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[摘要]由于時(shí)代的不斷進(jìn)步與發(fā)展，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和體制得到了提高與完善，這一進(jìn)步是我國(guó)發(fā)展的主要趨勢(shì)。隨之，目前時(shí)展的趨勢(shì)對(duì)于單位辦公室檔案管理工作的要求與難度都提高了許多，單位辦公室檔案管理工作需要采取一些改革措施，才能夠有效提高該管理工作。現(xiàn)在是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的時(shí)代，我們的生活和工作都與網(wǎng)絡(luò)緊密地聯(lián)系在一起，辦公室檔案原有管理模式中存在的一些弊端，可以通過(guò)信息技術(shù)將其信息化，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完善辦公室檔案管理工作模式，提高工作效率。基于此，主要進(jìn)行如何提高單位辦公室檔案管理工作效率的探析，采取高效的措施進(jìn)行效率的提高。

[關(guān)鍵詞]辦公室檔案；檔案管理；工作效率

傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作方式，在當(dāng)今社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)以及科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展的雙重影響下，顯得較為落后，不夠現(xiàn)代化。在傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作中，工作效率得不到提高，辦公室檔案的價(jià)值也沒(méi)有得到充分發(fā)揮，因此許多單位進(jìn)行了辦公室檔案管理工作方式的探析，充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前辦公室檔案管理工作中的不足之處，并采取可行的措施，努力使辦公室檔案管理工作效率得到有效的提高。

1單位辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前辦公室檔案管理工作方式仍然采用傳統(tǒng)辦公模式，其中存在著一些弊端，需要進(jìn)行相應(yīng)的管理方式的調(diào)整，確保檔案得到科學(xué)規(guī)范管理，利于使用者的使用，達(dá)到檔案管理的最初目的。目前的檔案管理中存在著以下問(wèn)題，需要管理人員和工作人員都進(jìn)行進(jìn)一步的探究與完善。首先，辦公室檔案管理工作中，淺薄的管理意識(shí)是管理人員們存在的一個(gè)問(wèn)題。在基層工作的管理人員，大部分都是兼職人員，沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的、系統(tǒng)的檔案管理工作培訓(xùn)，對(duì)還管理工作的認(rèn)識(shí)不足，從而不夠重視該工作對(duì)單位的重要性。對(duì)其認(rèn)識(shí)停留在該管理工作是一個(gè)可有可無(wú)的輔助性工作，導(dǎo)致部分檔案管理人員的工作熱情度不高，敬業(yè)精神不足，直接影響了工作效率和質(zhì)量。其次是管理人員的專業(yè)水平不高。一線檔案管理人員專業(yè)人員較為缺乏，具備的專業(yè)素養(yǎng)較低，辦公室檔案管理無(wú)法適應(yīng)數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，無(wú)法進(jìn)行高校的管理工作，給檔案管理工作的完善完成了阻礙。最后是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用不充分，引起的辦公室檔案管理工作水平的制約，科學(xué)高效的檔案利用從而受到了影響。

2辦公室檔案管理工作效率有效提高的策略分析

進(jìn)行信息化辦公室檔案管理平臺(tái)的建設(shè)：信息技術(shù)的運(yùn)用已經(jīng)成為當(dāng)前發(fā)展的必要手段，辦公室檔案管理工作也不例外。辦公室檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，無(wú)疑是對(duì)檔案管理這一繁雜的工作進(jìn)行的簡(jiǎn)化工作，是其工作效率提高的有效方法。傳統(tǒng)的檔案管理工作多為紙質(zhì)檔案管理，紙質(zhì)檔案查詢費(fèi)力，同時(shí)容易丟失，不便于保存與管理等。進(jìn)行信息化建設(shè)，構(gòu)建辦公室檔案管理平臺(tái)則能夠有效解決這一問(wèn)題。將辦公室檔案管理工作信息化，把數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)中后，該檔案信息便于查詢、易保存，并可根據(jù)需求將相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，檔案不會(huì)被隨意地竊取與破壞。同時(shí)構(gòu)建辦公室檔案管理平臺(tái)后，成套的系統(tǒng)管理能夠使工作人員的工作內(nèi)容得到相應(yīng)減少，工作壓力也隨之減小，使得辦公室檔案管理工作效率得到有效的提高。進(jìn)行管理人員的管理意識(shí)的提高策略：辦公室檔案管理工作中的管理人員，他們的管理意識(shí)影響著工作人員的工作效率，淡薄的管理意識(shí)并不能充分地發(fā)揮他們的管理作用。辦公室檔案管理工作的工作內(nèi)容較為繁瑣、復(fù)雜，工作人員的工作態(tài)度、工作方式和工作效率都直接影響辦公室檔案管理工作的水平。在繁雜的檔案管理工作中，管理人員有足夠高的管理意識(shí)，有利于管理模式的創(chuàng)新，傳統(tǒng)的檔案管理模式將會(huì)得到改變。工作人員也會(huì)受到管理人員的影響，改變自己的工作態(tài)度和方式，積極對(duì)待辦公室檔案管理工作，工作效率能夠得到相應(yīng)提高。提高管理人員的管理意識(shí)，需要單位對(duì)其檔案管理工作的管理者進(jìn)行有針對(duì)性的管理意識(shí)與管理方式的培訓(xùn)，對(duì)兼職的管理者進(jìn)行專業(yè)知識(shí)技能的強(qiáng)化，提高他們的相關(guān)素養(yǎng)，逐漸弱化目前存在的管理人員管理意識(shí)淡薄的問(wèn)題，提高工作效率，促進(jìn)單位發(fā)展。進(jìn)行專業(yè)的團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)：在傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作中，工作人員的工作任務(wù)繁重，檔案資料錯(cuò)綜復(fù)雜，進(jìn)行紙質(zhì)的檔案信息整理難度較大。同時(shí)該檔案管理工作模式已經(jīng)不適應(yīng)目前的單位發(fā)展?fàn)顩r，使得檔案管理工作效率和單位的整體工作效率都無(wú)法得到明顯提高。為了解決目前存在的這個(gè)問(wèn)題，單位可以采取專業(yè)團(tuán)隊(duì)人員的培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)辦公室檔案管理工作人員進(jìn)行從工作方式到對(duì)工作認(rèn)知等方面的培訓(xùn)，改變他們的認(rèn)知與工作方式，提高他們的專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)和工作水平，組建并培訓(xùn)出一個(gè)專業(yè)的辦公室檔案管理工作團(tuán)隊(duì)。進(jìn)行工作人員的培訓(xùn)，可以從他們的對(duì)工作的思想認(rèn)知、專業(yè)知識(shí)技能以及信息技術(shù)的運(yùn)用等多個(gè)方面進(jìn)行深入的挖掘與探析。辦公室檔案管理工作的工作者對(duì)其工作效率有著直接的影響。因此需要對(duì)他們進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，讓他們具有相應(yīng)的創(chuàng)新思維，在工作中不斷進(jìn)行新模式、新方法的探究與實(shí)踐，不斷挖掘自己，充分利用信息技術(shù)來(lái)提高辦公效率，促進(jìn)單位的整體發(fā)展。

3結(jié)語(yǔ)

信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)提高單位辦公室檔案管理工作的效率有著重要作用。單位想要跟隨時(shí)代的發(fā)展步伐，與現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)共同實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展這一目標(biāo)，則需要有效地利用信息技術(shù)，提高單位的辦公室檔案管理工作效率，進(jìn)行信息化建設(shè)模式的研究，促進(jìn)單位的發(fā)展。

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作者：黃湘紅 單位：湖南省資興市自然資源局