教學秘書工作在教育教學管理的特點
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1.1內容
教學秘書在高職院校日常教學管理起到上傳下達、聯系左右的重要的作用，教學秘書的工作質量關系到高職院校的教學管理質量。通過教學秘書的服務工作，可以加強學校教育管理部門和班級以及教師和學生之間的聯系等。教學秘書擔任著信息傳遞員和加工員的工作，可以反饋教學狀況的信息，傳遞教學質量監控體系的信息。教學秘書工作從屬教務處和二級學院的雙重領導，教學秘書負責管理日常教學活動，主要包括：①向教學基層傳遞高職院校的教學管理信息，例如教學秘書需要及時向各個教師傳遞教學改革政策的內容。②協助部門領導，完善人才培養的具體計劃。③以高職院校人才培養計劃為基礎，安排各個專業的教學課程。④制定每個學期不同專業的教學課標。⑤統計高職院系各種教學教材，有序落實教學工作。⑥負責安排和協調期末考試。⑦協調安排學生的補考和重修等。⑧審核畢業生。⑨日常評估和檢查高職院校的教學工作，進一步發展教學工作。⑩面對各種校園突發事件，負責協調工作人員妥善處理。總之，高職教學秘書的工作是非常復雜的。
1.2性質
高職院校的教學秘書工作性質就有個性化特征，第一方面具有輔助性，高職院校的教育目標是培養應用型人才，培養應用型人才的過程中，需要統一聯系各種教學因素，教學秘書負責聯系各種因素，對于高職教學工作起到輔助作用。第二方面具有從屬性，教學秘書的所有工作都要為教學提供服務，工作目標是促進教學運行，提高教學秩序的穩定性。第三方面具有服務性，教學秘書具有服務性，不僅要向高職院校領導提供服務，同時還要向高職院校的師生提供服務。
2高職教學秘書工作的特點
2.1全面性
教學秘書是高職院校二級學院管理工作的重點，負責安排教學課程，同時還負責監督和控制教學質量，組織管理各種實踐教學，甚至也可以評定教師的工作成績，整理和保管學生的學籍檔案等。高職院校教學改革和教學研究等都需要教學秘書的參與，因此教學秘書是高職院校二級學院工作的重要一部分，與高職院校二級學院各個環節和部門都具有密切的聯系。
2.2服務性
高職院校二級學院教學管理工作關系到每個教師和學生的切身利益，對于學校二級學院教學工作的各個方面都具有較大的影響，教學秘書需要樹立服務意識，為廣大的師生提供服務。教學秘書是高職院校的基本單元，他們直接參與到教學一線工作，因此教學秘書涉及每個教師和每個班級以及每一堂課。同時高職院校工作的主體和核心就是教學秘書，教學秘書的教學工作和教學手段等關系到高職教研工作的質量，高職院校的各個方面都和教學秘書工作具有密切的關系。
2.3溝通協調性
教學秘書負責協調高職院校各個部門的工作，配合各項工作的時間，配合行動和數量。教學秘書協調處理多個部門和成員，使其可以相互配合，提高高職院校教學管理工作的效率。教學秘書負責溝通協調院系部和教務處以及各個職能部門，為了巧妙處理各個部門的工作，需要提高教學秘書溝通協調能力，準確處理部門之間的工作。
3教學秘書在高職教育教學管理當中的作用
3.1促進教學常態化發展
高職教育不斷發生變化，注重提高人才培養質量，因此高職院校需要創新人才培養模式，而教學秘書需要協助和執行高職院校的教學管理工作，提升高職教育教學工作的可持續性，實現常態化發展。在互聯網技術的影響下，高職教學工作也面臨著轉型機遇，教學秘書提升自身素質，有利于規劃高職教學工作，建立成熟的教學方案，落實互聯網+教學模式。例如構建互聯網+教學模式的過程中，教學秘書需要提供準確的教學信息，利用調查反饋制定互聯網教學平臺。通過教學秘書工作，可以加強高職教學工作和社會實踐的聯系，高職院校的教學目標是培養應用型人才，高職院校需要根據社會發展情況調整教學方案，教學秘書負責調整教學方案，因此教學秘書可以提高高職教育的社會性。
3.2提高教學質量
教學秘書需要承擔教學管理職能，利用教學秘書保障高職教學質量。首先教學秘書需要全過程監督和控制高職教學的整個過程，根據教學過程中出現的問題，及時進行調整。教學秘書屬于教學管理人員，需要及時掌握教學過程的缺陷，接受學生和教師對于教學過程的反饋，教學秘書向領導反映建設性的建議，最終提高高職教學水平。教學秘書需要為教學工作提供服務，可以增強學生的學習積極性。教學秘書負責溝通學校領導和教師以及學生，教學秘書直接面對著學生，和學生具有密切的聯系，教學秘書需要參與到課程調整和教學活動當中，這樣有利于幫助學生學習。開展教學秘書工作有利于提高學生的學習積極性，增強學生的學習激情。
3.3協調上下級
教學秘書負責溝通各個職能部門，通過教學秘書和教研室以及教師學生的溝通，落實學校下達的任務和工作。教學秘書不僅需要檢查評價各位教師的教學成果，同時又要接受學校的監督，通過院系的競爭考評。教學秘書在高職院校當中發揮著橋梁和紐帶的作用，可以溝通上下級，暢通各個職能部門的關系，教學秘書需要保證工作的靈活性和應變性，充滿熱情地完成相關工作。
3.4規范化管理教學檔案
高職院校在長期發展過程中形成了教學檔案，教學檔案記錄高職院校的教學過程。教學秘書負責整理和收集教學檔案。因為教學秘書長期處于教育管理的一線，他們熟悉各種基層教育活動，同時又負責溝通上級領導，因此在教學檔案管理當中，教學秘書也發揮著重要的作用。一方面，教學秘書可以接觸各種教學資源，確定教學信息資源的價值，使教學檔案信息的準確性不斷提升。例如教學秘書可以利用崗位優勢，在檔案當中納入教學政策調整，及時保護各種教學信息。另一方面，因為教學秘書工作面非常廣，涉及很多工作崗位，因此他們非常熟悉各種教學信息資源，這樣有利于教學秘書整合教學信息資源，極大地提升高職檔案管理工作的科學性。
4高職教學秘書隊伍建設過程中存在的問題
4.1領導不夠重視
在高職教育教學管理工作當中，教學秘書發揮著不可替代的作用，教學秘書可以保證高職教學的質量和效率。當前很多高職院校都設置了教學秘書的崗位，但是卻不夠重視教學秘書隊伍的素質提升，因為高職院校注重培養高素質的教學隊伍，輕視管理工作。很多高職院校領導不夠了解教學秘書的重要性，片面地認為教學秘書只需處理一些日常工作，這種錯誤的思想不利于高職教學秘書工作隊伍的發展。高職院校領導不夠重視教學秘書崗位的人員配備和考核管理以及學習培訓等方面，這樣極大地降低了高職教學秘書的工作積極性，導致他們缺乏工作動力，不利于順利開展高職教學管理工作。
4.2教學秘書素質有待提升
高職教學秘書素質參差不齊，高職教學秘書很少是畢業于秘書專業，這樣降低了高職教學秘書隊伍的專業性。針對教學秘書的人員配備，一方面是從事多年的老員工，另一方面是剛剛畢業上崗的年輕人員，此外還包括身兼兩職的專業教師。教學秘書來源廣泛，人員流動性也比較大，很多人還沒有熟悉工作環境就開始轉崗，降低了整個高職教學秘書隊伍的穩定性。因為高職教學秘書崗位人員配備不充足，無法深入落實各項教學工作，教學秘書工作常常流于表面，不利于順利開展其他教學管理工作。
4.3管理水平比較低
高職院校近些年不斷擴大生源，學生人數越來越多，這也增加了教學秘書的工作量。教學秘書不僅需要管理教學工作，還要輔助其他行政事務。教學秘書需要深入了解教學工作流程，協調處理學校各部門和師生的關系，合理安排各種事務。因此教學秘書還要具備較高的業務素質，需要熟練使用各種現代化的辦公軟件，這樣才可以落實教學管理工作。因為教學秘書的工作強度非常大，又缺乏培訓機會，導致教學秘書管理水平不斷降低，在日常工作當中很容易出現疏漏。
5建設高職教學秘書隊伍的建議
我國高等教育近些年高速發展，帶動了教育功能和教育觀念等方面的轉變，因此我們需要重新審視高職院校教育管理工作，在最大程度上滿足社會需求和學生需要，把握當前教學工作的新形勢，因為學生數量增多，工作量也驟增，教學事務變得越來越復雜，因此高職教學秘書需要充分發揮出工作的主動性和能動性，在實踐工作當中不斷實踐和創造，探索出新的教學管理方式，促進教學改革，增強自身的服務意識，提高自身素質，為高職院校日常工作有序的發展貢獻自己的力量。
5.1提高教學秘書的自身水平
（1）提高教學秘書的信息資源處理能力：教學秘書的工作內容非常復雜，每天需要處理很多文件和資料等，這些信息資料涉及教學工作的落實情況。而不同資料的時效性和指導性都是不同的，教學秘書需要迅速處理這些資料，分門別類地收藏存檔材料，及時向院系領導匯報，并且要及時通知有關教師。與此同時，教學秘書需要全面地采集基層反饋信息，及時整理之后向領導匯報，對于教學管理決策作進一步調整和補充，最大程度地滿足教學需求。（2）提高教學秘書的溝通能力：教學秘書經常參加各種高職院校的會議，需要和各種人員交流信息，因此教學秘書需要具備良好的溝通能力，教學秘書總是和各方面人員溝通和交流，為了暢通地溝通，教學秘書需要提高溝通的靈活性和應變性，準確地傳遞各種信息。（3）提高教學秘書的協調合作能力：教學秘書需要協調多個部門和多個成員，需要協助領導處理各種事務，因此教學秘書需要提前做好準備，應對各種應急情況，避免發生意外。教學秘書幫助領導處理好各種事務，才可以順利落實院系工作。（4）提高計算機操作能力：當前各個學校的各個部門都開始利用計算機辦公，逐步實現了網絡化綜合學科管理目標。因此教學秘書需要熟練使用計算機，教學秘書處理日常事務的過程中需要利用計算機技術，例如可以利用計算機完成教學工作的電子歸檔、管理學生的學習成績、設置試題庫等。
5.2科學配備教學秘書隊伍
教學秘書在高職院校當中發揮著重要的作用，再加上教學秘書工作量比較大，因此需要注重教學秘書的能力修養，高職領導需要重視教學秘書工作，給予教學秘書工作更多的人文關懷，促進教學秘書隊伍穩定發展。高職院校需要優化教學秘書隊伍結構，科學配置教學秘書任務，實現教學秘書工作的量化考核，制定科學的工作標準。高職院校可以根據學生比例配備教學秘書數量，通過科學的設置教學秘書崗位，才可以有序高效地落實教學秘書工作。高職院校可以引進高素質的人才，提高教學秘書隊伍的工作水平，保障高職院校的教學質量。
5.3加強培訓
高職院校需要制定配套的制度體系，完善教學秘書隊伍建設，科學規劃教學秘書的職業目標。確定了工作制度之后，教學秘書可以根據崗位內容和職責完成工作，并且可以獲得合理的待遇。此外需要重視績效考評這一方面，恰當地利用這一因素，有利于提高教學秘書的工作積極性，根據學校實際情況建立降級離職，慎重對待教學秘書的特性。同時需要充分尊重每個教學秘書的需求，完善崗位需求，在職稱評定和職務晉升方面，要保證教學秘書和其他崗位的工作人員擁有同樣的待遇，甚至可以向教學秘書崗位傾斜。例如高職院校應該優先考慮評聘業務能力較強的教學秘書，對待在教學秘書崗位達到一年并且有意向轉崗的教學秘書，應該優先安排轉崗，在政策上鼓勵教學秘書工作發展。此外高職院校要鼓勵教學秘書進行學歷進修，為他們提供良好的學習機會，利用各種制度保障吸引更多的人才從事教學秘書工作。此外可以利用培訓活動等，促使教學秘書接觸更多的相關人員，這樣有利于高職教學秘書積極學習他人的先進工作經驗，使自身管理水平不斷提升。
5.4完善評估和獎勵制度
當前很多教學秘書的工資待遇都比較低，在職務晉升等方面面臨著很多阻礙，這樣增加了教學秘書隊伍的不穩定性，降低了教學秘書的工作積極性，無法提高教學秘書的工作效率。近些年高職院校不斷擴招，這樣也大規模地調換了教學管理人員職位，導致教學管理隊伍非常不穩定。教學秘書隊伍的穩定性關系到高職院校整體的工作水平，穩定教學秘書隊伍，才可以實現高職院校培養應用型人才的目標。因此高職院校需要建立科學的評估和獎勵制度，鼓勵教學秘書的工作，使其可以在日常工作當中投入充分的熱情，發揮出教學秘書的工作積極性和創造性。高職教學秘書工作比較繁雜，他們每天承受著較大的工作壓力，因此高職院校要肯定教學秘書的工作業績，以高職院校的實際情況為基礎，量化教學秘書的工作，制定科學的薪資標準，利用多勞多得的方式提升教學秘書的工作積極性，保證教學秘書所得報酬符合他們的工作貢獻。
6結語
在教育改革的背景下，高職院校需要重視教學秘書的工作，拓展教學秘書的服務職能，滿足高職新常態發展的需求。高職教學秘書人員需要應對挑戰，提高自身綜合素質，在工作崗位上獲得更大的發展，輔助高職教育系統培養更多的應用型人才，為祖國的繁榮發展奠定堅實的基礎。
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作者：錢麗云 單位：江蘇經貿職業技術學院
