍繞當前時展對成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊、落后的管理理念，將科學、先進、高效的管理理念引進到學籍電子檔案管理領域。

4信息技術領域內的難題制約著學籍電子檔案管理水平。從電子文件形成的過程和特點看，電子檔案仍像傳統檔案一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。但電子檔案管理有其自己的特點，它是無形的東西，裝載在某種介質上，并且必須通過計算機或其他“懂”得其組成規則的工具才能看得到它，沒有傳統檔案的直觀性?？梢哉f，保證電子文件的真實性和原始性的技術難題很多。

將手工管理的紙質檔案轉換為數字信息進入網絡，即從檔案的實態轉換到虛擬態，檔案信息與載體分離，網絡傳遞的是檔案，信息用戶得到的是復制品，而非檔案原件。網上黑客與病毒的客觀存在及用戶根據自己利益對信息的取舍，可能使檔案信息內容更改。這些人為因素會影響電子檔案的真實性。

將紙質檔案轉化為電子檔案時所用的載體相對于紙質檔案對環境要求更高，壽命較短。載體的不穩定性必然影響信息的真實性。網絡更新一段時間后，要找到電子檔案的原版比較困難，這必然使檔案憑證作用受到影響。(二)完善成人高等教育學籍電子檔案管理的措施

1明確管理目標，強化管理意識。成人高等教育要以培養“復合應用型人才”、“能力創新型人才”和“社會急需和廣泛就業型人才”為目標，以成人高等教育質量為中心來開展工作。而學籍電子檔案管理作為成人高等教育的一項重要的基礎性工作，它的管理水平和質量直接影響到成人高等教育的質量。為了達到成人高等教育培養目標來做好學籍電子檔案管理，必須高標準、嚴要求地做好學籍電子檔案管理過程的每一項工作。在明確管理目標的同時，需要強化管理意識。高校成人高等教育學籍管理者的業務水平、政策水平和自身素質直接影響學籍檔案管理工作的質量。因此，必須加強對學籍管理隊伍的培訓和教育，使他們充分認識和理解學籍電子檔案管理工作的性質和重要性，自覺地認真鉆研業務，學習新知識，提高工作能力。要使他們通過不斷的學習，熟悉和掌握計算機技術，增強統計分析問題的技能；結合學籍電子檔案管理工作實際，善于總結摸索出學籍電子檔案管理的基本規律并不斷創新；樹立“以學生為本”的服務意識，全面提高學籍電子檔案管理水平和能力。

2完善管理制度，實行規范管理。現今所用的檔案管理制度是按紙質文件檔案來制定的，已經不能適用于現代化的學籍電子檔案管理技術。高校應本著“與時俱進”的精神和堅持“以人為本”的原則并結合自身實際情況，在廣泛聽取學生意見的基礎上，將“電子檔案”充實到學籍檔案管理制度中去，并對原有的學籍檔案管理制度進行適當合理的修訂，并對與之配套的一系列相關管理制度也給予重新修訂，使管理制度建設日趨完善。

規范和加強學籍電子檔案管理，對成人高等教育工作顯得尤為重要，根據學籍檔案管理具有長期性、復雜性的特點，我們必須實行管理規范化、制度化、科學化。從招生到畢業，在這一過程的不同階段、環節，學籍電子檔案管理人員一定要本著高度負責的態度認真對待，嚴格按照制度辦事，堅持原則，管理到位，做到制度面前人人平等，認真做好學籍電子檔案管理工作。

3充分利用計算機網絡，將電子檔案的優勢最大化。隨著計算機技術和網絡技術的發展，各高校都有自己的校園網。校園網是學校信息化建設的重要基礎設施，這為實現學籍電子檔案管理網絡化、一體化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基礎還遠遠不夠，還必須開發出與之配套的應用軟件系統。

為此，成教學籍管理部門應當爭取學校的大力支持，應盡可能地組織技術力量開發出適用于本校的學籍電子檔案管理系統。該管理系統應包括新生報到注冊管理、在校生管理、成績管理、教材管理、紙介質檔案管理、畢業生管理、數據接口等模塊，涉及到學籍管理的方方面面。此管理系統應運行在因特網上，學生能在千里之外能夠查到自己的學籍狀態；教師能在家里能夠查到自己什么時候該去哪個教室上課。

第3篇：學校檔案管理范文

檔案工作是一項專業很強的工作，管理人員必須具備扎實的檔案專業知識，才能滿足現代檔案管理工作的需要。這就需要檔案管理人員既要掌握檔案學的基本原理，又要掌握檔案管理過程中的各種實際操作方法。要運用科學的管理原則和方法，對檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、統計等業務環節全過程進行管理。通過這種管理，建立合理的館（室）藏結構，同時還要大力開發檔案信息資源，編輯各種資料匯編，為學校的各項工作提供服務。

二、善于學習新知識，增強創新意識

信息時代,學校檔案工作和整個社會發生著千絲萬縷的聯系,新問題、新情況不斷出現。因此,每一個檔案管理人員都要善于學習新知識,不斷提高自己的科學文化和專業理論水平;不管學歷高低、資歷長短,都應不斷地“充電”,努力增長新知識、新技能,不斷提高自身的綜合素質。同時，檔案人員還應積極主動地爭取學校領導的重視和支持，獲得多途徑、多形式的培訓教育,在干中學，在學中干，不斷更新自己的知識結構。另外，新時期學校檔案工作所呈現的新特點，需要檔案工作者掌握新的思維模式和管理模式。檔案人員既要尊重和借鑒前人的經驗和成果,又要敢于創新思維模式和管理模式,以新思維對待新事物,以新對策對待新問題,才能不斷推進學校檔案管理工作的不斷向前發展。

三、改善有關運行機制，穩定檔案管理人才隊伍

第4篇：學校檔案管理范文

第一條為規范高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，制定本辦法。

第二條本辦法所稱的高等學校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

第三條高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃。

第四條國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作。

國家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查。

第五條高校檔案工作由高等學校校長領導，其主要職責是：

（一）貫徹執行國家關于檔案管理的法律法規和方針政策，批準學校檔案工作規章制度；

（二）將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；

（三）建立健全與辦學規模相適應的高校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需設備以及經費；

（四）研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。

分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作。

第二章機構設置與人員配備

第六條高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。

具備下列條件之一的高等學校應當設立檔案館：

（一）建校歷史在50年以上；

（二）全日制在校生規模在1萬人以上；

（三）已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上。

未設立檔案館的高等學校應當設立綜合檔案室。

第七條高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構，應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。

需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據實際需要設立分室單獨保管。分室是高校檔案機構的分支機構。

第八條高校檔案機構的管理職責是：

（一）貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，綜合規劃學校檔案工作；

（二）擬訂學校檔案工作規章制度，并負責貫徹落實；

（三）負責接收（征集）、整理、鑒定、統計、保管學校的各類檔案及有關資料；

（四）編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源；

（五）組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；

（六）開展檔案的開放和利用工作；

（七）開展學校檔案工作人員的業務培訓；

（八）利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能；

（九）開展國內外檔案學術研究和交流活動。

有條件的高校檔案機構，可以申請創設愛國主義教育基地。

第九條高校檔案館設館長一名，根據需要可以設副館長一至二名。綜合檔案室設主任一名，根據需要可以設副主任一至二名。

館長、副館長和綜合檔案室主任（館長和綜合檔案室主任，以下簡稱為高校檔案機構負責人），應當具備以下條件：

（一）熱心檔案事業，具有高級以上專業技術職務任職經歷；

（二）有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神；

（三）年富力強，身體健康。

第十條高等學校應當為高校檔案機構配備專職檔案工作人員。

高校專職檔案工作人員列入學校事業編制。其編制人數由學校根據本校檔案機構的檔案數量和工作任務確定。

第十一條高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。

第十二條高校檔案機構中的專職檔案工作人員，實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。

第十三條高等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，應當按照法律法規的有關規定采取有效的防護措施防止職業中毒事故的發生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇，并可以按照有關規定予以補助。

第三章檔案管理

第十四條高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。

第十五條高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔范圍是：

（一）黨群類：主要包括高等學校黨委、工會、團委、派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結；上級機關與學校關于黨群管理的文件材料。

（二）行政類：主要包括高等學校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀要；上級機關與學校關于人事管理、行政管理的材料。

（三）學生類：主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。

（四）教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》（（87）教辦字016號）的相關規定執行。

（五）科研類：按原國家科委、國家檔案局的《科學技術研究檔案管理暫行規定》（國檔發〔1987〕6號）執行。

（六）基本建設類：按國家檔案局、原國家計委的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》（國檔發〔1988〕4號）執行。

（七）儀器設備類：主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備（價值在10萬元以上）的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。

（八）產品生產類：主要包括高等學校在產學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。

（九）出版物類：主要包括高等學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。

（十）外事類：主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料；學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料；學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料；學校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。

（十一）財會類：按財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）執行。

高等學?？梢愿鶕W校實際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。

第十六條高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。

學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律，對文件材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構移交。

第十七條歸檔的檔案材料應當質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規范和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）執行。

第十八條高校檔案材料歸檔時間為：

（一）學校各部門應當在次學年6月底前歸檔；

（二）各院系等應當在次學年寒假前歸檔；

（三）科研類檔案應當在項目完成后兩個月內歸檔，基建類檔案應當在項目完成后三個月內歸檔。

第十九條高校檔案機構應當對檔案進行整理、分類、鑒定和編號。

第二十條高校檔案機構應當按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，經有關部門鑒定并登記造冊報校長批準后，予以銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

第二十一條高校檔案機構應當采用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案，應當及時修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數字化，加工成電子檔案保管。

第二十二條高校檔案由高校檔案機構保管。在國家需要時，高等學校應當提供所需的檔案原件或者復制件。

第二十三條高等學校與其他單位分工協作完成的項目，高校檔案機構應當至少保存一整套檔案。協作單位除保存與自己承擔任務有關的檔案正本以外，應當將復制件送交高校檔案機構保存。

第二十四條高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據為己有。

對于個人在其非職務活動中形成的重要檔案材料，高校檔案機構可以通過征集、代管等形式進行管理。

高校檔案機構對于與學校有關的各種檔案史料的征集，應當制定專門的制度和辦法。

第二十五條高校檔案機構應當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應當立即向校長報告，及時處理。

檔案庫房的技術管理工作，應當建立、健全有關規章制度，由專人負責。

第二十六條高校檔案機構應當認真執行檔案統計年報制度，并按照國家有關規定報送檔案工作基本情況統計報表。

第四章檔案的利用與公布

第二十七條高校檔案機構應當按照國家有關規定公布檔案。未經高等學校授權，其他任何組織或者個人無權公布學校檔案。

屬下列情況之一者，不對外公布：

（一）涉及國家秘密的；

（二）涉及專利或者技術秘密的；

（三）涉及個人隱私的；

（四）檔案形成單位規定限制利用的。

第二十八條凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關登記手續后，均可以利用已公布的檔案。

境外組織或者個人利用檔案的，按照國家有關規定辦理。

第二十九條查閱、摘錄、復制未開放的檔案，應當經檔案機構負責人批準。涉及未公開的技術問題，應當經檔案形成單位或者本人同意，必要時報請校長審查批準。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密，應當經學校保密工作部門批準。

第三十條高校檔案機構提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應當經檔案機構負責人批準。

加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件，與原件具有同等效力。

第三十一條高校檔案開放應當設立專門的閱覽室，并編制必要的檢索工具（著錄標準按《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）執行），提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計算機查詢系統等，為社會利用檔案創造便利條件。

第三十二條高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。

高校檔案機構應當為社會利用檔案創造便利條件，用于公益目的的，不得收取費用；用于個人或者商業目的的，可以按照有關規定合理收取費用。

社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，高校檔案機構應當無償和優先提供。

第三十三條寄存在高校檔案機構的檔案，歸寄存者所有。高校檔案機構如果需要向社會提供利用，應當征得寄存者同意。

第三十四條高校檔案機構應當積極開展檔案的編研工作。出版檔案史料和公布檔案，應當經檔案形成單位同意，并報請校長批準。

第三十五條高校檔案機構應當采取多種形式（如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網站等），積極開展檔案宣傳工作。有條件的高校，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課。

第五章條件保障

第三十六條高等學校應當將高校檔案工作所需經費列入學校預算，保證檔案工作的需求。

第三十七條高等學校應當為檔案機構提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對不適應檔案事業發展需要或者不符合檔案保管要求的館庫，按照《檔案館建設標準》（建標103-2008）的要求及時進行改擴建或者新建。

存放檔案應當設有專門庫房。

存放聲像、電子等特殊載體檔案，應當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設施。

第三十八條高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。

第六章獎勵與處罰

第三十九條高等學校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人，給予表彰與獎勵：

（一）在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；

（二）在檔案的保護和現代化管理工作中做出顯著成績的；

（三）在檔案學研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的；

（四）將重要的或者珍貴的檔案捐贈給高校檔案機構的；

（五）同違反檔案法律法規的行為作斗爭，表現突出的。

第四十條有下列行為之一的，高等學校應當對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。

（一），造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；

（二）違反保密規定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；

（三）涂改、偽造檔案的；

（四）擅自出賣、贈送、交換檔案的；

（五）不按規定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的；

（六）其他違反檔案法律法規的行為。

第七章附則

第四十一條本辦法適用于各類普通高等學校、成人高等學校。

第四十二條高等學?？梢愿鶕巨k法制訂實施細則。

第5篇：學校檔案管理范文

論文關鍵詞：中職學校  教學檔案管理  問題  對策

教學檔案是學校教學活動的真實記錄，它是在學校及教師在從事教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、電子載體等材料。它能夠完整、準確、真實、系統地反映教學管理的全過程，直接為教學活動服務，是教學工作的重要組成部分，是學校檔案工作的核心和重點。

1中職學校教學檔案管理的主要內容及特點

1．1中職學校教學檔案管理的主要內容

學校以教學為中心，教學活動是學校教育工作的主體。中職學校教學檔案歸檔范圍應包括教學管理活動中形成的各種材料，其內容主要有以下幾種類型：

(1)綜合類。主要包括上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件；學校教學改革、培養目標、培養計劃、專業設置方面的規定和辦法，學校發展規劃、實施計劃及名種會議記錄等。

(2)規章制度類。包括教學管理制度、教師管理制度、學生管理制度、教學設備管理制度等。

(3)課堂教學與實踐教學類。包括教學計劃、教學大綱、授課計劃、課程建設、教案、試題庫、教學實習、實習實訓基地、畢業實習、教學質量檢查、教師考核和教學質量測評等材料。

(4)學科、專業與實驗室建設類。包括專業設置、學科設置及實驗室建設的材料，重點學科、重點專業和精品課程的申報論證，評估及建設方面的材料以及申報國家重點學校的實驗室論證、申報和審批材料、總結等建設性材料。

(5)學生學籍類材料。包括在校學生的基本情況、學籍變更、學習成績、教育實習、實驗實訓實習材料及成績、學生獎懲材料，學生入團、入黨情況，學生參加各種大賽的情況，畢業生材料等。

(6)教材類。包括各專業征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優秀教材的比例、自編教材的比例、各科習題集、實驗報告及實習實訓指導書等。

(7)招生就業類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結材料；畢業生就業率、就業情況反饋等材料。

1．2中職學校教學檔案管理的特點

(1)來源渠道多、涉及面廣泛。

教學檔案來自教學活動的各個環節和教學活動的全過程，也包括上級各教育主管部門對教學工作、教學改革和人才培養等方面的指令、規定及條例等。教學檔案既涉及到上級有關部門，也涉及本單位的教研室、實驗室、實訓基地以及教學管理部門和學生工作部門等；人員涉及到各級領導干部、教師、教輔人員、行政管理人員和學生等。

(2)形式多樣。

由于教學活動的多樣性，記錄活動的形式也是多樣的。只有檔案原始資料的多樣性，才能如實反映多樣性教學活動的面貌，才更具有檔案的作用和價值。數學檔案原始資料應包括紙質的、圖片、音像、電子稿、光盤等。

(3)專業性強。

除普發的一般性文件外，教學內容是由名個不同學科、專業組成的。不同學科專業人才的培養采用不同的方案，實施不同的教學計劃，設置不同的課程，安排不同的教學內容，提出不同的培養要求，實現不同的培養目標。各專業的教學工作不同，顯示出不同專業各學科的差異性、系統性和科學性。

2中職學校教學檔案管理中存在的問題

2．1教學檔案材料的重視不夠，沒有普及教學檔案管理意識

大部分基層管理人員、教師到學校領導對教學檔案管理工作認識不足。學校重視教學工作和其他管理工作，但對教學檔案的管理投入欠缺，如機構和專兼職人員的配置，檔案管理條件的完善，管理人員的培訓等投入不夠。教師對自己教學活動中的授課計劃、教案等相關文字材料、圖片資料、證書文件等不能主動上交存檔。造成檔案材料采集困難。

2．2缺乏正規的指導和系統的規劃。沒有系統的管理。導致檔案管理混亂

中職學校都存在檔案管理人員不足的問題，對各部門教學檔案的管理缺乏正規的指導和系統的規劃。管理人員和教師大多忙干日常的工作，相當一部分教學檔案材料散存于他們個人手中，導致教學材料不齊全、不完整。在上級教育行政部門來學校進行教學評估時，為了補充檔案材料的缺口，往往花費大量的人力、物力、財力來補全檔案，這不僅造成很大的浪費，而且給正常的教學工作帶來了一定的沖擊，同時使得檔案材料的真實性大打折扣，失去了檔案的真正意義。因為沒有系統的管理，各部門各自為政，為了自身利用的方便將一些重要的文件的和材料自行保管，不移交檔案管理部門，導致材料損壞或丟失而無法查找。

3加強中職學校教學檔案管理工作的主要對策

3．1系統管理，完善檔案管理機制

學校領導要重視教學檔案的建設，要把教學檔案工作提到學校黨政領導的工作議事日程中去，把檔案工作納入教學工作計劃，增加投入，改善檔案保管條件，及時研究和解決檔案工作中存在的問題，特別是要突出教學學校日常工作中的地位和作用。及時調整檔案工作的機構設置，實行統一領導、分級管理的原則。設置綜合檔案室，由一名校長負責統一管理全校檔案工作。各管理部門就建立檔案分室。教學檔案分為校、教務科、教研室三級管理，校辦為一級管理，教務科為二級管理，教研室與實驗室為三級管理各部門要有一名領導分管檔案工作，教務科檔案管理由教務千事兼管，教研室與實驗室檔案管理由主任兼管。檔案管理人員統一管理本部門、本系統的教學文件，并按期向學校綜合檔案室移交檔案。

3．2明確責任，強化檔案管理意識

教學檔案的收集整理，不只是少數人的事情，而是全體人員的共同責任。同時建立健全各項規章制度，落實措施。規章制度是檔案管理的重要組成部分，要通過制度建設，強化監督指導和落實，加大管理力度。

3．3組織檢查，增強檔案管理責任

第6篇：學校檔案管理范文

【關鍵詞】 學校；檔案管理創新；檔案管理數字化

檔案管理工作的質量是高中學校管理質量的重要表現之一，也能反映出學校發展水平。我國相關政策要求學校必須重視檔案工作的管理，將檔案工作融入到學校的發展規劃中去，順應時展，利用信息技術對學校的檔案管理進行科學創新，實現數字化管理。檔案管理數字化就是把傳統的紙質檔案通過現代科學技術手段轉化成數字檔案，進而根據檔案類型、期限等不同特點將檔案信息分類以方便查閱、共享，這就需要借助計算機平臺以及局域網絡來實現，以此來提高學校檔案管理工作的效率和質量。

一、學校檔案管理的創新

（一）管理理念上的創新。子曰：“工欲善其事，必先利其器。”講的是工匠要想使他的工作做好，就一定要先讓工具鋒利起來，也就是說要想做好一件事，準備工作是非常重要的。而在對學校檔案管理進行創新之前，首先要對其理論進行創新，摒棄傳統觀念帶給的思想上的局限性，培養先進的思想意識以及創新理念。比如學校檔案管理不應該只停留在利用文字、圖表對個人及團隊進行概括，適當地要將多媒體影像資料納入檔案管理范圍，可以提高檔案的全面性，提升檔案管理的創新意識。

（二）管理模式上的創新。檔案管理的創新在很大程度上是檔案管理模式和方式的創新。在檔案管理的工作中，首先應提高檔案管理的工作地位，特設專門的檔案管理部門，并制定相關的政策以及工作原則等分發給學校各部門，這樣可以讓檔案管理部門自行解決內部工作事宜，避免檔案管理工作由其他部門的員工代勞所造成的檔案更新、管理不到位等現象出現，提升各部門的工作效率，也更加民主平等。

由于檔案管理系統根據檔案性質而決定其操作，在實現檔案管理的數字化后，可以結合學校自身的檔案特點，建立相應的檔案管理平臺，便于檔案的管理，并能通過網絡與師生及時分享。

（三）管理方法上的創新?，F在所提到的方法的創新，主要是指傳統的學校檔案管理工作是以人力手抄為主，然而在信息技術飛速發展的今天，信息技術已經走進了人民的生活并對人們的生活產生了質的改變，顯然傳統的人工手抄的工作方式已跟不上社會發展的步伐。所以，利用現代信息手段，計算機網絡技術，積極改革高效檔案管理的方法，實現信息儲存、信息傳輸、信息分享等多個方面的創新，可以有效提高檔案管理工作的效率，同時，還可以增加檔案的安全性。

（四）管理方式上的創新。做事成功與否在很大程度上取決于對這件事的管理方式，其中因事物性質的不同而改變管理方式是事情成敗的關鍵因素。比如曾經倡導的威嚴管理，認為領導者和決策者要在群體中樹立絕對的威嚴，因為只有絕對的威嚴才能保證有足夠的執行力，才能確保每一個環節都能按時、高質量地完成。但隨著社會的發展，人人平等且職業沒有高低貴賤之分，人們在工作中普遍渴望能夠受到他人尊敬，如果此時實行傳統的威嚴管理，在很大程度上會引起員工的不滿，甚至產生抗拒心理，使得管理工作沒法順利展開，由此，漸漸出現了人性化管理，在保持威嚴的同時，采用寬松的人性化管理模式，可以在不影響領導者和決策者的執行力的同時，改善工作氛圍，促進員工間的友好合作，提高工作效率。

二、數字化檔案管理

與傳統的紙質檔案管理不同，數字化檔案管理是建立在現代計算機科學技術的成果上，以計算機為紙，以可收集信息的設備為筆，對檔案信息資源進行收集和整理，并通過信息網絡技術實現檔案資源的共享與跨地區轉移，將檔案管理從繁雜的資料中拯救出來，促進檔案事業的發展，成為當前檔案管理部門的熱點話題。

（一）檔案信息管理數字化。數字化就是將繁雜的檔案信息通過計算機科學技術轉變成數字與數據，再將這些數字、數據建立起適當的數字化模型，引入計算機內部進行處理。需要先進的數字化儲存技術方案，具有較高的科學性、穩定性、有效性以及通用性的特點。

（二）檔案資源管理形式虛擬化。利用計算機科學技術在終端對服務器資源進行審閱或修改，可大大提高服務器的利用效率，節省大量的人力物力，進而降低成本。通過網絡技術來建設虛擬資源，可以實現檔案的互通服務，進而達到檔案信息管理共享，比如：高中生的升學，其高中可以將學生的電子檔案根據其升學情況通過網絡發送至大學檔案管理處，真正做到文書檔案資源管理的虛擬化。

三、對學校檔案管理數字化的意見見解

雖然我國高中學校在檔案管理工作中積極引進了現代計算機科學網絡技術來改革創新，取得了一定成果，但還存在著一些不足之處需要檔案管理人員加以完善。

首先是檔案管理工作人員中存在思想意識不到位的現象，高中學生的檔案不同于其他學段的學生檔案，具有一定的特殊性，所以在對高中學生檔案進行管理時需要檔案管理工作人員積極嚴謹地完成檔案的收集工作，提高自身應有的工作效率。同時，由于信息技術與計算機網絡技術屬于新興技術產業，而學校內部的檔案管理人員大多沒有經過（下轉第189頁）（上接第183頁）專業的信息技術與計算機網絡技術的培訓，缺乏相關的專業知識，缺乏相關的專業技能，便出現了不會操作或操作不當的尷尬局面，存在因誤操作遺失檔案信息的可能，也沒法從最大程度上發揮數字化檔案管理平臺應有的效率，在很大程度上浪費了資源。所以就需要學校內部檔案管理工作人員看清實際，努力跟上信息化的浪潮，提高自身的專業素養，抓緊時間掌握計算機網絡技術在檔案管理中的相關知識，并能良好地應用于日常檔案管理工作。

其次是需要注意網絡安全性，建立數字化檔案管理平臺的目的是實現檔案的網絡共享，檔案信息可以通過網絡高速傳播，但是近幾年來隨著網絡技術的發展，網絡犯罪與信息泄露等信息安全問題受到了人們的廣泛關注，近年來頻發的個人檔案信息泄露事件使得部分高校檔案管理部門也緊張了起來，所以，儲存眾多信息資源的學校更應該加強信息網絡安全防范措施，避免信息泄露所帶來的損失，不能因顧忌信息網絡安全便不敢開放學校的數字化檔案管理平臺，進而限制了數字化檔案管理的應用與發展。

四、結語

高中的檔案管理工作是學校各項管理工作中的重要組成部分，應充分利用計算機科學與網絡技術，將其應用于實際的檔案管理工作中，搭建數字化檔案管理平臺是高校檔案管理工作發展的最終趨勢，當前此項應用還處于剛起步階段，但是只要在工作實踐中不斷積累經驗，勇于創新，不斷完善檔案管理手段，就可以提高檔案管理的工作效率，促進學校與檔案管理部門的發展。

【參考文獻】

[1]王麗勇.探討高校檔案管理創新及檔案管理數字化問題[J]. 赤峰學院學報（自然科學版），2014（03）：164-165.

第7篇：學校檔案管理范文

[關鍵詞]中職學校；檔案管理；電子檔案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.133

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01

電子檔案是傳統紙質檔案的電子表達模式，其是依靠電子信息技術而存在的。在現代化網絡信息技術的發展背景下，電子檔案已經成為企事業單位檔案管理的主要模式，但絕大部分中職學校尚未建立起電子檔案管理模式。這使得中職學校的檔案管理水平較為落后，管理效率也相對偏低，為更好地發揮檔案管理在中職教育中的作用，本如下分析。

1 中職學校電子檔案管理現存問題

從當前的中職學校電子檔案管理工作水平來看，其所存在的問題主要表現在以下幾個方面。

1.1 管理觀念落后

目前，中職學校檔案管理工作的觀念相對比較落后，相比于電子檔案而言，學校更注重也更傾向于傳統紙質檔案的管理模式，這一方面是因為中職學校在檔案管理工作方面更傾向于穩妥、安全，不愿意貿然嘗試新鮮事物。另一方面是因為中職學校的檔案管理人員觀念守舊，更愿意相信使用多年的檔案管理辦法。

1.2 硬件設備不足

電子檔案需要計算機系統予以支持，然而由于中職學校的資金能力有限，其很難拿出一大筆資金投入到檔案管理工作中，因此無法購買相應的硬件設備，這使得中職學校的電子檔案管理缺乏最基本的硬件設備支持，電子檔案管理模式自然也就無法實現。

1.3 軟件系統落后

在電子檔案管理中，除要有硬件設備支持外，軟件支持也非常重要。軟件是計算機運行的基礎，也是檔案管理工作運行的基礎。目前，也有一部分中職學校開展了電子檔案管理，但這些學校在軟件系統建設方面相對落后，以至于電子檔案管理工作很難發揮出實際作用，影響電子檔案的管理效果。

1.4 專業人才缺失

想要做好電子檔案管理工作，就必須有專業人才作為主動力支持。然而，由于中職檔案管理人員思想守舊，計算機水平相對薄弱，不能勝任電子檔案管理工作。與此同時，中職學校的人力資源配置還無法有效引進電子檔案專業人才，這使得電子檔案管理工作難以實現有效進步，無法發揮其實際作用。

2 做好中職學校電子檔案管理工作的建議

想要做好中職學校電子檔案管理工作，應從以下幾方面入手。

2.1 革新檔案管理觀念

要想提升電子檔案工作水平，中職學校檔案管理部門就必須革新自身的檔案管理觀念。中職學校作為培養現代化技術型人才的主戰場，能否與社會發展保持一致，會直接影響其對學生的培養效果。電子檔案作為現代化社會檔案管理的主要模式，中職學校檔案管理部門有必要將其引入自身的工作模式中。檔案管理人員要加強自我學習，聯系一些電子檔案管理技術較為成熟的高校，參觀學習，切實感受電子檔案為檔案管理工作帶來的巨大作用，并在此觸動下，建立電子檔案管理理念。

2.2 加強硬件設備投入

加強硬件設備投入是中職學校實現電子檔案管理的基礎措施。在檔案管理部門電子檔案管理意識較強的基礎上，其可向校領導申請引進硬件設備，以提升檔案管理水平。校方可在充分分析檔案管理部門申請意見的基礎上，拿出部分資金購買相關硬件設備。若學校資金確實比較困難，可邀請企業贊助，幫助學校建立起良好的電子檔案管理環境。

2.3 積極更新軟件系統

在完成硬件設備的投入以后，學校要積極更新軟件系統。要充分分析自身規模、學生數量及檔案管理工作需求情況，選擇最經濟、最有效的電子檔案軟件管理系統。購入軟件系統后，學校要規范操作、使用電子檔案管理系統，并應定期對軟件系統予以更新。

2.4 開展專業培訓

開展專業人才培訓是中職學校電子檔案管理工作必須進行的基礎工作。學校可組織檔案管理人員進行專業進修，同時也可聘請專家到學校指導檔案管理工作，保證檔案管理人員的電子檔案管理水平逐步提升，為中職學校的電子檔案管理工作提供基礎支持。

3 結 語

電子檔案是現代信息技術在檔案管理工作中的直接表現，其對于推動檔案管理事業的進步作出了重要貢獻。隨著社會對技能型人才的需求越來越大，中職教育也迎來了一個新的發展空間。面對與日俱增的生源，中職學校只有實現電子檔案管理模式，才能確保檔案管理工作的準確、有效，因此，實現傳統檔案管理模式向電子檔案管理模式的轉變，不僅是中職學校變革的基礎，更是中職學校進步的必然選擇。

主要參考文獻

第8篇：學校檔案管理范文

關鍵詞：新時期背景下；學校；檔案管理；措施

1 新時期背景下學校檔案管理的重要性

一切學校檔案的形成主要是由該個學校在教學管理、教學研究和對同學們的管理過程中形成。形成的這些學校檔案保存了大量的數據、音像、圖表、文字等信息，成為真實記載學校歷史的有價信息材料，是學校歷史發展的一面“鏡子”，在學校管理、學校教學研究以及教學實踐當中產生了巨大作用。目前“學校檔案管理”主要囊括有：檔案的保管、檔案的整理、檔案的搜集、檔案的統計、檔案的鑒定以及提供檔案的查詢等工作。學校進行檔案的管理為的是真實記錄歷史，并為廣大教職工、同學們、學校等提供可查閱的可靠、真實的信息。

隨著我國社會的快速發展，尤其是“黨的十”以來，國內社會面臨著新的變化、新的形勢、新的改革、新的發展，在這個新時期背景下，學校的檔案管理也迎來了新的形勢、新的問題，如何在檔案管理現代化的發展要求下實現學校檔案管理的標準化、專業化、現代化，已經成為當前學校檔案管理新的挑戰。

2 學校檔案管理現存問題

2.1 檔案管理人員培養相對滯后

我國檔案專業自二十世紀六十年代開始在高校設置，但是起步晚，效果不明顯，培養出來的檔案管理人員還是比較少，人才資源供給受限，初中學校招聘不到專業素質過硬的檔案管理人員。另一方面，再加上由于六七十年代的歷史原因，78、79年才恢復高考，因此檔案管理人才參差不齊，力學不高。除此之外，由于學校對檔案管理人員的崗位培訓以及理論培訓的不到位、沒有形成一整套完整體系的管理規章制度，使得難以構建一支技術過硬、專業本領強、業務素質高、人才層次構造合理的學校檔案管理隊伍。

2.2 制度不完善，執行效果不佳

目前，很多學校的檔案管理存在著諸如制度不健全、甚至缺失等問題，管理方式比較隨意，沒有形成嚴格規范的檔案管理制度。比如說，學校在檔案的素材管理上，一些檔案管理者通常會疏于對歸檔材料的認真、仔細的審查，致使一些歸檔的材料存在嚴重失實的現象，特別是同學們的檔案存在嚴重的造假現象，使得檔案的真實性嚴重缺失；其次是一些檔案管理者在保管與搜集材料的思想意識上不到位，發現有些檔案材料明明嚴重缺失卻沒有及時補充完整，使得檔案材料的完整性大打折扣。

2.3 管理方式比較落后，信息化程度不高

當下，很多學校的檔案管理部門依然使用的是傳統的檔案管理方式，即學校檔案材料的收集、開發、利用依舊是以紙質作為最主要的形式，并且檔案管理的數字化、現代化、信息化水平比較低。雖然紙質記錄檔案信息在長長的歷史中發揮著重要作用，但正是因為歷史的久遠，使得紙質保存面臨巨大的挑戰，往往容易損毀、歸檔量大、重復利用率低、成本高等不足，這就迫切需要將其轉成電子檔案，充分利用電子檔案具有的簡便、存儲量大、保存久等數字化、信息化優勢，向電子化靠攏，已經成為新時期背景下學校檔案管理發展的必然趨勢。

3 新時期背景下學校檔案管理措施

3.1 培養專業性的學校檔案管理人才隊伍

由于社會在發展、科學科技的進步、社會分工的明細，這對學校檔案的管理以及檔案管理人員的工作提出了非常高的要求，尤其學校檔案管理人員的素質高低直接影響著學校檔案管理的質量好壞。在新時期背景下的學校檔案管理人員，務必堅持實事求是，與時俱進，解放思想、不斷提升自己的能力，以適應新背景下的學校檔案管理工作。因此，學校在選用檔案管理者時，應當優先選拔具備專業的檔案管理專業的人才，并且對他們進行專業、系統、全面的崗前培訓，讓他們掌握扎實的理論與方法，并讓他們參與一定時間的入職實踐，進而確保學校檔案管理的質量，提高他們管理學校檔案的能力。

3.2 建立健全制度，增強執行力度

新時期背景下，學校檔案的管理為了迎合發展，必須從自身上尋覓新的突破，以實現科學發展，應當切實做好學校檔案的用人管人制度建設，建立健全的學校檔案管理有關制度規定，實現檔案管理的規范化與科學化。一是建立健全學校檔案管理機制，做好管理人員的崗位責任分工，并且一旦發現管理不到位的要追究其責任。二是建立健全競爭上崗機制，通過多種途徑選拔優質的檔案管理專業方面的人才，并培養他們掌握多方面的能力和計算機應用技術。三是建立健全學校檔案管理開支機制，確保管理人員的訓經費，確保管理所需要的機器設備等。

3.3 創新學校檔案管理形式，提升數字化與信息化水平

現代社會是信息技術快速發展的時代，學校檔案管理工作一定要緊密跟上時代的步伐，不能老是“坐、靠、等”，要充分發揮思維，轉變觀念，積極、主動借鑒吸收先進的科技并運用到學校檔案管理中，加強外部合作，引進檔案數字化管理平臺，提升數字化管理能力，并借助網絡、媒體等先進的現代科技手段，更加高效、合理、科學的開展學校檔案的管理工作，提升檔案管理的效率與質量最終提高信息化水平，提升服務。此外，還要在學校檔案管理過程中注意降低信息化、數字化所需要的成本費用，因為高科技的引入必定會給費用帶來壓力，這就要求盡量降低成本，使得管理效率與經濟效益實現“雙贏”。

3.4 拓寬渠道，搭建檔案信息庫

“檔案信息庫”是指在電腦存儲工具上可以實現數據、信息、材料等的存儲、共享的一種有效組織形式，而檔案信息庫的搭建不僅有利于檔案的數字化、信息化管理，而且有利于實現學校檔案資源的互相分享，為提高學校的檔案管理水平，主推學校檔案管理往數字化、信息化、現代化模式轉變。因此，這就需要在搭建學校檔案信息數字化的過程中，充分利用電子計算機將紙質的檔案材料轉化為電子計算機所能識別的信息，比如通過紙質檔案的掃描、紙質檔案進行電子版錄入或者檔案的編碼，然后把這些數字信息存入到指定的大容量機器設備當中，以圖像的格式、文本的格式、視頻格式、音頻格式等存儲。其次，把收集轉化成的各種格式的文件輸入到指定的檔案數據庫里，進一步轉化為機讀數據，錄入過程需要嚴格的校對審核，確保數據庫存儲的數據準確無誤并被計算機完全識別。再次，建立后的檔案數據庫要及時根據變化進行科學調整：一是有時需要借助一系列技術讓檔案管理模不斷簡化、實現有序，或者一旦發現管理上出現問題，就應當及時分析矛盾、化解矛盾，切不可忽視或者置之任之；二是進一步深化檔案的檢索工作，進而為查詢檔案的客戶提供便捷、高效的服務；三是切實做好數據的保護與保管工作，檔案數據庫的存儲載體必需配有防磁、除塵、防塵等工具，并嚴格預防清理計算機病毒，保證數據的安全。

參考文獻

[1]代利利.加強學校檔案管理[J].阜陽師范學院學報（社會科學版）.2005，（09）

第9篇：學校檔案管理范文

關鍵詞：中專學校 檔案管理 解決辦法

檔案管理作為一個學校的重要組成部分，記載著學校發展的歷史、學生的個人基本資料、教師教學的主要學術研究理論等等，在一個學校中，占有核心地位，起到非常重要的作用。同時這樣一個具有保密性質的工作，具體體現在對學生資料的不外泄和教師學術資料的合理保存，所以說檔案管理對于一個學校來說，是不可缺失的一部分，因為它代表了一個學校的文化底蘊和歷史發展過程。怎樣合理地對檔案進行妥善保管，使它既能跟上當今時代的發展趨勢，又能很好地與傳統的管理與新興的管理做一個合理的銜接，是現在學校檔案管理方面所面臨的最大問題。同時在中專學校中，由于受到多方因素的限制，往往還不能很好地對檔案管理進行深入的改革，這也是目前檔案管理所要面臨的問題。

一、在中專學校中檔案管理面臨的問題

（一）在檔案管理方面缺乏具有相關專業知識的人員

在現在的大部分中專學校里面，由于缺乏師資力量，所以說對于檔案管理方面所需求的教師管理人員遠遠大于實際在職的教師管理人員，同時在這些管理人員里面，不乏許多“門外漢”，他們對于檔案管理的具體步驟和管理模式往往不是十分清楚，僅僅只是憑借著自己對檔案管理的理解，來進行檔案管理的工作，這時就會出現一些問題，例如，檔案放置的混亂性、檔案整理的不規律性等一系列的問題，使得他們在檔案的管理方面存在著許多的漏洞。

（二）學校沒有重視檔案管理工作

在許多中專學校中，學校的普遍意識是把學生的學習情況放在首位，這么做的結果往往是會忽略檔案管理這樣的輔助式教學，盡管對于學生來說，檔案管理往往不會對他們的學習和生活起到太大的影響，但是如果一個學校對于學生的檔案管理得好的話，就會從根本上保障學生的權益，從而使學生在一個安全穩定的環境下學習。

（三）學校往往沒有應用先進的檔案管理設備

在一些中專學校中，學校往往沒有很多的資金來對檔案管理方面的設備進行一個系統性質的更換，對于進行檔案管理的方法只是采用以前那種文本的形式，通過筆錄的過程來進行存檔，這樣做會大大增加管理人員的工作量，同時也會大大增加檔案存放的空間位置。與此同時，還會出現由于年份久遠，造成檔案流失的情況出現，使學校的利益受到損傷。

二、對于上述存在的問題進行具體措施的說明

（一）對在職的管理人員進行專業系統的培訓，擴招專業的管理人員

從目前的管理人員的專業能力上來看，學校應該在外面聘請具有專業知識的檔案管理教師，來到學校對學校在職的管理人員進行一個短期而又系統的培訓，讓他們能夠用更加專業的眼光來看待以后的檔案管理工作，同時還要對現在在職的管理人員進行相關的知識考核，保證他們都能認識到專業知識的重要性。同時學校還應該擴招相對應的具有專業知識的畢業學生，讓整個管理隊伍更加充滿活力，避免檔案管理系統現在所面臨的青黃不接的現象，保障隊伍的不斷壯大。

（二）學校加強對檔案管理工作的重視性

學校在進行整體改革時，要注重對學校的整個教學系統的全面改革，不要僅僅把目光放在對學生的教學工作上。學生的教學工作固然很重要，但是如果沒有像檔案管理這樣的陪襯來進行輔佐，也是不可能達到事半功倍的效果的。所以說，學校要加強對于學校檔案的管理力度，要增大人力和資金來對此進行改革，保障后續教學工作的合理展開，這是在為學生及教師日后的教學成果和學術科研成就打下穩定的后勤保障基礎。為此，學校的領導要為學校的檔案管理增加人員上的配置，如增加安保人員，防止重要檔案資料的流失，同時還應該增加檔案文本資料管理方面的人員，保證文本性質的檔案不會隨著時間的流逝而漸漸地老化發黃。對于一些相對重要的文件，學校應該及時派人錄入電腦，防止不慎將其遺失或者損壞。綜上所有步驟的簡述，直接說明了學校對檔案管理的重視，也間接說明了檔案管理是關乎學校整體核心的工作，保障了學校的正常發展。

（三）學?？梢赃M行招商引資，改善檔案管理方面的設備

就學校目前而言，僅僅只是憑借著國家的補助是不能維持下去的，應該由學校出面，向當地的企業尋求教學上的幫助，通過當地大企業的資金幫助來改善學校的基本設施建設。就檔案管理這方面而言，通過引進先進的計算機管理設備，運用電腦管理系統，把每個檔案都以電腦進行記錄，減輕了管理人員的工作繁瑣量，也使得檔案不會隨著時間的增長而丟失，同時還能使檔案更加具有安全性，不容易被人所窺探，減少了存放檔案所需要的空間，把節省下來的空間當做學生和教師進行學習的場所，改善了學生的教學環境。所以，引進先進的管理設備，無論對于學校還是對于教師和學生來說，都是一件利大于弊的值得贊揚的事情，這樣做的好處就是使檔案管理的安全系數穩定提高，學生的資料和教師的學術研究成果不被泄露。

就上述所言，對于中專學?，F今所面臨的檔案管理上的停滯不前問題，從采用改善設備、提高人員素質等一系列的改革方案上來看，是很有成效的。所以說，改革對于學校的任何一個部門來說，往往都有積極的一面?？偠灾?，使檔案管理的改革與學校教學工作的改進保持在同一節奏上，對于學校發展建設而言，是一件積極的、應該放在首要位置的事情，值得推廣和發展。

參考文獻：

[1]姚長友.中專學校檔案管理隊伍自身建設芻議[J].才智，2009（5）.

[2]楊君.新形勢下的檔案管理工作探析[J].河南科技，2010（16） .