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第1篇：資產(chǎn)電子固定檔案范文

隨著我國(guó)農(nóng)業(yè)結(jié)構(gòu)體制的不斷深化，由于農(nóng)機(jī)管理部門和其它部門的合并，使農(nóng)機(jī)管理與安全監(jiān)理的建設(shè)體制也在不斷地發(fā)生變化，各個(gè)地區(qū)以及行政管理都發(fā)生了深刻的改革，農(nóng)機(jī)管理部門在隸屬關(guān)系上界線不清楚，使農(nóng)機(jī)專業(yè)人員大量流失，人員管理混亂，固定資產(chǎn)損失嚴(yán)重，責(zé)任不清，產(chǎn)權(quán)不明的現(xiàn)象較為突出，檔案失去原有的意義，造成固定資產(chǎn)嚴(yán)重流失，給國(guó)家造成不可估量的損失。

我們之所以要把農(nóng)業(yè)機(jī)械管理部門的財(cái)務(wù)檔案管理工作這一新研究課題進(jìn)行系統(tǒng)化研究，對(duì)加強(qiáng)我國(guó)農(nóng)業(yè)機(jī)械在新形勢(shì)下，農(nóng)業(yè)機(jī)械推廣及安全監(jiān)理相關(guān)部門的流動(dòng)資金管理以及農(nóng)業(yè)機(jī)械管理部門的固定資產(chǎn)管理都有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1我國(guó)農(nóng)業(yè)機(jī)械管理的現(xiàn)狀

建國(guó)以后，我國(guó)對(duì)農(nóng)業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展制定了明確的發(fā)展方向，發(fā)展科教興農(nóng)、農(nóng)業(yè)機(jī)械化成為我國(guó)農(nóng)業(yè)發(fā)展的新課題。20世紀(jì)80年代初期，我國(guó)農(nóng)業(yè)機(jī)械推廣和業(yè)務(wù)監(jiān)理還處在發(fā)展初期，在管理制度以及人員分配上仍十分薄弱。近幾年來，農(nóng)機(jī)化管理在建設(shè)數(shù)量以及專業(yè)技術(shù)人員上都在成倍增加，由過去的單一技術(shù)推廣擴(kuò)大到技術(shù)、物資、信息咨詢、企業(yè)協(xié)同發(fā)展、技術(shù)培訓(xùn)以及經(jīng)營(yíng)服務(wù)等方面，辦公場(chǎng)所在不斷地更新、擴(kuò)大，活動(dòng)陣地也伸展到農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的各個(gè)領(lǐng)域。管理范圍的擴(kuò)大，相應(yīng)農(nóng)民經(jīng)濟(jì)收人也在不斷地提高，固定資產(chǎn)和流動(dòng)資金也初具規(guī)模，在一定的時(shí)期內(nèi)形成具有中國(guó)特色特定性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，為我國(guó)城鄉(xiāng)建設(shè)，特別是在糧食安全上，作出了不可磨滅的貢獻(xiàn)。農(nóng)機(jī)化事業(yè)的良好發(fā)展勢(shì)頭便會(huì)相應(yīng)的需要系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理制度來維持。但是，由于現(xiàn)階段發(fā)展變化速度較快，財(cái)務(wù)管理在體制上仍存在與之不相適應(yīng)的現(xiàn)象。農(nóng)機(jī)管理部門財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)仍然有待提高、管理制度在科學(xué)規(guī)范上需要進(jìn)一步的完善，少數(shù)單位財(cái)產(chǎn)管理、資金運(yùn)用上仍然存在很多問題，漏洞百出，是發(fā)生刑事案件的重災(zāi)區(qū)。加強(qiáng)農(nóng)機(jī)管理部門的財(cái)務(wù)檔案管理水平，對(duì)推動(dòng)我國(guó)農(nóng)機(jī)化事業(yè)的健康發(fā)展，振興農(nóng)業(yè)機(jī)械化事業(yè)都有重要的作用。實(shí)踐證明，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，可以從管理水平、效益上提高農(nóng)機(jī)化建設(shè)的質(zhì)量，不斷地增強(qiáng)其管理運(yùn)作能力，促進(jìn)地域經(jīng)濟(jì)與各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)大踏步的發(fā)展，從而加速新技術(shù)、新知識(shí)的推廣，增加農(nóng)民收人，推動(dòng)我國(guó)農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化健康穩(wěn)步發(fā)展。

2農(nóng)機(jī)管理部門財(cái)務(wù)檔案管理工作要點(diǎn)

財(cái)務(wù)檔案管理信息記錄包括對(duì)農(nóng)機(jī)部門日常工作預(yù)算、財(cái)務(wù)狀況、收人與支出、財(cái)務(wù)管理制度、經(jīng)濟(jì)核算信息、農(nóng)業(yè)機(jī)械在使用及管理中的費(fèi)用、流動(dòng)資產(chǎn)分配方案等，固定資產(chǎn)建檔記錄對(duì)加強(qiáng)國(guó)有資產(chǎn)管理、防止資金的流失、完善與監(jiān)督有著重要的信息參考、管理、方案制定與修改指導(dǎo)價(jià)值。其中對(duì)農(nóng)業(yè)機(jī)械的財(cái)務(wù)信息管理尤為重要，也是農(nóng)業(yè)化體制、財(cái)務(wù)管理的主要服務(wù)目的，其包含以下幾個(gè)方面:

2.1財(cái)務(wù)檔案信息管理

農(nóng)機(jī)化管理指的是對(duì)農(nóng)業(yè)機(jī)械根據(jù)其不同的設(shè)備種類和設(shè)備型號(hào)進(jìn)行分類具體化檔案歸類管理。每一單一機(jī)械以及型號(hào)設(shè)置單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫(kù)，分別記錄機(jī)械的價(jià)值變化、具體使用單位、機(jī)械運(yùn)行情況以及維修信息等。價(jià)值變化的記錄，應(yīng)當(dāng)包括機(jī)械的采購(gòu)信息、機(jī)械使用產(chǎn)生的價(jià)值損耗以及價(jià)值的恢復(fù)(維修)。實(shí)用參數(shù)變動(dòng)對(duì)比記錄方式，對(duì)機(jī)械的具體使用日期、使用的單位信息、機(jī)械操作負(fù)責(zé)人統(tǒng)一錄入。對(duì)設(shè)備修理的具體日期，產(chǎn)生的費(fèi)用以及修理次數(shù)都詳細(xì)的歸檔在農(nóng)業(yè)機(jī)械信息庫(kù)中，并定期的根據(jù)跟蹤信息及時(shí)更新，反映出機(jī)械的最新使用狀況，以合理的分配經(jīng)濟(jì)預(yù)算并計(jì)算經(jīng)濟(jì)投人所對(duì)應(yīng)的價(jià)值變化。檔案信息應(yīng)做好備份，一份為固定資產(chǎn)明細(xì)由會(huì)計(jì)保管，一份為隨機(jī)更新資料庫(kù)，由具體負(fù)責(zé)人進(jìn)行信息的跟蹤和更新。

2. 2機(jī)械保養(yǎng)信息檔案管理

機(jī)械保養(yǎng)是保證機(jī)械完整和延長(zhǎng)使用壽命的必要措施。保養(yǎng)工作雖然是機(jī)務(wù)人員的職責(zé)，但是，財(cái)會(huì)人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行必要的監(jiān)督。按照機(jī)務(wù)操作規(guī)程，定期考核機(jī)務(wù)人員的保養(yǎng)記錄信息，一方面可以促進(jìn)機(jī)械保養(yǎng)工作，另一方面，通過了解機(jī)械保養(yǎng)中的原材料和工時(shí)的消耗，有利于促進(jìn)人力和物力的節(jié)約。

2. 3預(yù)算財(cái)務(wù)檔案管理

單位預(yù)算檔案管理是指對(duì)農(nóng)技推廣站根據(jù)事業(yè)發(fā)展計(jì)劃和任務(wù)編制的年度財(cái)務(wù)收支計(jì)劃進(jìn)行統(tǒng)一檔案管理。要根據(jù)當(dāng)?shù)卣?、上?jí)業(yè)務(wù)主管部門的要求和本站肩負(fù)的新技術(shù)試驗(yàn)、示范、培訓(xùn)、推廣以及技術(shù)承包、經(jīng)營(yíng)服務(wù)等工作任務(wù)的需要，編制單位預(yù)算。財(cái)政補(bǔ)助額度一經(jīng)確定，單位預(yù)算規(guī)模則由單位根據(jù)資金來源、事業(yè)發(fā)展和工作任務(wù)的需要自行確定，并自求預(yù)算平衡。預(yù)算檔案管理對(duì)于整合分析農(nóng)機(jī)站的資金投入分配，協(xié)助上級(jí)單位和農(nóng)機(jī)站本身的整體規(guī)劃提供了指導(dǎo)分析價(jià)值，從而保障農(nóng)機(jī)站能夠長(zhǎng)期良好的運(yùn)營(yíng)。

2. 4資產(chǎn)檔案管理

資產(chǎn)檔案管理是指對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)技推廣站占有或者使用的能以貨幣計(jì)量的經(jīng)濟(jì)資源進(jìn)行信息數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)一管理，其中包括各種財(cái)產(chǎn)、債權(quán)和其他權(quán)利信息。資產(chǎn)包括流動(dòng)資產(chǎn)、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)和對(duì)外投資等。單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家和地方有關(guān)規(guī)定精神，建立健全現(xiàn)金、存款、存貨等流動(dòng)資產(chǎn)的內(nèi)部管理制度，并對(duì)各種款項(xiàng)及存貨進(jìn)行定期和不定期的清查盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符。農(nóng)機(jī)站占有和使用的房屋和建筑物、專用設(shè)備、一般設(shè)備、圖書等固定資產(chǎn)要計(jì)價(jià)建賬，登記注冊(cè)，明確權(quán)屬，加強(qiáng)管理，應(yīng)當(dāng)定期和不定期地對(duì)固定資產(chǎn)清查盤點(diǎn)，借助計(jì)算機(jī)信息管理軟件，建立信息可檢索和分析數(shù)據(jù)庫(kù)，監(jiān)督資產(chǎn)的流人與流出。

2. 5材料及電子歸檔檔案管理

檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此將以上各種檔案類型發(fā)生在工作中的相關(guān)文件、資料、報(bào)表、照片、錄像、等材料進(jìn)行整理并且用電子檔案歸檔是以后檔案發(fā)展的方向。相關(guān)文件主要有紅頭文件請(qǐng)示、報(bào)告、申請(qǐng)、通知等，將本單位與相關(guān)單位的各類收、發(fā)公文分別放置，并做成臺(tái)賬統(tǒng)一管理。本單位工作中的各類工作報(bào)表及要求存檔的資料包括本縣農(nóng)機(jī)購(gòu)置補(bǔ)貼實(shí)施方案、政策公示材料也要分門別類，按時(shí)間、類型分別放置。還有國(guó)家政策性文件及省、市下發(fā)的通知、公告，全縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)購(gòu)機(jī)補(bǔ)貼匯總表、明細(xì)表、公示明細(xì)表，全年農(nóng)機(jī)化工作內(nèi)容等，對(duì)這些電子信息檔案分別建立各自的文件夾，實(shí)行專門電腦保存管理，進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全。

第2篇：資產(chǎn)電子固定檔案范文

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；固定資產(chǎn)管理

中圖分類號(hào)：F230 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1673-291X（2011）18-0103-02

一、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在固定資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀

醫(yī)院固定資產(chǎn)管理是對(duì)各種資產(chǎn)從規(guī)劃、選購(gòu)、驗(yàn)收、安裝開始，經(jīng)過使用、維護(hù)維修，到更新改造、報(bào)廢為止的全過程。醫(yī)院固定資產(chǎn)品種多、數(shù)量大、運(yùn)用范圍廣，因此固定資產(chǎn)管理的復(fù)雜性制約著醫(yī)院整體信息化建設(shè)的進(jìn)程。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.固定資產(chǎn)購(gòu)置存在盲目性，重復(fù)浪費(fèi)投資嚴(yán)重。現(xiàn)行醫(yī)院固定資產(chǎn)管理模式管理手段落后，工作繁重，差錯(cuò)率高，對(duì)賬困難，造成監(jiān)管、審核不力，管理效能差，資產(chǎn)利用率低下，加之資產(chǎn)管理人員缺乏信息化專業(yè)知識(shí)和技能，這些都直接影響了固定資產(chǎn)管理效果低下，醫(yī)院固定資產(chǎn)缺乏統(tǒng)一的管理與跟蹤，一些部門追求小而全，從局部利益出發(fā)，盲目購(gòu)置設(shè)備，造成相同設(shè)備的重復(fù)購(gòu)置，造成極大的浪費(fèi)。

2.固定資產(chǎn)管理制度不健全或落實(shí)不到位。固定資產(chǎn)管理沒有統(tǒng)一部門，多頭管理。財(cái)務(wù)部門管理固定資產(chǎn)賬，總務(wù)部門管理房屋、家具，設(shè)備科管理儀器設(shè)備。各管各的，不能形成統(tǒng)一的固定資產(chǎn)賬目。造成固定資產(chǎn)物與各資產(chǎn)管理部門的明細(xì)信息不一致。

3.固定資產(chǎn)核算方法不完善，賬面價(jià)值失真。在尚未大范圍地使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時(shí)，固定資產(chǎn)管理由于信息化管理制度和機(jī)制不健全，缺乏網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支撐，醫(yī)院內(nèi)部固定資產(chǎn)財(cái)務(wù)部門、管理部門、職能部門、使用部門、維修部門之間信息沒有達(dá)到共享，獲取信息成本較高，對(duì)于固定資產(chǎn)的核算，財(cái)務(wù)部門、總務(wù)部門、設(shè)備部門等沒有統(tǒng)一的核算方法與要求。對(duì)于固定資產(chǎn)的折舊計(jì)提、維修、報(bào)廢、清理等缺乏統(tǒng)一的制度要求，從而導(dǎo)致賬面價(jià)值嚴(yán)重失真。

二、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院固定資產(chǎn)管理方面的優(yōu)勢(shì)

1.實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的統(tǒng)一化管理。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院統(tǒng)一的固定資產(chǎn)管理，建立醫(yī)院統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院全部固定資產(chǎn)的統(tǒng)一平臺(tái)管理。通過建立固定資產(chǎn)信息化管理平臺(tái)，確保醫(yī)院固定資產(chǎn)基礎(chǔ)信息的全面和完整，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理部門對(duì)固定資產(chǎn)的有效管理，加強(qiáng)監(jiān)控和審核功能，同時(shí)也為有效提高醫(yī)院資產(chǎn)利用率和使用效益提供了保障和可能。

2.有助于各級(jí)部門實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的在線管理。財(cái)務(wù)部門可以瀏覽、統(tǒng)計(jì)全院所有的固定資產(chǎn)賬目，并對(duì)固定資產(chǎn)賬進(jìn)行有效的管理；通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及資產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)能夠快速、準(zhǔn)確提供各項(xiàng)資產(chǎn)信息資料。總務(wù)、設(shè)備科等固定資產(chǎn)分管部門可以對(duì)本部門管理的固定資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)有效的管理與跟蹤；各固定資產(chǎn)使用部門能夠在線瀏覽、統(tǒng)計(jì)本部門的固定資產(chǎn)占用、使用情況，并能在線實(shí)現(xiàn)報(bào)修、報(bào)損、報(bào)廢等申請(qǐng)等。

3.實(shí)現(xiàn)快捷方便的資產(chǎn)清查。保證固定資產(chǎn)實(shí)物與固定資產(chǎn)信息及賬的一致性，是固定資產(chǎn)管理中的關(guān)鍵所在。所以，必須建立快捷方便的固定資產(chǎn)清查的手段，及時(shí)掌控醫(yī)院固定資產(chǎn)動(dòng)態(tài)，調(diào)整盤盈盤虧數(shù)據(jù)，真實(shí)反映固定資產(chǎn)信息資料，使固定資產(chǎn)實(shí)物賬、財(cái)務(wù)賬、網(wǎng)絡(luò)信息相符一致。

4.網(wǎng)絡(luò)資產(chǎn)管理應(yīng)具有的“強(qiáng)制性”優(yōu)勢(shì)。資產(chǎn)管理流程本身具有“強(qiáng)制性”的特點(diǎn)，它要求資產(chǎn)管理工作按照固定的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行。而基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)資產(chǎn)管理所研制的軟件正是按照這個(gè)特點(diǎn)進(jìn)行開發(fā)和設(shè)計(jì)。一方面，它避免了由于資產(chǎn)管理人員疏忽所造成的工作失誤，專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)資產(chǎn)管理軟件具有信息定期更新的功能。另一方面，它也杜絕了由于資產(chǎn)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、技術(shù)管理水平低下、工作粗心大意等所造成的固定資產(chǎn)漏報(bào)、流失等現(xiàn)象。

三、提升計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院固定資產(chǎn)管理質(zhì)量建議及措施

1.健全和理順領(lǐng)導(dǎo)體制和管理體制。首先，領(lǐng)導(dǎo)要重視，提高相關(guān)人員對(duì)資產(chǎn)管理的認(rèn)識(shí)水平。醫(yī)院應(yīng)將固定資產(chǎn)的網(wǎng)絡(luò)化管理作為一項(xiàng)重要內(nèi)容，列入工作目標(biāo)，并自覺接受和配合有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，確保固定資產(chǎn)的安全完整。其次，加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)力量，建立資產(chǎn)管理責(zé)任機(jī)制，建立健全固定資產(chǎn)管理制度，提高日常管理水平。在組織機(jī)構(gòu)方面，醫(yī)院應(yīng)在固定資產(chǎn)管理部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，按照分級(jí)管理的辦法，加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)，并全面實(shí)施資產(chǎn)管理責(zé)任機(jī)制，明確責(zé)任人。實(shí)行單位主要領(lǐng)導(dǎo)為全面責(zé)任人，分管領(lǐng)導(dǎo)為主要責(zé)任人，使用部門負(fù)責(zé)人為直接責(zé)任人的三級(jí)管理責(zé)任制，并明確相關(guān)責(zé)任人的職責(zé)范圍，從而層層分解資產(chǎn)管理的責(zé)任，并真正落實(shí)到人。

2.提高固定資產(chǎn)管理人員的業(yè)務(wù)水平?；诰W(wǎng)絡(luò)化的固定資產(chǎn)管理模式既要求管理人員具有豐富的資產(chǎn)管理方面的專業(yè)知識(shí)，又要求管理人員適合信息化時(shí)代的發(fā)展要求，具有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的基礎(chǔ)知識(shí)。而目前醫(yī)院固定資產(chǎn)管理人員結(jié)構(gòu)配備相當(dāng)薄弱，專業(yè)知識(shí)較為缺乏，綜合性人才少，不少人員參加資產(chǎn)管理時(shí)間較短，直接影響了醫(yī)院資產(chǎn)管理整體水平的提高。因此，造就培養(yǎng)一批既有豐富的資產(chǎn)管理方面的專業(yè)知識(shí)，又有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)知識(shí)的高水平國(guó)有資產(chǎn)管理隊(duì)伍，已經(jīng)成為醫(yī)院固定資產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的必然要求。

3.認(rèn)真開展固定資產(chǎn)清查工作，建立基本應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)。在醫(yī)院固定資產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)建成之初，醫(yī)院應(yīng)該進(jìn)行詳細(xì)的固定資產(chǎn)清查工作。由于很多資產(chǎn)管理人員對(duì)此工作不太重視，工作責(zé)任心不強(qiáng)，而資產(chǎn)初始數(shù)據(jù)恰恰是實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)化管理的依據(jù)，如果醫(yī)院的日常固定資產(chǎn)清查工作不徹底，就不能滿足資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)化管理的要求，同時(shí)也是造成資產(chǎn)管理工作混亂的根源。所以，醫(yī)院必須認(rèn)真進(jìn)行詳細(xì)、徹底的固定資產(chǎn)清查工作。在認(rèn)真開展固定資產(chǎn)清查工作的基礎(chǔ)上，按照固定資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的規(guī)范要求，建立其對(duì)應(yīng)的信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，主要包括資產(chǎn)存放地點(diǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)、資產(chǎn)使用單位數(shù)據(jù)庫(kù)、單位資產(chǎn)使用人員數(shù)據(jù)庫(kù)等。

4.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的日常維護(hù)。網(wǎng)絡(luò)化資產(chǎn)管理系統(tǒng)的建成，能夠提高醫(yī)院固定資產(chǎn)管理的水平和層次。但網(wǎng)絡(luò)化資產(chǎn)管理系統(tǒng)，只是為醫(yī)院資產(chǎn)管理人員和使用人員提供了既方便又簡(jiǎn)捷的管理與交流的平臺(tái)。網(wǎng)絡(luò)化資產(chǎn)管理系統(tǒng)功能的有效發(fā)揮取決于網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，而日常精心維護(hù)是保證網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)。所以，必須加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)化資產(chǎn)管理系統(tǒng)維護(hù)的人力、物力和財(cái)力的投入，確保網(wǎng)絡(luò)化資產(chǎn)管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。雖然醫(yī)院的固定資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)化管理尚處于起步階段，固定資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)化管理模式由于其自身的優(yōu)勢(shì)，必將在未來幾年的資產(chǎn)管理中得到快速的應(yīng)用和實(shí)施。同時(shí)我們也還應(yīng)該認(rèn)識(shí)到在實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的網(wǎng)絡(luò)化管理的過程中，還必然會(huì)碰到一系列的問題，需要不斷改進(jìn)和完善，使之為醫(yī)院的資產(chǎn)保值增值打下良好的基礎(chǔ)。

5.為資產(chǎn)維修保養(yǎng)提供便利，提高設(shè)備利用率。在對(duì)醫(yī)院固定資產(chǎn)中醫(yī)療設(shè)備的檢修方面，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以按預(yù)先設(shè)定好的每種醫(yī)療設(shè)備需保養(yǎng)維護(hù)的時(shí)間，每月自動(dòng)提示需要保養(yǎng)維護(hù)設(shè)備的信息，該信息可按使用科室或設(shè)備類型提供檢索方式，方便維護(hù)人員進(jìn)行有針對(duì)性的設(shè)備巡檢和維護(hù)。同時(shí)每次巡檢維護(hù)的記錄會(huì)自動(dòng)記錄到手持巡檢終端上，并可根據(jù)需要上傳到管理系統(tǒng)進(jìn)行分析、記錄和評(píng)估設(shè)備的運(yùn)行情況和使用情況。應(yīng)用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)后，在建立紙質(zhì)永久檔案的同時(shí)，充分利用該系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，建立醫(yī)院所有醫(yī)療設(shè)備的電子檔案，包括名稱、型號(hào)、編號(hào)、類別、使用單位、使用說明書、維修手冊(cè)、電路圖等等。這樣相關(guān)科室在查詢時(shí)只要提供有關(guān)該設(shè)備的任意信息，就可以直接從數(shù)據(jù)庫(kù)中篩選出所需資料，大大提高工作效率。維修人員再也不用花費(fèi)大量時(shí)間查詢資產(chǎn)信息，而且所有設(shè)備的信息為所有技術(shù)人員及管理者共享。

6.降低資產(chǎn)清查盤點(diǎn)工作量，及時(shí)掌握資產(chǎn)情況。手工方式下，不能實(shí)時(shí)地統(tǒng)計(jì)出固定資產(chǎn)具體情況，相關(guān)信息難以獲取，更不用說獲得綜合的統(tǒng)計(jì)分析資料。使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)以后，購(gòu)入每一件固定資產(chǎn)以后都必須及時(shí)登記，錄入電子標(biāo)簽納入系統(tǒng)管理，對(duì)資產(chǎn)定期或不定期的進(jìn)行全面或局部的清查工作時(shí)，手持閱讀器進(jìn)入資產(chǎn)存放場(chǎng)地，電子標(biāo)簽信息被閱讀器自動(dòng)閱讀，并可同時(shí)閱讀多個(gè)標(biāo)簽，大大降低了清查工作量，縮短清查時(shí)間。由于手持閱讀器的信息與每個(gè)電子標(biāo)簽信息是一一對(duì)應(yīng)的，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，就保證了清查過程中的準(zhǔn)確性和完全性，避免工作疏漏的產(chǎn)生。清查工作使用網(wǎng)絡(luò)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)后，賬務(wù)核對(duì)、編制報(bào)表工作基本可以同步完成，大大提高工作效率。資產(chǎn)管理部門能準(zhǔn)確判斷部門資產(chǎn)的賬實(shí)情況，通過系統(tǒng)靈活的信息查詢功能，管理者可方便地查詢不同資產(chǎn)的數(shù)據(jù)，可以隨時(shí)了解固定資產(chǎn)在各個(gè)部門的分配、使用情況并據(jù)此進(jìn)行部門間配置或其他處理。

四、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院固定資產(chǎn)管理方面的應(yīng)用展望

首先，提高了工作效率。實(shí)施網(wǎng)絡(luò)固定資產(chǎn)信息化管理后，手工填寫固定資產(chǎn)卡變成了系統(tǒng)打印，人工查詢變成了網(wǎng)絡(luò)查詢，電子賬簿取代了手工賬簿，電子檔案取代了紙質(zhì)檔案，人工折舊計(jì)算被軟件取代，提高了工作效率；其次，實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)的全程監(jiān)控管理。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的高度集成化，使固定資產(chǎn)前、中、后期的管理工作融為一體，保持良好的連貫性，真正實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)的全方位、全程跟蹤管理；最后，實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)的可追溯管理。通過建立固定資產(chǎn)唯一的條形碼標(biāo)識(shí)，建立固定資產(chǎn)管理部門、使用部門等對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)的一一對(duì)應(yīng)管理，確保了固定資產(chǎn)的正向、反向追溯，對(duì)防止固定資產(chǎn)流失起了很大作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]沈崇德.移動(dòng)醫(yī)院資產(chǎn)管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2008，(3).

[2]李俊磊.醫(yī)院固定資產(chǎn)管理[J].財(cái)會(huì)研究，2009，(9).

第3篇：資產(chǎn)電子固定檔案范文

為提高霍爾果斯口岸衛(wèi)生檢疫核心能力建設(shè)、防止境外病蟲害侵入、促進(jìn)地方外貿(mào)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，國(guó)家質(zhì)檢總局加大對(duì)霍爾果斯檢驗(yàn)檢疫工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和設(shè)備投入，霍爾果斯檢驗(yàn)檢疫局固定資產(chǎn)的數(shù)量和金額均急遽增加，對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行便捷且有效管理的重要性日益凸顯，搭建資產(chǎn)管理信息化系統(tǒng)勢(shì)在必行。

【關(guān)鍵詞】檢驗(yàn)檢疫 資產(chǎn)管理 信息化系統(tǒng)

隨著我國(guó)向西開放重大戰(zhàn)略的不斷深化，國(guó)家采取若干重大舉措，積極將霍爾果斯市建設(shè)成為向西開放的重要窗口、絲綢之路經(jīng)濟(jì)帶的核心支點(diǎn)和推動(dòng)新疆跨越式發(fā)展新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)。為提高霍爾果斯口岸衛(wèi)生檢疫核心能力建設(shè)、防止境外病蟲害侵入、促進(jìn)地方外貿(mào)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，國(guó)家質(zhì)檢總局加大對(duì)霍爾果斯檢驗(yàn)檢疫工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和設(shè)備投入，霍爾果斯檢驗(yàn)檢疫局固定資產(chǎn)的數(shù)量和金額均急遽增加，對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行便捷且有效管理的重要性日益凸顯。

1 現(xiàn)有資產(chǎn)管理流程中存在問題

在現(xiàn)有資產(chǎn)管理流程的各個(gè)環(huán)節(jié)中，資產(chǎn)管理員均需要填寫各類記錄表單并打印，隨后安排相關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行簽字確認(rèn)，再將紙質(zhì)文件交財(cái)務(wù)主管部門或科技主管部門進(jìn)行申請(qǐng)、審核、論證、批準(zhǔn)、執(zhí)行。在此過程中，現(xiàn)有資產(chǎn)管理流程存在以下問題：

（1）由于工作的需要，霍爾果斯檢驗(yàn)檢疫局辦公地點(diǎn)比較分散，而整個(gè)流程中，記錄表單需要流轉(zhuǎn)多個(gè)單位或部門，并由相關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行手工簽字，完成要求的所有簽字有時(shí)會(huì)花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間，無形中延遲了記錄表單的填寫與上報(bào)時(shí)間，影響工作效率。

（2）隨著工作的發(fā)展，資產(chǎn)數(shù)量與日俱增，與之對(duì)應(yīng)的各式記錄表單紙質(zhì)檔案數(shù)目也隨之增長(zhǎng)，紙質(zhì)檔案因存在占據(jù)空間大、保存環(huán)境要求嚴(yán)格、調(diào)閱過程用時(shí)較長(zhǎng)等問題，在資產(chǎn)的日常管理過程中存在很大的不便。

2 資產(chǎn)管理信息化系統(tǒng)建設(shè)構(gòu)想

因?yàn)楝F(xiàn)有資產(chǎn)管理流程存在以上問題，為了更好更便捷管理資產(chǎn)，現(xiàn)對(duì)霍爾果斯檢驗(yàn)檢疫局資產(chǎn)管理提出信息化建設(shè)構(gòu)想。

2.1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)為B/S （瀏覽器/服務(wù)器）架構(gòu)與C/S （客戶機(jī)/服務(wù)器）架構(gòu)結(jié)合體系結(jié)構(gòu)，既保證瀏覽查詢者方便操作、系統(tǒng)更新簡(jiǎn)單、維護(hù)簡(jiǎn)單靈活且易于操作，又滿足硬件設(shè)備在暫時(shí)無網(wǎng)絡(luò)情況下正常錄入信息的要求。

2.2 系統(tǒng)組成

系統(tǒng)軟件分為瀏覽器和單機(jī)應(yīng)用程序兩個(gè)組成部分，將所有涉及到資產(chǎn)管理的若干記錄表單（如驗(yàn)收、調(diào)撥等記錄）通過軟件寫入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)用戶的等級(jí)權(quán)限，既可通過檢驗(yàn)檢疫內(nèi)網(wǎng)登陸瀏覽器進(jìn)行記錄的填寫、電子簽名與簽章、上報(bào)、查詢、統(tǒng)計(jì)，又可通過單機(jī)與PDA等移動(dòng)終端上的應(yīng)用程序進(jìn)行填寫，查詢，而且單機(jī)版應(yīng)用程序采集的數(shù)據(jù)可以通過有線或無線等方式方便的進(jìn)行導(dǎo)入或?qū)С?，方便?shù)據(jù)的傳輸和查詢。此外，系統(tǒng)軟件可以按照相關(guān)規(guī)定要求對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中保存的所有資產(chǎn)形成資產(chǎn)標(biāo)簽信息。

2.3 系統(tǒng)需配有專用硬件設(shè)備

具體包括：手持無線移動(dòng)終端設(shè)備與RFID（射頻識(shí)別）打印機(jī)。其中，手持無線移動(dòng)終端設(shè)備具備藍(lán)牙和Wi-Fi（或3G）功能，可與數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行有線或無線連接進(jìn)而采集設(shè)備圖片，支持電子簽名與電子簽章，有RFID技術(shù)的標(biāo)簽管理功能；RFID（射頻識(shí)別）打印機(jī)，將系統(tǒng)軟件形成的資產(chǎn)標(biāo)簽信息進(jìn)行打印，加貼在標(biāo)簽對(duì)應(yīng)的資產(chǎn)上，使用此種標(biāo)簽具有讀取距離大、使用壽命長(zhǎng)、標(biāo)簽信息安全性高、存儲(chǔ)信息可以更改等優(yōu)點(diǎn)，方便資產(chǎn)的調(diào)撥、閑置、報(bào)廢等后續(xù)管理。

2.4 系統(tǒng)工作過程

集中采購(gòu)設(shè)備到貨后，按照規(guī)定要求，資產(chǎn)管理員與使用科室負(fù)責(zé)人、設(shè)備管理員需要及時(shí)進(jìn)行設(shè)備驗(yàn)收，通過手持無線移動(dòng)終端設(shè)備調(diào)出受控的設(shè)備驗(yàn)收單，逐項(xiàng)進(jìn)行填寫，在設(shè)備驗(yàn)收人、設(shè)備保管人、使用單位領(lǐng)導(dǎo)等需要簽字的地方進(jìn)行電子簽名，需要加蓋公章處，由有公章使用授權(quán)的人員進(jìn)行授權(quán)加蓋電子公章，完成驗(yàn)收工作。

驗(yàn)收完成后，手持終端設(shè)備中的驗(yàn)收單可通過有線或無線方式傳到資產(chǎn)管理員計(jì)算機(jī)設(shè)備中，既便于數(shù)據(jù)備份又便于使用瀏覽器通過內(nèi)網(wǎng)發(fā)送給上級(jí)資產(chǎn)管理人員進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后即可轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)人員入賬。財(cái)務(wù)人員根據(jù)資產(chǎn)管理規(guī)定和本局實(shí)際情況，對(duì)設(shè)備進(jìn)行資產(chǎn)編號(hào)，通過填寫系統(tǒng)中的設(shè)備調(diào)撥單將設(shè)備調(diào)撥至使用單位，使用單位通過RFID（射頻識(shí)別）打印機(jī)打印設(shè)備標(biāo)簽并加貼與設(shè)備之上。

在之后的資產(chǎn)清查、調(diào)撥、處理過程中，均可通過手持無線移動(dòng)終端設(shè)備應(yīng)用程序或內(nèi)網(wǎng)瀏覽器登錄系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)記錄的填寫與上報(bào)，方便資產(chǎn)管理人員對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤與管理。

3 資產(chǎn)管理信息化系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)

3.1 使用方便

將B/S架構(gòu)與C/S架構(gòu)結(jié)合，既方便使用者使用瀏覽器進(jìn)行設(shè)備管理，甚至出差在外的工作人員也可通過VPN密鑰登陸檢驗(yàn)檢疫內(nèi)網(wǎng)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作，又滿足硬件設(shè)備在暫時(shí)無網(wǎng)絡(luò)情況下正常錄入或查詢信息的要求。

3.2 節(jié)約成本

通過電子簽名與電子簽章的應(yīng)用，使設(shè)備管理中各類記錄表單填寫與流轉(zhuǎn)時(shí)間大大降低，加快了記錄表單的填寫與上報(bào)速度，節(jié)約時(shí)間成本，提升工作效率；電子記錄表單的應(yīng)用減少了紙質(zhì)表單打印數(shù)量，減少紙張使用，節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)。

3.3 便于管理

電子檔案在存儲(chǔ)空間、保存環(huán)境等方面的要求遠(yuǎn)低于紙質(zhì)檔案，且調(diào)閱查詢方便快捷；系統(tǒng)內(nèi)存儲(chǔ)的資產(chǎn)電子信息記錄，方便資產(chǎn)管理人員對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤與管理。

參考文獻(xiàn)

[1]趙恒.論事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息化與科學(xué)化[J].企業(yè)文化（下旬刊），2015（1）：117-118.

[2]羅之玉，楊雨晴，涂亞運(yùn).高度網(wǎng)絡(luò)化下企業(yè)資產(chǎn)管理研究[J].大觀周刊， 2012（44）：154-155.

作者簡(jiǎn)介

劉姝（1983-），女，河北省滄州市人。電子信息工程本科，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)在職研究生?，F(xiàn)為中華人民共和國(guó)霍爾果斯出入境檢驗(yàn)檢疫局科員，從事網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)維與國(guó)有資產(chǎn)管理。

第4篇：資產(chǎn)電子固定檔案范文

系統(tǒng)建設(shè)共分兩期，目前第一期建設(shè)主要解決局（館）內(nèi)部基本辦公服務(wù)，主要包括：文件管理、行政管理、個(gè)人辦公、黨務(wù)工作、公共管理等5個(gè)一級(jí)模塊和31個(gè)二級(jí)模塊。1.文件管理。文件管理功能主要包括公文辦理、文件檢索、信息報(bào)送和內(nèi)部交流四個(gè)二級(jí)功能模塊。（1）公文辦理。建設(shè)公文辦理模塊，實(shí)現(xiàn)單位對(duì)外的公文收發(fā)，內(nèi)部的文件傳閱、收文辦理、文件簽發(fā)等各種公文辦理流程，同時(shí)在流轉(zhuǎn)過程中，可以與郵件系統(tǒng)和短信系統(tǒng)相結(jié)合，在發(fā)送公文后實(shí)時(shí)以短信、郵件的形式告知收文人或者審核人，還可通過郵件系統(tǒng)將公文發(fā)送狀態(tài)反饋給發(fā)送人。（2）文件檢索。實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)文件的全文查詢、關(guān)聯(lián)檢索、互動(dòng)評(píng)價(jià)、分類統(tǒng)計(jì)等功能。實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的不同維度的查找，并且在統(tǒng)一視圖中，展現(xiàn)文件的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為全面呈現(xiàn)文件信息提供途徑。（3）信息報(bào)送。信息報(bào)送模塊主要實(shí)現(xiàn)各科室將信息向辦公室信息管理人員的報(bào)送服務(wù)，支持多部門、多級(jí)信息的報(bào)送管理。還可實(shí)現(xiàn)報(bào)送信息的留存以及統(tǒng)計(jì)匯總功能。（4）內(nèi)部交流。實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的交流互動(dòng)，支持各科將意見、請(qǐng)示向局領(lǐng)導(dǎo)的報(bào)送，局領(lǐng)導(dǎo)可進(jìn)行審閱、批示及反饋。支持各科室向其他科室發(fā)送工作計(jì)劃或方案，并由其他各科室提供反饋意見或材料（材料支持文字、圖片、視頻等格式）。2.行政管理。主要包括會(huì)議管理、加班管理、用餐管理、值班管理、考勤管理、用章管理、資金申請(qǐng)、車輛管理、辦公用品管理、固定資產(chǎn)管理、通知通告、圖片新聞等行政管理功能。通過網(wǎng)絡(luò)化和電子化管理，將原有復(fù)雜繁瑣的行政管理流程簡(jiǎn)化，申請(qǐng)人通過自動(dòng)化系統(tǒng)將申請(qǐng)表單直接流轉(zhuǎn)到下一個(gè)責(zé)任人，相關(guān)責(zé)任人根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，待整個(gè)流程結(jié)束后反饋至申請(qǐng)人，申請(qǐng)人可實(shí)時(shí)掌握審批流程和進(jìn)度，進(jìn)行相應(yīng)的催辦。另外，系統(tǒng)具備各個(gè)功能模塊的統(tǒng)計(jì)功能，可以按照部門或者時(shí)間分類自動(dòng)生成各種統(tǒng)計(jì)表單，避免原有紙質(zhì)統(tǒng)計(jì)表格的繁瑣和可能的錯(cuò)誤。辦公用品和固定資產(chǎn)管理可以根據(jù)辦公用品和固定資產(chǎn)的全部生命周期進(jìn)行管理，支持實(shí)時(shí)查詢。通知通告和圖片新聞欄目在系統(tǒng)首頁醒目位置，通知通告以文檔的形式方便快捷地和維護(hù)相關(guān)文檔，及時(shí)顯示在首頁便于用戶查詢。3.個(gè)人辦公。主要功能包括日程管理、待辦提醒、短信辦公、工作通訊錄等模塊。日程管理主要是為每一個(gè)工作人員提供日程安排、日志記錄、日程提醒的電子化管理。個(gè)人日程提供檢索功能，同時(shí)提供日志功能、月匯總功能，便于個(gè)人總結(jié)。待辦提醒主要是為每一個(gè)工作人員提供代辦任務(wù)、未讀郵件、日程安排等的提醒。提醒可以采用短信提醒、系統(tǒng)首頁提示等的方式。短信辦公是建設(shè)基于移動(dòng)終端的短信辦公，包括短信收發(fā)、短信文件批復(fù)、通知公告、待辦文件提醒、日程提醒功能。工作通訊錄記錄全局工作通訊錄，將相關(guān)的部門、人員的聯(lián)系方式統(tǒng)一管理和展現(xiàn)，提供全區(qū)公共的通訊錄，以便工作人員查詢使用。4.黨務(wù)工作。主要功能包括公開公示、規(guī)章制度、理論學(xué)習(xí)和支部活動(dòng)等模塊。通過文件式模塊，適宜內(nèi)部公開的黨務(wù)公開文件、公示、規(guī)章制度、理論學(xué)習(xí)文件、支部交流活動(dòng)等。5.公共管理。通過文件式模塊檔案政策法規(guī)、相關(guān)管理制度，建立局（館）內(nèi)部交流互動(dòng)的平臺(tái)，檔案工作期刊及其他內(nèi)部刊物，支持局（館）內(nèi)部文檔、視頻、圖片等多種格式相關(guān)資料的下載，使工作人員可以便捷地下載使用。檔案知識(shí)及法律法規(guī)等內(nèi)容工會(huì)的相關(guān)政策、組織活動(dòng)等內(nèi)容，使工作人員可以便捷地檢索查閱。

二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用及實(shí)踐

1.典型模塊———公文收文管理。本模塊用于上級(jí)機(jī)關(guān)、相關(guān)部門和下級(jí)單位主送或抄送本單位的來文、來函、來電及各種重要資料等進(jìn)行登記、呈批、辦理、歸檔，提供查詢和對(duì)收文全過程的有效控制和跟蹤。在設(shè)計(jì)過程中采用工作流的方法，對(duì)不同角色的用戶進(jìn)行權(quán)限及路徑設(shè)置，保證文件信息的正常流轉(zhuǎn)。2.門戶設(shè)計(jì)。首頁門戶本著美觀、簡(jiǎn)單、實(shí)用的原則進(jìn)行設(shè)計(jì)，在主頁設(shè)計(jì)方面貼近檔案工作，添加了不少檔案密集架、大樓等元素，力求美觀舒適。將用戶需要的應(yīng)用內(nèi)容展現(xiàn)到門戶系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息的統(tǒng)一界面展現(xiàn)。主要包括信息展示、待辦任務(wù)、待閱郵件以及其他共享信息等功能。3.系統(tǒng)上線測(cè)試及使用效果。系統(tǒng)于2013年初正式上線啟用，經(jīng)過兩次內(nèi)部培訓(xùn)，在試用期中發(fā)現(xiàn)了一些工作流程和表單的設(shè)計(jì)問題，及時(shí)進(jìn)行了修正。每個(gè)用戶均有獨(dú)立用戶名和密碼，密碼需定期修改，登錄地點(diǎn)僅限于辦公場(chǎng)所，保證了文件的安全性。用戶根據(jù)角色進(jìn)行權(quán)限配置，用戶信息及相關(guān)信息可以提前設(shè)置。通過一年的使用，該系統(tǒng)現(xiàn)已經(jīng)正式使用，無紙化辦公的好處得以充分體現(xiàn)，局（館）辦公效率大大提高，紙張等成本得到有效控制，單位使用人員的信息化水平均有所提升,電子文件加強(qiáng)管理效果顯著。

三、未來展望

第5篇：資產(chǎn)電子固定檔案范文

摘 要 為提高財(cái)務(wù)管理水平，以細(xì)化基礎(chǔ)工作為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)公司財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，探索財(cái)務(wù)電子檔案管理，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的創(chuàng)新。本課題通過研究財(cái)務(wù)電子檔案管理，結(jié)合公司財(cái)務(wù)制度要求，探索公司財(cái)務(wù)電子檔案的方式和方法，對(duì)于財(cái)務(wù)管理信息化具有重要意義，創(chuàng)新思路使財(cái)務(wù)檔案工作實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化和科學(xué)化管理，使其在公司建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮重要作用。

關(guān)鍵詞 財(cái)務(wù) 電子檔案 管理 研究

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案大都以紙質(zhì)為載體，不能適應(yīng)財(cái)務(wù)檔案管理的信息化要求，必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財(cái)務(wù)電子檔案就是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)采集源泉和基地，通過分類整理和網(wǎng)絡(luò)共享，最終為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財(cái)務(wù)人員處理和運(yùn)用。

一、財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

（一）財(cái)務(wù)檔案分類

隨著公司電力事業(yè)的快速發(fā)展和經(jīng)營(yíng)管理水平的提高，財(cái)務(wù)檔案資料也日趨增多，主要分為會(huì)計(jì)檔案和財(cái)務(wù)管理文件兩大類。

會(huì)計(jì)檔案指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。

會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。

財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

財(cái)務(wù)管理文件：指除會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料外的財(cái)務(wù)管理制度、計(jì)劃批文、通知等各類財(cái)務(wù)管理資料，是財(cái)務(wù)檔案的重要組成部分。財(cái)務(wù)集約化管理的不斷深入，財(cái)務(wù)管理文件的積累呈現(xiàn)多元化趨勢(shì)。財(cái)務(wù)管理制度包括預(yù)算管理、會(huì)計(jì)核算、工程管理、資金管理、資產(chǎn)管理、資本運(yùn)營(yíng)、財(cái)務(wù)評(píng)價(jià)與考核等。

（二）財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定

自1999年以來采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，保存會(huì)計(jì)檔案實(shí)行電子存檔和紙質(zhì)存檔制，2004年的《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理進(jìn)行的明確的規(guī)定，電算化會(huì)計(jì)檔案指儲(chǔ)存在磁盤或其他存儲(chǔ)介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序，以及打印輸出的各種賬簿、報(bào)表、憑證等核算數(shù)據(jù)和系統(tǒng)開發(fā)中的全部文檔資料。打印輸出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料按照《會(huì)計(jì)檔案管理制度》進(jìn)行歸檔管理，儲(chǔ)存在硬盤上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)建立定期備份制度，實(shí)行電子備份，按年度進(jìn)行刻盤存檔。

二、財(cái)務(wù)檔案管理趨勢(shì)

為規(guī)范和加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理，公司已經(jīng)建立了涵蓋生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)全過程的財(cái)務(wù)管理體系，隨著財(cái)務(wù)信息多元化的發(fā)展，積累了豐富的財(cái)務(wù)管理文件，必須實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化電子檔案管理轉(zhuǎn)變，才能充分發(fā)揮財(cái)務(wù)管理文件的指導(dǎo)作用。財(cái)務(wù)電子檔案將是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地，通過實(shí)時(shí)更新和共享，及時(shí)、準(zhǔn)確地為經(jīng)營(yíng)決策提供依據(jù)，電子檔案將成為財(cái)務(wù)檔案管理的主要形式。

（一）財(cái)務(wù)電子檔案能夠提供財(cái)務(wù)檔案信息方便快捷的服務(wù)方式

數(shù)字化的財(cái)務(wù)電子檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)的遠(yuǎn)程利用，提供方便快捷的財(cái)務(wù)檔案信息服務(wù)方式和途徑。

（二）財(cái)務(wù)電子檔案能夠使不同載體形式的財(cái)務(wù)檔案信息得到轉(zhuǎn)化與再現(xiàn)

根據(jù)財(cái)務(wù)檔案載體形式的不同，可以將電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式的財(cái)務(wù)檔案信息經(jīng)過數(shù)字轉(zhuǎn)換，并再現(xiàn)其它載體檔案信息的真實(shí)內(nèi)容，既加強(qiáng)管理又方便應(yīng)用。

（三）財(cái)務(wù)電子檔案為財(cái)務(wù)管理水平的提高奠定基礎(chǔ)

在當(dāng)今信息化和數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案信息數(shù)字化是財(cái)務(wù)電子檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)和方向，財(cái)務(wù)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化工作有利于財(cái)務(wù)信息的推廣，為財(cái)務(wù)管理水平的提高做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備。

（四）財(cái)務(wù)電子檔案為財(cái)務(wù)信息體系的完善創(chuàng)造條件

隨著無紙辦公和電子文檔的普遍應(yīng)用，財(cái)務(wù)電子檔案與紙制檔案共同組成完整的財(cái)務(wù)檔案信息庫(kù)，為財(cái)務(wù)信息體系的完善創(chuàng)造條件。

三、財(cái)務(wù)電子檔案管理面臨的難題

原始性問題。對(duì)于紙質(zhì)檔案來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章、紙張制成材料等使內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。電子檔案內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。很難對(duì)電子檔案的原始性進(jìn)行認(rèn)定。

真實(shí)性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。

完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，篡改信息、信息外泄，都會(huì)直接損害電子檔案的安全。

四、財(cái)務(wù)電子檔案管理保障措施

（一）采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性

在形成電子檔案的同時(shí)，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程的原數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改。

（二）建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式

因?yàn)樨?cái)務(wù)管理資料來源廣泛，形式多樣，無法統(tǒng)一，如電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式，財(cái)務(wù)電子檔案需要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一格式的轉(zhuǎn)換，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式。

（三）應(yīng)用的安全性

財(cái)務(wù)電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資料上傳、信息共享，可根據(jù)設(shè)定的檔案密級(jí)按部門按專業(yè)按用戶級(jí)別配置訪問權(quán)限，可在權(quán)限允許范圍內(nèi)下載檔案。同時(shí)日志庫(kù)自動(dòng)記錄對(duì)電子檔案庫(kù)的所有檢索、調(diào)檔、增加、刪除、修改等操作。

（四）明確紙質(zhì)檔案與電子檔案要長(zhǎng)期并存并保持一致

紙質(zhì)檔案與電子檔案屬于兩種不同載體的檔案，必須明確紙質(zhì)檔案與電子檔案長(zhǎng)期并存的“雙軌制”，即在保存電子文件的同時(shí)，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質(zhì)文件來保存。同時(shí)，還要注意兩種不同載體檔案的一致性，特別是在電子檔案編號(hào)、更改、更新時(shí)更應(yīng)注意電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)相符。

五、財(cái)務(wù)電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

財(cái)務(wù)信息的隨時(shí)更新?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為實(shí)現(xiàn)電子檔案管理提供了快捷的管理手段、共享的信息平臺(tái)，開辟了信息利用的快速途徑，將過去的集中建檔，改為平時(shí)隨時(shí)整理建檔。集中的工作量，變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了?cái)務(wù)信息管理水平，財(cái)務(wù)電子檔案及時(shí)得到更新，便于檢索利用。

靈活便利地檢索。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時(shí)將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類、組合，可以任意組成各種信息體系。因此，“文件”作為基本保管單位，使信息分類方式得以根據(jù)需要進(jìn)行自主編輯。

充實(shí)的業(yè)務(wù)平臺(tái)。財(cái)務(wù)電子檔案庫(kù)中匯集了反映公司各項(xiàng)財(cái)務(wù)政策沿革、內(nèi)控制度體系的完善、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)依據(jù)等財(cái)務(wù)管理資料，為財(cái)務(wù)人員提供了豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)和規(guī)范，為專業(yè)部室提供了遵循原則、為領(lǐng)導(dǎo)層提供了決策依據(jù)。

第6篇：資產(chǎn)電子固定檔案范文

[關(guān)鍵詞]云存儲(chǔ)；檔案；管理；信息

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.108

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）04-0-02

0 引 言

云計(jì)算是計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)概念的延伸，側(cè)重于數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與管理，云存儲(chǔ)是集數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與管理為核心的云計(jì)算系統(tǒng)，在檔案管理上帶來了重要的變化，使檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化變?yōu)榭赡?。?shù)字檔案主要指的是在分布式計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，利用數(shù)字技術(shù)、多媒體技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)建、獲取、存儲(chǔ)、處理及數(shù)字檔案信息的技術(shù)。

1 云存儲(chǔ)對(duì)檔案管理的影響

1.1 云存儲(chǔ)的海量存儲(chǔ)性可存儲(chǔ)大量的檔案信息

檔案資料存儲(chǔ)是一項(xiàng)工作量大、數(shù)據(jù)繁雜、內(nèi)容豐富的一項(xiàng)復(fù)雜性工作，檔案管理工作更是一項(xiàng)令人頭疼的問題，海量數(shù)據(jù)占據(jù)的存儲(chǔ)空間更多更大。而計(jì)算機(jī)云存儲(chǔ)具有可擴(kuò)容性，通過容量的擴(kuò)展，可以存儲(chǔ)海量信息及緩解計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)空間不足的現(xiàn)狀。

1.2 云存儲(chǔ)資源共享性有利于各部門利用檔案信息

檔案管理單位，將檔案資源存入云存儲(chǔ)中，通過云技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)不同機(jī)構(gòu)間的信息調(diào)用與資源共享，避免了檔案信息數(shù)據(jù)的重復(fù)存取，避免了大量繁復(fù)的勞動(dòng)。云存儲(chǔ)的資源共享性，不僅包括檔案的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，還包括各種部門對(duì)各種數(shù)據(jù)的調(diào)用與存儲(chǔ)，有利于對(duì)固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，包括企業(yè)固定資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)、資產(chǎn)明細(xì)、資產(chǎn)盤點(diǎn)情況數(shù)據(jù)及月度資產(chǎn)變動(dòng)數(shù)據(jù)。所有的有關(guān)固定資產(chǎn)情況數(shù)據(jù)，量大且繁雜，歸類存儲(chǔ)以后，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)共享，其管理部門可以適時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)固定資產(chǎn)情況的摸底與盤查；又如：在社會(huì)醫(yī)保信息查詢方面，部分醫(yī)保人員為了及時(shí)掌握自身醫(yī)保情況，往往需要對(duì)醫(yī)保信息進(jìn)行了解，實(shí)現(xiàn)醫(yī)保信息云存儲(chǔ)的資源共享以后，可以使醫(yī)保人員在家，或者在其他移動(dòng)終端，輕易地根據(jù)個(gè)人信息情況調(diào)出醫(yī)保信息，隨時(shí)隨地掌握醫(yī)保檔案信息，即節(jié)省了時(shí)間，又節(jié)省了勞動(dòng)量和社會(huì)資源；再如：在職工住房公積金的查詢方面，住房公積金信息實(shí)現(xiàn)云存儲(chǔ)以后，可以異地通過各種途徑，如網(wǎng)絡(luò)、移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)等載體，快速地查詢到個(gè)人公積金賬戶信息，這是云存儲(chǔ)資源共享性帶來的便利。

1.3 云存儲(chǔ)降低了紙質(zhì)檔案的維護(hù)費(fèi)用

紙質(zhì)檔案在運(yùn)營(yíng)維護(hù)上的工作量是極其巨大的，傳統(tǒng)的檔案管理中，需要投入大量的財(cái)力、物力、人力，例如：云南省農(nóng)科院的固定資產(chǎn)、醫(yī)保信息、機(jī)關(guān)車輛、職工住房公積金及勞資系統(tǒng)等檔案資源，其數(shù)量龐大，所以占用空間較大；在管理方面資源耗費(fèi)大，如檔案材料在建檔過程中，需要根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類分級(jí)進(jìn)行立檔，這即是一項(xiàng)十分龐大的工作量；紙質(zhì)檔案在保存上，需要防老化、防潮、防蟲等，雖然都有相應(yīng)的保存技術(shù)，但是均需要耗費(fèi)人力、物力去管理。紙質(zhì)檔案保存的目的，是為了發(fā)揮檔案材料的價(jià)值，而在對(duì)檔案材料進(jìn)行翻閱與查找過程中，檔案材料隨著時(shí)間的推移，出現(xiàn)老化、脆弱現(xiàn)象，長(zhǎng)期翻閱會(huì)加劇檔案材料的損毀與老化，針對(duì)這種情況，還需對(duì)檔案材料進(jìn)行維修與補(bǔ)救，這為檔案材料的后期維護(hù)增加了費(fèi)用。而在修復(fù)上，如加膜、修裱、去污等，各種不同的修復(fù)方法，還需要專業(yè)的人員進(jìn)行檔案材料的補(bǔ)救，面對(duì)數(shù)目巨大的檔案材料，需要巨大的費(fèi)用支出，紙質(zhì)檔案材料的維護(hù)耗費(fèi)了大量的人力與資金。而云存儲(chǔ)取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案后，各部門大量的檔案信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)上，節(jié)省了紙質(zhì)檔案占用的空間，電子版檔案信息也節(jié)省了大量紙質(zhì)檔案的維護(hù)費(fèi)用。

1.4 云存儲(chǔ)服務(wù)提高了計(jì)算機(jī)服務(wù)器的可靠性

檔案信息涉及個(gè)人隱私，而云存儲(chǔ)不僅是一臺(tái)服務(wù)器，也是一個(gè)系統(tǒng)，涵蓋了網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、檔案管理系統(tǒng)、公用訪問接口、客戶端等重要部分。云存儲(chǔ)平臺(tái)對(duì)大量的檔案信息進(jìn)行管理，為用戶提供存儲(chǔ)性能。在保存數(shù)據(jù)的服務(wù)器中，存在影響服務(wù)器安全的各種因素，如異常死機(jī)、操作系統(tǒng)癱瘓、異常停電、網(wǎng)絡(luò)中斷、病毒攻擊等情況。服務(wù)器如何保證本機(jī)上的數(shù)據(jù)的安全性能，并且不丟失或者少丟失，還保持盡快恢復(fù)云存儲(chǔ)的功能。針對(duì)這些問題，隨著科技的發(fā)展，云存儲(chǔ)對(duì)上述出現(xiàn)的異常情況采取了較為穩(wěn)妥的措施，如對(duì)云存儲(chǔ)數(shù)據(jù)資料的備份、恢復(fù)等功能，可以避免異常死機(jī)或停電造成的數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象；對(duì)黑客攻擊采取了多種保護(hù)措施，如設(shè)置防火墻、殺毒軟件、用戶端控制登錄等辦法，保證云盤數(shù)據(jù)的安全性；對(duì)于停電等原因引起客戶端無法登錄的問題，云存儲(chǔ)服務(wù)器配備了穩(wěn)壓器及UPS設(shè)備，能夠在停電狀態(tài)下的持續(xù)供電，能夠避免異常停電帶來的損失；這些措施提高了服務(wù)器云存儲(chǔ)的可靠性。

1.5 云存儲(chǔ)服務(wù)提高了檔案管理效率

云存儲(chǔ)節(jié)省了大量的人力物力財(cái)力，同時(shí)也提高了工作人員的工作效率，其具有隨時(shí)隨地調(diào)用異地信息的功能，提高了檔案管理工作效率。云存儲(chǔ)除了信息調(diào)用便捷，數(shù)據(jù)的計(jì)算與排查也變得輕而易舉，例如：查驗(yàn)機(jī)關(guān)車輛信息，只需滿足云存儲(chǔ)入口要求，就可以在千萬臺(tái)車輛中快速查找到需要查驗(yàn)的車輛信息，使信息檢索十分快速準(zhǔn)確便捷，提高了檔案管理效率。

2 數(shù)字檔案的云存儲(chǔ)建設(shè)

2.1 數(shù)字檔案的可行性

云存儲(chǔ)技術(shù)在檔案管理上已應(yīng)用多年，尤其是近年來逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)。目前，我國(guó)云計(jì)算在檔案管理中的應(yīng)用前景越來越廣闊。云南省農(nóng)科院在數(shù)字檔案管理上，通過云存儲(chǔ)功能，全部實(shí)現(xiàn)了檔案管理數(shù)字化，并且建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)以及各種終端用戶登錄入口（如圖1所示），并加強(qiáng)了服務(wù)器的保密功能，使檔案管理工作精確、嚴(yán)密，方便了各部門使用檔案信息，得到了各界的認(rèn)可，使數(shù)字檔案管理更具可行性。

2.2 推進(jìn)建設(shè)的可行性

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化存儲(chǔ)功能越來越先進(jìn)，越來越完善，人們對(duì)檔案信息的使用也越來越便捷。大力推進(jìn)云計(jì)算技術(shù)，將其應(yīng)用到檔案管理工作中，是由云計(jì)算本身的特點(diǎn)、由其潛在的優(yōu)勢(shì)、數(shù)字檔案云存儲(chǔ)的需求及各部門與廣大群眾對(duì)檔案管理的要求所決定的。數(shù)字檔案云存儲(chǔ)解決了傳統(tǒng)檔案管理中的系列難題，如人力、物力、財(cái)力浪費(fèi)，查找搜索困難，調(diào)用不及時(shí)，受到時(shí)間、空間的限制等。

圖1 數(shù)字檔案云存儲(chǔ)建設(shè)程序流程圖

2.3 數(shù)字檔案云存儲(chǔ)發(fā)展構(gòu)想

云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，通過檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)海量檔案信息的管理，這是檔案管理史上的一次巨大變革，也轉(zhuǎn)變了社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)方式。隨著全國(guó)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，云南省的數(shù)字檔案管理逐漸與全國(guó)檔案管理接軌，雖然具有一定的難度，但是在未來數(shù)字檔案云存儲(chǔ)技術(shù)發(fā)展上，這是勢(shì)在必行的一項(xiàng)系統(tǒng)性工程。把全國(guó)各地的檔案信息集中到一個(gè)強(qiáng)大的“云端”，即云存儲(chǔ)器上，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源共享。

第7篇：資產(chǎn)電子固定檔案范文

[關(guān)鍵詞]辦公自動(dòng)化技術(shù)；圖書館管理工作；應(yīng)用與發(fā)展

對(duì)于辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展，是基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為基礎(chǔ)而進(jìn)行推進(jìn)的一種新型辦公管理形式。這個(gè)辦公概念主要是以計(jì)算機(jī)、通信、行為科學(xué)相結(jié)合的產(chǎn)物?？梢酝ㄟ^個(gè)人辦公設(shè)備，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行支持，而進(jìn)行工作管理的一種綜合性信息控制系統(tǒng)。圖書館的管理工作中，引入辦公自動(dòng)化形式，可以利用好現(xiàn)代化的信息技術(shù)和科學(xué)管理手段，對(duì)繁雜圖書館的辦公事務(wù)進(jìn)行轉(zhuǎn)化，可以有效地提升管理工作的效率與質(zhì)量，同時(shí)也能實(shí)現(xiàn)管理水平的提升。

一、辦公自動(dòng)化的基本概念以及發(fā)展趨勢(shì)

利用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)綜合性數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，提供出相應(yīng)的信息，可以通過計(jì)算機(jī)執(zhí)行決策程序，并且做出相應(yīng)的決定。辦公自動(dòng)化的搭建，可以增強(qiáng)圖書館辦公的快捷性與方便性。當(dāng)前許多圖書館都在不斷的進(jìn)行擴(kuò)大，隨著圖書館的藏書以及信息的不斷增加，信息的查詢與部門之間的交流越來越不方便。通過辦公自動(dòng)化，可以幫助圖書館提升館內(nèi)的工作效率。隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)的不斷發(fā)展，有助于圖書館管理人員實(shí)現(xiàn)繁雜事務(wù)信息化、決策高度現(xiàn)代化以及信息咨詢智能化等。整個(gè)自動(dòng)化辦公流程，是基于網(wǎng)絡(luò)，通過計(jì)算機(jī)與自動(dòng)化辦公軟件等高科技手段，讓整個(gè)圖書館管理工作環(huán)境得到極大的改善，提高了辦公的效率。與此同時(shí)，還能通過辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)讀者與圖書館之間的溝通，促進(jìn)了圖書館成為知識(shí)需求者學(xué)習(xí)搜索資料的首要選擇。自動(dòng)化辦公的發(fā)展，可以實(shí)現(xiàn)館內(nèi)收發(fā)文件、會(huì)議管理、簡(jiǎn)報(bào)管理、領(lǐng)導(dǎo)辦公、日程安排、資源管理、會(huì)議室管理、配車管理、設(shè)施管理、值班管理、個(gè)人通訊錄、訂票管理、網(wǎng)上瀏覽、公共信息等功能。同時(shí)還可以利用自動(dòng)化辦公，通過下達(dá)圖書館管理人員的決策，以及所確定的工作核心。也能讓管理人員及時(shí)掌握到圖書館管理工作中的工作流程與工作進(jìn)度。對(duì)于后期的工作決策分析提供了相當(dāng)重要的輔助。圖書館辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)應(yīng)該更多的體現(xiàn)出協(xié)同辦公自動(dòng)化方面的功能。

二、辦公自動(dòng)化技術(shù)在圖書館管理的應(yīng)用

1.應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)管理館內(nèi)固定資產(chǎn)

對(duì)于圖書館館內(nèi)固定資產(chǎn)的管理工作，是圖書館管理工作中的一個(gè)重要的工作環(huán)節(jié)。在傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理工作中，大多都是采用卡片或者是紙質(zhì)的形式進(jìn)行填單式管理。這樣的管理形式，很容易造成遺失與損失。從而造成在管理工作中進(jìn)度較慢，查找困難的問題?；诖耍米詣?dòng)化辦公軟件中的Access來進(jìn)行管理，建立起一個(gè)小型的數(shù)據(jù)庫(kù)。利用運(yùn)行速度快、資源點(diǎn)用小的特點(diǎn)，來提升固定資產(chǎn)的管理工作。同時(shí)，Access數(shù)據(jù)庫(kù)還具有與Excel兼容的特性，可以簡(jiǎn)單地實(shí)現(xiàn)兩者之間的轉(zhuǎn)換。通過利用Access數(shù)據(jù)庫(kù)讓固定資產(chǎn)的管理變得更為簡(jiǎn)單。通過Access數(shù)據(jù)庫(kù)的操作，可以很方便地針對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行更改、刪除。對(duì)于圖書館的固定資產(chǎn)的管理，需要進(jìn)行及時(shí)的上報(bào)工作。如果上級(jí)管理部門的數(shù)據(jù)庫(kù)是SQL數(shù)據(jù)庫(kù)，Access數(shù)據(jù)庫(kù)也同樣支持SQL語句。增強(qiáng)了軟件的通用性與方便性，也增強(qiáng)了多個(gè)部門之間的數(shù)據(jù)交流。利用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件傳遞與交互信息，提高了固定資產(chǎn)信息的時(shí)效性與精確性。

2.應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)管理館內(nèi)文件

在自動(dòng)化辦公技術(shù)出現(xiàn)前，傳統(tǒng)的圖書館的文件都是紙質(zhì)文件，隨著檔案文件的增加，不容易對(duì)所需文件進(jìn)行查找與存放。自從自動(dòng)化辦公技術(shù)的出現(xiàn)，檔案文件利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行制作，并能及時(shí)傳達(dá)到所需部門，提供給部門之間進(jìn)行下載與填寫，并可以再利用辦公系統(tǒng)進(jìn)行上傳與電子文檔的歸檔。通過把原始紙質(zhì)文件進(jìn)行電子化，利用超級(jí)鏈接工具制作出辦公文件目錄。通過自動(dòng)化辦公技術(shù)，實(shí)現(xiàn)通過這個(gè)目錄可以直接打開檔案文件，促進(jìn)了館內(nèi)文件的管理工作，讓文件管理工作變得更加方便，從實(shí)質(zhì)上提高了文件管理的工作效率與文件使用率。

3.利用網(wǎng)絡(luò)提高圖書館管理工作效率，增強(qiáng)與讀者交流

計(jì)算網(wǎng)絡(luò)技術(shù)經(jīng)歷了多年的發(fā)展，已經(jīng)可以很好實(shí)現(xiàn)圖書館讀者利用不同的形式與圖書館工作人員進(jìn)行良好的交流溝通。利用自動(dòng)辦公系統(tǒng)中的電子郵箱，每一個(gè)工作人員，都可以通過電子郵件進(jìn)行交流與溝通。同時(shí)也為圖書館讀者提供了一個(gè)途徑，可以設(shè)立一個(gè)管理人員的長(zhǎng)期有效郵箱，利用網(wǎng)絡(luò)讓讀者給予圖書館提出相應(yīng)的管理建議，這不僅可以有效地改進(jìn)圖書館的管理工作，還能接近讀者與圖書館工作人員之間的距離。此外，還可以在圖書館的網(wǎng)站上，預(yù)設(shè)一個(gè)留言簿，只要讀者通過注冊(cè)，就可以在這個(gè)留言簿上進(jìn)行討論、或者提出需求。網(wǎng)站管理員需要依照這些留言進(jìn)行回答。通過這樣的形式，還可以針對(duì)讀者進(jìn)行大數(shù)據(jù)的收集，分析圖書館讀者的用戶群，通過這些數(shù)據(jù)可以有效地掌握讀者的借閱規(guī)律與需求，更好的為讀者提供更好的借閱服務(wù)。

三、結(jié)語

總而言之，圖書館辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用，是圖書館管理工作的必經(jīng)之路，也是圖書館管理工作的大勢(shì)所趨。在今后的工作中，需要克服困難勇于探索，就能實(shí)現(xiàn)圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)，辦公自動(dòng)化技術(shù)在圖書館中的應(yīng)用與時(shí)俱進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

第8篇：資產(chǎn)電子固定檔案范文

目前，資產(chǎn)會(huì)計(jì)電算化還停留在固定成本核算的會(huì)計(jì)初級(jí)階段，對(duì)固定資產(chǎn)購(gòu)建、報(bào)廢，處置的全過程，缺乏行之有效的管理。資產(chǎn)會(huì)計(jì)電算化作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程+有許多問題要解決，否則將嚴(yán)重阻礙資產(chǎn)會(huì)計(jì)電算化向更深層次的發(fā)展。本文就當(dāng)前資產(chǎn)會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程中必須重視和需要解決的幾個(gè)問題進(jìn)行闡述。

一、資產(chǎn)會(huì)計(jì)電算化的必要性

我國(guó)資產(chǎn)電算化事業(yè)起步較晚，多數(shù)單位電算化都是應(yīng)用于代替手工核算，從有建立完整的資產(chǎn)會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)。使現(xiàn)有資產(chǎn)會(huì)計(jì)提供的信息不能及時(shí)全面、有效地為企業(yè)決策及管理服務(wù)。同時(shí)，在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠，建立企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)以及注冊(cè)自己的網(wǎng)站更是鮮見，沒能利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)來提高企業(yè)運(yùn)作效率。這種認(rèn)識(shí)對(duì)資產(chǎn)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展形成嚴(yán)重的瓶徑桎梏作用。

資產(chǎn)會(huì)計(jì)電算化不僅要改變資產(chǎn)會(huì)計(jì)核算方式、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存形式、數(shù)據(jù)處理程序和方法，擴(kuò)大資產(chǎn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)領(lǐng)域，提高資產(chǎn)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，而且要改變資產(chǎn)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制與審計(jì)的方法和技術(shù)從而推動(dòng)資產(chǎn)會(huì)計(jì)理論與資產(chǎn)會(huì)計(jì)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展完善，促進(jìn)資產(chǎn)會(huì)計(jì)管理制度的改革。

二、我國(guó)企業(yè)資產(chǎn)會(huì)計(jì)電算化存在的問題

1、數(shù)據(jù)格式千差萬別，兼容性差

由于各個(gè)系統(tǒng)都是在不同的操作平臺(tái)和應(yīng)用軟件下自行開發(fā)的，數(shù)據(jù)格式、結(jié)構(gòu)、類型千差萬別，編程風(fēng)格各異，軟件公司技術(shù)保密，相互缺乏交流和溝通，沒有業(yè)界的協(xié)議，缺乏行業(yè)規(guī)范和約束，自然也就沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，很難實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和資料的共享，缺少信息交流，部門行業(yè)或國(guó)家難于進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確和快速的數(shù)據(jù)匯總或統(tǒng)計(jì)。

2、系統(tǒng)內(nèi)部銜接性差

由于當(dāng)前許多財(cái)會(huì)資產(chǎn)軟件都著重開發(fā)賬務(wù)處理與報(bào)表管理，對(duì)于資產(chǎn)管理功能開發(fā)力度小，很多資產(chǎn)管理功能需要進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，增加了工作量，增加了出錯(cuò)機(jī)率，使得軟件不能充分發(fā)揮它的管理功效。

3、資產(chǎn)會(huì)計(jì)軟件通用性差，集成化程度低

目前財(cái)務(wù)軟件對(duì)行業(yè)特征和單位的核算特點(diǎn)考慮欠缺，致使不少實(shí)行資產(chǎn)會(huì)計(jì)電算化的單位，仍要資產(chǎn)會(huì)計(jì)人員做大量的輔工作。系統(tǒng)初始化工作量較大，系統(tǒng)體積大，企業(yè)難以增加自己所需要的功能等等。

同時(shí)，企業(yè)之間的財(cái)務(wù)資產(chǎn)軟件數(shù)據(jù)格式不同，企業(yè)內(nèi)部各部門之間的管理軟件不能實(shí)現(xiàn)資源共享，結(jié)果資產(chǎn)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)往往獨(dú)立于其他子系統(tǒng)，無法進(jìn)行數(shù)據(jù)交換、信息共享和控制管理。

4、資產(chǎn)會(huì)計(jì)軟件的開發(fā)沒有考慮國(guó)際化

隨著世界經(jīng)濟(jì)日趨全球化，對(duì)外貿(mào)易不斷增加，國(guó)際間的交流合作不斷增強(qiáng)，而我國(guó)財(cái)務(wù)軟件還不具備有多國(guó)語言，多種貨幣處理能力，而且在資產(chǎn)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理方面有些不符合國(guó)際慣例和國(guó)際會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求等。還有更深層次的會(huì)計(jì)文化問題，管理體制問題，如管理粗放、人為因素作用大、法制影響弱化等，使得我國(guó)資產(chǎn)會(huì)計(jì)軟件不能夠滿足現(xiàn)代跨國(guó)企業(yè)經(jīng)營(yíng)和企業(yè)集團(tuán)化發(fā)展的需要。

三、完善我國(guó)企業(yè)資產(chǎn)會(huì)計(jì)電算化的對(duì)策

1、加強(qiáng)資產(chǎn)會(huì)計(jì)電算化的理論研究

資產(chǎn)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展依賴于電算化會(huì)計(jì)理論的發(fā)展。傳統(tǒng)的資產(chǎn)會(huì)計(jì)電算化理論主要研究如何用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)手工系統(tǒng)的工作。而現(xiàn)代電算化資產(chǎn)會(huì)計(jì)理論則需要進(jìn)一步研究實(shí)現(xiàn)電算化后的固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)組織、資產(chǎn)會(huì)計(jì)核算的程序和管理制度、核算的方法，以及用計(jì)算機(jī)作為主要的核算工具后對(duì)資產(chǎn)會(huì)計(jì)理論和制度的影響及工作的新特點(diǎn)。電算化資產(chǎn)會(huì)計(jì)理論的研究決定了電算化資產(chǎn)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基本功能體系。運(yùn)作規(guī)范及特點(diǎn)、審計(jì)接口。資產(chǎn)會(huì)計(jì)檔案等基本要求。資產(chǎn)會(huì)計(jì)電算化理論的基本問題研究透徹了，資產(chǎn)會(huì)計(jì)軟件的研制就有了明確的方向和目標(biāo)，才能更符合資產(chǎn)會(huì)計(jì)、審計(jì)工作的實(shí)際要求才能使資產(chǎn)會(huì)計(jì)工作在實(shí)現(xiàn)電算化后更加規(guī)范、更加高效、更加標(biāo)準(zhǔn)。更加安全，才能更好地為管理決策服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)會(huì)計(jì)電算化的效益原則。

2、細(xì)化資產(chǎn)會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)工作

資產(chǎn)會(huì)計(jì)電算化是資產(chǎn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的延伸，基礎(chǔ)工作是搞好電算化工作的重要保證。要求固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)輸入、業(yè)務(wù)處理及有關(guān)制度都必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和準(zhǔn)確化，才能使電算化資產(chǎn)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)順利進(jìn)行。沒有很好的基礎(chǔ)工作，電算化資產(chǎn)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的資產(chǎn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，資產(chǎn)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)更加要求原始固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，以便于批量處理，資源共享。

3、改革網(wǎng)絡(luò)電算化環(huán)境下的印章制度

隨著網(wǎng)絡(luò)電子化進(jìn)程的加快，印章的使用方式發(fā)生了革命性的變化。幾乎所有的內(nèi)部業(yè)務(wù)及外部業(yè)務(wù)的部分要素均實(shí)現(xiàn)了微機(jī)處理，經(jīng)辦人員處理業(yè)務(wù)由印章標(biāo)志逐漸發(fā)展為計(jì)算機(jī)自動(dòng)識(shí)別，標(biāo)注操作員代碼，應(yīng)用形式由內(nèi)部業(yè)務(wù)的單向“密碼控制”向雙向“密碼，印章控制”轉(zhuǎn)變。

4、資產(chǎn)會(huì)計(jì)人員用印制度改革后的配套措施。

資產(chǎn)會(huì)計(jì)用印制度改革必須嚴(yán)格按程序，分階段，謹(jǐn)慎操作。一是嚴(yán)格資產(chǎn)會(huì)計(jì)人員的操作保密制度，二是嚴(yán)格實(shí)行資產(chǎn)會(huì)計(jì)人員交接班登記制度，三是嚴(yán)格執(zhí)行資產(chǎn)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)部分級(jí)授權(quán)管理規(guī)定。

5、加強(qiáng)資產(chǎn)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性，保密性

一是完善配套相關(guān)法律體系，提供一個(gè)良好的應(yīng)用環(huán)境，二是健全安全的防護(hù)措施和突發(fā)應(yīng)急對(duì)策，三是強(qiáng)化必要的內(nèi)部控制和分級(jí)責(zé)任管理，四是加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密與保護(hù)，加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作。

6、提高計(jì)算機(jī)操作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)

第9篇：資產(chǎn)電子固定檔案范文

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了xxxxxx會(huì)計(jì)檔案管理管理的管理職責(zé)、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于xxxxxx會(huì)計(jì)檔案的管理。2引用標(biāo)準(zhǔn)

下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。

財(cái)政部會(huì)第4號(hào)《企業(yè)財(cái)務(wù)通則》。

財(cái)政部會(huì)第5號(hào)《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》。

財(cái)政部財(cái)工字(92)574號(hào)《工業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)制度》。

華中電力集團(tuán)電力工業(yè)企業(yè)成本管理辦法(試行)

3管理職責(zé)

會(huì)計(jì)檔案管理工作由局長(zhǎng)工作部負(fù)責(zé)，會(huì)計(jì)(文書)檔案管理人員負(fù)責(zé)日常具體管理。

4管理內(nèi)容與要求

4.1基本任務(wù)

4.1.1負(fù)責(zé)接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統(tǒng)計(jì)本局形成的會(huì)計(jì)檔案，做到保管妥善、存放有序、查閱方便。

4.1.2做好會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制利用工作，為全局經(jīng)營(yíng)管理工作服務(wù)。

4.1.3負(fù)責(zé)對(duì)本局形成的財(cái)務(wù)檔案的歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

4.1.4負(fù)責(zé)對(duì)已超過保管期限的或無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案提出存毀意見，并監(jiān)銷經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的會(huì)計(jì)檔案。

4.2歸檔范圍

4.2.1會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映本局經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，具體包括:

1)會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。

2)會(huì)計(jì)帳簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡，輔助帳簿，其他會(huì)計(jì)帳簿。

3)財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)。

4.2.2局財(cái)務(wù)部采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行核算的會(huì)計(jì)材料，除應(yīng)當(dāng)歸檔打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案外，還應(yīng)將磁盤、光盤等磁性介質(zhì)移交局檔案館保管。

4.2.3會(huì)計(jì)檔案具體歸檔范圍詳見本局標(biāo)準(zhǔn)：《文件材料歸檔管理規(guī)定》。

4.3歸檔要求和時(shí)間

4.3.1本局每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由局財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)(做到卷內(nèi)無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

4.3.2當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由局財(cái)務(wù)部保管一年，期滿之后，第二年由局財(cái)務(wù)部編制移交清冊(cè)，向局檔案館移交。

4.3.3編制會(huì)計(jì)檔案移清冊(cè)時(shí)，應(yīng)列明移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度等內(nèi)容。

4.3.4會(huì)計(jì)檔案人員接收會(huì)計(jì)檔案時(shí)，須按照移交清冊(cè)所列容逐項(xiàng)交接，交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。

4.3.5已歸檔的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案人員應(yīng)會(huì)同局財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。

4.4會(huì)計(jì)檔案的管理

4.4.1會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)已歸檔的會(huì)計(jì)檔案，按照《供電企業(yè)檔案分類表》(試行)、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行編號(hào)、劃分保管期限。

4.4.2根據(jù)計(jì)算機(jī)檔案管理程序的要求，對(duì)已歸檔的會(huì)計(jì)檔案，按會(huì)計(jì)名稱、案卷號(hào)的順序，逐卷、逐個(gè)字段地輸入微機(jī)。

4.4.3使用標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項(xiàng)目的內(nèi)容后，按“年度——會(huì)計(jì)名稱——案卷號(hào)”的順序排架。

4.5會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀

4.5.1會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、25年4類。

4.5.2全局職工工資表、年度財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)(包括文字分析)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)等，定為永久保管。

4.5.3現(xiàn)金和銀行存款日記帳、固定資產(chǎn)卡片，其保管期限定為25年。

4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細(xì)帳、日記帳、輔助帳、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等，其保管期限為15年。

4.5.5銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單、固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后的卡片、月、度會(huì)計(jì)報(bào)表其保管期限定為5年。

4.5.6主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)(包括文字分析)，其保管期限定為3年。

4.5.7本規(guī)定確保的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

4.5.8保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，由局檔案館會(huì)同局財(cái)務(wù)部提出段意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

4.5.9局分管領(lǐng)導(dǎo)須在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。

4.5.10銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，會(huì)計(jì)檔案人員和局財(cái)務(wù)部派員共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，須在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況向局分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

4.5.11保管期滿后但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，須單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止；單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，需在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

4.6會(huì)計(jì)檔案的利用

4.6.1編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄(含會(huì)計(jì)憑證目錄、會(huì)計(jì)帳簿目錄、會(huì)計(jì)報(bào)表目錄等)檢索工具，積極主動(dòng)地提供檔案，為全局經(jīng)濟(jì)工作服務(wù)。

4.6.2歸檔保存在會(huì)計(jì)檔案只供本局財(cái)務(wù)人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。

4.6.3查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，不準(zhǔn)在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。

4.6.4本局的會(huì)計(jì)檔案任何人不得攜帶出境。

4.7會(huì)計(jì)檔案的保管

4.7.1會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房須按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間，濕度控制在45%～65%之間。

4.7.2庫(kù)房?jī)?nèi)每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對(duì)庫(kù)存檔案的侵蝕。

5檢查與考核