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一、人力資源檔案管理現狀

（一）人力資源檔案管理任務量大、設備不足

在目前的人力資源檔案管理中，管理任務量增加，但硬件設備不齊全。2008年，國務院機構進行改革，原勞動部、原人事部、社會保障部合并組建，形成社會保障部、人力資源部，且此后各地方相繼合并兩部分，逐漸擴大業務范圍，甚至一些地方直接將兩部門合并，整合交叉業務，檔案管理工作量增加。同時，大中專畢業生檔案、解除勞動合同的職工檔案等進入人力資源部，需要管理的檔案信息繁多。此外，人力資源檔案管理的檔案館、設備等硬件設施不齊全，一些企業單位并且缺乏專門的檔案管理室，檔案管理流于形式，紙質檔案得不到保護，且傳統的人工管理不能滿足檔案管理需求，管理不便，管理效率低。

（二）人力資源檔案信息未能充分利用

根據國家人事政策法規要求，所屬于政府人事部門的人才服務中心在其服務項目范圍內，接受單位、個人委托，為各經濟單位、人才提供全方位服務，如人事檔案管理、出國政審、職稱評定等，這類服務制度即為人事。方式主要包括可多項委托、委托人人事等。在人事制度中，存在檔案記錄不全面、人與檔案分離等問題。例如，在一些限制戶籍的城市中，當地人才服務部門對大中專畢業生托管檔案進行一定的限制，這樣，畢業生只好將檔案送至其戶籍地，從而造成人的檔案分離狀況，為檔案使用造成不便，并影響檔案記錄。

（三）管理手段落后

目前，許多社會保障檔案管理、人力資源檔案管理仍采用傳統的管理模式，即紙質檔案管理。當然，一些單位實行計算機管理，但缺乏統一的、高技術水平的管理軟件，仍是人工查詢、手工操作。同時，一些單位具有較少的專門的人力資源檔案技術管理人員，多數人力資源檔案管理人員缺乏專業的管理知識、技術知識，僅根據自己的想法管理檔案，管理水平低。

二、人力資源檔案管理信息化建設措施

（一）配置統一的軟硬件設施

建設人力資源檔案管理信息化，加強檔案管理信息化，社會保障局、人力資源部應建設統一的硬軟件配備，并加大軟件開發投入力度，建立先進高效的檔案管理系統、數字化設施，建立人力資源信息數據庫，實現檔案的無紙化管理、自動轉化、存儲、檢索等。利用專門的、先進的人力資源檔案管理軟件，在數據庫中輸入人力資源信息，制作電子卡片，形成電子檔案，信息化操作檔案收集、利用，從而便于信息查詢、流轉，打破地域限制，滿足人才流動需求。

（二）充分挖掘利用檔案信息資源

信息資源管理是人力資源檔案的核心，在檔案資源信息化建設中，應突破傳統的紙質檔案管理中信息資源的局限性，應對信息資源進行充分挖掘，總體規劃、分層進行。在信息化建設、管理中，先構建檔案案卷級、文件級目錄數據庫，再構建檔案全文數據庫。而對于數據庫的建設，應集中財力、物力、人力，從而構建一系列的通用性好、規范化的多媒體數據庫、全文、條目數據庫，實現檔案信息資源共享。

（三）加強人才隊伍建設

首先，通過技能研修、繼續教育、網絡培訓等途徑，提高人力資源檔案管理者的電子文件管理水平、網絡技術水平，使管理者檔案信息獲取、記錄、加工等能力得到提升。其次，增強管理者的使命感、責任感，培養良好的職業道德、思想政治水平，從而使其具有安全保密意識，確保檔案信息安全。同時，在檔案信息管理中，由于互聯網具有一定風險性，因此，管理人員還應具有風險防范意識、網絡安全防控知識，及時備份數據，確保信息的安全性、完整性。

作者:孫麗華 單位：河北省承德市平泉縣人力資源和社會保障局