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【摘要】高職院校是培養人才的重要陣地，在高職院校的各項管理工作中，人事檔案管理具有多重性的意義。人事檔案管理既能夠更好地進行人力資源管理，又能夠構建起高職院校的規范化管理模式。人事檔案管理能夠有效地整合人力資源管理的多種信息，可以為高職院校創設梯隊式人才發展提供必要的基礎性條件。在新的時期，高職院校人事檔案管理面臨著新的環境和新的問題。人事檔案既要沿用傳統的管理優勢，又要進行不斷的創新。在管理方式上、管理模式上和管理水平上都要有所提高，才能夠適應現代化高職院校人事管理的要求。本文以高職院校人事檔案管理的規范化為研究核心，闡述了當前高職院校人事管理的重點，提出了人事檔案管理的整體思路和發展規劃。

【關鍵詞】高職院校；人事檔案；規范管理；思路；策略

高等教育已經進入新的發展時期，高職院校作為培養人才的重要基地，擔負著培養應用型人才的任務。在高職院校的各項管理中，人事檔案管理需要從系統上進行架構才能夠實現高職院校人事管理的升級型發展。人才戰略是真正提高高職院校整體水平的重要思想指導，在發揮高職院校人事檔案管理優勢的時候，既要沿用傳統的方式，又要進行新的創造。利用互聯網信息化的管理是新時期高職院校人事檔案管理的思路，人事檔案管理能夠納入學校的整體規劃中，人事檔案管理需要從宏觀上進行考量，更要從細致上進行推進。人事檔案管理以培養人才為發展目標，以構建起人才培養的多渠道建設為發展方向。高職院校的人事檔案管理需要理念和技術上的提升，才能夠適應新時期高等教育的發展。

一、高職院校人事檔案規范化管理的重要性

信息技術的高速發展給予了檔案管理新的方式，在眾多領域中，工作的管理方式都發生了變化。在人事檔案管理中，數字化管理系統得到發展，人事檔案的信息化技術有了新的提升。在高職院校人事檔案管理中，采用數據化的管理方式有利于人事檔案管理能夠更加規范，人事檔案管理工作的規范化實現了檔案管理信息化發展的重要目標。在人事檔案管理中做好硬件建設和軟件建設，能夠從整體上提高管理水平。眾多的工作實踐表明，人事檔案管理與其他的檔案管理有著一定的差別，人事檔案管理既有其豐富性又具有其獨立性，人事檔案管理需要注重各個流程之間的銜接，在強化系統思維發展的前提下，正確實現檔案工作的規范化管理，有利于高職院校人事檔案管理更加符合現代化發展的要求。在人事檔案管理中檔案的立卷組合都要符合檔案的規范化管理要求，檔案的價值、檔案的保護、檔案的安全性以及各項檢索都要符合要求。立卷歸檔工作要嚴格按照要求進行。各項具體工作需要解決人事檔案的核心問題，各項具體工作要多方面注意細節的管理。

二、高職院校人事檔案規范化管理的思路與策略

（一）提高人事檔案信息管理的可靠性。人事檔案系統進行更新時要保證其安全性和可靠性。操作系統在更新過程中保證其穩定性，如果是不成熟的系統就容易使檔案管理系統陷入信息不安全的境地。信息數字化管理系統架構操作技術能夠有效提高管理能力，在具體執行方面的融合操作技術的完整性，使人事檔案的信息避免外漏。在實施技術管理的過程中，管理系統具有仿真安全性，也就是說在進行數字化管理過程中，保存的信息需要更高級別的軟件進行維護。基礎檔案信息不容易復制，系統的仿真性能夠得到有效的保障。人事檔案管理堅持技術更新，在規范檔案管理過程中，提升學校的管理水平，做好檔案管理工作，實現檔案管理工作的多重價值。在發展建設過程中，人事檔案信息數字化管理要運用網絡技術、計算機技術、檔案管理知識和信息數字化技術，高職院校在發展建設的過程中采用多種措施，從硬件和軟件兩個方面強化檔案管理工作，使檔案管理工作能夠促進高校的快速發展。現在科學技術的重要優勢就是對于計算機軟硬件的應用，計算機軟件和硬件高度匹配，信息可以從操作軟件和操作軟件上進行有效的轉移，檔案的信息化管理可以呈現出新的發展狀態，檔案管理可以有效應對傳統的管理問題。在信息化管理中，檔案操作需要注意系統技術方面的融合。檔案管理需要具有前瞻性，在選擇技術要求時，注意人事檔案信息管理的安全性，操作系統要與數據進行有效對接，保證信息系統的安全，這是檔案管理的重要要求；人事檔案信息管理在發展運行的過程中信息量存儲載體較大，對信息的完整性和真實性要求很高，操作系統依托安全設計對系統進行整體數據化的管理，數據信息能夠符合各類管理要求。

（二）實施人事檔案專業化管理模式。在高職院校中，人事檔案管理與檔案管理并存的局面始終存在。但是，人事檔案管理不同于一般的公文檔案管理。人事檔案管理需要以人力資源管理的目標為研究核心，對人事檔案的管理要尊重人才的基礎信息。在人事檔案管理中重視信息的差異性管理，對檔案信息及時準確的傳輸，大量的人事管理信息具有時效性，需要在管理過程中根據不同的時段進行更新和完善。人事檔案管理采取動態化的管理模式適應新時期發展的需要，在數據庫的管理上要建立起多種技術融合的檔案管理模式。人事檔案管理能夠對人力資源的管理起到基礎性的作用，也能夠通過人事檔案管理讓決策層能夠更好地清晰人才成長的基本路徑。高職院校在人事檔案管理中以人才發展和建設為目標。新時期高職院校人才管理理念更新具有重要價值，在檔案管理中運用新知識和新理論開闊眼界指導工作，使高職院校的人事發展管理工作能夠按照新規定和新方法去執行。學校決策層要重視檔案管理工作，提高檔案管理意識，在實施專業化管理中，政治思想、品德作風、業務能力、工作表現都要以現實情況為基礎，主管領導根據人事工作的實際情況指導檔案管理。人事檔案管理的利用范圍可以不斷拓展，人事檔案具有其保密性，在進行應用的時候，要充分重視人員隱私權，建立專業化的管理模式，擁有專業性的管理人才，將新的檔案內容不斷充實到檔案信息資料中，實踐中注重搜集職工的最新情況，信息可以在人事檔案中得到明顯的體現。

（三）對人事檔案進行科學分類。在人事檔案管理中，立卷歸檔以及文件形成的方式要重點解決文件立卷歸檔的實效。文件階段的立卷歸檔的情況，立卷歸檔的重點，立卷分工檔案管理的信息，檔案利用的效率和效果都要有效維護卷宗的完整性。檔案在形成的過程中，需要按照規范化管理的方式實施，需要著重注意的問題要進行及時整理。人事檔案在新的發展時期就要求進行數字信息化管理，依托計算機軟件技術，利用檔案管理數字化建設，建立與之相匹配的管理模式。強化應用軟件操作系統，實現數字化信息的檢索方面的能力，強化技術基礎，保障應用準確。根據不同的人才進行檔案劃分，加強檔案數字化建設，建立健全完善電子檔案建設。在資料的收集、整理、歸檔、查閱以及人員工作制度上面，按照檔案管理工作的要求進行設計。在推進信息化建設過程中，人事檔案要充分反映教職員工的科研創新、社會服務等方面內容，核查鑒定教職工工作實績。例如人事部門做出的結論鑒定和考核結果等。在電子檔案和紙質檔案相結合的過程中做好銜接。人事檔案的數據庫利用數字信息服務來提高人事檔案的工作質量和效率，檔案管理人員需要保持工作的嚴謹性和完整性。

三、結語

人才是各項事業的核心要素，開展人事檔案管理工作就是為了能從信息化發展角度構建起人才發展的新戰略。在高職院校發展的過程中，構建起人才的梯隊式發展可以促進高職院校師資力量不斷提升，也能夠從人才管理方面促進員工能夠有效地執行職業規劃的設計。在“以人為本”的發展時代，高職院校進行多渠道的人才戰略規劃能夠適應新時代的發展，也能夠有效地提高教學水平。人事檔案管理要保證其嚴謹性，更要保證其高效性。在具體工作實踐中，信息化建設要解決高職院校傳統管理模式中的弊端，構建起高職院校的人事檔案新的管理方式。

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作者：王敏儀 單位：惠州城市職業學院