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第1篇：會計檔案范文

會計原始憑證是證明已經發生的經濟業務，這種紙質化的會計原始憑證存在著弊端。會計檔案管理仍沿用傳統模式，沒有形成會計資料的數據庫，通過在最初歸檔時的順序記錄來保存歸檔信息，使得會計電算化軟件和紙質檔案分離，會計檔案信息共享未能實現計算機數字化管理，這種落后的管理方式不能適應信息化的要求，異地調取會計資料很不方便，直接降低人們對會計檔案利用的需求。企業會計檔案管理中存在問題，會計軟件設計的缺陷阻礙的會計檔案信息化，會計檔案管理得不到數字化建設的硬件支持。沒有設置對記帳憑證附件資料的存儲管理功能，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是。會計檔案信息安全有待加強，存在的主要安全問題表現為數字化技術層面的安全，會計檔案特質層面的安全，蓄意破壞和疏忽等兩大類人為因素，設備突發性的故障和失效、自然社會災害等，經常性或過度性使用正本紙質資料，商品化軟件的穩定性和安全，還會造成數據檔案的失真，造成數據的丟失和毀壞。另外，會計檔案在整理裝訂時類別不清，基礎管理相對薄弱，使會計檔案參考作用不能得到最大的發揮。

影響企業會計檔案管理問題現狀原因在于單位思想意識不強、管理方法落后和人員素質低下，會計業務與會計檔案管理相脫節的現象普遍存在，會計人員和管理人員對會計檔案管理的必要性不重視，沒有對檔案管理進行數字化的軟硬件更新，嚴重阻礙財務檔案數字化管理的進程。傳統會計檔案管理方法沒有采用科學手段，不注意對于信息的備份和書面形式保存，對電算化會計檔案信息資源的挖掘、利用忽視，檔案管理意識嚴重不足；人員素質對會計檔案管理的影響表現為缺少專業的管理人員，財務人員配備不足或業務素質不高，缺乏檔案數字化人才；經濟的發展促進了社會的發展，經濟的發展形成了信息市場，導致了大量軟硬件公司的涌現，會計檔案管理應該適應這種信息市場的要求，明確科學技術的進步尤其是現代信息技術的發展；會計自身特征對會計檔案管理的影響表現為保密性是會計固有的自身特征，原始性也是會計固有的自身特征，要制定全面的會計檔案數字化管理法律，以保證會計檔案資源的充分利用。

二、運用數字化管理會計檔案

檔案的數字化內容包括增量的檔案和館藏的檔案，運用多種學科知識、多專業配合、多部門協作，對檔案館的這些業務實行自動化的控制，提高檔案信息管理電子化基礎性工作水平。以各檔案館、檔案室計算機檔案信息數據庫為結點，要加強檔案館信息化網絡建設，把各種縱橫交織的網絡作為信息通道，使網絡成為大家認知檔案館信息的重要途徑。檔案館數字化管理模式下，優化全國檔案館網系統的組合及布局，使資源無限擴大，服務能力也倍增。

構建會計檔案數字化管理方式，根據會計檔案以其真實性和原始性為首要特點，建立相應的活動規范，全面了解會計檔案管理的實際情況，必須堅持合法性原則。要堅持信息化的方針，要保證在會計檔案信息安全的基礎上滿足對檔案進行真偽辨證、文字校勘，處理和存貯數字化檔案要確保內容與原件相吻合，應該按照統一的規范標準進行數字化，以實用性的原則來滿足對會計檔案的總需求，防止數據文件損毀等情況。通過采用計算機識別和處理技術，建立會計檔案的信息數據庫，將紙質會計檔案信息轉化為數字型信息，通過采用權限設置，密碼保護，身份驗證等措施。

第2篇：會計檔案范文

1.會計檔案直接影響經濟工作。從宏觀來說,國家利用各企事業單位、各機關的會計檔案反映的數據逐級匯總,可以考核國民經濟各部門有關計劃和預算的執行情況,從而制訂更適應國家經濟建設的計劃和決策;從微觀來說,各企事業、機關單位利用會計檔案提供的原始數據,科學地預測未來,制訂最優化的管理方案,以最低的成本獲取最大的經濟效益。

2.會計檔案保護國家利益不受侵犯。改革開放給經濟建設帶來了生機和活力。但由于原有法律法規還不完善,一些單位和個人利用政策上的漏洞,巧立名目,隨意提高開支,鋪張浪費,使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經法紀的情況真實地記錄下來,及時發現問題,阻止腐敗的產生、蔓延,打擊經濟領域的不法行為,解決經濟糾紛,從而確保國家的經濟利益。

二、電算化下會計檔案管理的內容

電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎工作,單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度,并由專人負責管理;對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應準備雙份,存放在兩個不同的地點;采用磁性介質保存會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質損壞,而使會計檔案丟失;通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合會計軟件的全套文檔資料,以及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

三、電算化下會計檔案管理存在的一些問題

1.會計檔案載體。電算化會計雖已實施,但因為實施時間不長,財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚了解,缺乏管理會計檔案的經驗,很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔,而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存,從而影響會計檔案的完整性。

2.會計載體本身性質帶來的問題。電算化會計檔案需在一定的系統內才可視,因此目前許多企業因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存,導致在電算化軟件升級后,不同版本下的會計數據不能被調用;《會計檔案管理辦法》第十二條規定:采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案,并對保存期限作了規定,但目前由于一些單位受條件限制,沒有配備激光打印機或噴墨打印機,還在使用老的針式打印機,致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限;沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準,建立專門的電算化會計檔案保護制度;未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份,未實行備用盤與存儲盤分離存放,導致電子數據因此損壞或丟失。

3.會計檔案管理制度不完善。由于電算化會計檔案更易在不知不覺的情況下被修改,因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度,沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下,會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。

4.缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才。眾所周知,電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題,但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的軟件設施建設。

提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機,以它們作為輸出紙質會計檔案的工具:選用功能符合本單位實際業務的電算化培訓,然后就去操作系統,在一定層面上而言,會計人員僅學會了操作,而管理與維護對他們而言就非常陌生,由此導致的結果與損失也非同小可。

四、如何改善電算化下的會計檔案管理

1.完善會計軟件

最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強化系統的安全防護功能,如有聯網,注意進行定期的補丁維護,避免因電腦安全或網絡安全,導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

2.完善電算化下會計檔案管理各項制度

(1)建立電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應視同會計檔案保管;會計數據在未打印成書面形式輸出之前,應妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出,并按照有關稅務、審計等管理部門的要求,及時打印輸出有關賬簿、報表。

(2)建立電算化會計檔案的保管制度。根據國家檔案局的標準,建立電算化會計檔案保管制度:選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份,備用盤與儲存盤分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號,標明時間和文件內容,制作檔案管理文件卡片。

(3)建立嚴格的借用手續制度。查閱會計檔案,需經財務部門負責人批準,按照檔案管理的有關規定,辦理借閱手續;外單位查閱本部門會計檔案,要有單位介紹信,并經主管領導、財務部門負責人批準。

(4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質,并設立備查登記簿,提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息;同時由于磁性介質的特殊性,管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制,以防止會計信息損壞。

第3篇：會計檔案范文

會計檔案管理辦法相關規定最新版

第一條 為了加強會計檔案管理,有效保護和利用會計檔案,根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規,制定本辦法。

第二條 國家機關、社會團體、企業、事業單位和其他組織(以下統稱單位)管理會計檔案適用本辦法。

第三條 本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

第四條 財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作,共同制定全國統一的會計檔案工作制度,對全國會計檔案工作實行監督和指導。

縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區域內的會計檔案工作,并對本行政區域內會計檔案工作實行監督和指導。

第五條 單位應當加強會計檔案管理工作,建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度,采取可靠的安全防護技術和措施,保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。

單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構(以下統稱單位檔案管理機構)負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。

第六條 下列會計資料應當進行歸檔:

(一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

(二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔賬簿;

(三)財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;

(四)其他會計資料,包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

第七條 單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。

第八條 同時滿足下列條件的,單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案:

(一)形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;

(二)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;

(三)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;

(四)采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;

(五)建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;

(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

第九條 滿足本辦法第八條規定條件,單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。

第十條 單位的會計機構或會計人員所屬機構(以下統稱單位會計管理機構)按照歸檔范圍和歸檔要求,負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷,編制會計檔案保管清冊。

第十一條 當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由單位會計管理機構臨時保管一年,再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的,應當經單位檔案管理機構同意。

單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定,且出納人員不得兼管會計檔案。

第十二條 單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時,應當編制會計檔案移交清冊,并按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。

紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交,且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

單位檔案管理機構接收電子會計檔案時,應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收。

第十三條 單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案,在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續,嚴禁篡改和損壞。

單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的,應當嚴格按照規定辦理相關手續。

會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案,確保借入會計檔案的安全完整,并在規定時間內歸還。

十四條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為20xx年和30年。

會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

第十五條 各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦法附表執行,本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。

單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,應當比照類似檔案的保管期限辦理。

第十六條 單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定,仍需繼續保存的會計檔案,應當重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀。

第十七條 會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭,組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。

第十八條 經鑒定可以銷毀的會計檔案,應當按照以下程序銷毀:

(一)單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

(二)單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作,并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定,并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。

第十九條 保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為止。

單獨抽出立卷或轉存的會計檔案,應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第二十條 單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的,在終止或辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案,按照國家檔案管理的有關規定處置。

第二十一條 單位分立后原單位存續的,其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管,其他方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。

單位分立后原單位解散的,其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置,各方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。

單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由業務相關方保存,并按照規定辦理交接手續。

單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應當由原單位保管,承接業務單位可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由承接業務單位保存,并按照規定辦理交接手續。

第二十二條 單位合并后原各單位解散或者一方存續其他方解散的,原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管。單位合并后原各單位仍存續的,其會計檔案仍應當由原各單位保管。

第二十三條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案,需要移交給建設項目接受單位的,應當在辦理竣工財務決算后及時移交,并按照規定辦理交接手續。

第二十四條 單位之間交接會計檔案時,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。

交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位有關負責人負責監督。交接完畢后,交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案應當與其元數據一并移交,特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗,確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。

第二十五條 單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的,應當按照國家有關規定執行。

第二十六條 單位委托中介機構記賬的,應當在簽訂的書面委托合同中,明確會計檔案的管理要求及相應責任。

第二十七條 違反本辦法規定的單位和個人,由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規處理處罰。

第二十八條 預算、計劃、制度等文件材料,應當執行文書檔案管理規定,不適用本辦法。

第二十九條 不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶,其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執行。

第三十條 各省、自治區、直轄市、計劃單列市人民政府財政部門、檔案行政管理部門,新疆生產建設兵團財務局、檔案局,國務院各業務主管部門,中國總后勤部,可以根據本辦法制定具體實施辦法。

第三十一條 本辦法由財政部、國家檔案局負責解釋,自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)同時廢止。

如何整理會計檔案

首先，掌握信息建預編表。我采取在會計檔案未歸檔前就到會計部門咨詢了解掌握當年需要移交的，會計檔案中會計憑證冊數、賬冊、報表、其他類等會計檔案的詳細信息后，便開始著手建立會計檔案案卷目錄預編目錄，將其中的案卷號、保管號(保管號的起始號因為上一年度的結尾號可事先得知)、保管期限、移交人、接收人等有規律可循，可預先獲知的信息先編制出來，會計憑證號碼這一項預留，等待會計憑證正式歸檔整理時在填入。例如我以20xx年需接收歸檔的20xx年會計檔案案卷預編目錄進行效果展示詳見附錄1;附錄2

其次，會計裝具打號及封面填寫。根據預先編制的會計檔案案卷預編目錄中會計憑證的保管號，提前用打碼機在會計憑證案卷裝具上打印上保管號并嚴格按保管號依次序排列，其中要特別注意在會計憑證案卷裝具上所打的保管號應略少于實際獲知的會計憑證冊數10冊左右，寧缺勿多目的是預防會計部門提供的統計數據有出入時可預防實際歸檔的會計憑證冊數少于已經打了號的會計憑證案卷裝具數量造成會計憑證案卷裝具的浪費，實際歸檔的會計憑證冊數多于已經打了號的會計憑證案卷裝具數只需加打缺額的會計憑證案卷裝具便可。打完會計憑證的保管號后在將會計憑證案卷裝具上的年度、憑證名稱、保管期限、卷號、財務主管、經辦會計、全宗等已知固定項提前填寫完畢后排序整理待用。

第三，會計檔案整理。在正式接收到實物會計憑證、賬冊、報表等會計檔案后，根據會計部門在會計憑證上編制的憑證順序號、憑證附件號及憑證的流水號等信息對其進行統一排序整理，檢查排序無誤后按其先后順序一冊一填寫一裝入的流程進行歸檔。對于會計憑證的歸檔應先根據其會計憑證上所反映的信息，在事先打印出來的會計檔案案卷預編目錄憑證號碼預留欄內填寫記錄該會計憑證的順序號，在同時填寫補充案卷裝具的封皮。包括封面、封脊中的起止年月日、該月總冊數、第幾冊、憑證張數、憑證順序號等內容，待該冊會計憑證案卷封皮全部需要補充填寫的內容全部填寫完，檢查無誤后方可將該冊會計憑證裝入會計憑證案卷裝具內，累計裝好6-10冊會計憑證就及時入庫，之所以填寫完6-10冊就入庫有兩個目的，一是在入庫走動的過程中就當作休息調解一下久坐的身體。二是6-10冊會計憑證的重量對于管理會計檔案的女同志很容易就將其放入檔案柜內。對于檔案庫內會計檔案的分布，排架、擺放我結合工作實際統一規定按順時針方向由下至上依次分布補充檔案，檔案柜的標引由上至下以組柜流水號+組柜縱向1至5的方式標注，會計檔案內容的標識由下至上進行標注，檔案柜內會計憑證由左至右先下后上擺放的原則，來規范會計檔案的分布，排架、擺放。對于賬冊、報表等每年項目、冊數均相對穩定的會計檔案歸檔，我采取卷內對賬冊、報表的具體會計科目編制一個流水號的方法將其固定排列，使之條理分明，井然有序。例如：賬冊類1、為現金日記帳; 2、為銀行存款日記帳;3、為內部存款日記帳等;報表類如：1、為20xx年一、二季度會計報表(16月);2、為20xx年三、四季度會計報表(711月);3、為20xx年12月會計報表(年報)，完成會計科目固定后在對其卷內文件編張號、打印卷內目錄和備考表。會計科目固定排列效果展示詳見附錄2;組柜標引、標識效果展示詳見附錄5

第四，庫內統計記錄。待會計檔案入庫工作全部完成后對新入庫檔案及檔案柜內的檔案情況做全面的統計記錄，為下一步計算機錄入建立會計檔案定置組柜分布圖、制作標引、標識等工作做好準備。主要內容包括對案柜內檔案的冊數、分布情況、所在組柜編碼等信息進行詳細統計記錄。

第4篇：會計檔案范文

一、會計檔案的定義和內容

會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括:

(一)會計憑證類:原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。

(二)會計賬簿類:總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄。

(三)財務報告類:月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

(四)其他類:銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

二、會計檔案管理中存在的問題

(一)會計檔案保管不規范。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會計人員自行保管;有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管;有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案;有些單位由于領導不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案;還有個別單位由于檔案箱不足，將會計檔案裝入紙箱中，放在會計室的柜頂上或任意堆放。

(二)會計檔案立卷不規范。有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全;有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。

三、會計檔案管理存在問題的解決措施

(一)加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。由單位檔案機構統一管理的會計檔案，應嚴格按照會計檔案整理的有關規定，明確會計檔案的所有權是單位，單位會計機構將會計檔案整理規范，在會計機構暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。

(二)規范會計檔案立卷。 裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業務發生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。 年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計備考表” 。

(三)規范會計檔案保管。已建立綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。對已離任的會計人員，其會計檔案應交本單位綜合檔案室或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業務的單位或部門，其會計檔案應交上級檔案室保管。凡未移交的單位或個人，應立即辦理移交手續。

(四)規范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀;企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。各單位按規定銷毀會計檔案時，應由會計檔案保管部門和財會部門共同派員監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應認真清點核對，銷毀后，應在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告單位領導。

(五)加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓中，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。

(六)完善會計檔案管理的各項規章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續。實行會計委派制的地區和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》，結合實際，制定會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監交人、會計人員、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續，并加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質量是否規范。交接憑據應一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份

(七)加大會計檔案的監管力度。結合實際，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務檢查中，將會計檔案的規范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。

參考文獻

[1]《中華人民共和國檔案法》.

[2]《中華人民共和國會計法》.

第5篇：會計檔案范文

機內數據文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊、報表，應按有關財會制度使用、保管。

1、現金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。

現金收付業務要做到當日業務當日清。現金記帳憑證一律由專職會計人員手工做記帳憑證，審核無誤后當日輸入計算機并打印出現金日記帳頁，審核后交現金出納人員核對現金庫存，相符后出納員及主管負責人在帳頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。

2、銀行記帳憑證、帳冊的輸出與保管。

銀行記帳憑證分機制憑證和手編記帳憑證兩種。有關財務人員必須及時把經審核無誤的原始憑證或手編憑證，當日輸入計算機并打印銀行日記帳，以保證銀行出納當日業務當日清。銀行帳頁經出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。

現金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。

3、轉帳憑證的輸入、輸出與保管

轉帳憑證包括手編憑證和機制憑證兩種，有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。

4、科目匯總表、帳簿打印時間。

（1）現金、銀行日記帳每天打印。

（2）銀行余額調整表每月打印一次。

（3）總分類帳和各種明細分類帳每月打印一次。

（4）現金、銀行存款、轉帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證一起裝訂。

（5）會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經有關財會人員審核無誤后簽字生效。

5、其他

由機器打印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員在打印輸出的帳頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。

二、數據備份管理

1、由于會計核算數據的重要性，必須經常進行備份工作。

2、在日常工作中，準備三套軟盤循環使用，隔日進行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。

3、需要做備份的包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件。

4、機內憑證及總分類帳、明細分類帳、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。

三、會計檔案管理

1、會計檔案存檔手續：打印輸出的憑證、帳冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。

2、為保證備份數據的安全，備份軟盤必須貼上寫保護標簽，裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。

3、由打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理。

4、隨計算機配置而來的操作系統、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統軟件，和以上軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管。

第6篇：會計檔案范文

基于會計電算化，會計檔案的特點主要表現為以下三個方面：第一，內容廣泛化。和傳統會計檔案相比較，基于會計電算化下，會計檔案所涵蓋的內容不僅有傳統紙質資料，同時還包括儲存于計算機中和會計有關的各種信息以及數據等，且計算機軟件以及硬件中有關會計方面的信息也均為會計檔案，由此可知在會計電算化條件下會計檔案不管是內容還是范圍均已擴大。第二，檔案信息載體多樣化。未實施電算化之前，會計檔案一般是經紙質記載，而紙張則為會計檔案信息載體。伴隨著信息技術水平的提高，會計檔案信息載體也發生了相應的改變，除傳統紙質會計檔案外，還包含有其他介質，比如硬盤、U盤以及磁盤等，這些均為會計檔案載體，對此，在會計電算化條件下會計檔案載體也變得更為多樣化。第三，信息具有可變性。在電算化條件下會計檔案信息一般儲存于光盤或者軟盤等介質上，簡單地來講這些信息均為數字信息，具有不穩定性以及流動性，易損壞或者被修改，正是因為如此也使得會計檔案管理難度增大，若這些信息被修改或者損壞，不可恢復至之前的狀態，則會使整個會計工作受到影響。

二、會計電算化條件下會計檔案管理所存問題分析

（一）認識不足

目前有很大部分會計檔案管理者和財務部門有關領導對于電算化會計檔案的了解還比較淺顯，管理經驗較淺。在收集整理檔案資料時，僅僅只是存檔打印出的各紙質檔案，未把儲存于計算機中關于會計方面的信息備份保存于磁性介質或者光盤上，導致檔案完整性較差，使得會計檔案管理工作比較盲目。

（二）制度不健全、信息化水平低會計電算化條件下所實施的會計檔案管理工作，缺乏相應的備份制度以及保管制度等，導致會計檔案信息的真實性以及完整性得不到保障。目前在會計檔案管理中電算化已得到廣泛應用，盡管各單位或者企業明確要求每天備份，然而實際工作中卻并沒有按照該要求執行，當計算機或其他設備發生故障的時候，沒有辦法及時補救這些信息，導致信息流失。在會計檔案管理中應用電算化，把檔案信息資料保存于光盤或者U盤上，這些信息易被修改，無法識別數據信息原貌，造成信息失真，影響整個會計檔案管理工作的開展。除此之外，會計檔案管理者自身綜合素質還有待提高。

三、會計電算化條件下提高會計檔案管理水平的相關策略

（一）做好檔案收集、管理以及保存工作

財務部門應保存好財務數據備份文件，避免計算機硬件系統受損后可短時間內恢復原會計電算化系統。做好備份工作的同時，還應收集計算機軟件方面的相關資料。因電算化會計檔案一般是儲存于光盤或者磁性介質上，基于這些信息載體自身物理特性，當這些信息形成檔案的時候需準備雙份，采取AB備份法備份數據，同時每份還應明確標注好檔案形成時間以及操作人員的相關信息，存放于不同地點。存放檔案時不可離磁場過近，注意防塵以及防潮。若采取的是磁性介質保存，需定期檢查和復制，避免因磁性介質受損使會計檔案信息資料丟失。要注意的是電算化會計檔案和所對應的財務軟件版本需保持一致，以免因軟件版本的不同而使會計數據結構受影響。此外，基于計算機程序的考慮，設相應的密碼口令，增強系統安全防護性，定期補丁維護，防止由于計算機安全或者網絡安全而使會計信息資料丟失或者被他人修改。

（二）確定會計檔案內容，完善各項制度

制度化會計檔案管理內容，借助于明文資料的形式確定會計檔案管理內容，使檔案管理者實施工作時有章可循。在電算化條件下明確會計檔案信息資料收集制度，定期拷貝以及儲存全部會計數據信息，使其生成為備份文件，確保計算機系統受損于短時間內不會對會計檔案信息產生不利影響。根據國家《檔案法》中相關要求和標準，結合企業或者單位自身實際情況，構建關于會計檔案管理方面保管制度、借用手續制度以及信息查閱制度，最大程度確保檔案信息的完整性以及安全性。

（三）增強有關人員綜合素質

在電算化條件下所實施的會計檔案管理工作一般由人操作，計算機系統的穩定性與安全性；會計檔案信息資料的真實性與安全性等均和有關人員職業素養以及技術水平高低有關。對此，需對參與會計檔案管理工作的相關人員實施系統且全面的教育以及培訓，根據業務以及管理內容的不同，分類培訓，且施予相應的職業道德教育，強化檔案管理者法律意識，以確保在電算化條件下會計檔案管理工作得以健康且有序地開展。

四、小結

第7篇：會計檔案范文

1 充分認識會計檔案的重要性，加強醫院會計檔案的規范化管理工作 

會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，加強會計檔案管理對于一個單位乃至整個社會來說都是非常重要的。首先，加強會計檔案管理可以推動檔案管理工作的發展。會計檔案是一個單位檔案的重要組成部分，只有會計檔案管理工作做好了，整個檔案管理工作才有可能做好。其次，加強會計檔案管理可以促進一個單位財務管理工作的提高。會計檔案管理工作是財務管理工作的最后一個環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接影響整個財務管理工作的質量水平。第三，加強會計檔案管理可以促進會計人員素質的提高。檔案管理是一門學問，里面有很多新的東西需要會計人員去學習、去探索。而這個學習和探索的過程，自覺不自覺地就提高了會計人員的業務技能和自身素質。 

2 加強醫院會計檔案規范化管理的內容 

2.1 會計檔案的收集整理 

會計檔案的整理一般采用“三統一”的辦法，即：分類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一，并分門別類按各卷順序編號。 

2.2 會計檔案的歸檔 

會計檔案的裝訂包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。 

2.2.1 會計憑證的歸檔 

會計憑證的歸檔應按日期順序、會計記賬憑證及時裝訂，裝訂的順序以憑證排列先后次序為準進行歸檔。 

2.2.2 會計賬簿的歸檔 

賬簿是由帳頁組成的簿籍。它全面、理想、系統、綜合記錄著單位的資金運動的發生。它是將單位的會計憑證日期、編號、業務內容摘要、金額和其他有關資料逐項記入帳內，做到數字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。各會計事項一方面要記入有關的總賬，另一方面要記入該總賬所屬的明細帳。賬簿記錄中的日期，應該填寫記賬憑證上的日期。單位的會計賬簿與會計記賬憑證應同時歸檔。 

2.2.3 會計報表的歸檔 

會計人員都必須全面熟練地操作單位的會計報表處理方法。單位的會計報表應按月、季、年上報及時歸檔。 

2.2.4 其他相關會計資料的歸檔 

單位會計人員調動的交接手續、會計檔案向本單位或上級部門的檔案室移交歸檔的會計檔案的移交手續等，這都是單位會計資料歸檔中不可缺少的。 

2.3 會計檔案的保管 

會計檔案管理辦法規定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。 

2.3.1 移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。 

2.3.2 各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。 

2.3.3 會計檔案的期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。 

2.4 會計檔案的銷毀 

保管期滿的會計檔案，由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限已保管期限、銷毀時間等內容。單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。 

銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告單位負責人。 

保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計保管清冊中列明。 

正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。 

3 加強領導 

會計檔案管理工作也與其他工作一樣，領導重視是關鍵。一是明確專人管理。二是加大資金投入，搞好會計檔案管理必備的設施建設。三是應把會計檔案管理工作納入單位年度目標考核之中，與其他工作一樣明確獎懲。 

第8篇：會計檔案范文

【論文關鍵詞】會計信息化檔案安全性維護性

會計檔案是重要的經濟檔案,隨著會計電算化技術的廣泛應用,會計檔案的產生與保管也隨之發生了根本性變化,原來手工記賬中的紙質憑證和檔案也被電子憑證和數字檔案所取代,由傳統意思上的檔案變為了信息化檔案。

1會計信息化檔案的特點

1.1會計信息化檔案的載體多樣性

傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質材料,它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據。實行會計電算化后形成的會計檔案,既保留了傳統意義上書面紙質的會計檔案,又包括存儲在計算機硬盤、光盤等存儲介質中的會計數據和相應電算化環境下的財務軟件系統等。

1.2表現形式的特殊性

傳統的會計檔案直觀性強,主要以書面紙質形式保存,可以不借助任何技術手段而直接查看會計信息,但記錄信息量低,占用空間大,數據查找不便且不容易保管。信息化會計檔案,必須在特定的計算機硬件和軟件環境下才能使用,對計算機系統的依賴性很強,但記錄信息量大,占用空間小,數據查詢簡單方便且容易保管。

1.3信息處理的便易性

信息化會計檔案因其會計信息的數字化,大大提高了會計檔案的利用效率,便于會計檔案信息的資源共享,但同時也加大了會計檔案被篡改、破壞及泄密的風險。

1.4保管條件較高

信息化會計檔案存儲介質十分精密,電子數據容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失,對使用存放環境要求較高。

2會計信息化檔案管理中的問題及對策

2.1安全性

會計信息化條件下,會計檔案的調閱將不再完全依賴于手工的查賬,會計信息資料可以直接由軟件查詢,或通過拷貝光盤等存儲介質直接獲取相關資料,從而在會計信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問題。確保信息化檔案安全首先要完善管理制度,根據相關法律法規和信息化檔案的特點,制定和完善符合新環境下的會計檔案管理制度,特別是要建立權限分級制度,實行崗位專人專職制度,對不同崗位賦予不同權限,在會計電子檔案管理中負有不同職責,采取不相容職責相分離措施,嚴格崗位責任制,加強相互監督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度,嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。其次對信息化檔案采取必要的物理保護措施。根據其檔案載體的物理特性,在形成這些檔案時應采用“AB備份法”進行數據的備份,對于每一備份要注明形成檔案的時間與操作員姓名,最好做異地存放,存放地點還應遠離磁場,注意防塵防潮防靜電防高溫。對這些采用磁性介質保存的文檔,還要定期進行檢查,定期進行復制,以便在再利用或發生意外時能及時恢復數據,保證數據的完整性。第三對傳輸、存檔的會計信息化檔案要提供保密功能,最好使用相關的檔案管理軟件能對產生的會計數據提供相應的加密措施,即使數據丟失,沒有特定軟件解密仍不能讀取數據,保證其不會泄密。第四對保存有信息化檔案數據的計算機應采取物理上的隔絕,只接入財務系統內部局域網,與Internet互聯網物理斷開,同時還要嚴格禁止在相關的計算機上直接使用移動存儲介質,必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用,防止計算機病毒感染,造成數據被破壞。

第9篇：會計檔案范文

1.會計檔案載體更豐富。根據財政部和國家檔案局自1999年1月1日實施的《會計檔案管理辦法》的有關條例規定，要求采用計算機進行會計核算的企業，不僅要保存電子會計數據，還要保存打印出來的紙質會計數據。因此，ERP環境下的會計企業會計檔案具有雙重載體，既包括傳統意義上的會計憑證、會計賬簿、會計報表等內容，還包括電算化載體所需的系統程序、會計軟件和儲存在計算機硬盤、光盤等磁性介質中的全部文件資料，使得會計檔案的形式和內容更加豐富。2.會計檔案使用效率更高。企業ERP環境下的電子會計檔案以磁盤、光盤等介質為載體，配合現代信息技術的使用，使得會計檔案的讀取、查閱更加方便。同時，利用計算機的各種功能對電子信息進行進一步加工分析，提高了會計檔案的使用效率和效果，在保證數據真實、準確、完整的同時節省了大量的人力和物力。3.會計檔案技術含量更高。現階段企業的會計檔案不僅有傳統意義上的紙張，還包括計算機硬盤、光盤等對環境依賴性較強的其他磁性介質，需要儲存在防潮、防水、防火、防磁、防塵的環境中。同時電子檔案易被修改且不易留下痕跡，數據恢復困難，因此，需要注意會計檔案的數據安全，提高電子會計檔案的保密程度，防止惡意篡改和損毀。

二、ERP系統的實施對會計檔案管理的影響

1.會計憑證的種類、數量增加。由于ERP系統貫穿企業所有業務流程，將企業所有的資源信息進行全面的整合，導致以會計憑證為首的會計檔案種類發生變化，數量也不斷增加。除了企業傳統財務部門的會計憑證外，企業其他部門，例如投資、采購、銷售、物流等各個部門的會計憑證以及系統自動生成的憑證，都將成為會計檔案的一部分，會計憑證的種類、數量不斷增加。同時，ERP系統的實施使得會計憑證由“實務憑證”向“電子憑證”轉變，導致企業會計檔案管理工作需要不斷向制度化、標準化方向發展。2.會計憑證、會計賬簿的格式變化。企業ERP環境下所提供的會計憑證、會計賬簿的打印、記載程序區別于傳統的會計檔案管理，在ERP系統中打印的例如記賬憑證、銀行存款日記賬等會計檔案與傳統紙質載體保存的會計檔案在格式、內容等方面差別較大，也很難進行整合處理，從而不符合《會計基礎工作規范》和《會計電算化工作規范》的要求。因此，ERP環境下對企業原始憑證、記賬憑證、會計賬簿等資料的格式設計、填制、審核、傳遞、保管等流程造成一定影響，也提出新的挑戰。3.會計憑證的歸集、分類變化。ERP系統作為企業的綜合管理平臺，將會計部門與業務部門整合起來，實現財務業務一體化，使得會計憑證成為整個信息處理流程的一部分。會計憑證的歸集和分類不僅受會計工作基本規范制約，而且與企業不同的業務性質和管理需要有關，因此，ERP環境下的會計憑證不僅僅是簡單的“收付轉”三類，而需要根據不同的業務信息將會計憑證歸集為不同的類別。

三、ERP環境下會計檔案管理的新措施