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【關鍵詞】質量管理體系;運行
1 質量管理體系運行
質量管理體系文件是質量管理體系運行的依據。實驗室在日常工作中若不能嚴格按照文件規定加以認真執行,質量管理體系文件編制再好也是沒有作用的。對質量管理體系運行而言,至關重要的不是體系文件本身,而是質量管理體系是否有效運行。但有一點必須清楚認識,一個完善的體系文件是實驗室具有良好素質的首要條件。體系有效性主要表現在:各項質量活動處于受控狀態;質量管理體系有自我完善和自我發展的能力;質量管理體系有減少和預防質量缺陷能力,并有一出問題迅速報警和糾正功能。為了達到運行水平,質量管理體系在運行中要抓好以下幾個方面:
1.1 根據準則不斷增強建立優秀實驗室的信心和機制
準則中指出,實驗室應明文規定達到優秀實驗室的方針和目標,并在引言中指出該準則向實驗室提供增加信心的機制。因此作為實驗室應該依據準則的要求,不斷完善質量管理體系和提高自身技術能力,以促進方針目標的實現。上述目標的實現并非只靠機構領導努力,要充分發揮每個成員在體系中的作用,這就要求所有成員既有履行本崗位職責的能力,又要有自覺履行職責的積極性和責任感。故必須在體系運行中,不斷地對全體人員進行質量意識教育和技能培訓,積極參與實驗室間的能力驗證試驗,經常剖析自身體系運行水平和技術能力等方面的不足,以求不斷接近和達到優秀實驗室的水平。
1.2 建立監督機制,保證工作質量
為了加強對各項質量活動的監控,實驗室可以在質量管理部門設置質量監督的職能,并在各實驗室和有關部門設立專(兼)職質量監督員,形成質量監督系統。這個系統的主要任務是依據體系文件監督各項質量活動按體系規定的條件運行。監督范圍包括質量形成的全過程。實驗室負責人應明確賦予監督系統權力,其中包括糾正偏差、提出整改通知等。監督員應對日常監督中發現的問題加以記錄并保存,作為質量審核和質量考核的材料。
另外,實驗室應積極運用“校核方法”對質量進行控制。“校核方法”可視為實驗室應用技術手段對校準/檢驗活動結果的質量進行技術性的審核,它是實驗室質量體系審核范疇之外的重要的不可缺少的審核活動,應經常使用。這些方法包括(不僅限于)運用技術進行內部質量控制、參加能力驗證或實驗室間比對、使用標準物質進行內部質量控制、用相同或不同方法進行重復檢驗、保留樣品再次試驗、樣品與特性結果的相互關系等。對以上“校核方法”的有效性應加以評審,以便得出改進和提高報告/證書質量的方法。
這里就指出應用現代數理統計技術來提高實驗室工作質量是擺在我國實驗室面前的一具新課題,要積極探索,以求有效地應用。
1.3 認真開展審核和評審活動,促進體系不斷完善,體系運行是否有生命力,要看其有否自我完善和自我提高的能力。質量管理體系審核活動是一項重要的質量活動,是對體系是否按體系實施進行評價,以消除阻礙其實施的因素。評審是對體系是否完善、是否適應內外環境發展及變化進行評價,以找到已過時而必須修改完善的部分。
負責審核的部門應按相關程序要求編制審核計劃,要對體系各要素審核內容、順序、時間、要求、進度及頻次等進行統籌安排。對重要的因素和薄弱環節審核頻率應高一些,并注意開展對部門質量職能履行情況的審核。應及時向領導提供審核報告,向不合格項的責任部門發出不合格項通知書,以便采取糾正措施。審核部門應對糾正措施的實施進行跟蹤。除此之外,在體系運行初期,為了縮小運行實際情況的偏差,可以增加審核頻次,這對及時糾正偏差會起到明顯的作用。最高領導應親自組織體系評審,根據審核結果、質量反饋等信息,有計劃、有重點地對體系運行有效性進行調查、分析和評價,每年度在質量管理體系評價基礎上,提出下年度質量目標,并對已過時或不適用的部分加以修改或補充,進一步完善質量管理體系。
1.4 加強糾正措施的落實,不斷改善體系運行水平。在質量管理體系運行中,糾正措施是一項重要的活動。不論是在審核中還是在日常監督和用戶申訴中暴露的問題,都應對產生原因進行調查分析,制訂和落實糾正措施,并驗證糾正后的效果。體系文件中該項活動要明確程序。
為了防止不符合項重復發生,在采取糾正措施之前,要認真分析原因。問題是多因素造成時要分清主次、落實質量問題責任者和糾正措施。對糾正措施的實施和效果要監控。對無效或效果不明顯的糾正措施應重新分析原因,采取措施,直到有明顯改善為止。必要時將有效的措施納入程序性文件中,達到減少差錯、不斷改善體系運行水平的目的。
1.5 努力采用新技術、拓展新項目,提高檢測能力。隨著新技術、新產品的不斷涌現,產品標準和測試方法也日益更新,實驗室能否適應發展的需要是衡量其技術的標志。為此實驗室要密切關注標準發展動態和國內外優秀實驗室對新技術的采用情況,制訂自身技術進步的規劃。規劃應以提高對標準執行能力、提高測試數據準確性和可靠性,以及提高檢測質量控制能力為主分層次展開。質量管理體系中應對新技術、新方法、新項目的開展規定明確的程序,以控制其質量,達到預期目的。隨著新技術的應用,質量文件在必要時應進行相應的變動,以適應發展的需求。
1.6 加強質量考核,促進各質量職能的落實。質量考核活動對實驗室而言,不應只停留在測試報告/證書質量考核上,要向質量形成全過程延伸,要使質量考核覆蓋到全體要素中。實驗室應制訂質量考核的管理性文件,對不同部門規定不同的考核內容和評分方法。質量考核要實行獎罰結合,要實施質量否決權,使全體職工通過考核看到自己的成績和不足,以激勵其更認真的履行質量職責。總之,質量管理體系是否能有效運行和在運行中不斷完善,主要在于實驗室最高管理者對質量管理體系的投入,促使各部門和全體員工能按體系文件的規定,指導和約束自己的行為,使實驗室的質量方針目標得以實現,這是體系不斷完善的關鍵所在。
2質量管理體系運行階段主要完成以下幾個方面
(1)首先做好各類質量文件的分發記錄。一般實驗室都會在質量手冊或程序文件中規定分發方式,目前大部分實驗室采用如下管理方式:質量管理部門保存質量手冊、程序文件、作業指導書和各類質量記錄技術記錄表格等全套質量文件,其它各部門保留一套質量手冊、程序文件及本部門的作業指導書及相關表格。其它文件按文件程序中要求控制;
(2)作好新質量文件的宣貫培訓(本次培訓可列入培訓計劃,按培訓程序規定進行);
(3)由各職能部門制訂各類計劃(依據相應的質量文件規定進行)。主要包括:能力比對計劃、人員培訓計劃、儀器檢定校準計劃、設備維護計劃(這幾項一般由各組提出,報職能管理部門批準進行)、日常工作督查計劃和工作運行期間的內審評審計劃等;
(4)啟用新的表格,作好日常的質量記錄有技術記錄;
(5)定期收集各類記錄,分類建檔;
(6)做好不確定度評價、能力比對評價和內部質量控制方案的評價工作;
(7)檢查報告、原始記錄有無按新格式運行,檢查質量目標的執行效果;報告重點審查數據和結論,反映實驗室的水平。新認證的實驗室還根據技術和管理力量,具體確定授權簽字人、審核人員,并進行必要的培訓。要明確授權簽字人是崗位職責,審核人員要既懂理論,又會做實驗,還懂管理,還要審校三分之一的報告,杜絕不審即簽和不對報告的行為;
(8)做好內審、管理評審及模擬評審的安排及工作。模擬評審可以按送樣收樣程序作縱向審查或按管理機構分硬件和軟件進行橫向審查。
3 體系運行階段工作計劃的制訂原則
(1)制訂計劃要依據質量手冊的分工及質量職能;
(2)要定出量化完成計劃表并及時安排檢查。
一個企業要發展,要做大做強需要諸多必備條件,如強有力的人才隊伍,先進、高端的試驗、檢測、加工設備,超前有效的管理手段及符合公司發展的頂層設計等都是必不可少的條件。一個企業要在激烈的市場競爭中占有一席之地,首先是人才的競爭,有了出類拔萃的各方面的人才,企業就有了發展的元氣。作為小微企業更是如此。然而除此之外,能否根據小微企業的特點建立一個適應公司發展需要的質量管理體系也是一個繞之不過的課題。眾所周知,企業要發展,企業要開拓市場,必須要確保研發的設計輸入滿足用戶需求,必須要保證設計的輸出滿足輸入的要求,必須要保證各研制過程符合相關程序和質量要求,必須要保證交付給用戶的最終產品質量和可靠性滿足用戶要求,并且通過不斷地征求用戶意見對產品進行改進。因此小微企業建立起一個符合自身特點的質量管理體系是關乎企業成敗的關鍵。
作為一個現代化企業,尤其是以研發為主的高技術型小微企業,不但要注重研發還要進行銷售、生產、安裝和服務工作,針對這樣一個高度集合化的小企業,如何建立一個既符合國際相關標準又適應公司發展的質量管理體系是擺在小微企業領導層面前的一個重要課題。
二、小微企業質量管理體系建立現狀與問題分析
小微企業由于在人員及資源配備上受限,因此在質量體系建設上存在諸多困難,本文以凱邁環測公司為例詳述其相關問題。
凱邁環測公司是一個僅有60余人,專注于研制、開發具有完全自主知識產權“能、云、天”等大氣探測智能傳感器,構思預研海洋、空間高端氣象傳感器產品的高科技小微企業。企業領導層深知一個有效的質量管理體系對于公司的重要性,因此在頂層策劃時就將建立一個運行有效地質量管理體系列入其中,為此,2012年公司開始啟動了質量體系建設工作。
作為一個典型的小微企業,公司想按照相關標準建立一個運行有效的質量管理體系相對于與大中型企事業單位有諸多困難,主要難點是:
公司員工對質量體系認識參差不齊。公司員工對質量管理知識無系統了解,員工中除極少數對質量體系有一定了解,大多數員工并不了解目前國際質量管理的內涵。
研制帶交付產品多,研制周期短。研制任務周期短是小微企業的另一特點,經常一個合同簽訂后,用戶要求1-2個月,甚至更短時間就要交付,這就要求研發人員既要按標準、程序運作,又要建立相關記錄。
生產任務繁重,人員有限。公司生產部共10余人,他們承擔著多種型號產品的工藝規程編制、裝配、調試和試驗任務。
鑒于上述特點,小微企業要依據目前國際通行的ISO9001標準建立質量管理體系既要符合標準又要嚴格執行程序,還要建立和保持相關的質量記錄,工作難度較大。
三、小微企業建設質量管理體系的對策探討
為了解決小微企業在質量體系建設中遇到的實際問題,本文結合凱邁環測公司體系建設過程中的問題給出相應對策。
1.體系建設的籌備階段
由于公司研發的產品主要用于軍、地及各省市氣象局(站)、高速公路、海監船等,公司領導層為盡快提升產品質量,堅定以GJB9001B-2009版標準為基礎建立自身的質量管理體系。
為使此項工作得以順利推進,公司聘用了熟知質量體系的專家,委派了從事研發、設計、管理、質量、生產崗位的5名骨干參加了認證中心組織的內審員培訓,并取得了內審員證書。由于環測公司是以研發高端氣象觀測產品為主的小微企業,為了使研發人員能盡快了解GJB9001B版標準,尤其是設計和開發與技術狀態管理這兩個重要要素,公司于邀請認證中心資深審核專家、標準編寫委員會成員專門來公司為全體員工針對公司的小微企業的特點,重點對GJB9001B-2009版7.3“設計與開發”和7.7“技術狀態管理”及小微企業以此標準建立質量管理體系的應注意的問題進行了培訓。
2.質量體系的建立階段
在公司領導的策劃和指導下,公司組織各部門的骨干以GJB9001B-2009版為標準編寫了第一稿“質量手冊”和“程序文件”,依據標準規定,企業建立體系不得少于規定的8個程序文件,考慮到公司是以研發為主的小微企業,產品具有技術含量高小型化的特點,公司編制了20個程序文件,在質量手冊中對標準規定的各要素過程進行了描述,確定了公司的質量方針和質量目標,任命了管理者代表,明確了職責,確定了各部門的質量管理職責。于此同時公司還確定了行政管理架構和質量管理組織架構,2012年8月經公司批準并下發試運行了公司質量體系。
3.質量體系具體運作及實施
嚴格意義上講,公司的質量體系正式運行是在2013年全面啟動的,為了確保該管理體系能有效運行,使全體員工都能自覺依據標準和制定的20個程序文件建立和保持相關記錄,公司開展了如下工作:
為了使質量體系能有效進行,實現既定的質量方針和質量目標,公司聘任了具有豐富質量管理和質量檢驗工作經驗的同志協助開展質量管理和質量檢驗工作,明確了各自的職責和目標。同時邀請資深專家對質量管理的發展階段、國標、國軍標質量標準及標準化知識進行系統培訓。
為能使質量體系真正有效運行,實現質量體系認證的目標,公司下發了《質量工作計劃》和《質量改進計劃》,在這兩個計劃中重點突出了小微企業的特點,避免了復雜化和繁瑣化,做到了“寫我所做的,做我所寫的,寫的必須符合標準要求”。為實現“有效運行”和“通過認證”的主要目標,落實了節點和責任人。
由于公司是以研發為主的高科技企業,為此質量安全部進行了周密策劃,制定了“合格供方考察計劃”,依據標準規定對30余個采購供方和10余個外協加工供方進行了考察、確認,對加工質量不理想的外協方進行了調整,經公司管理者代表批準,用戶代表簽署形成了公司《合格供方名單》。以上活動的實施基本保證了外購、外協的質量。
為了能對外協過程的零件進行有效的質量控制,根據公司特點挑選了3名有相關經驗的員工經過培訓,經理論和實際操作的考試,頒發了上崗證書。分別擔任電裝、調試工序過程、產品最終檢驗和外協機械零件的入廠驗收。與此同時對全體裝配、調試人員、資料員、庫房保管人員也進行了應知應會的理論考試和實際操作考試,合格人員也頒發了上崗證,實現了持證上崗。
為了能依據“不合格品控制程序”對不合格品進行有效控制,按照標準規定,經公司最高管理者和顧客代表批準,分別發文授權了軍品、民品不合格品審理人員,明確了職責,同時為對嚴重不合格品進行審理,又授權了MRB委員會主席、秘書,進而健全了不合格品審理組織機構。
為了使研發工作能依據標準7.3設計與開發規定的要求運作,健全相關記錄,公司組織相關人員專門編制了單行本,依據《設計和開發控制程序》規定的設計開發策劃的幾個階段,明確了每個階段的目標,應完成的主要工作項目,應形成的記錄等,明確規定每個階段的目標未實現、未通過評審、記錄未建立不能轉下一階段。
為保證質量體系有效運行,除在人力資源上公司給予了調配外,在相關試驗設備、檢測儀器等根據需要也給予了一定投入,基本保證了工作需要。由于公司是小微企業,因而本著在保證體系正常運行的前提下,在人員補充、設備配置及資金使用上均本著既減少成本,又保證體系有效運行的原則。
為了提高工藝文件執行的嚴肅性,由質量安全部組織檢查組,每兩周按規定進行一次工藝紀律檢查,發現問題填寫問題反饋單,限期整改。
為了使產品生產過程始終處于受控狀態,建立完善的質量記錄,在產品交付后,形成成套的“隨性文件檔案”,為規范生產過程和建立質量記錄奠定了基礎。
在依據質量體系文件和質量程序運行過程中,為使相關程序文件能夠具體化,根據公司的特點,公司組織相關人員制定了30余個三層次文件,此項工作對指導各部門的相關工作起到很好的效果。
4.內部審核和管理評審階段
依據策劃,各部門依據質量管理體系文件進行了近兩年的運行,在做了大量的工作后,為了檢查公司質量管理體系運行是否有效,是否具備申請認證的條件,2013年8月份依據質量工作計劃和質量審核計劃,公司組織了2013年的內部審核, 同年10月公司召開了2013年管理評審會,最后形成了“2013年管理評審決議”。
5.認證審核階段
在進行了上述工作后,公司已基本具備了提交認證申請的條件,2013年12月正式向認證中心提交申請。經過兩個階段認證組織的審核及公司認真負責的整改, 2014年10月公司通過認證并獲得資質。
四、綜述
綜上所述,小微企業質量體系建設與大中型企業相比更有一定的難度,大中型企業組織機構健全,責任分工明確,而由于小微企業的特點及性質決定不可能像大中型企業一樣,機構設置齊全,分工明確,因此,小微企業雖然可以做到小而全,但相關管理職能要高度交叉,一人要承擔多項職責,鑒于這一特點要建立符合標準的質量管理體系從策劃到具體實施都要花費更多的精力。
(陜西銀行學校,陜西 西安 710065)
【摘要】隨著高校的不斷擴招和重點高中、普通高中辦學規模的逐漸擴大,中職學校的生源數量和質量每況愈下。學生的學習成績一般處于下游水平,綜合素質差,學生管理工作越來越難,學校發展面臨嚴重的挑戰。筆者結合本單位實施ISO9001質量管理體系的實際,分析了學生管理服務質量管理體系的內容和步驟,提出了實施的具體舉措,對今后的學生管理工作提供了參考依據。
關鍵詞 中等職業教育;學生管理;IS9001質量管理體系
隨著高校的不斷擴招和重點高中、普通高中辦學規模的逐漸擴大,中職學校的生源數量和質量每況愈下。學生的學習成績一般處于下游水平,學習主動性差,行為習慣、意志力差、厭學等成了他們的“通病”。他們多數來源于初、高中,他們的知識層次參差不齊,家庭背景各異。我校學生家庭情況調查的數據表明:20%的學生父母離異,這些學生由于家庭不健全或感受不到家庭溫暖,造成他們怯懦自卑、抑郁孤獨的心理;有44%的學生來自農村,且其中的63.2%學生為多子女家庭,初中及其以下文化程度的家長占50%以上,家長文化素質低,在道德修養,文化素質等方面對學生的教育有著非常大的影響。這些現象無疑給中職學校的學生管理工作帶來一定程度的困難與壓力,中職學校的發展也面臨著嚴重的挑戰。
如何做好中等職業教育學生管理,提高服務學生質量,培養出合格的受用人單位歡迎的技能型人才,是值得每個學生管理工作者思考的問題。我們認為,必須轉變觀念,引進先進的管理理念和科學規范的管理方法。2008年,我校以提高教育教學管理水平、工作效率、服務質量為目的,引進IS9001質量管理體系,以服務和質量為核心,逐步建立了一套科學規范的管理體系。學生處作為學校的一個子系統,參與并實施了質量管理體系工作,按照質量管理體系的要求,規范與完善學生教育管理的各項規章制度,在實踐中不斷探索與創新中等職業教育學生管理方式,提高管理水平。
1完善各項規章制度,建立科學管理體制
創新管理,完善科室規章制度。俗話說,沒有規矩,不成方圓,科室管理亦是如此,科室制度是科室管理的核心,是學生管理工作有效開展的重要保證。按照學校質量方針、質量目標及質量管理體系要求,編寫修訂《學生教育管理控制程序》、《學生宿舍管理控制程序》、《重大突發事件應急控制程序》、《顧客滿意度測量控制程序》等程序文件,規范工作流程;制定每個崗位的工作標準與工作流程,明確崗位職責和工作程序,確保在實施過程中有章可循。按照IS9001質量管理體系要求,通過內部審核,發現問題,積極采取糾正措施,達到持續改進的目的。
如何才能有效地管理好學生,需要我們在學生管理工作中不斷摸索、總結和完善。因此,科學地制定工作計劃,是做好學生工作的前提和基礎,根據學校工作要求,制定科室工作計劃,確立工作目標,提出具體措施,按照IS9001質量管理體系要求,所有工作程序按照P(計劃)—D(實施)—C(檢查)—A(反饋)的過程進行。對學生管理的每一項工作做到“做有計劃、變有手續、查有記錄”,同時做到職責清,任務明,有監督,有反饋,在一定程度上克服了工作中的隨機性、隨意性的毛病,杜絕了只有計劃,沒有總結,只有制度,沒有監督的現象,保證各項工作及時完成到位,真正做到“有章可循、科學有序”,使我校學生管理工作步入良性發展軌跡。
建立管理與考核制度,依據不同崗位設定明確的崗位目標和工作標準。建立科室每周例會、兩周一次的班主任例會和公寓管理員例會等相配套的例會制度,通過例會總結學生管理、班級管理和公寓管理中存在的問題,達到持續改進的目的;管理干部的考核采用民主評議的方式,通過領導評議、科室評議、班主任評議以及自評匯報的程序,從“德”、“能”、“勤”、“績”等方面進行考核;依據班級量化考核結果、《班主任工作日志》、《學生信息冊》、《與學生家長溝通》、《班會記錄》、《學生個人量化考核》等記錄的檢查情況以及每天工作時間、工作職責完成情況對班主任進行考核評價。
2制定可量化的學生管理體系,規范學生的日常行為
制定以學生個體為單位的班級量化管理和主要管理者的班主任量化管理體系,規范學生的日常行為。班級量化從學生紀律(課堂出勤、夜未歸等)、衛生(教室、宿舍)、儀容儀表、班級主題教育、班會組織等方面量化分值,由學生會紀保部進行考核,班級量化考核與班主任考核掛鉤;明確儀容儀表考評要求,規定學生不得燙發、卷發,不化濃妝,不符合學生身份的衣著不得入校;實行值周制度,值周小組負責學生一周早操、上課、晚自習、就寢等學習、生活和日常行為規范的督查以及突發事件的處理,檢查學生的遲到早退、課堂紀律、請銷假情況,并將一周的檢查情況形成書面總結,對一周表現突出的班級和好人好事提出表揚,對學生中出現的問題及時的提出要求和改進。所有工作均在《周班級量化考核表》、《值周記錄本》、值周交接班記錄、值周總結中做出詳細記錄。
完善學生評價體系,各班根據實際情況制定學生考核辦法,從學生的紀律、出勤、儀容儀表、夜未歸等方面進行考核評價;比如:通過《班級學生信息冊》,記錄學生的學習經歷,對學生在人際關系、學習態度、思想品德、行為習慣以及自控能力等方面進行評價;依據《班級量化考核辦法》和《班主任量化考核辦法》對班級管理進行評價;依據陽光體育活動實施方案,對學生參與活動的情況進行評價;規范學生違紀處理程序,制定學生處分流程圖和學生違紀幫教跟蹤記錄,按照“實事求是,客觀公正”的原則,做好學生的幫教工作,及時發現學生存在的問題,學生幫教工作有計劃、有資料、有結果,與學生談話有記錄。各項評價做到記載詳細,依據評價結果設立獎學金制度,獎勵品學兼優的學生,做到真正的管理育人。
建立學校學生資助體系。成立學生資助中心,負責學生的助學金、獎學金的評審、發放工作。按照班級民主評議、班主任初審認定、學校學生資助中心審核、學校國家資助工作領導小組審批的認定程序,由班主任收集申請學生的相關材料并進行審查核實,學生處進行綜合認定。引導家庭經濟困難的學生樹立信心,克服困難,積極樂觀地學習和生活。
3建立質量評價體系,開展滿意度調查
很長時間以來,很多教師認為學生是管理的對象,而疏于對學生的教育,忽略服務于學生。IS9001質量管理體系要求,學生、家長和用人單位是學校的顧客,學生交學費到學校就是一種消費,學校必須做到讓顧客滿意。因此,學生管理工作不能只是簡單的說教,一味地講道理,尤其對于處于叛逆青春期的中職學生。采取人性化的教育管理,寓教育于活動之中,用活動融說教,用活動促奮進,寓教于樂,通過入學教育、主題班會、團課、班級文化建設等形式,豐富學生的文化生活,提高學生的學習興趣,使“顧客”真正滿意。同時建立質量評價體系,在學生及家長中開展滿意度調查,了解學生、家長對學校育人、管理和服務工作的滿意程度,對顧客滿意度調查所取得的調查結果,對學生管理工作及時總結分析,形成詳細的分析報告,查找學生管理中存在的薄弱環節,有針對性的進行改整改。
4質量管理體系的顯著成效
我校自實施ISO9001質量管理體系認證工作以來,學生管理體系運行良好,學生管理工作也在以下幾方面有了很大的變化:
(1)實施IS9001質量管理體系后,學校的學生管(下轉第221頁)(上接第181頁)理制度更健全,學生管理更規范、更科學,資料保存更齊全,記錄更完整,從規范與科學的雙重角度提高了學生管理質量,促進了我校學生管理健康、可持續發展。
(2)思想意識得到轉變。IS9001質量管理體系的實施,增強了全體人員的服務意識。服務學生,使“顧客滿意”逐步滲透到每個人的心里,同時也增強了質量意識和管理意識,有了思想意識的轉變,在工作就會主動按照規范的工作程序和工作標準去完成自己的工作任務。
(3)明確了自己的工作職責,規范了工作程序。通過制定崗位職責、工作標準和工作流程,克服了懶散、隨意的毛病,各項工作都有章可循。在班主任招聘、國家助學金審批、發放、學生宿舍日常管理、顧客滿意度調查等各項工作中都能按工作職責和流程進行操作,規范有序。
(4)學生工作各項服務更加周到。以公寓管理為例,公寓管理員24小時輪流值班,有效控制公寓盜竊、安全隱患的發生,使學生的人身安全得到了保障。床上用品勤換洗、各種維修服務更快捷及時。管理員每天按時打算公共衛生,全天保潔,樓道、廁所整潔干凈,住宿環境得以改善。
(5)嚴格、規范的管理促進了良好校風班風的形成。學生的文明意識、公德意識、自主意識得到了很大的提高。“講文明、講禮貌、講衛生、守紀律”的風氣在我校已悄然形成,師生的精神面貌大有改觀。
(6)服務質量得以提高。隨著學生管理各項工作的不斷改進,服務學生質量不斷得到提升,在連續三年的顧客滿意度調查中,學生管理工作滿意度逐年上升,由原來的79%上升到現在的91.6%;班主任整天滿意度均達到90%以上。
關鍵詞:質量管理體系;內部審核;有效性
筆者多年在認證機構從事管理體系認證審核工作,在對企業的審核過程中,發現管理體系的內部審核策劃、實施是否認真到位,直接影響到管理體系的最終運行效果。內部審核可以不斷發現管理鏈和產品實現流程鏈中存在問題,尋找改進機會,持續改進,使管理體系不斷完善和發展,從而滿足顧客和相關方不斷增長的期望和要求。進行多種形式的高質量的內部審核,既是管理體系標準的控制要求,也是建立管理體系改進機制的基礎和保證。
GB/T19000-2008《質量管理體系 基礎和術語》中對審核這樣定義“為獲得審核證據并對其進行客觀的評價,以確定滿足審核準則的程度所進行的系統的、獨立的并形成文件的過程”,同時加注“內部審核有時稱第一方審核,由組織自己或以組織的名義進行,用于管理評審和其他內部目的,可作為組織自我合格聲明的基礎。在許多情況下,尤其在小型組織內,可以由與正在被審核的活動無責任關系的人員進行,以證實獨立性”。上述定義說明了內審的特性、主體及獨立性。許多通過管理體系認證的企業,每年都會進行1-2次例行管理體系內審,但往往由于最高管理層重視程度不夠,前期審核策劃不夠充分,審核組長不能勝任、審核實施方案不夠具體,內審員工作不認真或水平經驗不夠,或開具不合格沒有落實到位而使各部門思想松懈,導致審核流于形式,沒有起到應有的作用,不能為管理體系有效運行提價保證。這樣的認證企業一般來說管理體系均流于形式,大多所建立的管理體系和企業的實際管理是兩張皮。筆者在審核過程中也遇到一些企業將內部審核作的有聲有色,并在企業管理中起到了增值的作用。在這里分別列舉一個大型企業和一個小型企業的良好內審案例,結合實際工作做一探討。
案例一:
筆者多次到第一拖拉機股份有限公司進行審核,該企業是我國50年代建立的超大型企業、拖拉機的生產基地。最早通過QMS認證的企業之一,目前其QMS\EMS\OHSMS均選擇了CQM認證注冊。在多年的體系運作過程當中,領導的帶頭作用不容忽視,由于公司領導重視,公司建立的管理體系科學、完善,并通過高質量的內審活動建立了持續改進的機制,使內審工作做得有聲有色。主要是從以下幾方面保證了內審的有效性:
1.認真選拔內審員,并建立公司內審員注冊制度
公司制定了《內部審核員管理辦法》,成立了公司審核管理小組負責日常內審員的管理工作,明確規定了內審員的學歷、工作經歷、專業能力要求,由本人申請,審核管理小組進行資格審核,并結合以往審核表現作出同意與否結論,經管理者代表審定后,確定公司級內審員名單,并在公司局域網上予以,從而保證了公司內審員的綜合素質及能力。每個專業廠每年的內審組成員必須是公司認可的內審員。審核管理小組每年要對內審員進行再認定,并根據表現給出合理獎罰,建立了專門的獎勵制度,為審核活動的正常開展提供了物質保證。
2.加強內審員培訓,提高內審員審核能力
審核管理小組對公司級內審員每年要組織專題審核研討活動,編寫了《質量管理體系審核的理論與實踐》、《質量和環境管理體系審核指南》等審核培訓,就如何實施過程審核、檢查表的編寫方法及內容、現場審核方法及抽樣要求等審核的相關知識進行了培訓研討。另外,每次內審結束后,審核管理小組要對本次內審中發現的典型實例進行匯總、分析,對開出的不合格項進行點評,提供給內審員進行學習,提高了內審員對標準的理解,審核能力也得到了長足的進步。
3.變換內審方式,探索大型企業管理體系內審方法及模式
一拖公司是一個大體系套小體系相對復雜的系統,如何提高內審的有效性是企業不斷探索的課題。公司將原來集中式審核變為常態滾動式審核,對下屬子單位每個月都安排審核計劃,根據生產、檢驗等報表信息,將子單位從采購到銷售的過程分解到每個月進行審核,將管理體系審核作為一項日常工作,這樣總的審核時間相比集中式審核大大增加,使審核更加深入、細致。根據子單位管理體系運行的狀況來策劃下年度的審核計劃,對體系運行良好的子單位可采取每年一次集中內審,對體系運行較差的子單位可采取常態滾動式審核方式,內審員參加審核的機會增多了,審核能力及專業技能均得到了提高,內審的效果也隨之得到提高。在此同時融入了專項審核及過程審核等方法,如對某一型號的產品經常出現質量問題而開展的專項審核,帶著問題,針對此產品從原材料進廠到成品出廠,進行了全過程的專項審核,出具了專項審核報告,解決了質量問題,得到了領導的好評,保證了產品質量的穩定和提高。
案例二:
許多中小型企業初期認證的目的是為了能夠規范企業管理,提高管理水平。但由于中小企業的人力資源及管理水平等因素,有許多獲證企業是為了拿證而疲于應付,每次審核時發現企業的內審記錄同上年度雷同,內部審核不能起到相應的作用。而那些體系運行較好的中小型企業,其內審工作也是做的別具特色,如在CQM認證多年的河南華東電氣有限公司,根據自身的特點,策劃了一套有效的內審機制,保證了管理體系的有效運行。
1.確保內審員的基本素質滿足內審要求
中小企業人力資源匱乏且流動性大,所以如何選撥、使用好內審員尤為重要。為此,華東公司在策劃管理體系初期和其它崗位一樣建立了任職要求,一是評價所選人員經過培訓能否滿足“具有實施審核的個人素質和能力”,二是考慮所選人員在企業的重要性和穩定性,最好是選擇技術、業務能力強且對企業有一定的忠誠度的人員;三是應結合個人的愛好和興趣,考慮其對管理體系方面的悟性和激情;四是評價所選人員對企業管理和生產經營過程的了解和熟悉程度,確保在工作中能結合實際策劃和推動管理體系。中小企業中可考慮由中層以上人員來承擔內審員工作,便于推動管理體系的運行。
2.建立建全內審員管理機制
許多中小企業中,內審員無業務主管部門,內審員基本都是兼職的,平時承擔著部門的業務工作,內審時臨時抽調,無考核激勵機制,應付了事,其內審效果可想而知。所以應建立內審員工作考核標準,確定內審員工作主管部門或人員,明確內審員工作要求及管理辦法,建立激勵機制如:設置內審員崗位工資激勵等,給予行政待遇如:每個部門的內審員享受部門副職待遇,參與部門管理工作,在內審中有機會與其他部門接觸和交流,在一定權限下指導相關部門的體系運行工作。
3.探索新的管理體系監視方法,改變內審方法及模式
許多中小企業的內審工作是一年一次,其它時間內審員均在各個部門及崗位上工作,一次內審過后,恢復常態,無人過問部門內部的管理體系運行的好否,體系文件是否適宜、有效等問題。有的企業管理體系文件和實際工作根本沒有結合,所以開展常態的管理體系監視測量尤為重要。公司體系主管部門每月給內審員下達月度工作計劃,體現月度管理體系監視測量重點;每個月要求內審員針對上月計劃提交完成情況并提出下月跟蹤問題,對內審員的日常工作是有計劃、有跟蹤、有落實、有改進、有獎勵,在此基礎上結合半年一次的集中內審,真正做到了管理體系的持續改進。
結論:從上述兩個案例中均可看出,內部審核是企業自我改進和自我完善的有效手段;領導重視、內審員的素質及業務能力及內部審核方案的策劃是做好管理體系內審缺一不可的條件。因此,不管是大型企業還是中小型企業,均不可教條的開展管理體系內審工作,要結合企業的實際,依據GB/T19001-2008的要求,策劃出有利于自身管理體系提升、改進、完善的內審模式。
參考文獻:
[1]GB/T19001-2008《質量管理體系要求》
[2]GB/T19000-2008《質量管理體系基礎術語》
[3]GB/T24001-2004《環境管理體系要求》
[4]GB/T28001-2011《職業健康安全管理體系》
一、加強思想政治工作計劃,努力提高部門人員的綜合素質和管理水平
本年度將根據院黨委政治學習計劃的總體安排,認真組織部門所屬人員進行政治學習,使部門人員能深入學習、領會黨的路線、方針、政策和有關文件精神,關注時事,與時俱進。并結合部門工作特點和實際,不斷強化服務意識、質量意識,在提高政策理論水平的同時,認真學習質量體系文件,深入研究質量管理的方式、方法,不斷提高綜合素質和管理水平,努力推動我院的質量管理工作再上新臺階。
二、加大質量體系的宣貫力度,進一步強化全員質量意識
本年度,質管辦將在開展各種質量管理活動中,對各受控部門進一步加強體系文件的宣貫和學習指導,并要求各受控部門及分承包方對所屬人員定期進行集中學習,對新引進人員、轉崗人員及時進行質量培訓。通過各種形式的宣貫,努力使各受控部門和人員能及時、準確地掌握外審后修訂的文件、新增部分乃至整個體系文件的內容和特點,嚴格按文件規定的要求開展日常工作,進一步強化全員質量意識,確保我院質量體系得到持續、有效的運行。
三、認真組織內部審核和管理評審,嚴格實行質量管理
根據內部質量審核程序和管理評審程序的規定,本年度工作計劃安排兩次內審和一次管理評審,質管辦將從質量活動的組織、開展的形式、活動內容和審核評審過程等各個環節進行規范,嚴格執行文件要求,實行質量管理。內審重點是審核體系文件的符合性和宣貫培訓情況,檢查質量記錄的填寫情況和不合格項的糾正情況,檢查體系運行的有效性、連續性。同時,協助有關職能部門對分承包方提供的服務開展好評估工作。在內審中發現的不合格項和缺陷將及時督促糾正。在管理評審中,將對本年度質量體系的有效性和運行情況予以分析、評價,研究內審中出現的問題、不合格項產生的原因以及體系運行方面的缺陷等,通過管理評審總結經驗,為下一年度開展質量管理活動提供借鑒。
四、做好各項準備工作,推進質量管理全院化
本年度,質管辦將根據最高管理者的要求,為推進質量管理全院化努力做好各項準備工作。一是認真開展調查研究,主動與主管機關聯系,到兄弟院校學習取經。二是根據我院的機構設置和工作實際,制定全院實行質量管理的可行性方案,確定采取的管理模式。三是落實文件的起草、匯編、統稿等工作。
【關鍵詞】水電工程;施工管理;質量管理
1 前言
水是基礎性的自然資源和戰略性的自然資源,水利水電是經濟社會發展的重要基礎設施和基礎產業。隨著我國加入WTO,給我國水電工程施工企業帶來了新的挑戰。水利施工企業施工項目管理水平是決定企業發展潛力、影響水利工程建設質量的重要因素之一。近年來,水電工程建設中發生的質量事故,給國家和人民生命財產造成了重大損失。在此,本文認真分析了水電工程質量管理存在的問題,意圖找出提高水電工程施工質量管理的措施。
2 施工質量管理的基本概念
施工質量管理是指在工程項目的施工準備階段、建設實施階段、竣工驗收階段中,指揮和控制工程施工組織關于質量的相互協調的活動,使工程項目施工圍繞著使產品質量滿足不斷更新的質量要求,由此開展的策劃、組織、計劃、實施、檢查、監督和審核等所有管理活動的總和。
3 水電工程施工質量管理存在的問題
3.1 質量意識差
目前,很多水電施工企業對質量重視程度不夠,一味的追求經濟效益,而忽略了質量管理,認為工程中的一點小問題不會影響到整體工程的安全,致使出現工程質量“通病”,給工程留下隱患,使工程質量事故可能突然發生,也是當前突出的問題。
3.2 質量控制體系不健全
目前,我國水電工程施工過程質量控制體系不健全,缺乏必要的質量管理規范、技術操作規程和監測手段,人員、設施配備不齊,技術水平低,施工主要技術工人及工程師配置不足,沒有配置專職的質量管理人員,沒有人員專門負責施工過程質量控制和事前預防,造成施工組織的雜亂無章、低級錯誤不斷,給工程后期的質量埋下隱患。
3.3 工程施工材料質量方面的問題
由于水電工程是一個要求質量相當高的系統工程,但在施工過程中,經常出現原材料的質量不符合工程施工需要,工程使用的鋼筋、鋼材及止水材料等是偽劣產品;為提高自身的利益,承包商進行偷工減料;工程金屬結構及機電設備存在金屬結構加工制造工藝粗糙、焊接質量不良、安裝誤差較大等質量問題。這些原材料、設備自身的質量問題,極易給工程的安全運行留下隱患。
3.4 作業工人技術水平差
施工企業也是一個勞動密集型企業,農民工成為了項目施工的主力軍,但他們多數沒有經過培訓學習就直接參與工程建設,很難保證施工質量。且由于水電工程結構相對復雜,采用非專業施工隊伍來施工,其質量就更加難以保證了。
4 加強水電工程施工質量管理與控制的措施
4.1 加強領導的重視,落實責任制
領導的重視與否是搞好水利工程質量工作的重要前提,全面落實項目經理責任制和項目成本核算制是實施工程項目的關鍵,它的落實與否決定著項目管理的成與敗。即:①采用完善的用人機制、服務機制、市場機制、監督機制以及分配機制來確保落實項目經理這種形式的責任制。②項目經理在自己的權限內協調、處理各方面的問題,保證項目順利、有序的進行。③建立項目管理上完善、靈活的組織體系,保證工程的質量、成本、進度、安全,實現信息管理、現場管理、合同管理以及生產要素管理。④不斷提高項目經理以及相關的管理人員的綜合素質,以確保項目的高效、和諧運行。
4.2 建立和完善水電工程質量管理體系
建立和完善水電工程質量管理體系,是提高工程質量管理水平的需要,也是我國水利水電工程發展戰略的需要。因此,水電工程施工企業應按照ISO9002族標準建立和完善水電工程質量管理體系,即:①應制定培訓計劃(包括領導層的教育培訓、管理層的教育、培訓協助層的教育培訓)和切實可行的工作計劃,采用自上而下分層次、循序漸進的方式進行。②按照國家標準《質量管理體系要求》的質量保證模式中的要求,對企業的質量管理體系要求進行對比分析,找出薄弱環節,然后根據體系的要求對現有的組織機構進行調整,分配質量管理職能,為質量管理體系的有效運行創造條件。③建立質量管理體系的主要組織機構,即由決策層、巡檢、執行層作業層和熟悉工法的各工序施工人員組成。④編制質量管理體系文件,即包括質量手冊、質量管理體系程序文件、作業指導書、質量計劃、質量記錄等,以確保質量管理體系的有效運行。
4.3 推行全面、全過程質量管理
水電工程必須推行全面質量管理,建設各單位都要建立健全施工質量檢查體系,根據工程特點建立質量管理機構和質量管理制度,以確保工程質量管理應貫穿整個建設的全過程。即全過程的質量管理為:①在水電工程項目開工前,按規定向水利工程質量監督機構辦理工程質量監督手續。②在設計階段,設計單位必須建立健全設計質量保證體系,加強設計過程質量控制,健全設計文件的審核、會簽批準制度,做好設計文件的技術交底工作。③在施工階段,施工單位要制定和完善崗位質量規范、質量責任及考核辦法,落實質量責任制。④在施工結束后,應及時組織有關單位進行工程質量驗收、簽證,認真執行“三檢制”, 切實做好工程質量的全過程控制。
4.4 成立由建設、監理、設計、施工四方組成的質檢組織
成立由建設、監理、設計、施工四方組成的質檢組織,由建設單位負總責。施工中要對工程分階段、分部分按程序進行檢查驗收。施工單位所設專職質檢員,負責施工自檢及施工文件的填寫和編制,并及時向質檢組織匯報質檢情況。每項工程及施工各階段都必須履行相應的手續,方可進入下一步工序。設計、監理、施工單位在其資質等級允許范圍內從事水電工程建設的質量工作,負責檢查、督促建設、監理、設計、施工單位建立健全質量體系。
4.5 建立質量監理制度
監理是代表國家對工程質量進行監控的,依法享有對工程質量進行監控的權力。對水電工程實施工程監理制度,監理單位必須持有水利部頒發的監理單位資格等級證書,依照核定的監理范圍承擔相應水電工程的監理任務。監理單位必須接受水電工程質量監督機構對其監理資格質量檢查體系及質量監理工作的監督檢查。監理單位必須嚴格執行國家法律、水利行業法規、技術標準,施工單位在施工中違反施工程序或質量不合格,監理有權責令其停工、返工。
4.6 建立質量監督制度
水利工程按照分級管理的原則由相應行政主管部門授權的質量監督機構實施質量監督,質量監督機構代表政府從工程質量角度對參與建設主體各方面進行強制性監督,質監機構要加大執法力度,實行嚴格、公正、有效的監督,規范工程質量行為。
4.7 推廣先進的科學技術和施工工藝, 依靠科技進步并加強管理
水電工程建設應采用先進的質量管理模式和管理手段,推廣和多采用技術先進、科學合理的施工工藝和安全可靠的新材料,加大科技創新的投入,研究新工法、新材料,依靠科技進步和加強管理,努力創建優質工程,不斷提高工程質量。
5 結束語
綜上所述,水電工程建設過程中涉及的人員眾多,具有投資規模大、建設周期長、工程技術復雜、技術工種多、施工強度高等特點,為確保工程質量,則須認真做好工程施工質量管理,即:加強領導的重視、建立和完善水電工程質量管理體系、推行全面質量管理、成立質檢組織、建立質量監理制度、建立質量監督制度及推廣先進的科學技術和施工工藝等,以切實做好工程施工過程中的質量管理和控制。
參考文獻:
[1]殷建軍.水利水電工程施工質量管理[J].水利科技與經濟,2010,16(3).
一、量身定做能為我所用的質量管理體系,使各項管理工作和業務工作規范化、制度化、程序化。
質量管理體系文件包括一階文件:質量手冊;二階文件:程序文件;三階文件:作業指導書、規范、外來文件等;四階文件:表單、質量記錄等。
既然要量身定做這些體系文件,當然要明確這些文件的作用。質量管理體系是各項質量工作的準則,同時也是檢查、考核員工工作好壞的依據。質量管理體系文件化后,一是會像“契約”一樣規定管理者和被管理者雙方的責、權、利等工作關系,使雙方之間的工作關系明確化、簡單化,使各部門分工明確,配合默契,協調順暢,提高效率。二是會統一員工工作的尺度和標準,無論是新員工進入,還是老員工調換崗位,以及其他崗位培訓,都以質量管理體系文件為統一作業的標準教材。
由此可見,量身定做一套適合自己單位人員結構和業務工作的管理體系文件是至關重要的,并且要根據實際運作情況及時修訂完善。
二、嚴格按照“全員發動、全員參與、全過程受控、全方位達標”要求,組織干部職工認真學習質量管理體系文件。
學習堅持培訓與自學相結合,并輔以相應的考核和激勵措施,讓每位干部職工都熟知崗位職責和熟練掌握本崗位的工作流程。如:我們可以出一套有關管理體系文件的題庫放到群共享里,方便大家隨時學習,也可以由管理者隨時組織考試,考試不達標的可以采取補考或者相應的懲罰措施,成績優異的給予相應的物質和精神鼓勵,充分調動大家的學習積極性,在工作中做到學干結合,嚴格按照管理要求和程序工作。
三、重視質量記錄,使各項工作有依據、有部署、有落實、有成效,出現錯誤有追溯,有補救措施,有責任追究。
做好質量記錄可以追溯已發生的事實,也可以為數據收集、分析、學習、持續改進提供證據。對于一個新單位,做好質量記錄更顯得尤為重要,不管是年底的業務考核,還是實驗室的二合一評審,都要查看大量的原始記錄來證明已做工作的成效。如對棉花加工企業的監督檢查工作,只要去一次,不管立不立案,都要對所檢查的項目逐一記錄并簽字,即使是簡單地下發通知也要做好記錄。只要平時在工作中重視質量記錄這項工作,我們就會做到臨危不亂,發現錯誤有據可查,便于及時糾正和持續改進。
四、定期或不定期地開展內部審核活動,規范、預防和糾正不正確的管理行為。
內部審核是組織自我完善管理體系的一個非常有力的工具,可以在外部審核發現體系不合格之前,由本組織自己先主動發現并加以糾正。可以說,組織管理好內部審核過程是確保質量管理體系有效性的一個關鍵因素。首先一定要針對各室工作的分工編制自己的內審檢查表,各室之間進行互查;其次要明確內審的重點是致力于發現問題和改進,是管理者介入質量管理的一項重要工具,及時有效地開展內審,可以使單位內部管理日趨規范。
五、加強團隊教育,樹立本單位共有的核心價值觀,培養吃苦耐勞精神,凝聚人心,凝聚共同愿景。
記得之前在北大參加培訓時張春曉教授的一句話:“沒能力、愿意干:有效率沒效果;有能力、不愿干:有效果沒效率;有能力、愿意干:才會有效率有效果。”我們要讓我們的團隊既有能力,也愿意干,實現效率和效果有機結合。能力需要不斷地培訓和激發,思想境界也需要通過學習來提升和凝練:一是平時要多積累一些關于團隊教育的文體資料,多開展一些正能量的有意義的團體活動,以增強集體榮譽感和團隊協作意識。二是要加強本單位的文化建設工作,樹立整個單位的核心價值觀,統一思想,統一工作目標,帶領大家為實現共同的愿景而努力,相信只要思想不滑坡,辦法總比困難多。
六、建章立制,使各項業務工作規范化、程序化。
一是在質量手冊中明確每個崗位職責,做到人崗相匹配,在用人方面實行公開公正的競聘上崗機制。二是將各項行政管理工作、業務工作、后勤管理工作中易出現混淆不清和無章可循的情況逐一梳理,形成一套行之有效的管理制度,使各項工作規范有效。三是單位上下層層簽訂業務目標管理責任書,明確工作任務,明確責任追究。四是增強工作的預見性、計劃性,年初將常規的業務工作認真梳理,制定工作計劃,明確工作重點,將各項工作細化、量化,以提高工作效率。五是要嚴格實行績效考核管理,獎勤罰懶、獎優罰劣。績效考核管理不是單純的對業績的考核和獎勵,還應該包括對品質和態度的綜合評價體系,為了一個單位的長期可持續發展,應把團隊合作、人員能力提升、品質態度等實現業績的過程指標也列入績效管理之內。激勵機制要掌握好外在報酬和內在報酬之間的平衡,要鼓勵員工參與決策及從事其感興趣的工作,提供其學習與進步的機會等。通過績效管理激發干部職工的工作積極性,激發團結協作精神,從而提升工作業績。
七、抓好規章制度落實,有效發揮監督作用。
細致具體而又操作性強的各類崗位職責、規章、規范、考核細則等規章制度,在工作管理、日常監督、績效考評中發揮著極為重要的作用。如何通過有效方式,發揮規章制度的真正作用極為重要,一是領導干部要帶好頭。制度一旦出臺,領導干部必須帶頭執行,貫徹始終,不打折扣,方能體現制度的嚴肅性和公平、公正原則。二是普通職工要有自覺行動。所有工作人員都應培養一種主人翁的責任感和使命感,要克服畏難情緒和怕變思想,將制度約束轉化為自覺行動。三是要建立健全規章制度自查評估體系和監督檢查體系,將層級監督和專門監督相結合,各室自查評估嚴禁走過場,專門監督員要做好監督記錄,并督促大家及時糾正。四是在制度執行過程中不斷加以完善,要體現從群眾中來、到群眾中去的思想,寬嚴結合、循序漸進,把握尺度,以利于制度的暢通執行和長期堅持。
八、抓好硬件的規范管理,為有效開展工作發揮好支撐作用。
一個單位的硬件主要包括辦公桌椅、車輛和儀器設備等,這里我主要針對儀器設備的管理:一是要及時建立健全設備檔案,對每臺設備進行身份管理,通過對設備拍照、編號,建立設備的唯一性標識,確保賬、卡、物一致。二是對設備備件也要拍照建檔,以便于快速查找和更換。三是做好儀器設備的維護保養,保證設備檢定率、校準率、完好率、維護保養率達100%。四是事前做好設備不能正常運行的應急預案,做好易損部件的購置,定期開展期間核查工作。五是對所有設備粘貼“三色標識”,明確設備狀態。
《尉繚子》兵法中的一段話:“凡兵,制必先定。制先定則士不亂,士不亂則形乃明。金鼓所指,則百人盡斗;陷行亂陣,則千人盡斗;覆軍殺將,則萬人齊刃。天下莫能當其戰矣。”這段話告訴我們治理軍隊,必須要先制定制度,有了明確的制度,士兵就不會散亂了。士卒不混亂,刑罰就能嚴明。這樣命令一旦發出,如果百人全力戰斗,就會攻陷敵陣。如果千人全力戰斗,就會消滅敵軍,擒殺敵將;如果萬人全力戰斗,天下就有人能阻擋其進攻了。
一、今年主要工作開展情況
(一)創新管理工作
1、不斷完善管理與評估制度。創新與改善是企業求生存謀發展的永恒主題。今年我們更加注重創新與改善的有機融合,一是將《管理創新活動實施辦法》和一年一度的《群眾性性質量管理活動方案》優化整合,重新修訂成《創新與改善活動管理辦法》,進一步明確了創新與改善活動的分類和范圍、工作程序與激勵辦法。二是將創新與改善活動納入了部門年度績效考核,同時每半年組織一次改善成果評比,不斷激發員工創新與改善熱情,有效保障組織目標的實現。
2、強化創新與改善工作運行機制。一是加強培訓,為切實提高各級人員對創新管理的認識及成果選題、成果材料撰寫水平,×月×日聘請了專業老師來廠現場培訓并實行一對一的指導。二是認真組織管理創新課題及改善項目的申報工作,截止×月底,全廠共申報管理創新課題×個,經審核篩選向公司申報了×個課題;經審核立項改善項目×個。三是注重過程跟蹤輔導,對審核通過的申報項目要求各部門提交實施方案,按照實施方案職能部門進行跟蹤輔導,目前各個課題和改善項目都在實施之中。
(二)績效管理工作
1、進一步完善績效考核指標及其評價體系。一是根據公司對我廠的考核要求以及廠長工作報告,組織對廠部年度目標和主要工作、重點工作進行分解,制訂了《20__年績效考核實施細則》和《部門年度績效合約》,明確了各項指標考核評價方法,建立了部門關鍵績效指標(kpi)及其考核評價體系。二是指導各部門按照績效管理理論和方法,對部門目標任務進行分解,制訂內部員工考核方案,組織了員工績效考核的實施,并根據一季度員工考評情況,督導各部門進一步修訂完善員工考核方案。
2、加強督導,逐步提升績效管理體系運行質量。一是一如繼往開展部門績效規劃的輔導,每月對提交的部門績效合約進行審核,發現問題及時反饋、輔導,尤其注重績效目標的描述,以提高各部門工作計劃的可行性和充分性,為部門績效目標有效達成提供支持。二是強化執行力的考核,一方面將年度重點工作按實施進度納入月度合約,另一方面對各種會議部署及領導和職能部門布置的階段性和臨時性工作,由職能部門以紀要、專項工作計劃等形式明確工作任務、目標要求和責任部門,作為補充合約,按每項×%的權重納入責任部門當月績效考核。三是每月組織召開績效考評分析會,總結分析績效目標完成情況,查找影響績效的薄弱環節,提出改進意見和建議。四是對改進措施的落實情況組織督查,定期反饋和通報。通過月初、月中、月末督導,強化了部門工作的執行力,確保改進措施的有效落實,部門工作績效得到逐步提升。
(三)對標管理工作
1、完善對標指標體系。一是對標指標以國家局的創建優秀卷煙工廠指標體系為內容,分為效率指標、質量指標、成本費用指標、實物消耗指標、節能減排指標等×項一級指標,細分為全員實物勞動生產率、卷包設備有效作業率、卷煙產品質量監督檢測市場抽檢合格率、卷煙焦油量加權平均值、單箱制造費用、單箱管理費用、單箱煙葉消耗、單箱嘴棒消耗、單箱卷煙綜合能耗、化學需氧量等×項二級指標。二是緊緊圍繞廠部工作思路和年度工作重 點,認真分析、查找制度和流程上的缺陷,尋找管理上的短板,針對管理中的薄弱環節,找準工作突破口,結合管理創新課題確立了一批管理性對標項目。三是選取行業20__年生產規模在×萬箱以下的×家卷煙工廠中的最優水平為標桿,設立對標目標值。力爭通過不斷追標、達標、創標,提高管理質量和效率,推進我廠對標工作上水平。
2、完善對標考核評估制度。為切實把對標工作落到實處,一是進一步修訂完善了《對標管理考核細則》,該考核細則更加注重對標過程的管理以及有效措施、方法和經驗的固化,同時以年度考核達標分為基準,對超過達標分的部門予以獎勵,低于達標分的予以處罰。二是為不斷追標、達標、創標,提高管理質量和效率,營造全員參與對標工作良好局面,繼續對tnpm管理、生產效益(質量和消耗控制、設備有效作業率)兩個專項對標項目組織實施內部對標活動,按季度制定內部標桿評價辦法及獎勵措施。
3、完善對標工作運行機制。一是明確要求各部門指定部門對標管理責任人,負責部門對標管理工作的組織落實和與廠對標管理辦公室及相關部門的工作聯絡與協調。二是指導各部門將對標工具運用到管理創新課題的實施當中。三是按照“月度協調、季度分析、半年總結”的要求,加強了對各部門對標工作的溝通協調和檢查督導,及時總結,定期通報。四是運用pdca循環法,及時針對指標波動大或管理短板制訂改進計劃,確保對標工作扎實有效推進。
(四)制度/流程建設
為做好與標準化工作的對接,今年我科仍加強了制度/流程的督查、評審工作,重點從“制度是否完善、流程是否順暢、操作是否規范、執行是否到位、監督是否有效、記錄是否完善”等多方位、多角度對×項制度×個業務流程展開督查,從檢查情況反映總體較好,但也存在個別制度實際操作與現行管理要求不太匹配現象,已及時提出了改進建議。二是繼續抓好制度/流程的廢、改、立工作,今年組織修訂管理制度(不含體系管理文件)×項,新建×項。
(五)統計管理工作
1、加強統計檢查與督導。一是為做好中煙對我廠20__年度內管監督檢查的迎檢工作,今年×月×日,組織相關專業人員對全廠的統計報表、工序記錄、原始資料、臺賬等結合內管監督要求進行了督導檢查,發現問題及時提出改進要求,并加以落實。二是不定期幫助指導統計人員健全統計臺賬。三是每月不定期檢查各部門的統計工作,確保各種統計報表上報及時、準確,統計資料完整齊全,從未出現任何違法亂紀現象。
2、充分發揮統計參謀職能。一方面為全面掌握我廠生產物耗水平,及時發現解決生產物耗指標異常波動問題,堅持月度收集數據,季度進行總結分析。另一方面積極收集省內兄弟煙廠指標進行對比,及時糾偏,較好地發揮了統計參謀職能作用。
(六)信息化工作
1、認真抓好年度預算管理。根據公司和我廠《關于認真做好20__年投資項目立項申報工作的通知》和做好年度預算工作的精神,信息化建設總體設想以符合行業發展方向和產業政策導向,與公司總體發展戰略和規劃相一致,符合公司資產布局和結構調整方向,堅持注重投資效率和效益為原則,去年×月至年初,針對各部門提出的需求,結合我廠具體實際,在進行市場調研的情況下,完成了年度投資項目立項和預算申報工作。
2、認真抓好信息化項目管理和實施工作。在接到公司正式批復文件后,綜合實際情況,×月,制訂了《20__年度公司批復預算項目執行計劃進度表》,明確了各個項目具體實施內容、責任人和完成驗收時間。同時啟動項目實施,在進行了市場再調研后,二季度配合物管科完成了今年it投資項目招投標、合同簽訂和采購工作。×月配合物管科完成了其它數碼設備招投標前期工作。其它資本性支出和預算項目也都在按計劃安排實施。另外,×月建成了我廠圖書室圖書管理系統項目實施和驗收工作。×月中旬至×月初,按公司安排部署完成了行業卷煙準運證制證及到貨確認模式調整項目。×月中下旬,認真組織開展了公司財務及供應鏈系統內部常規調研和重點調研工作。
3、認真做好企業網絡與信息系統日常維護和安全管理工作。一是做好信息系統的后臺管理與日常維護,開展季度巡檢和問題處理。二是及時做好信息系統安全升級工作,做好節假日安全部署與檢查工作。三是結合信息網絡與it治理,×月分別對兩個機房ups電源進行了檢修和維保,做好×s改善與危險源辨識,開展企業網絡和辦公設備的日常檢查與維護,保障各設備正常運行。
4、抓好信息化日常工作管理。按照行業“三查”日常工作和我廠標準化體系推進以及×s管理要求,一是一季度開展了辦公流程梳理,二季度,梳理了機房和數碼設備管理×項制度。二是規范信息化設備和低值易耗品管理臺帳。三是×月和×月,圍繞今年信息化工作創新與改善這個主題,結合落實我廠×s管理要求,針對全廠網絡與通訊線路開展了創新改善第一階段和第二階段整理整治活動。
5、抓好信息化隊伍建設和業務學習培訓,提升應用水平。一是×月×日組織實施了公司舉辦的行業卷煙生產經營數據統計應用項目培訓。二是×月×日至×月×日,完成了行業卷煙準運證制證及到貨確認模式調整實施應用培訓。三是×月×日組織開展信息化技術和管理類書籍讀書報告征文比賽活動。四是分期組織it知識和業務系統知識培訓。四是×月,結合我廠20__年“安全生產年”和“安全生產月”活動安排,開展了中心機房和國家煙草專賣局行業生產經營決策管理系統兩項應急預案演練。通過這些培訓活動,鍛煉和提高我廠信息化人員綜合素質。
(七)質量體系建設工作
1、積極部署和開展體系年度策劃與月度計劃工作。年初,根據上級文件精神,結合對以往工作的總結和調研成果,以工作的創新與改善為出發點,切實做好新的一年質量體系建設總體部署,先后編制并經專題會議討論通過了20__年度《質量體系建設工作策劃書》、《內部審核計劃書》、《產品質量專題內部審核策劃》、《年度質量體系建設工作檢查方案》、《20__年度質量管理體系培訓計劃》和《年度質量體系建設工作考核實施細則》等指導月度和 日常工作的文件,全面策劃好全年體系管理工作。月度各項工作按年度總策劃文件執行,做到有條不紊開展體系日常工作。
2、認真確定并分解年度質量目標,確保目標實現。×月,針對公司和企業標準化工作的新要求,通過召開專題會議、部門宣導和討論等形式評審和確定了廠質量目標,部門分解目標。接著,指導各部門分解到崗位(機臺)和個人,針對各分解目標提出具體對策措施,明確各目標實現情況檢查、數據統計分析方法和改進提高措施,同時明確促進目標實現的跟蹤檢查責任。通過這些舉措,促進全員樹立起“大質量意識,以預防為主,持續改進”的管理理念,做到公司的方針目標、企業的目標的層層落實,讓每一位員工都把質量方針和自身目標牢記于心。
3、加強體系組織建設與培訓,按期落實各項工作與考核。一是強化了體系組織建設。×月中旬,根據國家局及公司大體系的要求,重新調整了質量體系建設工作領導小組,確認了各部門體系負責人、體系兼職管理員、文件管理員和內審員,明確其職責和工作考核。二是抓好體系宣貫與培訓。×月上旬,召開標準化和體系管理專題會議,傳達貫徹落實煙草行業和公司標準化體系建設管理工作會議文件精神,各部門按要求進行系統的學習和總結。×月×日,召開了標準化體系建設啟動大會,并請北京東方易初咨詢公司專家到會指導。×月×至×日,組織人員參加了公司在我廠舉辦的標準化體系建設培訓。×月,在全廠范圍內開展了對國家局近期的×個行業標準以及公司正式實施的×個標準化文件學習培訓。三是落實管理體系各項工作與考核。×月和×月初,根據我廠《質量管理體系建設考核細則》要求,結合一、二季度內審工作,認真完成了部門和內審員考評工作,建立了考核明細臺帳。
4、認真組織體系文件梳理與評審,按期開展文件(記錄)專項檢查活動。×月中旬,按標準化文件的要求組織各部門對本部門編制與執行(使用)的文件(記錄)進行了一次全面的梳理并建立清單。×月下旬召開專題會議,討論評審了中旬修訂的《文件清單》和《記錄清單》。×月中旬,根據年度檢查活動方案要求,以評價本廠審核整改措施的有效性,尋找質量管理體系改進機會為目的,開展了一次專項檢查活動,檢查了我廠20__年×月份內審發現問題整改措施實施效果;驗證20__年×月份認證監督審核發現的問題以及公司20__年×月份內審發現質量管理體系問題的整改措施實施效果。×月份對我廠現行各類文件進行了初步梳理和匯總,同時結合標準化工作要求,按計劃,組織開展我廠質量體系文件評審和記錄的實用性和規范性開展專項檢查。對我廠現行的管理文件和流程進行了調查和評審。×月,對我廠引用中煙的記錄和企業自行制定的記錄進行了全面梳理和匯總,建立了我廠現行的標準文件、體系文件、規章制度、紅頭文件分類匯總清單。按質量管理體系文件是否符合公司標準要求,×月×至×日組織開展了一次質量體系專項檢查活動,評審了生產設備和品管兩個部門的質量體系文件。×月×日-×日根據《公司20__年質量管理體系建設交流檢查工作安排》和《交流檢查工作分工表》的內容在全廠范圍內開展了自查和整改工作,將結果向公司作了反饋。
5、按期組織季度內審工作。×月中旬,我廠組織開展了本年度第一季度的質量管理體系內部審核活動。采用集中審核的方式對×個大過程×個子過程進行了現場檢查活動,共提出整改項×項,一般不符合項×項。檢查各受審部門的文件執行率都在×%以上。×月×日至×日,組織開展企業本年度第二季度的質量管理體系內部審核,同時組織人員參加并完成了公司組織的對贛南卷煙廠進行的內部交叉管理體系內部審核工作。
6、做好體系問題統計分析與改正工作。一是×月份對各部門20__年歷次審核發現的不符合及整改項分別建立了臺帳。×月中、下旬又對今年一季度內部審核發現的不符合項和整改項分部門建立了明細臺帳。通過建立的臺帳,認真對歷次審核發現的不符合項進行了統計分析,提出了改正措施。二是積極開展問題整改工作。20__年×月中旬至×月上旬,積極組織責任部門對認證監督審核發現的×個一般不符合項進行整改,并于元月×日將整改結果提交上海審核中心進行驗證。×月中下旬,積極開展對公司×月份內審發現的×個一般不符合項及×個觀察整改項進行原因分析,提出整改方案和整改措施,將×項問題的落實整改責任,并對實施的整改進行了效果驗證和歸檔。×月×至×日主要是針對20__年一季度審核發現問題整改措施的有效性專項檢查,認真驗證了其實施效果。
二、今年工作存在的問題和不足
回顧一年來的工作,雖然取得了一些成效,但也存在許多不足,主要表現在:
1、員工考核體系有待進一步完善。一是崗位績效指標的提煉仍比較粗放,細化和量化做得不到位;二是崗位管理不太規范,缺乏一套比較完善的崗位規范化手冊;三是崗位素質測評基本無標準,絕大多數是憑印象打分,致使崗位評價有失公平;四是月度合約的制訂不太規范,績效標準、完成情況描述不到位。
2、管理創新與改善活動有待進一步提升。一是不善于尋找工作中的改善點;二是不善于從工作亮點中挖掘管理創新課題;三是課題的選題、成果的總結提煉水平還不夠;四是創新不注重過程管理的現象也比較突出。
3、對標管理工作有待深入推進。一是全員參與對標的良好局面還未真正實現;二是雖然每季組織開展了內部對標評價工作,但對標桿部門或機臺好的經驗和做法未進行總結提煉,予以固化;三是創新與對標的融合度不夠,大多數部門還未開展對標改善工作的立項申報,未將創新課題以對標方式制訂實施計劃。
4、質量管理體系有待進一步提高運行質量。一是iso×標準和體系文件宣貫培訓力度不夠,全員對標準和體系文件的認知度不高;內審員審核技巧不高;二是內審力度不夠、持續改進的重點不突出,組織開展質量管理體系內部審核和改進,全程跟蹤指導和糾正措施實施效果不明顯;三是企業標準化建設剛剛起步,組織實施體系文件評審和制/修訂工作還不是很充分、協調性和可操作性不強;四是開展的體系文件執行督查專項活動效果不明顯,體系文件的有效執行率有待進一步提高。
5、信息化工作推進力度不夠。一是信息化項目總體推進步伐緩慢,項目資金執行率不高。二是員工培訓不夠,培訓計劃目前只實施了×項。三是各項信息化制度有待進一步梳理與完善。
三、20__年工作打算
今后,企業管理科繼續按照公司的工作規劃,進一步在完善對標工作機制、規范績效管理體系運行、加強制度流程建設、發揮統計參謀上下功夫,一如既往地認真履行參謀、助手、協調、服務、把關、督導等六大職能,做好創新、對標、績效管理、統計管理、制度流程建設等工作。
1、進一步完善對標工作機制。一是要繼續加強對標管理的宣貫培訓,進一步提高全體干部職工對對標管理的認識和理解;二是要抓好對標與各項管理工作的有機融合,針對企業各項基礎管理中的薄弱環節,制訂改進措施,解決管理中的問題,夯實基礎管理工作。重點抓好班組管理、崗位勝任力管理、廉能管理、執行力管理、質量安全管理、標準化管理等六個管理創新課題的專項對標工作,確保取得實效。三是要繼續加大對標工作的過程管理,確保對標工作及主要經濟技術指標每月有跟蹤檢查,每季有問題診斷、有分析總結,有改善措施,不斷提升對標工作水平。四是要加大好做法、好經驗的總結提煉,借標準化推行之機,將之形成標準予以固化,從而實現對標工作常態化。
2、進一步規范績效管理體系運行。一是要繼續加強績效管理理念與方法培訓,提高各級人員對績效管理的認識及對績效管理工具的應用能力;二是要指導各部門按照績效管理理論和方法,制定并實施員工考核方案,提高員工考核方案的科學性和可操作性;三是要通過以點帶面的方式,不斷建立和完善崗位規范化手冊,有效推進員工績效考核;四是要繼續按照pdca循環抓好績效管理工作,防止反饋與考核流于形式、走過場。
3、繼續加強制度和流程建設,不斷提升規范化水平。一是要繼續加大對制度、流程執行的督促、檢查力度,及時發現并改進制度執行偏差,規范工作行為 ,確保制度和流程在各部門得到有效的落實和執行。二是要結合標準化工作的推行,組織開展制度、流程評審工作,不斷完善制度、優化流程,提高制度、流程的適宜性、充分性和可操作性。
4、進一步加強統計工作的監督指導,發揮參謀作用。一是要繼續加大統計工作督導力度,確保統計報表報送準確、及時,統計資料系統、完整;二是要結合對標與“創先爭優”工作,進一步完善統計信息收集和分析工作,為對標和“創先爭優”的實施和領導決策提供準確信息,更好地發揮統計參謀職能作用。
同志們:
今天,我們召開塑件化工廠質量管理體系和安全、環境、職業健康管理體系整合工作動員大會,標志著這項工作在塑件化工廠全面正式啟動了,這是塑件化工廠領導班子年初確定的一項重要工作任務,全體干部職工要嚴格按照整合計劃和體系方案把握時間節點,做好體系知識培訓、初始QHSE管理狀態評審,管理手冊和程序文件的編寫、,體系試運行、內部審核及管理評審等階段性工作。確保Q-HSE整合工作順利完成。質量、環境、職業健康與安全管理體系是國際公認的、有效的系統化管理方法,它們主要通過建立完善的、系統的體系文件,規范作業的全過程,使各部門職責明確,部門之間接口關系順暢,實現企業管理規范化、程序化和標準化。實行質量、環境與職業健康安全標準,有利于企業推進規范化建設,提高管理水平,同時也有利于增強職工的綜合素質,提升企業核心競爭力;QHSE管理體系又是一種對作業環節進行風險評估,確定自身生產活動可能造成的危害和后果,從而采取有效的防范手段和預防控制措施,以減少或避免可能引起的人身傷害、財產損失和環境污染的有效方式。我們從事的是高風險的石油化工行業,塑件化工廠對職工生命健康、國家財產安全、地區周邊環境保護負有直接責任,因此,在塑件化工廠整合QHSE工作具有重大的現實意義。另外,QHSE管理體系還是對現代優秀管理成果進行有機融合后形成的標準體系,具有先進性、科學性和系統性;從中石化其它企業建立質量、健康、安全、環境管理體系的運行經驗來看,實施QHSE管理體系不僅可以減少和預防事故的發生,提高質量管理水平和經濟效益,實現職工、企業、社會對質量、健康、安全、環境的要求,而且還能夠改善企業形象,增強市場競爭優勢,把職工利益、環境保護和企業的經濟效益、社會效益有機地結合起來。
我們塑件化工廠建立全面質量管理體系已經有17年時間了,運行HSE體系也將近6年,在這幾年的實踐中,培養鍛煉了一支經驗豐富的內審員隊伍。這為我們順利整合QHSE一體化管理體系打下了堅實的人才基礎。從下周開始,我們將依次展開體系認證知識的培訓,管理手冊、程序文件、工作表單的編寫編制,體系的審核和試運行等工作。這是一項艱巨的系統工程,工作范圍大,涉及面廣,持續時間長。為順利完成這項工作,我再提四點要求:
一、深刻理解整合工作的重大意義
QHSE管理體系認證工作是塑件化工廠更新管理理念,提升管理水平的重要舉措。各單位各部門,特別是主要負責人,要提高對此項工作的認識,增強責任感和緊迫感,在加深學習和理解的基礎上,按照實施方案規范操作;要加強領導,明確責任。各部門、各單位要精心部署,周密安排,領導干部帶頭,層層動員,抓好落實。要結合《塑件化工廠QHSE一體化管理體系建立及實施策劃方案》制定本部門本單位工作計劃,落實具體措施,集中力量確保工作任務按時完成。
二、加強學習,掌握整合工作標準
塑件化工廠將通過內審員培訓班、體系知識講座、印發學習資料、板報宣傳、班組學習等形式,組織職工深入領會建立質量、環境、職業健康安全管理體系的目的和意義,了解整合工作六個階段的具體內容。通過廣泛深入的宣傳教育,提高全員的QHSE意識和規則意識。明確領導作用、全員參與、持續改進、過程控制、管理的系統方法、基于事實的決策方法、以顧客為關注焦點、與供方互利的關系等管理原則和方法。通過系統的學習培訓,使工作組掌握體系標準,培養全體職工執行體系文件的自覺性。各單位要結合實際,創新學習方式和培訓方法,做到學習與實踐相結合,學以致用。
整合工作組要成立檢查輔導小組,深入各基層單位檢查指導具體工作,解決體系培訓、文件編制工作中的疑難問題,收集意見和建議。還要對各崗位、各工作人員按要求安排必要的階段性考試。把考試的結果納入到各基層單位的經濟責任制考核中。
三、全員參與,抓實基礎工作
建立QHSE管理體系需要全員參與。因此,在整合體系工作的各個階段,都要明確工作內容,確定工作負責人和完成期限,落實具體措施。在內部審核結束、程序文件后,塑件化工廠全體職工都要認真貫徹執行,嚴格執行管理手冊和程序文件,規范工作程序,克服不良習慣。每個崗位每名職工都要記錄好各工作環節的內容,收集體系試運行的真實數據,為持續改進QHSE管理體系提供具體材料。
四、按照時間節點,整體推進,協調運作
QHSE管理體系認證需要塑件化工廠各單位各部門互相溝通配合,任何一個環節,任何一個單位的消極被動,都會影響到整個貫標進程,因此,各單位各部門要理順關系,相互配合,通力協作;要增強全局觀念,認真履行部門職責,服從工作組的安排,堅決克服推諉扯皮的現象,提高辦事效率;工作組還要加大與各單位的溝通協調力度,各單位聯絡員要切實負起責任,確保認證工作有效有序運作。