高校檔案管理信息化建設與創新管理
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【內容摘要】縱觀我國現今的檔案管理工作，不論是檔案信息的錄入，還是檔案的分類整理，所有涉及到工作的便利程度，都與檔案部門是否開展了信息化管理方式緊密相關。檔案管理與計算機配合的緊密程度越高，就越便利，反之亦然。針對高校的人事檔案管理也遵循這一規律。高校的不斷發展，日益增多的人事檔案管理如若仍沿用傳統的管理方案，極其不利于高校的發展。開展電子化檔案管理，則能有效彌補傳統檔案管理方式下的不足，本文對其進行詳細的論述，旨在提升我國高職院校的人事檔案信息化管理水平。
【關鍵詞】高職院校;信息化;檔案管理;管理創新
目前，隨著檔案信息化建設步伐的加快，數字化、網絡化技術被廣泛應用于人事檔案管理工作。但針對高校的人事檔案信息管理工作來說，則存在著檔案管理人員認識不夠、管理方式傳統落后、缺乏適應性較強的人事檔案管理系統等不足。這些因素嚴重制約了高校信息檔案管理工作向著更長遠的方向發展，影響檔案管理效果?；诖?，加強高職院校檔案管理信息化建設顯得尤為重要。
一、當前高職院校信息化檔案管理的要點探析
(一)紙質文件與電子文件歸檔仍需同步重視。電子檔案管理模式下，歸檔載體變得更為多樣，同一份檔案會有紙質與電子兩種形式。因此，電子檔案在安全性上能得到較高的保障。及時電子文件損壞，也有原版紙質原件文件。這也就是為什么在電子化檔案管理模式下，仍需重視對紙質檔案歸檔的原因［1］。在當今高校，檔案管理電子化推進進程進展不一，甚至存在著辦公電子化尚未完全普及的現象。這其中難以推進的原因較為多樣，最常見的原因即為資金不足，更深層次的原因在于國家針對電子檔案的法律管理部分立法尚未完善，雖然其在查閱借取方面較為便捷，但同樣一份文件，紙質版檔案一定比電子版檔案有法律效力。針對這一現狀，高校檔案管理人員應對歸檔檔案所涉及的類別，法律意義，實際效力進行更深一步探討。不論何時，都不應當放松對紙質文件的管理，檔案歸檔時必須保持同步，同時立卷。控制兩者相互歸檔時紙質文件與電子文件能夠相互對應，在數據庫中能找到每一頁的詳細內容。
(二)電子檔案的安全管理需得到加強。檔案安全管理，一方面需要充足的技術支持;另一方面需要檔案管理人員自身具備足夠的安全意識。從數據庫安全方面，軟硬件能否穩定運行，網絡環境是否安全，是否存在數據庫漏洞等內容均是影響因素。故在實際工作中，要做好電子檔案的安全管理，需緊抓如下工作:思想認知維度，要認識到檔案泄露后對于高校對于社會的影響，能夠從工作的各個環節中層層把關、層層負責，強化流程管理［2］。安全技術維度，定期開展對檔案管理系統進行更新，更新其內部病毒防范機制，用戶準入機制等。做到未經授權的用戶無訪問檔案權利，獲得部分訪問權限的用戶僅可開放一定權限;同時在數據傳輸途中，能夠做到數據不被攔截，數據加密等安防性干預。在檔案的閱讀與更改方面，也是影響檔案安全度的重要因素之一，在此將引出安全管理能力的第二點，檔案內容原始性的保證。電子檔案作為數據的集中性表現，其在內容與形式上很容易被改動，不論是出于有意或是無意。故在系統安全性防范文件原始性保存方面，應對具備檔案修改權限的用戶層層限制，最大程度的做到無權限的用戶難以進入，看不見，改不了。通過措施干預保證電子檔案的真實性與完整性。當有關檔案管理細則發生更改時，應當根據文件核心精神，對電子檔案操作模式重新規劃。針對重要程度較高的，且需長時間持續保存的文件，人事任命文件等，辦理權限需交由專人，并單獨設置一監督人員，嚴禁越權辦理，嚴格按照規定操作程序開展工作。從設備配備的安全角度來看，應單獨設置一處理電子檔案的電腦，且接入的網絡屬單獨支線的校園內部網，最大限度地提升專用網絡安全程度。同時，在電子檔案準入制度方面，則應用用戶口令予以約束，定期更換統一的用戶口令，也減少了信息泄露的幾率，即使對于存在檔案管理人員人事變動的情況，也不會發生檔案信息泄露;從信息存儲安全的角度看，部分高校存在多個校區，但高校整體間的人事檔案信息是共用的，則此時，檔案管理人員需根據學校自身情況及部門設置，選擇是否需要異地存儲，多套備份等［3］。
(三)采取多元化管理措施，保證電子檔案能長期有效保存。電子檔案的儲存完整性受到多方面因素限制，詳細為檔案讀取系統的解碼方式、儲存介質理化性質是否穩定、電子檔案磁盤放置方式能否保證磁盤與磁盤之間不受影響等。具體到實際人事檔案管理工作來說，則需注意以下事項:首先，能否開展對電子檔案的有效維護與檢測?？紤]到電子檔案載體較為多樣，各類載體的理化性質有著些許差異，不能按照統一的保管模式管理，同時加之以儲存環境難以受到人為因素調控，則無形中增加了信息儲存的質量風險。另外，除對電子檔案本身進行很好的保存外，還必須對其所依賴的技術及數據結構和相關定義參數等加以保存，或采用其它方法和技術加以轉換。因此，應對電子文件至少每半年開展一次信息安全性檢測與備份。并將每次驗收與檢測的結果記錄到檔案管理登記表中。這類電子介質存儲的硬盤等載體，均專人、專地儲存，且不得外借。同時建立相關信息管理維護日志，為日后復核工作的開展提供便利。
(一)人事檔案管理信息化，網絡化。將通過審批的人事檔案全部電子化處理，并錄入數字化檔案信息管理數據庫中。根據檔案類別的不同，予以同類型分類，并建立多種匯總檢索方式，使電子檔案的查找方式能更加多元化。對于特殊類型檔案來說，如保密級別較高的、僅具有一份檔案，對安全保存要求較高的檔案，應在常規保管基礎上，根據檔案密級，設置相關的查閱權限，保證僅有特定人群可對檔案內容予以查看。針對部門間的檔案，其他與之無關的人或部門調取需通過審批，并對調取檔案的目的進行說明，只有被授予使用權限的用戶才能擁有部分查閱權限。這樣嚴密的權限劃分，有助于檔案信息在內部信息共享范圍內，安全的查閱。對于使用者而言，安全性與工作效率均能得到同步提升，而對于管理者而言，通過在檔案信息庫中應用SQL語句編碼方式，可使得檔案的查詢、管理、系統運行數據信息收集變得更為方便，極大地減少了檔案管理日常的工作量。
(二)上級管理部門應強化對檔案管理信息化的重視，增加資金設備與人才投入。人事檔案信息化建設初期需要投入大量的人力、物力、財力，一是在設備上的投入如掃描儀、專用的檔案管理系統、打印機、編碼系統等均需要投入大量的資金。當上述條件均具備后，為滿足檔案管理的要求，需要對系統，設備實時更新。有條件的高校，應結合設備使用主客觀情況，制定相關預算，用足夠的資金保障來更快的推進信息化建設的進程［3］。二是在人才上的投入。檔案管理信息化，一方面需要從業人員具備扎實的檔案管理基礎;另一方面需要從業人員具備能夠滿足工作需要的計算機操作技能。在信息化建設的初期，高校應聯合檔案管理人員，與本校的信息技術教師，共同探討出適宜學校實際情況的信息化管理方式。對于部分軟硬件條件配備不充足的環節，高校應適當借助外部力量，外部軟件研發團隊，共同做好信息化人事檔案的建設。
(三)應用更為簡潔底層編碼語言，充實人事檔案數據庫中的內容。人事檔案是學校長時間的人才資源積累的成果，如若對檔案內容加以合理利用，則能將檔案管理所起到的成效進一步延伸，從而強化其人才信息資源庫的作用［4］。根據學校人事檔案調取的實際需要，研發更多的，滿足實際需要的功能，從而為各類人才提供信息化的服務。在錄入檔案初期，應在檔案內容中將體現人才工作水平的項目著重體現，在擴大檔案信息資源庫的同時，錄入更多高質量的人才信息。
(四)創建新型檔案管理人才考核模式。信息化時代，對檔案管理人才提出了更高的要求。高校必須對檔案管理人員的知識結構予以全面更新，詳細為:信息資源開發素質、計算機能力素質、信息化檔案管理知識素質。將傳統上的紙質檔案管理工作，轉換為電子化檔案管理形式，例如檔案的歸檔、立卷、整理等，傳統方式下人工錄入不僅錯誤率高，且耗費的時間較長，對于檔案錄入字體的清晰度，筆墨選用等方面要求較多，這是傳統檔案管理模式下的弊端。而應用電子化檔案管理模式，則能一站式的將上述工作通過電腦錄入，準確且便捷完成，不必擔心字體錄入不清，選用的筆墨不符合規定等繁雜的要求。故只有將檔案管理與計算機操作技術緊密融合，充分挖掘檔案的價值，才能更好地開展檔案管理工作。當今優秀的檔案管理人員，不僅需要具備細致、嚴謹的管理心態，開展實際工作，還應對檔案中所蘊含的價值予以充分挖掘，總結規律，開展專題研究，著成。在提升自身工作能力的同時，頭腦中的知識也可以不斷更新，這類人才是新時代高校檔案管理所迫切需要的人才，所有檔案管理人員都應向著這一方向發展。故而，在檔案管理人員的考核方面，可按照以下模塊展開考核:檔案管理實踐能力、計算機基礎操作能力、信息化檔案管理能力、與素質拓展模塊的考核［5］。根據考核成績分布，也使得檔案管理人員能夠對自身工作中的薄弱點予以識別，展開針對性地工作訓練。
三、結語
綜上，無紙化辦公是文職工作發展的必然趨勢，更是檔案界發展的主流方向。高校在進行人事檔案管理是越依賴計算機，無紙化進程推進速率也就越快。伴隨著高校每年應儲存、管理的人事檔案越來越多，傳統的純手工工作方式將會帶來巨大的工作量。因此，高職院校應緊跟社會發展信息化的腳步，結合發展實際，革新理念，整合資源，充分挖掘人事檔案所蘊含之價值，為更好地推進人事檔案之于學校發展不斷奮斗，為部門領導和工作人員提供更優質的服務。
作者:劉暢 單位:長春職業技術學院
