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第1篇：檔案安全管理的重要性范文

【關鍵詞】事業單位；檔案；安全保障；策略

檔案管理工作對事業單位的發展具有很大的促進作用，但由于事業單位沒有充分認識到對檔案安全管理的重要性，加上許多事業單位雖然設有專門的檔案室，但由于對檔案管理的不重視，這些檔案室大多數都變成了事業單位的雜物間，大多數人能隨意進出，安全性無法保證，如此就會對事業單位的檔案管理工作帶來嚴重的影響，從而引發文件丟失、秘密外泄等等問題。所以，事業單位應該重視起檔案的安全管理，針對可能因為疏忽管理而出現的問題提出相應的解決辦法。

一、事業單位檔案管理存在的問題

（一）忽視檔案管理工作的重要性。在實際檔案管理工作中，很多事業單位由于沒有認識到檔案信息管理的重要性，導致對檔案信息管理工作認識的缺乏，阻礙了檔案管理工作的有效發展，使得檔案的管理工作得不到進一步的發展，長此以往檔案管理工作就很難適應未來社會快速發展的需求。再加上事業單位的檔案與事業單位的許多工作流程有著非常重要的聯系，檔案存儲的信息量也是非常巨大的，因此，事業單位的領導者應該重視起對檔案的管理工作。

（二）檔案管理工作者的綜合素質低。從事檔案管理工作，必須要有嚴謹的工作態度和對檔案工作的熱愛，還要具有服務人民的精神和高質量的工作素質。在工作中，要想確保事業單位檔案管理工作的專業性特點能得到充分的發揮，就需要組建一支擁有高質量綜合素質的檔案管理工作的團隊。然而現在的檔案管理工作者，都是其他部門的工作者兼職在做，由于平時工作繁瑣，根本沒有足夠的時間對檔案進行嚴謹的管理，這樣就會嚴重影響對事業單位檔案的科學管理。

（三）檔案現代化管理設備落后。隨著社會快速的發展，經濟在飛速發展的同時科技水平也在不斷地發展，現代化管理設備的使用范圍也越來越廣。然而許多事業單位的管理設備根本沒有跟上時代的腳步，仍然滯后，他們采用的是傳統的人工記錄與核實的管理，不僅速度慢，還很有可能造成工作上的失誤及疏漏，這樣傳統的檔案管理方式嚴重影響了事業單位檔案管理的有效性。在文件信息檢索工作上，由于設備的簡陋和傳統的落后的手工檢索方式，會導致檢索信息的速度慢、效率低以及準確性差等問題，在無形中也增加了檔案管理者的工作量。

二、事業單位檔案管理安全體系的建設

（一）加強檔案管理者的安全保障意識。檔案安全保障體系的執行者是人，同時人也是確保檔案安全管理成功的第一要素，所以“人”要形成強烈的檔案管理安全保障意識，這里的“人”不僅僅指檔案的管理工作者，還包括檔案的形成者和使用者，這些人都必須要有“安全第一”的管理理念。在開展檔案安全管理工作之前，需要進行檔案安全保障性的教育活動，樹立人們正確科學的檔案信息安全觀，從自己開始，自覺地在行動及思想上保障檔案信息的安全。

我們了解到，檔案管理的工作人員在檔案管理中起到了很重要的作用。在工作中，檔案管理者要面臨的問題很多，只有提升了檔案管理工作人員的信息安全素質，才能保障檔案信息安全性，讓檔案管理更加科學、安全，才能跟得上社會的發展和進步。

（二）檔案安全管理工作制度的完善。保障檔案信息安全的基礎就是要建立完善的檔案信息安全管理制度，在檔案管理工作中，不同的檔案管理環節應該制定不同的安全管理制度，還有檔案的性質不同，也要制定不同的安全管理制度。例如：瀕危檔案的排查制度或者是珍貴檔案的保護制度等等，還有對于不同地方檔案的備份管理制度以及相關的檔案管理應急制度也都要得到事業單位檔案管理部門的重視。

檔案安全管理制度的完善，是檔案安全管理工作的首要任務，當然，后期對制度的執行和監督也是非常重要的。完善的檔案安全管理制度是提高檔案安全管理工作質量的前提，所以，相關的檔案管理工作領導者，應該重視起對檔案安全管理制度的制定與執行。

（三）先進的檔案安全管理手段。先進的檔案安全管理技術及專業管理人才的科學管理手段是保障檔案安全管理的重點。目前，網絡科學技術的使用在生活中隨處可見，檔案的網絡化管理也隨之在不斷進步，所以檔案安全性的管理問題也不單單存在于對紙質檔案的安全管理了，其安全管理技術已經擴展到多種技術，這些技術通過不同的層次和角度解決了檔案安全管理的問題，多種安全管理技術形成的屏障保護了檔案存儲的信息。

在先進的檔案安全管理技術中，需要專業人才來進行管理，所以檔案安全管理工作者的管理技術水平決定了事業單位檔案信息管理信息安全的程度。由此看來，適當地對檔案工作人員進行相關專業能力的培訓，不僅讓其能適應先進的檔案安全管理技術，對檔案信息安全管理工作也能有所提高。

（四）加快檔案的信息數字化進程。正是由于現代社會網絡的大量使用，檔案信息化的建設也加快了前進的步伐。目前，檔案信息數字化的現象已經是越來越多了。檔案的信息數字化不僅對檔案原件的保護提供了便捷，還提高了檔案的服務能力，同時大大地減少了人為或者是自然災害對檔案信息所造成的損失。

隨著檔案信息數字化進程的加快，數字化的信息安全問題也受到了越來越多人的關注，因此，在檔案數字化信息推進的步伐中，對數字化的檔案信息安全一定要重視，建立起完善的管理制度及操作體系。還需要注意的是，由于數字化的檔案信息容易被盜取和丟失，信息資料也容易被改寫，所以針對這類問題，檔案管理工作者一定要加強信息安全的管理，確保數字化的檔案信息的安全。

三、結語

傳統的檔案工作模式，由于事業單位對檔案信息管理的不重視，大多都是由一些沒有接受過專業培訓的人員來進行檔案管理，這些管理人員缺乏相關專業的知識，整體管理素質低，當然也就不能有效合理進行檔案信息管理的工作了。再加上傳統的檔案信息管理根本不能滿足現代化信息發展的趨勢，所以事業單位檔案管理就有了新的發展方向，為了確保事業單位的檔案信息安全，加強事業單位的檔案安全保障體系的建設是非常重要的。

【參考文獻】

[1]李鳳娟.淺談事業單位人事檔案管理工作中幾點問題的解決[J].黑龍江史志，2015（7）：107-107.

第2篇：檔案安全管理的重要性范文

現階段，我國的醫療事業改革不斷的深入，在醫院管理過程中，檔案管理是其中一個重要的組成部分，隨著現代化技術的快速發展，給醫院檔案管理工作帶來了很大的機遇和挑戰。與傳統的檔案管理相比，醫院的檔案管理工作存在很大的不同，主要是其涉及的原始材料比較多，當今現代化醫療衛生管理的一個重要的手段是檔案信息管理。就信息化時代醫院檔案管理工作的創新進行探究，僅供交流借鑒。

關鍵詞：

信息化時代；醫院；檔案管理；重要性；創新

隨著社會市場經濟和科學技術的發展和完善，信息化技術在社會上很多領域得到了應用，而社會各行業對檔案信息的需求越來越大，因此，在進行檔案管理的過程中，應該廣泛的應用信息化技術。在醫療衛生系統，檔案管理部門是一個重要的組成部分，其也是為醫療衛生系統提供有力的決策依據，為了更好的提高檔案管理工作的水平和質量，需要改進傳統的檔案滾利理念和管理方式，還要不斷地加強檔案管理工作的創新，從而促進醫療衛生系統的高效運行。

1信息化時代醫院檔案管理工作的現狀及問題

在醫院的檔案管理中，由于涉及的檔案原始材料比較多，造成傳統的檔案管理夠工作比較復雜，加之檔案管理工作人員嚴重缺乏檔案意識，而醫院對于檔案的利用效率也普遍不高，在進行醫院管理的過程中，往往忽視檔案管理工作，各個科室之間的界限也不是很明確，信息的交流也不夠及時，信息資料的共享更加難以實現，這樣一來，工作過程中就會造成嚴重的脫節問題，影響醫院的管理工作的水平。隨著信息化時代的到來，醫院在進行檔案管理的過程中也廣泛的使用了信息化技術，并確實取得了較好的成果，但是由于醫院檔案的來源多樣，檔案管理工作中還是存在一些不足和缺陷的，檔案管理對網絡設備的依賴程度比較深，如果網絡運行出現不穩定或者是出現故障的話，就會檔案資源的開發和利用會受到較大的影響。信息化技術的應用，極大的提高了醫院檔案管理工作質量的提高，然而在管理過程中，對檔案信息資源要進行備份處理，避免網絡設備出現故障造成的檔案信息丟失的問題。

2信息化時代醫院檔案管理工作的特點

2.1保密性差。現階段，很多醫院的檔案管理工作還是通過人工操作來完成的，加之，醫院的人員流動性比較大，對于醫院檔案材料的需求也會比較大，從某種意義上來看，接觸檔案資料的人員是比較多的，因此，在檔案工作的日常管理中，許多的意外事故就會發生，特別是秘密等級較高的檔案資料，其的安全性和保密性得不到有效的保障。

2.2查找效率低。傳統的醫院檔案管理工作都未能得到醫院領導的重視，過于重視醫務工作者的升學率，醫院檔案工作對于醫院發展來說是非常重要的，良好的檔案管理可以讓醫院了解醫院師生人員的生活和思想情況，有助于醫院領導根據醫院實際情況做出相應的決策。但是目前我國許多醫院都有或多或少的因素影響著其檔案管理工作的發展。醫院傳統的檔案管理工作都是以卷宗的形式來開展，并且如果需要查找的話也是人工來操作，在實際工作中，由于卷宗的數量過于龐大，單純的人工方式效率極低，從而影響了醫院檔案管理的工作效率和質量。

3醫院檔案管理工作現狀創新的重要性

3.1促進醫院科學決策。醫院日常工作的管理時刻都離不開醫院領導的正確決策，在面對一些重大問題時，醫院領導能不能根據醫院的實際情況來進行決策關乎醫院未來發展的持久性，也關系著醫院當前管理的穩定性。醫院檔案是領導做出決策所依據的現實基礎，只有實現檔案管理的信息化，使信息儲存及時、有效并得到高速傳遞，才能為醫院領導的正確決策提供信息支撐。

3.2提升檔案管理效率。現代醫院檔案管理工作的構建將會向著數字化模式發展，信息技術將會成為數字醫院檔案的主要技術力量。醫院檔案是能夠采用計算機科學管理，避免了人工的繁重的工作。高效能計算機能夠將復雜的信息有效的整合組織起來。數字化醫院檔案是有一套完整的高效的數字分析系統，能夠實現醫院檔案資源的高效整合利用，提高醫院檔案管理工作的效率和質量。

4信息化時代醫院檔案管理的創新策略

4.1醫院檔案管理與服務意識的創新。醫院作為一個服務型的行業，其面對的服務對象是廣大的社會群眾，其信息資源的也是面向社會公眾，有利于社會公眾個性化需求的滿足，通過信息化技術的應用，為社會公眾提供良好而周到的服務，改進傳統落后的檔案管理模式，從而實現現代化的檔案管理，有利于促進醫院管理水平的提高。在管理檔案的過程中，檔案業務的服務理念要不斷地創新，同時加強檔案管理工作人員對檔案管理重要性的認識，并能夠積極主動的投入到檔案管理工作中，保證檔案業務服務的質量，有利于科學合理檔案服務體系的關鍵，檔案服務意的樹立應該以醫院整體為基礎，做到與時俱進，滿足信息化時代對檔案管理創新發展的需求。

4.2醫院檔案管理模式的創新。檔案安全的管理是檔案管理的核心部分，存在檔案場所的防火、防潮和防盜是傳統檔案安全管理的主要工作內容，同時還包括檔案服務相關設備的安全管理。然而信息化時代的檔案安全管理的內容是網絡運營的安全管理。在進行醫院檔案安全管理的過程中，醫院網站的服務功能要不斷的完善，還應該建立一個供醫院內部使用的檔案系統，并在統一的信息平臺上構建信息系統，這樣一來，信息的使用人員在不同的計算設備上都可以查閱到自己需要的信息材料。檔案管理國工作人員要收集和整理醫院的信息資源，建立醫院的電子信息中心，使檔案信息資源得到豐富，從而信息資源的共享得以實現，檔案資源的使用小效率也會得到較大的提高。醫院檔案管理模式的創新，有利于檔案信息資源的統一管理，同時檔案信息資源的共享也得到了良好的落實，從而滿足社會公眾個性化的需求，并為其提供高質量的社會服務。

5結論

隨著醫療體制改革的不斷深入，在醫療衛生系統中的檔案管理工作已經實現現代化的管理，極大的提高了檔案管理的水平和質量，為醫院做出科學合理的決策提供有力的依據。但由于多方面的因素的影響，現階段的醫院檔案管理工作中還存在一些不足和缺陷，阻礙了醫院檔案管理事業的進一步發展，因此，醫院檔案管理部門應該立足于自身的特點，加強工作人員對檔案管理重要性的認識，從而采取有效的措施進行處理，實現檔案管理工作的創新，促進我國醫療事業的蓬勃發展。

參考文獻

[1]許桂清.王志信息化變革檔案管理探析[J].檔案事業管理，2006（3）.

[2]李巍.網絡環境下檔案管理工作的創新與安全防護[J].湖北函授大學學報，2013（3）.

[3]張興文，李林波，王曉麗.加強醫院電子檔案管理的對策探討.中國醫學裝備，2009.

第3篇：檔案安全管理的重要性范文

[關鍵詞]檔案管理；檔案安全；電子檔案；

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）45-0208-01

檔案指國家機構、社會組織和個人從事政治、經濟、科學、文化等社會活動直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是歷史的真實記錄和全面反映，是積累和傳播知識的重要載體，是開展科學研究和工作的可靠依據，是規范管理的基礎，是建立信用的工具，是維護團體和個人權益的重要保障，更是推動科學文化發展的根基。檔案的安全有效管理工作是充分發揮檔案重要作用的關鍵。只有完整、真實、準確的收集有價值的檔案，規范、合理的保管和保存原始檔案，科學的分類并做好登記工作，才能最大限度的發掘利用檔案的價值。

1.實體檔案

1.1 實體檔案的特點

實體檔案專業性強。實體檔案記錄著具有不同專業性質的內容，要保證實體檔案完整，檔案管理人員必須具有全面的業務知識，科學管理檔案；實體檔案具有成套性。實體檔案涵蓋了記錄社會活動的全部內容，不僅僅是某段文字記錄、某張照片、某段音像資料，必須按照檔案工作程序成套管理、成套利用；實體檔案形式多樣，有文字檔案（紙質、簡帛、簡牘、石刻、甲骨、陶文等）、照片檔案、膠片式檔案、標本實物等等，這是實體檔案最顯著特點。

1.2 實體檔案的安全管理

1.2.1 檔案室管理

根據檔案的性質，合理采取流水排架、分類排架或綜合排架，對檔案進行存放。檔案館（室）除了最基本的“八防”措施：防盜、防火、防水、防蟲、防潮、防霉、防光、防塵，還要根據材質不同，有針對性的分類進行溫度、濕度的監控，減少環境因素對檔案的侵蝕。定期對庫房進行全面檢查，對老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，必須采取搶救措施，使用安全、科學的檔案保護技術進行修復和復制。檔案工作人員須對珍貴、重要的檔案應進行復制，并用復制件代替原件提供利用。

1.2.2 檔案借閱制度

檔案存在的實際意義在于它的利用。在做好全面、系統、安全的保存檔案資料的前提下，編制各種檢索工具、參考工具，積極為檔案的查閱提供便利，及時做好登記和統計工作。建立健全檔案調歸卷制度，規范檔案提供利用過程中借閱登記、利用效果登記和及時歸卷的程序；檔案一般只限于檔案閱覽室內使用，確需借出者，應嚴格履行借閱手續，并自覺遵守借閱時間，按期歸還。完善檔案、人員出入庫登記制度，定期清點核對，做到出入庫登記與檔案實體相符，確保檔案去留有跡可循。

1.2.3 檔案安全管理

維護真實、完整是檔案安全管理的前提，要從數量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；從質量上要保持檔案的有機聯系，確保檔案內容來源合法，不能人為割裂分散或零亂堆砌。這就要求工作人員在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計等每個環節都要認真、細致，維護好檔案的完整。維護安全不僅力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命，還要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。檔案管理人員不只是對檔案進行收集、登記的簡單工作，要掌握大量的檔案保存、修復知識，會利用現代化的信息技術使檔案在安全的前提下發揮最大的社會價值。

2.電子檔案

隨著計算機和網絡技術的發展，檔案管理的電子化已成為必然趨勢。檔案的以電子文件形式歸檔、保存、管理、應用正成為檔案工作的重要組成部分。

2.1 電子檔案的特點

第一，操作方便。在形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。與文件處理系統結合可使檔案目錄信息自動生成，極大降低了檔案管理人員的工作量，提高工作效率。并且電子檔案具有高度的標準性，使之對電子檔案的檢索更加簡單、方便。其次，傳遞快捷、實現資源共享。電子檔案由于其處理環境是計算機和網絡技術，因此可以不受時間和空間限制。一個終端上的電子文件也可以同時發給若干個網絡終端，電子檔案這種不受存儲載體限制的特點，使利用者產生一種共享的感覺，從而擺脫時間和空間的制約。第三，存儲空間小。電子檔案占據的極少量空間，如果不移動存儲載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無重量和體積可言。第四，具有多種表現形式。隨著多媒體電子計算機的應用，電子檔案的形態也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨或相互搭配成電子檔案的內容，使電子檔案更加全面、形象、生動。而且，電子檔案復制時不容易丟失信息。紙質文件復制或縮微品拷貝經常會出現清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復制，由于是數字化的信息處理，幾乎不存在這些問題。完全可以做到復制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區別。

2.2 電子檔案的安全管理

電子檔案在網絡環境中傳播和存儲的過程中，每個步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開推廣。因此，在電子檔案安全系統中，應該準備好預防方案和緊急應對的方式，以確保檔案信息公開的安全性。

電子檔案安全管理同實體檔案一樣，其關鍵首先在于人員的管理。必須提高檔案管理人員的責任心和思想覺悟，加強其對檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失。有人員變動時，必須使其在有效的管控范圍，避免檔案信息意外流出。對于利用檔案信息者，先要確認其身份，并確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權，在工作人員的管控下進行電子檔案的瀏覽、使用和復制。為了確保電子檔案的唯一性和公信力，電子檔案的內容必須預先進行加密處理。配合完善的存取控制下，避免在電子檔案的借閱和利用過程中造成檔案信息丟失。信息設備安全亦是電子檔案安全管理的基本要件，電子檔案存儲設備必須存放在加密管理的機房內，只允許指定負責人員進入。

3 結論

檔案工作是很重要的專業事業，是實現社會主義現代化建設，開展歷史研究，進行各項工作的必要條件，而且是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業。隨著科技的發展，檔案的形式和管理方法都在不斷的發生著變化。電子檔案只是在檔案的發展變化中出現的新的形勢，也存在著它的有限性和安全問題。如何科學、合理的將實體檔案與電子檔案的管理相結合，充分發揮各自的優勢，是值得檔案管理人員時刻思考的問題。檔案工作者肩負著“為黨管檔、為國守史”的歷史重任，應始終把保障檔案安全放在十分重要的位置，隨著時代的進步不斷解放思想，不斷提升檔案安全保障的能力，及時采取更加有效的安防措施，切實保障檔案實體安全和信息安全。

參考文獻

[1] 王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統檔案管理的區別[J].管理與財富，2008（9）.

[2] 馮萬恒.電子檔案與傳統檔案管理上的差異[J].蘭臺世界，2005（4）.

第4篇：檔案安全管理的重要性范文

（一）在檔案管理中沒有處理好紙質檔案和數字化檔案雙軌制管理的問題

隨著數字化檔案的快速發展，數字化檔案信息的總體規模在逐漸擴大，其數量已經達到甚至超過了紙質檔案，為了對兩種檔案加以區別，并發揮最大的管理效益，需要在檔案管理中對紙質檔案和數字化檔案實行雙軌制的管理。但從目前的數字化檔案信息的管理情況來看，雙軌制管理的推行存在一定的阻力，雙軌制沒有真正得到落實和實行，沒有取得預期的效果。

（二）由于互聯網的發展，數字化檔案信息資源面臨著一定的安全威脅

由于互聯網技術的發展，為了發揮數字化檔案信息資源的作用，可以通過互聯網調取所需的數字化檔案。這種做法的好處在于可以使數字化檔案信息資源得到共享，提高其利用率，但是確定是對于有些機密的數字化檔案信息缺乏有效的保護手段，使得網絡黑客可以侵入檔案管理系統，竊取機密的數字化檔案信息資源，所以，對于數字化檔案信息資源面臨的安全威脅，必須著力解決。

二、解決數字化檔案信息資源管理存在問題的對策分析

考慮到當前數字化檔案信息資源的重要性，我們必須采取相應的對策解決目前數字化檔案信息資源管理中存在的問題，使數字化檔案信息資源管理取得預期目的，實現數字化檔案信息資源管理的最佳效益。隨著數字化檔案信息資源規模的擴大，在解決數字化檔案信息資源管理問題時，一定要考慮到其實際運行情況，做到優化管理措施，創新管理手段，有效堵塞數字化檔案信息資源管理的漏洞。解決數字化檔案信息資源管理存在問題的對策，主要應采取以下幾種措施：

（一）在檔案管理工作中，必須對數字化檔案信息資源管理有足夠的重視

在檔案管理中，數字化檔案信息資源的重要性日益突出，我們必須對其重要性引起足夠的重視，主要應該采取概念宣貫和理念灌輸的方式，從根本上明確數字化檔案信息資源的重要性。從目前的檔案管理中可以看出，只有觀念上重視了，才能保證管理工作得到很好的開展。所以，必須對數字化檔案信息資源管理采取足夠的重視態度，從檔案管理理念上推動數字化檔案信息資源管理工作的開展。

（二）有效解決檔案管理工作中紙質檔案和數字化檔案信息資源雙軌制管理的難題

對待數字化檔案信息資源管理的有效做法是實行檔案雙軌制管理，逐步提高數字化檔案信息資源管理的力度。對于目前檔案管理工作中紙質檔案和數字化檔案信息資源雙軌制管理推進速度慢，推進效果不理想的問題，我們要制定具體的數字化檔案信息資源管理制度，并創新檔案管理手段，實現對數字化檔案信息資源與紙質檔案的雙軌制管理，保證檔案雙軌制管理有效推進。

（三）對關鍵的數字化檔案信息資源實行加密處理，保證數字檔案的安全性

在目前的數字化檔案信息資源中，為了預防關鍵檔案信息泄密，要采取信息加密措施，并升級數字化檔案信息資源管理系統，從根本上保證數字檔案的安全性。為了有效應對網絡黑客對關鍵數字化檔案信息資源的竊取，我們要完善并加強硬件網絡設施，同時采取先進的數學算法和加密手段，保證關鍵數字化檔案信息資源得到有效保護。通過實踐證明，這種加密手段是行之有效的。

三、提高數字化檔案信息資源管理效益的具體措施分析

上文分析了目前數字化檔案信息資源管理存在的問題，以及解決數字化檔案信息資源管理存在問題，從中可以看出，數字化檔案信息資源的重要性日益突出，必須采取可靠的手段不斷提高數字化檔案信息資源管理的效益，滿足數字化檔案信息資源管理的目標。實踐證明，要想提高數字化檔案信息資源管理的效益，就應該從以下幾個方面入手：

（一）將數字化檔案信息資源管理和紙質檔案管理一起，納入到統一的標準化管理體系中來

實踐證明，在檔案管理中，要想提高管理效益，就要建立統一的標準化管理體系，實行統一管理，發揮管理效益。對于數字化檔案信息資源管理而言，要和紙質檔案一起，建立統一的標準化管理體系，完善檔案管理雙軌制。

（二）建立并完善數字化檔案信息資源管理數據庫，保證數字化檔案信息資源管理的有效開展

由于數字化檔案信息資源規模逐漸擴大，涉及種類多數據龐雜，為了實現有效管理，建立數據庫是未來發展的趨勢。所以，要建立并完善數字化檔案信息資源管理數據庫，有效開展數字化檔案信息的管理工作。

（三）統一數字化檔案信息資源存儲格式，便于數字化檔案信息資源的實際使用

為了提高數字化檔案信息資源在數據庫中的存儲效率，節省存儲空間，便于用戶實際調用，我們應該統一數字化檔案信息資源存儲格式，保證在數據庫中以同一種格式出現，便于存儲和利用。

（四）加強數字化檔案信息資源的安全管理建設，保證信息安全

數字化檔案信息資源中包含一些機密的信息，所以我們必須加強安全管理建設，要提高安全管理登記，保證關鍵數字化檔案信息的安全，保證這些機密信息不發生泄漏。

（五）培養數字化檔案信息資源管理專項人才，不斷提高管理人員素質

第5篇：檔案安全管理的重要性范文

基于玉樹地震時檔案損失，論述檔案管理的重要性及其安全管理，只有加強管理設施建設、提高人員綜合素質，才能防患于未然。

關鍵詞:

玉樹7.1級地震;檔案管理;檔案安全

0前言

2010年4月14日7時49分是一個撼動人們心靈深處的恐懼、悲痛的時刻，7.1級的強烈地震似乎要吞噬青海省玉樹藏族自治州的一切。據青海省玉樹藏族自治州檔案館的數據統計，災區的檔案共計13萬卷，在地震過程中，有9家檔案室傾覆，將近萬卷的檔案掩埋在廢墟之中，剩余的12萬卷檔案在地震結束之后均處在危房中［1］，對災后檔案重建工作造成不可估計的困難。而追溯到2008年的汶川8.0級大地震，我們會發現除了重大的人員傷亡和財產損失之外，重災區的檔案受到了嚴重的損毀，造成不可估量的毀滅性影響。地震帶給我們的傷痛是沉重而長久的。因此，在災難發生之前，我們需要做好各方面的預防性工作，防患于未然，最大限度地降低損失與傷害，同時，這也是全世界檔案管理部門共同面臨的重大難題。如何在災難發生前充分意識檔案管理的重要性，做好檔案的高效管理工作，防患于未然，減少檔案的損毀，保證檔案的安全，才能有效規避災難的重演。本文闡述了檔案管理的重要性及其安全管理，期望能夠為當今檔案管理工作提供一定的參考與指導。

1檔案管理的重要性

1.1彌補我國檔案管理的硬件建設缺口，提升檔案管理規范的需要

由2010年4月14日7時49分的青海省玉樹藏族自治州7.1級的強烈地震引發的檔案損毀，可以看出我國檔案管理的硬件建設的缺口比較大，表現為檔案館等建筑的抗震性能比較差，消防等級偏低，而且大部分檔案室的安防、供電、給排水、采暖等基礎設施普遍存在老化現象，檔案室內濕度較大。據相關數據統計，其濕度一般在70%左右，就已經超過國家標準60%的上限，不利于檔案的長久保存。除此之外，檔案的包裝盒也不合格。這些問題，均會造成檔案的難以搶救與修復。因此，強化檔案硬件建設，查漏補缺，為檔案管理提供更加牢靠的基礎保障［2］。同時輔助規范化的檔案管理模式，即利用信息技術，實現檔案信息管理的規范化、標準化，具體做法是將檔案信息的收集、整理、著錄、鑒定以及保管的任何一個環節都嚴格依照統一的計算機程序進行科學的管理。要注意以下幾點:①對檔案信息進行普查篩檢、剔重。傳統老套的檔案管理模式往往沒有做全面的清查，而且檔案劃分保管的期限都存在一定的偏差，許多檔案存在失去參考價值或者多份現象。②利用信息技術，對檔案進行重新組合分類，使其規范化。將傳統老套的管理辦法中過于厚重、內容混雜的案卷，根據實際需要重新整理成冊，案卷要盡最大可能的將原本就存在一定聯系的文件有機地組合在一起。③檔案要設置統一的分類號，保證案卷能夠被成功檢索。利用信息技術對檔案進行檢索的優勢在于滿足大眾對檔案信息檢索的需求。另外，為了確保檢索的完整性，要因事制宜的設定一些明細規則，約束其規范性操作。④檔案提名要規范，保證檢出的準確性。

1.2保障檔案管理安全性的需要———強化工作人員的安全意識，完善管理體系

目前，我國檔案管理工作人員的安全意識較為薄弱，其管理體系也十分落后，不能保障檔案安全，雖然部分地方按照國家檔案局的相關規定，建立了檔案安全制度(符合當地實際發展水平)，但往往流于形式。在具體的執行過程中，由于相關工作人員的安全意識薄弱，且業務綜合素質不高，工作效率低等問題，檔案管理的安全性常常不能落到實處。除此之外，大部分的檔案管理部門缺乏規范、科學的管理體系，往往表現在過于表面化，也就是俗話說的走過場，沒有規范性的獎懲制度，即使犯了小錯誤，往往也能規避，助長了工作人員的惰性，不利于安全意識的提升。長此以往，便會造成嚴重的檔案損失，而且一旦發生災難性事件，便會造成不可估量的檔案損毀，甚至無法修復，對人們的切身利益造成嚴重的損害。因此，對檔案管理工作人員進行專業業務培訓，提高他們的專業性是必要的。通過多種方式培育工作人員的安全意識，在管理制度上，要實行安全管理，主要表現為檔案的統計管理，要按輕重緩急進行有序操作。在推進檔案的利用程度、價值大小以及利用率等方面，需要做到公正公開，對所有的檔案進行輕重緩急的排序，增加檔案管理循序漸進的可操作性。首先，對于那些緊急需求的檔案，要進行先行處理，為需求者提供用檔保證，從而提高檔案的管理效率，同時擴大檔案的備份，做到安全性管理，避免發生災難時數據的丟失。其次，利用信息技術可以將檔案的著錄工作開展的更加順利，在節省時間的同時，降低相關工作人員的工作強度和工作難度。在著錄的過程中，將檔案的內容按照事實的單一、復雜程度等，進行重新錄入。若一些檔案的內容存在重復或者類似的情況，要對其進行合并整理，形成系統性、科學性的新的著錄案卷，節省內容所占的空間，提高管理效率。第三，對于那些重要文件或者內容所反映的事件比較重大的檔案，要做特殊的標識，然后，利用信息技術，給出相應的分類號。這樣，既可以使原有的零散、老套的檔案更加規范化，又可以全面提升檔案的管理水平，多方面的協調管理，能夠增強檔案的安全性，也方便災后檔案數據的找回。

2檔案的安全性管理

做好檔案的安全性管理，首先要規范專業性操作，具體做法為:①檔案的有效裝訂。工作人員可以參考《文件歸檔整理規范》中的裝訂模式，且要根據實際情況進行裝訂變通，但要切記文字材料必須裝訂，不可差錯漏掉。另外，對于必須參考的圖片，一定是記錄清晰正確、耐久性強的圖片。裝訂檔案要采用左側裝訂法，牢固、整齊、簡潔的保管和整理好信息資料。②檔案在裝訂過程中，要注意上孔要和“檔案館號”齊平;中孔取上下兩孔的中心，水平方向上要與左邊緣在平行線上;下孔要與“保管期限”持平，這樣整理好的檔案，不僅能夠便于資料的保管，更加美化了檔案的視覺效果。③檔案的秩序排列要以時間及重要程度為中心，不要人為破壞資料文件自身的有機結構，保證資料的完整性，方便資料的快速查找以及資料的有效利用。檔案管理工作人員要根據實際情況，將各種文件資料進行機構、保管期限、時間整理，這樣才能使檔案資料的編排合理，提高利用效率。做好檔案管理的基本工作，提高專業素養，實現檔案管理質的跨越。其次，檔案的安全性管理需要相關法律法規的約束，需要做好以下幾個方面的工作:①相關政府部門及相關單位要加強對檔案管理的法律法規宣傳力度，并建立相應的獎罰機制，約束執行過程中的行為，使其規范化、制度化。相關規章制度的建立和完善，能夠促使相關工作人員全面學習法律法規知識，提高檔案正確的安全管理意識，增強責任意識，確保檔案各項數據、資料的完整性和真實性。②重大建設項目檔案管理，如基礎建設類，施工單位在施工的各個階段的招投標文件、設計方案、實際操作情況及相應的圖紙、資料、文件、監理的真實記錄等要進行及時的收集整理，并且由專業管理人員統一規范歸檔，保證建設檔案的真實性、完整性、連續性和安全性［3］。③檔案庫房是檔案館建筑中最重要、最特殊的一部分，是為保護檔案提供基本物資條件的重要場所。檔案庫房設計、建筑的合理性和設備的經濟實用性，直接關系到檔案的安全。還要配備一定的配套設施，最基本的設備主要包括空氣調節裝置、檔案裝具、檔案保護技術設備、專用信息化設備、檔案利用設備、檔案維護監控設備、檔案搶救與恢復設備等。第三，嚴格規范每一細節，在強烈的社會責任感的鞭策下，不斷地改進檔案管理模式，保證其質量，并且加強基礎建設，全面改善檔案管理現狀，預防災害造成嚴重的檔案損毀，吸取在玉樹地震中檔案損毀的經驗教訓。

3結語

環境的惡化，氣候的更迭，致使自然災害的發生率頻增，在災害中，大量的檔案損毀，造成不可估量的社會效益損失，尤其是“4•14”玉樹7.1級強烈地震引發的檔案損毀更是讓人扼腕，為防患于未然，不僅要加固檔案基礎建設、優化管理模式，不斷加強工作人員的專業素質，還要不斷強化相關法律法規的約束。在此基礎上，形成良好的、規范的、科學的檔案管理體系，利用當代先進的信息、管理技術，建立異地備份制度，利用強大的數據功能，即使自然災害對紙質檔案造成了嚴重的損毀，電子版的檔案也能發揮其重要作用，不至于造成毀滅性的災害。因此，檔案管理重要性及其安全管理最為關鍵的在于防患于未然，真正意義上執行好檔案管理的每一個細節。

作者：胡愛真 單位：青海省地震局

參考文獻:

［1］楊冬權．在全國檔案安全體系建設工作會議上的講話［J］．中國檔案，2010(6):12.

第6篇：檔案安全管理的重要性范文

【關鍵詞】新時期；電子檔案；檔案管理；安全管理

新時期，在信息技術和互聯網技術不斷進步和應用的時代背景下，檔案管理工作也面臨全新變革，電子檔案出現并得到廣泛應用。同時，為促進電子檔案更好發揮作用，采取有效措施，提高電子檔案管理水平是必要的。本文將結合電子檔案管理需要，有針對性地提出管理對策，希望能為實際工作開展提供啟示。

一、新時期電子檔案在檔案管理中應用的意義

隨著信息技術和計算機技術的發展進步，新時期電子檔案的應用越來越廣泛，并發揮十分重要的作用，其重要意義表現在以下幾點：

（一）確保檔案安全。電子檔案管理工作中，安全問題尤為突出。因此，為促進電子檔案安全管理水平的提升，避免電子檔案受到損失，應該結合具體需要，構建完善的完全管理制度措施。同時還要明確管理人員的職責，讓他們有效適應電子檔案管理需要，并做好備份工作，綜合應用防火墻技術，密鑰技術，重視病毒查殺，加強安全防護工作，避免電子檔案受到不必要的攻擊和破壞，進而確保電子檔案的安全。

（二）提高管理效率。電子檔案將紙質檔案進行掃描和處理之后，進行存儲和分類，方便統計和查詢，為廣大用戶使用電子檔案創造便利。同時還能為用戶提供優質服務，減輕管理人員的勞動強度，讓他們有效適應管理工作需要，實現提高電子檔案管理水平的目的。

二、新時期電子檔案在檔案管理中應用的不足

雖然電子檔案的出現，對檔案管理具有重要作用。但由于受到制度、人員等因素制約，當前電子檔案管理仍然存在不足，存在的問題體現在以下方面：

（一）安全管理不足。未能結合電子檔案管理工作需要，構建健全完善的管理規章制度，制約安全管理水平提高。管理人員安全意識淡薄，難以全面提升安全管理水平，忽視電子檔案備份，一旦丟失，數據無法找回。

（二）相關制度缺失。電子檔案制度缺失，相關規定不完善，難以有效約束和規范管理工作，制約電子檔案管理的規范化和制度化進程。同時，相關工作人員責任不明確，電子檔案管理責任制沒有嚴格落實，影響管理工作水平提升。

（三）人員素質偏低。一些管理人員素質偏低，未能有效適應電子檔案管理需要，管理專業技能缺乏，現代信息技術應用水平不強，也忽視加強管理培訓工作，制約信息技術應用水平和電子檔案管理效率提升。

三、新時期電子檔案在檔案管理中應用的對策

為彌補電子檔案管理的不足，促進管理水平提升，結合新形勢和新要求，根據存在的問題，筆者認為可以采取以下對策：

（一）加強安全管理。重視軟件維護，確保電子檔案安全有效運營。完善安全管理措施，預防安全隱患發生，明確管理人員的職責和權限，讓他們有效開展安全管理的各項工作。另外還要加強軟件和系統更新維護，確保電子檔案存儲設備安全。落實專機專用制度，保證電子檔案存儲設備處于良好性能和運營狀態。做好日常巡視工作，注重電子檔案備份，避免出現安全隱患。加強網絡防火墻建設，重視安全密鑰的使用，合理設置密碼，防止受到攻擊和破壞，促進電子檔案安全管理水平的提升。

（二）完善管理制度。根據電子檔案管理需要，建立完善的管理制度，明確管理的目的、流程和方法。落實管理責任制，讓每個管理人員有效開展管理工作。這樣既能預防安全隱患，還能推動電子檔案管理的規范化和制度化，保障電子檔案管理效率提升。

（三）提高工作人員素質。管理人員要了解電子檔案的信息，挖掘、開發和綜合利用電子檔案資源。及時存儲電子檔案信息資源，構建完善的資源庫，方便電子檔案資料查詢。提高管理人員的服務意識，加強管理培訓，具備愛崗敬業精神，具有服務意識和奉獻精神。構建先進的網絡服務體系，提供在線咨詢服務，提升管理水平。

（四）重視電子檔案備份。電子檔案要及時備份，保證其安全性與可靠性。對相關軟件定期升級和維護，使軟件處于良好性能和運營狀態。加強備份管理，避免資料丟失，改進并應用現代化管理手段，有效保障電子檔案的安全。

（五）優化管理服務方式。綜合利用多媒體技術、光盤制作技術、信息技術，為用戶提供個性化服務，促進電子檔案資源共享。為用戶提供在線咨詢服務，完善電子檔案咨詢平臺，嚴格各項操作，優化管理服務方式。

四、結語

新時期，隨著電子檔案的應用越來越廣泛，給檔案利用帶來巨大方便。在這樣的形勢下，更應該認識電子檔案的重要作用，結合管理工作需要，完善管理制度，確保電子檔案的安全，并提高管理人員素質。從而促進電子檔案管理水平提升，使其更好地發揮作用。

【參考文獻】

[1]苗李蒙，梁娟娟.電子檔案在檔案管理中的重要性[J].電子技術與軟件工程，2016（5）：107.

第7篇：檔案安全管理的重要性范文

關鍵詞：電子文件 信息安全 管理

電子文件是在數字設備及其環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件，主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。在信息時代，電子文件不僅是機構正常運行的信息支持和保障，而且是社會實踐活動的基本憑證，國家信息資源的重要組成部分。隨著電子文件應用越來越廣泛，其重要性愈來愈突顯，尤其是電子文件存載的信息涉及個人、黨政部門、各系統乃至國家的利益，使得科學地實施安全管理，保障信息安全至關重要。由此，本文聯系實際，對電子文件安全管理進行了一定的探索。

1　電子文件安全管理存在的問題

電子文件在為人們工作提供方便、快捷的同時，也具有易被遠程控制與改動、信息易于流轉和消失、必須利用相應設備才能讀取等先天性的致命弱點。這給電子文件信息安全帶來一系列的問題與挑戰。由于種種原因，當前電子文件安全管理的發展不統一、不協調、不平衡，主要存在以下問題：

1.1　安全知識了解不夠

主要表現在對電子文件安全管理的特殊性及相關知識不甚了解。一般來講，傳統的紙質文件只要避開天災人禍，遵守保管保護要求，就能長期安全保存，電子文件則不然。由于電子文件本身的特性，對其更改可以做到不留任何痕跡。不僅如此，在一些場合電子文件無需或是無法打印成紙張，譬如大型數據庫、音頻、視頻、超媒體、三維設計圖、博客、即時通信等沒有紙質對應物的文件類型，卻是相關社會實踐活動的唯一憑證，相關文化的唯一載體。電子文件雖說具有存儲密度大、傳遞速度快、共享程度高等優點，但必須依賴、依附于軟硬件設備。當設備將信息記錄于存儲載體后，就離不開設備，只能上機讀取。除電子文件容易被更改之外，信息與載體相分離、數據丟失、病毒侵害、載體保管及使用期限等因素也影響了其有效使用與安全保存。值得一提的是電子文件的安全完整應該包括內容、結構、元數據和背景信息等真實、可利用、無缺損。元數據指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。背景信息指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環境等信息。這一點社會知曉面還不夠，尚需進一步深入人心。

1.2　安全意識不強及制度缺位

主要體現在未充分認識電子文件信息安全的意義和重要性，日常管理簡單隨意，無章可循。有一種傳統思想認為，紙質文件、文檔最重要，而電子文件、文檔就無足輕重了，這無疑是落后于形勢發展的邏輯思維。制度缺位上有一個原因，就是國家關于電子文件技術應用標準尚未出臺，標準不統一造成諸多不便，如行業部門的辦公自動化系統與電子文件（檔案）管理系統不兼容，電子文件格式不同且無法轉換等。其實，從電子文件形成、處理、收集、積累、歸檔到電子檔案的遷移、轉換、調閱、保管等各個環節，都存在信息更改、丟失的可能性。據了解，現實中因為電子文件安全意識不強、管理制度缺位，造成安全隱患比比皆是。像有的沒有實行專人管理，專人負責，電子文件形成后就不管了，需要用時到處找；有的沒有及時、規范地對電子文件進行整理、鑒定和歸檔，電腦升級換代后內容就沒有了；有的沒有按要求記錄和保存元數據和背景信息，一份電子文件經多次流轉、修改后出現多個不同版本；有的僅用計算機起草和打印文件，打印出紙質文件后，電子文件未保存，或因存儲載體用于存儲其他內容而被刪除；有的未采取安全防范措施，信息存儲隨意，上機查閱無序，電子文件處于自生自滅狀態。

1.3　軟硬件離安全管理有差距

電子文件信息安全需要有關軟件、硬件安全達標，才能保障正常運行和流轉利用。當前，由于機構各異、經濟條件限制、發展不平衡等原因，一些機構存在軟件、硬件跟不上安全管理的問題。突出的像一些長期接觸電子文件的民營打字社、文印中心其安全管理無人顧及，連起碼的安全設備設施都沒有。電子文件安全管理要求保持電子文件內容、內容的載體和顯示內容的計算機的軟件、硬件平臺的一致性，既要考慮到介質載體的壽命，又要考慮到軟件、硬件條件問題。譬如軟件設施必須適應技術安全要求，能夠實現嚴格的權限控制，保障合法用戶可以電子文件進行創建、歸檔、利用，同時避免非授權用戶的訪問、入侵破壞和非法拷貝。像硬件設備設施必須對電子文件存放的載體如光盤、移動硬盤、U盤進行科學的保管保護，做到防光、防塵、防高溫，遠離強磁場和有害氣體等，并且環境溫度保持在17—20℃之間，相對濕度保持在35—45%之間。不具備相關軟硬件條件，自然信息安全隱患多、風險大。

2　關于電子文件安全管理的路徑探索

電子文件的安全管理，目標是確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和可用性，內容主要涵蓋二個方面：一是指電子文件的使用價值不受到破壞和損失，即文件的原始性、真實性、完整性和有效性不因文件的刪除、篡改等而受損；二是指電子文件不被非授權用戶使用，確保安全無流失，不泄密。筆者以為，要解決上述問題，應該從制度、人員、技術、設施等層面入手，立足實際，多措并舉。

2.1　建立安全管理制度

管理的前提是有制度約束。要建立健全電子文件安全管理的規章制度，使工作有章可循，有序開展。一是要明確職責。要劃分職責范圍，形成安全風險評估制和責任追究制，嚴格實行上崗資格審查。責任要明確到人，可考慮與個人職位晉升、績效評比掛鉤。二是要規范整理。電子文件應根據制度、規定要求，按類別、年度、保管期限、密級等實施分類排序、集中整理，保證文件內容、結構、元數據和背景信息的真實完整，標識登記并制作機讀目錄。三是要科學保存。歸檔的電子文件應拷貝至耐久性的載體上，一式三套保存。一套供查閱利用，一套封存保管，一套送國家綜合檔案館保管或異地保存。之后再辦理相關審批手續，在計算機上徹底刪除。電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內容需填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及需保持的環境。四是要優化載體。采用的存儲載體按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。軟磁盤易損、容量小，不能作為長期保存的載體。五是要依規借閱。因工作需要而使用時應填寫《電子文件借閱登記表》。允許在遵守檔案、保密規定和相應權限范圍內使用拷貝件，但不得外借已封存的電子檔案。六是要跟蹤管理。相比紙質文件載體，電子文件載體材料壽命要短得多，一般僅為5-15年。必須定期進行安全性、有效性抽查，出現問題及時補救、復制。對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%。對存儲在磁性載體上的歸檔電子文件，應每4年轉存一次，原載體保留時間不少于4年。當系統、設備需要更新時，文件應及時遷移和備份。

2.2　加強相關人員管理

在電子文件安全管理過程中，僅有制度是不夠的，還必須加強相關人員的管理和教育。首先，要強化教育培訓。通過教育培訓，提升他們對計算機安全防護等專業知識技能的認識，提高職業道德水平，增強安全風險意識和工作責任感。與此同時，應當進一步讓機構負責人認識到電子文件作為信息資源的重要價值，認識到電子文件安全管理的重要性和特殊性。其次，要完善工作臺帳。通過設置操作日志、工作記錄，詳實記錄實施操作的人員、時間、工作內容等加強人員管理，證實電子文件內容的真實性。建議條件允許的機構為每一份電子文件建立相關記錄，記載文件的形成、簽署、管理及使用情況。再次，要統一程序和要求。譬如一般情況下，相關人員在電子文件制成一經定稿后不得進行任何修改。特殊情況時如CAD（計算機輔助設計）電子文件須更改的，要經過必要的批準手續。最后，要抓好行政督促。電子文件由文件形成機構收集整理，由檔案行政管理部門進行指導與督促。檔案行政管理部門應緊密圍繞電子文件歸檔驗收、檔案規范化管理、數字檔案館建設等主題，始終貫徹前端控制和全程管理原則，進一步加大相關人員知識宣傳和教育培訓的力度，統一技術標準和工作標準，指導與督促各機構改進、提升電子文件安全管理水平。

2.3　強化安全技術保障

要確保電子文件信息安全，必須對計算機實施安全配置，以不斷升級的安全技術作為運行保障，加強對電子文件信息和載體的安全檢測。以下介紹五種適用的安全防范技術。一是簽署技術。對電子文件進行簽署的目的在于證實該文件確實出于作者，其內容沒有被其他人作任何改動。主要包括證書式數字簽名和手寫式數字簽名。二是加密技術。在多數情況下，信息加密是保證電子文件機密性的唯一方法。由于可保證電子文件內容的非公開性，目前加密技術正普及推廣應用。據美國犯罪現場鑒證科調查顯示，在所有安全技術應用中，以數據加密傳輸和加密存儲為基礎的技術應用所占比率分別為66%和47%。三是身份驗證。為防止非授權人員進入系統對電子文件或數據訪問，有些系統需要對用戶進行身份驗證，如文件管理系統使用管理員代碼證。四是防火墻。作為一種訪問控制，它是在某個機構的網絡和外界之間設置障礙，一定程度上可阻止對本機構信息資源的非法訪問，阻止信息被竊取。五是防寫技術。目前許多軟件可將文件設置為“只讀”狀態。在此狀態下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能作修改、復印和打印。此外，應對新的技術變化，要選擇優秀的殺毒軟件進行實時監控，防止計算機病毒的入侵與破壞。

2.4　完善基礎設施及管理系統建設

完善基礎設施和管理系統建設，是實施電子文件安全管理的關鍵環節。如智能化、綜合性的數字檔案館，擁有對盜竊、火災、水災實現控制的安防系統及防光、防磁、防塵、防高熱、防有害氣體等設備設施，還能保證溫濕度適宜的電子文件保管環境。又如以國家綜合檔案館為依托成立本地區電子文件中心，通過在線接收、離線接收等方式，對接收范圍的各機構電子文件進行集中保存、異地異質備份等。電子文件（檔案）管理系統為信息資源長期保存和利用而生，是信息安全建設的重要組成部分。電子文件（檔案）管理系統能對電子文件整個生命周期及其應用進行監督管理，其工作流程主要包括電子文件形成、登記入庫，通過技術鑒定和內容鑒定生成檔案，根據信息格式和文件密級進行歸檔存儲，可對電子文件進行檢索、在線閱覽、下載等操作。同時，鑒于當前電子文件（檔案）管理系統建設欠完善，以及國家關于電子文件技術應用標準尚未出臺的現實，建議各機構先參照國際標準，盡量使用兼容性強、適應范圍廣的軟件設施，以利于將來本機構同全國統一標準接軌使用，保障電子文件信息安全。

據業內人士介紹，電子文件安全管理在國際上也是一個剛起步的課題。就國內而言，電子文件安全管理還遠未達到應有的認識和重視，研究的廣度和深度都有待于進一步拓展。電子文件安全管理是一個完整的系統工程。實踐沒有止境，探索也沒有止境。本文針對電子文件安全面臨的問題與挑戰進行的初步探索聊作拋磚引玉，期盼電子文件安全管理逐步走上規范化、制度化、科學化的軌道。

參考文獻：

[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，2001.

[2]程云珠.電子政務環境下電子文件管理的安全性原則[J].武漢：論文之家，2009.

第8篇：檔案安全管理的重要性范文

0 引言

在“互聯網+”時代，醫院必須加強綜合檔案網絡化安全管理，避免出現檔案丟失的問題。如果醫院綜合檔案丟失，對醫院必定是不小的損失。醫院綜合檔案管理人員必須結合醫院的實際情況合理制定綜合檔案網絡化管理方案，提高綜合檔案管理水平，實現醫院綜合檔案管理目標。

1 醫院綜合檔案管理特點分析

1.1 檔案搜索便捷化

醫院綜合檔案是醫院的關鍵信息載體，是醫院在長期發展過程中累積并保存下來的檔案的總稱。醫院的綜合檔案涵蓋了醫院所有的關鍵信息，醫院綜合檔案管理水平對于醫院的發展有很大影響。隨著社會的快速發展，我國的醫學事業也在不斷發展，醫院的規模在不斷擴大，導致醫院綜合檔案管理問題逐漸凸顯出來。醫院綜合檔案的種類非常多，數量非常大，醫院綜合檔案管理是一項十分復雜的工作，所涉及的內容非常多。在“互聯網+”時代，實現醫院綜合檔案的網絡化管理已經成為時展的必然趨勢，才能更加符合醫療體制改革的要求，實現醫院綜合檔案管理的多元化。醫院綜合檔案網絡化改變了傳統的醫院綜合檔案管理模式，推動了醫院和醫療事業的快速發展。

1.2 檔案收集豐富化

收集資料屬于醫院綜合檔案信息化管理的前提和基礎，資料的質量對于醫院綜合檔案管理水平有很大影響。隨著社會的快速發展，網絡技術也廣泛應用于資料收集中，提高了資料收集效率，保證了資料的質量。相比傳統的資料收集手段，網絡化資料收集方式實現了資料收集的實時性，在資料傳輸時可以形成一條全新的途徑。網絡技術應用于資料收集中可以豐富資料的內容，節約資料收集時間。

1.3 檔案服務多元化

在“互聯網+”時代，檔案信息的收集更加便利，檔案信息的內容越來越豐富，必然也增加了檔案服務的途徑，實現了醫院綜合檔案服務的多元化，更好地為醫院工作人員提供服務，滿足醫院工作人員的工作需求。醫院綜合檔案網絡化管理實現了信息的共享，為醫院工作人員的工作提供了便利，充分體現了醫院綜合檔案網絡化管理特點和優勢，提高了醫院綜合檔案利用率。

1.4 檔案載體多元化

網絡技術應用于醫院綜合檔案管理中，豐富了醫院綜合檔案管理形式和手段。在傳統的醫院檔案管理模式下，文字是綜合檔案管理的唯一形式。在“互聯網+”時代下，醫院綜合檔案管理以以下幾種方式呈現出來：一是文字，二是圖案，三是聲音等，多種綜合檔案管理形式可以為有需求的醫院工作人員提供更多選擇的權利，信息內容也更加豐富。

2 “互聯網+”時代醫院綜合檔案管理所面臨的問題

2.1 基礎設備不齊全

醫院需要結合自身的實際情況合理制定綜合檔案管理方案，提高綜合檔案管理水平。醫院綜合檔案的網絡化不僅減輕了檔案管理人員的工作壓力，也提高了綜合檔案管理效率，在一定程度上加速了醫院綜合檔案管理事業的發展。但是，很多醫院管理人員未認識到綜合檔案網絡化管理的重要性，不斷減少購買醫院檔案管理設備方面的資金投入，導致醫院綜合檔案管理設備不齊全，在一定程度上阻礙了醫院綜合檔案管理事業的發展。隨著醫院規模的不斷擴大，醫院的綜合檔案數量逐漸增多，原有的綜合檔案管理系統已經無法滿足醫院綜合檔案管理需求。

2.2 綜合檔案管理人員專業水平低

在“互聯網+”時代，醫院綜合檔案管理人員的專業水平和綜合素質對綜合檔案管理成效有很大影響。但是，從醫院綜合檔案管理人員結構來看，醫院缺乏專業的綜合檔案管理人員，現有的綜合檔案管理人員均非專業人員，缺乏綜合檔案管理實際經驗，而且部門綜合檔案管理人員的年紀比較大，接受新知識和新事物的能力比較低，無法滿足醫院綜合檔案管理需求。除此之外，很多醫院未設置專門的綜合檔案管理部門，部分綜合檔案管理人員需要身兼數職，無法把全部的精力投入到綜合檔案管理中，導致醫院的綜合檔案管理過于形式化，無法真正為醫院工作人員提供服務。

2.3 綜合檔案管理范圍不明確

隨著社會的快速發展，人們的生活品質不斷提高，人們對自身的健康狀況也愈發關注，這也導致醫院的綜合檔案數量逐漸增多。醫院的綜合檔案內還包括以下檔案信息：一是行政檔案，二是基礎檔案，三是財務檔案。但是，醫院并未對綜合檔案管理職責進行劃分，導致醫院綜合檔案管理職責不明確，再出現問題時找不到相關負責人。

2.4 電子檔案的安全性

在“互聯網+”時代，電子檔案已經成為醫院綜合檔案管理的主要方式，電子檔案不僅節約紙張，節省人力，還可以提高綜合檔案管理效率。但是，相比于傳統的紙質版綜合檔案管理形式，電子檔案的安全性是醫院綜合檔案管理部門必須關注的問題。醫院綜合檔案管理是建立在互聯網技術基礎之上的，而互聯網又具有不穩定的特點，這就導致醫院綜合檔案的安全性無法保障。

3 “互聯網+”時代實現醫院綜合檔案管理的對策

3.1 改善基礎設備

在“互聯網+”時代， 要想實現醫院綜合檔案管理，醫院就必須加大購買綜合檔案管理設備方面的資金投入，為醫院的綜合檔案管理提供物質保障。醫院在購買綜合檔案管理設備之前必須對醫院的綜合檔案管理情況進行調查分析，并結合醫院綜合檔案管理情況來選擇網絡設備，充分發揮出網絡設備的功能，提高醫院綜合檔案管理水平，實現有效管理。

3.2 加強綜合檔案管理人員培訓

既然醫院綜合檔案管理人員的專業水平和綜合素質對醫院綜合檔案管理成效有很大影響。那醫院就必須認識到加強醫院綜合檔案管理人員培訓，定期派遣綜合檔案管理人員外出參加專業化培訓，豐富綜合檔案管理人員的工作經驗，提高綜合檔案管理人員接受新知識和新事物的能力，改變傳統的綜合檔案管理理念和手段，明確醫院綜合檔案管理目標。

3.3 加強綜合檔案安全性管理

在網絡時代，網絡安全問題一直是人們廣泛關注的問題，醫院要想保證綜合檔案的安全性，就必須認識到加強綜合檔案安全管理的重要性。醫院需要設置綜合檔案訪問和使用權限，只有擁有檔案訪問和使用權限者才能使用醫院平臺內的檔案信息，這樣才能更好地保證綜合檔案的安全性，避免出現綜合檔案丟失的問題。

第9篇：檔案安全管理的重要性范文

關鍵詞:檔案計算機；網絡建設；安全管理

科技在不斷的發展，網絡已經在各行各業中得到了普遍的應用，互聯網是一個比較開放的系統，在這個系統的使用中，既能提高效率也能豐富人們的生活，雖然有著很大的優勢，但是也存在著安全性問題，尤其是在檔案計算機網絡建設上，檔案要網絡化，建立檔案局域網，檔案計算機網絡建設在檔案數據上也存在著安全性的問題，要將檔案信息保密性做好，落實檔案計算機網絡建設，改變計算機環境，將檔案的保密性做好。

1檔案計算機網絡建設

1.1要樹立現代化的網絡觀念

檔案計算機網絡建設工作在建設的過程中是十分重要的，隨著經濟的不斷發展，社會的不斷的進步，檔案的數字化也成為了檔案發展的趨勢，一定要重視檔案計算機網絡建設工作，將計算機技術應用到網絡的建設中，讓檔案的網絡化建設不在成為一種形式，網絡化已經成為可檔案發展的一個主流，在檔案的建設中是離不開網絡的，網絡化的檔案可以提高檔案工作的效率，讓每一個檔案部門之間都可以及時的溝通，讓檔案的各個部門之間保持團結，避免出現網絡化問題。進行檔案網絡化建設，無論是在檔案的整理還是在歸檔環節上，都可以最大程度的提高工作效率，減少了很多的中間環節，可以通過實踐將每一個環節都落實，但是要想做好檔案的網絡化建設，作為檔案部門要培養員工的網絡化意識，對員工進行培訓，將先進的檔案計算機網絡化技術交給員工，只有在意識上提高上去，才能保證檔案工作的順利進行。檔案部門要想將檔案計算機網絡化建設做好，就要在基礎的設備上進行投資，機房、網絡設備和安全設施等方面都需要重視，這樣的檔案建設工作才是順利的。

1.2要重視硬件和軟件的建設

要想進行檔案計算機網絡化建設，就要將硬件和軟件建設工作都做好，這是計算機網絡平穩運行的保證，檔案的信息化和數據化建設工作在經檔案的建設中是十分重要的，檔案計算機網絡建設要以設備為基礎，設備在使用的過程中，要以硬件和軟件為基礎，隨著科技的不斷進步對計算機的要求也在逐漸的增加，因此，硬件和軟件要及時的進行更新，這樣就需要政府加大支持的力度，尤其是在資金的管理上，需要引起人們的重視，除此之外，還要對電子文檔和檔案數據庫進行建設，在建設的過程中，一定要重視硬件和軟件的建設工作，這兩者一定要做好，有利于檔案計算機網絡建設工作的順利開展。

1.3要重視安全管理

檔案網絡化建設工作是離不開科學的管理的，在管理的過程中，需要對安全管理有著足夠的重視網絡帶給了檔案管理便利，但是也存在著很大的危險性，例如黑客的入侵，尤其是國家檔案是十分重要的，一旦出現了泄露，對國家的發展有著致命性的影響，這樣在進行檔案計算機網絡化建設的過程中，還要重視安全管理工作，嚴格的安全相關的流程進行檔案的管理，將檔案的記錄、歸檔和管理工作做好，提高檔案計算機網絡建設中的防御能力，檔案在每一個環節都要嚴格的控制，做好監督檢查工作，讓每一個人都認識到監督檢查的重要性，讓檔案計算機網路建設工作中的風險減少，為了鼓勵檔案工作人員的積極性，可以增加激勵機制，提高檔案工作人員的工作效率，讓每個環節都是按照規定進行的，這樣就可以最大程度的保障檔案計算機網絡的安全性。

1.4提高檔案管理人員的基本素質

在檔案發展的過程中，無論計算機技術多么的先進，都需要利用人工對計算機進行操控，在這樣的情況下，檔案管理人員的基本素質就非常重要。隨著科技的不斷發展，網絡技術已經在人們的生活中被普遍性的利用，檔案管理也不例外，在網絡化的檔案計算機建設中，需要高素質、高水平和高技能的檔案管理人員，才能真正滿足檔案管理工作和信息化發展的實際需求，祖自宏推動檔案管理網絡化、電子化和數字化發展。因此，在實踐過程中，注重優秀人才的吸收和培養，加強檔案管理人員的專業培訓和素質提升，才能真正發揮檔案管理人員的作用，從而促進檔案計算機網絡建設不斷發展。與此同時，檔案管理人員的繼續教育在檔案計算機網絡建設中占據著非常重要的地位，必須全面提高檔案管理人員對繼續教育的重視，才能確保檔案計算機網絡建設與時俱進，最終推動我國檔案管理不斷向著信息化、數字化方向發展。

2檔案計算機網絡安全管理策略

根據檔案管理中計算機信息系統的運行情況來看，檔案網絡信息化系統的安全管理，必須注重相關制度的有效制定，并全面落實和推廣，才能真正消除各種病毒、黑客帶來的安全隱患，從而保障檔案計算機網絡的安全。在實踐過程中，不斷增強檔案管理人員的安全意識和服務意識，有效落實各種安全防范措施，是保證檔案計算機網絡信息安全的重要基礎。目前，比較常用的計算機網絡安全管理策略有權限設置、系統保護、信息限制等，例如：密鑰技術在檔案計算機網絡建設中的合理應用，可以有效消除信息傳輸過程出現的安全隱患，使整個網絡的安全性得到大大提高，從而有效保障檔案網絡信息的保密性。一般情況下，通過合理的使用密鑰來對檔案管理系統的信息數據進行加密，可以讓信息處于一種混亂狀態，而沒得到授權的用是無法正常使用各種檔案信息的，在保障檔案計算機信息系統數據安全方面有重要影響。另外，針對檔案計算機網絡系統的安全管理問題，目前使用較多的防火墻技術是ASA技術，在檔案計算機信息系統的正常運行中，各種應用層的數據都會得到比較深層的過濾，同時還可以對需要穿過防火墻的用戶進行實時認證，以在通過防火墻的有效認證后，用戶才能正常使用檔案計算機信息系統中的各種網絡資源。通常情況下，在檔案計算機網絡建設的實際應用中，防火墻ASA技術可以被用來來完成VPN鏈接，并在合理設置高級訪問方式的情況下，將各種網絡病毒及時、有效的隔絕，從而有效防止黑客攻擊、信息被盜等情況出現，對于改善檔案計算機信息系統的運行環境有著重要影響。

3結論

隨著經濟不斷發展，計算機技術和網絡技術等的應用范圍已經變得越來越廣泛，給檔案計算機網絡建設提出了更高要求。因此，注重檔案管理人員綜合素質提升，加強硬件和軟件設施投入和建設，并培養檔案管理人員的安全防范意識，才能真正實現檔案計算機網絡建設和安全管理。

參考文獻

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