前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的檔案規(guī)章制度主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。

第1篇：檔案規(guī)章制度范文

第一條為規(guī)范高等學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法，制定本辦法。

第二條本辦法所稱(chēng)的高等學(xué)校檔案(以下簡(jiǎn)稱(chēng)高校檔案)，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

第三條高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。

第四條國(guó)務(wù)院教育行政部門(mén)主管全國(guó)高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門(mén)主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作。

國(guó)家檔案行政部門(mén)和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門(mén)在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對(duì)高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第五條高校檔案工作由高等學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，其主要職責(zé)是：

(一)貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準(zhǔn)學(xué)校檔案工作規(guī)章制度；

(二)將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展；

(三)建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機(jī)構(gòu)，落實(shí)人員編制、檔案庫(kù)房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費(fèi)；

(四)研究決定高校檔案工作中的重要獎(jiǎng)懲和其他重大問(wèn)題。

分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長(zhǎng)負(fù)責(zé)檔案工作。

第二章機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備

第六條高校檔案機(jī)構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。

具備下列條件之一的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館：

(一)建校歷史在50年以上；

(二)全日制在校生規(guī)模在1萬(wàn)人以上；

(三)已集中保管的檔案、資料在3萬(wàn)卷(長(zhǎng)度300延長(zhǎng)米)以上。

未設(shè)立檔案館的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室。

第七條高校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)具備符合要求的檔案庫(kù)房和管理設(shè)施。

需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨(dú)立性的檔案，可以根據(jù)實(shí)際需要設(shè)立分室單獨(dú)保管。分室是高校檔案機(jī)構(gòu)的分支機(jī)構(gòu)。

第八條高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)是：

(一)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作；

(二)擬訂學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)；

(三)負(fù)責(zé)接收(征集)、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校的各類(lèi)檔案及有關(guān)資料；

(四)編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開(kāi)發(fā)檔案信息資源；

(五)組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作；

(六)開(kāi)展檔案的開(kāi)放和利用工作；

(七)開(kāi)展學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；

(八)利用檔案開(kāi)展多種形式的宣傳教育活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能；

(九)開(kāi)展國(guó)內(nèi)外檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。

有條件的高校檔案機(jī)構(gòu)，可以申請(qǐng)創(chuàng)設(shè)愛(ài)國(guó)主義教育基地。

第九條高校檔案館設(shè)館長(zhǎng)一名，根據(jù)需要可以設(shè)副館長(zhǎng)一至二名。綜合檔案室設(shè)主任一名，根據(jù)需要可以設(shè)副主任一至二名。

館長(zhǎng)、副館長(zhǎng)和綜合檔案室主任(館長(zhǎng)和綜合檔案室主任，以下簡(jiǎn)稱(chēng)為高校檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人)，應(yīng)當(dāng)具備以下條件：

(一)熱心檔案事業(yè)，具有高級(jí)以上專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷；

(二)有組織管理能力，具有開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)和精神；

(三)年富力強(qiáng)，身體健康。

第十條高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)為高校檔案機(jī)構(gòu)配備專(zhuān)職檔案工作人員。

高校專(zhuān)職檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制。其編制人數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校檔案機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定。

第十一條高校檔案工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法，愛(ài)崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能。

第十二條高校檔案機(jī)構(gòu)中的專(zhuān)職檔案工作人員，實(shí)行專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級(jí)制，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。

第十三條高等學(xué)校對(duì)長(zhǎng)期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定采取有效的防護(hù)措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會(huì)保險(xiǎn)待遇以及其他有關(guān)待遇，并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助。

第三章檔案管理

第十四條高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高學(xué)校檔案管理水平。

第十五條高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔范圍是：

(一)黨群類(lèi)：主要包括高等學(xué)校黨委、工會(huì)、團(tuán)委、派等組織的各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄及紀(jì)要；各黨群部門(mén)的工作計(jì)劃、總結(jié)；上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于黨群管理的文件材料。

(二)行政類(lèi)：主要包括高等學(xué)校行政工作的各種會(huì)議文件、會(huì)議紀(jì)錄及紀(jì)要；上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理、行政管理的材料。

(三)學(xué)生類(lèi)：主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。

(四)教學(xué)類(lèi)：主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)的文件材料。按原國(guó)家教委、國(guó)家檔案局的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》((87)教辦字016號(hào))的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

(五)科研類(lèi)：按原國(guó)家科委、國(guó)家檔案局的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》(國(guó)檔發(fā)[1987]6號(hào))執(zhí)行。

(六)基本建設(shè)類(lèi)：按國(guó)家檔案局、原國(guó)家計(jì)委的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》(國(guó)檔發(fā)[1988]4號(hào))執(zhí)行。

(七)儀器設(shè)備類(lèi)：主要包括各種國(guó)產(chǎn)和國(guó)外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備(價(jià)值在10萬(wàn)元以上)的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料。

(八)產(chǎn)品生產(chǎn)類(lèi)：主要包括高等學(xué)校在產(chǎn)學(xué)研過(guò)程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。

(九)出版物類(lèi)：主要包括高等學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書(shū)及出版發(fā)行記錄等。

(十)外事類(lèi)：主要包括學(xué)校派遣有關(guān)人員出席國(guó)際會(huì)議、出國(guó)考察、講學(xué)、合作研究、學(xué)習(xí)進(jìn)修的材料；學(xué)校聘請(qǐng)的境外專(zhuān)家、教師在教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的材料；學(xué)校開(kāi)展校際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國(guó)或者港澳臺(tái)地區(qū)專(zhuān)家、教師、國(guó)際學(xué)生、港澳臺(tái)學(xué)生等的材料；學(xué)校授予境外人士名譽(yù)職務(wù)、學(xué)位、稱(chēng)號(hào)等的材料。

(十一)財(cái)會(huì)類(lèi)：按財(cái)政部、國(guó)家檔案局的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào))執(zhí)行。

高等學(xué)校可以根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各種載體形式。

第十六條高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。

學(xué)校各部門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，組織本部門(mén)的教學(xué)、科研和管理等人員及時(shí)整理檔案和立卷。立卷人應(yīng)當(dāng)按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對(duì)文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁(yè)號(hào)或者件號(hào)，制作卷內(nèi)目錄，交本部門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機(jī)構(gòu)移交。

第十七條歸檔的檔案材料應(yīng)當(dāng)質(zhì)地優(yōu)良，書(shū)繪工整，聲像清晰，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。電子文件的歸檔要求按照國(guó)家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T18894-2002)執(zhí)行。

第十八條高校檔案材料歸檔時(shí)間為：

(一)學(xué)校各部門(mén)應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年6月底前歸檔；

(二)各院系等應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年寒假前歸檔；

(三)科研類(lèi)檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，基建類(lèi)檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔。

第十九條高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、鑒定和編號(hào)。

第二十條高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，確定檔案材料的保管期限。對(duì)保管期限已滿(mǎn)、已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)有關(guān)部門(mén)鑒定并登記造冊(cè)報(bào)校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，予以銷(xiāo)毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷(xiāo)毀任何檔案。

第二十一條高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對(duì)已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修復(fù)或者復(fù)制。對(duì)重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)數(shù)字化，加工成電子檔案保管。

第二十二條高校檔案由高校檔案機(jī)構(gòu)保管。在國(guó)家需要時(shí)，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)提供所需的檔案原件或者復(fù)制件。

第二十三條高等學(xué)校與其他單位分工協(xié)作完成的項(xiàng)目，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)至少保存一整套檔案。協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外，應(yīng)當(dāng)將復(fù)制件送交高校檔案機(jī)構(gòu)保存。

第二十四條高等學(xué)校中的個(gè)人對(duì)其從事教學(xué)、科研、管理等職務(wù)活動(dòng)所形成的各種載體形式的檔案材料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。

對(duì)于個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要檔案材料，高校檔案機(jī)構(gòu)可以通過(guò)征集、代管等形式進(jìn)行管理。

高校檔案機(jī)構(gòu)對(duì)于與學(xué)校有關(guān)的各種檔案史料的征集，應(yīng)當(dāng)制定專(zhuān)門(mén)的制度和辦法。

第二十五條高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應(yīng)當(dāng)立即向校長(zhǎng)報(bào)告，及時(shí)處理。

檔案庫(kù)房的技術(shù)管理工作，應(yīng)當(dāng)建立、健全有關(guān)規(guī)章制度，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。

第二十六條高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度，并按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

第四章檔案的利用與公布

第二十七條高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定公布檔案。未經(jīng)高等學(xué)校授權(quán)，其他任何組織或者個(gè)人無(wú)權(quán)公布學(xué)校檔案。

屬下列情況之一者，不對(duì)外公布：

(一)涉及國(guó)家秘密的；

(二)涉及專(zhuān)利或者技術(shù)秘密的；

(三)涉及個(gè)人隱私的；

(四)檔案形成單位規(guī)定限制利用的。

第二十八條凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個(gè)人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，均可以利用已公布的檔案。

境外組織或者個(gè)人利用檔案的，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。

第二十九條查閱、摘錄、復(fù)制未開(kāi)放的檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。涉及未公開(kāi)的技術(shù)問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成單位或者本人同意，必要時(shí)報(bào)請(qǐng)校長(zhǎng)審查批準(zhǔn)。需要利用的檔案涉及重大問(wèn)題或者國(guó)家秘密，應(yīng)當(dāng)經(jīng)學(xué)校保密工作部門(mén)批準(zhǔn)。

第三十條高校檔案機(jī)構(gòu)提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

加蓋高校檔案機(jī)構(gòu)公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力。

第三十一條高校檔案開(kāi)放應(yīng)當(dāng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的閱覽室，并編制必要的檢索工具(著錄標(biāo)準(zhǔn)按《檔案著錄規(guī)則》(DA／T18-1999)執(zhí)行)，提供開(kāi)放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計(jì)算機(jī)查詢(xún)系統(tǒng)等，為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件。

第三十二條高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。

高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件，用于公益目的的，不得收取費(fèi)用；用于個(gè)人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用。

社會(huì)組織和個(gè)人利用其所移交、捐贈(zèng)的檔案，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)無(wú)償和優(yōu)先提供。

第三十三條寄存在高校檔案機(jī)構(gòu)的檔案，歸寄存者所有。高校檔案機(jī)構(gòu)如果需要向社會(huì)提供利用，應(yīng)當(dāng)征得寄存者同意。

第三十四條高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極開(kāi)展檔案的編研工作。出版檔案史料和公布檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成單位同意，并報(bào)請(qǐng)校長(zhǎng)批準(zhǔn)。

第三十五條高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采取多種形式(如舉辦檔案展覽、陳列、建設(shè)檔案網(wǎng)站等)，積極開(kāi)展檔案宣傳工作。有條件的高校，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專(zhuān)業(yè)的高年級(jí)開(kāi)設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課。

第五章條件保障

第三十六條高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)將高校檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算，保證檔案工作的需求。

第三十七條高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)為檔案機(jī)構(gòu)提供專(zhuān)用的、符合檔案管理要求的檔案庫(kù)房，對(duì)不適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要或者不符合檔案保管要求的館庫(kù)，按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》(建標(biāo)103-2008)的要求及時(shí)進(jìn)行改擴(kuò)建或者新建。

存放檔案應(yīng)當(dāng)設(shè)有專(zhuān)門(mén)庫(kù)房。

存放聲像、電子等特殊載體檔案，應(yīng)當(dāng)配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設(shè)施。

第三十八條高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。

第六章獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

第三十九條高等學(xué)校對(duì)在檔案工作中做出下列貢獻(xiàn)的單位或者個(gè)人，給予表彰與獎(jiǎng)勵(lì)：

(一)在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績(jī)的；

(二)在檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理工作中做出顯著成績(jī)的；

(三)在檔案學(xué)研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻(xiàn)的；

(四)將重要的或者珍貴的檔案捐贈(zèng)給高校檔案機(jī)構(gòu)的；

(五)同違反檔案法律法規(guī)的行為作斗爭(zhēng)，表現(xiàn)突出的。

第四十條有下列行為之一的，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。

(一)，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷(xiāo)毀檔案的；

(二)違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；

(三)涂改、偽造檔案的；

(四)擅自出賣(mài)、贈(zèng)送、交換檔案的；

第2篇：檔案規(guī)章制度范文

企業(yè)檔案部門(mén)要更好地迎接新技術(shù)革命的挑戰(zhàn)，就必須從現(xiàn)在開(kāi)始盡快認(rèn)清形勢(shì)，順應(yīng)時(shí)展的潮流，采取得力措施，盡快掌握現(xiàn)代化管理的有關(guān)知識(shí)和技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)電子檔案的管理，以適應(yīng)企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的要求。在這種形勢(shì)下，企業(yè)電子檔案如何管理也就成了企業(yè)檔案部門(mén)面臨的新任務(wù)、新課題。

一、企業(yè)電子檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)企業(yè)電子檔案管理重視不夠。

少數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)誤地認(rèn)為企業(yè)電子檔案管理就是收收管管的事務(wù)性工作，和企業(yè)安全生產(chǎn)以及發(fā)展建設(shè)比較來(lái)說(shuō)是微不足道的，也不理解電子檔案管理的重要作用和意義。與此同時(shí)，一些基層的檔案管理人員也存在思維方式和觀念陳舊的問(wèn)題，對(duì)企業(yè)電子檔案管理沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)電子檔案管理存在不少誤解，有些人習(xí)慣上認(rèn)為紙質(zhì)文件材料才是檔案，而將電子檔案拒之門(mén)外，或者只作為資料或副本保管。正是由于一些領(lǐng)導(dǎo)的不重視和部分企業(yè)的檔案管理人員自身就對(duì)電子檔案管理不夠重視，導(dǎo)致企業(yè)電子檔案會(huì)出現(xiàn)歸檔不及時(shí)、遺漏等現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）企業(yè)電子檔案管理規(guī)章制度不健全。

一些企業(yè)電子檔案管理規(guī)章制度不健全，企業(yè)電子檔案管理規(guī)章制度相對(duì)滯后，對(duì)企業(yè)電子檔案管理的要求不夠明確，使企業(yè)電子檔案管理往往無(wú)規(guī)可蹈、無(wú)章可循，不能滿(mǎn)足企業(yè)電子檔案管理的需要。由于缺乏企業(yè)電子檔案管理規(guī)章制度，現(xiàn)有規(guī)章制度對(duì)電子檔案的管理問(wèn)題沒(méi)有針對(duì)性的規(guī)定，一旦電子檔案出現(xiàn)受損情況時(shí)，往往無(wú)法通過(guò)相應(yīng)的法律法規(guī)進(jìn)行有效的界定。有些企業(yè)雖然已經(jīng)建立了一些管理規(guī)章制度，但是在實(shí)際的執(zhí)行方面力度不夠，效果自然也不夠好。

（三）企業(yè)電子檔案存在一定的安全隱患。

隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時(shí)面臨著病毒的入侵，同時(shí)也存在被竊聽(tīng)、泄密、篡改和偽造的可能性。尤其是對(duì)于企業(yè)檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，由于電子檔案的修改、復(fù)制相對(duì)容易，并且能夠在極短的時(shí)間就將原電子檔案材料進(jìn)行變更而不留處理痕跡；另外，互聯(lián)網(wǎng)病毒也會(huì)侵入到企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)，并在網(wǎng)絡(luò)中不斷擴(kuò)散，一旦造成到病毒侵犯，電子檔案將會(huì)出現(xiàn)丟失、打不開(kāi)、無(wú)法正常使用等情況。

（四）企業(yè)電子檔案管理人員素質(zhì)有待提高。

很多企業(yè)電子檔案管理人員都不是檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的，缺乏較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，對(duì)電子檔案管理也是相當(dāng)?shù)哪吧M(jìn)而在實(shí)際工作過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。從目前來(lái)看，許多企業(yè)檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，企業(yè)電子檔案管理人員中缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，無(wú)法對(duì)電子檔案進(jìn)行有效管理，企業(yè)檔案隊(duì)伍的素質(zhì)與企業(yè)電子檔案管理的發(fā)展還不相適應(yīng)。

二、加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理的對(duì)策

（一）提高對(duì)企業(yè)電子檔案管理的重視程度。

電子檔案的出現(xiàn)也就是近些年的事情，對(duì)許多人來(lái)說(shuō)還是一件新鮮事物，對(duì)這樣的新鮮事物只有通過(guò)宣傳，才能提高人們的認(rèn)識(shí)。尤其是提高檔案管理人員，還包括企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)及文件工作者、計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等的檔案意識(shí)。通過(guò)增強(qiáng)檔案意識(shí)，使企業(yè)從上到下擺脫傳統(tǒng)管理理念的束縛，真正認(rèn)清電子檔案管理的重要意義。因此，我們要想將企業(yè)電子檔案管理做好，就必須說(shuō)服企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員，讓他們能真正地意識(shí)到電子檔案管理的重要性，進(jìn)而支持電子檔案管理。只有不斷地提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員對(duì)電子檔案管理的重視程度，才能使電子檔案管理快速、健康地發(fā)展。

（二）健全企業(yè)電子檔案管理的規(guī)章制度。

企業(yè)電子檔案管理僅有理念引導(dǎo)和技術(shù)支持是不夠的，還需要有完備的管理制度作保障，做到有法可依、有法必依。企業(yè)電子檔案管理，首先必須遵循國(guó)家已有的電子文件標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，還必須制定符合自身實(shí)際的電子檔案管理規(guī)章制度。這些規(guī)章制度的制定必須體現(xiàn)技術(shù)的前瞻性、包容性和可操作性，立足當(dāng)前，著眼未來(lái)，反映企業(yè)檔案信息化的應(yīng)用水平。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，必須不斷健全現(xiàn)有的電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，將責(zé)任明確到部門(mén)和個(gè)人，對(duì)電子檔案在生成到利用進(jìn)行嚴(yán)格和全過(guò)程的管理和控制。要通過(guò)完善規(guī)章制度，探索企業(yè)電子檔案管理規(guī)范化的道路。

（三）確保企業(yè)電子檔案的絕對(duì)安全。

對(duì)電子檔案面臨的信息安全問(wèn)題，企業(yè)必須給予足夠的重視，及時(shí)采取有效的措施，不斷加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理。首先，可以在系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)置專(zhuān)門(mén)的訪問(wèn)控制技術(shù)，即要求必須輸入密碼才可進(jìn)入，此外，還應(yīng)該構(gòu)建文件的備份和恢復(fù)系統(tǒng)，一旦發(fā)生信息的丟失，只需?_啟這個(gè)系統(tǒng)就能將丟失的信息恢復(fù)。對(duì)各種網(wǎng)絡(luò)病毒進(jìn)行預(yù)防，要建立防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等措施，進(jìn)而能夠在一定程度上避免其受到外來(lái)侵犯。在電子檔案接收、鑒定、存儲(chǔ)、應(yīng)用等環(huán)節(jié)，也要提前做好各種準(zhǔn)備工作，科學(xué)防范人為破壞、病毒侵?jǐn)_、傳遞丟失等風(fēng)險(xiǎn)。

（四）強(qiáng)化企業(yè)電子檔案管理人員的素質(zhì)。

企業(yè)電子檔案管理是一項(xiàng)需要多學(xué)科知識(shí)、多專(zhuān)業(yè)配合、多部門(mén)協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的工作，要求企業(yè)電子檔案管理人員不僅具有檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)及專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)及現(xiàn)代通信設(shè)備來(lái)操作網(wǎng)絡(luò)化管理信息系統(tǒng)。為此企業(yè)要以檔案專(zhuān)業(yè)人才、計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才為基礎(chǔ)，以復(fù)合型人才為重點(diǎn)，加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高他們的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，使他們掌握最新的管理技術(shù)，進(jìn)而能夠做好電子檔案管理。

第3篇：檔案規(guī)章制度范文

1、實(shí)現(xiàn)實(shí)質(zhì)合并，統(tǒng)一辦公、統(tǒng)一管理。

去年X月檔案館成立時(shí)是東、西校區(qū)兩地辦公，為了整合資源、形成合力、提高工作效率，按照學(xué)校要求，上半年先后將東校區(qū)人事檔案、研究生檔案和綜合檔案全部搬進(jìn)館內(nèi)，人員也集中統(tǒng)一辦公。為做好這一工作，重新調(diào)整改造了庫(kù)房、增加了**多平方米的庫(kù)房面積，安裝了**立方米的密集架。

2、統(tǒng)一規(guī)章制度，建立起檔案管理基本組織架構(gòu)

檔案館成立以前，檔案管理分兩校區(qū)運(yùn)作，規(guī)章制度也不統(tǒng)一。建館以后實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理的關(guān)鍵是不僅從組織形式上、更要從規(guī)章制度上統(tǒng)一。因此，我們今年的重要工作是制定檔案管理辦法、各門(mén)類(lèi)檔案管理實(shí)施細(xì)則及有關(guān)規(guī)章制度。在全館人員的共同努力下，截止到**月中旬，學(xué)校已經(jīng)批準(zhǔn)下發(fā)了《中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案管理辦法》、《中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)人事管理暫行規(guī)定》以及黨群行政等各門(mén)類(lèi)檔案管理實(shí)施細(xì)則、《中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)人物檔案征集管理辦法》、《中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)立卷部門(mén)檔案工作考核辦法》等**項(xiàng)規(guī)章制度，已下發(fā)各單位貫徹執(zhí)行。同時(shí)，為了建立有效機(jī)制，我們還明確了內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人，討論制定了各室任務(wù)分工及工作人員崗位職責(zé)等規(guī)章制度，使檔案館管理組織架構(gòu)基本建立起來(lái)，對(duì)充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)檔案工作人員積極性起到了促進(jìn)作用。中國(guó)教育查字典語(yǔ)文網(wǎng) chazidian.com

3、舉辦兼職檔案員培訓(xùn)班，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，調(diào)動(dòng)各立檔單位積極性。

檔案是學(xué)校基礎(chǔ)工作，要做好這一工作必須充分發(fā)揮各立檔單位積極性。要真正從原分校區(qū)管理到集中統(tǒng)一管理，必須在統(tǒng)一檔案管理規(guī)章制度基礎(chǔ)上，各單位兼職檔案員掌握具體的歸檔方法，否則統(tǒng)一管理就是空的。因此，我們舉辦了兩期兼職檔案員培訓(xùn)班。就檔案的地位、作用及歸檔方法、要求向**名兼職員作了講解。通過(guò)培訓(xùn)，使兼職檔案員檔案意識(shí)增強(qiáng)了，明確了自己的職責(zé)，掌握了具體的歸檔要求。

4齊心協(xié)力抗非典，堅(jiān)守崗位不停工。

非典疫情給全北京乃至全國(guó)人民造成了嚴(yán)重危害。檔案館在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)下，積極抗擊非典的同時(shí)，堅(jiān)守崗位，做好搬家準(zhǔn)備工作、歸檔及檔案利用、制定檔案管理辦法、建章立制工作。就是在非典特別嚴(yán)重的時(shí)候，也沒(méi)閉館，工作人員始終堅(jiān)守崗位。另外，工作人員積極參加機(jī)關(guān)分黨委安排的門(mén)衛(wèi)值班及向非典患者家屬獻(xiàn)愛(ài)心活動(dòng)。

5購(gòu)置計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備、家具，為做好檔案工作創(chuàng)造物質(zhì)條件。

學(xué)校支持檔案工作，撥**萬(wàn)元設(shè)備專(zhuān)款作為檔案館成立啟動(dòng)費(fèi)。為了能盡快使辦公設(shè)備到位，解決辦公基本條件問(wèn)題，我們?cè)诜堑淦陂g，積極與廠家聯(lián)系，購(gòu)置了六臺(tái)計(jì)算機(jī)、三臺(tái)打印機(jī)及其板臺(tái)、沙發(fā)、文件柜等辦公家俱，為實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一辦公提供了物質(zhì)條件。

6、配合百年校慶，開(kāi)展名人志編寫(xiě)、百年畫(huà)冊(cè)編輯有關(guān)工作。

學(xué)校為迎百年校慶，決定編寫(xiě)校慶叢書(shū)，其中名人志和百年畫(huà)冊(cè)主要任務(wù)由檔案館承擔(dān)，如名人志共收錄名人**X余名，其中**X人由檔案館承擔(dān)，現(xiàn)已初步完成**余人的撰稿工作。百年畫(huà)冊(cè)編輯方案目前已經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，基礎(chǔ)工作正在準(zhǔn)備之中。

第4篇：檔案規(guī)章制度范文

關(guān)鍵詞：高職院校 畢業(yè)生 檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策

高職院校畢業(yè)生檔案管理工作也是高職院校畢業(yè)生就業(yè)工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。一所學(xué)校畢業(yè)生檔案管理工作是否制度化、規(guī)范化，不但事關(guān)高職畢業(yè)生的切身利益，也衡量著學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)工作的整體管理水平。

一、高職院校畢業(yè)生檔案管理存在的問(wèn)題

1.缺乏畢業(yè)生檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度。健全的規(guī)章制度是衡量一所高職院校管理水平的重要標(biāo)志，是學(xué)校規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，也是開(kāi)展工作的政策基礎(chǔ)。與學(xué)校其它工作相比，高職院校普遍缺乏畢業(yè)生檔案管理制度。以為例，全區(qū)37所高職院校中，目前僅有3所學(xué)校制定了畢業(yè)生檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，其它學(xué)校在這方面基本處于空白。

2.畢業(yè)生檔案管理部門(mén)混亂。許多高職院校并沒(méi)有高度重視畢業(yè)生檔案管理工作，多將其作為年度畢業(yè)生就業(yè)工作的掃尾工作去做。由于僅將畢業(yè)生檔案管理看作是畢業(yè)生就業(yè)工作的邊緣化工作，在畢業(yè)生檔案管理部門(mén)的設(shè)定方面存在諸多問(wèn)題。現(xiàn)在許多高職院校畢業(yè)生檔案管理部門(mén)多為就業(yè)工作部門(mén)和各系部?jī)杉?jí)管理；也有的是由就業(yè)工作部門(mén)或由系部單獨(dú)管理；個(gè)別院校甚至沒(méi)有固定管理部門(mén)，由校領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)指定部門(mén)管理。由于政出多門(mén)，給畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理造成了障礙。

3.畢業(yè)生檔案整理不規(guī)范。由于高職院校畢業(yè)生檔案管理部門(mén)非學(xué)校專(zhuān)職檔案管理部門(mén)，又多缺乏完整的畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度和專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，致使許多高職院校的畢業(yè)生檔案整理不規(guī)范，突出問(wèn)題在畢業(yè)生檔案資料歸檔方面。由于對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)不熟，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員在檔案材料歸檔方面業(yè)務(wù)不熟悉，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案資料歸檔不完整。許多用人單位反映，同一院校的畢業(yè)生，其檔案資料標(biāo)準(zhǔn)不一，相差甚遠(yuǎn)，給用人單位選用、任用畢業(yè)生造成了一定障礙。

4.畢業(yè)生檔案保管不規(guī)范。畢業(yè)生檔案保管是畢業(yè)生檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，卻也是高職院校畢業(yè)生檔案管理的一個(gè)弊端。由于學(xué)校每年都有未就業(yè)畢業(yè)生，也有一些用人單位不接收畢業(yè)生檔案的情況，致使一部分畢業(yè)生檔案留在了學(xué)校由學(xué)校保管。為解除未就業(yè)畢業(yè)生的后顧之憂(yōu)，讓他們安心地繼續(xù)尋找工作，教育部規(guī)定，未就業(yè)畢業(yè)生檔案其學(xué)校應(yīng)免費(fèi)為其保管兩年。這是學(xué)校為畢業(yè)生做好后繼服務(wù)的重要舉措，但這項(xiàng)便生措施并未得到很好的落實(shí)。一些畢業(yè)生因多方面原因，沒(méi)有如期來(lái)校辦理自己檔案的轉(zhuǎn)遞事宜，由于一些高職院校畢業(yè)生檔案管理部門(mén)的多頭化，管理制度不健全，致使許多畢業(yè)生檔案成為“死檔”，失去了檔案應(yīng)有的功能，甚至一些畢業(yè)生的檔案由于年頭較長(zhǎng)，出現(xiàn)了檔案丟失的情況。

二、規(guī)范高職院校畢業(yè)生檔案管理的措施

1.制定畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度。高職院校必須將畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度建設(shè)作為規(guī)范畢業(yè)生檔案管理的首要問(wèn)題去抓。要適應(yīng)新時(shí)期高校畢業(yè)生就業(yè)體制改革的需要，適時(shí)制定學(xué)校畢業(yè)生檔案管理相關(guān)制度，對(duì)諸如畢業(yè)生檔案管理職能部門(mén)、檔案資料歸檔、檔案移交接收、檔案轉(zhuǎn)遞、留校檔案管理等問(wèn)題在規(guī)章制度中予以明確規(guī)定，用制度去規(guī)范學(xué)校畢業(yè)生檔案管理存在的問(wèn)題，摒棄人為隨意的落后檔案管理模式。

2.加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理人員的培養(yǎng)。畢業(yè)生檔案管理工作是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致的工作，不但要求檔案管理人員具備一定檔案管理知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，還必須熟悉高校畢業(yè)生就業(yè)工作流程且認(rèn)真負(fù)責(zé)，細(xì)致耐心。由于目前多數(shù)高職院校都沒(méi)有設(shè)置檔案館，專(zhuān)職檔案管理人員相對(duì)較少，如果將畢業(yè)生檔案工作整體移交檔案部門(mén)管理，也存在諸多問(wèn)題。基于這種情況，高職院校應(yīng)立足現(xiàn)實(shí)，以學(xué)生管理人員及畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)人員為根基，通過(guò)校內(nèi)外多種途徑，加強(qiáng)他們的檔案知識(shí)及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們能夠掌握一定的檔案管理知識(shí)，成為合格的畢業(yè)生檔案管理人員。

3.積極探索畢業(yè)生檔案管理的新模式。隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的確立，我國(guó)高校畢業(yè)生就業(yè)體制發(fā)生了根本性的變革，畢業(yè)生就業(yè)渠道呈現(xiàn)出多元化模式，這給高職院校畢業(yè)生檔案管理造成了新的問(wèn)題，傳統(tǒng)的畢業(yè)生檔案管理模式已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)行的畢業(yè)生就業(yè)體制，亟待創(chuàng)新。

高職院校要牢固樹(shù)立“一切為了學(xué)生”的人本理念，以服務(wù)學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)工作大局，服務(wù)學(xué)生為根本目標(biāo)，以盤(pán)活畢業(yè)生檔案效用為目的，積極探索畢業(yè)生檔案管理模式。對(duì)于畢業(yè)生檔案管理機(jī)構(gòu)、檔案材料歸檔、轉(zhuǎn)遞、留校檔案的保管等易發(fā)問(wèn)題，進(jìn)行創(chuàng)新改革，構(gòu)建起符合高職院校校情的畢業(yè)生檔案管理新模式，使畢業(yè)生檔案管理制度化，規(guī)范化，能夠促進(jìn)高職院校畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)體系更加完善，更好地為學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)工作及畢業(yè)生服務(wù)。

第5篇：檔案規(guī)章制度范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；私營(yíng)企業(yè)；經(jīng)濟(jì)效益

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2017）07-0183-03

私營(yíng)企業(yè)和國(guó)營(yíng)企業(yè)是國(guó)家經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，國(guó)營(yíng)企業(yè)的檔案采取集中統(tǒng)一管理的模式，具體表述為：在企業(yè)內(nèi)設(shè)置檔案室或是檔案中心，有相應(yīng)的機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)將所有檔案放入檔案室，統(tǒng)一管理和調(diào)配促進(jìn)國(guó)營(yíng)企業(yè)的工作順利開(kāi)展。國(guó)營(yíng)企業(yè)的檔案受到上級(jí)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督和審查，使得國(guó)營(yíng)企業(yè)的檔案管理有序化、透明化。但私營(yíng)企業(yè)因?yàn)椴⒉皇苌霞?jí)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督和審查，私營(yíng)企業(yè)主并沒(méi)有引起足夠的重視，使得私營(yíng)企業(yè)的檔案管理出現(xiàn)了混亂狀態(tài)，私營(yíng)企業(yè)的檔案管理中存在“死檔”“棄檔”的現(xiàn)象。由于電子檔案的出現(xiàn)，一些私營(yíng)企業(yè)開(kāi)始利用電子檔案對(duì)企業(yè)進(jìn)行管理，但如何合理利用電子檔案，如何開(kāi)發(fā)電子檔案的利用價(jià)值，如何使電子檔案和紙質(zhì)檔案更好地結(jié)合，依舊是一個(gè)需要解決的問(wèn)題。

一、私營(yíng)企業(yè)檔案管理與經(jīng)濟(jì)效益之間的關(guān)系

1.科學(xué)的私營(yíng)企業(yè)檔案管理能夠促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益的提高。首先，需要明確什么是企業(yè)檔案這個(gè)概念。企業(yè)檔案是指借助文字、表格、數(shù)據(jù)、報(bào)告、論文等形式記錄企業(yè)的過(guò)去和現(xiàn)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等方面的成果。企業(yè)檔案不僅是對(duì)過(guò)去和現(xiàn)在企業(yè)發(fā)展的總結(jié)，更主要的是通過(guò)檔案企業(yè)可以安排生產(chǎn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)檔案作為企業(yè)的重要知識(shí)產(chǎn)權(quán)，在發(fā)揮企業(yè)的發(fā)展和預(yù)測(cè)企業(yè)的發(fā)展動(dòng)力等方面，發(fā)揮著不可替代的作用。現(xiàn)有的企業(yè)檔案的類(lèi)型分為人事檔案、科技檔案和會(huì)計(jì)檔案等類(lèi)型[1]。私營(yíng)企業(yè)的發(fā)展中企業(yè)檔案通過(guò)對(duì)社會(huì)和企業(yè)的相關(guān)方面，對(duì)各類(lèi)信息進(jìn)行再加工，解釋企業(yè)出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)而對(duì)企業(yè)進(jìn)行合理規(guī)劃，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。其中，企業(yè)檔案中的人事檔案是指在某一時(shí)期，企業(yè)所任免的員工的基本信息、職位、履歷勞動(dòng)合同、績(jī)效考核、人員調(diào)動(dòng)以及員工所具有的能力的信息。人事檔案是一個(gè)無(wú)形的資產(chǎn)，可以很清楚地搜索員工的信息，并且能夠形成具體職位的員工應(yīng)該具有怎樣的素質(zhì)。為員工的升遷提供重要的參考項(xiàng)目，能夠做到真正的任人唯賢。人力資本的正確使用能夠促進(jìn)企業(yè)人力資本的開(kāi)發(fā)，評(píng)估企業(yè)的發(fā)展?jié)摿Α？萍紮n案是指企業(yè)在發(fā)展時(shí)記錄企業(yè)科技人員的科技成果和智慧。在科技檔案的記錄中，企業(yè)的科技成果和智慧代表著企業(yè)的創(chuàng)新和創(chuàng)造能力，宣示了企業(yè)的發(fā)展動(dòng)力。一個(gè)企業(yè)的科技檔案越豐富，證明企業(yè)人員的積極性和創(chuàng)造力得到了很大程度的開(kāi)發(fā)，提高企業(yè)的發(fā)展水平。會(huì)計(jì)檔案是指企業(yè)在一個(gè)時(shí)期收支情況的明細(xì)。一個(gè)企業(yè)是盈利還是虧空，在會(huì)計(jì)檔案中能夠很清楚地顯示。會(huì)計(jì)檔案是一個(gè)企業(yè)檔案的重要組成部分，代表了企業(yè)生存和發(fā)展的結(jié)果。會(huì)計(jì)檔案中含有企業(yè)的保密信息，在檔案管理中藥明確檔案的性質(zhì)和檔案的重要性。只有合理的檔案管理，才能促進(jìn)企業(yè)工作的更新和發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的正規(guī)化和品牌化。

2.客觀的私營(yíng)企業(yè)檔案管理，能夠評(píng)估企業(yè)的發(fā)展動(dòng)力。私營(yíng)企業(yè)的檔案的管理不僅包括企業(yè)檔案的管理，而且還包括檔案的保存。只有合理地保存，才能開(kāi)展下一步的管理。企業(yè)的檔案管理要做到不能有“死檔”“棄檔”，所有檔案的資料齊全，才能進(jìn)行檔案的管理。在企業(yè)的人事管理檔案方面，通過(guò)對(duì)員工的評(píng)估和員工的晉升能夠很容易地判斷員工的發(fā)展?jié)摿Γ肆Y本的開(kāi)發(fā)能夠更好地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展動(dòng)力。當(dāng)然，對(duì)員工等人力資本的評(píng)估要做到公正客觀。一個(gè)企業(yè)的發(fā)展?jié)摿Τ巳肆Y本外，還需要財(cái)力和物力的支持。人、財(cái)、物的充分開(kāi)發(fā)，才能評(píng)估到企業(yè)的發(fā)展動(dòng)力。會(huì)計(jì)檔案和科技檔案有著不可替代的作用，會(huì)計(jì)檔案能夠?yàn)樗綘I(yíng)企業(yè)理清企業(yè)的財(cái)務(wù)，為企業(yè)正常的運(yùn)轉(zhuǎn)提供保障；科技檔案是一個(gè)企業(yè)人力資本得到最大程度的開(kāi)發(fā)的依據(jù)能夠?yàn)槠髽I(yè)和員工個(gè)人的發(fā)展提供更多的無(wú)形資產(chǎn)。對(duì)各個(gè)方面檔案的評(píng)估能夠評(píng)估私營(yíng)企業(yè)的發(fā)展?jié)摿Α５F(xiàn)存的私營(yíng)企業(yè)的檔案存在流動(dòng)性大、規(guī)范性不足等問(wèn)題，所以私營(yíng)企業(yè)需要建立一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范。

3.規(guī)范的私營(yíng)企業(yè)的檔案管理能夠有理有據(jù)地解決糾紛。在法治社會(huì)中，在企業(yè)界有經(jīng)濟(jì)往來(lái)的私營(yíng)企業(yè)免不了會(huì)發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛。對(duì)待經(jīng)濟(jì)糾紛，最好的方式是能夠達(dá)成某種經(jīng)濟(jì)利益的一致，如果達(dá)不成一致的意見(jiàn)，只能尋求法律途徑解決。在尋求法律途徑時(shí)，要想打贏官司，必須有相應(yīng)的證據(jù)，證明企業(yè)在整個(gè)經(jīng)濟(jì)往來(lái)中的合法地位。在經(jīng)濟(jì)糾紛中，規(guī)范合理的企業(yè)管理為解決糾紛提供相當(dāng)有分量的證據(jù)。如果一個(gè)企業(yè)陷入到經(jīng)濟(jì)糾紛中，卻沒(méi)有足夠的材料證明自己的合法地位，對(duì)整個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)會(huì)是致命的打擊。此外，在私營(yíng)企業(yè)的內(nèi)部，合伙人或是員工之間也會(huì)存在利益的糾紛，檔案的合理管理，為解決這些利益糾紛提供了依據(jù)。在處理糾紛時(shí)，應(yīng)秉承公正公開(kāi)的原則。規(guī)范的私營(yíng)企業(yè)的檔案管理在檔案的采集、檔案的保存、檔案的管理、檔案的提取等方面都有明確的規(guī)定，在各個(gè)環(huán)節(jié)都做到了公正和客觀的原則，能夠促進(jìn)檔案管理的正常發(fā)展。如果在檔案管理的某個(gè)方面出現(xiàn)了遺漏或是出現(xiàn)了紕漏，在整個(gè)檔案的發(fā)展方面都是不利的。如果做不到在檔案的管理方面正規(guī)，企業(yè)所面臨將是重大的困難。無(wú)論哪個(gè)層面的糾紛，都無(wú)法正常的處理。糾紛無(wú)法正常處理，就會(huì)出現(xiàn)影響企業(yè)正常發(fā)展的現(xiàn)象。

二、私營(yíng)企業(yè)檔案管理的原則

1.靈活性原則。私營(yíng)企業(yè)檔案管理存在管理意識(shí)淡薄、內(nèi)容單一、手段落后、靈活性較差等問(wèn)題。檔案的管理是為了服務(wù)于私營(yíng)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，而不是為了保存檔案而保存檔案的問(wèn)題。在檔案的體制和規(guī)章制度上，要體現(xiàn)靈活性原則。特別是在規(guī)章制度的建立時(shí)，要把握哪些問(wèn)題是可以視情況而定，不需要大領(lǐng)導(dǎo)的審批的，哪些是必須經(jīng)過(guò)大領(lǐng)導(dǎo)的審批后才能調(diào)動(dòng)檔案的。如果所有涉及到企業(yè)檔案的都屬于保密工作，勢(shì)必會(huì)使具體的操作更加煩瑣。足夠重視檔案的管理是為了促進(jìn)檔案的公正公平，同時(shí)檔案也需要有公開(kāi)的信息，例如某一個(gè)員工升職是因?yàn)閱T工的履v和他的能力，這些都是可以公開(kāi)的，這樣的公開(kāi)效果能夠促進(jìn)企業(yè)的人員的積極性。在檔案管理方面，靈活不只是一個(gè)詞，要具體落實(shí)到行動(dòng)中。在規(guī)章制度上體現(xiàn)靈活，在審查方面體現(xiàn)靈活等等，各方面都體現(xiàn)靈活，才能將靈活的原則貫徹到實(shí)際中。同時(shí)，靈活性原則也使私營(yíng)企業(yè)的規(guī)章制度能夠有序可循，整理斷層的檔案和管理陳舊的企業(yè)檔案。

2.方便實(shí)用原則。在檔案的管理模式上存在著集中統(tǒng)一管理模式、分散式管理模式和協(xié)作式管理模式。在具體選擇某一管理模式時(shí)，要根據(jù)企業(yè)的具體發(fā)展情況具體選擇。分散式管理模式是在各個(gè)部門(mén)進(jìn)行檔案的儲(chǔ)存和保管；集中管理模式是指在企業(yè)內(nèi)設(shè)置檔案中心，檔案中心專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案的管理和保存；協(xié)作式的管理模式是指將管理網(wǎng)絡(luò)化、將管理層次呈現(xiàn)多樣化的特點(diǎn)，協(xié)作式管理是堅(jiān)持檔案的集中統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合的原則。在具體選擇不同的檔案管理方式時(shí)要秉承方便和實(shí)用的原則，方便檔案的管理、有利于檔案管理工作的原則。方便管理原則是指對(duì)于企業(yè)的現(xiàn)在發(fā)展和未來(lái)發(fā)展都有利的情況下，秉承為企業(yè)的員工和企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，在檔案的使用和提取等方面呈現(xiàn)方便的特點(diǎn)。實(shí)用性原則是指在企業(yè)的檔案的模式選擇方面，一定要貼近企業(yè)的發(fā)展前景和發(fā)展近況，能夠用最少的成本促進(jìn)企業(yè)效益的最大化，使企業(yè)獲得更好的發(fā)展。

3.效益性原則。靈活性和方便實(shí)用的原則是更好的服務(wù)于企業(yè)，私營(yíng)企業(yè)是盈利性企業(yè)，其最終的目的就是追求利潤(rùn)。靈活性和方便實(shí)用性能夠促進(jìn)企業(yè)各個(gè)機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)，提高企業(yè)的工作效率。效益型性原則突出了私營(yíng)企業(yè)的性質(zhì)，私營(yíng)企業(yè)在合法的范圍內(nèi)最求效益的最大化，除了能夠促進(jìn)自身的發(fā)展外，更能夠促進(jìn)私營(yíng)企業(yè)之間的發(fā)展，活躍我國(guó)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)。效益性原則并不只是追求效益，更是要在合法的范圍下。只有在合法的范圍內(nèi)的合法經(jīng)營(yíng)取得的效益，才能更好地為私營(yíng)企業(yè)的發(fā)展提供動(dòng)力。規(guī)范的私營(yíng)企業(yè)的檔案能夠協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)，提高企業(yè)的工作效率，在人力資本的使用上，規(guī)范的私營(yíng)企業(yè)檔案能夠使人力資本得到最大程度的開(kāi)發(fā)和利用，在這個(gè)方面，檔案的功勞功不可沒(méi)。企業(yè)需要多少人員和企業(yè)需要多少技術(shù)員工、多少領(lǐng)導(dǎo)階層的員工，分析檔案能夠促進(jìn)企業(yè)人員的合理配置。在會(huì)計(jì)的檔案中顯示企業(yè)的收支明細(xì)，會(huì)計(jì)檔案的明細(xì)能夠更多地體現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，會(huì)計(jì)資源的合理分配能夠減少不必要的開(kāi)支，增加必要開(kāi)支的金額數(shù)目，這些都體現(xiàn)規(guī)范的私營(yíng)企業(yè)檔案管理能促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。同時(shí)，在制定和執(zhí)行企業(yè)檔案的規(guī)則時(shí)，要遵守企業(yè)的效益最優(yōu)化的原則。

4.自主性原則。私營(yíng)企業(yè)和國(guó)營(yíng)企業(yè)的區(qū)別是私營(yíng)企業(yè)擁有更多的管理權(quán)和自。國(guó)營(yíng)企業(yè)的檔案管理要受到上級(jí)或是本企業(yè)的監(jiān)督和審查，而私營(yíng)企業(yè)的檔案管理更多的是只受自己本企業(yè)的監(jiān)督并不受上級(jí)機(jī)構(gòu)的審查和監(jiān)督，私營(yíng)企業(yè)的檔案管理只對(duì)自己負(fù)責(zé)，不對(duì)上級(jí)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，所以在發(fā)展中有更多的自主性。私營(yíng)企業(yè)具有更多的自主性的原則，但相應(yīng)的也存在一定的問(wèn)題，例如因?yàn)椴皇苌霞?jí)機(jī)構(gòu)的檢查和監(jiān)督，一些企業(yè)在檔案管理上隨意性較強(qiáng)，使得檔案管理參差不齊，規(guī)范性差。在給予一定的自由但是并沒(méi)有將自由合理地利用，這樣的自由是沒(méi)有意義的。私營(yíng)企業(yè)檔案管理時(shí)要秉承自由和規(guī)范的原則，將自由和規(guī)范的規(guī)章制度相結(jié)合，充分發(fā)揮自由的作用。自身檔案部門(mén)的發(fā)展要有充分的監(jiān)督和審查制度，將檔案這種無(wú)形的企業(yè)資產(chǎn)充分得到開(kāi)發(fā)和利用。

三、現(xiàn)有私營(yíng)企業(yè)檔案管理的模式

1.集中式管理模式。集中式的管理模式是私營(yíng)企業(yè)學(xué)習(xí)國(guó)營(yíng)企業(yè)的檔案模式，在企業(yè)的內(nèi)部設(shè)置檔案中心和檔案室，各部門(mén)的檔案都放進(jìn)到檔案室中，這樣集中的檔案管理，使得檔案的利用和開(kāi)發(fā)能夠有了更規(guī)范的發(fā)展。集中式管理模式是指將檔案管理的權(quán)力進(jìn)行集中，檔案的調(diào)配和開(kāi)發(fā)利用等的權(quán)力歸檔案室的領(lǐng)導(dǎo)階層。權(quán)力的集中，使得檔案的管理規(guī)范化和系統(tǒng)化[2]。規(guī)范化和系統(tǒng)化是指檔案的存儲(chǔ)、管理、開(kāi)發(fā)和利用有了相應(yīng)的規(guī)章制度的制約的規(guī)定。集中式的管理模式的管理促進(jìn)權(quán)力的集中，促進(jìn)企業(yè)檔案發(fā)展的系統(tǒng)化和規(guī)范化。但與國(guó)營(yíng)企業(yè)相比，私營(yíng)企業(yè)的檔案管理呈現(xiàn)出更多的自主性，沒(méi)有了上級(jí)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督，私營(yíng)企業(yè)的集中式管理模式也會(huì)呈現(xiàn)出管理混亂，權(quán)力的過(guò)分集中也會(huì)使得企業(yè)中滋生腐敗。在采用集中式管理模式時(shí)，不僅要注意到集中式管理的優(yōu)點(diǎn)，還要明確私營(yíng)企業(yè)的缺點(diǎn)。取長(zhǎng)補(bǔ)短，促進(jìn)私營(yíng)企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。

2.分散式管理模式。分散式管理模式是指將檔案的使用權(quán)和管理權(quán)交給各個(gè)直屬的部門(mén)。各個(gè)部門(mén)的檔案歸到各個(gè)部門(mén)的門(mén)下，使得該部門(mén)的檔案的提取和儲(chǔ)存工作能夠及時(shí)地更新和使用[3]。在分散式的管理中呈現(xiàn)出管理的機(jī)制靈活和職責(zé)分明的特點(diǎn)。各個(gè)部門(mén)有權(quán)力對(duì)自己所屬的機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查和管理，呈現(xiàn)出靈活性的特點(diǎn)。各個(gè)部門(mén)只對(duì)自己部門(mén)的檔案進(jìn)行管理又呈現(xiàn)出職責(zé)明確的特征。職責(zé)明確、靈活性高的特點(diǎn)能夠促進(jìn)檔案管理的有序發(fā)展，同時(shí)也能夠在一定程度上提高工作的效率。同樣，分散性的管理方式有優(yōu)點(diǎn)，也有缺點(diǎn)。分散式的管理模式如果在檔案管理上沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)章制度，則會(huì)出現(xiàn)各個(gè)部門(mén)各自為政，不能有效的利用檔案的資源。對(duì)待這個(gè)問(wèn)題，分散式管理在企業(yè)統(tǒng)一的規(guī)章制度的管理上，還要根據(jù)部門(mén)實(shí)際情況，在統(tǒng)一規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，設(shè)置服務(wù)自己部門(mén)的檔案管理方法。這樣能夠更加有效的利用檔案資料，促進(jìn)檔案的合理開(kāi)發(fā)利用。

3.協(xié)作式管理模式。協(xié)作管理模式是指將統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合，促進(jìn)管理的層次化和網(wǎng)絡(luò)化。協(xié)作式管理堅(jiān)持管理的集中統(tǒng)一，同時(shí)也下放檔案管理的權(quán)力。這樣的管理適合大中型的私營(yíng)企業(yè)，大中型的私營(yíng)企業(yè)有自己比較完善的規(guī)章制度，有專(zhuān)業(yè)化水平比較高的檔案的從業(yè)人員，有相應(yīng)的配套設(shè)施，成熟的軟件和硬件設(shè)施。網(wǎng)絡(luò)化的協(xié)作式的管理更能夠使檔案工作高效、有序地運(yùn)行。協(xié)作式的檔案管理能夠突出檔案管理的重點(diǎn)，針對(duì)重點(diǎn)的檔案管理有區(qū)別對(duì)待檔案，分類(lèi)的管理促進(jìn)檔案管理的健康有序的開(kāi)發(fā)和利用。協(xié)作式的管理因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)化和多樣化，在具體的檔案管理中需要消耗較多的人力和物力還有財(cái)力去維持，成本較高，對(duì)于小企業(yè)來(lái)說(shuō)，并不能達(dá)到效益最優(yōu)化的原則。綜上，對(duì)于選擇哪種具體的模式，要分析具體的檔案管理的運(yùn)營(yíng)成本和企業(yè)自身的發(fā)展規(guī)模和發(fā)展現(xiàn)狀。

四、通過(guò)檔案管理提高經(jīng)濟(jì)效益的措施

1.完善檔案管理的規(guī)章制度。規(guī)章制度的建立是為了促進(jìn)機(jī)構(gòu)或部門(mén)的運(yùn)轉(zhuǎn)有章可循，促進(jìn)機(jī)構(gòu)或部門(mén)的正常的運(yùn)轉(zhuǎn)。規(guī)則制度能夠促進(jìn)檔案管理的正規(guī)化、正常化。規(guī)章制度的內(nèi)容應(yīng)包括采取什么樣的檔案管理模式和設(shè)置什么樣的機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)具有哪些權(quán)利和義務(wù)，有哪個(gè)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案的管理進(jìn)行監(jiān)督和審查等等。如果沒(méi)有思路清楚的規(guī)章制度，檔案管理也就會(huì)出現(xiàn)各式各樣的糊涂賬和相互推諉的現(xiàn)象。同樣，對(duì)相關(guān)的工作人員的責(zé)任要通過(guò)具體的規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范，使得檔案的入庫(kù)和提取有章可循。將規(guī)章制度進(jìn)行完善，建立高效合理的規(guī)章制度，為企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展提供保障，從另一方面也能夠提高經(jīng)濟(jì)效益。規(guī)章制度的完善是企業(yè)的軟件，是無(wú)形資產(chǎn)，促進(jìn)企業(yè)軟件資產(chǎn)的發(fā)展。

2.推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理是紙質(zhì)為載體呈現(xiàn)檔案的信息，紙質(zhì)化檔案的存儲(chǔ)需要進(jìn)行合理的整理，在提取和儲(chǔ)存方面對(duì)檔案的工作人員提出較高的要求。檔案的工作人員要熟悉檔案的分類(lèi)和整理，要理清檔案管理的思路。但到了現(xiàn)在的信息化時(shí)代，檔案管理也呈現(xiàn)出信息化的趨勢(shì)，各式的電子檔案在各個(gè)企業(yè)中發(fā)展起來(lái)。電子檔案因?yàn)楸旧淼妮p便、快捷等特征，在檔案管理中占據(jù)著重要地位。私營(yíng)企業(yè)要將電子檔案和紙質(zhì)的檔案管理相結(jié)合。此外，電子檔案的管理對(duì)工作人員的素質(zhì)有了更高的要求，工作人員除了熟悉紙質(zhì)檔案的分類(lèi)整理等，還要熟悉各類(lèi)軟件的使用和操作，信息化的檔案建設(shè)能夠使檔案管理更加快捷化。

3.重視檔案管理的保密工作。檔案資料是一個(gè)企業(yè)內(nèi)部的重要資產(chǎn)，理應(yīng)受到嚴(yán)格的保密。現(xiàn)今信息化的社會(huì)，信息的傳播速度加快了，同樣也容易出現(xiàn)了信息的泄露。黑客的攻擊能夠使得整個(gè)公司的系統(tǒng)崩潰，數(shù)字化的資料在短短幾分鐘就能復(fù)制和泄露。在數(shù)字化的時(shí)代，應(yīng)將保密工作做到位。此外，除了建立強(qiáng)大的系統(tǒng)和開(kāi)發(fā)防攻擊的軟件，還要在員工的任免上，提高防范意識(shí)，盡量將一份保密的資料分為幾個(gè)員工管理，這樣能夠起到制衡的作用。在一些企業(yè)，一個(gè)員工的離職就很容易將企業(yè)的機(jī)密泄露出去。企業(yè)從事檔案管理的工作人員要有基本的保密意識(shí)，分明別類(lèi)的對(duì)保密信息進(jìn)行儲(chǔ)存。加強(qiáng)炔亢屯獠康姆婪叮給企業(yè)檔案的管理營(yíng)造一個(gè)和諧的環(huán)境。

參考文獻(xiàn)：

[1] 劉曉晨.檔案管理和經(jīng)濟(jì)效益相關(guān)性[J].管理世界，2015，（11）.

第6篇：檔案規(guī)章制度范文

【關(guān)鍵詞】水利工程;檔案;管理

水利工程檔案如實(shí)反映了水利工程建設(shè)管理的全過(guò)程，是水利工程全生命周期中各項(xiàng)計(jì)劃、決策的重要憑證和依據(jù)，對(duì)于水利工程的安全運(yùn)行和充分發(fā)揮效益至關(guān)重要。水利工程檔案的管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化的長(zhǎng)期工作，在水利工程管理中占有重要的地位。

1 水利工程檔案管理的重要性

水利工程檔案是工程建設(shè)、管理的真實(shí)記錄，具有憑證和依據(jù)作用。工程檔案資料對(duì)于工程的建設(shè)、管理、維護(hù)、改造等具有不可替代的作用。

一項(xiàng)水利工程從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收，到運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)、維修、改造，一直到拆除，要經(jīng)過(guò)若干不同階段、跨越漫長(zhǎng)的時(shí)間。在這一過(guò)程中會(huì)由不同的專(zhuān)業(yè)人員不斷形成各類(lèi)檔案資料。無(wú)論是資料的形成環(huán)節(jié)，還是形成后的長(zhǎng)期管理過(guò)程中，任何紕漏都會(huì)給工程帶來(lái)隱患，甚至引發(fā)重大責(zé)任事故。所以必須加強(qiáng)這項(xiàng)管理工作。同時(shí)，檔案資料是工程正常運(yùn)行的基本保障。完善的檔案資料對(duì)于管理單位及其相關(guān)人員熟悉工程狀況、搞好養(yǎng)護(hù)維修和改造，不斷提高管理水平具有重要的作用。管理不善將會(huì)影響工程的安全運(yùn)行和效益的正常發(fā)揮。

2 水利工程檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理制度滯后于與水利工程項(xiàng)目管理體制改革:隨著國(guó)家對(duì)建設(shè)管理體制改革逐漸深入，水利工程建設(shè)項(xiàng)目管理體制發(fā)生了重大變化，招投標(biāo)制度、監(jiān)理制度、竣工驗(yàn)收備案制度和市場(chǎng)稽查制度逐步完善;政府轉(zhuǎn)變職能，行政審批進(jìn)行改革，系統(tǒng)清理、修訂了部分規(guī)章和規(guī)范性文件，使工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生相應(yīng)變化。但與之相對(duì)應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)未及時(shí)做相應(yīng)調(diào)整和修改，工程檔案管理還沒(méi)有納入新的管理機(jī)制。

2.2 對(duì)檔案管理的重視不足:水利工程檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性、專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要給予高度重視。但現(xiàn)實(shí)中一些水利工程項(xiàng)目的建設(shè)單位和水管單位忽視了檔案資料管理的重要性，或不舍專(zhuān)職檔案工作人員，或雖有專(zhuān)職人員但管理責(zé)任制流于形式。這種管理方式影響檔案工作的質(zhì)量，給工程檔案造成很大的危害，使相隔時(shí)間較長(zhǎng)的資料零散，無(wú)法完整無(wú)誤地歸檔，由此給工程建設(shè)、管理造成重大負(fù)面影響。

2.3 檔案管理制度不健全，管理水平普遍較差:有些單位檔案管理規(guī)章制度不健全，或雖然建立了相關(guān)的規(guī)章制度，但沒(méi)有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制，，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，在項(xiàng)目檔案管理工作上難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化。工作中隨意性大，導(dǎo)致部分檔案不能及時(shí)歸檔，使得水利技術(shù)檔案得不到豐富和發(fā)展，影響了技術(shù)檔案質(zhì)量的進(jìn)一步提高，也導(dǎo)致了水利管理人員對(duì)工程情況缺乏了解，增加了工程安全調(diào)度和消除險(xiǎn)情的難度。

2.4 管理人員素質(zhì)偏低，檔案專(zhuān)業(yè)人才缺乏:在水利工程建設(shè)中，檔案人員一般是新參加工作的同志多、工程技術(shù)人員多，缺乏檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)工程檔案比較陌生，檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)或者有檔案館員中高級(jí)職稱(chēng)的人很少，熟悉檔案法規(guī)和制度，熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件應(yīng)用，用電腦進(jìn)行操作并對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)再利用的專(zhuān)業(yè)人才更是奇缺。

基層檔案人員多為兼職，多數(shù)檔案人員整日忙于文件收發(fā)和日常事務(wù)的處理，無(wú)暇顧及技術(shù)檔案管理工作的研究和檔案管理現(xiàn)代化的開(kāi)發(fā)利用。部分檔案管理人員對(duì)水利工程建設(shè)、管理等業(yè)務(wù)知識(shí)了解較少，有的甚至不了解技術(shù)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)技術(shù)檔案管理缺乏及時(shí)、有效、準(zhǔn)確的指導(dǎo)，從而導(dǎo)致了管理人員對(duì)水利技術(shù)檔案管理工作的興趣不大，工作中存在被動(dòng)性和盲目性。

3 加強(qiáng)水利工程檔案管理的對(duì)策

3.1 構(gòu)建科學(xué)適用的檔案管理體制:做好檔案工作要把檔案工作納入水利工程總體格局之中，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，專(zhuān)人負(fù)責(zé)，部門(mén)分級(jí)配合、協(xié)調(diào)的原則。

建設(shè)單位在工程建設(shè)初期根據(jù)檔案管理的有關(guān)法規(guī)、規(guī)定和技術(shù)要求，制定本工程的檔案管理辦法、實(shí)施細(xì)則，對(duì)檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)，材料歸檔要求、檔案的案卷質(zhì)量、檔案的利用與管理等做出具體規(guī)定，使整個(gè)檔案工作從工程建設(shè)一開(kāi)始就納入正常管理軌道，真正做到檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循，有法可依。在工程準(zhǔn)備與建設(shè)階段，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)及時(shí)了解工程建設(shè)項(xiàng)目的計(jì)劃、規(guī)模、性質(zhì)、進(jìn)度等，并且經(jīng)常與工程資料員保持聯(lián)系，使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項(xiàng)開(kāi)始就與工程同步進(jìn)行。提高水利工程檔案報(bào)送的質(zhì)量，以及成套性和完整性。在工程建設(shè)后階段，加強(qiáng)對(duì)檔案的預(yù)驗(yàn)收工作，以確保資料齊全、完整和準(zhǔn)確。

管理單位要建全檔案工作規(guī)章制度，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，將水利技術(shù)檔案資料的收集、立卷、歸檔任務(wù)層層分解，具體落實(shí)到基層單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員，納入相關(guān)的管理工作程序和職責(zé)范圍。檔案管理工作要切實(shí)做到有組織領(lǐng)導(dǎo)，有專(zhuān)職檔案員，有檔案管理制度，技術(shù)檔案整理歸檔應(yīng)當(dāng)規(guī)范統(tǒng)一。還應(yīng)結(jié)合單位實(shí)際情況，不斷完善水利技術(shù)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，提高可操作性。

3.2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì):水利工程檔案的科學(xué)性、服務(wù)性和技術(shù)性都很強(qiáng)，其管理工作更是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致而瑣碎的工作，這就要求檔案管理工作者具備較高的綜合素質(zhì)。檔案人員不但要學(xué)習(xí)檔案理論知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能，精通檔案業(yè)務(wù)，同時(shí)，要提高思想素質(zhì)，提倡愛(ài)崗敬業(yè)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，當(dāng)好使用者的參謀;培養(yǎng)良好的職業(yè)道德和心理素質(zhì);提高法律意識(shí)，做到依法治檔;塑造復(fù)合型人才，既要有較高的檔案管理專(zhuān)業(yè)能力，又要精通計(jì)算機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)信息管理，還應(yīng)熟悉水利工程知識(shí)。使檔案管理人員切實(shí)擔(dān)負(fù)起水利檔案的管理的重任。

3.3 推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，提高水利工程檔案的利用效率:

第7篇：檔案規(guī)章制度范文

一、主要工作內(nèi)容

2010年1月1日至2010年4月30日，負(fù)責(zé)公司行政及后勤管理工作，其工作重點(diǎn)是進(jìn)行公司規(guī)章制度的建設(shè)；2010年5月1日至2010年8月31日，全面負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的行政、后勤及人力資源管理工作，該階段的工作重點(diǎn)是人力資源工作規(guī)范性建設(shè)；2010年9月1日至2010年10月31日，全面負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的行政、后勤及人力資源管理工作，同時(shí)負(fù)責(zé)項(xiàng)目部的全面管理工作，該階段的工作重點(diǎn)是項(xiàng)目部規(guī)范管理的建設(shè)；2010年11月1日至今，負(fù)責(zé)公司行政及后勤管理工作。本人實(shí)際上是從事了12個(gè)月的行政、后勤管理工作，6個(gè)月的人力資源管理工作，2個(gè)月的項(xiàng)目部管理工作。

二、主要工作業(yè)績(jī)

(一)行政管理工作

1.完成了公司規(guī)章制度建設(shè)工作。主持制定了17套規(guī)章制度，其中親自主筆編寫(xiě)11套，這些制度基本上滿(mǎn)足了公司目前的管理需求，從而使公司的各項(xiàng)管理有章可循，員工有“法”可依，為公司實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化規(guī)范管理奠定了良好的基礎(chǔ)。

2.公文管理工作實(shí)現(xiàn)了制度化、規(guī)范化。建立了各種內(nèi)、外公共文書(shū)的管理流程，使公文的收、發(fā)、送、閱、審、存、借有了嚴(yán)格的管理程序，確保了公文傳送的及時(shí)性、公文執(zhí)行的有效性及公文使用的安全性，從而對(duì)提高公司的工作效率起到了促進(jìn)作用。

3.檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化。建立了公司專(zhuān)業(yè)的檔案室，并實(shí)行了專(zhuān)人管理，對(duì)公司檔案進(jìn)行了分級(jí)、分類(lèi)、編號(hào)登記管理，對(duì)檔案的歸檔、保管、調(diào)閱、借用實(shí)行了嚴(yán)格的審批管理，并實(shí)行了紙質(zhì)版和電子版同時(shí)保存的管理方式，確保了檔案管理的安全性及延續(xù)性。

4.完成了前臺(tái)接待的標(biāo)準(zhǔn)化管理。公司現(xiàn)有三個(gè)前臺(tái)，均進(jìn)行了統(tǒng)一的形象布置，并對(duì)前臺(tái)接待員的崗位進(jìn)行了全面培訓(xùn)，統(tǒng)一了公司的接待流程及工作要求，為樹(shù)立公司良好的企業(yè)形象起到了積極作用，為公司各部門(mén)的業(yè)務(wù)接待起到了模范作用。

5.會(huì)議管理基本上實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化。公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外的會(huì)議，從會(huì)前準(zhǔn)備到會(huì)中服務(wù)及會(huì)后跟蹤，都能全面完成，無(wú)論是會(huì)議接待、資料制作、會(huì)場(chǎng)布置都能較好地完成，保證了各項(xiàng)會(huì)議的成功召開(kāi)。

6、印章管理工作基本規(guī)范。嚴(yán)格按照《印信管理辦法》執(zhí)行印章使用審批制度，對(duì)印章的啟用、保管、使用均進(jìn)行詳細(xì)的登記管理，確保了印章使用的合法性和安全性。

總之，公司的行政管理工作，在海南企業(yè)中已達(dá)到了上等水平，我們的公司也跨入了現(xiàn)代化規(guī)范管理的企業(yè)行列。

(二)信息管理工作

1.加強(qiáng)了網(wǎng)站的管理工作，對(duì)網(wǎng)站內(nèi)容進(jìn)行了嚴(yán)格審核，并不斷充實(shí)網(wǎng)站內(nèi)容、更新網(wǎng)頁(yè)，及時(shí)上傳新信息、搜集外來(lái)信息，為企業(yè)建立了一個(gè)良好的宣傳窗口，并對(duì)網(wǎng)站后臺(tái)進(jìn)行了分析、匯總，及時(shí)掌握網(wǎng)站使用動(dòng)態(tài)。

2.建立了企業(yè)信息庫(kù)，完成了公司信息的統(tǒng)一管理，規(guī)范了公司信息的使用流程。目前已建立客戶(hù)信息、通訊信息、項(xiàng)目信息、新聞信息、資訊信息五個(gè)子庫(kù)，并完成了通訊信息、客戶(hù)信息及資訊信息三個(gè)子庫(kù)的信息收集，共收集信息515條。

3.加強(qiáng)了信息收集與信息傳遞工作，增大了公司的信息量及信息流，按照公司領(lǐng)導(dǎo)要求進(jìn)行了《資訊周報(bào)》編制，并提供給公司中、高層領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)與運(yùn)用，方便了領(lǐng)導(dǎo)的工作，同時(shí)也提高了工作效率。

(三)人力資源管理工作

1.制定并實(shí)施了《人力資源管理細(xì)則》，規(guī)范了招聘、錄用、轉(zhuǎn)正、離職等人事工作流程，明確了人才選聘標(biāo)準(zhǔn)。

2.完善了人事檔案管理工作。制定了人事檔案規(guī)范內(nèi)容，健全了人事檔案，規(guī)范了人事檔案管理流程。

3.企業(yè)文化建設(shè)初具規(guī)模，先后組織了項(xiàng)目開(kāi)工典禮、周年慶典、抗震救災(zāi)捐款、新年聯(lián)歡晚會(huì)等大型活動(dòng)，組織了大、小六場(chǎng)培訓(xùn)活動(dòng)，并組建了籃球隊(duì)，開(kāi)展了多場(chǎng)籃球比賽，以及印發(fā)《項(xiàng)目簡(jiǎn)報(bào)》41期、參展冬交會(huì)、參展海洋漁業(yè)博覽會(huì)等多種宣傳活動(dòng)，不斷地提高了企業(yè)知名度，有效地塑造了企業(yè)文化。

(四)后勤管理工作

1.資產(chǎn)管理工作規(guī)范化。對(duì)公司資產(chǎn)在進(jìn)行徹底清查的基礎(chǔ)上，依據(jù)公司《資產(chǎn)管理辦法》分別按部門(mén)對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行了分類(lèi)、編號(hào)登記，并將管理責(zé)任落實(shí)到具體的使用人或保管人，規(guī)范了資產(chǎn)采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、領(lǐng)用、回收、調(diào)撥等管理流程。

2.車(chē)輛管理工作得到了加強(qiáng)。對(duì)公司車(chē)輛的調(diào)度審批、調(diào)配使用、維修維保、行車(chē)安全、違章處理、費(fèi)用控制、車(chē)輛保管等方面進(jìn)行了嚴(yán)格管理，并嚴(yán)格執(zhí)行了派車(chē)審批制度，達(dá)到了有效地使用車(chē)輛和有力地控制費(fèi)用的雙重效果。

3.辦公用品管理工作規(guī)范化。實(shí)行了辦公用品月計(jì)劃制度，并結(jié)合以舊換新的節(jié)約措施，既保證了工作需要，又避免了不必要的浪費(fèi)，有效地控制了辦公成本。

(五)總經(jīng)理辦公室管理工作

1.以創(chuàng)建先進(jìn)集體為目標(biāo)，加強(qiáng)本部門(mén)的團(tuán)隊(duì)建設(shè)與管理，使本部門(mén)具有較強(qiáng)的凝聚力和榮譽(yù)感，且具有很好的團(tuán)隊(duì)精神。本部門(mén)在公司的重大活動(dòng)中均取得了最好的成績(jī)。

2.本著嚴(yán)要求、勤指導(dǎo)的方式，以樹(shù)立模范、培養(yǎng)骨干為目的，加強(qiáng)本部門(mén)員工的教育和培養(yǎng)。

三、主要工作經(jīng)驗(yàn)

1.做人原則：做員工表率，為下屬老師，當(dāng)同事朋友。

2.做事原則：原則堅(jiān)定，獎(jiǎng)罰分明；身先士卒，帶頭實(shí)干。

3.管理原則：理論上高度，實(shí)踐到深度；分工要明確，責(zé)任必到人。

四、工作中的不足

1.行政管理力度欠佳，行政監(jiān)督職能不強(qiáng)。

2.規(guī)章制度執(zhí)行不嚴(yán)，執(zhí)行制度時(shí)有寬松之短、仁慈之弊。

3.考核制度還待進(jìn)一步完善。

五、新年工作愿景

1.為總經(jīng)理分憂(yōu)解難，與員工一道艱苦創(chuàng)業(yè)，為實(shí)現(xiàn)公司的宏偉目標(biāo)而奮力拼搏。

2.不斷學(xué)習(xí)、不斷創(chuàng)新、不斷提高，努力成為一名優(yōu)秀的職業(yè)經(jīng)理人。

3.務(wù)實(shí)敬業(yè)、勇?lián)厝危Ｍ袡C(jī)會(huì)為企業(yè)做出更大的貢獻(xiàn)。

六、新年工作設(shè)想

(一)行政管理工作

1.在對(duì)現(xiàn)行規(guī)章制度執(zhí)行進(jìn)行調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步修正和完善現(xiàn)行規(guī)章制度，并加大各項(xiàng)規(guī)章制度的執(zhí)行力度；

2.新建《合同管理辦法》、《保密管理制度》、《會(huì)議管理制度》、《辦公場(chǎng)所管理規(guī)定》、《員工行為規(guī)范》、《工服管理規(guī)定》等規(guī)章制度，以滿(mǎn)足公司發(fā)展的需要；

3.建立企業(yè)危機(jī)管理機(jī)制，有效預(yù)防或應(yīng)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)危機(jī)；

4.建立規(guī)范的行政監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)行政管理力度。

(二)后勤管理工作

第8篇：檔案規(guī)章制度范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

Pick to: the current file management exists some problems, to solve these problems, to enhance the consciousness of the archives management, file management procedures strictly; File transfer should be in strict accordance with the procedures; We will improve the system of archival management, make records management work systematic, standardized operation.

Key words: file management; The problem; countermeasures

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-2104(2013)

隨著時(shí)代的進(jìn)步和人類(lèi)辦公技術(shù)日新月異的發(fā)展，檔案工作的改革也日益加深。面對(duì)各種信息量越來(lái)越復(fù)雜龐大的今天，檔案管理工作的改革顯得尤為迫切。檔案管理工作如何改革，在哪些方面改革，向哪個(gè)方向改革，才能更加適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的要求，已經(jīng)成為每一位檔案管理工作者面對(duì)的首要問(wèn)題。

一、檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理工作的重視不夠許多人認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的記錄和抄寫(xiě)，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類(lèi)，定期整理和補(bǔ)查，需要用時(shí)取出即可。所以對(duì)其不夠重視，認(rèn)為這是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作。正是這種錯(cuò)誤的觀點(diǎn)，才導(dǎo)致了檔案管理工作的長(zhǎng)期停滯不前，更新緩慢，改革工作無(wú)從下手。其實(shí)檔案管理工作并不是把資料放到資料室正確的位置就可以了。檔案管理工作在許多人看來(lái)只是普通的事務(wù)性工作，而不是單位的主要工作和重點(diǎn)工作。他們認(rèn)為搞好檔案工作并不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，更不會(huì)實(shí)現(xiàn)任何社會(huì)效益，所以從不重視檔案管理工作，以至于出現(xiàn)了諸多檔案管理方面的問(wèn)題。

（二）檔案交接制度不嚴(yán)謹(jǐn)檔案的分類(lèi)和存檔并不困難，最容易出亂的環(huán)節(jié)就是檔案交接時(shí)。現(xiàn)如今，大多數(shù)單位的檔案交接制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致許多檔案在交接時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因?yàn)闄n案一旦錯(cuò)亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫(xiě)和彌補(bǔ)是很復(fù)雜和費(fèi)時(shí)的，會(huì)嚴(yán)重耽誤單位工作的正常進(jìn)行。

（三）許多檔案管理工作者沒(méi)有切實(shí)履行宣傳檔案重要性的義務(wù)很多人由于缺乏對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)，在面對(duì)檔案工作時(shí)只是應(yīng)付而已，甚至對(duì)本人的檔案都不夠重視，沒(méi)有充分考慮到檔案對(duì)今后工作的重要性和廣泛應(yīng)用性，等到真正需要檔案時(shí)，才發(fā)現(xiàn)檔案不完整或是沒(méi)有及時(shí)更新，以至于影響了正常工作需要和職位調(diào)度，給檔案本人帶來(lái)了極大的不便。這充分說(shuō)明檔案管理人員對(duì)檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒(méi)有切實(shí)履行宣傳檔案重要性的義務(wù)。

（四）當(dāng)前的檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化多年以來(lái)，檔案管理工作依然是以紙質(zhì)做為檔案的重要載體，以手寫(xiě)的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫(xiě)時(shí)容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時(shí)需要分類(lèi)，分類(lèi)時(shí)很容易把各類(lèi)檔案歸在不相屬的一類(lèi)里，等到需要用時(shí)不能迅速的發(fā)現(xiàn)。檔案的存儲(chǔ)需要檔案室，檔案室不宜過(guò)濕，不然容易引起紙質(zhì)的檔案發(fā)霉或發(fā)潮，導(dǎo)致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見(jiàn)，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費(fèi)大量的人力物力，而且對(duì)于檔案的準(zhǔn)確性也很難保證，容易丟失和遺漏，一些不可預(yù)知的事件很容易導(dǎo)致信息的丟失，比如檔案室失火和漏水，都有可能導(dǎo)致大量重要的檔案丟失，造成嚴(yán)重的后果。

二、檔案管理工作的對(duì)策

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序強(qiáng)化每一名檔案管理管理工作者的管理意識(shí)，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。同時(shí)在硬件設(shè)施上完善檔案管理設(shè)備，每個(gè)單位都應(yīng)配備單獨(dú)隱蔽的檔案庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)加裝空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦等所必須的應(yīng)用設(shè)備和管理配件。為加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展，應(yīng)在檔案管理程序中引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，比如建立檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。與此同時(shí)，應(yīng)提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，調(diào)動(dòng)其工作主動(dòng)性，從根本上確保檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。

（二）檔案交接嚴(yán)格按程序進(jìn)行檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，稍有不慎就有可能導(dǎo)致檔案丟失或失真，所以交接時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理。檔案交接的正確手續(xù)應(yīng)是：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還；三是對(duì)未整理的零散文件材料要分類(lèi)存放，應(yīng)清理沒(méi)有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認(rèn)真將其排序后及時(shí)歸檔。只有按照這樣的順序進(jìn)行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。

第9篇：檔案規(guī)章制度范文

1.1領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不夠，規(guī)章制度有待完善

由于許多高校的領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到電子檔案管理工作的重要性，使得他們忽視了對(duì)電子檔案的管理，相關(guān)的規(guī)章制度也殘缺不全。正所謂上行下效，再加上各部門(mén)兼職檔案，導(dǎo)致他們對(duì)電子檔案有較差的歸檔意識(shí)，相應(yīng)的的工作積極性也不高，總是以敷衍了事的態(tài)度對(duì)待電子檔案工作，使得其不規(guī)范、不完整，管理水平低下。殘缺不全的規(guī)章制度無(wú)法約束和規(guī)范管理工作人員的工作程序和工作行為，也不能很好的為管理人員開(kāi)展工作提供良好的制度依據(jù)，從而導(dǎo)致從院校各部門(mén)移交來(lái)的電子檔案大多不規(guī)范、不完整，加大了電子檔案管理工作的難度，也對(duì)后續(xù)相關(guān)工作的順利進(jìn)行造成了一定程度的影響，形成一個(gè)惡性循環(huán)，極大地影響著電子檔案管理工作的效率。

1.2安全性和實(shí)用性存在很大的威脅

作為電子文件的一種，電子檔案主要是在計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上被形成和利用的，因此它都是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳輸?shù)模浅５姆奖愫涂旖荨５撬嬖谥容^大的安全隱患，因?yàn)樗鼘?duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)有很高的要求，否則極易遭受黑客攻擊和感染病毒，從而使文件信息無(wú)法被正常讀取。而且，電子文件中的數(shù)據(jù)信息也極易受到被非法刪除和更改而不留痕跡的威脅。同時(shí)，電子檔案的儲(chǔ)存載體都是一些化學(xué)磁性材料，如磁盤(pán)、磁帶和光盤(pán)，一旦管理上有疏忽，這些載體很容易發(fā)霉、變形等，而且很難恢復(fù)。如果電子檔案的儲(chǔ)存載體出現(xiàn)了問(wèn)題，那么其中的文件信息也就很難再現(xiàn)和再次被利用。電子檔案在為人們提供便利以及提高工作效率的同時(shí)，其實(shí)用性削弱的問(wèn)題也越來(lái)越突出。如今，信息技術(shù)發(fā)展迅速，各種軟件、硬件和編碼形式可以稱(chēng)得上是日新月異，正是這種情況使得計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行之間的矛盾逐漸加深，從而導(dǎo)致很多電子文件信息不可讀。其次，有的院校領(lǐng)導(dǎo)重視電子檔案的管理，自然就會(huì)往其中投入經(jīng)費(fèi)和技術(shù)支持，那么它們就可以直接與合作的企業(yè)進(jìn)行技術(shù)簽約并共同開(kāi)發(fā)；而有的院校領(lǐng)導(dǎo)忽視電子檔案的管理，那么就會(huì)直接導(dǎo)致相關(guān)技術(shù)低下。這種技術(shù)水平之間的差異加大了各個(gè)院校電子檔案整合管理的難度，無(wú)法實(shí)現(xiàn)校際間檔案信息資源的共享。再加上各個(gè)院校之間大多缺乏溝通、交流以及共享的管理觀念，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)勢(shì)受到限制。這種封閉式的管理方式不但造成嚴(yán)重的信息資源流失現(xiàn)象，而且還會(huì)出現(xiàn)信息資源重復(fù)存檔的現(xiàn)象。同時(shí)這種獨(dú)立、分散以及割據(jù)式的檔案管理已不能滿(mǎn)足使用者的社會(huì)需求，因?yàn)楦呗氃盒５耐瑢W(xué)們?cè)趨⒓痈鞣N社會(huì)活動(dòng)時(shí)，如就業(yè)、考研、出國(guó)留學(xué)等，都需要其母校提供檔案資料，其使用率極高。

二、改善高職院校電子檔案工作的措施

2.1加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，完善規(guī)章制度

加大對(duì)電子檔案管理工作重要性的宣傳教育，使院校上至領(lǐng)導(dǎo)、下至員工都對(duì)電子檔案管理有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，從而根據(jù)自身的實(shí)際情況以及發(fā)展需求完善相關(guān)的規(guī)章制度，并把電子檔案管理納入到學(xué)校日常管理工作中，以規(guī)范電子檔案管理工作。其中領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭作用，嚴(yán)肅對(duì)待電子檔案管理工作，保證其權(quán)威性，讓管理人眼嚴(yán)格按照相關(guān)程序來(lái)進(jìn)行電子檔案管理工作。同時(shí)可建立一些合適的激勵(lì)機(jī)制，以激發(fā)工作人員的興趣和積極性。完善的規(guī)章制度可以使工作人員在工作時(shí)有據(jù)可依，有條不紊的開(kāi)展電子檔案管理工作。如果院校規(guī)模比較大、電子檔案比較多，可以找專(zhuān)人管理電子檔案，以提高其管理質(zhì)量和管理水平。

2.2提高電子檔案管理水平，加大其安全性和實(shí)用性

對(duì)電子檔案的儲(chǔ)存載體要做好防潮、防霉以及防擠壓等措施，避免他們?cè)獾綋p壞，同時(shí)做好備份和轉(zhuǎn)載工作，經(jīng)常對(duì)這些載體進(jìn)行抽查和檢驗(yàn)，做到早發(fā)現(xiàn)、早處理。管理人員要緊跟時(shí)代潮流，不斷更新儲(chǔ)存技術(shù)，同時(shí)建立計(jì)算機(jī)安全防護(hù)系統(tǒng)，嚴(yán)密管理工作人員對(duì)密碼和口令的設(shè)置與權(quán)限，從而提高電子檔案的真實(shí)和安全指數(shù)。各大院校應(yīng)樹(shù)立溝通、交流和資源共享的觀念，對(duì)封閉式的管理模式進(jìn)行改革創(chuàng)新。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與校園網(wǎng)連接的基礎(chǔ)上，架設(shè)高職院校電子檔案局域網(wǎng)，從而使內(nèi)部和外部的數(shù)據(jù)庫(kù)全程處于管理人員監(jiān)控和管理的狀態(tài)下。同時(shí)加強(qiáng)技術(shù)軟件的開(kāi)發(fā)，以便構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)，其中包括數(shù)據(jù)儲(chǔ)存技術(shù)、加密技術(shù)以及安全技術(shù)等。教育部門(mén)也應(yīng)重視各高職院校電子檔案整合管理的發(fā)展，向各大高職院校下達(dá)指示，讓他們組建能制定政策、調(diào)配資源并協(xié)調(diào)院校的管理機(jī)構(gòu)，從而促進(jìn)高校間電子檔案的整合管理，同時(shí)讓具有檔案專(zhuān)業(yè)的高職院校在進(jìn)行檔案培訓(xùn)的同時(shí)，還具有召開(kāi)和承辦院校檔案會(huì)議的權(quán)利，讓他成為調(diào)配和協(xié)調(diào)各院校電子檔案管理的中心，從而加強(qiáng)院校之間的溝通和交流，實(shí)現(xiàn)資源共享，為電子檔案使用者提供更好的服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)