一、房產檔案管理存在的問題

（一）高科技技術沒有完全投入使用

因為我國管理方式簡單單一，且信息化沒有完全替代紙質化，房產市場交易越來越多所以大批量的檔案隨之增加，這無疑使成本增加，對我國房產的規(guī)劃，相關活動的開展造成了不小的損失。而且各類檔案區(qū)分管理工作不到位，使查找時不方便，沒有及時使用高科技的技術，直接影響了檔案管理的高效性，針對存在的問題找出相應的解決方案，加快房地產事業(yè)的發(fā)展，促進經濟活動的進展，是我們應該面臨的首要問題。為了解決這些問題應強化信息化，規(guī)范化，一體化，統(tǒng)一業(yè)務的辦理制度，加強無紙化的力度，減少紙張的使用增加信息化的有效管理和運用。

（二）對檔案管理不重視

各個部門的平衡發(fā)展是非常必要的，有些領導在指揮工作人員工作時要求窗口工作人員態(tài)度謙和，服務周到，因為現(xiàn)在房產交易比較活躍，社會對房產的需求漸漸增大，所以大部分的員工都服務在窗口，而在幕后整理資料數(shù)據(jù)的人卻沒有多少，輕視檔案管理就是舍本逐末的做法，因此要平衡發(fā)展各個部門的工作，處理好窗口服務和整理檔案工作的比例，舍棄原來那種與人交流為主要工作的想法，把檔案服務的各個環(huán)節(jié)做好，才能在其他服務中做出優(yōu)異的成績。管理人員要將被動式的服務態(tài)度轉變?yōu)橹鲃邮降模瑯淞⒎e極地服務意識不斷提高和加強對管理工作的意識，以適應社會發(fā)展的客觀要求和客戶的需要，作為房產行業(yè)的一員，要從心里面喜歡這項工作，加大對檔案的管理力度，迎接更嶄新的未來。

二、房產檔案管理的創(chuàng)新

（一）管理信息化

一、房產檔案管理工作改善措施

1.1建立數(shù)字化的房產檔案管理系統(tǒng)

計算機技術的發(fā)展極為迅速，20年前的今天，計算機剛剛傳入中國，沒有看好那個又笨又重的東西。二十年后的現(xiàn)在也沒有人愿意相信，計算機已經變成了我們生活中不可或缺的一部分。因為它的便利性很多行業(yè)都應用它辦公。而繁重的房產檔案管理工作交給計算機去做也變得十分容易。現(xiàn)代房產方案管理應加強數(shù)字化的建設與完善，加強數(shù)據(jù)庫的建立。通過對房產檔案數(shù)據(jù)庫的更新、管理與維護實現(xiàn)房產檔案管理的實時性，為提高方案檔案工作效率、促進資源共享奠定基礎。針對房產產權變動的問題，房產檔案管理部門還應加強房產信息動態(tài)管理工作。

1.2加快新時期下的房屋檔案管理轉型工作

隨著社會的快速發(fā)展，我國已經全面進入了一個新的時期。人們對于各個方面的需求都有所改變，這就要求房產檔案管理工作也能夠適應時代的變化，及時的更新管理制度，跟上時代的潮流進而保證企業(yè)的快速發(fā)展。在現(xiàn)代知識經濟快速發(fā)展的今天，房產檔案管理工作也應針對市場需求從傳統(tǒng)的管理型向科技型轉變，以此適應新形勢下房產檔案管理工作的需要。在現(xiàn)代房產檔案管理中，房產檔案管理部門還應由傳統(tǒng)的被動型向主動型服務轉變。由主動型服務理念指導房產檔案管理工作，以此使房產檔案發(fā)揮更大的作用。

二、目前我國房產利用現(xiàn)狀剖析

房產檔案管理是做什么用的，答案是對已經存在的檔案進行整理，存儲。那么我們?yōu)槭裁匆ㄙM那么大的力氣把那些檔案儲存起來了呢？當然是為了利用啊，沒錯存儲就是為了再次的利用，從理論上來說，檔案的利用價值十分巨大，但是在現(xiàn)實的生活中，那些擁有巨大利用價值的檔案卻變成了一堆又一堆廢紙。我國房產檔案利用目前的狀況是：房產檔案利用為大眾服務的觀念滯后、房產檔案信息內容單調且缺乏特色、館藏利用服務的方式存在缺陷。房產檔案仍以傳統(tǒng)的檔案利用服務方式為主，檔案管理基本上是實行傳統(tǒng)檔案與電子檔案共有的雙軌制。無可置疑，電子檔案的建立和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，無論在量上還是在質上都為房產檔案利用創(chuàng)新突破提供了條件。

1物業(yè)公司房產檔案的特點

1.1專業(yè)性

房產檔案屬于專業(yè)檔案，專業(yè)性較強，是重要的查詢依據(jù)和法律依據(jù)。在進行房產交易及產權登記、房產抵押與處理房產糾紛、城市拆遷規(guī)劃時房產專業(yè)檔案會成為重要依據(jù)和參考。房產檔案主要包括房屋建筑年代的主要數(shù)據(jù)、圖形及證據(jù)記載、業(yè)主的信息資料、配套設施設備（電梯、水暖等）。當前，物業(yè)公司的房產檔案多是紙質載體檔案，電子檔案相對較少，管理手段相對單一，尚未完全實現(xiàn)信息化管理。

1.2私密性

物業(yè)公司房產檔案中記載著業(yè)主與用戶的個人信息，這些是購房者在購房后向物業(yè)公司提供的個人信息數(shù)據(jù)，在法律方面具有保密性，是公民的個人隱私。物業(yè)公司不得泄露購房者任何相關信息，一旦購房者信息被泄露，物業(yè)公司將承擔一切法律責任。在現(xiàn)實工作中，在這方面已經發(fā)生過諸多事件，應引起相關部門有關人員的高度重視。

1.3動態(tài)性

在房產交易不斷活躍以及產權變更頻繁等現(xiàn)實情況下，物業(yè)公司房產檔案的及時更新成為當前必須加以關注的問題，尤其是一些特殊房產，需要尤為關注房產檔案信息及時更新工作，因為這涉及購房者的物權及經濟利益的問題。

關鍵詞：高校房產檔案；關聯(lián)分析；Apriori算法

高校房產檔案種類繁多，時間跨度長，載體多樣，在立卷和著錄階段忽視了案卷之間隱含的業(yè)務聯(lián)系，使得數(shù)據(jù)信息呈孤立狀態(tài)，難以挖掘出檔案之間潛在的信息，不利于用戶查詢使用。本文將檔案信息關聯(lián)分析技術應用于高校房產檔案管理，嘗試解決檔案信息孤立分散的問題，充分挖掘檔案之間的隱含聯(lián)系，對檔案進行深層次的二次開發(fā)利用。

一、關聯(lián)規(guī)則分析和Apriori算法

關聯(lián)分析又稱為關聯(lián)規(guī)則挖掘，是在信息載體中查找存在于項目集合之間的頻繁模式、相關性或因果結構。Apriori算法是最具影響力的挖掘布爾關聯(lián)規(guī)則頻繁項集的算法之一。該算法的基本思想是利用迭代的方法找出數(shù)據(jù)值中頻繁出現(xiàn)的集合，從這些集合中發(fā)現(xiàn)它們之間的關聯(lián)規(guī)則。一般而言Apriori算法使用支持度作為判斷頻繁項集的標準。如果將Arpriori算法用到房產檔案管理中，檔案中有教職工購買房改房資料、申請貨幣補貼資料、基建資料、權籍資料等，這些資料都可以看成一個個的項目集合，可以用關聯(lián)分析找出所有集合中頻繁出現(xiàn)的集合，設定一個支持度閾值α，出現(xiàn)頻率高于閾值α的集合即是我們要找的頻繁集合。算法用逐層迭代的方法實現(xiàn)。第一步，根據(jù)算法對整個數(shù)據(jù)集進行掃描，獲取所有數(shù)據(jù)集，此時還未計算頻繁項集。第二步，計算各數(shù)據(jù)集的支持度，減除支持度低于閾值α的項集，所保留的項集為頻繁k項集。如果得到的k項集為空，則返回頻繁k-1項集的集合作為算法結果。如果得到的k項集只有一項，則直接返回頻繁k項集的集合作為算法結果。否則，令k項集為k+1項集，返回第二步，如此往復。最終得到所有頻繁項集，也就是在所歸檔的房產檔案中出現(xiàn)最頻繁的文檔資料。第三步，找出k項頻繁集各項之間的關聯(lián)。例如，教職工購買公有住房審批表的出現(xiàn)極有可能伴隨著購房買賣契約的出現(xiàn)，購房票據(jù)也應該隨之一起出現(xiàn)；或者學校基建項目資料的出現(xiàn)肯定會伴隨著項目審批資料等等。各頻繁項集彼此之間同時發(fā)生的概率就是它們的置信度。下面通過一個虛擬的例子來分析Apriori算法在高校房產檔案中應用的實際意義。

二、Apriori算法在房產檔案中的應用

高校教職工住房改革與福利分房的資料是高校房產檔案中重要的組成部分，也是最能體現(xiàn)房產檔案復雜性的一部分，在日常管理工作中具有較高的查詢利用率。利用Apriori算法在模擬的房產檔案數(shù)據(jù)中進行關聯(lián)分析實驗。實驗數(shù)據(jù)集采用50條教職工房改信息，Apriori算法是基于《機器學習實戰(zhàn)》中python代碼，最小支持度閾值設為0.6，置信度參數(shù)設置為0.85。測試數(shù)據(jù)集中事務ID為數(shù)據(jù)條目，如01條事務數(shù)據(jù)表示教職工A同時有購房申請表、購房審批表、購房買賣契約、購房票據(jù)、貨幣補貼審批表和退款票據(jù)這6種資料。而02條事務數(shù)據(jù)表示教職工B沒有這些資料，只有貨幣補貼審批表、退房協(xié)議和會議記錄上討論的關于住房問題的解決方案，以此類推。數(shù)據(jù)集如表1所示。運行代碼，實驗結果顯示在測試數(shù)據(jù)中。當支持度閾值α設置為0.6的情況下，共有10個頻繁項集。見表2、表3。它意味著如果用戶來查詢相關檔案，85%的教職工可以查詢到申領過的住房貨幣補貼記錄，70%的教職工有學校分配住房的記錄或者職稱和定級文件，65%的教職工提交過購房申請表，70%的教職工提交過貨幣補貼審批表，70%的教職工提交過購房審批表并簽署過購房買賣契約。退房協(xié)議和會議記錄上提及到住房解決方案的資料歸檔的數(shù)量不太多，支持度沒有達到閾值0.6。將支持度閾值α調整為0.5查看結果，發(fā)現(xiàn)頻繁項集增加了許多，從表2所示結果可知55%的查詢者可以檢索到自己的購房票據(jù)。多次調整支持度閾值可準確定量地知曉數(shù)據(jù)集中各類案卷的分布情況。另外，從表2中可以看出，購房申請表和購房審批表及購房買賣契約同時出現(xiàn)的概率為60%，表示提交過購房申請的教職工中60%的人最后都購買了公房。購房申請表和購房買賣契約同時出現(xiàn)的概率為70%，說明大部分教職工這兩樣材料都齊全。根據(jù)這些結論，檔案管理人員可以快速知悉數(shù)據(jù)庫中各類資料的數(shù)量比例，做到心中有數(shù)，查詢有的放矢。實驗第二部分計算了各頻繁項集的置信度，置信度定量地估算出所分析得到的關聯(lián)規(guī)則的準確度，也即可信度。見表4。由表4所示的實驗結果可知，上一步得出的購房審批表和購房買賣契約的共現(xiàn)概率70%（支持度），其置信度為100%，可信度非常高。購房申請表和購房審批表共現(xiàn)概率60%的置信度為92.3%。置信度的計算可以提供使用關聯(lián)規(guī)則的依據(jù)，首先使用置信度高的關聯(lián)規(guī)則，提高檔案查詢效率。

在實際房產檔案管理工作中，檔案管理人員可以利用關聯(lián)分析規(guī)則提高檔案檢索效率和查全率。例如，需要查詢教職工A十幾年前的住房記錄，但是在分房記錄的數(shù)據(jù)里沒有找到該資料，是否就意味著這份資料遺失或沒有歸檔呢？依據(jù)規(guī)則，貨幣補貼審批表對分房記錄的支持度為0.65，意味著檢索到A的貨幣補貼審批表就有65%的概率可以查詢到A的分房記錄材料，這一推測的置信度為92.9%，可信程度很高，因此可以從貨幣補貼審批表作為突破口做新的嘗試。查詢A的貨幣補貼審批表發(fā)現(xiàn)當年所填寫的房屋地址與現(xiàn)在所用的地址名稱不一致，是變更前的地址，因為時間間隔久遠不少人已經不知道原來的地址名稱。檢索舊地址最后找到A的分房記錄，問題迎刃而解。可見關聯(lián)分析規(guī)則的應用能為某些檢索難題提供思路和捷徑。同樣，對于很多歷史悠久的高校來說，不少建筑經歷過更名、改造、擴建等變動，在查閱老舊圖紙或資料時常常遇到困難，輸入的關鍵字與當時著錄的關鍵字不匹配，檢索不到想要的檔案。利用關聯(lián)分析找到關聯(lián)緊密的材料，很大程度上可以提高檔案檢索的查全性。最后，檔案檔案管理人員可以依據(jù)實驗結果發(fā)現(xiàn)管理中的疏漏。購房票據(jù)的支持度明顯小于購房審批表和購房買賣契約，說明不少購房者的購房票據(jù)沒有檢索到，這就需要檔案管理人員查驗是否由于票據(jù)遺失，或是著錄過程中重要信息沒有提取導致沒有檢索到，找到問題所在，完善檔案管理。綜上所述，關聯(lián)分析算法的應用可以提高高校房產檔案信息化建設的效益。但是，現(xiàn)階段高校房產檔案管理信息化亟待解決的一個困難是將多源異構的數(shù)據(jù)信息化，以便能從不同的數(shù)據(jù)庫信息中挖掘潛在信息，提高檔案的利用價值。

一、房地產檔案的重要性

1.房地產檔案具備較強的法律效力，有利于處理交易后產生的糾紛。房地產檔案涵蓋了較為豐富的內容，包括房地產建設過程中的相關證明材料，里面的所有材料都要經過相關部門的審核，具有一定的權威性，一旦發(fā)生糾紛，可以作為雙方解決問題的重要參考依據(jù)。房地產檔案信息的全面性，也充分體現(xiàn)了房地產檔案的價值，其真實可靠性受到法律的保護。房地產檔案歸檔范圍廣泛，時間跨度較長，涉及部門較多，在數(shù)據(jù)齊全的情況下，價值利用也大，對社會經濟發(fā)展的作用也日益凸顯。2.房地產檔案是政府部門制定城市規(guī)劃發(fā)展的重要參考依據(jù)。房地產檔案信息齊全且精準，記錄了城市建筑的歷史特點，有一定的借鑒意義，為城市建筑、傳統(tǒng)文化的傳承提供幫助，有利于規(guī)劃部門掌握準確的數(shù)據(jù)，梳理城市建筑的歷史脈絡，制定科學合理的規(guī)劃。政府部門可以從房地產檔案中吸取精華，取長補短，在繼承優(yōu)秀傳統(tǒng)的基礎上，開展卓有成效的創(chuàng)新研究工作，從而作出更有效的判斷。隨著城市發(fā)展的日新月異，政府部門在制定城市建筑規(guī)劃、開展論證工作時，都對房地產檔案的歷史信息給予了足夠的重視。3.房地產檔案能夠保護房產擁有者的合法權益。房地產檔案是房產擁有者重要的支撐材料，也是房產證丟失后唯一的證明材料，其重要性不言而喻。由于具有較強的法律效力，所以它是神圣不可侵犯的，能夠很好地保障房產擁有者支配和使用自身財產的合法權益。房產擁有者進行房產交易、評估、抵押等活動時，房地產檔案都可以有力地支持房產擁有者的一切合法行為，使其合法權益不受到任何的損害。尤其是當雙方爭執(zhí)不下時，可以很好地起到保障房產擁有者合法權益的作用。

二、房地產檔案管理面臨的問題

1.檔案管理人員的綜合素質不高，欠缺一支專業(yè)化的管理隊伍。檔案管理人員的素質高低直接影響到房地產檔案的歸檔、查詢等水平，決定了檔案管理的質量高低。目前，很多房地產檔案管理人員的學歷偏低，且沒有經過系統(tǒng)化的培訓，不能熟練掌握計算機技術專業(yè)化管理水平不高，檔案的信息化建設能力不足，思想上也沒有足夠的重視，因此，不能開展行之有效的科學化管理，嚴重降低了檔案管理的工作效率，不利于檔案科學化管理水平的提升。2.房地產檔案內容載體比較單一，檔案的存在形式無法適應時代的需求。由于歷史的原因，很多檔案都局限于文字資料，對于拆遷審批、房屋糾紛和房產的影像等重要信息，都不能很詳細地記錄，無法滿足廣大用戶的需求，加上不能很有效地加以保管，導致很多房地產檔案信息不夠具體和完整。房地產檔案在得不到有效管理的情況下，其抗風險能力也會隨之降低，一旦發(fā)生天災人禍或者遇到不可抗力的情況，就會遭受到破壞性的打擊，資料也會因為保存單一的緣故而損失殆盡。3.房地產檔案的利用率不高，價值無法得到凸顯。檔案只有得到經常性的利用，才能不斷更新，不斷增加內容，從而有效地提升檔案的價值和作用。但是在實際情況中，大部分的檔案處于堆積狀態(tài)，沒有人查詢，沒有得到充分的利用和開發(fā)，無法發(fā)揮出真正的優(yōu)勢和價值。檔案管理人員也沒有與時俱進的意識，沒有主動去開發(fā)房地產檔案的功能、發(fā)揮其作用，因此，極大限制了房地產檔案在實際工作中的作用發(fā)揮，也降低了檔案的利用率，使其隱藏的很多重要價值無法得到充分的展現(xiàn)。4.房地產檔案管理信息化體系不夠完善。很多單位雖然將開發(fā)檔案的信息化管理技術提上議事日程，但是還處于摸索的階段，對檔案信息化管理技術的各項優(yōu)勢了解不足，加上對信息化各項設施投入不夠，沒有管理人員培訓計劃，沒有建立科學合理的制度規(guī)定，對房地產資源的整理和歸檔不到位，種種因素導致了房地產檔案管理信息化體系無法建設到位。科學的檢索系統(tǒng)沒有建立，也大大制約了房地產檔案朝著利好的方向發(fā)展，與新形勢下房地產檔案信息化建設要求相違背。

三、加強房地產檔案管理的對策

1.加強工匠精神的宣傳，提高檔案管理人員的綜合素質。組織檔案管理人員開展工匠精神培訓學習，加強對工匠精神內涵的深入學習，讓每一個人做到將其內化于心外化于行，對工匠精神有深刻的領會，并融入自己的業(yè)務工作中。只有當檔案管理人員真正做到用工匠精神武裝自己，凡事都追求完美，做到精益求精，才能進一步提升檔案管理的水平。加強檔案管理人員的業(yè)務素質培訓，著重提升法律法規(guī)知識運用、計算機基礎應用等方面的能力，使檔案管理人員既知法懂法，又具備熟練的實際操作能力，成為檔案管理的中流砥柱。加強檔案管理隊伍建設，重視檔案管理人員職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)的培育，注重專業(yè)能力的提升，灌輸檔案管理工作高于一切的意識，做到從內心接受、喜愛檔案管理工作崗位，愿意為檔案管理奉獻終身，加強管理能力的培養(yǎng)，注重老中青梯隊建設，為房地產檔案管理事業(yè)的發(fā)展積累寶貴的人才資源。2.創(chuàng)新檔案的載體，豐富檔案的收集功能。檔案管理人員要拓寬知識面，做到熟練掌握現(xiàn)代先進技術，并將其應用于房地產檔案信息的收集工作中，不斷創(chuàng)新工作方式方法，既做到質的提升，又有量的變化。通過熟練掌握計算機技術、音頻技術，對檔案信息進行包裝護理，既讓檔案的質量得到有效的提高，又可以使檔案的內容更為生動、形象、直觀，更易于為客戶所接受，也便于歸檔、整理、查詢。要不斷拓寬檔案信息的收集渠道，多角度、多層面開展檔案的收集工作，做到檔案資料的完整性和豐富性相統(tǒng)一。要充分評估檔案管理中遇到的風險因素，制定出相應的對策，以應對突發(fā)狀況，保證檔案的抗風險能力。要落實電子歸檔和備份制度在檔案管理中的建設，在整理紙質資料的基礎上，對所有資料進行相應的電子歸檔和備份，保證資料的永久性保存，既實現(xiàn)歸檔、整理的便利性，又實現(xiàn)檔案查詢的快捷性，使檔案的管理建設朝信息化邁出堅實的一步。3.重視檔案的開發(fā)和利用，提升檔案的價值。要把檔案資源的開發(fā)與推廣利用作為檔案管理工作的重要一環(huán)，給予其足夠的重視，使檔案的價值得到充分的展現(xiàn)，并保持持久不衰的生命力。要建立開放式的資源平臺，方便政府、企業(yè)或者個人的查詢，在檔案管理中充分運用網(wǎng)絡技術的優(yōu)勢，達到檔案資源共享的目的，從而實現(xiàn)檔案資源的有效開發(fā)，檔案的價值也在這一過程中得到最大化。進一步完善房地產檔案的查詢系統(tǒng)，建立方便快捷高效的檔案檢索查詢系統(tǒng)，建立分門別類、多層次的檢索體系，方便用戶的查詢，提高工作的效率。要確保檔案信息的數(shù)據(jù)與實際情況保持一致，做到不斷更新檔案檢索查詢系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，既保證數(shù)據(jù)的一致性，又保證數(shù)據(jù)的準確性，從而實現(xiàn)檔案的權威性。要不斷提升檔案的利用率，通過提高日常的歸檔整理速度以及檔案查詢速度，使房地產檔案的利用率得到有效的提升。4.完善檔案系統(tǒng)，加強檔案信息化體系建設。要在檔案管理中開展現(xiàn)代化和信息化建設，建立先進的數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)和查詢檢索系統(tǒng)，著眼于推廣和普及先進的信息化技術和網(wǎng)絡技術，進一步提高檔案工作的質量和效率。要加強檔案管理軟硬件的提升，注重管理人員信息化能力的提升，實現(xiàn)制度上墻、技術上手的目標，確保檔案管理工作隨著時代的進步不斷前進。要加強檔案管理人員的培訓，做到熟練掌握信息化系統(tǒng)操作，既保證設備的先進性，又做到技術人才的管理水平上一個臺階，使設備與人才都能做到與時俱進，都實現(xiàn)質的飛躍，為保證房地產檔案適應社會發(fā)展奠定堅實的基礎。要加強檔案各項管理系統(tǒng)的安全性能研究，建立房地產信息安全系統(tǒng)，在確保信息覆蓋面廣的基礎上，做好房地產檔案信息的保密工作，以及實現(xiàn)房地產檔案信息的共建共享，從而有效地提升檔案信息化水平。房地產檔案管理工作需要隨著時代的發(fā)展，不斷調整自己的角色，通過自身由內而外的變革，融會貫通新房屋管理時代工匠精神，才能更好推動社會經濟的發(fā)展，發(fā)揮更大的促進作用。房地產檔案管理部門要結合工匠精神，提高檔案管理人員的綜合素質，創(chuàng)新檔案的載體，重視檔案的利用，加強檔案的信息化建設，從而實現(xiàn)檔案工作軟硬件齊上新臺階，真正做到提高檔案工作效率、實現(xiàn)檔案價值的最大化。

作者：肖勸治 單位：泉州市不動產交易登記檔案館