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關鍵詞:高校;檔案工作;管理創(chuàng)新
中圖分類號:G647文獻標識碼:A
近幾年來,高校的檔案工作取得了可喜的成績,其地位逐步提高,其作用也越來越受到重視。隨著知識經(jīng)濟的提出和社會現(xiàn)代化的推進,現(xiàn)代信息技術、網(wǎng)絡技術的廣泛應用,我國的高校教育事業(yè)發(fā)生了很大的變化,作為傳統(tǒng)文獻領域的高校檔案工作,面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。在新時期檔案工作者要抓住機遇,迎接挑戰(zhàn),與時俱進,開拓創(chuàng)新,提高高校檔案管理水平,促進高校檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,確立檔案工作在高校不可替代的地位。
一、高校檔案管理的最終目的決定了服務創(chuàng)新的必然性
檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一,匯集著大量的信息,且是最原始、最可靠的信息,具有不可估量的開發(fā)利用價值。高校作為國家科研的重要基地、培養(yǎng)高級專業(yè)技術人才的搖籃,在廣大教學、科研人員的實踐中產(chǎn)生了大量的科研成果,并成為高校檔案部門保存的數(shù)量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發(fā)利用起來,才能體現(xiàn)它們應有的價值。檔案工作者的任務就是科學地管理檔案,有的放矢地開發(fā)檔案信息資源,以滿足學校各類人員對檔案信息的需求。然而,目前傳統(tǒng)的檔案管理模式在高校仍占主導地位,各高校的檔案利用率仍很低,多數(shù)珍貴的檔案資料處于“養(yǎng)在深閨人未識”的階段,掩埋在歷史的灰塵之下。高校檔案的價值在于被利用,這需要通過人的勞動,通過一定的科學的工作方法來管理、開發(fā)才能發(fā)揮出來。為此,高校檔案管理部門必須以新時期高度發(fā)展的電子科技為依托,實現(xiàn)檔案管理服務模式的創(chuàng)新,從社會需要、學校需要的角度出發(fā),以學校內(nèi)外的利用者為服務對象,以庫藏檔案信息為服務內(nèi)容,以多種服務方式為手段,為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造一個廣闊的空間,實現(xiàn)高校檔案信息資源的共享。
二、加強檔案管理創(chuàng)新體系建設
(一)模式創(chuàng)新。目前,高校檔案館(室)雖屬機關部門,但大多掛靠校辦或黨辦之下的非獨立結構,其職能主要是執(zhí)行而非決策。這種管理模式已難以適應面向辦學的要求。隨著高校管理體制改革的深化,應當改變檔案管理工作的地位和作用,將檔案館從校辦或其他部門分離出來,獨立起來,升格為直屬單位,變成檔案管理的職能部門,由被動執(zhí)行變?yōu)橹鲃記Q策,將對促進高校檔案管理變革具有重要意義。進而注重學校的未來方向,把握前瞻性的特點,在檔案資源、檔案人力、檔案開發(fā)、外部環(huán)境等方面進行全方位創(chuàng)新,這樣才能使檔案機構高效、安全、到位,才能實現(xiàn)高校檔案工作的超越,呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。
(二)思路創(chuàng)新
1、管理理念創(chuàng)新。檔案管理工作者必須解放思想,更新觀念,改變過去盲目追求“小而全”、“大而全”,以藏為主,重藏輕用,被動服務,各自攻破,封閉自導的狀態(tài),本著“以人為本,服務至上”的服務理念,把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向,以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理,開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。把檔案管理的知識化、科技化、信息化、社會化作為檔案工作的管理目標。
2、管理內(nèi)容創(chuàng)新。檔案館雖然收藏有學校文獻資源,但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。人們至今仍然會感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求,必須調(diào)整,充實館藏內(nèi)容,提高館藏質(zhì)量。有目的、有重點、有計劃地采集用戶需要的檔案資源,并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成,使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化,及時、準確、高效地為用戶提供服務。
3、管理方式創(chuàng)新。通常檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定,如單純地看檔案管理場所、設備和館藏等。但隨著時代的發(fā)展,檔案管理主要應看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理,要最大限度地實現(xiàn)檔案資源的開發(fā)與利用。
4、人才資源創(chuàng)新。要樹立人才資源是第一資源的思想,克服“見物不見人”和“重使用,輕培養(yǎng)”的傾向,要針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點,努力營造一種尊重個性、鼓勵創(chuàng)新、信息理解的良好環(huán)境,努力造就一支業(yè)務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業(yè)人員。要完善檔案干部終身體系,不斷提高檔案培訓質(zhì)量,提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度,切實增強檔案干部和館員運用專業(yè)理論解決實際問題的能力,特別要加大對優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度,加強多層次復合型專業(yè)人才隊伍的建設,注重在實踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。
(三)手段創(chuàng)新。長期以來,高校的檔案管理模式存在著較為嚴重的傳統(tǒng)性的傾向,其管理方式或利用手段是手工的,嚴重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。因此,實現(xiàn)檔案信息化管理,要積極參與機關辦公自動化系統(tǒng)的設計與建設,做好庫藏條目錄入工作,實現(xiàn)檔案條目檢索自動化,解決文檔一體化問題,以提高工作效率和服務質(zhì)量。主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來,為教學、科研服務,使高校檔案管理走上主導地位,實現(xiàn)管理手段方式的社會化、多元化和優(yōu)質(zhì)高校化。
(四)實踐創(chuàng)新
1、加強知識管理的核心是以人為本管理。發(fā)揮館員主觀能動性,內(nèi)凝外聯(lián),改革創(chuàng)新,整體推進。要強化校內(nèi)宣傳,取得學校各方面的理解和支持,不斷把學校檔案工作推向新層次、新臺階。
2、加強信息資源建設,開展資源整合。優(yōu)化館藏,提高檔案利用率。強化信息技術利用。及時購買檔案管理軟件,擴大對于數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織以及使用,設計一個多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來指導用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。
3、建立檔案管理人才競爭機制,鼓勵館員輪崗,帶動知識在館內(nèi)流動,在工作中學習、成長。對那些通過寫作、出版、講座,或以輔導方式與他人共享自己隱性知識和專業(yè)技術知識的組織文化。同時,注重檔案管理人員的在職培訓及繼續(xù)教育,以保證專業(yè)知識的更新和擴充,防止其老化或停滯不前。同時,鼓勵館員利用業(yè)余時間參加各種繼續(xù)教育課程的學習,如計算機課程培訓、歸檔文件整理、相關檔案法律文件、保密知識等。
總之,檔案工作者應該不斷更新觀念,創(chuàng)新理論;更新知識,創(chuàng)新管理,掌握檔案工作的發(fā)展規(guī)律,樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識,與時俱進,以服務為宗旨,以創(chuàng)新為主題,促進檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化、科學化。
(作者單位:南陽醫(yī)學高等專科學校)
主要參考文獻:
[1]夏晴.高校檔案的系統(tǒng)管理[M].南京大學出版社,2002.
農(nóng)村水利工程施工安全管理中一直存在問題,并且對于整體的發(fā)展水平有著很大的影響。農(nóng)村地區(qū)由于各種條件的限制,嚴重影響了水利工程施工安全管理的實行。在現(xiàn)階段的農(nóng)村地區(qū)水利工程施工安全管理中存在著很大的安全漏洞,同時對于整個農(nóng)村地區(qū)來講也是存在以下幾點問題。
1)農(nóng)村水利工程施工安全管理不當
隨著近年來農(nóng)村地區(qū)經(jīng)濟不斷發(fā)展,人們農(nóng)業(yè)發(fā)展意識不斷提高,對于很大一部分農(nóng)戶來講,缺乏相應的管理意思,很多時候只用水,而忽略了對于水利工程的管理。很多農(nóng)村地區(qū)由于對于設立設施缺乏必要的管理,就導致水利工程在使用過程中出現(xiàn)安全問題,如今很多農(nóng)民在水庫邊設立魚塘等各種用水,由于沒人進行必要的管理,就會導致農(nóng)作物出現(xiàn)干旱等情況。嚴重時會影響到村民的飲用水,因此水利管理不當會造成各方面的問題。
2)農(nóng)村水利施工人員技術水平和管理水平低
農(nóng)村地區(qū)工程技術人員技術水平低,主要受到農(nóng)村地區(qū)各項條件的限制,使得很多高技術以及高學歷的人才不愿意落戶到農(nóng)村水利工程上。農(nóng)村水利工程施工安全管理中,低水平的施工人員加上對于施工過程中的安全管理知識了解甚少,就出現(xiàn)了很多農(nóng)村地區(qū)水利工程施工安全事故。3)農(nóng)村水利工程施工設施落后。農(nóng)村水利工程建設施工依舊采取較為傳統(tǒng)的設備,對于新設備的使用方面極為缺乏,導致農(nóng)村水利工程施工安全系數(shù)降低。陳舊的設施加上非專業(yè)的施工人員,就會造成較多的工程出現(xiàn)安全管理問題。
2農(nóng)村水利工程施工安全管理創(chuàng)新思考
針對于農(nóng)村地區(qū)水利工程施工安全管理創(chuàng)新的思考來看,農(nóng)村地區(qū)水利工程的施工難度是存在的,但是根據(jù)現(xiàn)有的條件加強農(nóng)村水利工程施工安全管理是至關重要的舉措。因此,對于農(nóng)村地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展以及農(nóng)業(yè)發(fā)展需求來看,加強農(nóng)村水利工程施工安全能夠有效的確保農(nóng)村地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展。
1)提高施工人員安全意識
農(nóng)村水利工程施工人員安全意識較低,缺乏必要的防護措施,很多施工人員進入施工現(xiàn)場也不會做必要的防護,就會導致很多不安全因素存在,最終影響工程安全管理進程。在農(nóng)村水利工程施工過程中由于施工人員素質(zhì)及安全意識較低,對于人身安全保障缺乏必要的認識,由此看來,農(nóng)村水利工程施工應該注重安全管理工作,確保施工人員安全和工程的順利完成。
2)提高施工安全管理水平
農(nóng)村地區(qū)水利工程施工安全問題一直備受關注,安全管理措施也在不斷的進行創(chuàng)新發(fā)展,要想更好的促進農(nóng)村水利工程施工建設就應該注重工程安全管理工作。提高施工安全管理人員的管理水平是基本保障,同時作為安全管理人員要進行管理方式上的創(chuàng)新,使其管理方法更加容易被接受,并且能夠有效的去執(zhí)行,這是農(nóng)村水利工程施工安全管理人員所應該具備的基本素質(zhì)。
3)加強農(nóng)村地區(qū)水利工程管理系統(tǒng)的建設
加強農(nóng)村地區(qū)水利工程施工管理體系建設是對安全管理的一個有效管理,同時建立相應的系統(tǒng)保障能夠更好的促進經(jīng)濟建設。農(nóng)村地區(qū)水利工程施工安全缺乏相應的管理部門,有部門加強安全管理工作的監(jiān)督,就會增加安全系數(shù),同時也是對施工安全管理的一個有效的系統(tǒng)監(jiān)督。農(nóng)村水利工程施工安全管理水平影響整個工程體系的運行,因此,加強農(nóng)村水利工程施工有著很強的必要性,并且大力發(fā)展農(nóng)村水利工程施工安全體系,讓更多的工程施工安全管理具有相應的安全保障。
3結論
【關鍵詞】創(chuàng)新;活力
創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂,是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力。大力創(chuàng)新檔案工作服務機制,就是要對傳統(tǒng)的服務機制進行改革,建立與社會經(jīng)濟發(fā)展相適應的檔案服務新機制。進一步提高檔案工作為中心工作服務的水平,在改革創(chuàng)新中開創(chuàng)檔案工作新局面。
1.思想意識上的創(chuàng)新
檔案管理人員,只有敢于創(chuàng)新。勇于探索,善于用新的思維、新的思路、新的方法來解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問題,才能突破前人,超越自己,才能永葆檔案工作的生機與活力,不斷提高服務水平,切實做好檔案工作。
1.1檔案人員應當重視觀念更新
檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。因此,檔案人員在埋頭苦干、默默奉獻的同時,不妨多一些敏捷和睿智,多一些膽魄與果斷,從根本上轉(zhuǎn)變觀念,讓檔案工作創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益。檔案工作的清苦是人所皆知的,不怕清苦是檔案工作者的優(yōu)良傳統(tǒng)。然而在當今社會,檔案工作者一方面要耐得住清苦,繼續(xù)踏踏實實工作;另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創(chuàng)新,使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟效益,提高檔案工作的自身價值,發(fā)展檔案事業(yè)。
1.2檔案人員要有過硬的業(yè)務技能
檔案工作既是一項業(yè)務性工作,又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的人員,既要有扎扎實實的業(yè)務功底,又要有較強的管理能力和服務意識。計算機的應用和網(wǎng)絡信息時代的沖擊,以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式,給檔案人員提出了更高的要求。因此,檔案人員首先要適應新形勢,善于提出新方法、新思路,解決新問題,在檔案業(yè)務上有所創(chuàng)新.有所突破。其次,檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟。而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法,在務實基礎上促進創(chuàng)新,努力使檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法,一專多能的檔案工作人才。
1.3檔案人員應當拓寬視野、豐富知識
檔案人員要把學習作為生活中的第一需要,把終身教育作為一種必然選擇,努力學習,不斷“充電”,拓寬視野,運用檔案新理論、新技術來指導和改進檔案工作,實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復合型轉(zhuǎn)變。努力去多思考,多研究,營造一種銳意進取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。
2.創(chuàng)新――檔案工作才有活力
2.1做好檔案工作要有創(chuàng)新意識
沒有創(chuàng)新,人類就不會 進步;沒有創(chuàng)新,社會就不可能發(fā)展,檔案工作也是如此。只有不斷地創(chuàng)新,檔案工作才有活力。21世紀的今天,面對檔案資源信息化,信息資源網(wǎng)絡化的時代要求,檔案工作更需要創(chuàng)新。過去在計劃經(jīng)濟體制下,形成了固定思維,工作只注重踏踏實實,按部就班,不同程度的影響著檔案工作的改革與發(fā)展,特別是個別檔案干部習慣于照既定框框辦事,過于強調(diào)繼承,忽略了開拓與創(chuàng)新,導致工作上死死板板無生機,檔案工作的局面打不開,究其原因,就是檔案工作缺乏創(chuàng)新,因此,要做好檔案工作,必須有創(chuàng)新的理念。
2.2不斷的創(chuàng)新才能推動檔案工作不斷向高層次邁進
在改革開放中,檔案執(zhí)法宣傳、檔案升級認證、村民建檔、民營經(jīng)濟建檔、檔案現(xiàn)代化管理、檔案資源共享等等,這地有效探索,與時代相呼應,為檔案事業(yè)發(fā)展產(chǎn)生了巨大促進作用。隨著電子技術的發(fā)展,新型檔案載體的廣泛應用,給檔案的整理、保管和利用方式都帶來了新的變化,這就要求檔案人員在工作中,不斷創(chuàng)新,與時俱進,才能推動檔案工作向更高層次邁進。
2.3市場經(jīng)濟為檔案工作創(chuàng)新創(chuàng)造了廣闊空間
隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展和社會各項事業(yè)的不斷進步,為我們今天的檔案工作拓展了創(chuàng)新的空間,提供了創(chuàng)新的舞臺。譬如:我國社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和完善,政府職能以及行政管理模式的改變,特別是市場經(jīng)濟中多種經(jīng)濟成分并存的體制,對檔案工作來講,涉及的問題會越來越多,工作任務會越來越重,如何在這塊新天地中寫就檔案工作創(chuàng)新的華彩篇章,是整個檔案部門都應考慮和實踐的大問題。另外,電子技術的發(fā)展,使檔案載體多種多樣,如何做好新領域和新載體檔案的管理工作,迫切需要廣大檔案工作者既在思想上高度重視,又在行動上主動探索,更要在工作上積極創(chuàng)新,才能使檔案工作跟上形式的發(fā)展,檔案工作才有生機、有活力。
3.創(chuàng)新――檔案工作才能發(fā)展
3.1在思路上創(chuàng)新
檔案事業(yè)的發(fā)展關系到社會方方面面,如何開展檔案工作,使全社會都能關心檔案事業(yè),重視檔案工作,就要以創(chuàng)新求思路,通過科技創(chuàng)新出思路,出對策,出成果,通過思路上的創(chuàng)新開拓視野,形成新的科學認識。對于有創(chuàng)新的思路,要敢于在實踐中試驗,要提高加強檔案工作的辦法、意見和規(guī)定,使檔案工作整體水平不斷提高。
3.2在工作上創(chuàng)新
檔案部門要圍繞檔案的收集、整理、安全保管和提供利用等方面的工作,大膽創(chuàng)新,創(chuàng)造性的開展工作。特別是在檔案的收集和提供利用方面,應突破舊框框,打破過去你進我收的常規(guī),努力征集具有地方特色的、有較高利用價值的檔案進館,形成各檔案館都有自己的館藏特點和“鎮(zhèn)館之寶”。在提供利用中要根據(jù)本地區(qū)經(jīng)濟與社會發(fā)展的情況,提供服務,使檔案成為領導決策的參考。
3.3在機制上創(chuàng)新
檔案工作要創(chuàng)新,必須以高效的工作機制為保證。各級檔案部門應努力創(chuàng)新機制,防止和克服工作的隨意性和盲目性,促進檔案工作的制度化、程序化、規(guī)范化。要形成對檔案工作進行科學分析和創(chuàng)新研究的工作機制,以指導和規(guī)范檔案工作。要完善崗位責任規(guī)范,嚴明崗位職責和紀律,實行競聘上崗,末位落聘,工資與崗位職責掛鉤的競爭機制,真正形成一套職責明確、程序嚴謹、工作有力、運轉(zhuǎn)靈活的管理機制,為檔案工作的發(fā)展提供堅實的保證。
4.提高創(chuàng)新能力是檔案干部的歷史責任
檔案工作創(chuàng)新離不開檔案干部的創(chuàng)新思維。提高檔案干部的創(chuàng)新能力,是新形勢、新任務的客觀要求,也是時代賦予的歷史責任。今天的國際競爭,實際上就是具有創(chuàng)新能力的高素質(zhì)人才的競爭。科學技術飛速發(fā)展,高新知識快速增加,處在這樣的時代,不創(chuàng)新就沒有出路。檔案工作要發(fā)展,檔案人員就必須不斷提高創(chuàng)新能力,研究探索檔案工作的新理論、新技能和新的管理模式,以適應新形勢和新任務。檔案人員提高創(chuàng)新能力,一是要掌握正確的方法。掌握新理論,樹立新觀念,學習新知識,運用新手段。以“三個代表”為指導,敢于打破常規(guī),與時俱進。二是積極投身創(chuàng)新實踐。檔案干部應在實踐中鍛煉和提高創(chuàng)新能力,在實際工作中發(fā)現(xiàn)新問題,探索新規(guī)律,形成新認識,找到新答案。從而把檔案工作推向新境界。要堅持正確的方向和科學的態(tài)度,挖掘自己的創(chuàng)新潛能,發(fā)揮自己的創(chuàng)新能力,圍繞檔案事業(yè)的發(fā)展,做好檔案工作,提高創(chuàng)新能力。
傳統(tǒng)的檔案服務方式主要是限于室內(nèi)閱覽,這種簡單的服務方式已經(jīng)陳舊。檔案服務工作應當融入社會經(jīng)濟發(fā)展中,融入到檔案的收集,整理,保管,檢索,利用整個業(yè)務工作中。通過舉辦展覽,編輯,出版檔案資料等多種方式,充分發(fā)揮檔案應有的作用。
【關鍵詞】公安機關 管理學 社會管理創(chuàng)新
作為社會管理的重要職能部門,公安機關多年來綜合運用政治、經(jīng)濟、行政、法律、文化、教育等手段,發(fā)揮打擊、防范、管理、控制、教育、服務等諸多功能,加強和改進社會管理工作,為打造平安社會、和諧社會做出了巨大貢獻。但隨著形勢的發(fā)展,傳統(tǒng)的公安管理模式已滯后于當前市場化、信息化、國際化時代背景下的管理需要,必須加以創(chuàng)新改革,才能推進公安工作科學發(fā)展。
一、公安機關推進社會管理創(chuàng)新存在的基本問題
由于社會建設滯后,基層社會管理體制機制還沒有完全建立健全,一些在非傳統(tǒng)單位就業(yè)的人員以及大量農(nóng)民工還沒有被整合到相應的社會組織內(nèi),“社會人”、“陌生人”以及風險社會對公安機關社會管理創(chuàng)新提出了嚴峻挑戰(zhàn)。在這個社會轉(zhuǎn)型的特殊時期,公安機關社會管理存在諸多不適應,存在以下問題:
(一) 管理理念不新,觀念陳舊。
公安機關在社會管理中還未能從根本上跳出傳統(tǒng)封閉環(huán)境下的固有管理思維,很大程度沿襲計劃經(jīng)濟時代以管制、監(jiān)督為主的政府行政管理理念,習慣于粗放、單一式管理,強調(diào)管理多、服務少,限制要求多,支持援助少,管“死”的辦法多、管“活”的辦法少,這與復雜的維穩(wěn)形勢、社會發(fā)展的要求是不相適應的,嚴重制約公安機關社會管理的順利發(fā)展。
(二)管理體制不暢,責任不明。
公安機關警種職能交叉重疊,社會管理職能較為分散,既有交叉部分又有漏管環(huán)節(jié)。特別是在重點人員、重點場所管控方面,國保、治安、經(jīng)文保等相關警種部門各有責任、各有側(cè)重,落實到基層單位和實際工作中,責任不明、重點不清,基層難以分辨輕重緩急、難以抓住工作要點,在警力資源普遍缺乏的情況下管理效能大打折扣。
(三)管理基礎薄弱,模式滯后。
公安機關目前基本實行的是“事后處理、案后補救、坐等服務”的被動靜態(tài)模式,公安基層組織不夠扎實,對基礎工作不適應,社會管理的基礎數(shù)據(jù)不完善,信息沒有充分實現(xiàn)互聯(lián)和共享,利用率偏低。群眾基礎不夠堅實,情報信息不夠靈敏,警力保障也不夠到位。
(四)管理手段缺乏,協(xié)調(diào)不足。
在公安行政管理中,傳統(tǒng)方法與科技手段不能良好的銜接運轉(zhuǎn),管理手段不多,管理渠道不寬,創(chuàng)新意識不強,應對能力缺乏。警務運作的機制不適應,勤務制度相對落后,對社會面的管控能力不強。由于與政府有關部門和組織之間缺乏及時有效的溝通渠道和協(xié)作機制,沒有形成黨委、政府統(tǒng)一領導,公安為主、部門參與的社會管理創(chuàng)新大格局,致使公安社會管理存在較多不足之處。
二、公安機關社會管理創(chuàng)新的方向選擇
(一) 管理理念上,由 “控制管理”轉(zhuǎn)變?yōu)椤胺展芾硪惑w”理念創(chuàng)新,這是公安機關社會管理創(chuàng)新的首要環(huán)節(jié)。
沒有管理理念上的更新,公安社會管理創(chuàng)新就無法走出新的路子。只有與時俱進,不斷更新公安社會管理理念,公安社會管理創(chuàng)新才能取得實效。新公共管理理論對政府與社會關系 “顧客導向”的定位告訴我們政府必須回應顧客需求,提供回應,采取有效措施來實現(xiàn)公眾的需求和利益。公安社會管理應該積極回應人民群眾的新期待,努力滿足人民群眾的新需求。
(二) 管理主體上,由單一型管理轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣献餍凸芾韯?chuàng)新公安社會管理主體,實現(xiàn)管理主體由單一型管理向多元合作型管理的轉(zhuǎn)變,這是當前和今后很長一段時期公安社會管理創(chuàng)新的關鍵環(huán)節(jié)。
因此,新時期的公安社會管理除了公安組織本身來從事這項工作外,更應當更多地創(chuàng)造機會,提供平臺,讓更多的社會組織參與到公安社會管理的事業(yè)中來,強調(diào)各類社會組織通過自愿平等合作來參與管理,實現(xiàn)公安社會管理主體由公安單一型管理向公安、企業(yè)、社會組織等多元主體合作形管理的轉(zhuǎn)變。
(三) 管控模式上,由直接微觀式管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹苯娱g接相結合,宏觀微觀相統(tǒng)一式管理管控模式創(chuàng)新,這是公安社會管理創(chuàng)新的重要內(nèi)容。
因此,新時期的公安社會管理創(chuàng)新,應該努力轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的公安社會管理管控模式,讓公安從繁亂復雜的日常事務中解脫出來,實行直接間接相結合,宏觀微觀相統(tǒng)一的管理模式。在公安的專業(yè)領域,公安要一手抓,要直接且微觀; 而在可以由社會組織承擔的領域,公安機關要讓渡出來,實行間接宏觀式管理,公安機關主要是起到一個規(guī)劃者、協(xié)調(diào)者、監(jiān)督者的作用。
(四) 控制機制上,由重執(zhí)行弱結果向過程與結果并重轉(zhuǎn)變強化對公安社會管理創(chuàng)新工作的跟蹤和監(jiān)督控制,這是衡量公安社會管理創(chuàng)新是否取得成效的重要指標,是公安社會管理創(chuàng)新體系中不可缺少的一個組成部分。
傳統(tǒng)公安機關在社會管理上,比較注重政策有沒有執(zhí)行,過程怎么樣,而沒有樹立一個良好的控制反饋機制,而使公安社會管理工作的成效難以評估,因而也就難以總結出存在的不足,提出創(chuàng)新的方向。新公共管理理論特別注重實行績效目標管理控制,即確定組織和個人的具體目標,并根據(jù)績效目標對完成情況進行測量和評估。這對新時期公安社會管理創(chuàng)新活動來說也是一個很好的借鑒。
新時期的公安社會管理創(chuàng)新既要注重管理過程中對政策法律制度的維護,也要注重對結果的關注,要努力通過構建一套科學的運行控制機制,使公安社會管理活動的成效能夠評估。
參考文獻:
1信息化時代檔案管理工作創(chuàng)新的內(nèi)容
1.1檔案管理機制的全面協(xié)調(diào)性創(chuàng)新
在信息化時代,工作機制創(chuàng)新應該是信息化時代對檔案管理工作提出的首要要求。這要求我們必須積極探索和掌握信息化時代檔案工作的基本要求與基本方針,要求機關單位建設有利于檔案開發(fā)和利用的運行機制與監(jiān)管機制。由于信息化時代檔案信息量與以前相比內(nèi)容更加豐富,傳統(tǒng)的檔案工作方法很難全面、及時、準確地收集對數(shù)據(jù)進行有效收集整理,所以必須全面協(xié)調(diào)地調(diào)動相關單位力量,形成檔案管理工作的有效互動機制。
1.2檔案管理理論與模式的服務性創(chuàng)新
理論對于實踐有重要的指導作用,在工作機制創(chuàng)新的同時,對于檔案管理工作的理論建設與管理模式的創(chuàng)新研究這項工作的重要內(nèi)容。現(xiàn)代科技的廣泛應用,顛覆了以往傳統(tǒng)的檔案管理理論與管理模式,檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn),這就要求機關單位要切實加強檔案管理理論的研究與模式創(chuàng)新的研究。以創(chuàng)新的理論指導實踐,用檔案工作的理論創(chuàng)新促進檔案管理工作的有力開展,使檔案工作向更高的層級邁進。
1.3檔案管理技術平臺創(chuàng)新
要提高信息化時代檔案管理的工作效率與服務水平,還要在技術層面進行建設。以檔案信息資源共享為目標的檔案管理工作建設是一個有效途徑。不但要對現(xiàn)有的電子檔案管理系統(tǒng)進行技術與理論方面的建設,還要積極推進檔案管理網(wǎng)絡的建設,以提供一個開放式、全天候、交互性的檔案服務平臺為最終目的,這也是信息時代對檔案管理工作提出的技術要求。檔案平臺的建設真正實現(xiàn)了資源的共享,簡化了工作流程。這也是實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展重要途徑。
2創(chuàng)新檔案管理的策略
雖然信息時代的到來大大改變了檔案管理工作的工作方式與工作模式,但信息時代的特性都對檔案管理工作提出了新的要求與挑戰(zhàn)。所以,檔案管理工作人員在應用信息技術發(fā)展傳統(tǒng)檔案管理工作的同時,要以安全性、標準化、服務性作為信息時代檔案管理工作的基本準則。在信息化的沖擊下,檔案管理工作思想、內(nèi)容和服務方式都產(chǎn)生了巨大變革,所以檔案管理工作者要對常規(guī)的檔案管理運作方式進行改進,在探索和掌握一套適應信息技術的新工作程序和方法積極尋找檔案管理工作的新路徑。
2.1切實轉(zhuǎn)變檔案管理工作方式
長期以來,受傳統(tǒng)觀念影響,檔案管理工作行政色彩濃厚。但在信息化時代與深化改革的轉(zhuǎn)型之中,檔案管理工作由“管理”向“服務”轉(zhuǎn)變是的要求愈發(fā)迫切。這首先要求檔案管理工作要積極拓展服務領域:檔案管理部門除了要面向?qū)n案有剛性需求的單位與個人外,還要將服務受眾細化,更多更好地提供個性化的服務;其次,檔案管理工作要對服務方式進行創(chuàng)新,這表現(xiàn)在:通過網(wǎng)絡技術,將檔案上線,從而簡化檔案管理與查閱步驟。檔案管理部門要積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息,實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索。實現(xiàn)數(shù)據(jù)在線收集并有效開展在線服務,以最大限度地縮短數(shù)據(jù)的收集與周期。
2.2創(chuàng)新檔案管理工作流程
在檔案收集層面,要利用多種載體實現(xiàn)檔案收集。信息化時代的檔案種類、數(shù)量急劇增多,檔案存放的載體與記錄方式發(fā)由于檔案形式的變化也發(fā)生著深刻變化。很多檔案的收集突破了傳統(tǒng)的紙張形態(tài),更多地以縮微型、聲像型、機讀型等新型載體和記錄方式保存;在檔案加工層面要建立與新型檔案載體相適應的檔案管理加工機制,開發(fā)與信息化相適應的檔案管理技術。隨著信息化時代檔案的保管方法、分類方式和傳輸方式發(fā)生的變化,一套完整的檔案加工體系亟待建立;在檔案利用方面要實現(xiàn)檔案服務網(wǎng)絡化,這對提高機關單位檔案服務水平與服務能力都具有重要的意義。隨著檔案載體的多樣性增強,檔案信息在網(wǎng)絡上被傳輸、檢索和利用應形成完整的供應與利用體系,特別是信息時代大數(shù)據(jù)以及云計算技術的出現(xiàn),為形成一套完整的檔案數(shù)據(jù)利用體系提供了可能。
檔案工作人員已經(jīng)充分認識到,在社會發(fā)展中檔案工作關乎歷史進程中的社會政治、經(jīng)濟、文化、科技發(fā)展,是所有人類文化信息資源的集中地,為民族的進步和國家經(jīng)濟的發(fā)展起到重要的作用。檔案中的那些原始文獻,那些文化信息,對社會各個方面都有著發(fā)展與創(chuàng)新的支撐價值。不能簡單地認為,自己手中的這些檔案僅僅是政府機關、企事業(yè)單位的查考憑據(jù),實際上是時代進步的重要平臺,是科學研究的基礎條件,是生產(chǎn)力發(fā)展的參考依據(jù)和可靠保證。在知識經(jīng)濟和信息爆炸的今天,檔案資料的原始性,是最為真實的前期技術成果,是創(chuàng)新起步的臺階,是人類發(fā)展與文明進步的加速器。因此,我們對檔案工作人員的基礎素質(zhì)和管理手段,有著更高的要求,并且以創(chuàng)新的動力,討論如下問題。
一、檔案工作的靈魂是思想觀念創(chuàng)新
管理觀念的創(chuàng)新,是檔案人員對自己專業(yè)認同與深入的靈魂,更是時代要求所賦予檔案管理工作的素質(zhì)要求。只有在觀念創(chuàng)新的情況下,才能在有我們共同認知的管理創(chuàng)新和服務創(chuàng)新。這一點非常重要。如果我們的檔案人員缺乏創(chuàng)新的意識,就會在檔案管理進程中缺少專業(yè)意識,缺少科學觀念。這是以人為標準的事業(yè),如果缺少人的價值在場,盡管可能有一流的檔案管理條件,一流的辦公和存儲館舍,也很難說這個館能夠為現(xiàn)代社會提供有價值、有水平的檔案服務。
要牢固樹立檔案工作的靈魂是思想觀念創(chuàng)新的現(xiàn)代意識,努力把檔案工作中重管理輕利用的錯誤思想扭轉(zhuǎn)過來,以主動服務的精神,讓沉睡的檔案活躍起來,不要封閉式服務,走出辦公室,走出故紙堆,打開窗子,真正成為一種開放式服務的檔案工作,在社會經(jīng)濟發(fā)展中努力發(fā)揮自己的作用。
在思想觀念創(chuàng)新中,對于人才的認識和培養(yǎng),是思想觀念創(chuàng)新的堅實基礎。在人的社會生活與經(jīng)濟發(fā)展中,人才戰(zhàn)略是重頭戲。所謂高新技術,是人才的高新,人才為一切高新技術的先導,高新技術與人才構成檔案工作的基礎概念。數(shù)字化的到來,是以人才掀起的技術革命,其對檔案工作的影響巨大,因此在當代檔案工作中,對于人才的認識和培養(yǎng),是我們事業(yè)成敗的關鍵,這就要求我們在檔案工作中加強管理,強化人才意義,內(nèi)部要加大人才培訓的力度,外部要充分認識各界各行業(yè)的人才精英,他們的所作所為,是我們檔案工作不可缺少的物質(zhì)基礎。要勇于擔當,在開拓精神統(tǒng)領下,工作上有新方案,關腦中有新理論,讓我們的檔案工作為現(xiàn)代化社會的發(fā)展提供更好的服務。
二、檔案工作的發(fā)展是服務手段創(chuàng)新
在檔案管理工作中,我們要強化“創(chuàng)新服務就是檔案工作的發(fā)展”這一觀念,充分利用檔案室的多層次信息數(shù)據(jù),在服務系統(tǒng)中實現(xiàn)開放式檢索,為社會提供便捷的服務。在過去的檔案工作中,我們可能正解服務就是臉色不難看,有問必答,或可不出什么差錯甚至“有求必應”讓客戶高興而來,滿意而歸。但我們現(xiàn)在認為,檔案工作的發(fā)展也有著競爭取勝的意義,僅僅做到簡單的服務是不夠的,應該立足本職工作,充分認識檔案工作的特殊性,不斷地創(chuàng)新服務手段,由被動地等待社會各界專業(yè)人員上門來查詢檔案,改變一下心態(tài),轉(zhuǎn)換一下思維方式,主動地認識哪些部門需要檔案,并了解這些人員是什么原因使他們對檔案的期望。我閃認為,檔案工作的發(fā)展,也有一個“市場之手”,這就是由檔案需求者與檔案工作共同推動的檔案工作的發(fā)展。我們甚至可以想到,把檔案工作與檔案需求掛鉤,共同支配。我們要反復細致地工作,認真了解檔案需求者的期望,以頭昏腦脹的心態(tài),愿意使用我們的檔案。一個檔案工作者不去主動地探求自己的業(yè)務對象,忽略人才概念,遠離服務的平臺,盡管平日所做的符合工作標準,而隨著時代的發(fā)展,也會被淘汰的。
檔案工作者要無條件地堅持自己的服務宗旨,與檔案使用者交朋友,多往來,認識檔案需求的前沿陣地在哪里,與自己的工作特性結合起來。檔案工作者要不遺余力地為需求者服務,滿足人的要求,無條件且靈活多樣地為需求者服務。如此這樣,當我們的檔案服務達到需求的員的期望時,我們自己有一種成就感,使用者本身也會深感滿意。我們在檔案工作的服務中,如果可能超出需求者的期望,他們會記在心里,會繼續(xù)在這里檢索,取得新成就,也就是我們的工作在社會政治、經(jīng)濟、文化發(fā)展中,起到了推動作用。
三、檔案工作的成果是服務領域創(chuàng)新
服務領域的創(chuàng)新,不是檔案工作的一句口號,而是我們在信息時代面對服務的多樣化、多主體的一種直面態(tài)度,一種思想意識,一種創(chuàng)新工作的主動作為。由封閉的檔案服務,轉(zhuǎn)化為企事業(yè)單位以及社會各界的全方位掃描,已經(jīng)成為檔案工作者的共識。檔案部門面對所有各界服務,將檔案信息充分利用,同時又有專業(yè)性、特殊性、針對性,為特定人群提供服務,這是人們對檔案工作的日益迫切。為此,我們對自己的服務領域要給以重新認識,做好自己的檔案工作。
檔案管理創(chuàng)新,顧名思義就是根據(jù)市場和社會需求變化而隨之變化,改變管理模式、優(yōu)化人員結構、引進現(xiàn)代化技術、豐富檔案相關知識,最大程度地滿足廣大用戶對檔案需求,最大限度地獲取經(jīng)濟利益和社會利益的變化過程。這不僅是檔案管理創(chuàng)新的動態(tài)過程,也是現(xiàn)代化社會信息資源創(chuàng)新的過程,檔案管理工作的創(chuàng)新,就是社會信息化覆蓋檔案領域的過程。
在新形勢下,檔案管理創(chuàng)新具有重要意義。首先,檔案管理創(chuàng)新順應時展潮流。隨著現(xiàn)代化社會不斷發(fā)展,檔案工作愈加受到有關部門重視,成為新時期發(fā)展工作主要構成部分之一,與各項工作共同構成共存關系網(wǎng)。隨著形勢的發(fā)展,傳統(tǒng)檔案管理模式已不符合時展需要,創(chuàng)新檔案管理工作成為新形勢下我國發(fā)展工作不可或缺的一部分。其次,檔案資源建設離不開檔案管理創(chuàng)新。在日新月異的時代變化下,館藏稀少、資源短缺已成為我國檔案工作發(fā)展瓶頸,因此,構建多層次、多樣化檔案資源結構、豐富館藏任務迫在眉睫。而通過創(chuàng)新檔案管理,可以從源頭上改善我國檔案資源建設現(xiàn)狀,從而更好地為我國發(fā)展工作發(fā)揮更大作用。
二、新形勢下檔案管理工作存在的問題
近年來,檔案管理工作創(chuàng)新被提上日程。然而,與社會信息化發(fā)展速度相比,我國檔案管理水平還遠遠跟不上其發(fā)展步伐,目前檔案管理工作主要存在以下問題:
1.檔案管理理念保守,缺乏大局意識
檔案管理理念保守、陳舊,是制約當今檔案管理工作發(fā)展的要素。在高等院校,相關部分領導對檔案管理工作缺乏遠見,檔案管理工作一直處于教學改革低谷;而在企業(yè),制度改革往往是其工作重中之重,相關領導非常重視,而檔案管理工作改革往往是被棄之一旁。這就為檔案管理工作發(fā)展增加了難度,其科學化和規(guī)范化得不到有效保證。而這種現(xiàn)象的產(chǎn)生,最重要的影響因素就是對檔案管理工作大局意識的缺乏。相關檔案部門領導只注重眼前經(jīng)濟利益,看不到檔案工作長遠的研究價值,放慢檔案管理工作創(chuàng)新、變革步伐,從而導致了“重藏輕用”現(xiàn)象普遍出現(xiàn),檔案本身價值和利用價值得不到很好地體現(xiàn),檔案管理工作發(fā)展受阻。
2.檔案硬件環(huán)境設施尚未齊全,管理體制不完善
從我國目前的檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀分析,檔案硬件環(huán)境設施尚未齊全。有些高校或者企業(yè)甚至沒有專門的檔案室,各部門檔案室規(guī)格不一,“六防”設備不完善或者不具備,檔案霉變、蟲蛀等現(xiàn)象普遍存在。與此同時,在查閱、檢索程序方面,傳統(tǒng)手工檢索所占比重很大,雖然各部門都拓寬檢索工具開發(fā)渠道,在編制檢索方面又導致了“求多不取精”現(xiàn)象產(chǎn)生,檢索程序嚴重影響檔案服務進度,制約檔案信息化建設發(fā)展進程。
3.檔案管理人員素質(zhì)與檔案工作要求不適應
檔案管理工作要創(chuàng)新,掌握檔案專業(yè)技能的復合型人才必不可少。但從目前我國檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀來看,檔案管理專業(yè)人才匱乏,這就直接導致了現(xiàn)代化先進技術無法在檔案管理中發(fā)揮應有作用。現(xiàn)代化社會的發(fā)展,對人才培養(yǎng)提出更高要求:檔案管理人員不僅要熟悉、掌握檔案專業(yè)知識,而且要跨領域?qū)W習其他行業(yè)知識,學會將兩者融會貫通。與此同時,隨著現(xiàn)代化先進技術引進,檔案服務途徑的數(shù)字化和網(wǎng)絡化普及程度越來越高,電子形式和紙質(zhì)版形式兩者共存,這就要求檔案管理人員必須要熟悉現(xiàn)代化技術操作,能夠快速、便捷查詢用戶所需的檔案信息,從而提高檔案利用率。
4.以人工服務為主,管理方式單一
從檔案現(xiàn)狀來看,目前檔案部門的檔案管理對象主要是聲像檔案、紙質(zhì)檔案和電子檔案,其主要管理方式還是以手工操作為主,檔案整理、查閱、檢索、歸檔等還是以人工服務為主,浪費了大量人力物力,也無法滿足用戶隨時隨地對檔案信息的強烈需求。這不僅嚴重阻礙了檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展,而且與現(xiàn)代化社會發(fā)展潮流相違背,必然被社會所淘汰。
三、新形勢下檔案管理工作機制創(chuàng)新對策
改變我國檔案管理工作現(xiàn)狀,提高檔案利用效率,從而進一步實現(xiàn)檔案管理的科學化、實用化和規(guī)范化,任重而道遠。因此,新形勢下檔案管理工作創(chuàng)新可以借鑒以下對策:
1. 創(chuàng)新檔案管理理念,樹立全局意識
科學的檔案管理理念主要包括以下方面:第一,樹立全局意識,順應時展潮流,根據(jù)社會需求,充分利用檔案資源,最大限度地發(fā)揮檔案本身價值和作用。第二,解放思想。加強檔案信息交流與溝通,不僅可以實現(xiàn)資源共享,改變封閉型的文化氛圍,還可以擴大檔案管理工作影響力。第三,在企業(yè)檔案工作方面,要正確對待企業(yè)既競爭又合作的雙重關系。在企業(yè)內(nèi)部采取自我營銷機制,積極宣傳和強化檔案管理工作要求,對外則主動借鑒對方現(xiàn)代化、科學管理機制,加強企業(yè)間互動,實現(xiàn)良性競爭。
2.創(chuàng)新管理模式,建立健全檔案管理體制
要創(chuàng)新檔案管理制度,檔案管理制度規(guī)范化是其必要前提。根據(jù)檔案法提出的“依法治檔”的要求,最大程度地拓展檔案管理的輻射面和覆蓋面,健全和創(chuàng)新檔案管理制度,借鑒現(xiàn)代化、科學的管理體制,號召廣大檔案人員共同參與到檔案管理制度創(chuàng)新當中。規(guī)范、科學化的檔案管理體制要囊括以下三方面:一是以精干、高效原則優(yōu)化檔案管理機構人員配置,讓檔案人員各司其職,各盡其能;二是加大培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人員力度,加大資金投入,為檔案人員提供一個優(yōu)良培訓基地,強化其專業(yè)知識技能和現(xiàn)代化意識;三是完善檔案管理流程,明確責、權、利三者關系,以統(tǒng)一管理與分級管理相結合為原則設置組織機構,改變檔案部門全部為檔案資料現(xiàn)狀,轉(zhuǎn)變?yōu)榧瘷n案資料、社會信息、情報于一身的復合型檔案管理組織。以科學、系統(tǒng)的檔案管理制度應對新形勢下我國發(fā)展工作的制度需求,從而更好地實現(xiàn)檔案管理工作科學化和規(guī)范化,促進檔案事業(yè)發(fā)展。
3.創(chuàng)新檔案隊伍培養(yǎng)模式,提高檔案人員專業(yè)水平
促進檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展,必須要以培養(yǎng)現(xiàn)代化高素質(zhì)人才為支撐。因此,我國檔案管理工作機制創(chuàng)新,必須要建設一支綜合素質(zhì)高、專業(yè)知識水平高、專業(yè)技能過硬的檔案管理專業(yè)隊伍。高素質(zhì)的檔案管理人才必須要熟悉和掌握電子計算機和數(shù)字通信等先進技術,具備檔案專業(yè)知識技能。因此,檔案部門領導要重視高素質(zhì)檔案管理人才培養(yǎng),加大資金投入力度,建立健全高素質(zhì)人才培訓基地,多形式、多渠道對相關人員定期進行技能培訓,強化檔案管理人員的科學管理理念,提升檔案管理人員工作能力。另外,要積極爭取從國外引進先進的現(xiàn)代化技術設備和科學的檔案管理制度,借鑒外國現(xiàn)代文化,加快我國檔案工作者掌握現(xiàn)代科學技術步伐。
4.創(chuàng)新服務手段,提高檔案利用率
新形勢下,檔案管理工作創(chuàng)新服務手段,首先要順應數(shù)字化和網(wǎng)絡化發(fā)展,借助網(wǎng)絡技術手段設置一個專門的檔案館網(wǎng)頁,拓展檔案部門的局域網(wǎng),與其他部門的網(wǎng)站相聯(lián)系,最大限度地收集和共享網(wǎng)絡信息資源,實現(xiàn)檔案自動化查閱和檢索,進而建設電子數(shù)據(jù)管理中心,實現(xiàn)數(shù)字化管理。檔案形式由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮有问綖橹鳎粌H擴寬了檔案服務覆蓋面,而且節(jié)約人力、物力。此外,利用網(wǎng)絡特性,開放在線服務平臺,更快速、便捷地滿足用戶的需求,解決用戶難題,不僅擴大了檔案服務涵蓋面,而且擴大了檔案管理工作影響力。在信息化社會背景下,廣大用戶更注重檔案服務時效性,創(chuàng)新檔案服務手段,既符合時展潮流,也符合檔案管理工作創(chuàng)新要求。
1 傳統(tǒng)文書檔案管理工作面臨新問題
新的發(fā)展形勢下,大部分國企、事業(yè)單位制度創(chuàng)新力度很大,大的制度建設有分管領導主抓,而具體到檔案規(guī)制修編就很少有人問津,這嚴重地影響了檔案管理的科學化、法制化、規(guī)范化。
文書檔案管理工作基本上是幾十年一貫制,帶有明顯的黨政機關檔案管理的色彩。同時,實際工作中一直存在“重藏輕用”的傳統(tǒng)思維方式,檔案人員將大部分精力都集中在檔案的收集、整理、鑒定、保管等業(yè)務上,而忽視了對其他工作的滲透及體現(xiàn)現(xiàn)實價值的服務,使得檔案工作機制滯后于可持續(xù)發(fā)展的大環(huán)境變化,文書檔案工作的價值大打折扣。工作手段落后,與高效便捷的時代要求不適應。大多數(shù)單位的文書檔案部門往往是匆忙地配備上微機,進行電子文件接收保存,再脫網(wǎng)單機編目或提供檢索。這種被動、孤立的檔案信息化過程,充其量僅能使檔案成為信息化“孤島”,而無法成為基礎性、知識性的資源被便捷利用。人才隊伍素質(zhì)參差不齊,與豐富的人文需求不適應。在顯性價值標準體系下,文書檔案部門往往成為機構改革、機關精簡的對象,成為職稱評聘、薪酬改革、閑雜人員安置的“災區(qū)”。這種與新環(huán)境、新技術、新要求背離的隊伍狀況,將會給檔案工作本身或單位的發(fā)展帶來無法彌補的損失。
2 創(chuàng)新文書檔案管理工作面臨新機遇
改革發(fā)展使文書檔案工作面臨新的人文環(huán)境。瞬息萬變的信息社會,對企事業(yè)單位信息的運轉(zhuǎn)效率提出了更高的要求; 國企及事業(yè)單位改革破題攻堅,伴有大量的深層次歷史問題,需要文書檔案工作提供佐證; 激烈的市場競爭,使得信息的收集、整理和利用比任何一個時期都更加重要,檔案部門理應承擔起這些重任。信息化使文書檔案工作面臨新的技術環(huán)境。隨著國家信息化建設的逐步推進,各個企事業(yè)單位在局域網(wǎng)和遠程互動平臺建設以及產(chǎn)品資料的數(shù)據(jù)化生成、流轉(zhuǎn)、利用、共享等方面均取得了不同程度的進展。文書檔案管理部門作為企事業(yè)單位各種信息歸集、編研、提供利用的部門,其管理手段、存儲介質(zhì)等不可能游離其外,也不應該落后于技術環(huán)境的發(fā)展。管理關系變化使文書檔案工作面臨新的組織環(huán)境。無論是企事業(yè)單位的戰(zhàn)略性重組還是單位內(nèi)部的適應性改革,也無論是產(chǎn)業(yè)結構調(diào)整還是業(yè)務鏈條的完善,其間必然有資源權屬的變化和相應組織結構的調(diào)整。為了適應這種情況,在文書檔案工作層面必須對原有的相關檔案資料進行分析、界定,在保持統(tǒng)一、齊全、完整的前提下,就檔案資料的分拆、移交和繼承作出相應安排。
3 信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新
安全性、標準化、開放性隨著信息時代的到來,傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)越來越不能適應時代的要求,因此必須對檔案管理工作進行改革創(chuàng)新,以繼承和發(fā)展的創(chuàng)新思想,在繼承傳統(tǒng)檔案管理工作精華的基礎上,應用信息技術發(fā)展傳統(tǒng)檔案管理工作。
檔案管理工作環(huán)節(jié)的創(chuàng)新―――實現(xiàn)信息化。檔案工作主要包括八個環(huán)節(jié):收集、整理、分類、檢索、利用、統(tǒng)計、編研。檔案管理工作信息化,就是要把信息技術應用到檔案工作的八個環(huán)節(jié)中去,以提高檔案管理效率和服務水平。
收集―――多種載體檔案。現(xiàn)代科技的發(fā)展,使檔案的種類、數(shù)量越來越多,檔案的載體形式和記錄方式發(fā)生了較大的變化。計算機和多媒體技術的發(fā)展,改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的局面,使紙質(zhì)檔案與非紙質(zhì)檔案的比重和轉(zhuǎn)換逐步發(fā)生變化。無紙化辦公將使新概念文件、新形態(tài)載體和新積存方式的檔案信息應運而生。越來越多的社會活動記錄不再采用傳統(tǒng)的紙張形態(tài),而是以縮微型、聲像型、機讀型等新型載體和記錄方式而存在,形成各種載體檔案共存的局面。加工(整理、分類)―――建立與各種檔案發(fā)展相適應的加工標準多種載體檔案的出現(xiàn),與傳統(tǒng)檔案管理的保管方法、分類方式和傳輸方式截然不同。目前,針對這些新型檔案,我們的檔案管理理論、標準和方法雖然不斷改進,但仍無法完全滿足時代變革的需要,己經(jīng)滯后于檔案管理的實踐。利用(檢索、利用、統(tǒng)計、編研)―――檔案服務網(wǎng)絡化。實現(xiàn)檔案信息資源服務網(wǎng)絡化,是檔案信息化的重要標志,也是檔案數(shù)字化的最終目標。檔案信息在網(wǎng)絡上被傳輸、檢索和利用,眾多的檔案信息不再是散布于各個檔案館的孤立個體,而是由相互連接的館藏構成的、海量豐富的、交互共享的、便捷迅速的、安全屏保的檔案信息網(wǎng)絡中的一個環(huán)節(jié)。檔案服務網(wǎng)絡化將實現(xiàn)檔案領域的各種資源信息的人類共享。實現(xiàn)方式包括:網(wǎng)上閱覽―――通過內(nèi)部主頁查閱文檔;電子閱覽室―――根據(jù)辦公區(qū)域分布和服務半徑,設立若干電子閱覽室,用戶通過電子閱覽專用計算機可以得到所有相關領域的最新的電子文件,但須防止用戶將電子文件下載轉(zhuǎn)出和打印,從而確保檔案的安全性;內(nèi)部主頁―――通過本單位的內(nèi)部主頁,方便地得到全文信息,并可訂閱信息以實現(xiàn)自動跟蹤其更新情況,從而實現(xiàn)將各項工作所需要的文件、檔案(涵蓋圖書、情報、資料)統(tǒng)一從內(nèi)部主頁上提供利用。信息時代已經(jīng)到來,檔案作為一種重要的社會信息資源越來越受到社會各界的重視,但與時展相匹配的信息時代檔案管理工作體系還在建設之中。要堅持繼承和發(fā)展的思想,以安全性、標準化和開放性為原則,不斷創(chuàng)新信息時代檔案管理工作。
4 改進檔案工作方法
好的工作方法是做好工作的前提,掌握并運用好的工作方法是做好工作的關鍵。第一,要深人基層,搞好調(diào)查研究工作。通過調(diào)查研究,更加開闊視野.掌握實情,調(diào)研出思路、對策和成果.形成科學的認識,并成功地指導實踐.以達到加強和促進檔案工作發(fā)展的目的。第二,要科學管理,健全工作機制。體制是事物內(nèi)部運轉(zhuǎn)的軌跡,要創(chuàng)新檔案工作,健全科學、完善的工作機制也必不可少。創(chuàng)新工作機制,就是要克服和防止工作的隨意性和盲目性.形成系統(tǒng)的工作程序,用于指導和規(guī)范檔案工作,完成崗位責任制度,嚴明崗位紀律,為檔案工作提供有力的保證。第三,要樹立典型,做好示范工作。通過樹立方方面面的以點代面,從而在典型帶動下不斷創(chuàng)新檔案工作,整體推進檔案工作的全面展開。
5 提升檔案工作人員素質(zhì)
關鍵詞:檔案;記載;創(chuàng)新
檔案管理工作是機關重點工作之一,繁瑣復雜,需要在創(chuàng)新上下功夫。在新時期檔案工作者要抓住機遇,迎接挑戰(zhàn),與時俱進,開拓創(chuàng)新,提高機關檔案管理水平,促進機關檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,確立檔案工作在機關中不可替代的地位。近幾年來,機關的檔案取得了可喜得成績,其地位逐步提高,其作用也越來越受重視。隨著知識經(jīng)濟的提出和社會現(xiàn)代化的推進,現(xiàn)代信息技術、網(wǎng)絡技術的廣泛應用,我國機關的檔案管理工作也發(fā)生啦很大的變化,做為傳統(tǒng)文獻的機關檔案工作,面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。
1 檔案管理工作的“軟件”創(chuàng)新
機關檔案管理的研究工作可以在多個方向和角度上展開,如果從檔案管理與基礎建設之間的關系層面上說,我們可以把檔案建設分為“硬件”和“軟件”兩大類。就前者而言,主要指的是檔案館舍、資料設備、計算機網(wǎng)絡、配置設施等基礎設施建設。就后者而言,又可以分為兩個方面,其一是就檔案管理人員自身的文化素養(yǎng)、職業(yè)道德、工作能力等等,其二是就檔案管理在整個機關工作中的影響力、輻射力和創(chuàng)造力而言的,主要指的是檔案管理為實踐工作提供了具w的幫助、支持和促進作用,樹立良好的機關部門形象,提升機關的影響力等等。從理論上說,機關檔案管理建設中的硬件和軟件具有同等重要的作用,二者不可偏廢,一般而言,硬件是軟件的基礎,軟件是硬件的目的。但是,長期以來,在檔案管理工作中存在著重視“硬件”、輕視“軟件”的不良傾向,一個非常普遍的例子是,在檔案管理部門更重視硬件設施建設,普遍重視和下大力氣投入資金、人力和物力,這些固然是檔案管理發(fā)展所必需的,但是,由此忽視了軟件建設,則對于檔案管理發(fā)展無疑是有害的。
按照美國學者約瑟夫?奈的軟實力理論,一個國家或地區(qū)僅僅依靠經(jīng)濟、科技、資源等“硬實力”建設,很難在未來競爭中勝出,未來的國家或區(qū)域經(jīng)濟的競爭主要手段在于文化教育、意識形態(tài)、制度觀點等等“軟實力”。雖然這個思想最初產(chǎn)生于國際政治關系領域,但是,由于其對于文化教育重要性的深刻認識,特別是對于各個學科領域具有的普遍的借鑒意義或者說普適性原則,因而迅速被國內(nèi)各個學科領域吸收和借鑒,這一點已經(jīng)被學界所公認。同樣,對于機關檔案管理工作而言,我們也可以而且應該充分借鑒他的軟實力發(fā)展戰(zhàn)略思想,認識到檔案管理中的軟件建設所具有的不可替代的作用,以及在檔案管理工作領域未來發(fā)展中的前瞻性。基于此,我們可以把檔案管理建設中的“軟件”,稱之為一種“軟實力”,而檔案管理在文化軟實力發(fā)展中的創(chuàng)新,就可以被表述為“軟件”的創(chuàng)新。
那么,就檔案管理的“軟件”建設而言,如何實現(xiàn)在文化軟實力發(fā)展中的創(chuàng)新呢?筆者認為,根據(jù)我國檔案管理的客觀情況,至少可以在如下兩個方面進行創(chuàng)新:其一,在檔案管理人員的文化素養(yǎng)提升上,改變當前“一單、兩低、兩缺”的管理現(xiàn)狀,即檔案管理人員知識結構單一,業(yè)務素質(zhì)偏低、工作積極性偏低;缺乏復合型管理人才、缺乏對其針對性的培訓指導。造成這種狀況的原因固然是多方面的,但是,檔案管理者認識觀念上偏好“硬實力”、輕視“軟實力”的誤區(qū)有不可推卸的責任。針對這種狀況,在文化軟實力發(fā)展戰(zhàn)略下,亟待實現(xiàn)檔案館工作人員文化素質(zhì)的提升。在用人機制上,應該加強引進高素質(zhì)人員,而且,針對現(xiàn)有人員素質(zhì)的低下,加強針對性的業(yè)務培訓,尤其是加強對人員成為知識型、復合型人才的培養(yǎng)。其二,在檔案管理工作的形象提升上,亟待實現(xiàn)檔案館從“養(yǎng)老院”、“清水衙門”向?qū)I(yè)教育平臺的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型。這需要機關檔案管理部門改變傳統(tǒng)工作思路,積極把檔案工作與機關整體工作聯(lián)系起來,除了保存職工檔案這一基本工作之外,還應該擴寬工作思路,創(chuàng)造檔案館舍為企業(yè)服務的新型知識平臺,以此改變?nèi)w職工心目中檔案管理工作專門為安排家屬工作的養(yǎng)老院形象,以此提升檔案管理部門以及整個機關的文化軟實力。
2 從保存守護職能向開放職能的創(chuàng)新
在傳統(tǒng)管理觀念中,檔案管理工作的主要內(nèi)容在于如何保存、保護重要資料。相對于機關要處理各種繁雜的日常工作而言,二者的本質(zhì)區(qū)別在于,檔案部門偏重于被動性的保護和收藏,而整個機關工作則偏重于主動性的解決問題。在文化軟實力戰(zhàn)略上升為全球性潮流之后,企業(yè)檔案管理職能中的被動性收藏保護工作面臨著向主動性教育轉(zhuǎn)型的創(chuàng)新任務。
在這個意義上,機關檔案管理工作的文化軟實力提升,可以被表述為吸引力的提升。而在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作中,檔案管理工作無疑是缺乏吸引力的,導致檔案管理工作吸引力缺乏的原因是多方面的,其中固然有工作自身性質(zhì)的枯燥乏味,但是,還與機關檔案工作被人為地與機關工作割裂有直接的關系。簡言之,一旦實現(xiàn)了讓檔案管理部門成為機關職工的“第二課堂”,檔案管理工作就可以更加親密地融入到整個機關部門工作中,并且為全體員工提供教育實踐中獲得巨大的吸引力、影響力,從而提升文化軟實力。具體來說,就是要改變檔案管理工作與員工日常工作割裂的狀態(tài),實現(xiàn)檔案管理職能的不斷延伸和擴展,甚至向承擔某些文獻資料查找、信息處理等任務的方向積極發(fā)展,或者創(chuàng)造條件為企業(yè)日常工作實踐服務。例如,檔案管理部門除了為開設員工開設檔案管理、檔案保護、檔案查詢等教學內(nèi)容之外,可以把檔案館舍作為員工參與實踐的基地,特別是對于承擔文獻資料查詢、信息傳播、通訊宣傳等工作任務的員工而言,充分利用檔案部門這個教育平臺,為培養(yǎng)和提升員工綜合文化素質(zhì)和多種實踐能力,無疑是一個非常寶貴的機會。當然,最重要的作用還不在于此,就文化軟實力的影響力和吸附力因素來看,檔案管理工作積極參與、融入到企業(yè)日常工作中,就會增加自身對于全體員工的吸引力和影響力,這對于改善檔案管理部門與企業(yè)其他各個部門之間的疏遠冷漠關系,無疑是具有十分積極的現(xiàn)實意義。
3 管理方式創(chuàng)新
通常檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定,如單純地看檔案管理場所、設備和館藏等。但隨著時代的發(fā)展,檔案管理主要應看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理,要最大限度地實現(xiàn)檔案資源的開發(fā)和利用。
機關檔案管理在文化軟實力發(fā)展中的創(chuàng)新,并不僅僅局限于上文所說的三個方面,但是,就當前我國機關檔案管理工作中存在的主要問題而言,在檔案管理的“軟件”創(chuàng)新上,以及從保存守護職能向?qū)ν忾_放的職能轉(zhuǎn)型,無疑是最基本的文化軟實力提升之策,其不僅對于提升檔案管理部門的文化軟實力,也對于整個機關的文化軟實力,都將發(fā)揮重要的意義,這正是筆者以此為選題進行研究的現(xiàn)實意義。 總之,檔案工作者應該不斷的更新觀念,創(chuàng)新理論;更新知識,創(chuàng)新管理,掌握檔案工作的發(fā)展規(guī)律,樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識,與時俱進,以服務為宗旨,以創(chuàng)新為主題,促進檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化、科學化。