文書檔案管理信息化建設利用率探析
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【摘要】目前，隨著防震減災工作量的不斷增加，紙質檔案管理的工作模式已經無法適應當前防震減災的工作要求了。本文就大數據背景下，防震減災工作中紙質檔案管理模式所出現的問題展開了深入的探討，然后又簡單論述了防震減災工作中文檔信息化處理模式的重要性，最后，提出了增加文書檔案信息化管理模式安全性的有效措施。
【關鍵詞】文書檔案；信息化；利用率；安全保護
1文書紙質檔案與電子檔案的特點
1.1紙質檔案具有穩定性
紙質檔案顧名思義就是用紙記錄的檔案，比如：日記、戶口本、信件、圖紙、合同、證書等都屬于紙質檔案。紙質檔案有兩個特點，分別是穩定性以及安全性，紙質檔案的穩定性來源于紙張、顏料、染料的穩定性，而紙質檔案的安全性則來源于紙質檔案上的字跡，眾所周知，每一個人的字跡都是有所區別的，所以紙質檔案的造假幾率很小，所以其安全性很高。但是，紙質檔案卻有一個特別顯著的缺點——不易保存，紙質檔案的保存會受到保存地點、保存環境的影響，大量的紙質檔案不僅需要足夠的保存空間，還需要高額的維護費用，而且紙質檔案在查閱、搬移等過程中或多或少都會有所損傷，除此之外，紙質檔案還會害怕潮濕、火災、水災等不可控制的災害。這就不能保證檔案的完整性，不利于數據以及實際情況的記錄。
1.2電子檔案的存儲具有多樣性
電子檔案顧名思義就是用電子為載體記錄的檔案，電子檔案也是信息技術發展的大趨勢。電子檔案和紙質檔案的最大區別就在于，電子檔案雖然存儲的數據內容非常大，但是它的載體卻很小，像U盤、移動硬盤等存儲設備，雖然體積小，但是容量卻特別大。電子檔案不同于傳統的紙質檔案，它不但可以記錄文字，還可以記錄圖片、視頻、音頻、影像等內容，讓文書檔案變得更具體、更準確。除此之外，電子檔案還可以進行異地共享，檔案的使用不會受到地區、時間的影像，只要有網絡就可以隨時查閱，大大提高了檔案的利用率。此外，電子檔案還可以進行多元化的備份，這也大大降低了檔案丟失、損毀的風險。隨著社會的發展，檔案的數量越來閱讀，傳統的紙質檔案的管理太過于繁瑣。紙質檔案在進行查詢時，需要多道程序的審查，才能找到想要查詢的檔案。檔案的管理工作也可以通過先進的互聯網進行管理。將檔案數據輸入進網絡，檔案在網上進行管理，極大地促進了檔案的公開性以及查詢檔案的便捷性，提高了檔案管理工作的效率。
2.1文書檔案信息化機制的建立
電子檔案管理應該建立健全的管理機制，首先檔案源數據的收集必須精確，檔案數據的復制、備份、保存等必須保證和源數據相一致。除此之外，還應該盡量把圖像類的數據資料轉換成文字數據資料，這樣可以方便后期的查閱和使用。電子檔案的格式也必須根據國家規定來統一設計，并創建相應的電子檔案管理機制。此外，電子檔案管理工作人員的責任劃分也應該依照國家的相關規定來執行，這樣可以保證電子檔案管理工作的規范和準確，盡量降低了電子檔案管理工作出錯的幾率。
2.2文書檔案信息化水平的加強
在地震局的防震減災工作中，文書的檔案管理工作是非常重要的一部分，但是，在現有的防震減災文書檔案管理工作中，不但文書檔案管理的工作量非常大，而且文書檔案管理的工作人員還特別稀缺。大部分文書檔案管理工作人員對紙質檔案管理模式都熟記于心，可是隨著電子檔案管理模式的出現，文書檔案管理工作人員必須及時提升自身的技術水平，最大程度的滿足其工作需求。用現代化的檔案管理模式來服務于當前的防震減災事業。電子檔案管理模式是社會信息化發展的必然趨勢。所以必須改變傳統的檔案管理觀念，讓文書檔案管理朝著數字化、現代化、數據化的方向去發展，各個部門之間也應該互相交流和幫助，這樣才能更好的推進防震減災文書檔案管理工作的順利進行。
3加強文書檔案信息化管理的安全保護
3.1提升文書檔案管理人員的綜合素質
提高文書檔案管理安全的措施之一就是，一定要提高檔案管理工作人員的整體素質。文書檔案工作是單位中比較重要的工作內容，工作人員不但要具備過硬的技術水平，還必須具備一定的綜合素養。在日常工作中，檔案管理的工作人員必須要有及時收集、整理檔案資料的意識，查閱完檔案必須及時歸還原處，定期維護、檢查檔案是否有缺損。與此同時，還應該定期給檔案管理的工作人員安排培訓和學習的機會，讓他們多學習，努力提升自己的技術水平和能力。還要有足夠的職業素養，在管理的過程中，認真負責每一份檔案。不能隨意將檔案借出，以免泄露重要信息。
3.2強化文書檔案信息化管理的安全防范
提高文書檔案管理安全的措施之二就是，一定要加強文書檔案信息化管理的安全防范，主要方式有兩種：一，創建一個文書檔案管理的內部平臺，用此來監督和管理局內重要的文書檔案；二，進行電子文書檔案的備份和容災，當電子文書檔案受到損壞的時候，及時的采取補救措施，把損壞的檔案及時的修補和還原，讓文書檔案可以盡量恢復正常。
4結語
隨著防震減災事業的不斷發展，傳統紙質檔案的缺陷也逐漸的顯露了出來。防震減災工作不可能局限于一個地區，所以文書檔案的使用情況也會越來越頻繁。所以，如何創建出一種高效、科學的文書檔案管理方式是目前防震減災機構亟待解決的難題。電子檔案的出現不但滿足了目前防震減災事業的發展需求，還提高了防震減災文書檔案的使用效率，可以為地震局相關的領導提供可靠的判斷依據。文書檔案的信息化發展是社會發展的大趨勢，它可以提高防震減災工作的準確性，讓防震減災工作中的文書檔案管理工作變得更科學、更合理、更準確。
參考文獻
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作者：李曉莉 單位：吉林司法警官職業學院