社會保險檔案工作現狀與改進策略
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摘要：準確把握社保檔案工作的重要意義，分析事業規劃欠缺、管理體制粗放等現狀和不足，有針對性地探索加強規劃指引、完善管理體制等改進思路和策略，能夠高質量推進社保檔案工作，高占位策應社會保障體系建設。
關鍵詞：社保檔案工作；當前現狀；改進策略
社保檔案工作是檔案工作的重要組成部分，也是社會保障體系建設的基礎項目。分析社保檔案工作的當前現狀，探索社保檔案工作的改進對策，對于建設完備的社會保障體系，解決群眾后顧之憂，提高全民福利水平，具有重要的現實意義和長遠價值。
1.1事業規劃需要更新
社會保險事業的領導機構和業務部門，應根據時代的變遷和參保對象的期盼，系統性、結構化地對社會保險事業近期、中期和遠期發展進行科學規劃和頂層設計。尤其是針對社保檔案覆蓋各個行業，社保檔案跨區域跨行業的形成和利用更加頻繁，電子檔案及數字檔案地位和作用持續提升，以及參保對象數量劇增且流動性逐漸加大、社會保險業務對檔案工作需求更加旺盛的特點，迫切需要加強社保檔案事業的規劃引領，推動其管理模式和發展路徑的轉型升級。
1.2發展形勢需要緊隨
黨的對“加強社會保障體系建設”作出了全面、系統的部署，社保檔案工作能否做到覆蓋全民與統籌城鄉、做到權責清晰與保障適度，直接或間接關系著社會民生的高質量保障。同時，隨著檔案行政管理職能劃入屬地黨委辦公室，且社會保險征收、支出和管理，又分散到稅務、人社、醫保等多個部門。這就需要社保檔案部門緊跟形勢，適應大勢，加快構建治理多元、行動協同、資源共享的組織體系，才能有效解決檔案局（館）與稅務、人社、醫保部門的分工與合作問題。
1.3擔當作為需要增強
思想上的足夠重視，才能保障行動上的足夠擔當。新形勢下，社會保險檔案的形成、歸集、檢索、開發、利用等環節，涉及諸多部門和崗位，然而現狀是除了專兼職社保檔案工作者之外，并沒形成強烈的檔案意識，導致登記、繳納、支付、結算、調整等一些過程性檔案信息和資源，散落在各個條線、各個崗位。總的看來，社會保險檔案工作的推進步伐，仍然不同程度滯后于社會保險業務拓展的比例和規模。
1.4管理體制需要完善
隨著社會保險法的深入實施，以及社會保險、優撫安置等法定保障和商業保險、公益慈善等補充保障系統的不斷健全，參保單位和個人的急劇增加，社會保險檔案種類的持續拓展，且檔案形成和利用所涉及的地區、部門和崗位呈現明顯的跨界和交織特點，逐步形成多頭管理、分散各處的局面。例如，參保對象的社會保險信息存在于稅務、人社、醫保、民政、扶貧辦、退役軍人事務等多個部門，歷經多個崗位、多道手續，事實上造成了行政管理資源的浪費，拉低了社保檔案的服務效率。究其原因，根源在于各自為政、多頭管理，造成檔案信息分散、檔案資源利用粗放。
1.5隊伍配置需要優化
社會保險檔案工作專業化、社會化特征明顯，且具有鮮明的政治屬性和歷史屬性，需要建設一支政治素質過硬、專業能力過硬、敬業精神過硬、服務態度過硬的社保檔案工作者隊伍。然而，我們看到在各級各類社保機構中，為數不少的管理人員和從業人員知識結構簡單、技能水平一般，尤其是年齡較大人員較多、兼職工作者崗位流動性較大、計算機和網絡化操作能力較弱。為數不少的社會保險機構在運作過程中，未能適時開展崗前培訓和崗中進修，導致社保工作者在理想信念、職業操守、專業水平、服務績效等方面沒有達到理想的狀態。部分社會保險工作者甚至是直接負責人兼做其他工作、擔任多個職務，事實上牽扯了過多的精力，難以全身心地投入到社保檔案工作中。以上多種因素，使得社保檔案專業隊伍建設缺乏有力支撐。
1.6信息化建設需要加快
從國家檔案局辦公室在2008年、2016年分別印發的《市、縣級國家綜合檔案館測評辦法》《數字檔案室建設評價辦法》，到全國人大常委會2019年向社會征求意見的《中華人民共和國檔案法（修訂草案）》，都對社保檔案工作的信息化建設做出了總體部署，提出了具體要求。然而為數不少的社會保險結構雖然開始應用計算機、互聯網等現代設備和科技手段，但是沒有把信息化建設擺到應有的位置，電子化、智能化處置和利用社保檔案的范圍不廣、程度不深。
2.1加強規劃指引
在“加強中國特色社會保障體系建設”的總體框架下，把握《檔案法》修訂、國家治理現代建設、檔案與社保機構改革的發展大勢，按照“檔案+治理”的改革方向，系統規劃檔案事業發展的一年目標、三年計劃或五年規劃，著力保障社保檔案的真實性、完整性和有效性，有效服務養老保險全國統籌、醫療保險完善統一、失業保險保障有力的工作進程。堅持民為先、檔為媒，加強社保檔案工作的總體設計與具體指導，在收集、形成、歸類和保護社保檔案的過程中，廣泛傳播檔案文化，展現社保檔案作為，最大限度保障相關單位和個人的合法查詢和合規利用。
2.2堅持分類指導
社保檔案主要包括養老、失業、醫療、生育、工傷五大類，其中前三類檔案又占絕對體量。不同類別的社保檔案，其涉及內容、形成過程和運用方法有著不同程度的差異，需要基層社保檔案工作者區別對待、因“案”施策。社保檔案工作者把握參保人員就業、就醫、養老、生育等不同保險業務，差異化做好相關記載、歸集、分類、檢索、移交、銷毀等檔案業務，幫助參保對象精準落實有關社保待遇，在共享發展成果中增強愛國心和民族自豪感。
2.3增強服務功能
建樹“小政府、大服務”的服務意識，加快規范管理、優質服務的集約化、聯動化進程，辯證處理依法規范治檔和提供優質公共服務的關系。貫徹“小檔案、大作用”的服務理念，綜合應用政策手段、管理手段、技術手段等，推動社保檔案信息跨地區、跨部門、跨崗位的共建共享，實現檔案建設主體的多元化和利用價值的最大化。同時開展社會保險檔案工作的綜合評估和專項驗收，接受主管部門與社會各界的考評測評和監督指導，匯聚內部自律和外部監督兩種力量，推動檔案服務質量的不斷提高。
2.4完善治理體系
推進社保檔案管理的規范化與優質化，離不開“按制度辦事、用制度管人”。這需要基層檔案機構執行上級規章制度，同時結合實際制定本單位的規定制度。注重社保檔案工作制度的開放性，體現與社會保障、公共服務、政務公開等制度的銜接性，以擴大檔案工作的彈性調節空間。基于社保檔案經辦深度和利用廣度的加深，且保存時限超過50年的實際，需要以省份或全國為單位，發揮各地大數據中心的統籌作用，建立左右協同、上下聯動的社保檔案“一張網”。通過智能化和大數據的手段，可以破解跨地區、跨部門多主體管理、分散化形成檔案的制約，避免和減少各地區、各部門之間的重復建檔和不完整建檔，推動檔案服務的全域化和精準化，更加方便參保對象和管理部門進行社保檔案的檢索和使用。
2.5建設專業化團隊
專業化社保檔案工作團隊的建設，關鍵在于實行“配置、使用、培訓、考評”的全流程閉環管理。在配置方面，安排專人負責社保檔案歸類梳理和依法使用，并明確相關人員全員參與檔案信息準確記錄與結轉及時，并明確直接負責同志不得兼任多個職位、承辦多項任務，避免精力旁移、主業荒廢。在使用方面，可以采取菜單式交辦任務、“結對式”幫帶等辦法，促進專兼職從業人員優化作風、提升能力。在培訓方面，突出新從業人員的崗前培訓，在崗人員的提高培訓。在考評方面，運用績效評估和監督指導工具，引入參保對象監督和第三方機構測評，全面衡量理想信念、職業操守、專業水平、服務績效等達標情況。
2.6突出信息化應用
伴隨“互聯網+大數據”向檔案領域的融合應用，自助服務、網上經辦和智慧社保，將成為社保檔案工作的主流趨勢。以電子檔案、數字檔案為主，以文字檔案、圖表檔案、影像檔案、實物檔案為輔，電子檔案和傳統檔案雙軌并進的社保檔案工作格局將逐步定型。可以采取掃描、拍照等方式，將紙質檔案轉換為電子檔案，逐步建立完善的社會保險檔案庫，方便有關部門和參保對象進行網上調閱。自主開發程序或引進軟件系統，對社保檔案形成和利用等環節實行全覆蓋抓取、差異化分類、便捷式檢索，構建起既多元治理又獨立負責的現代社保檔案網絡。社會保險檔案工作是一項重要的惠民工程，需要各級社保檔案機構及工作人員認真負責、積極擔當、創新探索，持續加強社會保險檔案工作宣傳，不斷提高社會保險檔案服務質量，為新時代加強社會保障體系建設貢獻應有的社保檔案力量。
參考文獻：
［1］陳奕.新時代推進社保檔案工作的幾點思考———以鎮江市社保檔案為例［J］.檔案與建設，2019（12）：51—52+85.
［2］聶鑫鑫.社會保險業務檔案管理創新途徑探尋［J］.蘭臺內外，2020（01）：65+31.
作者：趙寶娟 單位：山東省諸城市社會保險中心助理館員
