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【摘要】人事檔案管理是醫療機構基礎管理不可分割的重要組成部分,人事制度改革的不斷深化,促進了醫療機構人事檔案管理的改革,以滿足新形勢的需要。本文對現階段醫療機構人事檔案管理現狀進行分析,進而提出人事檔案管理的整改措施,以供其他醫療機構參考。
【關鍵詞】醫療機構;人事檔案管理;現狀;整改措施
醫療機構各項改革的不斷推進和深化,對傳統人事管理模式提出了更高更嚴的要求,作為醫療機構的人事檔案管理人員應緊跟改革步伐,做好人事檔案的收集、整理以及保管等工作,提升人事檔案的真實性,為醫療機構的良性發展奠定基礎。但是現階段,我國醫療機構人事檔案管理工作還存在一些問題亟待解決,因此,醫療機構檔案管理人員應積極探討存在的問題,進而采取有效措施解決問題,助力醫療機構人事檔案管理工作的順利開展。
一、現階段醫療機構人事檔案管理現狀
(一)檔案管理重視度不足。人事檔案管理工作是人事管理的常規工作,工作業績不明顯,不易引起人們的關注,隨著醫療機構人事制度改革的不斷深化,我國醫療機構大都采取崗位聘任制,對工作人員進行公開招聘以及解聘,但是還有部分醫療機構采取傳統的管理方式,醫療機構領導層忽視檔案管理工作,并沒有將其納入日常工作議程,久而久之,這些醫療機構的人事檔案管理工作停滯不前。
(二)檔案管理人員素質不高,手段較為落后。我國人事檔案資料大都保存在各級就業服務中心、人才流動服務中心以及大學生就業指導中心,人事檔案管理體制基本呈現檔隨人走的狀態,這嚴重抑制了優秀人才的自由就業。近些年,人事制度改革的不斷推進,使得人事管理人才的需求與日俱增,對人事檔案管理人才提出更高更嚴的要求。但是,部分醫療機構不重視管理人才的聘用與培養,以至于現階段很多人事檔案管理人員都并非科班出身,專業知識和技能嚴重不足,更是沒有認識到人事檔案管理工作的重要,有些管理人員甚至連最基本的業務都不熟悉,就更別提做好專業性較強、要求較高的衛生類畢業生的檔案管理工作。同時,很多醫療機構的人事檔案管理工作人員身兼數職,這就使得他們沒法全身心地做好人事檔案管理工作,只能將檔案資料簡單的放置在檔案盒中,辦公環境極其簡陋,無鐵窗、鐵門,基本上是檔案室與倉庫為一體,而且,檔案管理一般是手工操作,不僅查閱工作困難,更是無法保證檔案的完整性。
(三)檔案管理的信息化程度較低。科學技術的不斷發展,使得計算機網絡技術走進各行各業,并受到熱烈歡迎,但是,計算機技術水平的提升卻對醫療機構的檔案管理影響不大,很多醫療機構的檔案管理電腦只是作為個人信息與檔案目錄存儲器,至于檔案的最終檢索以及查閱都還需是采取手工操作,檔案管理的信息化程度較低。
二、人事檔案管理的整改措施
(一)提升人事檔案管理的認識。人事制度改革的不斷深化,各級醫療機構應提升對人事檔案管理的認識,明確人事檔案管理的重要性,并將其納入日常工作議程,同時應組建檔案管理監督小組,定期或不定期地對檔案管理工作進行監督、檢查以及指導,及時發現問題及時解決,并對人事檔案工作進行定性定量的考核,助推我國醫療機構人事檔案管理工作的規范化、科學化和制度化建設。
(二)強化人事檔案管理信息化和現代化。醫療機構應利用計算機等先進技術輔助人事檔案管理,將文字檔案資料轉化為電子檔案,保證了人事檔案紙質資料與數據資料的并存,并根據相應需要,利用計算機進行查詢,同時應利用計算機網絡技術實時更新人事檔案管理信息,借助互聯網絡對不屬于保密范疇的檔案信息進行資源共享,這不僅提升了檔案管理工作的效率,更是提升了檔案資料的利用率,進而實現了醫療機構人事檔案管理的高效性。
(三)加快檔案管理人才隊伍建設。高素質的專業檔案管理人員可優化人事檔案管理工作,因此,醫療機構應建立并完善專業人才聘用與培養機制,聘請一批責任感強、高素質、高學歷、可熟練操作計算機的檔案管理專業人員,同時,應定期對原有從業人員進行專業知識與技能的培訓,要嚴格遵循“持證上崗”原則,促進檔案管理人才隊伍建設。
(四)強化人事檔案管理的基礎建設。醫療機構應加大對檔案管理部門的資金投入力度,實現基礎硬件設施的配備,例如:計算機及其管理系統,建立專門的檔案庫房,并配備專業的檔案柜,檔案庫房內要做好降溫、去潮、滅火等工作,定期對庫房進行防火、防蛀、防潮以及防高溫等工作的檢查,及時更新各種設備,將安全隱患扼殺于萌芽,同時要保持庫房的溫度,做好庫房清潔工作,將檔案庫房、檔案室以及檔案管理人員分隔開,延長檔案的損毀時限,這樣可提升人事檔案的安全性。
三、結束語
總而言之,人事制度改革的不斷深化,促進了醫療機構各項改革,作為醫療機構的管理人員應明確人事檔案管理的重要性,聘用專業的檔案管理人才,組建檔案管理監督小組,做好人事檔案管理工作的監督以及指導工作,加大人事檔案管理的投資力度,強化檔案管理硬件設備,積極利用先進的科學技術和設備,助力醫療機構人事檔案管理工作,提升其工作效率和質量,進而提高人事檔案管理水平,實現人事檔案管理工作的實效性。
【參考文獻】
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作者:楊琳 辛燕 單位:陜西省渭南市中心血站
第二篇:勞動人事檔案管理模式的完善創新研究
【摘要】隨著當今社會的發展,對于人事檔案的管理提出了新的要求,傳統的管理模式已經不能滿足社會發展的需要。筆者通過對勞動人事檔案管理模式的局限性的客觀分析,指出了當前存在的諸多弊端,并且根據當前的管理現狀提出了勞動人事檔案管理新模式。
【關鍵詞】勞動人事檔案管理;模式;完善創新
人事檔案管理作為事業單位檔案管理的一項重要內容,對于單位的檔案管理也具有十分重要的意義,然而縱觀當前我國勞動人事檔案管理的發展,仍存在著一些需要解決的問題,如人事檔案管理方式較為落后、管理人員素質較低等問題,要有效提高勞動人事檔案管理模式的效率就要對當前管理模式進行完善和創新。
1.傳統勞動人事檔案管理模式存在的局限性
1.1人事檔案管理方式較為落后。勞動人事檔案管理方式落后的主要原因之一就是因為種種落后的管理觀念,這使得在財力及物力的各個方面,人事檔案管理都顯示出了不足之處,特別是在當今社會經濟如此高速發展的情況下,僅僅憑借古老傳統的檔案管理模式早已不能滿足其需求。在操作方面,目前的人事檔案管理方式仍然主要借助手工操作這種較為原始的操作層面,對于先進技術及設備的應用明顯不足,也缺乏相應的合理有效的管理模式。而在對人員的管理方面,不難發現,上層領導對于人事檔案管理工作重要性的認識明顯不足,對其工作性質認識的較為片面,普遍認為這項工作僅僅是一項簡單的操作,沒有意識到人事檔案管理工作的機密性以及科學性等專業性質,這諸多的情況使得人事檔案管理工作缺乏上層領導以及下級管理人員的專業對待,其自身的特性沒有辦法得到充分的體現。
1.2人事檔案管理人員素質較低。作為檔案管理工作的主要執行者,傳統的檔案管理模式下,工作人員的觀念較為守舊、落后,工作素質不夠達標是勞動人事檔案管理存在的重要問題之一。特別是在目前的發展情況下,檔案管理人員的專業素質如果不達標,對于整個勞動人事檔案的管理工作都有著不良的影響,尤其在人們對檔案資料等信息資源需求日益增長的今天,檔案管理人員的思想落后守舊,墨守成規,沒有信息管理的意識,對于管理工作缺乏熱情或是缺乏創新思想等等問題,都會使得管理人員無法對人事檔案管理工作的新模式或是新設備進行熟悉和掌握,不利于提高檔案管理工作的效率,不能適應現代化社會的發展需要。
1.3人事檔案管理失真性嚴重。人事檔案材料是指導各事業單位進行合理的人力資源配置的重要資料和參考內容,其真實性意義重大,也是人事檔案的重要價值所在。人事檔案的失真可能會造成勞動當局在正常工作的分配和組織方面出現偏差。特別是由于當前的檔案材料還沒有擺脫傳統的限制,在內容方面偏向了個人履歷以及工資待遇等幾個狹窄的方面,而對一些諸如教學研究及行政業務等與實際成績有關的內容有所欠缺。此外,由于人員對于相關檔案的錄入不嚴格,或是相關部門未能對其行為進行規范等等原因,使得在信息的錄入方面存在著虛假信息或是失誤等現象,在一定程度上影響了對人事檔案的認證效果,可能會致使事業單位在識人用人方面出現偏差。
2.勞動人事檔案管理模式的完善創新
2.1人事檔案管理方式的信息化。為了適應社會的發展,時代的進步,加強對勞動人事檔案的信息化管理工作,是改善人事檔案管理工作方式的重要舉措。只有加快對信息技術的發展和應用,加強各類信息在接收以及識別等過程中的效率,才能實現勞動人事檔案管理的現代化和信息化。這不僅要利用現代的信息技術對人事檔案信息及各類資料進行數字化管理,對歸檔資料進行記錄和統計,并且對日常的資料進行匯編,還應該注意的是,除了這些內容,勞動人事檔案的信息化管理還包括一些相關手續的辦理等工作。特別是在對人事檔案管理的信息資源的建立和開發方面,一定要將勞動人事檔案管理工作納入到一定網絡環境下所運行的信息管理系統之中,通過對系統的建立,構建出符合勞動人事檔案管理工作特點的計算機管理體系。同時,還要注意對先進的管理模式和設備進行合理引進,促進人事檔案的無紙化以及電子化管理,提高檔案管理的效率。
2.2提高人事檔案管理人員的素質水平。提高勞動人事檔案管理人員的素質水平是實現其科學化管理的重要舉措之一。首先要注意改變管理人員的服務意識,使其意識到勞動人事檔案作為其配置資源的有效依據,具有十分重要的意義和價值,通過宣傳和培訓加強人事檔案管理者的主動服務意識和積極性。另外,在專業素質方面,則要加強對管理人員的技術培訓,加深其對業務的了解,特別是在新技術和設備的使用方法上,要使其能夠靈活掌握。或者可以通過開展相關的學術調研活動,提高人事檔案管理人員對個人以及崗位的認知水平。
2.3加強人事檔案管理的監督。勞動人事檔案材料的規范性較低是導致其失真的重要原因,因此加強對人事檔案管理工作的監督,對于整合人員的信息具有重要意義。還能更新補充人事檔案,保證在對人事材料進行收集歸檔時,對材料的真實性以及完整性進行嚴格檢查。特別是對于一些需要本人簽字蓋章的文件,不允許代簽。避免出現人事檔案材料缺公章或是少簽字的現象出現。管理體制上特別注意加強對勞動人事檔案安全保密性和開放性的管理,實現人事檔案轉接程序的正規化。對于從事檔案工作的有關人員實行監督考核制度,通過一定的獎懲制約機制來提高人事檔案管理的嚴肅性,增強管理意識,保證其人力資源信息的安全性。
3.結語
總而言之,不管是對于檔案的擁有者還是對事業單位本身來說,勞動人事檔案的管理十分重要,通過對當前存在的問題進行有效的處理,能夠有效的避免由于人事檔案的管理效率較低而造成的負面影響。加強對管理人員素質的培養,規范人事檔案管理模式,對于有效提高我國勞動人事檔案的管理水平具有重要意義。
參考文獻:
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作者:任紅霞 單位:大慶市薩爾圖區人力資源和社會保障局
第三篇:事業單位改革后的人事檔案管理思考
摘要:中國現階段正處于市場經濟高速發展時期,事業單位的體制也將迎來面臨巨大變革。事業單位改革后的認人事檔案的流向、遷改、留存等一系列問題都會事業大衛的認識檔案管理帶來很大的壓力。如今社會各界對事業單位的人事檔案管理愈發的重視,關注力度也在加大。本文主要對事業單位改革后的人事檔案的管理存放的工作進行深入的探討研究。
關鍵詞:事業單位;體制改革;人事檔案
1我國事業單位的體制改革
我國事業單位的體制改革主要是建立在分類指導的聘用制為基礎的用人制度。當前事業單位人事制度改革主要內容為:加快制定配套政策。以下為事業單位人事改革的主要內容。
1.1事業單位的體制改革是歷史的必然趨勢
長期以來,傳統計劃經濟占市場經濟的主導地位,使得我國的事業單位存在以下3個弊端:第一,機構人員容量過多,職權范圍的任意擴大。第二,管理過手段行政化,運作機制非效率化。第三,資源配置非社會化,國家財政負擔重。雖然近幾年以來,我國各相關部門都有推動事業單位的體制改革,但是,從大體上來看,當前的改革進程與我國的社會主義經濟體制已經相關的事業發展還不能很好的融合,首先適用于事業單位的特性的人事管理機制還沒健全;競爭激勵以及自我約束的制度沒有健全;認識檔案管理機制還沿用老舊的模式,以上這些問題,都要求事業單位的人生體制改革的腳步必須加快。
1.2以聘用制為基礎建立的事業單位用人制度
近期,人事部門副部長在人事廳會議上提出:在結合實際情況的基礎之上,用兩到三年的時間對事業單位進行人事制度改革,并在全國事業單位推廣聘用制;五年時間實現聘用制在事業單位的專業化、普遍化。通過以上觀點,可以認為事業單位人事制度以聘用制為核心改革目標是必須的,廢除干部身份終身制,加入競爭制度,將聘用制作為用人制度的一項。
1.3用分類指導的方式對事業單位進行改革
當前的事業單位層次復雜、行類多樣化。通過分類指導的方式對事業單位進行范疇上的定義,對事業單位行類進行分類整合。對于行政機構、非盈利機構等現有的事業單位體系,根據不同的特性從實際出發進行有效的、合理的、符合各自特點的體制改革。
1.4加快對事業單位改革配套政策的制定
事業單位的體制改革是一項全面的改革,針對其中出現的種種配套政策問題,依據實際情況應該遵循這幾點對事業單位進行配套政治的制定:首先,維持事業單位體制改革有效發展速度制定相應法律法規;其次,國家對事業單位給予一定的自主權,提高事業單位自主分配權利,對事業的單位的財政投資應該適當縮減,加快事業單位的自主權益;最后,提高人事管理人員對人事檔案的管理,提高人管理人員的的思想政治道德水平,以人才競爭作為認識管理的主要策略,有效的招募管理人才,為事業單位的發展打下扎實的基礎。
2改革后的人事檔案管理工作
人事檔案的管理工作,必須具備專業性強、政治覺悟高、思想道德水平高的管理團隊來實施管理工作,使得事業單位的人事檔案管理不滯后跟隨改革的腳步。
2.1人事單位檔案管理人員因具備優秀的思想政治道德水平
擁有堅定、專業、熱情、敏捷等優秀品質的人事管理人員,才可以更加自覺、可靠的完成人事管理工作,因此,需要對人事檔案管理人員進行有效的思想政治道德教育,加強馬克思理論、思想等重要的思想的教育,讓工作人員擁有正確的價值觀、世界觀、人生觀從而更好的服務于工作,認真熱誠的做好人事檔案管理工作,實現更高的人生價值理想。
2.2人事檔案管理工作人員因具備相應的專業能力
人事檔案管理工作,是一項專業性質比較強的工作。隨著時代的變遷社會的進步,人事檔案管理工作人員,應該與時俱進掌握先進的檔案管理技術,摒棄老舊的人事檔案管理模式。積極的響應時代的進步,掌握新興的科學技術,提升自身的能力,更加有效便捷的進行人事檔案管理工作。
2.3相應的文化基礎是人事檔案管理工作人員必須具備的
人事檔案管理工作涉及到了廣泛的工作單位以及工作類型,人事檔案工作人員必須具備相應的文化水平,應對繁多的檔案內容,提升自己的文化水平使自己可以了解各行各業的檔案信息,找出符合需求的檔案信息。
2.4人事檔案管理工作人員應該具備良好法律意識與職業操守
人事檔案內容涉及到其他個人的隱私,人事檔案管理工作人員應該具備良好的法律意識以及職業操守,在面對檔案內容時要知道自己的尺度,不隨意侵害別人的利益,要維護個人以及國家的利益,不弄虛作假,不隨意破話檔案,不丟失遺漏檔案。
3結束語
事業單位體制改革后人事檔案的管理工作人員,必須以人為本,服務于大眾,加強自身的思想政治道德水平的同時,將自身的能力提升。而人事檔案管理部門應該建立符合社會發展的相應體制,遵從市場規律,服務于社會,跟隨時代的腳步采用新興的技術實現人事檔案的科學、高效管理。
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作者:王阿男 單位:吉林省體育局田徑自行車運動管理中心
第四篇:人事檔案管理問題及對策
【內容摘要】人事檔案管理的發展歷史表明,我國人事檔案管理已經取得很大的成績,然而人事檔案管理問題總是接踵而至。當前,在信息化和“三權”等時代背景下,我國人事檔案管理又面臨著新的問題。如何針對這些問題進行科學研究,如何進行人事檔案管理工作改革,是從事人事檔案工作的人員和其管理者需要注意的。
【關鍵詞】人事檔案;管理;調查
一、人事檔案工作中存在的問題
1.人事檔案存在片面、空泛、不真實等問題
由于歷史的原因,現存的人事檔案記載的內容里反映個人的工作能力、人際交往、協調溝通能力、特長愛好、工作成績,上級對其的評價等內容較少,反映干部的德能勤績、特長等資料信息不完整。個人履歷表中的年齡、參工時間、實習工作經歷及文化程度,存在前后不一或歪曲事實的情況,還有的人年齡比真實年齡小,參加工作時間比實際時間早,學歷比實際高,任職經歷前后不一致,致使真實情況難以確定,給人員的提拔、評職稱、離退休等工作帶來了不少麻煩。
2.檔案管理人員的素質有待進一步提高
隨著市場經濟的發展,各種形式的競爭愈加激烈,其中人才的競爭已經成為所有競爭中最重要的競爭。很多企事業單位都很注重人才的重要性,并開始以各種形式來促進本單位人才隊伍的形成。但是檔案管理過程中,存在檔案管理者素質不高、專業性不強、責任心不強等問題,究其原因,還是單位檔案管理的領導對檔案管理工作不夠重視,認為過多的人力和物力無需花在這上面。
3.人事檔案管理的基礎設施差
據中共中央組織部宋明遠調查統計,全國123000多個管檔單位中,有49%的單位沒有專用庫房。配備空調、去濕機設備的庫房只占6.8%左右,縣一級多數還無計算機等現代技術設備,這種情況近年來有所改善,但據筆者調查,有些高等院校,包括所調查的中職學校的人事檔案部門沒有空調、去濕機等設備,大多是手工操作,管理水平較低。
4.人員編制不足,隊伍不穩定,專業素質偏低
在市場經濟的條件下,人才由“單位人”轉化為“社會人”,加強人事檔案材料的監管機制,在一定范圍內增加檔案的透明度是社會發展的必然要求,人事檔案實現社會化、開放式管理,迫切需要監督機制的保駕護航。人事檔案材料的收集、整理等流程以及“流程操作者”也需要被監督與管理,對于人事檔案管理中出現的違法亂紀行為,不僅要追究單位、單位領導的責任,也要追究管理人員的責任。
二、人事檔案工作的改革建議
關于人事檔案工作改革的問題,學術界進行了較多的研究。研究的目的,不僅僅是指出當前工作中存在的缺陷,提出改進的方法和措施,更重要的是,為了更好地開展人事檔案工作,促進人事檔案工作的發展。從當前人事檔案工作現狀出發,筆者認為人事檔案工作改革,要從以下幾方面著手:
1.增強人事檔案管理意識,獲取單位領導的重視
檔案工作的規范,必須得到領導的重視和支持。如何獲得領導的信任和支持,筆者認為應對檔案管理人員的職責進行界定。一是大局意識。有大局意識和服務意識是檔案管理人員應具備的首要意識,要緊緊圍繞中心服務工作,及時、準確地為領導和需要查閱檔案的人員提供真實可靠的檔案信息,使同單位人員能信任并支持檔案管理人員和檔案管理工作。二是愛崗敬業。檔案管理人員要熱愛檔案工作,踏踏實實地做好檔案管理工作,努力學習和鉆研業務知識,通過各種渠道,進行檔案管理相關工作的培訓,不斷提高管理水平,要做檔案工作的行家里手,取得領導和同事的尊重和信任。
2.完善人事檔案管理的體制
完善人事檔案管理體制的內容主要包括:(1)健全人事檔案管理領導體制。這是增強人事檔案工作發展宏觀調控能力和對人事檔案管理導向作用的保障。(2)建立人事檔案管理的專門機構,例如建立全國人事檔案中心,此中心應以中共中央組織部為主導、以國家人事部為核心、以國家檔案局為業務指導機構。
3.充實和豐富人事檔案的內容
人事檔案材料中應拓展、充實、完善內容,包括個人業績材料,誠信記錄,繳納公積金、養老金的記錄,簽訂合同的記錄等,應盡量增加人事檔案的完整性和全面性,提升人事檔案的價值和功能,促使人事檔案管理朝著立體化、動態化的方向發展。總之,人事檔案內容的收集要與時俱進,圍繞社會對人才的需求進行,人事檔案內容要突出個性化,實現檔案內容的動態化,對個人能力和道德信用等情況進行全面綜合的動態評述。
4.實現人事檔案服務的信息化和社會化
人事檔案信息系統,除了為用人單位和個人提供檔案信息外,檔案信息系統一經形成,它就是當地重要的人才信息庫,為用人單位和檔案寄存者服務。例如,通過數據庫建設,可以錄入人員的學歷、職稱、學習和工作經歷、業務能力、特長愛好等,從而為當地的行政管理及其政策的制定提供參考。信息化是當今社會發展的一大趨勢,也對檔案管理工作有了新的要求,那就是運用新的檔案管理手段和新的信息技術,促進檔案管理工作效率和水平的提高,以期盡快實現檔案信息化管理。目前,計算機技術已普遍應用在檔案管理工作中,在國內,也有越來越多的學校使用計算機輔助管理檔案。迫在眉睫的一個形勢就是人事檔案計算機輔助管理,加速信息化檔案管理,推動檔案管理的和諧有序的發展,還必須提高檔案工作人員的專業技能和素質。
作者:陳彥若 單位:四川省旅游學校
第五篇:人事檔案管理創新與事業單位改革同步實踐
摘要:隨著事業單位的改革不斷推進,事業單位內部的各項管理工作也在不斷創新,以更好地應對經濟社會形勢。人事檔案管理是事業單位發展過程中的一個重要內容,本文對事業單位人事檔案管理現狀、常見問題和發展對策進行分析和探討,旨在促進事業單位的可持續發展。
關鍵詞:人事檔案;檔案管理;事業單位發展;策略
引言
檔案管理是為事業單位發展提供充足的信息材料的重要過程,尤其是對于事業單位而言,越來越多的檔案信息,必須要加強整理,從而才能為事業單位的發展提供更多的信息和資料。事業單位的檔案類型有很多,涉及到事業單位發展的方方面面,比如各種公文檔案、績效檔案、人事檔案等,人事檔案管理是人力資源管理的重要基礎,對于了解事業單位的工作人員的工作情況,分配人員工作有一定的指導作用。隨著信息時代的不斷發展,加強人事檔案管理的內容控制以及方法的創新,有助于對事業單位的檔案管理水平進行提升,使得各項資料能夠得到有效的保存,防止出現信息缺乏的現象。
一、事業單位人事檔案管理現狀和存在的問題
在事業單位改革不斷推進的過程中,越來越多的事業單位開始重視檔案管理,對檔案管理模式進行改革,當前很多事業單位積極制定檔案管理的規章制度,對事業單位的各項工作進行協調,但由于當前有的管理人員的管理意識和方法比較落后,檔案管理信息化意識不足,因此使得檔案管理過程中的信息化程度不夠,很多檔案管理工作依舊采用傳統的方式,沒有借助各種信息技術手段進行高效管理,傳統的管理方式又不規范,所以使得很多檔案管理水平不高,存在管理不規范的問題。人事檔案管理對于整個事業單位的發展都有十分重要的意義,在事業單位改革過程中,事業單位的領導越來越深刻地意識到人員才是單位發展的重要競爭力,是單位發展的潛力,因此加強對人事檔案的科學化和規范化管理,可以促進事業單位加強對人力資源的利用,激發工作人員的積極性,為事業單位的發展貢獻出更多力量。但當前有的事業單位在發展過程中對檔案進行管理的時候還存在一些問題,具體問題主要有幾個方面:
(一)檔案管理信息化水平不高
在當前很多事業單位的改革過程中,對信息化管理的重視程度有所提升,很多事業單位也在逐漸實現信息化管理,比如對于各種檔案信息的更新,基本已經實現了計算機系統的應用,很多事業單位都設置了電子檔案,便于內部用戶的使用,但有的事業單位對信息化系統的建設還是不夠完善,而且對于各種檔案信息沒有進行及時更新,最終導致一些比較重要的檔案信息丟失,對事業單位的發展產生了一定的影響。
(二)檔案管理人員的綜合能力水平不高
在當前的時代背景下,很多事業單位對管理工作創新改革的認識程度逐漸提高,但是由于當前很多事業單位的管理還面臨著比較嚴重的阻礙,因此進行管理的創新改革是一個十分必要的過程,其中表現出來的問題主要是體現在管理信息化程度不足方面,管理過程中很多工作人員都沒有經過系統性的信息化培訓,對各種先進的信息技術的掌握程度較低,最終導致檔案管理信息化水平得不到提升。
(三)人事檔案管理制度比較落后
在當前很多事業單位的發展過程中,對檔案管理還形成統一、規范的制度和體系,比如在事業單位信息化發展背景下,檔案信息管理制度不夠完善,沒有規定詳細的責權制度,而檔案管理信息化過程中有很容易出現信息安全問題,出現問題的時候沒有完善的責權制度,因此導致檔案管理工作的發展受到阻礙。
二、事業單位人事檔案管理策略
在當前的信息化時代背景下,信息化管理是未來事業單位發展的方向,在事業單位不斷改革的過程中,檔案管理也要符合事業單位的改革趨勢,逐漸實現信息化,對傳統的手工歸檔方式應該要逐漸淘汰,對檔案管理模式進行創新,從而提高事業單位的管理水平。
(一)加強對人事檔案信息化管理的重視
隨著市場競爭不斷加強,事業單位在市場環境中面臨的壓力也越來越大,在新時期,如果事業單位不能對管理模式進行創新,則會導致事業單位的發展變得緩慢,甚至逐漸被淘汰。在新的時代背景下,檔案管理理念應該要不斷創新,尤其是面對信息化社會而言,這種創新更應該要及時、到位。由于當前很多事業單位在發展過程中對各種現代化的管理意識認識不到位,對現代市場經濟中的競爭意識不足,因此沒有注意到檔案管理的信息化的重要性。在未來的發展過程中,應該要積極加強對事業單位對檔案信息化管理模式的認識,對檔案管理體系進行完善,從而使得檔案管理工作能夠得到有效地完成,借助信息化手段對一些檔案工作進行處理,對事業單位的人員進行調配,使他們發揮出更加重要的作用。
(二)提高檔案管理人員自身素質
檔案管理人員是檔案管理過程中的主要人員,對檔案管理的規范化程度以及管理水平有很大影響。當前很多事業單位的檔案管理過程中管理人員依舊采用傳統的方式方法進行管理的現象,其根本原因就是檔案管理人員自身的能力水平不高,對此,必須要加強對檔案管理人員的綜合能力水平的提升,以提高檔案管理質量。比如事業單位可以為檔案管理人員提供一些深造學習的機會,在事業單位內部可以舉辦一些針對檔案管理的講座等,讓檔案管理人員能夠不斷開拓思維,將新的管理理念應用在檔案管理過程中。檔案管理人員自身應該要加強自我學習意識的培養,在日常的工作過程中應該要積極結合信息時代的檔案管理特征,加強對各種新媒體以及新技術的認識,學習計算機技術、通信技術等各種新技術的使用方法,使用新技術進行檔案管理。同時還可以借助各種媒介平臺加強與其他檔案管理人員的溝通和交流,就檔案管理過程中的經驗進行分享,將自己對檔案管理的看法講出來,暢所欲言,通過這種方式進行交流,檔案管理人員取長補短,對自己的檔案管理問題進行反思,累積更多的檔案管理經驗和檔案管理方法,從而實現人事檔案管理水平的提升。
(三)完善人事檔案管理制度
在檔案管理過程中,應該要對管理制度進行完善,從而使得檔案管理過程可以更加規范化。首先,應該要對檔案工作人員的責任進行明確,使得不同的人員能夠明確知道自己的工作內容,同時要建立完善的獎懲制度,對于在檔案工作中出現問題的人員要進行懲罰,使得檔案管理人員能夠帶著責任感去工作,減少工作中的出錯率。其次,應該要加強對檔案工作的監督制度的完善。事業單位的檔案工作要想實現規范化發展,則必須要在日常工作中加強對其的監督管理,使得事業單位的檔案管理可以受到監督,對于一些重要的檔案要加強分類和保存。第三,應該要對人事檔案管理制定統一的標準。比如對于檔案管理的方式、檔案文件的格式等,都要制定統一的標準,有助于檔案管理人員對檔案管理工作進行完善,促使事業單位各種檔案能夠得到有效地保存。第四,加強人事檔案安全管理制度的完善。檔案是屬于事業單位的內部資料,很多檔案的機密性較高,因此必須要加強安全管理,防止檔案信息的泄露。在人事檔案管理創新的過程中,往往也會遇到一些安全問題,尤其是信息安全,是最需要防范的問題,人事檔案管理過程中,要積極制定安全防護制度,對人員進入檔案管理系統的權限進行設置等,從而使得事業單位的檔案管理系統得到安全保護。
三、結語
綜上所述,事業單位的快速發展使得各種檔案數據越來越多,隨著事業單位的不斷改革,其內部的管理制度也在不斷改革和創新。在事業單位的發展過程中必須要積極加強對檔案管理的創新,當前事業單位的人事檔案管理過程中還存在一些不規范問題,對此,在事業單位不斷改革的進程中,要加強人事檔案管理方法的創新,結合數字化和信息化發展要求,結合事業單位的改革要求,提高事業單位的人事檔案管理工作的規范化程度,使得事業單位實現可持續發展。
參考文獻
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作者:顏吉祥 單位:昆明陽宗海風景名勝區黨政綜合辦公室
第六篇:企業人事檔案管理信息化建設策略
摘要:加強企業人事檔案管理信息化建設,有利于發揮企業人事檔案的職能作用,為企業提供更加真實、準確、全面的人力資源信息。
關鍵詞:企業人事檔案;信息化建設
檔案是我國經濟社會發展的重要基礎性、戰略性資源,而企業人事檔案管理更是企業實施“人才強企”戰略的重要基礎和前提,各類企業已經開始運用信息化手段管理人事檔案工作,但仍然存在著問題。新時期,企業人事管理信息化建設問題,對推動“人才強國”和“人才強企”具有重要意義。
1企業人事檔案管理信息化建設的重大價值重要意義
1.1有利于提高企業人事檔案管理水平
企業人事檔案是企業重要信息資源,加強企業人事檔案管理信息化建設,能夠使企業人事檔案管理步入更加科學化、規范化、制度化軌道,特別是通過信息化管理,將企業人事檔案信息錄入到計算機當中,提高企業人事檔案管理水平,使其應用更加廣泛,對于提高我國企業人事檔案整體管理能力和效果具有重要意義。
1.2有利于促進企業人事檔案資源共享
當前,科技信息化的快速發展,信息共建、共享、共用已經成為一種趨勢,人事檔案管理信息化建設能夠推動資源共享進程,使企業人事檔案通過“開放性”來提高使用效率和效益。推動企業人事檔案信息化建設,能夠使企業更加全面、準確、快速的獲取人力資源的基礎信息、個人發展、專業特長、工作業績等方面綜合信息,能夠改變傳統的人事檔案信息“紙質化”不利于搜集、整理、分析的問題,有能夠使企業人事檔案發揮更大作用。
2企業人事檔案管理信息化建設存在的問題
2.1企業人事檔案管理信息化建設重視不足
企業人事檔案管理信息化建設盡管已經得到越來越多企業的認可,但由于人事檔案信息化建設需要投入大量的資金進行基礎建設,同時也需要對紙制檔案進行數字化處理,因而也需要大量的人力物力投入。而很多企業缺乏足夠的重視,無論是硬件建設,還是軟件建設,都無法達到人事檔案管理信息化的要求,直接導致企業人事檔案管理信息化建設落后。
2.2企業人事檔案管理信息化建設比較單一
盡管很多企業對人事檔案管理信息化建設進行了投入,但卻忽視了管理和運行,更多的是作為保存檔案資料的載體,只是對人事檔案進行了“數字化”處理,將資料保存到計算機或者記錄到光盤當中,應用十分有限。還有一些企業盡管應用了人事檔案管理軟件,但更多的只是進行錄入和查詢,對企業人力資源進行分析和輔助決策的作用十分有限,這就導致企業人事檔案管理信息化建設缺乏全面性和系統性。
2.3企業人事檔案管理信息化建設人員制約
企業人事檔案管理信息化建設,必須有大量專業化、復合型的檔案管理人才支撐。管理人員嚴重不足,導致信息化應用只能走形式或走過場。盡管一些企業配備了專門的人事檔案信息化管理人員,但有的缺乏檔案管理能力,缺乏信息處理能力和對信息化管理的學習、研究和創新,因而在信息化建設過程中作用發揮有限,制約了企業人事檔案管理信息化水平的提高。
3企業人事檔案管理信息化建設的有效措施
3.1加大企業人事檔案管理信息化建設投入
企業人事檔案管理信息化建設對加強企業人事檔案管理和推動企業人事檔案資源共享,發揮企業人事檔案管理的職能作用具有重大價值。要納入企業管理體系當中,建立管理機構,奠定組織基礎。企業還要加大投入,既要配置計算機、打印機、掃描儀等硬件設備,又要運用符合企業實際的管理軟件,為企業人事檔案管理信息化建設創造條件。
3.2完善企業人事檔案管理信息化建設體系
企業人事檔案管理信息化建設,并不是一個部門能夠做好的事情,必須調動企業方方面面的力量。調動一切積極因素,建立企業人事檔案管理信息化建設工作體系,建立由檔案管理部門負責、相關部門配合的協調機制,實行“統一管理、分級負責”,形成合力。要大力加強企業人事檔案數據庫建設,在此基礎上要推動人事檔案管理的分析、咨詢、建議等輔助決策作用,真正發揮企業人事檔案管理信息化建設的重要作用。
3.3建立企業人事檔案管理信息化建設制度
加強企業人事檔案管理信息化制度建設,對于推動企業人事檔案管理信息化建設更加科學、規范、有序、高效具有重要作用。企業要從自身人事檔案管理信息化建設情況出發,進一步健全和完善信息化建設標準,按照“目標管理”的原則,建立信息化建設目標、內容、流程、應用等一系列形之有效的制度體系,從企業人事檔案數據采集到后期錄入再到管理,都必須按照規定的流程進行,確保企業人事檔案管理信息化建設標準。要建立企業人事檔案管理信息化運行機制,加強信息化系統的管理和維護,出現問題及時解決,卻保穩步運行。
3.4打造企業人事檔案管理信息化建設隊伍
與傳統的企業人事檔案管理相比,無論是工作內容還是工作環境以及工作要求,信息化管理都更加復雜。這就要求加強信息化管理人才隊伍建設,將那些具備檔案管理、信息管理、企業管理等綜合管理能力的人員放到企業檔案管理信息化建設當中。加強教育和培訓,使他們在理念、技術、管理、應用方面始終走在前沿,為企業加強人事檔案管理信息化建設奠定人才基礎。
綜上所述,加強企業人事檔案管理信息化建設,提升人事檔案應用價值,為企業加強人才管理、優化資源配置、完善管理體系提供重要的檔案數據,具有重要意義。只有加大企業人事檔案管理信息化建設的投入,進一步健全和完善信息化管理機制,打造一批專業化的人事檔案管理隊伍,才能推動企業人事檔案管理信息化建設步入更加科學化、規范化、高效化軌道。
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作者:王硯秋 單位:黑龍江省農墾寶泉嶺企業集團公司辦公室
第七篇:干部人事檔案管理現狀分析
摘要:干部人事檔案管理,是做好干部工作的重要基礎,及時了解干部人事檔案管理現狀,發現問題及時解決,有助于提高干部人事檔案管理水平。
關鍵詞:干部;人事檔案管理;建議
干部人事檔案工作是干部工作的重要組成部分,是做好干部工作的基礎。隨著干部人事制度改革的不斷深化,干部人事檔案工作面臨著許多新情況、新問題,在管理意識、管理機制、管理方法上與對干部工作的要求有諸多不適應的地方。因此,如何適應改革的需要,進一步提高干部人事檔案管理水平,更快更好地發揮干部人事檔案的作用,是當前干部人事檔案管理工作的一個重要課題。
一、當前干部人事檔案管理存在的問題
(一)檔案管理體制混亂
現行的干部人事檔案,主要按管理權限和隸屬關系進行管理。但在新的發展時期人員流動日益加速,干部崗位變化比較大,隸屬關系越來越復雜,干部檔案工作出現了新情況新問題。
(二)檔案管理手段落后
按照干部人事檔案管理的要求,對收集歸檔的材料要及時登記備案歸檔裝訂。現在很多地方已經要求進行檔案電子化管理,但普及得并不好,很多地方還采用比較原始的保管方法,檔案管理人員忙于材料的收集、整理和拆、裝、訂等大量簡單、重復性的勞動,沒有時間和精力考慮開發案卷的內在信息。檔案管理手段的陳舊落后,整檔工序的繁瑣復雜,已不適應信息時代對檔案現代化管理的要求。
(三)檔案觀念淡薄,思想認識不到位
一些單位的領導對檔案工作重視不夠,將一些老弱人員調到檔案室去做管理人員,還有一些單位的兼職檔案員兼職工作很多,檔案工作質量無法保障。
二、干部人事檔案管理存在問題的原因分析
(一)檔案管理制度不健全
一是檔案管理不完善,規章制度不健全。這直接導致人事檔案歸屬不明,管理不善。據調查,現還有許多單位沒有專用的人事檔案庫房,有的檔案就直接堆放在辦公室的柜子里,有的檔案與別的檔案一起放在綜合檔案室里,沒有形成統一的管理體制。二是制度落實不到位,管理不嚴格。一些單位雖然制定了人事檔案管理制度,但在實際操作中力度不大,一些職能部門在查借閱和轉遞干部人事檔案的過程中,未出具介紹信、不登記查借閱手續、不按要求轉遞人事檔案等。由于制度落實不到位,管理不嚴格,擅自涂改、圈劃、抽取、銷毀或撤換檔案材料時有發生。三是管理制度滯后,不夠完善。隨著干部人事制度改革的不斷深入,干部信息形態、檔案的整理、保管和利用手段以及業務范圍也隨著發生了變化,舊的檔案管理制度已不適應新的社會發展的要求,需要進一步修訂完善。
(二)領導重視程度不夠
一些領導思想上不夠重視。認為干部人事檔案管理工作既不能為單位爭得榮譽,也不能創造價值,相反還要花人力物力搞投入。因此,對干部人事檔案工作的業務建設、人員配備、庫房建設、資金投入不足,認為只要檔案不丟失就行。
(三)檔案工作人員整體素質、力量配備跟不上業務的要求
檔案工作是一項專業性很強的工作,做好干部人事檔案的管理,檔案管理人員既要有一定的檔案專業知識,又要有強有力的硬件設備作為后盾。隨著管理體制進一步深化,轉變政府職能,調整組織機構,精簡人員編制,原來的干部檔案管理體制受到沖擊,有的被削弱,有的被精簡,檔案管理人員身兼數職的現象比較普遍,專職管理人員數量嚴重不足,一定程度上影響了檔案管理的工作水平。同時,一些單位檔案管理設備陳舊,硬件設施配備不齊全,不能適應電子化管理檔案的需要。
(四)檔案工作者責任意識淡薄
責任心是一個干部思想品質、工作作風、精神境界的具體體現,更是做好干部人事檔案管理工作的本質要求。有些檔案管理人員工作責任意識不強,身在其位,不謀其職,既不注重干部人事檔案材料的收集歸檔,也不按照業務規范整理檔案,更不善于學習現代化管理手段。再者干部人事檔案管理是個不顯成績但政策性、紀律性很強的工作。檔案工作者在檔案管理崗位一呆就是十幾年,甚至幾十年,思想上容易產生懈怠、厭煩情緒,久而久之失去了一個檔案工作者應有的政治責任感。
三、規范干部人事檔案管理的幾點建議
(一)適應人事制度改革,改進干部人事檔案管理
隨著干部人事制度改革的不斷深入,公開選拔、實績考核、引咎辭職等新舉措不斷涌現,干部的擇優競爭和正常流動機制正在形成,為了適應這一發展,干部人事檔案管理也必須形成與之配套的管理模式。
(二)完善管理制度,強化檔案管理意識
第一,要進一步建立干部人事檔案及材料審核把關、材料接轉、檔案質量通報登記等檔案管理制度,及時發現和糾正干部人事檔案內容失真的問題,確保檔案內容真實可靠,維護干部人事檔案工作的嚴肅性。第二,要建立和完善干部檔案材料收集工作的協調機制,加強組織人事部門內部各工作機構在干部檔案材料形成、收集上的溝通協調。第三,要建立工作聯系制度和情況通報制度,保證干部人事檔案材料形成規范、收集齊全、歸檔及時。加強硬件建設實現干部人事檔案管理制度化、規范化、科學化、信息化,硬件建設是基礎,領導重視是關鍵。應把干部人事檔案工作列入重要議事日程,制定切實可行計劃、采取切實有效的措施。第四,單位要從信息資源的角度管理干部人事檔案,用信息管理的理念創新干部人事檔案工作,加強對干部人事檔案信息的綜合分析研究和深度開發利用,實現干部人事檔案工作從簡單管理型服務向研究開發型服務轉變,把干部人事檔案管理部門建設成為干部工作、人才工作的信息庫和參謀部。
(三)加大信息資源開發,加快檔案工作信息化建設
檔案工作的信息化自動化是機關辦公自動化的重要組成部分,是提高干部工作效率的重要方面和必然要求,建立干部檔案管理數據庫系統,實施干部人事檔案動態管理,同時也要建立干部個人電子檔案系統。個人電子檔案的建立可以有效減少棄檔、死檔和無檔的現象。
(四)轉變觀念,提高認識,切實加強組織領導
領導重視是做好干部人事檔案工作的重要保證。首先單位領導要了解檔案的相關政策,應把干部人事檔案工作列入重要議事日程,制定切實可行計劃、采取切實有效的措施,要有專門的領導來分管這項工作,在人員配備上要盡量選拔素質高業務強的人員去做這項工作;要在經費及設備配備上落實到位;要積極支持檔案管理員參加各種形式的培訓學習,提高其業務水平,掌握現代檔案管理的理念及方法,保證檔案管理工作的質量。
(五)加強管理,建立健全各項規章制度
筆者從長期的工作實踐中體會到,工作出現的許多問題大多系管理松懈所致,內部管理不嚴,制度不健全,本該發現的問題沒有及時發現,本該堵塞的漏洞沒有及時堵塞,給造假者及非真實的檔案材料流入造成可乘之機,嚴重影響了干部的管理。因此,檔案工作和其他工作一樣,同樣需要嚴格管理、嚴格要求,健全各項規章制度,并嚴格按照《干部檔案工作條例》及《檔案法》等各項規章制度執行,使檔案工作有章可循、有法可依,這樣才能使干部檔案管理工作自覺的置身于黨的干部管理體系之中。
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作者:楊連軍 單位:吉林省梅河口市人力資源和社會保障局
第八篇:企業人事檔案管理與人力資源開發思考
隨著經濟全球化的趨勢和知識經濟日新月異的發展,現代企業均感到開發人力資源是提高企業核心競爭力的迫切需要,如何做到人盡其才,提高企業競爭力,是急需解決的問題。要解決這一重大問題,必須深度開發人力資源,而開發人力資源與人事檔案工作的完善有著密切相關的聯系。人事檔案是合理用人、選人的重要基礎。人事檔案的管理是人力資源管理的重要組成部分,要做到人力資源的合理配置,最大限度地實現人力資源的價值,提高員工工作效率和企業經濟效益,降低人力資源成本,就必須完善人事檔案管理。調整員工崗位必須熟悉員工的檔案情況,查閱人事檔案已成為考察、任免、調動、調整等工作中一個不可省略的重要程序,它在企業隊伍建設中發揮著重要作用。人事檔案的完善為人力資源的管理提供了重要依據。要做到人盡其才,使每個員工在各自的崗位上發揮最大作用,就必須知人善任,不僅要看員工的現實表現,而且要看他的全部歷史和全部工作。人事檔案是個人經歷和社會實踐的記錄,是個人思想品德、業務能力和工作情況的反映,是合理用人的重要依據。了解每個員工的全部歷史和全部工作,實際上主要是通過查閱分析檔案,對其經歷、品德、學識、專長等一貫表現和優缺點進行立體考察。員工檔案中的各類情況對全面了解每個員工發揮著非常重要的作用。人事檔案的完善為制定規章制度和企業改革提供了必要條件。人事檔案從側面反映了黨的政策的歷史沿革、發展和貫徹落實情況,檔案材料是經過組織審查、檔案管理部門認真鑒別的,是歷史的真實記錄。同時它有組織公章、個人印章等,有一定的法律效力。企業可根據事業的發展需要、員工的綜合素質,在分析研究的基礎上制定出相應的規章制度和企業改革方案。
首先,員工基本履歷方面要完善。目前企業員工的基本履歷檔案內容不太齊全,如員工應聘時的求職簡歷及證明材料等,還需要進一步完善。對于干部檔案,由于大多數企業無權保存,為方便利用,企業應通過正常程序將干部檔案部分內容備份或統計,歸入企業內部檔案。如有必要企業還要通過員工的畢業學校或原單位等正常渠道側面了解所招聘員工,所收集材料也應歸入人事檔案。這對企業更加客觀全面地了解員工、更加合理配置、培訓和使用人才有著相當重要的作用。
其次,業務培訓方面要完善。知識更新已成為時代的要求,培訓是現代企業開發人力資源的基礎工作。為適應新時期發展的需要,企業中每位員工都要不斷進行培訓、更新知識,提高業務水平。每次的培訓內容、測試試卷、考核結果(或結業證書復印件)、培訓單位的鑒定等都應記入個人培訓檔案,為下次培訓需求提供參考依據。
再者,績效評估及獎懲方面要完善。員工績效評估和獎懲是現代企業人力資源管理的核心工作,需要大量的考核記錄作為依據,這些有價值的記錄都要及時地、準確地收入人事檔案。充分利用這部分檔案,企業可以對每位員工某段時間的業績、素質、能力等各方面進行綜合的評價,它為員工隊伍優化、部門之間人員調配,為崗位、薪酬級別的調整,為下一步的培訓,提供了客觀全面的依據。最后,崗位及薪酬調整方面要完善。人事任免、崗位及薪酬級別調整記錄是績效評估和獎懲的結果,也要及時收入人事檔案。
總之,企業要搞好人力資源開發需要開展大量的工作,而人事檔案管理則是其最基礎的工作,傳統的人事檔案(尤其是培訓和績效評估、能力考核方面)滿足不了這方面的要求。我們必須在傳統人事檔案基礎上,對其做相應的完善,以充分發揮人事檔案的價值,使其真正由“死檔案”變成“活資料”,更好地服務于我國改革開放和社會主義現代化建設。現代企業要做到人盡其才,提高企業競爭力,必須深度開發人力資源。人事檔案是合理用人、選人的重要基礎。人事檔案的完善為人力資源的管理提供了重要依據。人事檔案的完善為制定規章制度和企業改革提供了必要條件。檔案的價值在于利用,完善人事檔案將有利于現代企業挖掘員工的潛能,更加合理地配置人力資源,不斷提高企業自身的核心競爭能力,推動企業進一步發展壯大。
作者:趙炳榮 單位:長春軌道客車股份有限公司
第九篇:企業人力資源管理對人事檔案管理的新要求研究
【摘要】隨著社會經濟體制的逐步完善,企業的管理核心由產品管理變為知識管理。新世紀企業間的競爭歸根究底是人才的競爭,人力資源管理成為企業管理中重要的部分,企業內的人力資源管理水平決定著企業的發展進程。在企業人力資源管理的改革中,人事檔案管理和人力資源管理相輔相成,二者的關系也隨著社會的進步而不斷發生變化。在現今的企業發展狀況下,企業管理中人力資源管理對人事檔案管理具體工作做出了新的要求,為保障企業的長遠發展,人事檔案管理體制的改革工作迫在眉睫,筆者從企業人力資源管理的角度,對人事檔案管理工作做出的新要求進行了詳細的闡述。
【關鍵詞】人事檔案管理;企業人力資源管理;人才
前言
隨著我國對企業的扶持力度,企業的建立在質和量上有了很大的飛躍,隨之而來的競爭愈演愈烈,企業間的競爭歸根結底是人才的競爭,所以,企業的人力資源管理成為企業管理中重要部分。而人力資源的管理是否有效主要取決于人事檔案管理工作。因此人事檔案工作又成為企業人力資源管理的重要部分,人事檔案管理和人力資源管理是統一的整體,二者的工作密不可分,尤其在當下的經濟體制的變化下,企業人力資源管理管理對人事檔案管理工作做出了新要求,人事檔案管理工作的改革勢在必行。
一、企業人事檔案管理工作在人力資源管理中的重要性
(一)為企業人力資源管理提供有效數據
人事檔案管理工作作為企業人力資源管理的數據庫,能為企業人力資源管理提供在人力調整的資料依據。在人事檔案中記錄企業員工的工作狀況,對員工進行合理的工作安排,發揮其工作優勢,根據現在的工作做出分析,預測其未來的發展潛力,避免人才的流失,為企業輸送高素質人才。由此可見,人事檔案管理的有效工作簡化了人力資源管理的繁瑣步驟,提高了企業人力資源管理的工作效率。
(二)預測潛在的人力資源需求
以企業現狀為依據,通過對人事檔案資料的整理和分析,能夠得出在企業發展中對人才的需求。企業需要哪種類型人才,由此來提供員工的詳細資料,制定有效的人力資源計劃。在現今的經濟發展狀況下,一個企業的發展離不開人才。所以,企業只有首先通過對人事檔案的分析,才能獲取所需的數據和資料,然后進行更科學、更精準預測企業的人力資源需求。
(三)輔助人力資源管理的配置
人事檔案是人力資源管理中的信息載體,是企業識人用人的重要依據,所以,合理有效的人事檔案管理能使企業間的各個部門檔案資源共享,避免資料信息的狹隘性,保障了信息資料的實時性。使人事資料在各部門機構間流動,避免人才的浪費和過剩等不均衡的配置,使企業內各部門的人才分配平均,不僅使人才得到了用武之地,也使企業各部門的工作更高效的進行。
二、企業人事檔案管理的現狀
(一)人事檔案資料不完整
在企業人事檔案管理管理工作中,大多數的檔案資料太過于表面化,對員工的記錄和評判只有積極贊揚的資料,沒有按照員工在工作中真實的狀態來記錄,往往只記錄優秀的方面,對于出現的工作過失避而不記,嚴重缺乏了人事檔案資料的真實性,導致了人事檔案資料和數據的不完整。這樣不利于企業對人力資源狀況的深入分析,使人力資源管理工作出現偏差,導致對人才的錯誤評估和做出不合理的工作安排。此類情況在企業管理中普遍存在,勢必影響企業的發展和進步。
(二)人事檔案管理體制不靈活
隨著社會不斷的進步,企業用人的方式越來越多樣化,呆板的企業人事檔案管理體制已經不能滿足企業的靈活任用人才的需求。企業招聘員工和提拔人才時,更注重的是員工的個人能力而不是該員工的工作履歷、畢業院校等方面,企業對員工的管理主要是依據工作合同,而不是完全地依靠人事檔案,員工只要履行了工作合同上的規定,可選擇其擅長的工作類別。此外,企業人員流動性較大,當前的人事檔案管理及其連帶的人力資源管理系統不能發揮其應有的作用和功能,導致不能很好的配合現代企業識人用人的靈活制度。
(三)記錄人事檔案管理模式落后
隨著信息時代到來,互聯網的技術發展給整個社會的生活和工作帶來便捷,并被各個領域廣泛的應用。在一些企業或公司的人事檔案管理工作中,傳統的檔案管理和資料記錄工作模式仍然被使用,雖然有些企業在人事檔案管理工作中使用計算機來記錄,但只是做簡單的整理,沒有發揮出計算機檔案文字記錄的作用,這不僅沒有適應現今的科學技術發展環境,還給企業的管理工作帶來了繁瑣,降低了人力資源管理工作的工作效率。
三、企業人力資源管理對人事檔案管理工作的要求
(一)改善人事檔案管理制度
改善人事檔案管理制度,就要對管理人員和管理資金上進行改革,運用現代科學技術,對人事檔案管理進行系統的整合,使人事檔案管理工作更好的為人力資源管理效力。同時要與企業實時人才招聘的要求相符,靈活的進行員工的檔案記錄和評估,提高人事檔案工作效率,提升人事檔案管理工作價值和服務功能。
(二)加強人事檔案資料的真實性
前文闡述了人事檔案資料的作用,做好人事檔案管理的工作,首先要保障檔案資料的真實性。在進行人事檔案信息收集工作時,所有的資料必須實事求是,記錄真實信息,避免含糊不清和信息矛盾。其次,提高對檔案規定制度的宣傳力度,人事檔案管理工作者要做到公平、公正、公開,要調動和利用檔案都必須按照規定程序進行,此外,要對相關制度進行修正,認真貫徹實行和執行,不論職位高低都應遵守,避免出現虛假檔案。最后,還要做好檔案信息的鑒定和監督工作,對已完成的記錄資料進行審核,杜絕人為等不真實篡改,保障檔案數據的真實可靠性,才能更好地服務人力資源調動。
(三)提高人事檔案管理工作者的專業水平
人事檔案管理的主體是檔案工作人員,檔案資料的記錄有效性取決于其專業水平,所以,提高人事檔案管理工作人員的業務水平是必要的。作為人事檔案管理工作人員,要有較高的文化素養、業務素質和職業道德。在進行工作時,加強自身的專業知識的積累,同時要與時俱進,熟練掌握現代科技技術,來輔助人事檔案管理工作。樹立有現代化科技知識的快捷、優質、高效綜合的管理理念。同時還要增強檔案管理服務的意識,積極主動地與企業內部各個部門做好溝通,更好地為企業的人力資源管理和領導決策提供實時的人力資料。
四、結論
綜上所述,人事檔案管理工作的水平對企業選撥高素質人才有至關重要的作用,是評估員工工作能力的數據來源,在企業人力資源管理中是不可或缺的。提高人事檔案管理工作能力和效率能促進企業人力資源管理的水平,從而提高企業在行業內的競爭力。目前,大多數企業中的人事檔案管理工作體系不夠完善,存在許多管理漏洞,作為企業的人力資源管理者,能察覺這一紕漏并積極的改革與完善,使人事檔案管理在企業人力資源管理中充分發揮其重要作用,在經濟飛速發展的環境下,利用科學的、有效的措施更好的服務于人事檔案管理工作,提高企業人才的任用率,促進企業的飛躍性的發展。
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作者:潘楊靜 單位:廣西華錫集團股份有限公司