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摘要:地市級農業科研院所是我國農業科技創新體系中重要的組織部分，是服務地方經濟發展、助推鄉村振興的中堅力量。由于地市級農業科學院所的發展受所在地區社會經濟發展水平、科研投入水平、財政保障水平等因素影響，導致地市級農業科研院所的整體綜合檔案管理水平不高，不能較好地適應當前時期現代農業科研院所的發展需求。文章分析檔案管理存在的問題，提出改進策略。

關鍵詞:農業科研單位;檔案管理;水平提升

1地市級農業科研院所綜合檔案管理現狀

當前地市級農業科研單位檔案室(館)收集的檔案主要包括文書檔案、科研檔案、基建檔案和財務檔案等，其中主要以文書檔案［1］和科研檔案為主。在現代農業科技創新發展中，地市級農業科研所主要承擔著為地方現代農業發展提供技術支撐的使命，在單位日常管理、科技創新、成果推廣運用工作實踐中會生產大量文件資料。為了有效管理使用這些檔案資料［2］，各單位成立專門的檔案室(館)，配備專職或兼職檔案管理人員。在工作中，檔案資料需要經過規范化收集、整理與歸類，編寫案卷目錄、卷內目錄為檢索工具。近年來，隨著現代信息化技術快速發展，部分單位開始將檔案信息檢索、數字存儲、資源共享等信息技術應用到檔案管理工作中，極大程度地提高了檔案管理水平。但是，受制于地市級農業科研院所重視程度、經費投入、人員保障等因素的限制，檔案綜合管理水平不高，檔案數字信息化建設受到一定的制約。

2地市級農業科研院所綜合檔案存在問題

2.1檔案收集整理規范性不夠

檔案收集整理是檔案管理、開發運用的前提，目前檔案收集主要還是靠檔案工作人員按照以往傳統的方式進行收集、歸納、整理，但是隨著單位快速發展和信息化程度不斷提高，檔案資料會變得越來越多、越來越復雜，收集歸檔的難度會逐漸提高，如果還是依靠運用傳統單一的方式進行，那么很難進行科學歸檔和綜合運用。比如，農業科研檔案作為地市級農業科研院所檔案管理的重點檔案，主要是指農業科研人員在農業科技創新、科技成果轉化、科研項目實施過程中的產生的各種文件資料［3］，包括了科研項目申請立項、過程研發、數據整理、總結驗收過程產生的檔案資料，項目驗收結束后還涉及新產生的涵蓋科技成果后續應用推廣、獲獎申報以及后續開發、轉化、轉讓等檔案資料。在具體的收集過程中，一些在歸檔范圍內的文件資料，有時就會出現應歸未歸現象，因此造成檔案工作難以實現準確、完整、系統的目標。

2.2檔案數字信息化程度不高

受制于地市級農業科研院所自身發展水平不一致，單位投入檔案綜合管理的經費捉襟見肘，同時隨著檔案信息化要求越來越高，靠傳統模式收集檔案已不能滿足信息化時展要求。目前在具體管理過程中，檔案室(館)的對硬件(服務器、電腦)、軟件方面(檔案管理軟件系統)的設施和條件投入有限，檔案存儲主要還是以紙質材料為主，多種介質的檔案材料存儲條件無法得到充分滿足，光盤、文件數據、圖片、底片等其他存儲媒介材料保存的局限性致使檔案完整性不足。條件較好的單位，初步實現了檔案內部網絡建設，但是檔案硬件、軟件的投入還是不足，比如在管理服務器、檔案軟件配備、輸入設備、電腦更新、檔案掃描儀等方面配備滯后，造成檔案分類、檢索不便。

2.3檔案管理人員綜合素質不高

當前地市級農業科研院所檔案管理工作，受制于人員經費、編制等因素影響，很多從事文書檔案管理工作的人員并非檔案專業出身，沒有經過專業系統的檔案培訓，對檔案專業技能掌握不夠熟練，業務能力與專業化、標準化要求差距較大。同時，有些農業科研院所的檔案工作人員由文秘人員兼任，兼職人員投入到檔案工作的時間和精力有限，致使檔案收集不齊全、歸檔不及時、立卷不規范等問題時有發生［4］。另外，一些檔案管理人員也缺乏農業科研背景，既能夠系統全面掌握農業科研基本規律和關鍵環節，又能夠了解科技前沿動態、利用現代信息技術等方面的復合型人才更是少之又少。另外，檔案管理工作人員作為單位科研創新的幕后工作者，自身晉升渠道、上升空間有限，導致具體從事檔案管理的工作人員工作積極性不高，檔案工作缺乏吸引力，造成人才隊伍不穩定，綜合素質參差不齊，無法滿足現代檔案管理的要求。

2.4檔案管理體系不夠健全

檔案管理體系的建立有助于提高地市級農業科研院所檔案管理水平［5］，但是目前建立完備充實的農業科研文書、科研、財務、基建檔案管理體系的單位少之又少，絕大部分單位都是按照以往傳統的經驗、做法按部就班，造成了檔案收集不及時、不規范、不安全、不系統等現象。而農業科研院所檔案的主要價值在于收集、歸檔材料的完整性和系統化，但是由于在檔案歸檔過程中檔案管理人員與檔案收集人員、科研人員信息不對稱、溝通不及時，造成了應歸檔完整的重要核心內容不能及時歸檔，整體影響了檔案的開發利用，加之配套的管理獎懲機制不健全，對檔案管理、收集工作人員不能更好地進行約束。在實際操作過程中，很多單位對檔案管理主要側重于對歸檔數量的要求較高，而對檔案質量的審核不嚴。如在文書檔案管理中對保管期限的界定、文件的排序、歸檔文件編號、歸檔文件編目還存在界定不清的情況;在基建過程中項目規劃、招投標、設計、施工、驗收等環節部分檔案缺失;在科研創新過程中原始數據記載不規范或缺少原始記錄，科研項目驗收后成果申報獎項、推廣應用等文件資料不完備等問題。這些問題的產生，主要是單位自身對于檔案管理的不重視，沒有形成科學完備的制度管理體系，為后期歸檔檢索增加了難度，也極大地影響檔案在科技創新、技術鑒定等方面的傳承和開發利用的價值。

3地市農業科研院所檔案管理提升策略

3.1加強對檔案管理的收集整理制度體系建立

構建農業科研院所檔案收集管理體系規范，針對文書、科研、基建、財務分門別類制定相對統一的收集管理制度體系。按照檔案歸檔收集范圍內容進行劃分，比如將文書檔案中國家、省、市以及本單位出臺的關于支持農業科技創新的政策法規、申報依據等資料;科研檔案中按照政策法規下項目(課題)申報、項目實施、項目驗收、成果申報、成果轉化等資料;基建檔案中在實施科研項目(課題)中，修建的配套建筑、田間設施等資料;財務檔案中項目(課題)產生了各類財務報表、審計報告、預決算財務數據等資料。按照歸檔標準制定一套相對統一的收集整理制度體系，使各種檔案按照標準化零為整，同步實施歸檔資料信息化，實現關鍵字信息檢索，方便后續的開發運用。

3.2加強對檔案管理的現代信息化建設

隨著現代物聯網、大數據、人工智能AI等信息技術的廣泛普及，傳統的檔案收集、管理方式已不能滿足新時代檔案發展的需求，加快推進農業科研院所檔案管理信息化建設已是大勢所趨。農業科研院所文書檔案信息化既有利于檔案的保存、查詢及借閱，節省檔案存放空間及管理人員和借閱人員的時間和精力，提高檔案管理和利用效率，既有利于保持檔案完整性，又能減少紙質檔案的損耗、排放混亂及丟失現象的發生，對檔案起到更好的保護作用。因此，農業科研院所要進一步轉變觀念，解放思想，與時俱進，將檔案數字化建設作為檔案工作的重要內容加快推進，一方面要進一步加大檔案信息化人才的培養和引進力度，為檔案信息化建設提供必要的人才和智力支持;另一方面要加大經費投入，采購一批計算機、掃描儀、信息化系統等辦公設備，為檔案數字化工作開展提供必要的硬件軟件保障。

3.3加強對檔案管理人員的綜合素質提升

在農業科研院所檔案管理中，人才隊伍的培養是關鍵所在，所以引進一批、培養一批具有較高綜合素質的檔案管理人員勢在必行。一是進一步健全優化檔案管理工作人員管理制度，建立健全檔案激勵機制與考核機制，從而吸引具有專業知識的檔案管理人才加入隊伍中，為檔案管理建設儲備人才;二是要建立健全檔案工作人員教育培訓長效機制，通過繼續教育、輪崗交流、學習研討等多途徑多形式，全面提高檔案工作人員的業務能力和綜合素質，為農業科研院所建設一支高素質的檔案人才隊伍;三是檔案管理人員自身也要加強對農業科技、行政管理、計算機、網絡系統操作等相關領域業務知識的學習，做好檔案的保管、檢索、利用工作。

3.4加強對檔案管理的綜合開發運用

地市級農業科研院所檔案是在農業管理、科技創新、技術推廣成果運用工作中形成的具有較高的保存、查考和利用價值，并經過系統整理、科學保管的相關文件和材料。檔案保存最終目的在于對農業科技檔案的綜合開發利用，把檔案中蘊藏的巨大科研價值充分挖掘出來。完整規范的檔案資料對今后的農業科研事業發展具有重要科研參考價值，同時并可為科研項目選題、科研成果研發、農業技術推廣及科研成果轉化提供完整可靠的原始依據。同時要積極拓展檔案開發利用的渠道和途徑，有效開發利用好檔案資料，更好地為現代農業科技發展服務。積極推進檔案信息化建設，逐步實現檔案收集規范化、檔案檢索網絡化、檔案開發運用信息化，為農業科技創新、鄉村振興提供有力支撐。

4結語

地市級農業科研院所檔案管理離不開檔案管理體系制度的建立、管理人員綜合素質的提升、檔案管理信息化的普及、檔案綜合開發的共享，這是未來檔案管理發展的必由之路。一定要深刻認識到檔案管理水平提升的重要意義，將檔案管理建設提升到單位長遠全局規劃的高度，明確檔案管理建設的整體目標、理清工作思路，加強檔案管理創新，積極探索檔案管理現代化路徑，從理念創新、技術創新、方法創新等方面著手，采用大數據、人工智能等現代化信息管理手段，提高檔案資源管理開發利用水平，促進現代農業實現可持續發展。

參考文獻

［1］曾江．加強農業科研單位文書檔案管理的思考．辦公室業務，2019(4):125．

［2］張成舜，吳鵬，舒忠旭．論地市級農業科研檔案特點與作用．四川農業與農機，2017(6):46．

［3］趙華．農業科研院所科研檔案管理存在的問題和建議．甘肅科技，2018，34(17):3－5．

［4］郭有琴．農業科研單位檔案管理工作的幾點思考．發展，2018(6):86．

［5］趙立峰．新形勢下農業檔案管理現代化的路徑探索．農家參謀，2018(12):289．

作者：陳富平 孫玲玲 單位：江蘇徐淮地區淮陰農業科學研究所