圖書館后勤物業管理研究
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物業管理,最早運用于寫字樓和住宅小區。是指物業管理企業受物業所有人、使用人的委托,按照國家法律和管理標準,依照物業管理委托合同,對投入使用的各類房屋建筑和附屬配套設施及場地,運用現代化的管理方法和維修養護技術,提供多方面的綜合服務,使物業發揮最大使用價值和經濟價值的一種管理活動。圖書館的物業管理實際上是具有物業管理特征的行政后勤管理,其內容主要包括:館舍的保養和維護,綠化、衛生的管理,房產檔案的保存,設備設施的管理、保養、維修,辦公用品采購與管理,有關規章制度的制定和執行,等等。
2當前圖書館物業管理存在的問題
2•1缺少足夠的物業管理專業人員長期以來,圖書館在人事制度改革方面相對滯后,沒有復合型管理人才的儲備,現有人員中專業技能與綜合素質高又安心物業管理工作的人才十分匱乏。另外,近年新建的圖書館其建筑結構、設施設備都較為先進,科技含量高,也對物業管理提出了更高的要求。它要求管理者不僅要有物業管理專業知識,還要具備圖書館專業知識。現代圖書館的各種設備系統自動化程度高,結構復雜,專業性強,要始終處于良好的工作狀態,就要配備足夠的專業維護人員對這些現代化設備進行有效的管理、配置、運作以及日常維護和保養,而且還要具備隨時處理突發事件的能力。因此圖書館物業管理對專業技術的要求越來越高,而圖書館由于受到各種條件的限制,普遍缺乏這方面的專業技術人員。還有,圖書館的各類基建圖紙、各種設備的技術資料分布零散,也缺少專人收集管理,經常出現維修時找不到相應的圖紙和技術資料,給維修工作帶來極大不便,影響了設備的正常運行。
2•2現有用人機制影響了物業管理人員的工作積極性圖書館的人事制度受計劃經濟的影響很深,職工無論成績突出或碌碌無為,其獎金、報酬所差無幾,年終獎懲也無關痛癢,難以充分調動職工的積極性和創造性。這就造成了一些圖書館人浮于事,工作量不飽和,辦事效率低。物業管理人員會覺得自己是后勤職能部門,不用面對讀者,更加不受約束,工作缺乏主動性,遇事相互推諉,職責不清,協調困難。
2•3后勤物業管理經費緊缺作為公益性事業單位,政府下撥給圖書館的經費十分有限,表現在物業管理方面,館舍維修、管道檢修、空調和防火設施的查修等等,所需經費往往不足。但作為圖書館的后勤部門,物業管理在某一件小事上的缺失,都將影響圖書館的服務水平。如何爭取更多的經費,以及如何將有限的資金合理運用到后勤工作中,保證圖書館硬件設備的正常運轉,是目前圖書館物業部門面臨的一大挑戰。根據以上存在的問題,圖書館的后勤物業管理就要建立與之相對應的管理體制,采取切實可行的措施,使其更好地發揮服務職能。
3圖書館后勤物業改革的對策
3•1增加配備專業人員
在傳統圖書館時代,往往是人少書缺,館舍窄舊,這樣的情況下不可能安排過多的人員來分管物業事務。隨著社會的發展,新建、擴建圖書館成了各地精神文明建設和城市文化建設的重要工程,而隨著館舍的擴大和各種設備的增加,配備各種專業的后勤保障工作人員是圖書館正常運轉的基本保證。同時,在數量上也要足夠,以便安排24小時值班,這樣才能對隨時發生的電梯、照明、中央空調等設備故障及時排除。另外,還必須加強對后勤物業管理人員的技術技能培訓,不斷提高他們的業務水平,制定各類設備日常的維護、保養計劃并對設備使用情況作詳細記錄,確保全館設備運轉正常。
3•2建立完備的館舍房產及基建設備檔案
圖書館各類基本建設圖紙文件,是日后對設施設備進行維護、維修的重要依據。因此應有專人管理,負責對這些檔案資料進行收集、整理、存檔,妥善保管,以確保日后使用的需要。
3•3改革用人機制,調動物業管理人員積極性
在圖書館現有人事管理體制下,圖書館職工沒有“下崗”的危機,缺少競爭意識,缺少主人翁責任感,更談不上什么積極性、創造性。所以首先要從改革用人機制入手,實行能上能下、能進能出的崗位聘任制,促進職工轉換觀念,使得人人都有危機感和責任感。圖書館應加強對物業管理人員職業道德的培養,樹立愛崗敬業的精神,認識到即使是后勤人員也應與圖書館一線工作人員一樣,通過后勤保障工作間接地為讀者提供優質服務。圖書館還應對現有物業管理人員實行培訓上崗,并通過招聘物業管理專業畢業生,或從現有館員中選調樂于從事物業管理的人員,充實圖書館物業管理人員隊伍。
3•4建立完善規章制度,規范工作行為
要提高后勤物業管理水平,更好地為全館各個部門服務,必須建立健全物業管理規章制度,明確各崗位的職責和工作規范,運用制度的手段進行標準化、規范化和科學化管理,做到有章可循,嚴格按章辦事。例如電工班要有電房值班制度、發電機操作規程、機械設備等運行職責,總機房要有話務員崗位責任制、保密制度、機務員崗位責任制、管理制度等等。后勤工作應做到事無論巨細,都有專人負責;事無論緩急,都有辦好的期限,急事急辦,緩事亦不緩辦。要落實崗位責任制措施,做到既分工負責又互相協作,辦事有標準,檢查有依據。要增加后勤管理的透明度,讓全館職工監督。要堅持原則,嚴格按各項規章制度進行管理,獎罰分明。
3•5加強公共安全及消防管理
圖書館作為一個重要的公共活動場所,人流量大,人員成分復雜,其公共安全、消防安全在物業管理工作中占有特別重要的位置。圖書館應采用一、二級耐火等級的建筑,書庫應作為單獨的防火分區,與書庫相連的閱覽室等建筑必須用防火墻或防火門隔開,書庫內采用不燃書架。同時,圖書館的電氣設備要符合有關電氣設備安裝的要求,嚴禁超負荷用電。全館各通道應設有“安全出口”指示燈,以便人員緊急疏散。物業管理部門應有足夠的人手,定期巡查館舍,以便及時發現隱患及時予以排除。物業管理部門還應與圖書館保衛部門通力協作,定期邀請消防安全人員到圖書館對全體員工進行安全與消防知識培訓,同時做好遇到緊急情況如何疏散讀者、安全逃生的宣傳。
3•6深化圖書館物業后勤工作改革
過去圖書館后勤工作都是由本館職工自己做,現在則可以采取購買社會化服務和實行圖書館內承包制管理等方式。凡是社會上現有行業公司能滿足圖書館需要的項目,圖書館就可以花錢買服務并對其服務品質進行嚴格控管。對必須由館內工作人員從事的某些物業后勤工作,也可實行將任務與人、財、物的投入掛鉤承包的管理辦法。目前我館已經試行的項目涉及衛生保潔、綠化美化、機電設備維護及食堂管理等。這項變革的積極意義在于:首先,實行了此項改革,圖書館后勤保障力度和后勤服務質量都有比較明顯的提高,圖書館原先投在后勤物業方面的人力可實現大部分轉移或裁減。其次,向社會購買服務所需經費基本上可以從原先圖書館投入的后勤人員經費開支及其他開支中支付,并不會大幅增加圖書館經費負擔,甚至可節省后勤物業管理費用支出。例如青島市圖書館就將保潔、綠化等一般后勤物業管理工作委托給社會物業管理公司來操作,使得圖書館的室內外環境、綠化都比以前聘請臨時工有明顯的改觀,面貌煥然一新。
3•7加強設備采購管理
圖書館物業管理部門經常要負責采購各種設備用品,這些設備用品的質量直接關系到圖書館各部門的工作質量和服務質量,因此,如何用有限的資金采購質量過關的設備用品十分重要。在采購物資設備時,首先應與有關部門溝通,聽取他們對所需設備用品的意見,做到有的放矢地采購,并盡可能通過主渠道選擇正宗品牌,謹防偽劣產品。同時還要堅持節約原則,控制成本費用,堅持貨比三家,確保質優價廉。目前國家規定機關、企事業單位辦公用品物資采購都要通過政府采購辦進行公開招標采購,目的是在保證質量前提下控制成本。因此物業管理部門在提供采購單之前應做好市場調研,多跑多看,對所購物品的型號、單價、質量做到心中有數,既要避免片面追求低價而忽視了對商品的質量要求,又要避免同樣的物品限價偏高而失去公開招標采購的意義。
