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第1篇：公司檔案管理辦法范文

關鍵詞：會計檔案；鑒定；銷毀；新方法

為了更加規范的進行檔案管理工作，讓其可以在服務經濟建設中發揮出更好的作用，國家檔案局以及財政部聯合對已經實施的原《會計檔案管理辦法》進行了重新修訂。并且新修訂的《會計檔案管理辦法》已經于2016年1月1日開始實施。在此管理辦法中，把會計憑證和會計賬簿的保管期限從15年延長到了30年。這就給各單位帶來了一個難題，那就是：之前保管期限為15年的會計檔案要如何進行處理？是保持現狀還是要重新對它們進行整理？尤其是那些已經到了15年保管期限的會計檔案是要立即鑒定銷毀，還是要當做30年期限繼續保存？下面我們就進行詳細的分析探討。

一、會計檔案工作的作用及特點

會計檔案是在整個經濟管理活動中所形成的。會計檔案不但能夠為各種經濟決策提供有益的信息，還在保護國家財產和維護財經紀律方面有著不可或缺的作用，所以，做好會計檔案管理工作的意義就顯得十分重要。而從實際的職能來看，會計的工作主要是通過會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算材料來完成的，它所形成的檔案是連續記錄、緊密相連、密不可分的一組材料。這種特點，就已經決定了會計檔案在整理和鑒定工作中的特殊性。

二、新舊兩種標準銜接工作中存在的漏洞

新的《會計檔案管理辦法》在具體的實施過程中可能遇到很多問題，而國家檔案局的相關工作人員就針對這些問題，在《中國檔案》上發表了《會計檔案管理辦法》修訂內容要點解讀的文章，在文章中對于新辦法中的修訂內容進行了解釋和說明，但是有一些問題解讀的還不算透徹和全面。例如在會計檔案保管期限的新舊標準的銜接方面，在《中國檔案》發表的關于《會計檔案管理辦法》修訂內容的要點解讀的文章中提到了三種情況：

第一，按照原來的《會計檔案管理辦法》標準，已到了保管期限，同時也經過鑒定但還沒有對其進行銷毀的會計檔案，要按照新的《會計檔案管理辦法》的要求進行銷毀；

第二，根據舊的標準要求，已經到了保管期限，但是還沒有進行鑒定的會計檔案，要按照新的《會計檔案管理辦法》要求進行鑒定和銷毀；

第三，對還沒有到舊的管理標準規定的最低保管期限的會計檔案，要按照新實行的《會計檔案管理辦法》規定的最低保管期限重新進行保管期限的劃分。這三種情況從整體上來看似乎覺得已經很全面，可是檔案整理這一環節卻被忽視掉，也就是說，已經整理完畢的會計檔案還應不應該按照新的標準進行期限的重新整理。實際上，我們可以把2016年以前就已經整理好的會計檔案保持現狀，只要按照新的管理辦法進行管理就可以，而還沒有整理好的，按照新的管理辦法規定進行管理歸檔。盡管新的管理辦法是是從2016年1月1日才開始實施，可是在這之前就已經形成的會計檔案，而且還沒有鑒定的，都要按30年保管期限來處理。

三、如何鑒定會計檔案是保存還是銷毀

會計檔案的鑒定工作是會計管理工作中的重要環節之一。在進行會計檔案鑒定工作時，會計檔案的鑒定人員必須要考慮到保管期限已滿的會計檔案，對于本單位或者對于社會的意義和作用，把那些沒有保存價值的檔案要及時銷毀。究竟哪些會計憑證應該銷毀，不需要保存呢？在新的《會計檔案管理辦法》的第十九條就提出：“保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。”根據這條規定要求，單位如果沒有債權債務未處理，或者沒有其他沒有處理完的事項，根據新的管理辦法規定，在對會計檔案進行鑒定手續以后，可以全部銷毀，但是這樣很有可能會把對于實際工作具有參考價值的會計憑證銷毀掉。因此，為了避免這種情況發生，在進行會計檔案保管期限的鑒定工作時，不僅要把會計憑證中債權債務還沒有了解的，以及其他未了解事項的提取出來，還要把涉及到個人、財產等相關的會計憑證取出。通常以下幾方面的會計憑證具有保留價值，需要繼續保存：

第一，例如像公司在征地時產生的費用或固定資產采購發票，收罰款性的票據值得保留；

第二，關于財產產權方面的會計憑證，例如：涉及到房產、林、地的產權購買及轉讓的契據、證券和債券及股權的原始憑證、單位之間的付款憑證、和單位重大經濟事項相關的會計憑證等；

第三，工資、補貼及社保等費用憑證，例如：職工的工資表、轉正定級的審批表、工資轉移單、由于員工被辭退或者開除及辭退等一次性解決的付款憑證、發生重大事故的一次性理賠付款憑證、企業繳納社保的發票及花名冊、單位對于特殊工種員工下發的補貼等。

四、結語

會計檔案保管期限已滿后的積存問題，是檔案管理工作中的一個難點，這不僅會使人力、物力、財力等方面造成很大的浪費，同時還不利于對于已經到達保管期限的檔案管理工作的順利進行，所以我國的財政部和國家檔案局要對此引起高度重視。在未來的工作中，我們只有對檔案的鑒定規范制度不斷地完善與更新，并且要通過新方法，切實可行的措施來進行工作，只有這樣，才可以保證保管期限已滿的會計檔案的鑒定工作達到規范化。

參考文獻：

[1] 王素花.淺析新形式下會計檔案的管理[J].中小企業管理與科技（下旬刊）.2014（04）.

[2] 張秀芹.淺談會計檔案的功能與管理[J].黑龍江史志.2014（15）.

第2篇：公司檔案管理辦法范文

【關鍵詞】規范化；專業化；真實、準確、完整；經濟資源集體采集利用

《會計法》明確規定：“國家機關、社會團體、公司、企業、事業單位和其他組織（以下統稱單位），須依照本法辦理會計事務。”各單位必須依法設置會計賬簿，并保證其真實、完整。會計機構、會計人員依照本法規定進行會計核算、實行會計監督。會計機構、會計人員依法真實、完整地辦理了會計事務，也就是說，會計人員生產出合格“產品”了。那么，如何把這一合格“產品”—即會計檔案保管好、使用好，是各單位普遍存在的問題。本文就擬把會計檔案管理規范化和管理專業化結合統一方面進行探討。

財政部、國家檔案局關于印發《會計檔案管理辦法》的通知，自1999年1月1日起執行，對會計檔案管理有了明確規定。但是目前的狀況是：有的單位會計檔案管理比較規范，有的單位會計檔案管理的隨意性比較大，有的單位在會計核算年度終了，把會計檔案往庫里一堆了事。沒有專職檔案人員進行管理，也沒有配備兼職人員進行管理，誰需要資料誰都可以查找，嚴重違反了會計檔案管理辦法。

隨著我國社會主義市場經濟的發展，會計工作越來越重要。會計記錄的經濟活動信息都歸集在會計檔案中。會計檔案是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據，是各級政府經濟信息統計基礎性資料，是微觀和宏觀經濟規劃的重要依據，也是單位負責人是否廉潔施政的重要證據，會計檔案是經濟活動綜合的反映。

1.會計檔案管理的專業化

會計檔案管理的專業化，包括兩個層面的含義：既包括了會計檔案管理需要有專業化的隊伍承擔管理工作，有包括了管理會計檔案的工作人員的專業化工作水平。

縣團級以上企事業單位，會計業務量大的，應配備專職會計檔案管理人員。事業單位會計檔案管理人員應給出編制。國有大型企業配備專職會計檔案管理人員，應從會計人員選拔產生。縣團級以上企事業單位，會計業務量比較小的，應當在會計機構內部指定專人保管。只有專業化，才能規范化。專業化是會計檔案管理規范化的前提和基礎。只有專業化和規范化有機結合，才能達到會計檔案管理規范的有序統一。

一個單位內部，有不同的會計主體：即一級法人單位，還有二級會計核算單位（即非法人分支機構或二級報賬制單位）。不論什么樣的會計主體，都有大量的會計檔案需歸檔。單位內部還有不同的行業，會計核算、會計監督對象也不同，客觀上也要求會計檔案管理的規范化和專業化。不能簡單地把會計檔案一歸檔就了事。造成經濟信息資源永久沉淀，得不到及時開發和利用。

無論是上述何種會計檔案的管理方式，都需要對從業人員進行專業化知識的培訓，提高管理人員的檔案管理水平。需要做到以下幾個方面：首先，從領導層面上要增強對會計檔案管理工作的重要性認識，意識會計檔案對于本單位開展工作的重要意義和潛在的經濟利益；第二，給予一定的物質、經濟支持，會計檔案的收藏與保管需要一定的物理場地，保證會計檔案的安全完整也是提高會計檔案館里專業化水平的重要指標之一；第三，對檔案管理人員提供培訓的支持，目前很多從事會計檔案管理的人員對檔案管理知識較為缺乏，或者是對專業性質較強的會計檔案的管理缺乏一定的認識，所以對管理人員進行專業化的培訓，既有利于提高會計檔案的信息質量和保存價值，又有利于提高對會計檔案中蘊藏的信息的開發與使用。

2.會計檔案管理的規范化

《會計檔案管理辦法》明確規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管，有序存放，方便查閱，嚴禁毀損，散失和泄密。”明確了會計檔案保管期限和目的，就是要及時對會計檔案信息資源有效開發利用。一定時期經濟信息資源及時采集利用，可能會對經濟社會有極大地推動作用和促進作用；過了保管期限，隨著經濟的發展，經濟和社會工作中的新情況、新問題不斷出現，原經濟信息資源開發利用價值也就隨之終結。及時開發利用會計檔案信息資源是關鍵，把握時代脈搏，需要不斷學習型人才，才能有效開發利用會計檔案經濟信息資源。從開發利用角度看，也需要會計檔案管理規范化和專業化。

會計檔案管理的規范化需要從制度上進行建設。《會計檔案管理辦法》是各個單位對會計檔案管理制度建設的基本原則，在此基礎上對會計檔案的立案歸檔、管理利用、編纂開發和鑒定銷毀形成規章制度。實施的細則需要包括以下的幾個方面：第一，要建立制度保證會計檔案的安全完整，這是會計檔案發揮作用的基本前提；第二，要建立檔案制度的保管制度，會計檔案的主要作用就是為了日后的對于賬目的清查鑒定的作用，因此需要建立制度對會計檔案的歸檔期限、范圍、種類和使用人員的范圍有明確的制度規定；第三，要建立會計檔案的鑒定與銷毀制度，雖然建立會計檔案是為了防止財會人員，但是會計檔案還是存在著一定保管規律，要對會計檔案的要建立完整的鑒定制度，及時對超過保管期限的檔案進行銷毀，同時也要對銷毀檔案的流程和方法進行制度建設，即建立起銷毀制度。

會計檔案管理規范化和專業化的統一，著重加大對會計檔案管理規范化檢查的力度。對各單位會計檔案是否建檔和歸檔，依據《會計檔案管理辦法》進行一次大檢查，對沒有按《會計檔案管理辦法》管理會計檔案的單位進行整頓，限期改正；經過整頓，仍沒有按管理制度執行的，給予處罰。同時應把會計檔案管理規范化，納入單位年終考核體系，使之制度化、規范化、專業化、經常化。使用多種手段和措施，促進各單位會計檔案管理升級，：開展會計檔案管理創先爭優活動；會計檔案管理知識有獎搶答賽活動；開展會計檔案管理學術活動等等。依法促使本單位負責人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性、合法性負責。

第3篇：公司檔案管理辦法范文

[關鍵詞]供水管線檔案 存在問題 對策

中圖分類號： TU990.3 文獻標識碼： A 文章編號：

隨著城市建設的飛速發展，城市“地下戰爭”也更加激烈。參加“地下戰爭”的供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信、工業等部門越來越重視事態的發展。但從整體上看，由于地下檔案管理工作起步較晚，無論是法規建設還是實際運作，與地面建筑檔案的管理相比有很大的差距。擔負著城區人民生活用水和生產用水的供水企業來說，如何做好城市地下管線檔案的管理與利用工作，值得我們探討。本文以個人的體驗，談點粗淺的看法。

一、供水管線檔案管理現狀

城市供水管線是城市人民的“生命線”、“經濟線”。因此，搞好供水管線工程建設與維護具有重要的社會意義和經濟意義。城市供水管線在生產建設中形成，它是一項隱弊工程，遍布整個城市，是城市的神經和血管。做好供水檔案的管理，對供水管線的擴建與維護具有事半功倍的效果。在多年的檔案工作中發現，供水管線檔案管理存在以下幾點問題：

1、缺乏對地下管線檔案重要性的認識。在供水行業中，只重視生產指標、經濟效益，看不到地下管網檔案是關系城市規劃、建設、科學管理的重要依據，看不到今后給子孫后代留下多大的麻煩，從而造成機構職責不清，技術人員對自己的職責不負責任，有關部門把關不嚴，檔案收集不全，給今后的發展和維護留下了隱患。

2、地下管線檔案管理力度不夠。2005年1月國家了《城市地下管線工程檔案管理辦法》。由于建設主管部門監督不夠，檔案管理部門對貫徹落實《城市地下管線工程檔案管理辦法》重要性的認識不足，造成地下管線的設計、施工、管理制度不健全，隨意設計，隨意施工，檔案達不到質量，不符合要求，建設單位敷衍了事，檔案收集管理部門將錯就錯，地下管網檔案質量形不成權威、上不了檔次。

3、地下管網檔案不齊全。由于管網管理部門不及時補充新設、撤換的地下管道竣工圖，缺少準確的走向、平面布置和豎向標高的管網系統現狀圖。地下管網新建、改建、維護、搶修都很頻繁，由于缺少準確的管網現狀圖，到時只能憑記憶、憑當事人尋找，既耽誤時間又造成經濟損失。

4、地下管網檔案管理工作滯后。供水企業在經濟發展上都制定嚴格的目標責任制和獎懲措施，但對地下管線檔案的管理不提出應有的要求，更缺少檢查與督促。從而造成檔案部門及時收集不到管網檔案，也不好把關檔案的質量。

綜上所述，供水行業地下管網檔案管理存在的問題十分嚴重。針對以上存在的問題，我認為應采取如下對策。

二、對策

第一、提高對地下管網檔案的重要性的認識。提高公司領導及企業職工對地下管網檔案的重要性的認識，尤其對生產第一線的技術人員加強宣傳。檔案人員通過技術人員查閱檔案的機會宣傳管線檔案的作用，又可以在公司內部發行的刊物上刊登檔案利用效果的典型實例發往各部門、科室，有力地宣傳地下管網檔案的重要性和必要性。

第二、建立地下管線檔案管理協調機制。為避免各種管線事故的發生，確保各項建設的健康、快速發展，各級建設、規劃行政主管部門要以對歷史負責、對子孫后代負責的態度，從規劃、設計開始嚴格把關，認真履行監管職責，避免發生“地下戰爭”爆發。供水企業在管線檔案的移交中，根據《檔案法》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》和檔案移交的有關規定，制定必要的把經濟手段與行政手段相結合，而且以行政手段為主、經濟手段為輔的歸檔制度，建立健全檔案工作網絡，落實地下管線檔案管理的部門如審批、設計、施工等部門，最好與檔案部門簽訂地下管線檔案管理目標責任書，新建、擴建、改建管線工程要預先向檔案部門交工程計劃表，使檔案部門在收集中做到心中有數，不致于被動。

第4篇：公司檔案管理辦法范文

關鍵詞：會計檔案；科學管理；財會部門

中圖分類號：G273；F233文獻標志碼：A文章編號：1673-291X(2009)08-0172－03

會計檔案是指機關、企業、事業單位或其他經濟組織的財會部門或會計人員在經濟活動中直接形成的并按照統一規律保存起來備查考的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數據磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。會計檔案是重要的經濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會計工作和經濟管理工作中具有多方面的重要的利用價值，《會計法》和《會計基礎工作規范》以及《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理做出了規定。會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，是會計的基礎工作。規范會計檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發生。因此，會計檔案管理是會計工作的一項重要內容，必須充分重視和加強會計檔案的管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發揮會計檔案在各項事業中的重要作用。

1會計檔案的特點及作用

1.1 會計檔案的特點

會計檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內容及業務性質不同，又決定了它具有自己獨有的特點，會計檔案的特點主要表現如下：

（1）來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經濟核算、財務收支的單位都會形成會計檔案。

（2）內容的專業性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經濟活動和財務收支緊密相關的，其內容是直接反映機關、企業、事業單位所有各項經濟業務收支情況，表現出會計檔案的專業性。

（3）形成過程的嚴密性。會計核算是利用設置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續、系統、完整地記錄、反映和監督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。

1.2會計檔案的作用

會計檔案作為一種經濟檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對外披露真實準確的財務信息，其合法經營的全部經濟活動和經營成果都儲存在會計檔案中。其次，企事業單位對外融、投資，都需要向協作單位提供幾年的有關會計數據，而會計數據也都來源于會計檔案。第三，司法部門查處違法亂紀、貪污受賄問題更需要財務方面的確鑿證據。第四，國家統計部門的統計數據中也有相當一部分來源于財務數據。不僅這些離不開會計檔案，而且隨著經濟、社會的發展，經濟活動更加多樣化和復雜化，會計檔案則保留了全部經濟活動的痕跡，為日后分析經濟情況、總結經驗教訓提供依據。只有加強會計檔案的科學管理，才能充分發揮會計檔案的重要作用，保證為國家、社會、各種機構和企事業單位及時、準確、全面地提供高質量的會計信息。

2會計檔案科學管理工作中存在的問題

2.1 對會計檔案管理工作的重要性認識不夠

有的單位領導和財務人員對財務檔案工作缺乏充分的認識，只注重內部財務項目的實施，認為只要出具了財務報告，提出了財務意見，作出了財務決定，該財務項目就結束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認為財務工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，根本不把財務資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化贅理標準知之甚少。也沒有參加過會計檔案管理知識的培訓與學習。不少單位重會計業務，輕會計檔案管理，存在會計業務與會計檔案管理相脫節的現象。會計檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會計檔案。有的單位甚至由出納會計兼管會計檔案，這是不符合規定的。

2.2 會計檔案管理制度不夠健全

有些單位的財務部門，領導對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。當今社會，企業經營機制不斷轉換，經營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現，而與之配套的包括會計檔案管理在內的機制并未有效建立和健全，缺乏相應的監管機制和監管辦法。目前，我國在企業會計檔案管理方面的相關法律、法規主要有《會計法》、《檔案法》中的少數內容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》，而且一些規定與建立現代企業制度的實際不相吻合，沒有專門的適應現代企業制度需要的會計檔案法律規范。在以法制經濟為基本特征的市場經濟體制改革日益深化的大環境下，這顯然不能滿足推進體制改革和實現建立現代企業制度的要求。

2.3 會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規范

會計檔案不規范主要有以下四個方面：第一，有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里；第二，裝訂會計憑證不是按照規范的要求進行裝訂而是用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來；第三，活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統統裝在一個檔案盒里；第五，會計檔案銷毀難，會計檔案越堆越多。

2.4會計檔案管理人員綜合素質有待進一步提高

就目前一些部門和單位的實際情況看，存在一些財會檔案人員不堅持原則，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設法偷稅。這不僅給國家稅收征管設置人為障礙，而且造成會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。

3完善會計檔案管理工作的對策

3.1 統一思想，加強領導，提高認識

各單位要加強對會計檔案管理工作的領導，要提高對加強會計檔案管理的重要性的認識，設立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案同等重視，規范管理，不能厚此薄彼。不具備設立檔案管理部門的，應在會計機構中指定專人負責會計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會計檔案的保管工作。《會計檔案管理辦法》第3條規定，國家機關，社會團體，企業、事業單位，按規定應建賬的個體工商戶和其他組織。應當依照本辦法管理會計檔案。第4條規定：“各單位必須加強會計檔案管理工作的領導……”有關法律法規明確規定，各單位都必須加強會計檔案的管理，如果不加強這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。

3.2 制定規范，健全會計檔案管理各項規章制度

要做好財務檔案管理工作，必須根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合實際，建立和健全一整套相關的制度。首先，建立財務檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚獎勵，充分發揮其工作的積極性、主動性和創造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產劃分、固定資產、債權債務、經濟積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。

3.3 規范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作

規范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務時為止。

3.4 加強會計檔案人員知識培訓，提高管理人員的綜合素質

會計檔案管理人員的綜合素質既包括思想素質、業務素質。又包括職業道德。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權力；其次，會計檔案資料內容廣泛，具有專業性、廣泛性、嚴密性的特點。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應按照專門檔案進行專業化管理。會計檔案的專業化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學知識，還應具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現代化的管理手段，運用現代化管理軟件。因此，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育。主要是通過每年的輪訓學習更新知識，一方面，提高會計檔案法制意識和依法歸檔觀念；另一方面，提高業務水平，使企業會計檔案的管理和監督職能更加有效、更加科學、更加適應建立現代企業制度的要求。

4結語

在財務檔案管理的過程中，如果能夠統一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財務檔案相關信息在質量上得到較大提高，進而對企事業增強活力、競爭力，適應社會主義市場經濟的發展起到至關重要的作用。

參考文獻：

[1]財政部、國家檔案局.會計檔案管理辦法[M].北京：工商出版社，1984.

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[6]姜洪娥.規范會計檔案管理工作的幾點建議[J].中國農業會計，2004，（8）：15.

Problem in the accountant file science management work and its resolving counterplan

LIN Ceng

(Soil Fertilizer Institute,Fujian Agriculture Academy of Science, Fuzhou 350013, China)

第5篇：公司檔案管理辦法范文

會計基礎工作在整個會計核算中,是數據最原始的積累,是核算的開始、結束,沒有嚴格的規范化管理,勢必影響整個核算流程,因此,漣鋼財務部制訂了《漣鋼會計基礎工作規范細則》、《ERP會計業務操作細則》、《漣鋼會計檔案管理制度》、《漣鋼財務部會計憑證管理辦法》、《會計報表編制及要求》、《票據管理辦法》、《內部結算管理辦法》、《資金收付內部控制制度》等一系列規章制度,強化基礎工作管理,建立《財務檢查考核辦法》,由會計科實施定期與不定期檢查,發現問題及時采取措施,將錯誤消滅在萌芽中。

2做好憑證制單人與審核人銜接,搞好成本費用歸口管理

漣鋼在2003年實施ERP,會計核算由二級成功轉換為一級核算,原來成本費用劃分到二級單位控制。實施ERP后,統一由財務部各科室分類控制管理,駐二級單位財務人員制作憑證必須由相應主管科室審核,各主管科室將成本費用細分工落實到人。成本類由成本預算科審核控制,費用類由費用科歸口控制,福利、工資、資金等由會計科匯總審核。做到成本費用專人專科控制管理。實施ERP后成果顯著,2006年1~2月漣鋼生產成本較年度目標計劃降低22706萬元,在同行業排名21名。

3統一采購付款,加強明細帳管理

漣鋼實施ERP前,采購付款是由駐采購部財務科、駐進出口部財務科根據所在單位計劃付款。有的供應商在幾個部門都有業務,既是供應商又是銷售客戶,信息沒有溝通共享,造成付貨款給供應商,供應商又欠公司銷售貨款,浪費資金資源。實施ERP后,在系統內將信息資源共享,同一客戶應收應付款抵減,隨時可查客戶余額情況。在實際操作中,根據財務部《采購物資承諾付款管理辦法》,由資金科按計劃統一審核支付,避免重復或應抵減銷售貨款款項支付,相應節約了資金資源和財務費用,財務費用1~2月較年目標計劃節約2189萬元。應收應付明細帳由銷售結算科、采購結算科專門管理,賬目清晰,差錯率為0。

4規范憑證制作、傳遞,保障原始單據

完整、真實漣鋼在ERP系統中,會計人員按崗位職責給予權限,由專人負責管理,嚴格規定憑證摘要、科目設置、附件說明等,使系統按照憑證科目歸集成本費用、應收應付明細帳,確保明細帳與總帳相符。漣鋼財務部每月憑證約有2000份之多,翻閱查詢不便,憑證摘要描述簡潔明確是查詢的基礎,因此根據《漣鋼財務部會計憑證管理辦法》,要求憑證制單人按照規范填寫摘要、附件說明,使附件完整,查詢快捷,減少時間浪費。由于會計憑證號是系統內自動連貫生成,憑證匯集需各個科室協助完成,漣鋼財務部實際操作是:付款憑證由會計人員直接送到資金科出納柜,以免憑證及附件遺失。銀收、銀付、現收現付憑證由資金科銀行核算會計整理,造具清單送檔案室,記賬憑證由各科室專人歸集造清單送檔案室,最終由檔案管理會計裝訂成冊。避免了原始單據丟失、憑證缺號,保障原始單據完整、真實。

5利用計算機信息系統,規范報表

在現代企業中,以計算機為中心,加強信息溝通,已成為規范會計基礎工作的重要手段。會計報表是會計核算工作最終總報告,是企業經營成果的濃縮反映,是決策層決斷的依據。漣鋼下屬11個子公司,在合并報表中占有重要地位,財務部會計科利用計算機區域信息網絡,規范子公司報表格式、報出時間,使數據信息共享,加快報表報出時間,提高合并報表數據準確率,為領導決策贏得時間。

第6篇：公司檔案管理辦法范文

省林業廳：

根據省林業廳《關于開展xx年xx國家農業綜合開發林業項目綜合檢查的通知》要求，我們組織人員對全市xx年xx農業綜合開發項目和資金使用管理情況進行了認真自查。我市xx年xx承擔的國家農業綜合開發林業項目是棲霞市優質核桃示范基地項目，按照《國家農業綜合開發部門項目管理辦法》，經現場察看和審查資料，認為該項目檔案資料齊全，手續完備，已全額完成投資計劃并按照相關要求完成建設任務。現將自查情況報告如下：

一、項目基本情況

xx年年8月，按照《國家農業綜合開發部門項目管理辦法》和《國家農業綜合開發部門項目管理辦法林業項目實施細則》要求，聘請山東省林業監測規劃院編制《棲霞市優質核桃示范項目可行性研究報告》。xx年年6月，省林業局、財政廳下發《關于下達xx年xx國家農業綜合開發林業生態示范和名優經濟林等示范項目計劃的通知》，批復該項目總投資360.0萬元，其中，中央資金120.0萬元;地方配套財政60.0萬元，其中省級財政配套54.0萬元，市級財政6.0萬元;企業自籌180.0萬元。項目規劃建設核桃基地1000畝，栽植優良核桃5.6萬株，修整道路3.5km、灌渠2km等。xx年年8月，省林業廳下發《關于棲霞市國家農業綜合開發優質核桃示范項目實施方案的批復》，同意該項目按照實施方案進行建設。

二、方案實施情況

1、項目前期工作情況。嚴格按照程序進行項目立項申報，申報文件、項目建議書、項目可行性研究報告和項目實施計劃、方案完善齊全。項目獲得批復后，項目單位立即按照《國家農業綜合開發部門項目管理辦法》，組建項目領導小組，確定項目負責人，落實技術負責人、項目財務負責人、項目苗木負責人和檔案管理部門，為項目開展奠定堅實基礎。

2、項目實施及計劃完成情況。因項目建設所在地基層政府換屆影響了項目區租賃土地的調整，該項目直至xx年年3月正式開始建設，4月底完成計劃任務，栽植優質核桃1000畝。配套生產基礎設施建設包括建設護林房2座24㎡;建設生產道路

5千米;建設泵房一座，并安裝必要供水設施，鋪設輸水管道3618米，建出水口60個;架設輸電設備1套，輸電線路1000千米;建項目標志標識牌1座;購置小型農機具5套等。

三、資金使用管理情況

該項目各級財政資金180萬元全部到位，企業自籌資金180萬元也全部到位。資金使用和管理中，按照

專戶儲存、專賬核算、專人管理、專款專用

原則，設立資金專戶，嚴格執行縣級報賬制，確保項目建設資金專款專用，堅決杜絕擠占挪用等違規違紀行為發生。責任單位按工程進度及時向財政部門提出撥款申請，財政部門依據監理公司出具工程質量鑒定證明等有關資料，對款項進行審核和撥付。

四、項目制度執行情況

按照《國家農業綜合開發部門項目管理辦法》要求，棲霞市林業局制定了《棲霞市林業局項目管理暫行辦法》，嚴格實行法人責任制、檔案管理制、招投標制、合同制、施工監理制，切實確保項目扎實開展。xx年年3月1日，項目招標公告。3月21日開標，經評標專家評審，項目由煙臺凱源水利建設工程有限公司中標。3月28日，棲霞市林業局與煙臺凱源水利建設工程有限公司簽訂建設合同。由于棲霞市為國家農業綜合開發縣，監理單位由市財政統一組織，最終確定煙臺建特水利建筑設計咨詢有限公司負責該項目的監理工作，并于3月28日簽訂監理合同。

五、項目建成后期情況

1、嚴格落實責任。項目建成后，棲霞市林業局技術人員多次深入現場，與監理公司工作人員一起對照設計圖、施工圖逐項檢查施工情況，對不完全按照施工圖施工的部分，提出意見并督促其補充完善竣工圖紙;對沒有設立標示牌的，督促其盡快設立標識牌，確保項目按規劃方案進行。

第7篇：公司檔案管理辦法范文

［摘 要］我國中小企業發展迅速,在國民經濟中起著重要作用,許多中小企業已經實現了會計信息化,會計檔案的產生與保管發生了根本性變化,但是檔案管理卻仍然滯后。中小企業需要結合自身特點,改變思想觀念,完善檔案管理制度以及硬件設施建設,提高檔案管理水平,讓會計檔案更好地為企業的經濟發展服務。

［關鍵詞］ERP；中小企業；會計檔案；管理

［中圖分類號］F230［文獻標識碼］A［文章編號］1005-6432（2011）39-0071-02

隨著會計信息化在我國的不斷普及、推廣,現在很多企業包括中小型企業都已不同程度地運用了企業資源規劃(Enterprise Resource Planning,ERP)系統,利用信息技術對資源合理調配，改善業務流程,不斷提高企業競爭力。隨著現代技術的廣泛應用,會計檔案的產生與保管也隨之發生了根本性變化,但由于對會計檔案的重要性缺乏正確的認識,以及人才的匱乏等原因,一些已實施了ERP系統的中小型企業仍然沿用原來的手工會計方式的會計檔案管理制度,這必然造成原有的管理制度不能適應會計信息化管理的需要,同時也制約了中小企業會計信息化作用與效率的發揮。

1 ERP環境下會計檔案的特點

ERP系統的實施,使企業會計工作的方式、流程等發生了一系列的變化,由此產生的會計檔案也有了一些新的特點。

1.1 會計檔案的范圍更廣

根據財政部、國家檔案局財會字(1998)32號文件,1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定,采用電子計算機進行會計核算的單位,不僅要有電子會計數據,而且應當保存打印出的紙質會計檔案。在制度上確立了電算化會計檔案是雙重的會計檔案載體,既包括傳統意義上的會計檔案,還包括電算化會計系統中的所有系統軟件、會計軟件程序及其存儲在計算機硬盤中、其他磁性介質或光盤存儲的全套文檔資料,擴大了會計電算化檔案存儲的范圍和領域。

1.2 會計檔案的處理效率更高

電子會計檔案的載體是磁盤和光盤等磁性介質,具有占用空間小、調用速度快、查閱方便等優點；另外對會計檔案進行預測、核算和分析等數據深加工處理時,可直接利用電子檔案、利用計算機的功能完成信息加工程序,縮短了檔案編研利用的加工時間,提高了利用效率,還可以保證數據的真實性、準確性,節省人力、物力、時間。

1.3 會計檔案的技術要求更高

會計檔案的保管不僅有作為會計資料信息載體的紙張,而且包含磁性介質或光盤,磁性介質對環境依賴性較強,既要防水、防火、防潮、防磁，還要防止被人惡意篡改。電子檔案被修改后不易留下痕跡,難以使數據恢復原狀,這樣就使會計數據失真。因此要加強數據安全管理,否則可能會造成很大的損失。

2 中小企業會計檔案管理的現狀

中小企業在國民經濟中占有十分重要的地位。目前,全國工商注冊登記的中小企業占全部注冊企業總數的99%。中小企業工業總產值、銷售收入、實現利稅分別占總量的60%、57%和40%。特別是當前,中小企業在確保國民經濟適度增長、緩解就業壓力、實現科教興國、優化經濟結構等方面,均發揮著越來越重要的作用。

在全球信息化時代,利用現代信息技術管理企業,提升競爭力是中小企業的必然選擇。但是在信息化推進的過程中,很多企業卻不注重會計檔案管理的現代化,使得會計檔案對于經濟發展的推動作用不能得以發揮。

2.1 單位領導對會計檔案的認識不足

從我國當前實際看,中小企業以私營、個體居多,企業的投資者同時就是經營者,企業領導集權現象嚴重，所以領導對于一個問題的看法往往成為事情成敗的決定因素。而很多中小企業管理者由于文化水平、見解的限制,僅僅將電算化看成記賬、算賬、報賬的工具,而忘記了它本身所應包含的管理會計分析、預測、決策等功能,從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。認為電算化會計檔案工作單一、管理簡單,無須為此投入人力、物力,造成會計檔案管理不規范，更難于保證電子會計檔案的安全。

2.2 會計檔案管理制度滯后

目前,我國會計檔案管理方面的法律法規僅有《會計法》、《檔案法》中的少數內容及不具備法律效應的《會計檔案管理辦法》，管理對象也僅限于傳統手工會計產生會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案資料,而對單位實施會計信息化后產生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的磁介質的會計檔案沒有相應的管理辦法,各企業往往根據自己的情況來制定相應的檔案管理辦法,但也造成了目前很多中小企業無法可依、無章可循、管理混亂或者無管理狀態。

2.3 硬件設施條件落后

其一,《會計檔案管理辦法》第十二條規定:采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案。但多數中小企業沒有配備激光打印機或噴墨打印機,會計憑證多由針式打印機打印,色帶的墨汁濃度不夠,易褪色,打印出的紙質會計檔案達不到規定的至少15年的保存期限。

其二,按照國家檔案局規定庫房的溫度應保持在15℃～25℃、相對濕度保持在45%～60%為宜,否則容易損壞電子檔案,但多數中小企業無法達到這個要求。

其三,未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份,或者進行了備份,但備用盤與存儲盤未分開保管,一旦出現被盜、泄密、損害等情況,無法補救。

2.4 檔案管理人員欠缺專業知識

中小型企業經營活動單一,經營規模小,人員配置往往一人身兼兩職甚至身兼數職,檔案管理往往沒有專人負責,而兼職的檔案管理人員往往缺乏會計檔案管理知識,電子檔案管理意識薄弱,導致不能及時按規定將財務系統中的會計資料備份到外存儲器中保存,或不能正確進行電子文檔的備份和檢查,造成會計資料的假備份,出現磁盤上的標簽與電子文檔不符的現象。一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞,就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料,影響電算化系統的正常工作。

3 加強中小企業會計檔案管理的措施

對于中小企業的檔案管理,我們不能要求它們像大公司那樣建立完善的管理制度和控制程序,要根據中小企業自身的特點,針對企業的薄弱環節,區分輕重緩急,逐步建立和完善會計檔案管理制度。

3.1 思想上要重視

思想決定行動。領導重視是搞好電算化會計檔案管理工作的重要前提和關鍵；會計人員的職業道德和勝任能力決定了會計檔案規范化、現代化的進程。所以一方面要加強中小企業管理階層對會計檔案重要性的認識,提高他們規范、利用會計檔案的意識；另一方面必須做好人員選拔和業務培訓工作,提高檔案管理人員的素質,逐步推動會計電算化檔案管理由簡單型向智能型轉變,由單一管理型向多效用型轉變。

3.2 制度上要適用

(1)備份制度。電算化會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質,并設立備查登記簿,提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息。同時,由于磁性介質的特殊性,管理人員必須對這些會計電算化檔案進行定期檢查、復制,以防止會計信息損壞。

(2)歸檔制度。會計信息化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應視同會計檔案保管；會計數據在未打印成書面形式輸出之前,應妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出,并按照有關稅務、審計等管理部門的要求,及時打印輸出有關賬簿、報表。

(3)保管制度。根據國家檔案局的標準,建立電算化會計檔案保管制度：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份,備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號,標明時間和文件內容,制作檔案管理文件卡片。對磁性介質會計檔案應以只讀形式保管,做雙份備份,并且分兩個地點存放。防止磁盤損壞、丟失數據,防止人為因素破壞。

3.3 硬件上要安全

提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光打印機或噴墨打印機,以它們作為輸出紙質會計檔案的工具；對磁性介質或光盤檔案而言,最重要的是在選用存儲介質時,要選用質量好、可靠性高的存儲介質,絕不能選用價廉質次的不良介質,以免因小失大造成不可挽回的檔案損失；鑒于會計信息化檔案載體的物理特性,應采用“AB備份法”進行數據備份,備份應存放在兩個不同的地點,以防止因火災等意外情況發生引起整個會計電算化系統的毀滅；對采用磁性介質或光盤保存檔案的,尤其是存放往年會計檔案的,還應定期進行檢查、復制,防止由于介質的損壞而造成無法挽救的損失。

3.4 運用上要有效

由于檔案管理需要發生一定的費用,中小企業因規模大小不同,在檔案管理上所能承擔的費用也不一樣。只有當檔案管理帶來的收益大于它所發生的費用成本時,才是企業管理者所能接受的。

好的會計檔案管理,能夠利用歷年的數據對比分析,為單位制訂中長期發展規劃及領導決策提供可靠依據。好的會計檔案記載的會計數據更具準確性、可靠性和誠實性,使得財務報告披露的內容在深度和廣度上得到了極大擴充,提升企業的社會信用,從而具有更高的利用價值,為中小企業帶來更多的機遇。

參考文獻:

［1］馮俊彥.中小企業內部控制存在的問題及解決措施［J］.中國集體經濟,2010(7):61-62.

第8篇：公司檔案管理辦法范文

公司制企業檔案工作的法律環境

1987年9月5日通過的《中華人民共和國檔案法》就涵蓋了公司制企業，現行的《檔案法》第三條規定：“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務。”《憲法》、《公司法》、《會計法》、《統計法》、《著作權法》等法律都有檔案工作的相應條款規定，《檔案法實施辦法》、《民法通則》、《企業檔案管理規定》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》、《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》、《建設項目(工程)檔案驗收辦法》、《會計檔案管理辦法》、《企業職工檔案管理規定》等法規規章也有具體的規定。原則上說，這些規定同樣適用于股份制企業。特別是由國有企業改組為股份制企業的，國家檔案局、體改委、經貿委、國資局等四部門1998年3月5日制定的《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》作出過明確具體的規定。如此，檔案工作的一系列標準規范也適用于股份制企業。《檔案法》頒布以后，我國檔案工作逐步走上了“依法治檔”的軌道，日益形成了一個以《檔案法》為核心，由若干檔案行政法規、規章組成的相互聯系、相互協調的有機體系。同時，對于檔案法規的研究也日益深化。

股份制企業檔案是企業各方股東共同擁有的資產和產權真實可靠的原始憑證，也是國家檔案的重要組成部分。依法管理股份制企業檔案是維護股東資產與權益的重要保障，對于保護企業商業秘密、知識產權和國家秘密都是至關重要的。在政治、經濟體制改革不斷深化的進程中，全社會的檔案法制觀念還比較薄弱，特別是企業高級管理層、監督管理企業工作的政府部門、應聘的中介機構等人員的檔案法制觀念與企業改革發展的要求還存在著一定的差距。一些股份制企業建設項目立項上違規、經營上違法、重組或改制中違紀，為掩蓋其犯罪事實或其他目的，涂改、偽造、損毀檔案，這些現象亟待依法規范和解決。

股份制企業當前檔案工作的基本情況

根據筆者對浙江省內外一些股份制工業企業檔案工作管理機構、檔案人員配備、檔案全宗設立、檔案移交接收、檔案庫房、裝具配置等方面的考察、調查和交流情況的統計、分析，與現行的檔案法律法規和檔案行政管理部門對企業檔案工作的基本要求相距甚遠，存在的主要問題表現為如下幾個方面：

一是絕大多數股份制企業沒有獨立或明確的檔案管理機構和體系，沒有明確的檔案工作分管領導。股份公司設立后，其檔案往往保留在大股東的檔案機構繼續管理，既不在公司層面設立機構、配備人員、分立全宗，也沒有辦理委托大股東管理的協議、手續。由于是兩家法人單位，大股東的檔案機構在對股份公司檔案的收集、整理、提供利用上缺少法律依據，對檔案工作的進度、質量要求、經費保障和管理手段的進步往往難以控制。股份制企業二級單位的專兼職檔案人員配備力量不足，素質和能力的提高也缺少途徑。如果以大股東的身份將股份公司納入到監督、檢查、指導的范圍既于法無據，也會不受歡迎，指揮失靈，在工作程序和相互關系上分不清義務和責任。

二是由國有企業改組為股份制企業的公司，沒有按照規定處置檔案。國有企業資產與產權變動檔案的處置，原則上應分類進行：基建技改檔案、設備儀器檔案隨其實體歸屬；產品、科技(其中含專利、商標、專有技術等檔案)按有關政策法規辦理，沒有規定的由雙方商定處理；會計檔案按財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》執行，生產技術管理、經營管理檔案由雙方商定，可移交接收方，亦可隨黨群工作、行政管理檔案移交企業主管部門或寄存所在地國家檔案館。《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》規定：“國有企業以其全部資產改組為股份制企業的，改組后的檔案另立全宗，由股份制企業管理。國有企業以部分資產改組為股份制企業的，進^股份制企業的部分，其改組前后的檔案分立全宗，由股份制企業管理，未進^股份制企業的部分，其檔案由原企業自行管理。”實際上，股份制企業檔案管理秩序混亂的狀況與大股東直接相關，很多問題還正是大股東造成的。

三是大股東控股的股份制企業都沒有設立規范的檔案全宗。根據檔案行業標準(DA／T1－2000)《檔案工作基本術語》關于全宗的定義：“一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案整體”來評估，大多數企業的行政管理檔案由大股東檔案機構代為收集，單獨進行整理、保管、統計和提供利用的工作，但是與企業生產、經營、建設、技術改造等直接相關的科技檔案并沒有從大股東的原檔案中分離獨立出來，相關檔案不僅在改制重組上市時未能確定檔案的歸屬和流向，而且在上市之后也不另立全宗，建立全宗卷。若要統計一個股份公司到底有多少檔案，是一筆誰也說不清道不明的糊涂賬。

四是一些股份制企業的檔案在沒有約束機制狀態下移交接收困難重重，檔案門類不完整、收集不齊全、程序不規范。股份公司檔案的形成積累移交放任自流，歸檔范圍、期限無明確規定，即使有規定也是一紙對付檢查的空文。某上市公司上市11年來，股東大會、董事會、監事會形成的檔案至今尚在董事會秘書手中，會計賬簿、會計報告等重要會計檔案一直由財務處自行保存，一些部門想不交就不交，想什么時候交就什么時候交，企業的檔案信息資源既失去控制又不便整理、利用。

五是很多股份制企業沒有獨立的符合檔案館室建設標準的檔案庫房。大股東和股份公司的檔案往往集中放置于同一個庫房，特別是沒有獨立全宗的檔案。這些企業一般由大股東代為管理股份制企業的檔案，如果沒有協議，一旦企業經營困難或出現危機，這些涉及企業商業秘密、專利、專有技術、知識產權的檔案信息資源與企業資產實體就有可能涉及糾紛或訴訟，對大股東和股份制企業都會帶來不利影響。

對策建議

1　進一步加強和完善企業檔案法制建設。股份制是我國經濟的重要生力軍之一，股份制企業特別是國有控股企業的檔案是國家檔案的重要組成部分，建議國家檔案局和中國證券監督管理委員會專門制定針對股份制企業檔案管理規定和歸檔辦法，堵塞一些企業尋找種種借口，拒絕執行檔案工作的法規、規章，維護檔案法規、規章的嚴肅性。

2　檔案行政管理部門要加大對股份制企業檔案工作監督、檢查和指導的力度。積極爭取人大法制部門的支持，進行股份制企業檔案法執行情況的專項檢查；主動與證券監管部門加強溝通協作，聯合開展年度檔案工作認證和執法檢查。檔案行政管理部門要主動履行法定職責，自覺參與對股份制企業的監管工作，從保障企業歷史記錄的真實性、完整性人手，維護企業的合法權益，避免企業經營風險的滋生，保護投資者的合法利益。

3　監管部門和中介機構要確認企業檔案信息來源的合法渠道。股份制企業特別是上市公司、擬上市公司聘請的會計師事務所、律師事務所等中介機構的審計、審查和監管部門的檢查，要通過企業檔案管理部門實地查證股東大會、董事會、監事會的會議記錄、決議，董事長簽名的中報、年報，公司會計檔案等重要歸檔文件材料，防范一些公司董事會秘書和相關人員長期拒不移交，甚至私自藏匿應當歸檔保存的企業檔案，防止一些公司為申報項目，應對檢查或貸款、發債、發股等目的而任意偽造，篡改公司文件材料。

4　國有改制企業的大股東要嚴格按照檔案法規和行政規章的規定，主動為股份制企業創造良好的檔案工作環境和條件。在企業改制、重組時要切實按照《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》的規定確定檔案的歸屬和流向，該移交的移交，該分立全宗的分立全宗，該辦理委托管理的辦理委托管理。同時要以大股東的身份提議、督促股份制企業自覺按照國家檔案工作法律、法規建立健全檔案工作體制，保障企業檔案信息資源的安全和有效利用。股份公司要按照國家檔案工作法律法規，建立健全檔案工作機制，董事會要明確董事會秘書履行檔案工作的管理職責。

第9篇：公司檔案管理辦法范文

【關鍵詞】轉制企業;檔案處置;實踐;思考

廣東省佛山公路工程有限公司是佛山市深化體制改革中于1999年由事業體制改為國有企業，2002年底，從國有企業轉制合并為股份制的民營企業，主管部門由佛山市公路局整體移交到佛山市建設交通資產經營有限公司，2003年初轉移到佛山市公盈投資控股有限公司管理。在這一系列改革過程中，檔案管理工作亦隨之而變。

1.轉制前規范的檔案管理

1.1 機關檔案綜合管理。1998年以前的事業體制，佛山公路工程公司、佛山市公路局第一工程隊、第二工程隊是佛山市公路局下屬獨立建制的、事業性質的科級單位。檔案管理工作按照佛山市機關檔案綜合管理制度執行。這一時期的檔案，具有庫藏豐富、數量大、管理規范的特點。檔案種類包括文書、公路、會計、設備（儀器）、基建、聲像（照片、錄音、錄像）、實物等各門類檔案，綜合檔案室庫藏越萬卷。在佛山市公路局的領導和佛山市檔案部門業務指導下，按照省特級標準進行規范化管理。佛山市公路局第一工程隊和第二工程隊從1990～1998年連年分別獲得佛山市公路局檔案工作先進單位，并于1995、1997年分別晉升為省特級機關檔案綜合管理單位。第一工程隊綜合檔案室曾榮獲“一九九一至一九九五年佛山市檔案工作先進集體”和佛山市交通委員會授予的“一九九三年至一九九四年度檔案工作標兵單位”稱號。

1.2企業檔案管理。“事轉企”后，即1999～2002年，公司由事業體制改為國有企業的時期。根據佛山市公路局有關文件精神，正式賦予公司管理第一工程隊、第二工程隊、珠海公司的權力，并將其分別更名為工程公司第一公司、第二公司、第三公司。為使檔案工作與企業體制改革相適應，制定了與之相適應的“企業檔案分類辦法”等一套企業檔案管理制度，把新制定的檔案規章制度貫徹到下屬各分公司中實施，使檔案工作能夠順利地過渡。這一階段，檔案管理模式仍與以往不變，其特點：檔案基礎好，領導較重視，保持一直的優良傳統，數量日益龐大。在佛山市檔案部門業務指導下，于2002年5月，下屬第一公司（原第一工程隊）順利通過省特級檔案綜合管理的復檢工作，從而，便檔案管理工作向前邁進。

2.轉制后檔案的處置工作

2002年底，公司從國有企業轉為股份制的民營企業。轉制后，為了做好轉制前檔案的處置工作，根據佛山市政府辦公室《國有企業資產產權變動檔案處置暫行辦法》、市公盈投資控股有限公司《關于做好國有企業資產與產權變動中的檔案處置工作的通知》的文件精神，有計劃、有組織地開展各項落實工作。

2.1轉制前檔案處置的具體計劃。公司綜合檔案室主管按照市公盈公司《轉發廣東省國有企業資產與產權變動檔案處置工作規程的通知》及檔案處置工作的時限要求，結合公司轉制合并后檔案庫藏大、種類多的實際情況，迅速做好轉制前檔案處置工作具體詳細的計劃，并由辦公室上交公司董事長批閱。公司董事長十分重視這項上級下達的任務，馬上批示分管檔案工作的領導閱處。這樣，使檔案處置工作有計劃、有組織、按步驟地推進。

2.2召開檔案處置工作專題會議。參加會議的人員：公司分管檔案工作領導――黨委書記，分管工程質量的副總經理，分管財務會計的副總經理，檔案主管部門領導――辦公室主任，綜合檔案室主管，人事檔案管理員，會計檔案管理員，下屬原各分公司的檔案員，及經營部、財務部、工程部、機材部等各部門負責人共20人。

2.3組建檔案處置工作領導小組。領導小組由公司黨委書記、分管財務會計的副總經理、辦公室主任、綜合檔案室主管、及各部門檔案資料員共9人組成。

2.4具體各項任務的落實。

2.4.1按計劃完成轉制前（界定為2002年度）原各分公司各類未歸檔的檔案（包括文書、科技、會計、基建、設備儀器、特殊載體等檔案）。

2.4.2統計出各種載體檔案共13340（卷、件、盒）。其中，文書檔案1427卷，公路檔案1522卷，會計檔案10010卷（冊），其他載體檔案共381卷（件、冊）。

2.4.3對超過保管期限的檔案進行鑒定、統計，匯總已超過保管期限的會計檔案合計2165卷（冊），其中，下屬第一公司（原第一工程隊）849卷（冊），第二公司（原第二工程隊）1316卷（冊）。列出檔案銷毀清冊，并經過上級檔案主管部門市公盈投資控股有限公司審批后，在檔案銷毀手續完備的情況下，將這批共2165卷（冊）、重1.05噸已超過保管期限的會計檔案運到佛山市華峰紙頁有限公司進行銷毀。

2.5按期簽訂檔案代管協議。

經過共同的努力，公司與佛山市公盈投資控股公司簽訂了《轉制企業檔案處置協議書》。把廣東省佛山公路工程公司（轉制前）屬國有企業的各種載體檔案共11175（卷、件、盒），委托廣東省佛山公路工程有限公司代管，并簽訂委托代管協議及移交接收文據。同時，向市公盈公司移交了代管檔案案卷目錄共7本（文書、科技、會計、基建、設備儀器、特殊載體、已故人員檔案）。

就這樣，按期、完滿、完成了佛山市、國資委、公盈公司布置的轉制企業檔案處置工作的任務，得到上級檔案主管部門的肯定和表揚。

3.股份制企業的檔案工作的思考

3.1轉制后檔案歸檔問題。

由于有限公司由佛山公路工程公司本部、第一、二、三公司轉制后合并而成，管理機制從事業單位改為國有企業、從國有企業轉為股份制的民營企業，不斷變化，從而帶來了檔案工作的復雜性。為了合理地區別轉制前、后不同性質的檔案，按照檔案自然形成規律的特點，提出將公司轉制合并后的檔案以有限公司為歸檔單位、重新獨立編號的建議，向上級檔案主管部門征詢請示，得到市公盈公司《關于佛山公路工程有限公司檔案管理問題的復函》后，確定了公司轉制后（即2003年度以后）的檔案，以有限公司為獨立歸檔單位、重新編號，歸檔編號按審批后的分類方案執行。從而，解決了轉制后檔案歸檔關鍵性的問題。

3.2延續規范化管理。

3.2.1為了規范公司轉制、合并后的檔案歸檔工作，根據國家檔案局及上級檔案部門有關企業檔案分類、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限規定等文件精神，重新制定一套切合實際的企業檔案管理辦法。如：制定有限公司企業檔案分類辦法、文件材料歸檔范圍和企業管理類檔案保管期限的規定等，使檔案分類、歸檔范圍界定、保管期限的劃分，都有統一的標準，便于今后檔案綜合管理和標準化、規范化管理。

3.2.2完善檔案組織管理。由于轉制期間人員流動較大，必須及時調整補充檔案資料員，不斷完善檔案組織機構，加強對檔案工作的領導，明確檔案鑒定小組的責任。轉制后對已到保管期限的檔案，需由公司檔案鑒定小組鑒定，經公司法人代表批準后進行監督銷毀。

3.2.3落實綜合檔案管理的崗位職責。綜合檔案室依照其職責，負責對全公司各種載體檔案的管理。除了做好企業管理類、工程建設類、會計檔案等的歸檔、利用、統計、銷毀及日常管理工作外，在新形勢、新體制下，積極開展檔案編研工作，對檔案信息資源進行深層次的加工，為企業發展提供全方位的檔案信息。

3.3提取檔案精華，服務于企業。

具有國家公路工程施工總承包壹級資質的佛山公路工程有限公司，公路與橋梁施工檔案，是企業生存、發展的憑證和依據。因此，應該從轉制前各種檔案中提取有利用價值的歷史資料、生產數據。可以通過復印、掃描、借出原件等方法，提取工程競標中必須具備的工程業績、人員資質、固定資產三方面的資料。如：從公路檔案中提取工程簡介、工程合同、竣工驗收文書；從文書檔案中提取人事任免、職稱資格及聘任文件；機械設備（儀器）、房產檔案中提取固定資產證明材料；從實物檔案中提取獎勵等歷史榮譽證；從會計檔案中提取工程結算、企業盈利數據等。提取檔案的精華，使檔案為領導決策、為企業的施工建設服務。