前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的出席會議邀請函主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。

第1篇：出席會議邀請函范文

供應商年會邀請函模板

致：尊敬的各供應商

您好!感謝百忙之中閱讀此邀請函。

承蒙貴公司一直以來的鼎力支持，我公司的業績才能蒸蒸日上。為此，特向貴公司同仁致以真誠的感謝!

新年將臨，為感謝廣大員工的辛勤工作，我司謹定于XXXX年XX月XX日舉行XXXX年新春晚宴暨抽獎活動。為提高活動氣氛，特希望貴公司能慷慨解囊，惠以贊助。

竭誠歡迎貴公司積極參與和贊助!特函奉商，期能共襄盛舉。謹祝商祺，生意興隆!

主辦單位：XX市XXXXXXX有限公司

晚會地點：XX市XX大酒店三樓(XX區XX路3號)

晚會時間：XXXX年XX月XX日下午17：00入場，17：30開席

如蒙惠賜，請于XXXX年XX月XX日前回復，承蒙贊助，不勝感激!。

再次致以衷心的感謝!!!

XX市XXXXXX有限公司

20XX年XX月XX日

供應商年會邀請函范文

致：尊敬的各供應商

教育部高等學校電子信息科學與工程類專業教學協作委員會20XX年會議,定于4月5日-10日在貴陽市美麗的花溪景區召開,屆時電子信息科學與工程類專業教學指導分委員會工作會議也將在貴陽花溪舉行.本次會議由貴州大學承辦.會議的主題是:圍繞國家的xx計劃和國家的中長期發展規劃,以科學發展觀統領高等教育發展,進一步深化電子信息科學與工程類專業教育教學改革,為國家建設輸送合格的高素質人才.diyifanwen.com有關會議詳情請查詢本次會議將是全國電子信息科學與工程類專業的一次空前盛會.屆時將有全國100余所高校的領導,專家,學者及實驗室負責人約300余人參會.我們特邀請您參加本次會議宣傳您的企業和產品.

為了加強各學校與各設備供應商,教學實驗系統提供商之間的交流,本次會議特設展臺展位,提供10-15分鐘大會發言推介產品,可根據需要設產品專題講座,為貴方提供一次交流,宣傳展示產品機會.

XXXXXXXX

20XX年XX月XX日

供應商年會邀請函

致：尊敬的各供應商

我公司定于20XX年11月24日下午至25日在連云港市云臺賓館召開第五屆供應商大會，會議為期2天，現將有關事宜擬定安排如下：

一、會議報到時間：

二、 會議報到地點：

云臺賓館(蒼梧綠園對面)，連云港市蒼梧路27號

三、參會人員及相關費用

1、被邀請單位委派1-2人出席會議(請不要帶同行或小孩參會);

2、此次會議住宿、交通費用自理，其他費用由我公司承擔;

3、在收到邀請函后，請盡可能提早書面告知參會人員(請回傳回執)名單，如同一單位需多人參會，請事先與我們溝通聯系，便于我司安排接待。

四、會議注意事項

參加會議的代表請將回執于20XX年 11 月 15 日前回傳到我公司。 公司于報到當日( 11 月23日至24日)接待。 五、會議聯系方式

會務聯系人：連云港基地：李晨或各業務經理 電話：0518-83451922 傳真：0518-82459522

六、參會代表回執：

第2篇：出席會議邀請函范文

“好經驗要大家分享！”在大家的強烈要求下，曉荷將工作心得和盤托出：“通知會議并不是一項輕松的工作，要河里洗鐵盒―面面俱到。除了會議召開時間、地點以外，還要分配與會人員的角色（召集人、參與者），之后還要了解哪些人能夠到會，為安排會議發言順序等做準備，就說說4月底召開的總經理辦公會議吧……”

1．會議通知 考慮周到

撰寫和發送通知是會議組織的第一步。如果電話通知或逐個發郵件，效率太低，我要讓聰明的Outlook來做這項工作。

打開Outlook 2003，單擊左側“導航窗格”內的“日歷”按鈕，使其上方顯示2006年3月和2006年4月的日歷（單擊“導航窗格”左上和右上角的按鈕可以查看其他月份的日歷），接著單擊日歷中的“2006年4月21日”，使“4月21日星期五”的日歷顯示在窗口中間。假如會議安排在當天上午10：00至12：00舉行，就拖動鼠標,選中日歷中的1000至1100區域。

時間確定了之后，該通知參會者了。會議有大小，角色有輕重，選中的區域內右擊鼠標，選擇快捷菜單中的“新會議要求”（如圖1），單擊“收件人”按鈕，在如圖2所示對話框中按住Ctrl鍵選中與會者的郵件地址。必須參加會議的人員，單擊“必選”，視自身情況決定是否與會的人員就單擊“可選”，將選中的地址放入對應的框內，會議對每個人是否重要，就標明清楚了。

會議在哪兒召開呢？一定要通知清楚。在對話框的“資源”框輸入會議召開地點（例如“公司總部二樓會議室”之類），確定后回到如圖1所示窗口。接下來，在“主題”欄內輸入會議名稱，假如沒有輸入會議召開地點，可以打開“地點”下拉列表選擇以前用過的地點。最后，在窗口下方輸入出席會議需要的注意事項，比如“請攜帶分公司季度財務報表”，重要事項就不會耽誤了。

千萬別錯過了開會時間！還好Outlook 2003提供了“標簽”、“提前”和“時間顯示為”三種“提醒”方式。打開“標簽”下拉列表，可以選擇一種說明會議重要性的顏色；選中“提醒”，在“提前”下拉列表中選擇出席會議需要提前的時間，屆時Outlook 2003會彈出對話框提醒；如果需要以電腦播放音樂的方式提醒用戶，可以單擊圖1中的“小喇叭”圖標，打開對話框選擇要播放的提醒音樂文件。

好了，開始發送通知！操作上與其他郵件沒有別的區別，打開“賬戶”下拉列表選擇代表會議召集人的賬戶，單擊工具欄中的“發送”按鈕，就可以將這個會議通知發給要參會的員工了。

2．來不來告訴我

“上周三，我之前和客戶約了時間見面，后來又被通知參加季度總結會和市場部的‘頭腦風暴’，都不能缺席，真是分身無術。我們安排會議怎么避免參會者的時間撞車呢？”

曉荷笑著說：“沖突是可以避免的，Outlook 2003發送的會議通知可以讓與會者反饋信息。”

小提示

當打開如圖1所示窗口的“動作”菜單，選中“請求響應”和“允許建議新的時間”以后，接收到的郵件除了“主題”、“發件人”等信息外，日程郵件上方會有“接受”、“暫定”等按鈕（如圖3）。單擊“接受”按鈕，就意味著用戶決定參加會議，這樣不僅會在他的“日歷”中安排該會議，他還會在召集人更改會議信息后收到更新郵件。他人查看該用戶的“忙/閑”時間，則該時間默認顯示為“忙”；如果不能確定是否有時間參加會議，用戶可以單擊圖3所示郵件中的“暫定”。此后會議日程會放入該用戶的“日歷”，對應的時間對于其他人顯示為“暫定不可用”。如果確實沒有時間，這個員工會單擊“謝絕”，此時會議日程不會加入該用戶的“日歷”（該段時間空閑），但是他與會議召集人的聯系并不會中斷。一旦會議日程變更，他仍然會收到通知。只要選擇了其中一個按鈕，就會彈出如圖4所示對話框。不參加的話，給個理由先。選擇“發送前編輯響應”（如圖5），可以說明自己“暫定”或“謝絕”的原因，完成后單擊“發送”即可將結果反饋給會議召集人；選擇“現在發送響應”，可以立即把自己的決定發送給召集人；選擇“不發送響應”就關閉對話框。

3．看看誰來赴會

大家把時間都反饋過來了，我們來好好查看一下。單擊會議郵件中的“建議新時間”按鈕（如圖6），可以看到其中列出了所有與會者的姓名和郵件地址，它們的右邊就是根據上面的反饋列出的忙閑狀態。此時可以單擊“自動選取下一個”按鈕設置建議時間，也可以手工設“會議開始時間”和“會議結束時間”。完成后單擊“建議時間”按鈕，就可以將郵件發送出去。先征詢了大家的時間，撞車的情況就不會出現了！

最后具體有哪些參會者？雙擊“日歷”中的某個會議，打開如圖7所示窗口的“計劃”選項卡，就能看到被通知參加會議的所有人員列表了。鼠標指向某一時間段下面表示與會人員狀態的彩條，就可以在提示框內看到有關會議時間、地點和名稱的信息，而對應某個用戶的彩條顏色和形狀表示他能否參會（其意義顯示在選項卡左下角）。“以前一個個地人工問詢并記錄，現在變得這么自動化，確實神奇！”

4．會議日程大家看

“現在一切都提倡透明化，我近期的會議安排要是能放到一個平臺上，讓大家方便看到就好了。”

“非常簡單”，曉荷說：“收到會議郵件以后，單擊‘日歷’按鈕，就可以把會議的日程放入本地日歷，以后只要打開日歷就可以方便地查看會議日程。”

小提示

Outlook 2003提供的會議安排查看方式非常靈活。假如需要查看某一段時間內的會議或其他活動，只需要選中“日歷”導航窗格中的相應日期，對應的日歷就會顯示在窗口中間。單擊工具欄中的“每天”、“工作周”等按鈕，就可以擴大或縮小工作日程的查看范圍。

領導發話了，要需要了解會議的詳細內容。沒問題，只須選中“視圖閱讀窗格”子菜單下的“靠右”或“底端”，就可以在指定位置打開“閱讀窗格”，更詳細地了解其內容。如果需要改變“閱讀窗格”的大小，只要把光標放到“閱讀窗格”的左側（“靠右”放置時）或上邊（“底端”放置時），就可以按照光標的指示改變其大小了。單擊“視圖閱讀窗格”子菜單下的“關閉”，便可關閉。

5．有會提醒我

每天早上，準時的鬧鐘讓我們別遲到，而在電腦上，我們也需要一個工具來提醒自己別忘了會議。只要Outlook 2003處于運行狀態，就可以根據設置進行會議提醒（如圖8）。單擊對話框中的“打開項目”按鈕，會彈出類似圖1所示的窗口，有關會議安排的更多信息就盡在眼前了。

小提示

一遍不夠？再來一遍，就像一些人早上需要兩個鬧鐘一樣。單擊圖8所示對話框“暫停”右側的下拉按鈕，可以從中選擇再次提醒的時間間隔，單擊“暫停”按鈕可將對話框關閉。如果這個提醒不再需要查看，單擊其中的“消除”按鈕可以將其去掉（它在日歷中的標簽仍保留）。

6．會議記錄就地取材

“會議記錄是非常重要的，除了錄音、錄像以及紙張記錄，我們還有什么好方法把會議的中心方便記下嗎？”

“Outlook里的‘日記本’就不錯。”單擊“文件新建日記條目”，打開新的日記條目編輯窗口，輸入主題，選擇“條目類型”為“會議”，“單位”里輸入主辦單位，“開始時間”已自動填好，單擊“起動計時器”按鈕，在多行文本框中輸入會議討論的主要內容，完成后單擊“暫停計時器”按鈕，“持續時間”就是會議所持續的時間。

我們還可以在“聯系人”選擇這次會議的參與者，再點擊“類別”按鈕，選擇“會議記錄”。最后，點“保存并關閉”按鈕，一個會議記錄就編輯好了，非常實用（見圖10）。

“我這里介紹的只是Outlook 2003的一部分應用，如果公司局域網用上了Windows SharePoint Services和Exchange Server 2003，會議等工作日程也上了網，Office將有更充分施展才能的空間，發揮更大作用（見圖11）。”

“幾乎全都自動化了，非常實用！五一放假回來我要一試身手！”

小提示

實用會議模板

大力發揚“拿來主義”精神，借助標準化模板，會議組織將更順利（見圖9）！

會議申請：/zh-cn/templates/TC100947102052.aspx

會議室使用預約表：/zh-cn/templates/TC100622522052.aspx如果不借助Outlook，簡單的表格，有時候作用也不小。

會議議程：/zh-cn/templates/TC010785062052.aspx凡事提前安排，順序清晰，提前讓參會者心中有數。

會議邀請函：/zh-cn/templates/TC011344892052.aspx邀請貴賓，格式要千萬注意，這是關系到企業形象的問題。

會議桌牌：/zh-cn/templates/TC060860112052.aspx桌面上的姓名標注，三折就能成為立體標牌。

會議簽到表：/zh-cn/templates/TC010175912052.aspx遲到者是否請到遲到席，就由制度而定了。

會議紀要：/zh-cn/templates/TC010184112052.aspx會議記錄格式的優秀范本，要點清晰、布局合理，電子記錄或手工記錄都非常實用。

會議費支出報銷單：/zh-cn/templates/TC100948532052.aspx會議報銷專用，為一堆發票找到合適的落腳點。

小提示

在工作中要善于運用各種武器，聯合作戰。

用Excel建立聯系人和日程簡表，用顏色直觀地輔助時間管理；用Office 2003群發短信通知重要人員到會，兩重保險；邀請函可以到網上下載包括Word、PPT、Publisher等在內的各種美觀模板；在文件批量打印之前，注意用Word自帶的校對功能查看波浪線上面的錯字；對外會議，可以用Visio進行會場設計；別忘了制作一批公司標志，貼于純凈水瓶、筆記本電腦、會議禮品等處，于細微處體現公司的良好形象；用Tablet PC和One Note結合進行電子簽到，還可以在入口處拍照最后用照片進行現場抽獎；會上準備一個攝像機通過Windows媒體服務器實時轉播，防止后排與會者看不清主席臺；最后視情況把會議光盤進行刻錄，發給員工或送給尊貴的嘉賓，也是很有意義的事情……

“曉荷一口氣說了這么多，看來里面的學問太大了！”