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摘要:信息系統項目的成本管理是一項復雜而又繁瑣的工程，但其在信息系統項目管理中卻起著至關重要的作用。本文以“某市電子招投標管理系統公共服務平臺”建設項目為實例，從項目經理的角度探討了信息系統項目成本管理的實踐經驗。文章首先介紹了項目的背景，深入分析了信息系統項目成本管理的實操過程，最后針對性提出相應的改進對策，以期為信息系統項目成本管理的建設做出有益的探索.

關鍵詞:信息系統;項目管理;成本成本管理

隨著我國社會經濟的飛速發展，信息技術的進步可謂日新月異，IS（ISinformationsystem）集成項目在社會各行業的應用越來越廣泛，已成為我國經濟發展的重要組成部分。我國的IS集成公司越來越多、投資越來越大、管理越來越復雜，同時占據了PMBOK（ProjectManagementBodyOfKnowledge）中九大管理一席之地的成本管理也越來越突顯出它的重要性，傳統的成本管理模式與當前IS集成項目的發展嚴重脫節，加強項目的成本管理已迫在眉睫。為了使IS集成項目成本管理規范化，并能促進IS集成企業水平和能力的加速提升和確保成本管理質量，鑒于此，本文在項目經理的層面對成本管理在IS項目管理中的應用進行了深度的分析和研究。

1項目背景

近年來，隨著政府項目招標采購范圍不斷擴大，招標采購業務量逐年增長，在IT背景的新形勢下，與經濟息息相關的招投標工作也面臨著新時代的考驗，以往傳統的招標形式已無法滿足當前招標發展的需要，為進一步推動和深化招標采購改革工作，使招標整個流程管理工作高效率、低成本、綠色環保、節約便利，使招標過程更加透明化，杜絕暗箱操作等，同時也是為了貫徹落實《國務院關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》（國發[2015]40號）和《國務院關于加快推進“互聯網+政務服務”工作的指導意見》（國發[2016]55號）部署，某市公共資源交易管理局（以下簡稱交管局）啟動了“某市電子招投標管理系統公共服務平臺”建設項目。電子招投標平臺主要是通過計算機、服務器、網絡等IT技術，對招投標業務的工作流程進行優化，在線上完成在線招標、投標、開標、評標和監督監察等這一系列業務操作，實現規范、專業、安全、高效、低成本的招投標業務管理。該項目中甲方采用公開招標的方式，我方在參與競標的眾多單位中脫穎而出，并順利中標，項目預計建設工期為7個月（2016年9月20日-2017年4月20日）。根據合同要求，完成的主要功能可分為7個子系統，具體如圖1所示，其中以交易信息模塊為核心子系統，完全實現對招投標項目全生命周期的有效監控，并實時動態反應項目在各階段的進行狀態，以便相關人員可及時進行有效的分析和控制，同時對項目執行流程可進行配置化管理，最終實現任務督辦，消息提醒，協同辦公等輔助功能。交管局對該項目非常重視，對項目提出了特別的要求，成立了以交管局副局長為組長的領導小組，負責整個項目的領導與協調工作，并指定信息中心為該局的業務聯系歸口部門。項目啟動之初，我方領導介紹了該項目的前景以及做好該項目的戰略意義。由于參與了項目前期的整個投標過程，對項目情況非常熟悉，通過隨后的《項目章程》，本人有幸獲得了公司領導和客戶的信任，成為該項目的項目經理，主持項目管理的全面工作。由于該項目建設系統規模較大，涉及的干系人較多，工期要求較長，功能和目標復雜，加上交管局高層對該項目期望值很高，項目的成本管理非常關鍵。針對系統的特點，我們采用B/S架構，后臺數據庫采用SQLServer2014，用Java語言開發，核心技術框架基于J2EE多層體系結構實現。

2如何做好項目成本管理

成本管理是IS項目管理的核心組成部分之一，在IS項目管理過程中起著至關重要的作用，需要引起足夠的重視，但重視項目成本管理既不能成為一句空話，也不僅僅是項目經理和公司領導的事，而是項目組全體成員都要從內心真正的重視起來。成本管理的根本目的就是在項目實施的整個過程中，確保項目的實際費用控制在計劃的預算成本之內。如果成本失控，將直接導致項目處于超出預算的危險境地，無法保證項目在預算內完成，甚至項目失敗。凡事預則立，不預則廢，針對項目特點，結合團隊實際情況，借鑒以往經驗，主要通過成本估算、成本預算、成本控制等環節對項目成本進行了全方位管理，具體體現在以下幾個方面：2.1利用組織過程資產進行成本估算項目成本估算，是指為實現項目的目標，根據項目資源計劃確定的資源需求，以及市場上各資源的價格信息，對項目所需資源的成本做出近似的估算，在進行成本估算時，我們參照并借鑒了公司類似的項目案例以及知識庫。俗話說，良好的開端是成功的一半，擁有謹慎和清晰的計劃必然能夠更有效地做好成本管理。因此，我們在項目計劃階段廣泛收集了以往類似項目的管理執行情況和經驗，根據本項目內部、外部環境特點和制約條件，制定了本項目的成本管理計劃。計劃書除了對每個過程的內容進行了詳細書面的描述外，還對估算、預算和控制建立了準則。依照成本管理計劃，我們對該項目的成本進行了科學的估算。首先識別并分析了項目成本的構成科目，主要科目有人工成本、辦公設備費用、開發環境設備費用等。然后我們分析了這些科目的具體組成，使用了類比、參數、三點估算等方法來估算不同科目的成本。例如辦公設備和開發環境設備價格公開，我們確定了所需設備的數量和估價，使用參數估算法計算。人員工資的估算則比較復雜，我們先將WBS中的各個工作包的工作量估算，對于無法使用類比來估算的工作包，則采用三點估算法，在得到總工作量后，根據工程師的工作效率和資源費率計算出了人工成本。最后我們將各個成本之間的比例進行了協調，確保分配是最優的。在原來的計劃中，人工成本和其它科目比例是1：1，我們經過評估認為非關鍵科目的支出過高，于是對辦公設備費用進行了調整，將其下調并放入管理儲備中，最終估算的結果是人工成本120萬、辦公設備和開發環境設備費用為100萬，預留費用20萬，總計240萬。良好的成本估算能夠為后面的工作奠定良好的基礎，只有估算做得全面并科學，隨后成本預算工作才能更精確。2.2成本預算項目成本預算是一項制訂項目成本控制標準的項目管理工作，是進行項目成本控制的基礎，是將項目成本估算的結果在各具體的活動上進行分配的過程，目的是確定項目各項工作和活動的成本定額，并確定項目意外開支準備金的標準和使用規則以及為測量項目實際績效提供標準和依據。成本預算是將成本估算細化的過程，同樣也是為成本控制建立了成本基準。根據合同的規定，本項目主要由10個工作包/子項目組成。將上述項目估算的總成本分攤到WBS的工作包/子項目中，為每個工作包/子項目制定具體的項目預算，在此基礎上將各個工作包的預算再二次分攤到工作包所包含的每個項目活動中，就形成了初步的預算。參照WBS與進度表，根據進度計劃中的每個活動時間來確定每一項預算的支出時間，從而形成了項目預算支出計劃。針對項目資源緊張的問題，我們采用資金限制平衡的方法，比如辦公設備的費用項目后期再慢慢增加，避免跟前期的開發環境設備購買重疊導致資金支持過高，通過平衡有效地減少了項目資金緊張和投入過大的成本。另外，我們也充分考慮了項目的管理儲備，針對那些特殊的、復雜的工作包，我們按5%~10%的比例設定了相應管理儲備金。2.3成本控制項目成本控制就是指按照項目啟動之初制定的計劃和標準，采用各種控制工具，對項目實施過程中發生的實際成本與計劃成本進行比對、分析、控制和糾偏，使項目的實際成本保持在預算范圍內的管理過程。如果監控不力或者是流于形式，那么就會導致項目成本超支甚至項目失敗，為此，我們嚴格使用了掙值管理技術來控制成本，通過周報進行活動績效測量，每月月底整體項目績效評審。在項目進展中，我們得到項目在此階段所完成工作匯總的價值（EV)，然后根據成本預算中計劃的投入計劃成本（PV），以及財務部提交的支出報表中的實際支出費用(AC)，在項目每個里程碑點進行分析和糾偏。在測試階段進行分析時，我發現成本偏差CV小于0，后面通過分析才知道是辦公設備的價格上漲了，不過漲幅在管理儲備的預算之中，因此我們只進行了成本基準變更。同時，因為這個情況是特殊事件，屬于非典型偏差，不會影響到后面的進展。但此時我同時發現進度偏差SV大于0，這時我們就重點加強項目質量的控制，避免趕進度而丟失了質量。同時通過進行偏差分析、趨勢分析和掙值分析等活動，避免項目成本失控。

3IS項目成本管理改進策略

由于項目成本管理措施得當，進度、質量把控較好，經過項目組全體成員的共同努力，本系統于2017年3月初上線試運行，經過近1個月的試運行后，修復了試運行過程中出現的bug，并對系統做了進一步的完善處理，并于4月中旬通過終檢。目前該系統運行良好，受到了交管局和公司領導的一致好評，尤其是客戶方對項目高度認可。盡管如此，但項目的成本管理工作中仍舊存在這樣或那樣的不足，還需要進一步的改進，具體改進策略如下：3.1強化內部管理，調動項目成員的積極性，提升項目成員的工作效率對成本要進行全過程的控制，以周為時間單位對項目的成本進行實時的跟蹤，對項目實施成本、人力成本和采購成本這三塊的完全把控。鑒于人力成本的彈性特點，相對項目實施成本和采購成本來說，人力成本控制是重中之重，如外部環境條件允許的話或購買或開發一套內部專用的跟蹤系統，用于加強項目人員的管理。科學運用跟蹤系統，調動員工的積極性，提高員工的工作效率，將有助于降低人力成本。同時硬性要求項目組成員每天都要在跟蹤系統上填寫工作日志、開銷情況等，以便項目管理者對員工工作進展、開銷狀況進行實時查詢和評估，實現對項目成本的有效控制。另外要綜合考慮員工的工作能力和技術水平，使工作能力強、技術全面的人員在完成自己的模塊（子項目）后，再去協助其它未完成的子系統，例如，完成了企業信息模塊的成員，再去幫助交易信息模塊的成員，通過這些以節省項目實施成本。3.2合理協調外部資源，降低成本從源頭抓起在IS項目中，由于多數都屬于系統集成類的項目，硬件設備的采購在總成本中占相當比例，在保證硬件設備質量的前提下降低采購成本也是IS項目一項至關重要的工作。建議可與金牌商保持長期密切的合作，如此一來，既保證了質量又往往會有不錯的價格優勢，通過溝通、攻關、談判、簽訂合作協議等策略，說服金牌商提供最優惠的設備價格，從而達到控制項目成本的目的。3.3加強質量過程控制，務必避免因返工帶來的額外成本在以往的IS項目實施中，時有存在由于返工的原因而導致成本增加的現象，為此，在項目實施過程中要堅決杜絕此類現象的發生，強化“質量就是最大節約”的理念。無論是采購設備，還是實施項目，都要嚴把各環節的質量關，當某模塊完成的同時務必要嚴格按照“需求規格說明書”與“驗收標準”進行驗收，若發現問題及時糾正，消滅因質量問題而引發的返工現象。

4結束語

在我國社會經濟的飛速發展的今天，我國的IS管理在各個方面雖然都取得了長足的進步，但是在實操過程中還存在著諸多不規范的情形，簡言之，成本管理需要考慮多方面的因素。IS項目成本管理的根本目的就是在保證項目質量與進度的前提下，確保實際費用控制在預算成本之內，順利完成項目的目標，滿足干系人的期望，進而促進IS集成企業自身競爭力地不斷提升。總之成本管理是整個項目管理過程的重要環節，管理方式也不是一成不變的，因人而異、因項目規模而異，只有適合企業自身的管理模式才是最好的方式。如何對IS項目中的成本管理進行更深入分析，為日后進行IS項目的成本管理活動摸索出借鑒性經驗，這些還有待于我們在項目的成本管理實踐過程中去研究、去總結、去探索……

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作者:張紅金 單位:工業和信息化部電子第五研究所軟件質量工程研究中心