畢業生檔案信息資源提升就業服務質量
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摘要：高校畢業生檔案管理現狀與存在問題，高校畢業生對于檔案的重要性認識不足，高校畢業生檔案管理機制有待完善，高校畢業生檔案管理手段落后。高校畢業生檔案信息資源管理工作建議，加強高校畢業生檔案業務辦理的動向分析，探索信息技術促進高校畢業生檔案管理的規范性和實效性，加強需求性分析為行政決策部門提供有效數據與文獻檔案決策支持。
關鍵詞：畢業生檔案；畢業生檔案信息資源；就業服務
一、高校畢業生檔案管理現狀與存在問題
檔案對于高校畢業生來說具有極為重要的意義，其上面記錄了學生在小學、初中、高中、大學當中所有的信息，包括學習情況、畢業情況等，同時檔案也會關系到學生以后的就業安排、轉正定級、工齡計算等方面的內容。在高校畢業生檔案管理工作實踐中，針對于高校畢業生檔案的管理仍然存在著一些問題。一是高校畢業生對于檔案的重要性認識不足。當前，多數的民營和私營企業進行人才招聘的過程當中，忽視了應聘者的檔案審核工作，同時也沒有給予檔案管理工作足夠的重視，這種現象的產生便造成了高校畢業生對于自身檔案的重要性認識不足的現象。這樣便會使高校畢業生忽視對于自身檔案的管理與保存，甚至在有的時候還會造成檔案損壞或者是檔案遺失的情況，這種情況的出現，便給我國的畢業生檔案管理工作造成了一定的難題。二是高校畢業生檔案管理機制有待完善。在我國的高校當中，對于學生檔案的管理有著一定的差距，主要原因便是在高校當中，沒有針對于學生的檔案管理工作制定出一套統一的檔案管理機制，進而使檔案管理工作出現混亂、疏忽的現象，同時這種情況也給檔案管理工作人員提升了工作難度，繼而使其工作量增大，同時在這種管理方式下，檔案保存的質量也無法得到保證。若是在保存的過程當中一旦出現問題，便會對學生以后的工作、考研、考公務員等造成一定的影響，這樣情況的出現也會使檔案管理工作失去本來的意義，進而使我國對于檔案管理工作投入的人力、物力、財力等方面的資源付諸東流。三是高校畢業生檔案管理手段落后。在當前的檔案管理工作當中，主要應用到的便是手工操作的管理方式，這種管理方式存在著一定的局限性，同時在管理的過程當中效率也較差，并且，還受到管理人員的影響，若是檔案管理人員在進行檔案管理的過程中出現誤差或者疏忽，便會使檔案管理工作的準確性受到損害。與此同時，通過手工操作進行檔案管理的方式也會給相應的檔案管理人員帶來大量的工作量，進而使其工作的質量不能夠得到全面的保證。所以，在進行檔案管理的過程當中，需要適當引入現代化的手段對于檔案進行管理，這樣才能夠使檔案管理工作更加精準且安全。此外，檔案管理人員專業能力不強也制約了畢業生檔案管理工作的水平和質量。
在提升高校畢業生檔案管理質量的基礎層面，一是高校畢業生檔案管理工作應不斷提升對新時代高校畢業生檔案管理工作的重視程度，加強組織領導，提升檔案管理能力。新時代經濟社會高質量發展，對于人才需求不斷增加，涉及人才、就業方面的工作日益受到重視，這就要求在高校畢業生檔案管理工作中不斷提升對于檔案管理工作的重視，加強高校畢業生檔案管理工作的組織領導，從組織管理的角度強化高校畢業生檔案管理的能力。二是高校畢業生檔案管理工作應建立從制度、崗位、流程、監督等體系化和現代化檔案管理新機制。在高校畢業生檔案管理的機制完善中應從高校畢業生檔案管理的制度健全完善、崗位清晰明確、流程規范順暢、監督有力有效等方面提升管理的能力，從考核監督機制、績效考核機制等方面探索創新高校畢業生檔案管理工作的效率與質量提升。三是高校畢業生檔案管理工作應充分發揮信息技術在檔案管理工作中的作用，提升高校畢業生檔案管理的方式方法。管理方式方法的創新主要是在原有成熟檔案管理的方式方法和經驗的基礎上，融合運用信息技術，將信息技術與高校畢業生檔案管理工作的實際相結合，運用云存儲、大數據挖掘技術、大數據分析技術，提升高校畢業生檔案保存的安全性、查閱使用的快捷性以及檔案的利用能力。四是高校畢業生檔案管理工作應加強業務能力提升，使高校畢業生檔案管理工作人員綜合素養和專業技術能力不斷提高，適應新時代高校畢業生檔案管理工作的實際需要。在工作人員綜合素養與專業技術能力提升的工作中，應加強業務學習、業務培訓、業務總結與應用等多個環節共同發力，全面、全方位地提升工作人員的工作能力，更好地適應新時代高校畢業生檔案管理工作的實際需求和具體要求。在高校畢業生檔案信息資源開發應用層面，一是高校畢業生檔案信息資源開發利用首先應建立指標口徑一致、能夠進行區域間、行業間檔案信息資源開發利用的信息資源開發利用管理信息系統。高校畢業生具有一定的流動性，這就需要在高校畢業生檔案信息資源開發利用工作中建立口徑相對一致、管理信息系統相對統一的檔案管理信息系統，通過檔案管理信息系統實現區域間、部門間的檔案信息資源共享與開發利用。二是高校畢業生檔案信息資源開發利用應建立高校、人才與就業服務中心、用人單位之間的協同工作機制。檔案信息資源開發利用需要資源共享、管理協同，在高校畢業生檔案信息資源開發利用工作中，涉及了高校、人才與就業服務中心、用人單位、行政管理部門等多家參與主體，因此，需要建立各家參與主體之間的協同發展機制，通過信息互通機制、資源共享機制、開發利用會商機制等具體機制的制定與實施提升高校畢業生檔案信息資源開發利用的可行性、實效性，更好的發揮高校畢業生檔案中所展現的檔案參考價值，服務新時代經濟社會高質量發展的目標和要求。三是高校畢業生檔案信息資源開發利用應建立人才就業服務中心與政府決策部門之間的決策需求對接機制，使高校畢業生檔案信息資源開發利用編研產品能夠真正為經濟社會高質量發展提供有效服務。檔案信息資源開發利用主要是發揮檔案的參考價值服務經濟社會發展。 在高校檔案信息資源開發利用工作中應建立行政決策管理部門與人才就業中心之間的需求對接機制，通過行政決策部門提出需求，人才就業服務部門進行綜合開發利用與專項開發利用相結合的方式，為經濟社會高質量發展提供更加具有實效性的決策參考檔案編研信息產品。
三、高校畢業生檔案信息資源管理工作建議
一是加強高校畢業生檔案業務辦理的動向分析。隨著高校畢業生逐年增多，以及用工主體的多樣化，高校畢業生檔案業務在辦理的過程中也出現了新的趨勢、新的變化，對于業務辦理也提出了新的要求，這就要求人才與就業服務部門應關注業務辦理與檔案管理中的趨勢化動態，進行有針對性的業務辦理規范、業務辦理程序調整，以適應高校畢業生檔案管理和業務辦理工作的實際需求。二是探索信息技術促進高校畢業生檔案管理的規范性和實效性。探索信息技術與高校畢業生檔案管理工作融合，實現信息技術本地化應用，提升高校畢業生檔案管理工作的效率和質量是當前人才和就業服務部門所應研究探索的重點工作。三是加強需求性分析為行政決策部門提供有效數據與文獻檔案決策支持。在檔案管理水平與質量提升的基礎上還應探索高校畢業生檔案信息資源開發利用工作的效率和質量，通過高質量的檔案信息資源開發利用，為行政決策部門提供有效的數據和文獻參考。這個過程中，應從需求性分析入手提供行政主管部門急需的和重點研究工作的決策參考文獻和數據，真正體現檔案信息資源開發利用的實踐作用。
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作者：李瑩 單位：綏濱縣人才和就業服務中心