前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的檔案化管理主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。

第1篇：檔案化管理范文

一、信息化發展的背景

1、信息系統對業務的覆蓋率逐步提高

自上個世紀90年代后，互聯網應用的普及和信息經濟的興起，帶動了電子政務、電子商務和社會信息化的全面發展。

僅從政府角度看，我國電子政務經過十多年的發展，形成了一定規模的信息化基礎設施，建設了大量的電子政務應用系統，正在經歷由傳統運行方式向以網絡為基礎的信息化運行方式轉移的過程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業務，運用信息化實現的有591種，建成726個業務支撐系統，50%的政府業務通過信息化手段實現；各級政府和業務部門高度重視業務應用系統的開發和應用，約90%的市、區政府部門建設了局域網，超過90%的政府部門達到了人均1臺計算機，有90%的政務部門已建成或正在建辦公自動化系統，其中無紙化程度達到50%以上的部門占80%。①

2、基于網絡平臺化的信息共享和業務協同

互聯網技術和應用的快速發展，無論是政府還是企業的信息化，都受到戰略管理和服務客戶的強烈驅動，在不斷地擴展信息化的應用領域和內容，朝著基于統一網絡管理平臺，跨部門信息共享和業務協同的方向發展。

政府各機構在履行經濟調節、市場監管、社會管理和公共服務四項基本職能過程時，正越來越廣泛地采用信息技術來實現。由于應用目標的整體性，要求政府業務系統、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業已建立了連接各級政府機構政務系統的政務內網平臺，通過信息交換平臺和政務門戶網站，各級各類政府機構可以實現協同辦公和信息共享。又如，北京市東城區首創的網格化城市管理模式，通過綜合的信息化手段，實現了對城市各類基礎部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網站群作為政府門戶，正把更加全面的政府公共服務納入到信息化應用范圍。②

企業信息化應用模式早已脫離了個別業務系統孤立應用的階段，步入了企業戰略協同系統應用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業資源計劃）最具代表性。ERP是20世紀90年代提出來的，目前已發展為企業管理信息系統中最為流行的一種形式，幾乎是企業信息化的代名詞。ERP系統以經營資源最佳化為出發點，全面整合企業的供銷存、財務、計劃、質量、制造等核心業務，并最大限度提升企業各項經營資源的應用效率。

實現統一的網絡平臺管理，進行系統協同整合，核心的內容就是要進行應用系統及數據集成，建立可以共享的統一數據管理結構。建立一致的數據規格標準和建立統一的數據管理、應用規則，是實現應用系統和數據集成的主要途徑。如何建設與上述信息化環境配套的電子檔案的統一管理、共享利用的機制、模式，網絡環境下的檔案館如何構建和運作，都是需要深入探討的問題。

3、信息資源戰略成為信息化核心內容

2004年12月國家頒布了《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》，標志著我國的信息化步入了以開發利用信息資源為重心的發展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國信息化發展到一定程度的結果。

從國家層面來看，信息資源開發利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務能力、增強政府能力建設、推動和諧社會發展為目的，形成政府信息資源、社會信息資源綜合開發利用的局面，同時推動信息資源產業發展，促進我國經濟社會的可持續發展。政務信息資源的開發利用緊緊圍繞政務公開、重大基礎信息庫和重點業務應用系統的建設進行。社會信息資源開發利用重點是強化農業、科技、教育、衛生、社會保障、檔案等領域的公益性開發和利用。同時，國家將研究制定鼓勵信息資源產業發展政策；健全信息資源市場監管制度，完善網絡環境下的著作權保護，提高審批效率，擴大登記備案和事后監督的范圍；研究制定政務信息資源社會化增值開發利用的財政政策和信息資產管理辦法；制定信息資源開發利用標準體系表，優先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎編碼等國家標準；推進公共文獻基礎數據庫建設，積極開展社會化服務。③

從機構層面，信息資源開發利用是信息資源服務于戰略決策、滿足客戶信息需求和提高業務管理信息提供水平的客觀發展需要。從信息化發展的進程上來講，信息系統總是由滿足業務處理、運行需要開始，信息資源的開發利用遵循著數據—信息—知識的過程。機構層面的信息資源開發利用總是從系統集成、數據集成開始，在整合的數據倉庫基礎上進行數據的挖掘和滿足不同需要的數據應用。這實際上類似于我們傳統的檔案管理利用流程，應當把它納入到信息化條件下的檔案管理內容范疇。

二、信息化條件下檔案管理的若干問題

信息化系統正在演化成為各類組織業務運行的基本方式，網絡平臺正逐漸成為政府機構、企業信息運動的支撐平臺。對檔案管理活動而言，各類組織運行平臺的變化，給我們提出了很多基于數字化概念的新問題，這些問題需要我們去深入思考，探索符合信息化特點的新思路和新方法。

1、電子文件長久保存和長期可用問題

人們把以數字化方式記錄的文件，統稱為電子文件。電子文件在性質、形式上與紙質文件的不同，無疑是檔案界最先感受到和最先關注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉變成數字化的記錄方式，主要的問題有三個：一是電子文件的長久保存問題，數字化信息復雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長久保存帶來困難。二是電子文件的證據力和法律效力問題，這包含了對數字方式所記錄信息的真實性以及獲得、保持信息真實性方式方法的可行性、可信性問題。三是數字化信息與載體的依附關系問題，數字化信息的組織是通過編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲和顯現數字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術設備間接完成，因此，數字化信息依賴于元數據、數據格式、軟件系統和硬件系統才能夠被處理、存儲和顯現。綜上所述，電子文件的復雜性、變化性、多樣性是過去紙張載體所沒有的。

歸納起來講，目前解決電子文件真實性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法：一是通過法規約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。二是通過對電子文件存在的系統相關要素的規范設計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統地記錄背景數據和規范、控制信息流轉環節等方式。三是提高載體材料壽命或對電子文件處理、存儲、傳遞和應用所依賴的軟硬件環境進行備份的方式。四是分離數字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現因為數據格式及軟硬件環境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標識規范的方法，等等。

為了解決上述問題，國內外都作了相當多的探討和嘗試。首先，各國都傾注力量，制定系統成套的和普遍適用于各類信息系統的電子文件管理需求規范和檔案系統標準，力求把問題解決在電子文件的形成階段，達到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國家“數字化保管動議”，通過建立文件管理國家標準、文件管理元數據規范、文件系統設計與實施程序等標準規范，保障電子文件的長久保存。其次，從數字檔案的永久性入手，研究具有長久保存價值的數字檔案的系統化保存、保管方式，如美國國家檔案與文件署（NARA）于1998年開始，耗時6年時間對永久保存電子文件的可能性、保存技術、保存系統的功能需求進行了全面的論證和試驗⑤。第三，研究數字化適用載體在各種狀況下的長久保存問題，如荷蘭2000年啟動了“數字保存試驗”項目，針對政府常用的電子文件類型，進行了遷移、采用XML格式和仿真三種數字保護方法的試驗，評價各種方法的效果、局限性、費用及應用的可能性。第四，在我國，通常采用的方式是，檔案部門站在長久保存的立場，通過歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業主管機構也制定了相關規范或標準，如建設部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規范》。

2、多種類型數字化信息的檔案化問題

在電子文件數量快速增長的同時，其種類也日益豐富，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網頁文件、數據庫文件等。數字化信息的復雜多樣，具有傳統紙質文件所不具有的性質，因此，這些數字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態，有些數據累計存儲在業務數據庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上。如果不能建立系統型的管理規則，很可能造成不可挽回的損失。

導致數字化信息檔案化問題的原因歸納起來有以下幾種情況：

（1）與傳統文件運轉流程無關。長久以來，人們已經形成了紙質文件檔案化的系統化的方法體系，主要是依靠業務流程的自然發展進程，在業務流程終結時，把文件歸檔轉入檔案系統，以備今后工作查考。或者對文件的價值進行鑒定，判別文件對形成者的意義大小以及對社會的意義大小，在規定的時間階段，把分布在各個機構的文件匯集到檔案館集中保存，以長久留存社會記憶，保障社會發展的延續性。久而久之，文件的檔案化形成了對業務運轉流程及其規則的依賴性，當數字化信息因不能納入一般的業務流程，或業務流程因信息化而發生變化時，將會導致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統已經成為絕大多數政府或企業網絡系統的必備子系統，電子郵件也早已成為人們在進行工作交往時的基本工具，很多國家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問題依然處于隨機管理狀態，主要原因就是電子郵件聯系方式的公私性質不容易界定，不容易納入到正常的業務運轉流程之中。

（2）非文本型數據。在紙質檔案管理時期，由于非文本型數據的數據單元不能完整地表達一個事項，數據結構、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結構化的數據庫數據經常處在變動之中，無法納入到文本文件的管理體系，往往不進行檔案化處理。信息化的發展，使得電子文件的數量與日俱增，但檔案機構往往比較注重對文本型電子文件的歸檔和收集，對非文本型數據庫數據、多媒體數據的歸檔重視不夠，也沒有切實可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個概念誤區，認為數據庫文件本來就有自身的數據結構，并且處在存儲狀態，沒有必要再轉化為所謂的檔案文件。目前，大部分關系型數據庫，都是作為支持業務流程的存儲機制來建設的，從性質上來講，可以認為是“暫存數據”，而且，這些數據往往是隨著業務過程的變化而不斷更新變化的，在結構上又是連續性的，往往不能按事項分塊，不能按傳統檔案管理方式管理。但是，這些數據往往是一個業務系統的核心資源，

支撐著一個機構的業務運行，絕大多數具備檔案價值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會造成比較嚴重的損失。目前，有注意到非文本型數據歸檔的機構，往往采用簡單拷貝、累加存儲的方式，或者以備災數據庫的方式同構備份數據。這些方式可能不能真正解決數量巨大的非文本數據檔案化問題。

（3）網頁類型文件。互聯網的普及，使數量巨大的Web文件存在于流動的網絡信息海洋之中。我國的各類機構為了與外部環境的聯系與溝通，建設屬于機構自己的網站的比率很高。據國務院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國政府域名（）注冊量達到23752個，政府網站達到11995個，縣級以上門戶網站擁有率達到81.1%，其中部委、省級、地級和縣級政府網站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網頁文件的內容重復率高，數量巨大，各類機構往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、雙軌制與雙套制問題

隨著信息化的深入發展，各類機構的信息系統覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個必然的趨勢。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對紙質檔案的心理依賴，充滿了對電子文件的不確信感。這種情形也體現在國家及行業已經頒布的電子文件管理的相關國家標準、行業標準中，規定對于具有長久保存價值的文件，要電子、紙質形式雙套保存。

造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質文件時代，對電子文件及其存在的技術環境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認知。其次，是國家的檔案行政機構缺乏檔案無紙化戰略規劃、制度設計和系統規范，使得對紙質文件依賴成為制度性的選擇。包括我國在內的很多國家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關法律，力求通過法律的形式，確認數字化信息在社會交往和經濟活動中的法律地位及其具有憑證性的條件。《電子簽名法》的意義在于通過法律確定了電子數據可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質文件同等的證據作用。一般來講，《電子簽名法》主要是規范電子文件的技術條件和應用背景，以保證電子文件在交互過程中的真實性是可確認的，是可以作為證據使用的，但并沒有解決電子文件的長久保存問題。而這方面的規范有賴于檔案管理機構來解決。

雙套制的另一種情形，是國內的各級各類檔案館大量地將紙質檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊藏的豐富檔案信息資源能夠提供網絡應用，根據檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務以及部分檔案的原件服務是必要的。如果盲目地無限度地進行檔案的電子化，以此作為數字檔案館建設的成就標志，只能造成巨大的資源浪費。

可以想像，不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發展的。信息化發達國家在信息化進程中都強調“無紙化”作為信息化的戰略目標來積極推動，可見它對信息化發展的重要意義。

雙套制或無紙化的解決方案，一定不是單純的技術解決方案，而應該是制度化方案。這個制度化的解決方案，依賴于我國信息化的發展程度，取決于信息系統的業務覆蓋率，特別是網絡應用的覆蓋率。在此基礎上要形成無紙化的全面管理制度，可能包括兩個層面：檔案館層面的和機構層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術條件（載體的可靠性、信息對格式的非依賴性）、文件真實性的制度和管理系統保障規范、電子文件應用的規范。對機構層面，檔案及檔案管理系統提供憑證性、證據性文件的系統認證標準、規范，第三方認證機構的建設等。

4、電子文件運動規律與檔案管理模式選擇

近年來，關于“文件生命周期理論”和“文件連續體理論”的爭論十分引人關注。信息化徹底改變了各類社會活動的時空關系和運行模式，人們需要基于新的社會運行方式，建立新的信息思維，尋找信息運動新規律，以求在準確揭示信息運動規律的基礎上，更好地進行管理。這是這場爭論的意義所在。

“文件生命周期理論”與“文件連續體理論”的實質，是如何看待文件運動的統一性和管理一致性問題。“文件生命周期理論”強調在文件的不同運動階段有著不同的運動特性，強調在不同的階段實施不同的管理措施。而“文件連續體理論”認為文件運動是一個整體，文件運動有著不同的功能軸，文件運動每一個時點，都可能包含一個或多個功能價值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克厄普沃德對文件連續體模式的四項基本原則看：第一，文件價值的持續性與文件檔案化。主要強調的是文件、檔案的整體觀，這與我國普遍認知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯系以邏輯聯系為主。這是傳統檔案學的基本原則，檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網絡化條件下，文件分處不同的物理位置，也應堅持這種方法。第三，文件管理制度納入業務活動目標與過程。它強調的是要把文件管理職能制度化地納入業務系統中，應該說“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學是隨著組織知識的背景條件變化而變化⑧。這是關于檔案學理論隨著社會發展環境變化的思想，是任何理論都應該具有的素質。歸納起來講，文件連續體理論強調的是文件與檔案是一個整體，不必區別管理，而且從形成階段就應予以制度化的干預。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業務運轉服務的，其首要目的和價值是業務的有效運轉，如果按照文件的歷史價值進行文件系統設計，其結果不僅會削弱文件的真實性、客觀性，而且可能導致業務系統效率的極大降低。信息化發展的進程已經證實，無論是政府或是企業的系統，隨著時間的推移都面臨著系統數據檔案化的問題，在業務系統中建設數據檔案庫，或者是不經檔案價值鑒定，簡單地直接地遷移業務系統數據到檔案庫，其信息質量根本無法保證。況且，由機構檔案室到檔案館的過程，也絕不能是簡單的遷移過程。

作為我國的檔案工作者，在學習國外的理論經驗時，不能采取簡單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀點中的有益成分，構建適合我國的檔案管理可行模式。

網絡技術的發展極大地促進了業務系統的連續性、關聯性，如果不在制度上和文件管理要素上對業務系統提出要求，比如提出元數據要求，就可能使業務系統自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續體理論提出的整體系統思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設網絡文件中心。這種熱潮的基本出發點是，對分布在各個機構的業務活動中的電子文件進行集中管理，有的采取集中存儲、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。網絡建立的廣泛聯系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時間的推移，就會出現電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導，在電子文件運動整體環節中都不能取消“檔案化”的環節。在信息爆炸的時代，這一點尤為重要。

注釋：

①北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務規劃研究報告》。

②北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”國民經濟與社會信息化發展規劃》。

③⑥《2006年中國信息化發展報告》。

④。

第2篇：檔案化管理范文

1 照片檔案數字化管理的重要性

隨著社會日新月異的發展，各級政府機關、企事業單位以及群眾個體在撰寫史志、社會宣傳、招商引資、多媒體制作、電子郵件等方面的工作需求日益增加。為了適應與滿足倍增的需要，勢必要運用現代高新技術，如信息技術、掃描技術、計算機技術、存儲技術等，與傳統的檔案收集、歸類、整理、保管、查閱、利用等一系列方法相結合，建立起電子照片檔案系統，這就形成了照片檔案的數字化管理。數字化是一個系統工程，主要包括了檔案資源數字化、信息傳輸網絡化、信息資源共享化、信息利用社會化等內容。照片檔案的數字化管理具有其必然性和重要性。

首先，數字化管理使得照片檔案的收集方式更具靈活性。由于這些傳統照片具有稀缺性與寶貴的歷史記憶價值，通常有些照片檔案的所有者并不具有將照片交給檔案部門管理的意愿，并且無法提供可以進行復制的底片，因此，檔案館只能夠通過翻拍的方式來收集所需的照片檔案。倘若照片檔案的所有者對照片保管不妥善，極有可能導致一些珍貴、重要照片檔案永久性丟失，給以后的檔案收集工作帶來麻煩。照片檔案實現電子化管理之后，不僅可以實現照片檔案在相紙、磁盤、光盤等不同載體上的轉移，而且各歸檔單位通過網絡系統就可以直接將照片傳送到檔案部門。

其次，電子化管理的完善讓照片檔案的保存更加安全方便。傳統的照片檔案是以感光材料作為載體，對保存環境有較高的要求，耐久性不佳。無論是黑白照片，還是彩色照片，均會隨著時間的推移出現影像褪色、滲化和消失等現象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能夠保存下來，其所發揮的作用也會受到影響。照片檔案的電子化管理，使得照片檔案的載體變成磁盤、光盤、移動硬盤等，這些載體不僅具有容量大、占用空間小、存放方便等特點，而且保存與復制過程中不會存在變質、褪色等問題。同時，在照片修復上，可以先將老化、破損的照片掃描到電腦，再利用Photoshop等軟件進行修復處理，使得圖片達到較好的效果。

第三，電子化管理實行后，照片檔案的利用會變得更加靈活便捷。人們在查閱和使用照片檔案時，并不一定按內容一對一地調用照片，而是根據所需有所選擇，這給手工操作帶來許多麻煩。同時，照片檔案的使用具有排他性，同一張照片不可能讓多人同時使用。照片檔案電子化管理，使得用戶對照片檔案的利用可通過計算機隨時隨地檢索，使得檔案工作人員的勞動強度大大降低，節省了大量的查閱時間，工作效率得到提升。而且查詢速度快、支持多人同時使用、調看同一張照片而不必動用原件，還可通過通訊網絡以電子郵件等方式進行遠距離傳輸，充分實現檔案資源共享，照片的利用率得到大幅度提高。

2 照片檔案數字化管理現狀分析

近幾年，隨著國家社會的發展和各地經濟的增長，照片檔案管理工作也進入到一個新的歷史發展階段。由于傳統的照片檔案有相應的《照片檔案管理規范》，所以在管理實施的過程中會有章可循，相對規范，但對于數碼照片檔案的管理相對而言就不是那么規范了。

2.1 管理制度不完善

國內雖然早已出臺了《照片檔案管理規范》，但這個規范只適用于傳統照片檔案的管理，具有一定的限制性，對于新興的數碼照片檔案在較長一段時間內一直沒有制定出一套相對完整的的管理規范，這給照片檔案的數字化管理帶來了嚴重的影響。直至2014年，國家出臺了《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014），使得數碼照片檔案的管理終于有章可循。雖然各級單位在照片檔案電子化管理工作中，開始執行國家的相關規范，但由于長時間缺乏一套完整的規范，很多的檔案館（室）現行的管理制度仍不夠完善健全，并且存在檔案管理人員對照片檔案的電子化管理意識還較為薄弱的現象，在管理過程中出現執行不嚴格，缺乏力度的情況。另外，一些檔案館（室）的上級管理部門仍未結合實際的具體情況，制定出相適應的電子化管理實施細則，如對數碼照片檔案歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求、保管條件以及數碼照片檔案的利用等未做出具體的規定。因此，實際上，很多單位對于數碼照片檔案管理工作仍然處在一種無章可循、無序的工作狀態，這對照片檔案電子化管理工作產生了直接影響。

2.2 收集、整理難度大

與傳統照片的管理對比而言，數碼照片檔案的收集難度更大。數碼照片具有無底片、不用沖洗的特點，無需產生購買膠卷和沖洗的費用，使得照片數量比以往大幅增加。在這些大批量的數碼照片中，質量參差不齊，也不全都具有收集價值，而且缺乏相應的收集細則，這為檔案管理人員的收集工作增加了許多隱性困難。其次，現今數碼相機的普及率很高，甚至智能手機也具有優質的攝像功能，不僅照片數量增多，收集對象更是難以把握，這使得檔案人員很難將所有照片進行收集歸檔。

與收集工作密切相關的整理工作難度也加大。上述數碼照片的收集已難以做到及時，更遑論做到及時的整理了。數碼照片檔案的數量相比傳統照片?n案的數量更加巨大，在整理數碼照片時既要鑒定篩選，又要進行重命名、刻錄光盤、編寫文字說明等一系列繁瑣的工作，數碼相片的質量參差不齊，檔案管理人員需要對這些照片進行整理、選擇，所以數碼照片的整理很難做到及時、準確。

2.3 安全隱患嚴重

數碼照片的存儲依賴于電子設備和計算機，這給數碼照片檔案的安全帶來了嚴重的隱患。當存儲設備發生故障時，數碼照片有可能就會丟失。數碼相片是數碼文件，其具有數碼文件的易損性、易改性，計算機和操作系統有被病毒感染的危險性，這會造成大量數碼照片被破壞，甚至丟失。

3 加強照片檔案數字化管理的對策

3.1 進一步完善數碼照片收集歸檔制度

數碼照片與紙質照片具有一定的區別，就形成模式和保存載體而言，數碼照片與紙質照片完全不同，數碼照片是電子靜態圖像文件，需要依靠計算機系統進行閱讀、處理。因此，制定適合本地區本單位的切實可行的歸檔制度是首要之舉。各檔案館（室）應當根據當前工作的實際內容以及自身部門的需要來制定一套與當前部門現狀相符合的關于數碼照片檔案管理的規章制度。上級管理部門應當明確提出數碼照片歸檔的各項指標要求，即對數碼照片的格式、分辨率等作出細致具體的規定。檔案管理人員應當專門制作歸檔照片著錄卡片，對每張照片進行逐張編號并按照編號逐張進行錄入說明，包括時間、地點、內容、主要人物和攝影者。嚴禁對拍攝影像進行加工修改，以保證歸檔數碼照片的真實性、完整性和有效性。只有責任到人，工作要求明確，形成常規才可能有效解決照片由于存放散亂而未存或丟失的問題，形成數碼照片檔案收集的工作網。

3.2 建立有效的照片歸檔審核機制

歸檔的數碼照片要求是真實且完整的原始文件，因此，檔案管理人員在收集照片檔案時，首先要打開數碼照片文件仔細檢查，通過讀取照片EXIF 信息，判別圖像是否經過編輯，如添加、合成、修改、挖補等后期編輯制作處理，不允許照片有調整、刪改、壓縮的處理，以確保歸檔數碼照片的有效性和真實性。此外，對于數量巨大的數碼照片必須嚴格審核，篩選條件主要包括照片的主題是否鮮明、有沒有代表性、畫面質量清晰度高不高等，以此確定其保存的價值，才能決定能否轉化為照片檔案。對反映同一內容的若干張照片應去粗取精，將反映事件全貌的或典型細節的圖像文件歸檔，選擇清晰度高的、對活動又具有表現力的、有重要價值的照片歸檔。使得每張歸檔照片都是有效的、可利用的，提高歸檔效率和質量。

3.3 加強安全保護

各檔案館（室）對歸檔的數碼照片要嚴格按照《數碼照片歸檔與管理規范》進行管理，要加強對照片檔案電子化管理工作的執行力度。在電子計算機中建立分類整理完畢的數碼照片電子版，保存方式分別建立三種備份形式，一是只讀式光盤一式兩份，進行脫機保存，遠離強磁場，數字光盤的儲存和利用方便，通用性較強，容量較大；二是移動硬盤，選用存儲容量為500-1000 GB容量的，要注意移動硬盤的存放環境，避免磁化、強光照射和磕碰；三是傳統的紙質照片，應選取一定數量比較常用的且具有代表性和有價值性的數碼照片資料在入檔案時就特殊記錄，輸出一套高質量的紙質照片進行整理存檔，方便臨時使用時閱覽參考。實行一套紙質，兩套電子，三備份制度。

電子版照片備份存檔后可放置在專用的防磁柜中保存，要定期檢查。使用數字光盤和移動硬盤儲存的數碼照片資料，都有丟失的風險，光盤和硬盤都可能因為灰塵、光照、使用過頻、磕碰等環境因素而使壽命縮短，從而造成存儲內容丟失。在數碼圖像都丟失的情況下，也可利用紙質照片進行翻拍、掃描，把丟失的數碼影像恢復過來。

第3篇：檔案化管理范文

1.檔案管理原理

檔案的存放和分類是很重要的，所以說管理檔案的工作人員是需要工作責任心、細心、沉著冷靜等這些基本素質的，當然擁有較高工作責任心是遠遠不夠的，還要時刻提醒自己不能玩忽職守，需要重視工作。檔案管理工作可以運用檔案管理原則進行指導和開展。以下就通過各要點重點介紹檔案管理原理：

1.1標準化

根據不同的標準原則把檔案管理標準化原理分為三種：基礎標準、技術標準、管理標準。所謂的基礎標準就是憑借在基本、具有大眾指導標準下去進行檔案管理。技術標準指的是通過多種先進技術手段比如網絡電子信息技術等進行檔案管理。管理標準指的是在不越界、不違法的基礎上，安全有效的進行檔案管理。

1.2統一化

檔案管理工作的出發點和最終目的都是為了保護好檔案，只有按類型、按一定的順序、按規定的安排統一進行梳理和管理，才能讓檔案管理工作具有規范性和合理性。檔案管理統一化原理分為以下三點：（1）實行統一的管理規范，使檔案管理具備規范性和合理性的特點。（2）不同分工的人員都應該實行統一管理，不能特殊對待，要公平的進行統一管理。（3）新舊交替是理所應當的，舊的東西注定要被新的事物所替代，進行新舊更替。

1.3簡潔化

瑣碎的東西多了就會讓簡單的事情變得復雜，只有在不影響基本檔案管理的情況下，合理地將檔案管理的數目和類型進行減少，這將大大減輕管理人員的工作壓力。追求更高效、更便捷的管理模式，就要在復雜、繁瑣中尋找捷徑，減少了重復、多余的環節便可將檔案管理向著簡潔、明了、高效的趨勢發展。

1.4通用化

為了不讓繁瑣的系統制約工作人員，最好是用一種通用的技術手段去進行檔案整理、檔案標引、檔案保護等，從而有效的去進行檔案管理。一切按照秩序開展，通用技術手段便可使檔案管理更加有序的進行。

1.5最優化

如今隨著科學技術高速發展，“優化”這個詞逐步深入人心。實現檔案管理的最優化，要在檔案管理人員個人技術過關、更新的基礎上，才能穩步開展。檔案管理人員不僅要有較高的責任心和吃苦耐勞的精神，還要有敢于創新、不斷超越自我的良好品格，這樣才能充分為檔案管理工作發揮其優越性。

2.檔案管理原理在檔案管理現代化中應用的分析

在經濟全球化和文化全球化的大環境下，網絡信息技術全球化的趨勢也越發明顯。網絡作為一種主要的交際工具，高速發展的經濟讓網絡信息技術在全球范圍內迅速傳播。通過現代化的管理模式，不僅能讓繁瑣的人工手段變得簡潔明了并具有安全性，又可以讓先進的信息技術在其間得以發展，從而提高管理人員個人的管理素養和技術手段。檔案管理智能化的開展，讓枯燥的管理環境變得生動，現代化的管理手段可以讓檔案管理更加安全、更加便捷，讓管理任務變得輕松而又規范。

2.1系統管理

系統管理可以讓雜亂無章的東西歸總并且有序，局部的管理僅僅代表的是片面，整體的規范管理才是較系統的管理思路。標準化是系統管理的基礎，統一化是系統管理的規范，簡潔化是系統管理的要求，通用化是系統管理的目的，最優化是系統管理的催化劑。每一項都是檔案管理不可缺少的部分，如果缺少了標準化，根基不在何以繼續開展工程；如果少了統一化，沒有了標榜，就沒有了秩序；如果沒有了簡潔化，繁瑣的雜事便能讓管理工作滯步不前，沒有效率可言；如果沒有通用化，管理工作就不能有序的進行；如果沒有最優化，（就）不能與時代接軌，便是與新理念脫節，不能做到全面、高效的發展。所以說想要系統管理得到優化和快速的開展，五項原則缺一不可，只有互補發展，才能使系統管理更加全面、安全、可靠的進行。

2.2合理組合

任何大事物都是從每個小事物發展而來的，把每件工作分成若干件小事物，然后再把那些小事物按照合理和恰當的安排進行組合，從而能夠將大事物做好并且優化。當然檔案管理也是一樣，將細小的事物按照標準化、統一化、簡潔化、通用化、最優化原理進行合理組合，便可讓檔案管理的效率和規范得到更大的提高。

2.3反饋整理

只有不斷的反饋和整理，才能推動檔案管理現代化的發展。不斷總結經驗，不斷肯定和改善管理工作中的優點和問題，結合檔案管理工作所帶來的社會效益和國家效益，全面進行反饋總結。通過檔案管理的效應好壞，相應的更改和完善管理系統，這對檔案管理的發展有著舉足輕重的作用。學會不斷的反饋整理，則有利于檔案管理的改進與完善。

第4篇：檔案化管理范文

關鍵詞：案管理　信息化建設

隨著社會的現代化發展，檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進檔案管理信息化建設，力圖使檔案工作與社會發展同步。尤其現在計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面，在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質文件，如何加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵。

一、檔案管理信息化的現狀

社會現代化的發展，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個精選的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性，真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

1.社會的現代化發展管理軟件缺乏統一性

檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2.檔案管理基礎工作標準化規范化仍需改進

檔案信息管理電于化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業務基礎差。案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

3.檔案管理的技術標準

組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

4.檔案信息管理人員的素質有待提高

實現檔案信息電于化。首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、加強檔案管理信息化建設

1.建立網絡檔案系統

在系統內建設數字化綜合應用平臺。建立健全內部服務網和公眾服務網，發揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現行文件信息化的標準建設，根據系統建設需求，采購必要的硬件設備，為系統提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平，為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2.加強電子文件的管理是做好檔案信息化的關鍵

2.1電子文件的載體穩定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。上網前，又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。

2.2電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應用于相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。

2.3做好檔案歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

2.4解決好檔案電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證。所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件。需要定期進行復制，以防止信息損失。

三、檔案管理信息化建設應采取的措施

1.加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平

根據檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案(如：紙質檔案和照片、錄音、錄像檔案)進行數字化處理和轉換，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，并制訂電子檔案管理辦法。

2.從穩定檔案隊伍，提高業務素質，檔案人員必須從雜業型轉向專業型

保證檔案系統現代化管理工作有序、正常、持續的發展，人的因素是主要的。檔案管理領域缺乏懂軟件開發又精通檔案專業知識的復合人才；提高整支隊伍素質，創造條件有針對性適合不同工作崗位的學習進行知識更新，適應對外指導工作和內部基礎管理工作；建立競爭機制，克服人的惰性，充分發揮入的主觀能動性，有他們的用武之地和舒展才能的場所；建立激勵機制，合理設置崗位。工作科學量化，體現一個單位內工作量大與小不一樣、專與不專不一樣，有利于工作人員的積極性和創造性充分發揮。

第5篇：檔案化管理范文

【關鍵詞】醫保檔案；規范化；檔案分類

一、三明市醫保檔案的現狀與特點

自2012年以來，三明醫保事業在不斷探索中前行，通過“三醫聯動”，醫保事業迎來了新格局。截至目前，三明市醫保基本情況如下：全市共有參保人數263.52萬人，其中城鎮職工42.27萬人，城鄉居民221.25萬人，生育保險參保人數22.65萬人。2019年市中心檔案室共收集、整理、分類、歸檔各類業務檔案330卷。全市檔案從業人員均為兼職人員，共有11名，其中中級職稱3名，初級職稱1名。

（一）醫保檔案涉及人員范圍廣。醫保檔案自每個人出生之日起，伴隨其一生，因此，對個人而言，醫療保障部門檔案是否全面對參保單位和參保人員影響較大。參保種類可分為城鎮職工基本醫療保險、生育保險、城鄉居民基本醫療保險、靈活就業人員基本醫療保險。醫療保險基本待遇享受分為干部保健、門診特殊病種、住院報銷、異地就醫、異地安置、特殊用藥備案等。醫療保險稽核類有現場稽核、有對手工報銷材料進行審核、復核等等。因此，醫療保障部門的檔案在其他社會保險類檔案中是與人民群眾聯系最多、利用最廣，與人民生命健康關系最密切的檔案類型。

（二）醫保檔案的組成類型多。組成醫保檔案的有醫保中心形成的文書檔案及相關的合同協議；參保人員的信息登記表、相片、身份證復印件，與單位簽訂的合同等相關材料；住院患者報銷的各種發票、住院清單、疾病證明書等相關憑證；醫院、藥店、診所等定點醫療機構的開通申請書、信息變更表、賬目沖銷報告等相關附件；生育保險參保人員的信息登記及待遇申請表等相關資料；駐醫院服務站辦理業務時收集的新生兒登記表、門診特殊病種登記表、特殊用藥備案表、異地就醫申請表等；醫療保險稽核科到定點醫療機構現場稽核記錄本、稽核人員到外傷參保人員事故發生所在地和就醫地進行稽核的筆錄本、對待遇審核科工作人員手工報銷材料進行審核、復核的反饋單等。

（三）醫保政策的不斷深入。醫保政策的制定是隨著經濟社會的發展與參保人員的需要而不斷發展變化的，因此，不同時期的醫保檔案有著不同的特點和側重點。具體表現為：每年住院報銷目錄與比例的調整與變化，參保單位及靈活就業人員的繳費基數基本上是每年一調，以及個人賬戶劃撥比例的調整，城鄉居民醫療保險每年的繳費也在逐年增加（從最初的每年每人20元到2020年每人280元），審批材料的報送等進行不斷更新，還有辦理業務所提供的材料也在不斷發生變化（以人民為中心，讓群眾少跑路，最多跑一趟為前提，醫療保障部門時常調整提供材料的種類），這些政策上的調整，導致醫保檔案材料在不同時期有不同的側重點。

二、三明市醫保檔案存在的問題

（一）對醫保檔案規范化管理工作重視程度不夠。醫療保障部門的檔案承載著與醫保相關的一切信息，與參保單位、參保人、定點醫療機構、醫保中心關系密切，也是地方政府制訂醫保政策依托的基礎數據與材料的主要來源。從醫保檔案業務人員的配備、檔案室建設的水平及年度檔案工作的考核等情況看來，醫療保障部門的業務檔案與三明醫改差距較大。

（二）信息化建設水平不高。檔案管理的日常工作都是以紙質檔案為主，檔案軟件只用簡單的“陽光文檔”軟件，僅能對檔案進行錄入和自動生成案卷目錄、卷內目錄及簡單查詢等功能。檔案室的硬件設備未及時更新，室內只是簡單配備了檔案柜、打印機、計算機、滅火設備、溫度計。從檔案室建設標準要求來看，檔案室還應配有相應的密集架、防磁柜、溫濕度調控系統、防盜監控系統等。

（三）檔案從業人員素質不高。沒有檔案專業的人從事醫保檔案管理工作，市中心與管理部都沒有專職的檔案管理人員，都是兼職人員，平時以其他工作為主，檔案工作為輔。

三、三明市醫保檔案管理規范化路徑

針對三明市醫保檔案內容多、變化快、利用多等特點，為保持三明市醫保檔案的統一性與可持續性，必須制定統一規范的管理制度、檔案鑒定及銷毀制度、檔案人員崗位責任制度、檔案設備的維護和使用制度、業務檔案管理流程制度、業務檔案立卷工作流程制度等。各項制度既要體現檔案管理的專業特點，又要保持醫保業務開展的方便，且做到最大化服務參保人員。

（一）建立統一的醫保檔案歸檔辦法。各科室及各管理部要按照各自工作情況，以方便檔案查閱、利用為前提，根據《福建省社會保險業務檔案管理辦法（試行）》《福建省醫療保險業務檔案管理若干制度》，制訂《三明市醫療保險管理中心業務材料歸檔工作流程操作規程》，規定由業務科室在第二年度上半年對本科室上一年度的材料進行收集、分類、整理、組卷、打碼，然后移交給檔案室，對其進行編寫卷內目錄、填寫備考表、擬寫案卷題名、歸檔驗收、編制檢索工具、編制案卷目錄、裝盒、填寫檔案盒、上架。

（二）建立檔案借閱與利用制度。為了提高醫保檔案提供利用水平，也為了更方便服務參保單位和人民群眾的查閱，醫療保障部門要加強檔案的日常管理，每一份檔案的借閱和利用都要進行登記，特別是服務效果好的、利用率高的檔案要及時讓借閱者對其進行評價，確保醫保檔案有借有還，防止醫保檔案的遺失及損壞。

（三）加強醫保檔案的電子信息化建設。醫療保障部門需不斷提升醫保檔案的信息化管理水平，以信息技術對醫保檔案收集、整理、歸檔、利用全流程進行改造升級。電子檔案與紙質文檔相比，具有易保存、方便借閱和歸檔，存儲空間大、物理條件要求低的特點，在調閱和檢索等方面有很強的便利性。利用“e三明”“微信”“云閃付”等平臺搭建“城鄉居民醫保繳費”平臺，利用“閩政通”網上辦事大廳平臺，方便參保人員在線辦理業務。

（四）提升檔案從業人員素質。應加強檔案從業人員的檔案管理知識培訓及檔案專業知識培訓，加強檔案管理崗位責任意識和道德修養培養，促使其認真學習醫學、法律和信息化技術等相關知識。讓醫療保障部門的工作人員充分認識到醫保檔案工作的保密性、重要性，確保醫保檔案的真實性、完整性、安全性、可用性，認真將檔案管理工作做好，使醫保檔案工作有序進行。醫療保障部門要形成醫保檔案工作和崗位責任管理相結合的考評機制，提高醫保檔案管理效率。

（五）加強檔案庫房建設。建立醫保檔案專用庫房，嚴格檔案室庫房的建設標準，要求配備必要的防火、防水、防盜、防霉、防潮、防塵、防光、防高溫紫外線、防有害生物以及照明等設備，并將各項指標落實到位。

四、三明市醫保檔案分類的探討

三明市醫療保障部門的業務檔案分類是在國家、省有關社會保險業務檔案管理要求的基礎上，根據三明市醫保檔案利用與科室工作方便的原則，將醫保檔案分為七大類：一是社會保險管理類，保管期限分為永久、100年、50年、10年，其中基本醫療保險單位登記材料期限為永久、基本醫療保險參保關系轉入申請材料及附件期限為100年、基本醫療保險關系轉出材料期限為100年、職工醫療保險個人賬戶資金繼承審批材料期限為100年、職工醫保退休人員審批表及附件材料期限為100年、參保單位基本醫療保險變動月報材料期限為100年、居民基本醫療保險參保人員匯總表期限為100年、參保人員放棄補繳申明材料期限為50年、參保人員異地聯網申報材料期限為50年、基金購買健康保障服務協議、合同協議審批單期限為10年。二是醫療保險費征繳類，如退休人員補足25年醫療保險費審批表及附件材料，保管期限為100年。三是醫療保險待遇類，如門診特殊病種確認表和疾病診斷證明書，保管期限為10年。四是生育保險待遇類，如生育保險待遇登記表及相關附件材料，保管期限為10年。五是醫療保險稽核監管類，保管期限為30年，其中定點醫療機構、零售藥店信息更改申報材料期限為永久、定點醫療機構功能新開通審批材料期限為永久、定點醫療機構退出或暫停醫保定點申請材料期限為永久、定點醫療機構開通全省聯網定點的申請材料期限為永久、稽核情況匯總表期限為30年、醫療機構變更結算、沖銷費用的申請、報告材料期限為30年。六是醫療保險耗材類，保管期限為30年，其中公立醫療機構第四批醫用耗材采購現場議價、專家意見及配送承諾書期限為30年、單位耗材產品信息調整材料期限為30年、藥品（耗材）聯合限價采購品規調整登記表期限為30年。七是醫療保險業務統計報表類，保管期限為10年、30年、永久，其中城鎮職工基本醫療保險、生育保險、居民醫療保險年報表期限為永久、城鎮職工基本醫療保險、生育保險、居民醫療保險季報、月報表期限為10年。

【參考文獻】

[1]朱秀紅.創新醫保檔案管理的幾點看法[J].辦公室業務,2020(13):106-107.

[2]解恒學.醫保檔案管理信息化建設幾個要點探究[J].蘭臺內外,2020(30):56-57.

第6篇：檔案化管理范文

【關鍵詞】檔案管理；建設；增強措施

【中圖分類號】G271

【文獻標識碼】A

【文章編號】1672-5158（2012）12-0377-01

一、檔案信息化建設的必要性

1、檔案信息是信息資源的重要組成部分。檔案信息是人們社會實踐的真實記錄，是認識和把握客觀規律的重要依據，是重要的憑證和依據，也是一種特殊的信息產品。

2、檔案信息化是自身發展的必然趨勢。傳統的檔案管理，是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案管理，工作量巨大，步驟繁瑣，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好客觀環境。

3、檔案管理改革是信息化建設的必然要求。在信鼠時代，信鼠消費將成為加快社會信息化進程的原動力，這是時代賦予社會信息部門的使命。

二、更新觀念。增強檔案管理現代化意識

管理觀念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理現代化首要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。沒有檔案管理現代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，不能稱其檔案管理現代化。在實現檔案管理現代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉變為開放式服務，使檔案工作更好適應經濟社會發展的需要。

三、加快硬件設施建設。實現裝備和技術的現代化

要及時配備檔案管理現代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。為此，各級政府應加大財政投入的力度，檔案部門應努力提高自身的工作水平，爭取更多的經費支持；同時，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的優勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉化為經濟利益。而現代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將及大地提高檔案利用工作的水平，創造出更為可觀的社會效益和經濟效益，為檔案工作現代化的發展提供有力保證。

1、建立規范的管理機制。

在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發建立規范的管理機制。

2、創新檔案管理制度。

檔案案管理部門應制定適應信息化建設的檔案管理制度。（1）是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟，（2）是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

3、統一檔案管理標準。

標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統一的標準去做，各搞―套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。

4、建設復合型的管理隊伍

檔案管理人員隊伍建設是實現檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發展速度和質量。

5、提高檔案管理人員的信息化意識。

信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。

第7篇：檔案化管理范文

Abstract: Taking the informatization of file management as the study object, this paper firstly defines and explores its content and characteristics; secondly, describes its necessity and importance; thirdly, discusses the current problems; finally, proposes improvements or countermeasures based on these problems.

關鍵詞：檔案管理；信息化；淺析

Key words: file management；informatization；analysis

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）03-0317-01

0 引言

信息化技術給管理帶來了深刻的變革，積極轉變管理模式，提升管理效率。信息化在人們日常生活、工作、學習等方面產生了積極的影響，推動著科技、社會、經濟極大的發展。當然，檔案管理無不例外也受到信息化發展的影響，既有機遇也有挑戰。隨著檔案管理所承載的信息量多樣化、復雜化等趨勢發展，傳統的檔案管理模式、工作方式已經不能夠適應信息化社會發展的要求。而且當前檔案管理信息化也存在著較多問題，需要亟待完善，以促進檔案管理信息化的發展和提升檔案信息化管理的效率。

1 檔案管理信息化內涵、特點及必要性

1.1 檔案管理信息化內涵 檔案管理信息化的內涵就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。信息化充分體現在檔案管理工作中利用現代計算機技術、信息技術、網絡技術等對檔案資源進行處理、管理、開發等，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫，達到為社會發展提供服務的功能目的。

1.2 檔案管理信息化的特點 檔案管理信息化具有如下的幾個特點：①具有檔案信息存儲、查取等自動化功能。②檔案信息能夠實現共享。③檔案信息化管理具有智能化特點。④檔案信息化管理實現社會化服務。

1.3 檔案管理信息化必要性 隨著社會不斷的發展，當前已經進入了信息時代，知識爆炸式發展，高新技術的突飛猛進等對檔案管理也提出了越來越高的要求，傳統的檔案管理模式主要是以手工為主，分類編目、檢索等工作都依靠手工完成，效率很低，當前檔案信息量的急劇增加，種類繁多，紙質的經過查閱容易變爛、需要保存完善，需要大量的材料來裝載信息，不符合當前低碳經濟發展要求，因此傳統的檔案管理模式已經難以適應當前社會發展的要求。隨著計算機技術、網絡技術等不斷發展，檔案管理出現網絡化、電子化、動態化、數字化等信息化模式是必然發展趨勢。現代的信息技術，比如大容量的硬盤能夠存儲大量的數據信息，網絡技術能夠實現遠程數據傳輸。

2 當前檔案信息化管理存在的問題

2.1 檔案管理人員素質有待提高 從當前狀況來看，各單位的檔案管理人員整體素質不高，由于傳統的檔案管理方式、方法適應不了現代的要求，先前的檔案管理人員采用現代檔案管理模式，但是其信息化管理專業性、學歷層次、理論水平等參差不齊。新聘請的檔案管理人員大部分由于缺乏信息化管理經驗，管理觀念意識不強。各單位比較普遍的狀況是既懂檔案管理專業業務知識又懂計算機技術、網絡技術等信息技術的復合型人才甚少，能夠對檔案管理軟件進行維護，開發檔案管理軟件的人才奇缺，基本上處于操作層面，對檔案管理信息化發展形成人力資源障礙。

2.2 檔案管理數據安全問題 網絡信息技術帶來方便的同時，也給信息泄入帶來隱患。檔案管理信息化不可避免的要受到安全方面的威脅，如何來維護檔案管理信息化的網絡安全將是一項長期的任務，也是檔案管理信息化建設和發展的一道障礙。

2.3 檔案管理信息化模式不夠規范 當前，存在各類檔案的著錄細則相容性不強，檔案分類，編號等方面沒有統一有效的標準，僅著眼于某一個專業系統，難以全面展開實施。由于檔案管理在標準及規范方面存在不統一，某種程度上導致信息數據格式及系統的異構。再者，我國檔案管理信息化軟件方面的通用性等存在嚴重不足，信息技術的設備比如掃描儀型號不一，檔次參差不齊，硬件環境也缺乏統一規范，這些都影響到檔案管理信息化的進一步發展。

2.4 檔案信息化管理的數據質量問題 由于檔案信息化管理將紙質的文件電子數據化后，電子文件具有信息的非紙質性、信息與載體的可分離性、信息載的脆弱和不穩定性、信息存儲的高密度性、信息的易更改和易丟失性等特征，從而出現了數據質量問題，而且當前維護電子文件的真實性的途徑及方法還不能夠達到確保電子數據文件真實性的目的。

3 改善當前檔案管理存在問題的措施

3.1 培養及引進檔案信息化管理高素質人員 針對當前檔案信息化管理人員素質不高的現況，需要加強人員的檔案管理信息化業務培訓，適當引進高素質人才，打造一支適應現代化檔案管理要求的專家型隊伍，向既熟悉檔案管理業務又懂得計算機檔案管理技術的復合型人才的目標邁進。

3.2 加強檔案信息化管理人員的安全意識 檔案信息的重要性不言而喻，為了預防信息泄入，檔案管理人員必須要加強安全意識。認真務實的對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍,嚴格管理。適時的對計算機進行殺毒，安裝防火墻，升級殺毒軟件，升級相關硬件設施，嚴格按照《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，采用身份證、防火墻、數據備份等安全防護措施，要嚴格執行“三網”隔離,采取可靠的防范技術和措施,確保檔案部門網絡的信息安全，對面向公眾的上網信息進行嚴格審查，確保都是可以公開的信息。

3.3 統一及制定檔案管理信息化標準 統一檔案管理信息化的標準，必須要依托國家行政的力量，打破各個單位各自為政的局面，統一國家政策法規和各種業務規范。檔案信息化標準是進行檔案信息化建設的重要基礎和必要條件，它貫穿于檔案信息化建設過程的始終。檔案管理要符合檔案的各項標準化內容、分類、編號設置以及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規定。

3.4 加強電子檔案歸檔管理 加強電子檔案的歸檔管理目的就是為了確保檔案信息化電子文件的真實性，檔案部門要根據檔案管理的要求，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，制定電子檔案管理辦法。

參考文獻：

[1]檔案管理信息化初探[J].農村經濟與科技，2009，20（9）.

第8篇：檔案化管理范文

現代化檔案數字化管理的特征主要表現為：①以網絡化為基礎的特征。檔案數字化管理的一大特性就是網絡化。隨著互聯網的發展，網絡的運用已經滲透到各行各業。基于網絡化的基礎上進行檔案的管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節省相關的人力物力，對于檔案完整性的保持上，網絡化的運作也體現出最大的優勢。②數字化管理模式的特征。對檔案進行數字化的管理就是指基于數字化的基礎上，對各類文件或者是圖紙進行掃描，進而轉化成為電子資源的形式。電子資源的最大優勢就是能最大限度的節省空間，提高管理工作的效率和準確性，而且在查詢和整理環節，也提供了巨大的便捷。③檔案高效使用的特征。檔案管理最終目的是合理應用檔案信息。采用數字化管理模式不僅能夠提高管理的效率同時也能提高對于檔案信息的使用效率。上文已經對檔案數字化管理的含義有了一定的了解，而結合我國檔案管理的現狀來看，檔案數字化管理的推進有一定的現實意義，不僅能夠將管理者從繁瑣的管理工作中解放出來，還能促進整個社會的檔案意識的形成。

2現代檔案數字化管理存在的主要問題

結合筆者實踐工作經驗，認為現代檔案數字化管理存在的問題主要有：①檔案數字化建設缺乏有力的支持。a.缺乏國家與政府的有力支持。我國當前的檔案數字化建設無論是在技術上還是在組織都缺乏政府的支持，沒有明確的技術性與管理性標準，處于自我探索的階段，影響了檔案數字化建設。b.硬件環境問題。我國當前檔案館所開發的計算機軟件，實用性與通用性還比較滯后，且設備的性能不能滿足檔案數字化建設對硬件設備的要求。②檔案數字化建設缺乏統一的標準與規范。片面重視高檔的計算機系統以及先進通信設備的購置，忽視了檔案信息的規范化與標準化建設，這是當前我國檔案數字化建設普遍存在的問題。這不僅增加了檔案數字化建設中的資金投入，還沒能體現出檔案數字化的服務功能。

3加強現代檔案數字化管理的措施

（1）建立健全現代檔案數字化管理制度。①現代檔案數字化管理有別于傳統的檔案管理方式與方法，因此，檔案管理部門要結合自身的實際情況，建立一套新的并適合檔案數字化管理的規章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規范、檔案信息安全保密制度以及機房管理制度等，使檔案數字化管理有制度的保障，實現檔案數字化管理的規范化與標準化。②樹立安全保密意識。檔案數字化建設中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數據的形式儲存在數據庫中的檔案信息，若出現安全問題，就可能造成大量的數據損壞。因此，在檔案數字化建設過程中，要加強安全防范意識，正確操作計算機，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。（2）科學利用相關資源。①保證資源的準確性與完備性。對于檔案資源的掃描、入庫以及整理環節一定要注意資源的準確性，不要出現一些過失性的錯誤。檔案資源數字化系統建設之前仍需要一部分人力勞動，而人力勞動難免出現疏忽，因此需要避免資源遺漏現象的出現。②統一配備軟硬件設施。相關軟件硬件設施是檔案數字化管理建設正常進行的基礎保障，其直接決定著檔案資源入庫后一系列工作的正常開展，因此對于軟件硬件設施的統一配備也是建設開始之前必不可少的準備工作，它不僅有利于提高信息資源的使用率，對于一些網絡技術的支持上，同樣也發揮著重要的作用。③定期檢查和更新。社會的快速發展，對于檔案管理工作的更新速度方面有了新要求，對于檔案的更新方面，仍需要大量人力物力的投入，因此在檔案管理數字化建設當中，對于檔案的更新也應得到一定的技術支持，同時還應配備相關的專門部門開展檔案的更新工作。（3）強化現代檔案數字化管理標準化建設。現代檔案管理數字建設并不是一項容易的工作，其涉及的環節諸多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此在具體數字化建設過程當中，相關檔案主管部門應提高重視程度，聘請相關的專家對管理系統的構建做出一套詳盡的計劃，并且對于相關的工作原則以及工作任務的分工應盡量細致到每個部分和環節，盡量減少疏漏。信息管理系統建設的過程中，提高相關的硬件操作上的要求，并且對于網絡安全問題采取相關的措施，按照行業化的標準對檔案數字化管理系統進行科學合理的構建。

4結束語

綜上所述，長期以來，檔案資料一般用紙質文檔存儲在檔案室里面，查找檢索時浪費很多時間，存儲空間又大，維護不方便，備份需要大量的人力物力，而且容易出現錯誤。隨著計算機信息技術的發展，現代檔案數字化管理已成為必然的趨勢。

作者:劉玉俊 單位:海東科技投資有限責任公司

參考文獻

[1]鄒薇.新常態下談事業單位檔案的數字化管理[J].卷宗，2016（05）.

第9篇：檔案化管理范文

一、更新觀念，增強檔案管理現代化意識

管理觀念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理現代化的首要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。沒有檔案管理觀念現代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，不能稱其檔案管理現代化。在實現檔案管理現代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立與時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代形成的對檔案管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，使檔案工作更好適應經濟社會發展的需要。

二、加快硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化

要及時配備檔案管理現代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。為此，各級政府應加大財政的投入的力度，檔案部門應努力提高自身的工作水平，爭取更多的經費支持；同時，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉化為經濟效益。而現代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創造出更為可觀的社會效益和經濟效益，為檔案工作現代化的繼續發展提供有力保證。

三、建立規范的管理機制

在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發建立規范的管理機制。

創新檔案管理制度。檔案管理部門應制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

統一檔案管理標準。標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，各成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。

四、建立復合型的管理隊伍

檔案管理人員隊伍建設是實現檔案信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發展速度和質量。