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自來水行業屬于公益服務的行業,由于其自身行業的特點,一方面因其壟斷的性質在區域內不存在競爭性；另一方面又因其居民生活的必需性要求供水企業能夠為區域內所有居民提供符合國家行業標準的無差異公共產品。物資管理作為供水企業內部控制的重要一環,貫穿于生產活動的每一個過程,是影響區域內正常供水的關鍵環節。在實際生產經營過程中,物資管理工作的正常進行,不僅需要一套體系完善且細節規范、公開透明的操作流程以便于理順的各項業務關系,同時還要嚴格落實制度措施以使得工作人員按照規范流程進行工作活動。只有這樣,才能保證物資供應工作正常有序進行,為供水生產經營活動提供必要的保障。

一、供水企業物資管理在內部控制工作中存在的問題

由于我國城鎮化建設步伐的不斷加快,供水管網的升級改造等基礎配套設施建設工程日益增多。例如,據太原城建數據顯示,“十一五”期間,太原市主要完成城市基礎設施建設413項,新增道路長度450.5公里。其中,新建改建道路主要完成了龍城大街、濱河東路南北延、濱河東西路快速化改造等112條。小街小巷改造主要完成了以中心城區為主、核心區為重點的橋頭街、南肖墻路等街道158條。為了配合道路施工建設,太原供水集團作為基礎設施單位同步投入大量的人力物力,對全市范圍內的陳舊供水管網進行了同期改造,并在新城區鋪設了很多新的管網。但是,在管網配套工程的實施過程中,由于城市供水企業的物資儲備和供應的規模相應的擴大,物資管理中的各種矛盾、弊端開始顯現,在實際工作中出現了下列的一些問題。

1.工作流程模糊不清、工作憑經驗

在承攬基建工程供料任務的初期,很多城市的供水企業對物資管理的方式方法仍延用過去的單一庫房管理的模式,不論是庫房的承載能力、還是軟硬件設施的配備都遠遠滿足不了工程需求。由于工作流程不明確,工程管理人員之間分工不明確,施工單位領料有一定的隨意性,工程之間串換材料的現象時有發生,從而造成當時的物資庫存混亂不清。

2.信息化程度不夠、記賬方法落后

第一、庫房材料帳停留在手工記賬階段,核算效率極低,倉儲數據信息不能及時、有效地統計、分析和傳遞,由此造成工程價交、結算等后續工作的緩慢滯后；第二、倉儲管理和采購管理銜接性差,采購計劃員不能及時取得客觀真實的庫存信息,導致入庫不及時,賬面紅字太多(材料先出庫后入庫所致)。同時,由于不能及時獲取有效的庫存積壓物資信息,使得部分材料得不到合理有效的利用；第三、采購信息接收面窄,不利于采購物資的比質比價。例如,2008年以來,隨著太原市開展的“一戶一表、水表出戶工程”、“關停自備井工程”及“城市道路陳舊管網改造工程”等多項工程的陸續開展,生產設備和物資材料投入大幅度增加,材料的品種規格從近千種增加到近萬種,太原供水集團的物資部門倉儲庫房從一個激增到六個,每月處理的出入庫單據從上百份增加到數千份,但是信息化管理程度和設施卻沒有得到同步的升級。

3.制度措施不夠明確,執行力不強

信息化管理的新形勢下,很多城市供水企業由于各項內部控制制度的不夠完善,在物資管理的具體工作細節上沒有更加詳盡全面的工作機制來對應獎罰措施,同時存在人員設置不合理、一人多崗、職務交叉重疊等情況導致無效的監督管理措施,使得物資管理的實際工作中存在互相推諉、任務沒有整體規劃等問題。

二、在物資管理中完善內部控制工作的相應措施及對策

1.加強物資管理隊伍建設,提高管理人員的綜合素質

第一,加強庫房管理員的培訓及管理,保證倉庫日常管理活動的有序進行,最終都將具體在《庫存材料收發存匯總表》上體現。一旦庫管員稍有馬虎就會出現材料名稱張冠李戴、規格型號混亂不清,從而導致財務人員無法正確核算材料成本,部門領導無法得到正確的庫存信息。比如,太原供水集團的物資部門要求倉庫管理員做到三勤：一是勤于了解工程進度、物資庫存等信息,以降低庫存為目標,實現庫存材料的信息適時更新,動態管理；二是勤于對供應過程中材料的質量和消耗進行跟蹤,掌握材料的使用情況,為采購人員提供準確材料信息；三是勤于進行材料使用統計,為領導決策提供及時、準確、可靠的依據,使信息資源得充分利用,從而杜絕盲目采購的漏洞,起到降低物資采購和庫存管理的成本。第二,注重提高采購員的業務素質。供水行業相關物資材料設備用量大、價值高、高新材料多以及采購形式呈現多元化,不僅要求采購人員懂管理、懂會計,還要對市場具有一定的分析判斷能力,能夠利用現代管理技術手段把所掌握的各種信息及時進行反饋和溝通,實現項目與項目間對材料的動態監控,達到資源共享的目的。比如,太原供水集團物資采供部門定期組織采購員、生產部門及各施工單位進行相關技術培訓,邀請電子遠傳水表、調流調壓閥、多參數氣體測定器等廠家技術人員對新型涉水產品材料及新工藝的應用進行詳細講解和演示,做到了使用部門、施工部門和管理部門對專業知識學習的同步信息共享,也為太原市創新城市供水管網改造項目的發展奠定了堅實的基礎,使得集團公司在工程施工、技術維護及供水營銷中提升了公眾服務形象。

2.重新制定工作流程,完善實際工作中的操作規范

第一,在庫房管理方面,制定詳細的《庫房管理條例》、《易燃易爆危險品管理條例》、《油庫管理條例》、《庫房管理員崗位職責》等一系列規章制度,使庫管員們在日常材料收發工作中有章可循、有據可依。一是建立嚴格的收貨制度,要求庫房管理員依據供應商出具的送貨清單對貨物的名稱、數量、外觀及相關貨物合格證書等進行仔細核對和檢查,必要時應配合采購人員或使用部門進行質量檢驗,驗收合格后方可入庫。采購員以庫管員簽字核對的《采購驗證單》作為入庫的依據；二是物資入庫后,按不同類別、性能、特點和用途分類分區碼放,做到“二齊、三清、四號定位”：①二齊：要求物資擺放整齊、庫容干凈整齊,要保持庫內干燥,防止貨物霉爛損壞。②三清：材料清、數量清、規格標識清,根據ISO質量認證體系要求,各種材料標識應清晰可見,并區分合格品及不合格品區。③四號定位：按區、按排、按架、按位定位,易燃易爆危險品應分別擺放。還必須經常對物料進行維護保養,做到不銹、不潮、不凍、不腐、不變、不壞、不漏、不霉、不爆；三是健全審核發料制度。庫房管理人員要堅決做到憑領單如實發放材料,不得出現白條現象(緊急情況,如12319城建搶修指令等除外,但應于三天內將領單收回),若領料單上部門主管、領料人、材料員等未簽章或領用材料信息不清或被涂改的,庫管員有權拒絕發料。發放材料過程中,必須根據進貨時間遵守“先進先出”的倉庫管理原則,充分利用庫存,避免材料積壓；四是健全庫存的盤點工作制度。庫房管理員要對庫存物資進行定期的盤點,做到勤查、勤翻,每月末核對材料賬面數與實點數,發現問題及時查找、及時更正。對于《維搶修材料儲備定額》中的材料要做到動一動、查一查,發現短缺及時向采購計劃員報送補庫計劃,避免影響供水管網維搶修工程的正常施工。第二,在采購管理方面,全面規范采購業務流程,完善采購業務相關管理制度,把這一環節作為內部控制的重點來抓。一是采購計劃下達的環節中,應當根據市政府及公司內部發展的要求,對城市管網的更新改造、老舊維修和供水設備大修理等進行科學的分析論證,從而制定出切實符合需要的物資采購計劃,并在公司經理辦公會上由集體討論決策后向公司的物資統一管理部門予以下達。二是嚴格貫徹國家物資采購相關管理辦法及三體系質量認證的要求,根據實際情況統籌安排：大宗物資采購均采用國內公開招投標方式進行,零星物資采用邀請招標、競爭性談判、詢價采購等方式。比如,太原供水集團專門設立招投標辦公室及物資采供中心,實現了供應商的選擇與物資采購的實施權責分開。同時委托具有相關資質的第三方進行招投標,同時將內部材料需求方、生產部門、技術部門、物資采供中心、財務、紀檢監察、企務公開辦等相關部門納入體系,對招投標的全過程進行有效的監督,充分體現了“公開、公平、公正”的“陽光”采購原則。三是購買環節中物資采供部門要嚴格執行《合同法》,與供應商簽訂供貨合同,從合同條款的設定、技術要求的支持、違約條款的明確,在細枝末節上都要詳細斟酌,在條款設定的精、細、全上下功夫,從而保障了合同的執行力度,充分避免了事后可能會產生的商務風險。比如,對于合同的管理,太原供水集團實行集體會簽制度,層層審批、層層把關,重大采購項目由董事長親自審批,真正做到相互制約、相互監督。四是要求采購人員要做好事前、事中和事后的控制,建立健全采購合同臺賬,以便隨時了解、掌握經濟合同的履行情況。一旦工程施工中出現有關材料的問題,要求采購員必須在第一時間趕往現場,并通過拍照、錄像等方式取得必要的證據資料,同時積極配合查找原因,正確區分屬于施工單位操作不當還是材料質量發生的問題。如確屬材料質量問題,將嚴格按合同條款,向供應商提出合理索賠,切實維護公司利益,并且將有關情況記錄在合格供方檔案中,作為日后對其業績評估的依據。五是在付款環節中,物資采供部門的財務人員配合集團公司財務對每項采購業務所涉及的發票、合同、計劃、驗收等資料的真實性、完整性、一致性進行嚴格審核,按照審批權限執行付款手續,同時還會將應付貨款按一定比例保留部分質量保證金,以此充分保護自身權益不受損害。3.加大信息化建設的投入,實現數據共享通過倉儲管理信息化給我們的物資管理工作帶來以下幾個好處：一是大大提高物資管理的效率,操作更為便利,節省了大量的人力、財力。過去一份出(入)庫單據,需要庫房管理員完整的登記庫存臺賬后才能轉到材料會計手中,材料會計還需再次逐筆登記一遍庫存材料賬,然后才能進行成本核算,單據需要很長的周轉時間。而現在材料會計只需對出(入)庫單據與庫房管理員錄入軟件中的數據進行核對,然后按照預設的核算方法(程序)點擊記賬即可,大大加快了各種出入庫單據的傳遞速度。二是提高了各類材料的使用效率。通過數據共享,采購人員和計劃人員可以對閑置或使用率不高的財產物資進行方便、快捷、定時地查控,對這些面臨積壓的材料進行合理調配,從而避免出現材料積壓。三是促進廉政建設。材料倉儲信息通過網絡的傳輸,增加物資管理情況的透明度,進一步促進物資部門的廉政建設。比如,太原供水集團物資部門加大了對信息化建設的資金投入,從計劃到采購、從財務到庫房,確保每人配備一臺電腦,同時委托“山西用友財務軟件公司”根據部門特點定制“庫存及存貨核算”等模塊,借助專業軟件實現了庫房與財務之間的局域網連接,實現了數據信息的共享。

三、結論

不斷完善制度建設,使一切工作的開始都必須做到制度先行,同時加強執行力度是我在多年的物資管理過程中總結出的經驗。只有正常有序的物資管理,才能使整個供水企業的資金得到有效的利用,才能使物資不積壓、無瑕疵,滿足城市供水發展的需求,讓公司整體生產經營穩步發展,實現企業內部的和諧協調可持續運行。

作者：趙霞 單位：太原供水集團有限公司物資采購中心