醫院內部會計控制的必要性
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(一)醫院管理者對實施內部會計控制的認識不足。主要表現在醫院管理者對內部控制制度的重要性認識不足,缺乏緊迫感,忽視了財務部門在醫院內部控制的地位和作用,同時財務人員也存在對內部會計控制的認識上的差距,甚至有人認為內部控制是相互不信任的行為。有的醫院雖然建立了內部控制制度,但因院長重視不夠,財務人員也不重視,使制度的作用未能得到充分發揮,使內部控制流于形式。
(二)人員素質不高,人員配備不足,未能嚴格實行實施不相容職務相互分離和關鍵崗位定期輪崗制度。人員素質是決定內部會計控制制度執行效果的重要因素。從目前醫院情況看,會計人員綜合素質偏低,基層醫院的財務人員大多是中專學歷,大?；虮究茖W歷等高層學歷人員較少,參加學習培訓的機會很少,只滿足于日清月結、記賬等,缺乏應有的分析判斷能力,難以適應內部會計控制所需的知識層次。同時人員配備不足,存在一人兼多職的現象,未能嚴格實行實施不相容職務相互分離。未能做到不定期崗位輪崗(如收費崗位)和關鍵崗位(如主辦會計和財務負責人)定期輪崗,不利于及早發現錯誤,防止舞弊行為發生。
(三)內部會計控制系統和程序不完善。由于醫院管理者對實施內部會計控制的認識不足,內部會計控制制度不夠健全和科學,如缺乏必要的成本控制、預算控制等,內部控制制度“救火式”的較多,制度體系缺乏系統性和完整性,領導“一只筆”審批,缺乏完善內控制度和流程保障,內部控制制度文字描述性東西較多,清晰的流程圖和配套表單較少,稽核范圍過于狹窄,缺乏實際操作性,具體執行有一定的難度,內控成效差。醫院信息系統中的財務管理安全隱患大,特別在貨幣資金管理方面存在重大疏漏,經濟犯罪案件頻發。
(四)內部會計控制制度監督和落實不力。當前,部分醫院沒有嚴格的內部權力牽制制度,領導權力過于集中,會計人員無權參與醫院大型經濟項目的決策,又無力監督醫院管理者,醫院財經管理混亂而無法實施會計監督。同時,會計人員之間的監督機制也相對缺乏。有的單位的內部會計控制制度卻是為應付上級檢查而制定的,有的醫院雖然建立了一些內部會計控制制度,但執行不力,忽略了關鍵的制度執行環節,,有的純粹是“一紙空文”。醫院會計只停留在簡單的記賬、算賬上,醫院內部會計控制制度“印在紙上、掛在墻上”,內控制度執行乏力是醫院行業普遍存在的問題
二、醫院內部會計控制的有效策略
(一)提高內部會計控制重要性的認識。醫院管理層應當適應醫改政策的要求,改變舊的“重醫療、輕管理”的管理理念,醫院管理者是醫院內部控制制度的責任主體,內部會計控制制度是內控制度的主要部分,財務部門則是內控會計制度的具體執行者和實施者,醫院管理者應重視財務部門在醫院內部會計控制中的作用,賦予財務部門一定的職責,配備相應的高素質的會計人員,完善醫院內部會計控制制度,充分發揮內部控制的作用。
(二)全面提高會計人員素質,嚴格實行實施不相容職務相互分離,關鍵崗位定期輪崗制度。承擔會計控制職責的主體是會計人員,會計人員的道德水準和業務水平的高低是內部控制制度執性強弱的關鍵,通過科學合理的聘用、培訓、輪崗、考核、獎勵、晉升、淘汰等辦法提高財務人員整體素質。醫院要嚴格執行財政部門規定的回避制度,合理設置崗位,防止會計人員虛設,明確崗位職責,對重要崗位如:授權批準與業務經辦、業務經辦與會計記錄、會計記錄與財產保管、業務經辦與審核檢查、授權批準與監督檢查、采購與保管、銀行支票與印簽,都要嚴格分開,確保不相容職務相互分離,關鍵崗位實行定期輪崗制度,有計劃地進行崗位輪換,相互監督,確保相互牽制作用的發揮,避免舞弊。
(三)健全和完善內部會計控制體系。內部會計控制涉及經濟業務的全過程,只要存在經濟活動,就需要有內部會計控制。醫院內部會計控制系統的設計、執行與監督機構的安排和運行效果非常重要,它直接決定了內部會計控制的成敗。醫院一方面應借鑒內部控制理論和我國已的內部會計控制規范,結合醫院業務活動的特點,制定出一套科學的、合理的、系統的內部會計控制制度并在實踐中不斷的補充完善。內部會計控制體系應該全面、系統,要涵蓋預算控制、收入控制、支出控制、貨幣資金控制、資產控制、工程項目控制、對外投資控制以及信息系統控制。內部控制制度應有清晰的流程圖和配套表單,確保實際操作性和具體執行到位,同時醫院應區別輕重主次,選擇一些影響面廣、作用大的關鍵控制點,實行重點控制,如會計人員崗位輪換、醫院財務電子信息化內部控制和門診、住院收費、記帳、退費內部控制等。另一方面醫院應制定和完善財務管理制度。如《醫院財務管理制度》、《預算管理制度》、《績效考核及績效分配制度》、《成本管理及核算制度》、《費用開支審批權限暫行規定》、《醫療收費管理制度》、《內部控制報告制度》等等。
(四)加強電子信息技術內部控制功能。充分運用電子信息技術手段,可以減少和消除人為操縱因素,確保內部會計控制制度的有效實施。
1、加強會計電算化在內部會計控制的作用。加強會計電算化系統業務操作的控制①加強會計電算化系統輸入控制;②加強會計電算化系統處理控制;③加強會計電算化系統輸出控制。此外,憑證格式標準化控制、憑證順序號控制、憑證審核控制、重復輸入控制、對應科目合法性控制、保留審計線索控制,修改痕跡控制、數據備份控制等都是會計電算化系統的輸入控制、處理控制、輸出控制的有效方法。
2、加強會計核算軟件系統與HIS系統的銜接控制。
(1)應保證會計核算軟件系統中數據核算起止時間與HIS系統的一致性。若會計核算軟件系統中數據核算起止時間與HIS系統中時間不一致,將難以開展收入、支出等相關賬目的核對工作,其中保證兩套系統數據核算起止時間的一致性是確保醫院內部會計控制得以順利開展的前提條件,因此需要醫院重視起這一問題。
(2)加強庫存物資(含藥品和材料)會計核算軟件系統與HIS的銜接控制。根據相關制度之規定,授權人員僅能夠在授權權限內開展相應的工作,而其他部門僅能夠查詢或使用,嚴禁隨意錄入或變更。由財務部門負責對供貨單位發票、入庫手續等相關會計憑單進行審核,并依托于HIS系統統計報表實現錄入相關會計憑單業務。除此之外,于月末時,應對會計核算軟件系統的藥品收入數與HIS系統藥品收入數、會計核算軟件系統應付賬款的相關金額數與藥庫藥品每月入庫數額等予以核對,觀其二者是否相符。同時,定期或不定期進行盤點藥庫,并將盤點結果與財務賬目余額進行核對,看其是否相符,若相符,則錄入;若不相符,則需查找其原因,并采取應對措施予以糾正。
3、加強會計電算化系統和HIS系統數據的核對控制(門診、住院、按金)。
(1)按月核對門診收入與HIS系統門診收入統計數。目前,國內部分醫院因當月所收款項繳款滯后,以至于會計核算軟件系統的門診收入與HIS系統門診收入存在一定的差異。為解決這一問題,需要醫院組織專人負責HIS系統中未結賬金額的查詢工作,并且監督檢查長期未結帳收入賬款,一經發現問題及時予以處理,以規避收費員截留醫院收入現象的發生。除此之外,相關人員應做好對門診病人退費手續、所退金額與HIS的退費金額等多方面的檢查工作。
(2)按月核對預交金總賬科目發生額與HIS系統預交金繳存統計數。近年來,醫院關于預交金違法犯罪行為日益突出,給予醫院部門造成較大的損失,為防止類似的現象發生,需要醫院落實好預交金的內部會計控制工作:一是全面挖掘住院處工作人員貪污舞弊行為,一旦發現需嚴肅處理;二是加強對錄入的監督與檢查,及時發現錄入錯誤,及時糾正,以防范重大風險事件的發生。
(3)按月核對會計核算軟件系統住院收入數與HIS系統住院收入匯總數。定期或不定期對應收在院病人醫療款賬目和HIS系統中的統計數進行核對,全面發掘賬目中存在的問題,及時采取應對措施予以糾正,確保住院收入得以安全匯繳。
4、加強審計和監督力度,促進內部會計控制落實。一是繼續關注和支持醫院內部會計控制制度的建設。日常審計工作中通過定期或不定期的對醫院的內部會計控制機制的有效性進行評估,監督和完善醫院的內部會計控制制度,推動醫院貫徹落實內部會計控制規范體系的各項規定和要求,促進醫院強化內部會計控制管理。二是加強對被審計醫院內部會計控制的審計監督。審計機關在審計過程中,充分調查了解被審計單位內部會計控制的設計和執行情況,并針對內部會計控制的重要缺陷和薄弱環節,提出審計意見,督促被審計單位整改,完善內部會計控制。
三、結語
隨著醫療改革的逐漸深入,內部控制管理在醫院管理中發揮的作用越來越重要,建立一整套科學、合理、有效的內部會計控制體系是堵塞漏洞、消除隱患、防止并及時發現舞弊行為的最佳途徑,確保會計資料真實、完整。作為會計專業人員,應逐步由單一核算型會計人員轉型為復合型的會計人員,發揮財務管理在醫院現代化管理中的中樞作用。
作者：溫雄芳 單位：廣東省茂名市職業病防治院
