民辦高校檔案管理工作存在的問題
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隨著規模化發展，民辦高校已占了高等教育的半壁江山。民辦高校檔案管理工作中面臨著“機遇和挑戰并存的局面”。廣大檔案管理者要立足于創新機制、完善制度、增加監管和資源融合等方面，實現民辦高校檔案工作的全面發展。
一、民辦高校檔案管理工作的價值意義
在民辦高校的發展進程中，檔案是學校發展的真實記錄，也是一種十分珍貴的信息資源。它真實地記錄了學校的發展歷程，并且在學校的校園文化建設、內外管理、科學研究、辦學特色、人才培養工作評估等方面，發揮著重要的作用。在發展過程中，民辦高校在教學設備的投入水平上，無法與公辦學校相比，因此在檔案工作上，難以對學校檔案教學、人才培養建立系統的檔案管理。另一方面，學生及其他檔案積累的數量也在逐步增加。民辦高校作為高等教育的一個組成部分，其檔案科學化管理、信息化管理應該及早提上工作日程，要在紙質檔案管理和數字化檔案管理的基礎上，形成系統的管理方法，繼而減少檔案工作所帶來的工作壓力，為學校教育教學管理、民辦高校發展與建設提供發展基礎，對民辦高校管理工作確立幫扶作用。
1.管理者對檔案管理重要性認識缺失
民辦高校本身就在教育師資力量、招收生源質量、教學科研水平等方面，存在著發展弱勢。民辦高校管理者往往更加重視對生源、師資等方面的投入，卻忽略了對學校檔案工作的重視。大部分高校管理者認為檔案工作就是一項“面子工程”，是可有可無的資料整理。它既沒有什么經濟效益，也沒有什么工作業績，因此將檔案工作的性質變得附屬化、淡薄化。比如在一些具體的資料、數據上存在著一定的匱乏，在基層部門的文件資料立卷歸檔工作中，有的部門領導將檔案工作認為是額外負擔，所以對積壓的檔案資料不給予經費充實和關注，導致有的檔案資料殘缺不全、有的檔案文件有批復無請示，所以致使學校的檔案工作難以適應學校建設的發展。加之檔案管理者的專業程度偏低，規范化管理意識淡薄，造成了對檔案管理工作的重要性未能形成共識。
2.檔案管理工作流程不夠規范
現階段，一方面，雖然檔案管理的內容、服務模式、整理手段在實際的工作中存在著一定的變革。在檔案管理人員的實際工作中，他們往往只能運用手工的操作手段，進行資料、文書的整理、歸檔、完善工作。這一傳統化的工作模式，與現代化的辦公手段產生了強烈的反差，所以導致檔案管理手段較為落后，實施流程不夠嚴謹。另一方面，民辦高校檔案“歸檔難”的問題十分突出。對檔案管理工作理論層面研究還顯得很薄弱。比如，有的民辦高校在檔案與文本管理過程中，雖然在辦學之初就已經制定了相應的管理規章，但在執行上還是不夠嚴謹。有的工作人員在文件管理后，因查閱不便而不愿意提供檔案借閱；有的檔作人員把檔案材料隨意擺放、整體秩序較為雜亂；文書歸檔登記后，沒有按工作流程進行統一的登記管理，導致一些檔案材料丟失。
3.檔案管理人員的專業素養較低
受各項教學資源的制約，從民辦高校的角度來說，師資力量不足是一個通病。民辦高校在師資力量上，只能吸引剛畢業的年輕教師或是退休之后返聘的教師，使民辦高校在科研方面存在著嚴重的滯后。對于年輕教師而言，他們的教學經驗較少、對檔案管理工作缺乏實踐經營，難以滿足高校檔案管理工作的發展需求。而離退休教師的思維較為保守，大多以傳統的授課形式為主，導致教學檔案理論與教學實踐形式脫節。很多教師在外兼職，未能夠全身心地投入到高校的教學工作中，相應的在檔案科研方面，一樣呈現出一定的空缺。
4.檔案信息工作的利用率較低
伴隨著經濟的發展，在民辦高校辦學管理工作中，計算機技術也得到了廣泛的推廣和應用。很多院校都已經實現了檔案信息管理模式。但是，和教學系統、教育軟件及其他技術相比，檔案管理工作存在著明顯的滯后性。在檔案的實施檢索和檔案資源庫的建設上，缺少相應的多媒體數據庫和全文數據庫。檔案管理工作在具體的檔案查詢工作上，工作活力較為缺失，工作效率和服務質量都存在著較大的空白。無論是對于學生還是對于教師來說，當檔案工作的智能查閱不足的時候，那么會對檔案查詢工作形成極大的困擾。
三、提高民辦高校檔案管理工作實效性的對策
1.完善民辦高校的檔案管理制度
從民辦高校所扮演的角色上看，學校應該充分履行職業教學的發展原則，結合高校自身的辦學條件，設定一套科學的檔案管理制度。明確檔案工作崗位編制及職責，人員配備、軟硬件建設最低標準，嚴格把握檔案管理制度的科學化服務，從管理理念上對民辦高校的檔案工作予以支持與重視。民辦高校管理者要協同教育行政主管單位，建立一個健全的檔案工作交流考核機制，通過建立《學期檔案管理規劃》的方法，通過增加檔案經費、投入工作人員、增加職能檔案查閱設備等手法，使檔案管理工作更加規范。當地教育部門要通過健全的考核機制，對檔案管理工作的流程、細節進行定期檢查考核和評估。促使民辦高校的檔案工作人員能夠具備較強的法律意識和完善的業務能力、通過樹立“規范化”、“法制化”的檔案工作理念，融合“信息化”和“智能化”的檔案工作化水平，使民辦高校的檔案管理工作的程序更加規范和科學。
2.加強師生雙方的檔案價值認同
在增強檔案管理工作中，必須加強師生雙方的檔案價值認同，立足于學生、教師兩個方面，提高全校師生對科研檔案價值的認識。民辦高校要改變“重課題、輕科研”的發展局面，改變課題項目在立項時過于重視論文的發展局面。要從檔案工作中的科研宣傳、課堂研究、、科研成果、推廣應用等方面做起，繼而使檔案工作成為一項集科研、教育、文化、歷史為一體的綜合性工作，使科研檔案能夠起到應有的知識傳承和使用。要進一步明確全校師生對檔案收集的重視程度。結合科研工作中的新思想、新知識，先后制定專業的科研工作交流規劃，配備與業務共享相適應的專兼職科研檔案管理人員，加強對全校師生宣傳科研檔案業務的培訓和指導。進一步明確檔案收集工作的歸檔細節。
3.創新對檔案資料歸納模塊的設定
在民辦高校事業的推進過程中，通過創新檔案資料歸納模塊等形式，能夠逐步實現對教學檔案的現實作用，增加民辦高校檔案資料的運用效率。因此，檔案管理者要在檔案實踐工作的過程中，嚴格院系兩級檔案管理模式，積極踐行歸納、整理、借閱等工作。按照民辦高校的辦學理念、專業特色和教學類別的調整設置不同的模塊，將其分為黨群、行政、常規教學管理、科研成果四個板塊：第一是黨群板塊，在材料中由校黨委、組織部門、宣傳部門、工會部門和團組織部門形成的有價值的圖片、視頻及文件材料。包括民辦高校不同院系之間的黨團組織學習、社團活動、生活情況等等。第二是行政板塊，具體歸類存檔資料由民辦高校的理事會、人事處、教務處、招生辦等方面所形成的工作計劃、例會記錄、工作大事記等等。第三是常規教學管理板塊，具體歸類存檔資料包括不同院系的專業現況、專業申報材料、教育計劃及教師的多媒體課件等教學管理材料。從不同的方面，增進教育檔案資料的完善度，尤其是要對于其中所包含的學生檔案這一部分，給予較高的關注。要通過對學生的學習成績、競賽結果、日?？荚u、畢業設計等檔案信息的收集，確保常規教學管理板塊的設計更加合情合理。第四是科研成果板塊，主要針對的是在科研管理和科研實踐中所形成的各類文件質量，包括院系教師的項目計劃、申報立項、檢查情況等等，進一步提高民辦高校檔案管理的工作質量。
4.加強對檔案工作人員的業務培訓和工作督查
要對民辦高校的檔案工作人員設立“持證上崗”的標準，結合檔案行政部門舉辦的從業資格培訓，給檔案工作者頒發合格證。通過系統的培訓，進一步提高檔案管理員的專業水中。特別是在推進檔案信息化管理的過程中，要結合檔案工作人員所了解的計算機技術和信息管理技術，通過“遠程教育培訓”“檔案信息制度考核”“民辦高校檔案管理分析工作會議”，查找檔案工作中存在的不足，定期淘汰一些不具備檔案管理能力的工作人員。確保通過科學的業務督查，逐步推進高校檔案信息化工作的監督質量。相關教育部門要和民辦高校管理人員達成共識，將民辦高校教學納入學院可持續發展規劃中。要嚴把質量關，提高民辦高校對檔案工作的發展認知，強化對民辦高校檔案工作的監督審查。使檔案工作人員的工作能力、發展意識、思維水平得到有效的提高。
5.整合檔案資源以促進教學經費運作
為了解決民辦高校檔案工作中管理經費不足的現象，學校管理者要結合檔案工作的建設情況，通過不同的形式，保障民辦高校有限的教育經費。形成“優勢互補、資源共享”的工作原則，把同一區域內的幾所民辦高校的檔案建設資源進行統一起來，建立一個網絡化的檔案管理機構。并且借助于網絡資源的便利性，形成“聯合檔案室”。在對檔案資源進行管理的過程中，同時對“聯合檔案室”的舉辦經費進行公開的籌集，“聯合檔案室”的活動經費由幾個民辦學校共同承擔。在減輕各單位檔案資源壓力的同時，進一步緩解經費短缺的問題。除此之外，還可以利用互聯網電子信息技術，投入一定的經費，建立“電子檔案資源網絡數據庫”，實行互通的檔案管理，構建一體化的數字檔案信息系統，增強不同檔案部門的相互融合，以促進區域民辦高校形成發展合力。
四、總結
綜上所述，通過完善的檔案管理工作，推動民辦高校教育事業的良性發展，進一步規范檔案管理工作的發展流程，緩解及解決其中存在的各種問題。創新檔案管理工作模式，充分利用科技信息化技術，以彌補民辦高校檔案工作者的資金、經濟、設備等方面經費投入不足，協力提升檔案管理工作中工作效率和水平。
作者:李江霞 單位:廣州南洋理工職業學院