農業推廣教育檔案管理分析
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在人才培養體系中，農業推廣碩士研究生屬于研究生教育系列中較為特殊的教育種類，農業推廣碩士專業學位具有特定的職業背景，與農業技術推廣和農村發展領域任職資格相聯系，與相應學科的農學碩士學位處于同一層次。農業推廣碩士專業學位的招收對象主要為獲得學士學位后，具有3年以上農業推廣實踐經驗的優秀在職人員。獲得學士學位的應屆大學本科畢業生考取攻讀農業推廣碩士專業學位，在修完研究生課程并從事農業推廣實踐2～3年，結合工作實際完成學位論文，方可申請學位論文答辯。其招收對象和專業定位的特殊性決定了農業推廣碩士研究生具有以下培養特征。
1.1明確性
多數研究生為提高自身職場競爭力，解決在農業一線工作中遇到的實際困難，提高自身科學素養和解決問題能力而進入高校攻讀農業推廣碩士學位，他們一般是“干什么，學什么”，有一定的期望和學習目標，有的甚至希望能在學習中解決自身工作方面存在的難題。因此，院系培養單位對他們的培養目標一般也比較明確，新生一入學就在導師的指導下制定具體的個人培養計劃。
1.2靈活性
農業推廣碩士研究生“進校不離崗”，在選課方面具有較大的自主權，學習方式也是根據其工作特點和性質進行相對應的安排，學習時間更為靈活，具體可以采取業余時間上課、周末或每月集中授課等方式。同時，由于他們還有繁重的工作任務，集“學、研、產”于一體，部分學員還身兼數職，學習時間難以保證，學校對學生的控制程度較低，工學矛盾突出，這給高校對此類研究生的培養與管理模式提出了新的挑戰。
1.3應用性
與學術型全日制研究生培養不同，農業推廣碩士學位有其特定的職業背景，與農業技術推廣和農村發展領域技術資格相聯系，主要為農業技術研究、應用、開發及推廣、農業發展、農業教育等企事業單位和行政管理部門培養應用型、復合型高層次人才，應用性特征明顯。他們大多緊密圍繞著生產和本職工作而進行學習，在研究中學習，在工作中研究，在學習中工作，注重理論運用于實踐，希望能通過學習、研究用于指導解決實踐中遇到的問題。因此，學校除了培養學生具有所從事農業推廣領域的基礎理論和專業知識外，更注重其解決農業推廣中實際問題能力的培養，導師應該指導學生撰寫具有應用價值的農業方面科研論文，把研究成果應用到實踐工作中或參與導師的課題研究。
1.4差異性
由于農業推廣研究生招生對象是在職人員，大多數已經離開學校工作了一段時間，他們之間個體差異明顯：一是畢業時間不同，教育背景不同，專業基礎和知識結構不同；二是工作經歷和職業背景不同，學員們有的來自高等院校，有的來自科研單位，有的來自政府機關，而有的來自農業生產、管理一線；三是年齡跨度大，學員們有的20多歲，有的30多歲，有的甚至已經40歲以上。因此，在他們培養教育實踐中，要以學生為中心，充分考慮個體特點和存在的差異，準確定位，因材施教，因需施教，實施個性化培養。
2農業推廣碩士研究生檔案的重要性、范圍及特點
上述培養特征貫穿于農業推廣碩士生檔案管理全過程，形成了其檔案管理的特殊性。研究生學位檔案是在培養研究生的過程中和在教學、科研中活動中形成的具有保存價值的材料的總體[1]，是學校、單位考察、了解和選拔人才的重要依據。它記載與反映了研究生與導師兩者教與學互動活動中的學術思想、學術水平和學術成果，是研究生管理部門和教學培養單位管理情況和管理水平的客觀反映。它不僅為廣大研究生進行科學實驗、撰寫論文、開展課題研究提供借鑒，而且為學校制訂在職研究生管理規章制度、人才培養方案提供可靠依據，是高校教學管理與科研的一個重要內容。由于農業推廣碩士研究生人事檔案不轉入學校，仍然留在工作單位，與全日制普通碩士研究生比較而言，立卷相對較少。具體來說，其檔案主要包括：（1）學籍管理類。報考農業推廣碩士學位研究生登記表、專家推薦書、研究生入學名冊、入學通知書、委托培養合同書、報到注冊學籍表、休學復學、轉專業、轉導師手續、辦理結業、肄業、畢業等手續以及學習各階段獎勵或懲處材料等。(2)理論學習類。個性化專業培養方案、理論課程學習計劃、開課計劃與授課計劃書、專業基礎課、專業必修課和選修課等各種課程成績冊、理論課程學結材料、培養中期考核材料。（3）實踐科研類。實踐教學培養方案和計劃、實踐教學報告書、參與導師課題科研活動總結和成果、實踐科研總結與成果、公開發表科研論文、學位論文開題報告和畢業論文。（4）學位管理類。學位申請書、導師及校外兼職導師申請報告及審批表、學位論文開題報告、學位論文研究工作階段匯報審查簡表、學位論文、學位評定專家組成名單及畢業論文評議書、論文答辯表決票、論文答辯會議記錄、學位授予結果材料。
農業推廣碩士研究生檔案具有以下特點：（1）形成時間長。從入學到畢業，有2到5年，從學位申請登記表、學籍檔案入學登記表到授予學位審批表就有幾年，時間跨度長。（2）經手人數多。根據培養管理特點，教學培養單位負責學位檔案類管理，研究生職能管理部門負責學籍檔案類管理。修完規定學分后，把檔案移交給研究生職能管理部門審核，作為申請學位的憑證，其過程涉及培養單位、管理部門及學位委員會等部門。（3）具有開發價值。其檔案尤其是科研檔案不僅為指導研究生進行科學實驗、撰寫論文提供借鑒，為深入開展課題研究和培養人才提供可靠依據，而且可能創造一定的經濟產值。這是由于農業推廣碩士研究生絕大多數來自農業技術推廣戰線的一線工作人員，具有一定的科研成果轉化為高科技產品及科技產業的能力和環境條件。而集中了農業推廣碩士智慧的專業學位論文選題更是大多直接來源于實踐，真實地反映了在農業技術推廣實踐中亟待解決的現實問題，甚至包括了有重要應用價值或應用背景的科技攻關項目，有很強的現實意義，并具有一定的技術含量。因此他們的檔案不僅只是真實的歷史憑證，而可能成為高科技產業開發的專利技術資料，并對其所在工作單位具有一定的技術價值，對后人繼續研究也具有參考價值。因此，做好農業推廣碩士研究生檔案的建設與管理意義重大，影響深遠。
3農業推廣碩士研究生檔案管理存在的問題
農業推廣專業學位自2000年招生以來，經過10年的實踐，為國家培養了大批的高層次人才，但檔案管理方面仍存在諸多問題。
3.1認識不足責任不清，規章制度缺位
由于以前無章可循，許多新增農業推廣碩士點培養學校尚未建立適合該類在職專業碩士研究生的檔案管理制度。研究生管理部門和學校檔案主管部門，對農業推廣專業學位培養類型的認識上存在不足，認為他們是在職專業型研究生，對其管理不用像全日制學術型普通研究生那么嚴格規范，在檔案管理上更是放寬要求，降低標準，對其重視程度不夠和認識不足，導致檔案管理工作始終處于被動狀態。同時，研究生職能管理部門與院系培養單位對于檔案管理范圍與責任尚未理順，出現檔案收集不全、建檔重復或遺漏情況。再之，學校對于該類研究生約束力不如全日制研究生，理應上交的檔案材料上交不及時，導致收集困難，很難做到及時歸檔，適時整理立卷。
3.2檔案構成界定模糊，歸檔范圍不明確，立卷管理不規范
與學術型全日制研究生不同，在職研究生人事關系檔案無需轉入就讀學校。因此，許多農業高等學校尤其是新增碩士授予點對此類檔案構成的界定十分模糊，歸檔收集范圍不明確。哪些是需要重新建檔，哪些屬于收集范圍，尚無明確規定，檔案不全、建檔內容隨意性大的現象普遍存在。由于規章制度不健全，歸檔立卷管理工作比較混亂，不僅各校之間的檔案內容不同，就是不同院系，不同時期也由于工作人員變化，檔案也不相同，存在立卷內容缺乏規范性和制度性。
3.3缺乏檔案管理專業技術人員，管理水平有待提高
農業推廣碩士研究生學位管理主要依托研究生培養管理隊伍，大多數培養單位將其管理設置在全日制普通碩士研究生管理部門或院系，增加了管理工作量，卻沒有在管理隊伍上得到足額配置。由于編制限制，研究生管理部門一般都沒有設置專職檔案工作人員，院系培養單位多為辦公室工作人員兼職。因為精力有限，多數兼職檔案工作人員將其作為捎帶工作來做，難免出現疏忽或者有心無力的情形。再者，兼職檔案員無一經過專門檔案基本業務培訓或者具有相應檔案管理技術專業資格，對檔案工作的理論原則和基本方法不太了解，也缺乏必要的檔案管理工作能力和文字表達能力，遠不能適應當今檔案管理工作的需要。
3.4檔案管理硬軟件投入不足，現代信息技術運用落后
近年來，農業推廣碩士研究生數量增加勢頭迅猛，但是檔案管理還是沿用幾十年來的傳統管理模式，即手工管理方式，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需要對其進行再加工，如調整與編目。這種手工作業的方式實際是一種機械的重復性勞動，工作量大、時間長、速度慢，不僅立卷效率低，極易出錯，還大大地限制了檔案的處理速度。而且這樣的管理模式，使得檔案工作人員無暇及利用現代化技術對存檔進行科學研究、開發和利用，無法適應研究生教育的快速發展和管理需要，不能更好地服務于師生和社會需要。同時，因為管理方式落后，查閱檔案的速度也很慢，查找準確率低，查全率低。案卷查閱、調動頻繁，也極易造成檔案的損壞或丟失。檔案電子信息化、網絡化建設仍處在規劃階段。
4積極探索農業推廣碩士研究生檔案管理體制的建設
農業推廣碩士研究生檔案存在的問題實際上是管理質量問題。要解決以上難題，提高檔案管理水平和檔案利用率，必須要建立與時代要求和培養特點相適應的管理體制，并積極向檔案信息化、網絡化方向大力推進。
4.1提高認識，強化責任意識
研究生檔案是在校期間記載個人學習情況、政治思想品德、科研能力、獎罰情況的具有重要保存價值的文字材料，是其工作單位再次全面考察、了解和選拔的重要依據。因此，我們要提高認識，高度重視他們的檔案工作。首先，學校要明確責任，根據高校檔案工作要求，將之納入學校整體發展規劃[2]，積極推進構建與在職研究生辦學特點相適應的檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、設備以及經費。其次，有關部門要細化責任，根據檔案管理范圍認真及時做好檔案的收集、整理、移交等工作，尤其是要做好各環節的銜接工作，避免扯皮、推諉現象的出現。再次，有關人員要落實責任，在其位謀其政，履其職盡其責，不斷強化責任意識，能根據歸檔范圍及保管期限的規定對有關材料進行立卷、歸檔、銷毀等，能根據高校檔案管理要求對檔案做好保管、借閱等工作。
4.2建章立制，完善相關制度
為了加強高等學校檔案部門的業務建設，做到門類齊全，結構合理，管理科學，有效服務，必須實行目標管理，使檔案工作各個環節規范化，提高管理水平，更有效地保護及利用檔案，為學校和社會服務[3]。各學校要積極建立適合農業推廣碩士研究生檔案管理規章制度。一是制定詳細的工作流程及工作準則。對研究生檔案的收集、立卷、整理、查詢、借閱、利用等各個工作環節均要做到有章可循，有錯必糾。二是建立檔案工作人員的績效考核機制。要由學校檔案館組織實施，定期考核研究生管理部門及院系培養單位的檔案部門專、兼檔案員業務工作，并與該部門綜合業績掛鉤，加強檔案行業職能管理，實行責任追究。三是建立健全收集、歸檔制度。要統一建檔標準，明確歸檔內容與范圍，使農業推廣碩士研究生檔案按照統一立卷內容和建檔標準進行規范管理。四是厘清研究生管理部門及院系培養單位的檔案分屬關系。建議由研究生管理部門負責學籍檔案管理，院系培養單位負責本單位研究生理論、科研實踐學習與學位檔案管理，扎扎實實按照《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》要求，做好檔案的建檔、歸檔、保管、使用、利用和轉遞等各項工作。
4.3加強培訓，提高人員素質
提高檔案工作人員管理專業技術水平和綜合素質是檔案事業成功的關鍵。檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識[4]。因此，我們要加強對檔案工作人員的素質和業務能力培養。（1）要加強職業道德教育。檔案管理工作較為枯燥和機械，崗位平凡，甘于默默奉獻，所以檔案工作人員應該具備良好的職業操守，耐得住清貧，耐得住“冷板凳”，同時又需要較強的政治敏感性，有強烈的責任感、使命感和職業榮譽感。我們要通過講座、談心活動等多種形式教育檔案工作人員熱愛自己的行業，忠于職守，淡薄名利，樂于奉獻，讓他們學會用職業操守來規范工作行為，保障檔案安全，做好檔案保密工作。（2）要加強專業技術學習，提高崗位技能。現代社會瞬息萬變，競爭加劇，學習成為個人或者組織發展的有效工具和手段。社會發展迫切需要按照新形勢新要求加快檔案建設，給檔案工作提出巨大的挑戰。因此，檔案管理人員要順應檔案管理發展趨勢，及時學習最新的檔案理論知識、學習與檔案工作相關的文化知識，如歷史學、統計學、傳播學、網絡技術及計算機基礎知識等，增強綜合素質，不斷提高崗位技能和崗位適應能力，從而富有成效地開展檔案服務工作。（3）要提高信息處理能力。現代信息技術應用日益廣泛，計算機已經成為檔案管理工作的重要工具。現在，許多檔案部門提供給利用者的不再只是紙質檔案，還包括大量的電子文檔。因此，檔案管理人員要提高信息處理能力，要能將研究生進修期間產生的原始檔案材料轉變為電子文檔，要能對其檔案信息的性質、特征有準確認知，能利用現代信息技術對各種檔案信息資源進行認知、評估、選擇和重組，提煉出有價值的信息，為研究生本人提供更好地服務，為其工作單位或社會提供有益的科研攻關技術，也為研究生管理部門制定管理制度和教學單位調整培養方案的提供依據。
4.4拓展領域，提高檔案利用水平
要在檔案利用的深度和廣度上做文章，提高檔案利用率。規范化、科學化和有序化管理是有效利用檔案的基礎和保證。第一步利用條碼技術管理和借閱檔案。第二步，由計算機檢索目錄和部分檔案過渡到檢索全部檔案。第三步，進行檔案信息化建設。在檔案保密工作基礎上，對檔案進行數字化處理，建立檔案目錄、全文數據庫，構建局域網，建設檔案信息查詢系統，將科研、教學、學位等檔案信息，在互聯網上，研究生工作單位可通過互聯網了解其進修期間的培養情況，也可讓更多人不受時間地點的限制，通過網絡瀏覽利用檔案，把服務方式由被動服務轉變為主動服務。檔案信息網絡化可使同一份檔案材料可供多人同時閱讀，提高檔案查閱利用率。
總之，農業推廣碩士研究生檔案管理工作是農推碩士授予點學校檔案管理的新工作、新課題，我們要善于運用新觀念、新思路、新方法研究檔案工作，積極構建適合農業推廣碩士研究生特色的現代檔案管理體制，使研究生教育檔案管理工作再上新臺階。
