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1.對軟件資產定義不明確。一直以來,高校資產管理部門對設備、家具類等傳統意義上的實物資產管理較為熟悉,但對軟件資產的管理一直比較生疏,資產管理人員在思想上對軟件本身的理解就較為模糊,普遍認為軟件和資產之間沒什么關系。而在高校資產管理的相關規范性文件中,也很難找出關于軟件資產的定義與解釋,所以我們必須先理清楚什么是軟件資產,然后再談如何管理。
2.由于軟件自身的特點造成難管理。相對于硬件,軟件有著截然不同的特點:(1)軟件是一種邏輯的實體,由程序語言所組成,是無形的、抽象的;(2)軟件是開發人員智力勞動的產物,成本較高,價格也不容易確定,但軟件一經報廢,幾乎無殘值;(3)軟件不會像硬件那樣磨損,但會因使用功能降低而退化,并且受到計算機病毒的威脅與影響;(4)軟件在使用過程中需要不斷維護,并且可根據需要進行升級;(5)軟件是高科技發展的結果,具有獨創性,受著作權法保護;(6)軟件無法獨立工作,必須通過與硬件結合來使用,并依賴于計算機系統;(7)軟件可保存在光盤、磁盤等物理介質中,容易復制與拷貝。正是由于這些特點給軟件資產的管理帶來了難度。
3.用管理硬件的方法管理軟件資產已不適用。在硬件入賬時,設備的名稱、型號、規格、價格、出廠機號等信息可以方便、直觀地登記到賬冊上,而軟件入賬時,由于軟件看不見實物,往往憑一張發票上所反映的內容進行入賬,容易遺漏許多信息,所以經常可以看到這樣一種現象:賬冊上只登記了軟件的名稱、價格,而且名稱都叫“計算機軟件”,時間一長,就給今后的資產清查、報廢銷賬帶來了一系列麻煩。此外,根據固定資產管理辦法,入賬后的固定資產都需張貼設備編號,這點對于軟件資產來說就不那么容易了。目前有不少軟件廠商只提供使用許可協議書,軟件需要自行從網絡下載,這樣就使張貼設備編號變得難以操作。
4.缺乏有效的制度與規范。與設備類資產管理相比較,軟件類資產管理缺乏一套具有可操作性的管理辦法。同時,上級部門對軟件資產具體的分類標準,規范化管理的描述都比較簡略,可操作性不強,并沒有一套詳細的“軟件資產的分類管理辦法”,所以,也造成了高校資產管理部門面對軟件資產管理無法可依、無規可循。對于一些專業化工具軟件,各部門可根據自己的需要自行購買或委托開發,由此存在許多重復購置和過高的維護成本,由于缺乏統一管理,軟件的日常維護,如版本更新、軟件登記、價值管理等工作就變得很不到位。
二、高校軟件資產管理的對策研究
針對高校軟件資產管理過程中存在的現狀,按照《中央行政事業單位軟件資產管理暫行辦法》(國管資[2011]280號)和《行政事業單位國有資產管理辦法》(財政部2006令第35號)等國家和部委文件精神,考慮軟件資產的特征,筆者提出如下對策建議:
1.明確什么是軟件資產。要管理好軟件資產,首先就要搞清楚什么是軟件資產,參照國務院機關事務管理局在2011年頒布的《中央行政事業單位軟件資產管理暫行辦法》(國管資[2011]280號)中對軟件資產的解釋,并結合高校資產管理的特點我們做了如下定義,即軟件資產是指以軟件介質、授權文件、特定程序加文檔的集合體等形式存在的,單位價值在1000元以上(含1000元),且使用時間或授權期限在一年以上的同類資產。其中,軟件介質包括各類光盤、硬盤、U盤或加密狗等;授權文件包括授權協議書或電子文檔中的序列號、激活碼等。
2.建立軟件資產的分類標準。按照《高等學校固定資產分類與編碼》(第3版),計算機軟件總體分為系統軟件、支撐軟件、應用軟件、測試軟件和其他軟件等類型,具體來說包括各類程序開發軟件、平臺操作系統、數據庫管理系統、電子表格軟件、圖文處理軟件、專業專用軟件、應用事務性軟件等。從上述分類中可以看出按軟件的使用功能分類十分復雜,對于我們管理來說并不方便,建議根據軟件配置方式將軟件分為商業成品類軟件、定制開發類軟件二大類。(1)商業成品類軟件,也可稱作為固定資產類軟件:此類軟件為開發完畢的成熟軟件,以系統軟件、工具軟件為主,市場價格明確,容易確定入賬金額,建議單位價值在1000元以上(含1000元),且使用時間在一年以上的大批同類軟件,按照國家相關規定,作為固定資產來進行核算與管理。(2)定制開發類軟件,也可稱作為非固定資產類軟件:此類軟件多為按照使用方的需求而量身定制的,所以價格不一且難以核算,考慮到此類軟件資產價值認定和結算方面的復雜性,對該類軟件應與第一類的商業成品軟件區別管理,由于定制開發此類軟件主要是人工服務,建議將此類軟件的費用作為服務費用支出。(本文來自于《經濟師》雜志。《經濟師》雜志簡介詳見)
3.建立商業成品類軟件的三階段管理。對于商業成品類軟件可參照設備類固定資產管理辦法實行,但鑒于軟件自身的特點,建議在軟件的配置、使用、處置三個階段有別于一般設備類固定資產的管理。配置階段:首先,要注意在采購的硬件中是否包括預裝的軟件,采購合同中要列出所有獨立授權的軟件,同時要單獨列示服務費,以便將來正確計算軟件資產價值。其次,軟件資產保管的主要對象有兩個,介質(光盤、硬盤、U盤或加密狗等)和許可授權文件,資產清單不僅記錄軟件許可,還記錄軟件的安裝、介質的保存、軟件版本的變遷等一系列軟件的使用信息。在軟件資產清單中,軟件資產必須一一登記造冊,而且要定期進行檢查、核實。使用階段:商業成品類軟件的許可期限一般在1年左右,在許可期結束時,應停止使用,避免引起侵權,再次購買時需注意區分新許可和升級許可,購置新許可可以理解為購置了新的軟件資產,資產的數量增加了,而購置升級許可只是升級原有軟件的版本,軟件資產的數量并未增加,所以在入賬時應以增值處理,并對軟件資產的型號或規格修改成最新版本,軟件在使用過程中的維保(咨詢服務)類費用納入服務費用支出。處置階段:軟件資產是否應該報廢不應按使用年限來確定,而應根據軟件是否能滿足業務需要來確定,一般以下列標準來界定固定資產類軟件的報廢條件:(1)版本陳舊已不再使用的;(2)達不到業務要求需要淘汰、刪除的;(3)已超過授權期限無法使用的。因此,對軟件報廢要區別于設備類固定資產來對待,建議可以設立一個軟件待報廢賬戶,將確定要報廢的軟件將其從原來的賬戶中劃撥進來,待報廢期限一到再進行申報。
4.明確開發類軟件的著作權歸屬。開發類軟件一般分自主開發與委托開發,由于開發類軟件會產生權屬問題,建議區別對待管理。對于自主開發的軟件,可以分為職務軟件和非職務軟件,職務軟件指凡在高校立項,由高校師生員工(包括離退休、退職、調出人員、學生以及臨時在單位工作的人員)利用高校的物質技術條件等,并由高校承擔責任所完成的軟件。如果是高校師生員工完成的職務軟件作品,其著作權歸學校所有,完成人享有署名權,學校與完成人訂有合同、對著作權的歸屬做出約定的,從其約定。非職務軟件作品的著作權歸完成人個人所有,任何單位或個人不得侵犯。與外單位合作或接受外單位委托,研究、設計公司完成的軟件,除著作權屬有明確規定外,如果是獨立完成的,著作權屬于高校;如果與外單位合作完成的,著作權歸高校與合作完成單位共同所有。對著作權的歸屬作出約定的,從其約定。
5.明確軟件的管理歸口,各司其職。由于軟件不同于硬件資產,使其在購置、監管、核算等方面都需要各相關部門密切配合,所以建議按部門管理職能明確管理歸口,各相關部門應各司其職對軟件資產的不同階段進行有效管理。信息部門職責:一是作為軟件的技術管理部門,負責統籌定制開發類軟件的技術可行性審批、驗收、升級、管理、維護等工作;二是與高校科研部門或法務部門一起對集團的軟件著作權進行管理,并代表高校統一對外處理有關軟件著作權事務。設備管理和采購部門職責:一是負責商業成品類軟件的審批、采購、入賬登記和管理;二是組織商業成品類軟件的資產清查;三是建立商業成品類軟件的管理辦法。使用部門職責:一是負責對開發類軟件的立項、可行性報告、申報;二是負責自行購置開發類軟件,但在組織采購時應遵照國家相關法規及單位有關規定執行。
“中國資產管理行業的第三次浪潮萌芽于突破技術假設的金融功能疊加。這一時期,大數據處理、云計算機等互聯網技術的廣泛應用,對金融業帶來深層次影響,使傳統金融功能模塊兒之間的界限逐漸模糊,跨類別金融功能之間的融合成為可能,例如以余額寶為代表的互聯網理財產品融合支付結算功能和資源配置功能,網絡貸款、小貸產品融合基于大數據處理的風險管理功能和大范圍融資機制功能。總的來看,未來資產管理行業創新將更加體現不同金融功能相互組合疊加所釋放的巨大規模經濟和范圍經濟。”
――摘自《2014資產管理行業發展報告》(巴曙松等著)
二、資產管理行業市場規模
據中國銀行業協會統計,截至2015年上半年,銀行業類金融機構資管規模接近33萬億元,國內銀行理財規模已突破18.4萬億元,信托資產管理規模為14.4萬億元;證券期貨經營機構資管規模已突破30萬億元。資產管理行業細分市場容量如下:
1.公募基金公司
自1998年第一只封閉式證券投資基金發行以來,我國基金業得到快速發展。基金行業的發展不僅改變了社會傳統的理財觀念和理財方式,成為投資人參與社會投資的重要方式;同時,也有力推動了資本市場的制度改革,促進了金融體系的改革和社會保障體系的改革。十多年的發展歷程,基金行業不斷創新,產品類型不斷豐富,從封閉式基金到開放式基金,從股票型基金、債券型基金、平衡型基金、貨幣市場基金、保本基金、LOF 基金、ETF基金,再到QDII基金。基金公司的業務領域也從公募基金,發展到社保基金、企業年金、專戶理財產品等。
據東方財富Choice數據統計顯示,截至2015年6月30日,00家基金公司,共發行了3013只基金,總規模達71360.83億元,較之一季度末增長18792.80億元,增幅為35.75%。天弘基金雖然規模有所縮減,但仍以6686.30億元的規模蟬聯公募基金規模首位。股票型基金861支,基金規模18085.85億元,規模凈增2944.14億元,增幅16.28%。混合型基金共683只,基金規模23746.28億元,規模凈增13151.25億元,增幅124.13%。債券型基金共486只,基金規模3951.82億元。貨幣型基金190只,基金規模24120.49億元。
DII型基金共93只,基金規模761.47億元。短期理財債券型基金共52只,基金規模694.59億元。
另外,近年來,基金專戶子公司業務作為頂層設計的重要創新,業務發展非常迅猛,為加強基金管理公司資管業務信息披露,基金業協會統計了2015年9月底基金管理公司資管業務總規模排名、基金管理機構公募基金規模排名、基金管理公司專戶業務規模排名、基金子公司專戶業務規模排名,第一名民生加銀資產管理有限公司7049億元,前十名均超過2000億元。
2.證券公司資管業務發展現狀
1987 年第一家專業證券公司成立,到現在我國證券行業已經走過了 20 多年的發展歷程。伴隨著經濟體制改革和資本市場的孕育與發展,證券行業從無到有,不斷發展壯大,已經成為金融體系的重要組成部分,為社會主義市場經濟體系建設和國民經濟發展做出了重要貢獻。期間也經歷過一些波折,進行過綜合治理,處置過一些高風險的證券公司,但總體來說,證券公司目前已進入了良性發展軌道,經營理念、內部治理、風險控制機制發生了深刻顯著的可喜變化,基礎制度全面改革完善,風險防控能力和經營管理水平明顯提高。
3.信托公司發展現狀
1979年,我國成立了第一家信托投資公司,至今已有30余年的發展歷程。信托行業經過第六次整頓(2007年《信托公司管理辦法》和《信托公司集合資金信托計劃管理辦法》對業務進行規范)之后,信托公司的性質和發展方向逐漸明朗。兩規”為信托業在資產管理以及結構化金融產品市場發揮更重要的作用奠定了基礎。
2015年1季度末,信托全行業管理的信托資產規模為14.41萬億元(平均每家信托公司管理資產規模達到2119.10億元);信托公司可以投資的資產類型包括:貨幣市場工具、貸款、證券市場、長期股權投資、長期債權投資、買入返售資產、融資租賃、無形資產、基礎產業、房地產業、實業等。
4.私募集金發展現狀
據基金協會數據,截至2015年6月末,已完成登記的私募基金管理機構13918家,管理私募基金15612只,管理規模3.78萬億元,私募基金行業從業人員221092人。
已備案私募基金中,私募證券投資基金8970只,規模13078億元;股權投資基金5018只,規模21120億元;創業投資基金1059只,規模2296億元;其他類型基金565只,規模1347億元。
已登記私募基金管理機構中,按管理資產規模劃分,管理資產規模100億元以上的62家,50億元―100億元的78家,20億元―50億元的221家,20億元以下的13557家。
三、資產管理行業軟件與服務發展前景
金融改革與創新需更多的信息化支撐。隨著中國經濟溫和回升,2015年中國金融行業將繼續保持穩健的發展態勢,金融改革的力度將不斷加大,行業轉型步伐加快。計世資訊(CCW Research)認為,當前中國金融行業仍處于較好的發展時期,中國經濟社會發展基本面長期趨好,國內市場潛力巨大,這為金融行業發展創造了難得的機遇。與此同時,中國金融行業也正面臨發展方式的轉型,風險和困難逐漸增多,對風險管理和監管的要求日益提高,對金融創新的需求日益迫切。在這個過程中,IT在金融服務與創新方面將承擔著越來越重要的角色。
1.2014年中國金融行業信息化投資規模為530億元
計世資訊(CCW Research)《2015年中國金融行業信息化建設與IT應用趨勢研究報告》顯示,2014年中國金融行業信息化投入為530.0億元,比2013年增長3.6%。隨著國內經濟的回升,中國金融行業信息化投入穩步增長。計世資訊(CCW Research)預測,015年中國金融業IT投資規模較2014年增長3.9%,達到550.7億元人民幣。
2.資產管理行業的信息化建設如火如荼
隨著基金公司、保險公司、信托公司、證券公司、私募基金公司、產業基金公司、商業銀行資金運營部、財務公司等機構投資者進行資產管理業務的開展,資產管理業務的發展呈現出良好局面,各細分市場都處于高速發展的階段中。2007年至 2010 年,我國資產管理整體解決方案及軟件產品和服務的市場規模分別為14.10億元、16.66億元、19.49億元和22.95億元。
隨著國民經濟持續穩定的發展,資產規模的擴大和投資品種的創新對資產管理人的管理水平提出了更高的要求,這為資產管理整體解決方案及軟件產品和服務的市場容量增長提供了保障。預計到2016年資產管理整體解決方案及軟件產品和服務的市場規模將達到50億元。
四、資產管理行業軟件與服務行業壁壘
1.行業經驗壁壘
資產管理行業應用軟件產品專業性很強,涉及信息技術和金融行業領域。對于行業應用軟件及服務綜合方案提供商而言,需要對金融行業和整個應用環境有較深入的了解,并且能為客戶在信息系統建設中提出指導性建議。同時,客戶對系統自身的可靠性、穩定性、安全性等方面要求很高,企業以往的項目業績、行業口碑、系統穩定性等諸多因素直接影響客戶的選擇。因此,行業經驗的積累已成為本行業實質性進入壁壘之一。
2.客戶資源壁壘
隨著金融業務的創新和發展,資產管理行業對信息系統的依賴性日益加深。為了保證信息系統在運行和維護上的可持續性和穩定性,客戶與企業的實質合作關系建立起來以后,原則上都傾向于長期合作。客戶對同一類型的產品不會輕易更換,客戶粘度大,客戶資源的積累已經成為新進入者難以替代的歷史積累。
3.人才壁壘
金融應用軟件產品專業性很強,這就對金融應用軟件開發企業的研發隊伍提出了很高的要求,軟件開發人員不僅要精通軟件開發技術,還要對金融行業的政府政策、業務特征、核算規則等業務細節有深刻理解。因此,本行業需要信息技術和金融知識相互融合,對人才的素質要求較高,這些人才需要有業內長期的實踐才能積累相應的經驗和能力。人才是進入本行業的重要壁壘之一。
4.業務與技術壁壘
金融應用軟件行業不僅具有一般軟件行業的特點,如高科技、知識密集、技術先導,還具有與下游應用環境緊密相關的特征。產品的開發涉及到金融工程、軟件工程等多個學科和技術,需要長期持續的攻關研究,具有較高的業務與技術壁壘。
5.質量和品牌壁壘
本行業是一個市場化程度較高、充分競爭的行業。產品的品質和品牌是企業的競爭能力、產品創新能力、后續服務能力等綜合實力的體現。先進入者經過長期、良好的應用和服務,能夠積累起豐富的成功案例,從而樹立起良好的市場品牌形象。要獲得市場的認可需要企業長期建設、經營和積累,新進入者難以在短期內培養出品牌知名度。
6.技術服務壁壘
優質的技術服務是進入本行業的重要壁壘之一。客戶使用軟件產品是一個長期的過程,如不能及時為客戶提供有效、優質的服務,將會大大降低客戶的滿意度。因此,這就要求企業不僅銷售軟件產品,更需要提供完善、及時、有效、優質的后續技術支持和服務。
五、資產管理行業軟件與服務發展趨勢
關鍵詞:行政事業單位;固定資產;管理系統
中圖分類號:F251.1;F812.2 文獻標志碼:A 文章編號:1673-291X(2007)08-0094-03
1 引言
行政事業單位的固定資產數量和金額增長迅猛,到2000年底,廣東省行政事業單位固定資產約達1 529億元,規模龐大,種類繁多。隨著經濟改革的不斷發展,政府為加強行政事業單位固定資產管理,提高固定資產的使用效益,建立健全各項管理制度,保障固定資產的安全和完整,于近年在全國進行了大規模的清產核資及固定資產清查工作。在新形勢的要求下,需要有相應的會計體系積極配合政府職能部門,根據政府實際管理工作的需要,對原有的固定資產管理系統進行針對性的優化完善,以滿足政府部門對固定資產管理的需要。
2 預算單位固定資產管理存在的問題
2.1 賬實不符問題
賬實相符是確保會計信息質量真實、準確的基本要求。造成賬實不符的原因,一是固定資產采購時項目被挪用,形成固定資產虛列;二是因歷史原因違規購建固定資產,而不入固定資產賬或部分入賬;三是會計差錯,即已報廢、盤虧的固定資產未及時進行賬務處理。
2.2 責任人管理機制不到位問題
根據固定資產管理制度規定要求,政府相關部門應該對造成上述違規現象的責任人進行處罰。由于管理未得到徹底落實,保管固定資產的負責人責任意識薄弱,對固定資產的管理工作就會不重視,產生更多的違規事件。
2.3 閑置固定資產的處置問題
閑置固定資產是指不需用固定資產,主要表現為閑置房地產及閑置電子設備等。閑置固定資產的產生,主要源于以下三種因素:一是內部整合產生的閑置,在進行政府機構改革的過程中,對部分政府部門進行了撤并,造成了撤并后資產的閑置;二是科技進步造成固定資產無形損耗而產生的閑置,這在電子設備的更新換代上表現得尤為突出;三是因歷史違規行為產生的閑置。最明顯的例子,如無定編車輛、違規購建房產,因產權問題無法解決而閑置存在于賬外。這些閑置固定資產占用了國家大量資金,有些資產已無法使用但只要不報廢就可每年得到財政的撥款,所以,需要積極加以盤活處置。
3 健全和完善固定資產管理體制的對策
預算單位曾在2001年進行了清產核資,在2001年和2005年開展了清產核資檢查,相當于在全國進行了全面摸清預算單位“家底”的工作,規范了固定資產的入賬核算,在很大程度上改善了會計信息質量。但由于賬實不符問題源于多年的歷史原因,并未得到全面的解決。近年來,隨著“責任政府”的建設及政府部門的內部管理制度的完善,逐步將固定資產違規現象與有關負責人的任期業績評價掛鉤,這種情況已有所好轉。但固定資產管理工作之所以存在上述種種問題,很大程度上來源于歷史上長期粗放式管理形成的遺留問題積淀,還有一部分源于現有體制的不完善之處。針對固定資產管理中存在的種種問題,應進一步健全和完善固定資產管理體制。
3.1 實施電算化管理,按照預算單位固定資產分類與代碼進行固定資產管理分類
由于近年行政事業單位的固定資產數量及金額增長迅猛,規模龐大,種類繁多,各項管理工作僅靠傳統的手工管理、手工統計已遠不能適應工作的要求,必須實現電算化管理,將固定資產的購建、決算、核算、處置、報廢等各項業務予以反映,實現固定資產的電子化管理與實時監控。完善的固定管理系統將有助于政府管理機構實時掌握固定資產信息,提高管理工作的時效性和透明度。同時,在實現核算電算化的前提下,建議取消手工固定資產明細賬和總賬,提高工作效率。但目前固定資產電算化核算方面最大的問題就在于固定資產科目設定問題上。目前,通常的做法是根據行政單位財務規則規定將固定資產分為房屋及建筑物、一般設備、專用設備、文物和陳列品、圖書、其他固定資產六大類。在對房屋及建筑物、文物和陳列品、圖書的分類中一般不容易產生差異,但在一般設備、專用設備、其他固定資產的分類中則產生了不少的差異。兩個單位的固定資產分類,一個為行政機關單位,一個為事業單位(學校),從科目編碼上就有不同,各個單位對專用設備與一般設備的分類也不盡相同,對某些單位是專用設備,對另一些單位又屬一般設備,如幻燈機,在學校為專用教學設備,在大部分行政單位為一般辦公設備。另外,單位自己分類明細,編碼也多有重復,電腦與電腦微機就在專用設備與一般設備中重復出現。
作者認為,在實務中要按照預算單位固定資產分類與代碼目錄(根據GB/T14885-94摘編整理)作為固定資產卡片管理的分類依據更為可行。因該目錄將固定資產分為四大類:(1)房屋及構筑物類;(2)交通運輸工具類;(3)通用設備類;(4)專用設備類。每大類的分類非常細致清楚,比人為分類更科學、合理。由其對容易造成差異的分類項進行了明細分類,對專用設備更是按行業類別分為醫療衛生類、廣播電視類、科研類、文化體育類、新聞出版、公安政法及其他類。目前,市面上已有不少固定資產軟件的編碼就是以此為依據的。另外,按預算單位固定資產分類與代碼目錄的另一大好處即是可自動導出清產核資數據,因日常就按此分類與代碼做賬,清查時就可事半功倍。如無固定資產管理軟件,則根據預算單位固定資產分類與代碼目錄建立會計科目與之對應,也會為固定資產核算、管理帶來極大的方便。
3.2 建立與辦公自動化系統相連接的固定資產管理模塊
會計信息系統在信息技術的推動下必將從封閉走向開放,從桌面走向網絡。辦公自動化系統的構建和應用,能及時、迅速地獲取單位管理運行及實時變動的情況,使各部門之間協調配合,進行辦公業務操作處理,做到有效地處理和利用信息。本文僅以會計固定資產管理模塊在辦公自動化系統中的應用進行探討。
固定資產管理軟件模塊通常僅在財務部門進行核算,為核算型軟件,但隨著社會發展與科技進步導致會計信息系統向財務業務集成階段發展。在財務工作中固定資產管理軟件主要功能為核算資產數據,包括財產登記、登記財產卡片、財產單據、生成資產憑證、資產賬簿(財產明細表、財產匯總表)等。而財產采購、財產處置、安全控制及財產登記中的驗收登記、領用登記等數據在財務軟件中很難連貫地反映出來,而在整個固定資產管理中會涉及單位所有人員,為完成固定資產管理功能,不同部門人員和同一部門人員,經常會發生個人與個人之間、個人與部門之間的交互關系,并需要對某項事務進行合作處理。所以,必須借助辦公自動化系統與財務固定資產管理軟件相結合,才能使各類數據資源實現共享,從而大幅度地提高財政部門的數據管理能力和運用效率。而整個固定資產管理軟件模塊主要功能應包括:財產采購、財產登記、財產處置、安全控制等功能。但如何實現兩個系統的結合及數據的交換,各類數據資源實現共享,我認為可通過以下實際應用的方案來予以解決。
將所有資產的驗收、登記、領用、查詢數據工作均在辦公自動化系統中的資產管理模塊完成。在資產驗收保存時直接生成領用單并登記財產附件、圖片等資料,并進行驗收單據、標簽、卡片打印。在辦公自動系統中可以按資產的名稱、類別、登記時間、資產狀況進行組合查詢。資產分配給各使用部門、使用人員,以便相關的資產負責人可以隨時查閱當前資產使用的狀況。包括資產的借用、部門間資產的調撥、資產贈送等詳細記錄。同時,財產管理軟件增加導入模塊:由辦公自動化系統在導入財產管理軟件前根據行政單位財務規則第二十六條關于固定資產單位價值及其他的規定標準條件,自動將資產數據分成固定資產數據及材料、低值易耗品數據兩部分,并提供數據結構導入至財產管理軟件中。財產管理軟件中進行變動數據的審核、登記或更新財產卡片、自動編制分錄、結賬、財產明細表。財產匯總表、打印財產數據、查詢財產數據、資產盤點等工作。行政事業單位固定資產管理系統工作流程圖如下圖所示。
通過辦公自動化系統及財產管理軟件的分功能管理,資產數據根據既定的軟件程序和規則自動生成資產卡片、會計憑證、報表等,會計人員只需要維護相應的分類和匯總機制,就可實現從數據采集到數據輸出的全部工作,大大減少了會計人員基礎工作量。資產數據通過導入時的劃分,進行了資產的分類,在進行資產管理時就可分重點、分層次的管理。
資產數據通過一次錄入的數據同時被辦公自動化系統和財產管理軟件所共享,完成了幾個系統的數據收集和規范,在這種模式下,所有數據來源一致,劃分口徑統一,從不同的層面進行數據分析產生的結果也是一致的。數據采集能夠實現與交易事件發生、發展同步,真正達到實時反映資產的實際狀態。
3.3 完善資產管理機制
完成固定資產管理的各項工作必須建立起有效的管理機制,以促進管理目標的實現。完善固定資產管理方面的機制必須受到政府相關領導的重視與認可,具體措施如下:各預算單位設定固定資產管理工作崗位人員責任制,財政部門也應設立監督預算單位固定資產管理工作崗位人員責任制,提高管理人員的素質要求,定期由政府的財政部門進行檢查、考核,考核結果作為固定資產管理工作崗位人員提拔、任用等的依據;將固定資產管理水平作為管理責任人審計的重要一項等。
3.4 加強固定資產的盤點及處置工作
根據行政單位會計制度第三章資產的規定,固定資產應每年盤點一次。但實際工作中,固定資產的盤點往往由于年終人手少、工作繁雜而未進行。所以,固定資產的盤點工作必須認真落實,從制度、時間、人手、領導抓起,對發現的賬實不符、盤盈、盤虧的固定資產及時進行處理。應建立切實可行的預算單位盤點、處置機制,并嚴格執行,落實到人。積極處理好閑置固定資產,引入資產評估程序,進行競價出售、拍賣等公開、透明方式回收資金,或依法按政策捐贈邊遠地區等方式使國有資產保值、增值,提高固定資產的質量,保證會計信息真實、可靠。政府的財政部門也應建立固定資產的盤點、處置制度的監督機制,對要處置的資產進行金額、數量上把關和審批,并定期對預算單位的固定資產進行清查。
4 結論
本文在指出行政事業單位固定資產管理中存在問題的基礎上,提出了應進一步健全和完善固定資產管理體制。各部門固定資產的管理和使用應堅持統一政策、統一領導、分級管理、責任到人、物盡其用的原則,并通過建立完善與財務管理系統和辦公自動化系統相連接的固定資產管理軟件系統,規范固定資產分類及代碼、加強盤點和處置的監控等措施,使固定資產管理制度剛性化,達到實時監控、硬性約束的目的。從而實現對行政事業單位固定資產的有效管理,提高固定資產的使用效益,保障固定資產的安全和完整。
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Discussion about the administration Unit Fixed Assets Management
DAI Hong-jian
(Graduate Student College, Xiamen University, Xiamen 361000, China)
為了更有效地進行資產管理,高職院校應該設置專門的資產管理機構,并結合現有機構框架進行三級管理。具體如下:其一,專門管理機構為一級部門,負責用專業手段分部門、類別進行資產管理登記,建立穩定、有序的資產清理機制,及時對賬、盤點,準確掌握高職院校的資產管理及使用情況,積極維修、監管資產的使用、維修狀況,確保固定資產賬目和實際使用情況相符。其二,劃定二級管理部門,諸如教務處、圖書館等,專門負責本部門內的資產管理,及時清理資產采購、使用、維修、報廢、循環利用等狀況,并上報一級管理部門。其三,劃定三級管理部門。三級管理部門主要是指教學單位、更細致的部門等。三級管理部門主要負責本部門資產的管理,明確部門的職責范圍,按照學院要求,對資產實行分級管理,確保學校各項科研、服務、管理順利進行。
二、建立穩定資產管理隊伍
資產管理的核心是“人”,為了確保資產管理的效果,就需要建立穩定的、高水準的資產管理隊伍。具體來說,高職院校應該為資產管理部門以及個分級部門配備專業的、常設的資產管理人員,并定期對資產管理人員進行理論、實務能力的教育、培訓。具體來說,高職院校應該采取如下對策:其一,選聘專業人才。當前高職院校資產管理人才較為稀缺,資產管理水平亟待提升。為此,高職院校一方面要進行社會招聘,廣納良材,另一方面應該與獵頭公司合作,尋求高素質的資產管理型、操作形人才,完善人才結構。其二,加強資產管理培訓。資產管理是一門時效性、專業性很強的科學,為了提高資產管理效率,高職院校應該加強對各級部門中資產管理人員的管理、培訓,提高其資產管理水平。
三、完善學校資產購置制度
資產購置是資產管理的起始階段,資產購置的效果直接影響到資產管理的整體效果。高職院校應該建立完善的資產購置制度,具體要做到如下幾點:其一,加強對資產購置計劃的審核。資產購置之前要進行科學的規劃,依據優先分配原則,制定系統的、主次有序的資產購置計劃,并與資產的報廢、維修管理結合起來,提高資產購置的針對性、有效性。其二,進行專家檢查。高職院校的資產購置計劃,應該進行專家審核,結合學校的實際情況統籌安排,避免資產重復購置。其三,推行校務公開制度。高職院校應該加強物資采購內控,并及時公開相關采購信息,推行政府采購、公開招標的方法。諸如在對大宗教學設備、圖書、設備等物品、服務進行采購的時候,應進行集中招標采購,加強監管,實行崗位回避,避免出現暗箱操作行為,提高資產采購、使用、管理、審批、審計的專業性、有效性。
四、采取網絡資產管理軟件
高校資產管理信息化是重要的趨勢,通過信息化技術、軟件、設備、平臺管理資產,不但能夠提高資產管理的精細度,還能提高資產管理的效率。網絡信息服務具有實時性、準確性特點,將其應用到高校資產管理中,能夠有效地改善信息提取、對賬等方面存在的問題,實現對資產的實時、動態管理。此外,通過網絡資產管理軟件還能實現部門之間之間的合作與協調,具體如下:其一,各級資產管理部門、人員之間可以進行實時交流、溝通,了解資產的采購、使用、管理、維修、廢置等狀態。其二,加強與財務部門的聯系。通過網絡資產管理軟件,資產管理部門可以將財務部門納入到二級管理部門,確保財務審批的有效性,確保資產賬與物相一致。其三,促進各部門之間、部門和使用者之間的聯系。部門可以通過該軟件了解資產管理的具體情況,使用者可以自己需要的資產管理信息,促進資產設備的調劑,實現資產的共享,提高資產使用效率,避免資產重復購置。
五、建設資產管理后勤文化
這里所謂的資產管理后勤文化主要是指資產管理部門以及資產管理人員在提供管理、服務過程中形成的文化的總和。資產管理的后勤文化豐富了校園文化的內涵。在實際的資產管理和服務中,應該采取如下措施:其一,倡導資產管理、服務文化。資產管理部門及人員應該樹立與時代相符的資產管理理念,提高資產管理人員的素質。資產管理部門應該完善資產管理程序,確保資產管理工作的質量,和諧資產管理、服務人員和師生之間的關系,建立正面、積極的資產管理后勤文化,創設良性、可持續的服務文化氛圍。其二,推行節約文化。資產管理部門應該倡導、宣傳節約文化,建設節約型校園,通過資產管理的制度、流程、標語等,讓學生認識到節約財富、愛惜資產的重要性,使其更加愛惜、保護各種校園文化資產,使其養成良好的節約美德。
六、總結
目前,我國軍隊國有資產管理信息化建設還處于初步階段,與外國一些發達國家相比還存在較大的差距。只有認真審視自身信息化建設中存在的問題,有針對性地制定相應的措施,才能不斷促進軍隊國有資產管理信息化建設進程,縮小與發達國家的差距。
一、軍隊國有資產管理信息化建設的問題分析
(一)軍隊國有資產管理觀念認識上的偏差
在我國國有經濟體系中,以國有企業為主體的國有資產較受重視,而對行政事業單位國有資產,特別是軍隊國有資產及其管理長期以來卻沒有得到應有的重視,以致行政事業單位國有資產管理和改革滯后于國有企業國有資產管理和改革。資產管理信息化網絡化創新意識不夠,目前資產管理多采用單機用戶使用方式,沒有考慮數據資源共享,重復勞動現象普遍存在,對網絡應用較少,缺乏利用網絡進行資產管理的意識。
(二)軍隊國有資產管理手段原始化
軍隊國有資產管理部門掌握不了各部門國有資產的總量、結構及其變動情況,大量的信息在資產的占有、使用單位,而財務部門作為資產的主管部門,掌握的信息較少,造成了嚴重的信息不對稱、不集中、不全面、不準確,不能為決策者及時提供真實準確的參考信息,不能適應現代管理效率的要求。無法做到實時在線處理,靜態存量資產數據多,動態增量資產數據少,管理比較滯后。
(三)軍隊國有資產管理模式不夠完善
各單位為了各自利益,不能及時將資產管理信息提供給高級決策者;部門內部人為控制現象較重,掩蓋了本單位的實際資產狀況,造成信息失真;各級下屬單位多,無法在短時間內向領導提供有效數據,沒有做到資產管理層次與部隊體制編制相吻合。軍隊資產管理還未實現運用信息技術手段,將供應、管理、監督系統統一起來,計算機雖然實現資產信息的處理,但由于缺乏規范性,也沒有完全彌補人為因素帶來的資產管理漏洞。
(四)軍隊資產管理軟件有待于進一步完善
全軍研制開發了《軍隊資產管理系統》,與《軍隊財務管理信息系統》其它子系統軟件一起構成了“軍財工程”系列財務軟件。該系統解決了各系統間數據結構不統一的問題,但是仍然沒有完全實現其與軍隊財務管理信息系統其它子系統間的數據共享,沒有處理好資產管理系統與其他軍隊財務管理信息子系統的接口問題,技術上形成了資產管理信息孤島現象。特別是資產預算功能模塊沒有進行開發,隨著預算編制改革和資產管理工作不斷深入,資產、經費和預算一體化管理要求系統具備資產預算功能,這也是資產管理系統有待于進一步完善的方面。
(五)軍隊資產信息安全防范力度不夠
《軍隊資產管理系統》軟件的網絡版已經頒發全軍資產管理部門,但是充分應用其網絡功能的單位卻少之又少,究其原因資產信息安全是主要的方面。對于現代網絡系統而言,網絡環境的開放性和邊界不確定性,大大增強了網絡安全的脆弱性和復雜性,計算機病毒的肆意傳播以及網絡黑客通過非授權侵襲進行破壞,對信息安全的破壞則更為嚴重。
二、軍隊國有資產管理信息化建設的宏觀設想
(一)創新軍隊國有資產信息化管理思想
首先,要轉變領導干部的觀念,樹立較強的信息意識,重視信息技術資源,明確加強軍隊國有資產管理信息化,不單是配備足夠的電子計算機、安裝管理軟件,而是要組織人力、物力、財力用于開發資產管理信息系統,尋求機會加大資產管理人員培養力度;其次,要轉變消極被動的觀念,不能自視落后,而采取等靠要的觀望態度,要從根本上促進整個軍隊國有資產管理系統功能的完善與管理理念的創新,提高運行效率。
(二)完善軍隊國有資產管理信息系統
建立完善軍隊國有資產管理信息系統是及時掌握和了解各個主管部門和事業單位資產占有、使用軍隊國有資產情況的一種非常有效和快捷的途徑。統一開發軍隊國有資產管理系統軟件,制定全軍統一的國有資產管理體系,建立一整套全軍各單位國有資產的基本數據庫,以完整反映各級各部門國有資產存量和增量動態情況。
(三)建立高效的網絡安全防范體系
實現資產管理網絡化后,信息安全防護應主要包括兩方面的內容:信息的靜態安全和信息的動態安全。前者指防止存放在服務器、磁盤陣列等設備上的財務數據被盜取、修改、破壞,后者指數據在傳輸過程中的安全性,防止被截取和竊取。保證系統安全可以采取多方面的技術,如:數據備份、異地存儲和遠程控制,防火墻、加密和數字簽名認證技術等。加強資產管理網絡安全,防止泄密,必須充分運用上述高新技術,建立起高效的網絡安全防范體系。
1、媒體資產管理系統產生的背景
廣播電視經過幾十年的發展,積累下來許多珍貴的電視節目資料。這些資料是對社會發展有著重要意義的圖文聲像復合媒體,是一筆不可復得的、極為貴重的資產。在今天數字化、網絡化的時代里,更好地保存、管理和利用這筆資產,是電視臺今后開展多種業務、增加新的效益增長點的根本。
傳統的節目保存方法是將記錄有內容的錄像帶貼上標簽存放在帶庫的架子上,目前幾乎所有電視臺都是采用這種方法。由于技術、保存和管理的局限,使得電視節目資料的再利用率極低,相當一部分還正在發生質量惡化,甚至信息消失,這是一個極其嚴峻的問題。而導致這個問題的關鍵因素是電視臺沒有建立起一套科學、有效的資產管理系統。所幸的是,科學技術的發展,特別是計算機多媒體技術的飛速發展,已經為電視行業提供了一個解決媒體資產管理的較為成熟的技術方案,即媒體資產管理系統。
媒體資產管理是從90年代初提出的數字圖書館技術發展而來的,結合了存儲、網絡、數據庫、多媒體及人機交互等多項技術,主要解決視音頻等多媒體數據的存儲、編目檢索、版權和再利用等問題。本文主要對媒體資產管理系統的存儲模式做一個探討。
2、內容存儲是媒體資產管理系統的基礎
獲取、存儲和管理。內容的獲取和管理都與內容存儲有著不可缺少的聯系,可以說內容存儲是媒體資產管理系統的基礎。
二、多級存儲模式的結構
媒體資產管理系統的核心技術是內容存儲,所以采用什么樣的存儲模式對一個功能強大的媒體資產管理系統起到至關重要的作用。
在過去的三年里,非線性編輯網絡在電視臺迅速普及。以一個電視臺為例,如果每天需要使用非線性編輯網絡制作兩個小時的節目,那么至少需要采集六個小時的素材量。記者每天拍攝的素材量可能源源大于采集的素材量,而很多沒有制作的素材卻有幾高的保存價值。我們暫且按照六個小時的素材量計算,加上已經播出的兩個小時的節目,我們至少應該保存八個小時的素材量。這樣每年將有近3000小時的素材需要保存。但是由于中心存儲設備的價格較高,一個制作網絡里面的素材往往只能保存3-7天,所以根本無法滿足素材存儲 的需求。如何用一種相對廉價的、存儲量大的存儲設備作為系統的二級存儲,保證隨時能夠將以前的素材調入,成為電視臺最基本和最迫切的要求。而媒體資產管理系統的多級存儲模式剛好能夠滿足這個要求。
在媒體資產管理系統的存儲模式設計中,許多廠商都推出了在線(On-line)、近線(Near-line)、離線(Off-line)三級相互結合的存儲模式。
有實際限制。最典型的離線存儲設備是磁帶,可用磁帶來描述離線設備的使用。一般情況下,磁帶并未裝入磁帶機,若要讀取某一盤數據,必須先將該盤磁帶裝入磁帶機,然后通過計算機系統讀取磁帶,全部操作完成后取下磁帶。所謂離線是指數據介質并未處于隨時可以讀寫的范圍,如果使用,需要人為的介入完成。
離線存儲設備通常價格比較低廉,所以可以將總存儲做得很大。但是由于離線到在線的介質裝載過程很長,所以離線存儲一般用來存儲那些不經常使用的冷數據。
在媒體資產管理系統中,當采集、標引、記錄完成后,原始數據記錄載體(光盤或數據流磁帶)即可離開系統,存放在一般的儲存架上了,由于媒體資產管理系統一般采用MPGE-4視音頻的在線查詢和瀏覽,在大量的查詢和瀏覽視音頻的工作中是不需要訪問原始記錄數據的。一旦查詢系統確定要使用某一個(一批)素材時,針對離線的素材,系統會告訴你所需的素材在幾號盤帶上,在人工干預下,將該盤帶放入系統的讀寫驅動器內,系統自動地將節目或素材遷移拷貝到在線存儲體中,供節目的制作、播出使用。
圖2-4:近線存儲數據流向示意圖
近線存儲系統的工作原理
從近線存儲數據流示意圖我們可以看出,近線存儲系統一般是采用硬盤、磁帶或光盤作為存儲介質,并結合相應的存儲管理軟件。其中硬盤用于存放數據檢索系統,磁帶和光盤用于存放大量的數據信息。當素材使用頻率很低時,存儲管理軟件就根據事先設定的遷移策略,把素材從硬盤中遷移到磁帶庫或光盤庫中,而這段素材的索引被保存在硬盤上。當用戶需要訪問近線存儲的磁帶庫或光盤庫時,首先通過存儲管理軟件,確定盤或帶的存放位置,然后控制機械手將目標磁帶或光盤裝入相應驅動器,并啟動讀寫操作,以完成數據訪問。這個過程完全由計算機管理系統自動完成,不需要人工干預,管理員要做的只是制定一個規則。
近線存儲系統的優點
近線存儲系統兼具硬盤在線系統和磁帶、光盤離線系統的優點:
(1)近線存儲系統的數據檢索部分位于硬盤上,吸納了在線存儲系統訪問速度快的優點,從而為用戶的數據訪問提供最快的響應速度;
(2)近線系統將大量使用頻率較低的數據遷移到磁帶庫或光盤庫中,吸納了離線存儲系統數據容量近無限的優點,同時也節省了在線部分的硬盤空間;
(3)為中心存儲設備提供了一種安全備份。由于媒體資產管理系統的遷移策略將一些素材轉移到大容量的近線存儲設備上,僅在在線存儲設備上保存資料索引。鏡像資料功能的設計可保證網絡中心存儲設備發生災難損壞時,所有保存在近線設備上的素材節目資料都可從近線存儲設備恢復。
近線編輯
記者和編輯可以利用存儲在硬盤中的索引文件,可直接對資料進行虛編輯。即直接對索引文件打點編輯,虛編輯的結果產生兩個文件:一個是編輯的EDL表,一個是實際資料讀取的描述文件LIST文件,用來從近線設備中依次讀取實際的素材文件。在通過LIST文件讀取實際素材文件后,將EDL表中的索引文件名更換成實際的素材文件名,產生最后的輸出結果。
三、存儲介質分析與選擇
存儲技術的飛速發展,為廣播電視節目的保存帶來了新的解決方法。目前,存儲介質大體可分為以下幾類:磁盤、光盤和數據流磁帶。下面就對這幾種存儲介質進行分析比較。
(一)、存儲介質分析
1、磁盤與磁盤陣列
(1)硬磁盤
硬盤對于我們大家并不陌生,它應該是存儲系統中最常用到的介質了。 其特點是響應速度快,讀寫速率和傳輸速率高,但價格較貴,一般作為快速讀寫存儲介質,存放常用數據并作為系統的數據處理、緩存及中轉中心。硬盤的性能用容量、讀寫速度、傳輸碼率、響應時間等指標來衡量。目前硬盤單碟最大容量是80G,主流硬盤的轉速多為5400rpm或7200rpm,高檔系統中一般使用轉速為10000rpm或更高的硬盤。
(2)磁盤陣列
媒體資產管理系統所需硬盤容量非常大,單個硬盤顯然不能滿足要求,因此一般使用硬盤陣列。
磁盤陣列又叫RAID(Redundant Array of Inexpensive Disks--廉價磁盤冗余陣列),是指將多個類型、容量、接口,甚至品牌一致的專用硬磁盤或普通硬磁盤連成一個陣列,使其能以某種快速、準確和安全的方式來讀寫磁盤數據,從而達到提高數據讀取速度和安全性的一種手段。磁盤陣列是一種高效、快速、易用的網絡存儲備份設備,其容錯技術提供以下幾個級別(Level), RAID-0、RAID-1、RAID-3、RAID-5及混合級RAID 0+1。
硬磁盤技術發展非常快,隨著其容量提高、價格下降,以及移動硬盤技術的成熟,硬盤在存儲介質中必將占有重要的地位。
2、光盤、光盤庫與光盤網絡鏡像服務器
(1)光盤
DVD主要的限制有:單盤密度較低,只有4.7GB(單面)或9GB(雙面),這對于高碼率記錄而言,如碼率為25~50Mbps,意味著只能記錄12~25分鐘(單面),對于長節目則需要反復交換盤片,從而影響到素材的錄入速度。DVD還有一個比較嚴重的問題,這就是它的傳輸速率較低,一般只有3Mps,傳輸速率過低將導致復制及傳輸時間增加,DVD的刻寫或記錄速度也不夠令人滿意。不過我們也可喜的看到,隨著科學技術的發展,DVD光盤存儲出現許多新技術。在這些DVD光盤存儲新技術中,比較有代表性的當數由9家國際技術公司(三星、湯姆森、先鋒、日立、松下、夏普、飛利浦和LG等)在2002年2月19日推出了一種新型"藍光盤"(Blu-ray Disc)和美國InPhase公司在2002年4月8日至11日展示的該公司的全息記錄技術"Tapestry"。
(2)光盤庫
然而我們知道,就目前的技術而言,一張光盤的存儲容量是很有限的,對于需要存儲海量媒體數據的媒體資產管理系統來講是遠遠不夠的。要想獲得海量信數據的網絡存取,就必須將保存有大量不同信息的幾十張甚至幾百張光盤組合起來使用。
光盤庫實際上是一種可存放幾十張或幾百張光盤并帶有機械臂和一個光盤驅動器的光盤柜。光盤庫也叫自動換盤機,它利用機械手從機柜中選出一張光盤送到驅動器進行讀寫。它的庫容量極大,機柜中可放幾十片甚至上百片光盤片,這種有巨大聯機容量的設備非常適用于電視臺的媒體資產管理中。
光盤庫的特點是:安裝簡單、使用方便,并支持幾乎所有的常見網絡操作系統及各種常用通訊協議。由于光盤庫普遍使用的是標準EIDE光驅(或標準5片式換片機),所以維護更換與管理非常容易,同時還降低了成本和價格。又因光盤庫普遍內置有高性能處理器、高速緩存器、快速閃存、動態存取內存、網絡控制器等智能部件,使得其信息處理能力更強。
光盤庫的技術指標包括存儲容量、驅動器類型、驅動器數量、單盤光盤容量,裝載時間、光盤存取時間、接口方式和支持的管理軟件等。下面以JVC Mc7600光盤庫為例,該光盤庫是目前業界關注和市場流行的高端產品,其技術指標如表3-2:
磁帶格式的發展從傳統的DAT4mm、8mm、Tranvan、QIC、AIT、3480/3490、DLT一直到最新的高速磁帶格式DTF、SUPERDLT、LTO。
從媒體資產管理系統對存儲介質的容量、性能、使用壽命等方面的要求來看,只有采用高速磁帶格式,才能滿足這種要求。表3-3是DTF、SUPERDLT和LTO三種高速磁帶格式技術指標的比較:
(2)磁帶庫
磁帶庫是一種機柜式的、將多臺磁帶機整裝到一個封閉系統中的存儲設備。磁帶庫是近線存儲系統中的關鍵設備之一。它由數臺磁帶機、機械手和數盒磁帶構成,可實現磁帶自動拆卸和裝填,容量可達數百個PB可以在存儲管理軟件的控制下實現智能恢復、實時監控和統計。磁帶庫就象是一個將磁帶塞到磁帶機中的"機器人",能夠達到高速度、高效率、高存儲容量的要求,且系統的擴展能力很強。
磁帶庫的技術指標包括存儲容量、驅動器數量、單盤磁帶容量、驅動器存取速度、連接方式和支持的管理軟件等。通常,磁帶庫按照容量大小分成三個級別:初級、中級和高級。其中,初級磁帶庫的容量在幾百GB至幾個TB,中級磁帶庫的容量在幾個TB至幾十TB,而高級磁帶庫的容量在幾十TB至幾百TB甚至更高。
IBM Ultrium 3584和SONY PetaSite 8400磁帶庫都屬于高級磁帶庫級別,表3-4:列出了兩者的關鍵技術指標。
電視臺媒體資產管理系統所使用的素材需求按照質量要求可以分為兩類。第一類是瀏覽和檢索,這一類用得最多,包括生產工藝中的庫存資料調查、素材選擇、節目審查等,支持低碼流服務,使用光盤介質比較合適。第二類是節目制作,要求比較高的碼率以保證制作質量,但是它用得不多,其用量只需與節目生產量保持在同一數量級或略高一點即可。硬盤適用于對查詢速度要求高的場合,存放常用的數據;磁帶作為主要存儲介質,存放日常的大量數據;光盤作為新生的存儲媒介,有遠大的發展前景,但目前尚不宜大規模應用,只能作為磁盤、磁帶存儲的一種補充手段。
在目前技術條件下,在線存儲采用硬盤是唯一的選擇。離線存儲介質必須與近線存儲介質一致,關鍵是如何選擇近線存儲介質。
磁帶作為一種傳統的海量存儲設備,其具有大容量、低成本、高技術、可管理性等四個方面的優點,讓它在二級存儲中占有重要的地位;光盤具有查詢快捷、方便、低成本的優勢,在部分場合也可作為二級存儲的介質。但是由于硬盤的價格在不斷降低,同時硬盤具有傳輸速率高,尋址迅速的優點,在有些場合下,用戶也將部分硬盤空間虛擬成磁帶庫等近線存儲設備,以提高效率,但這樣做,成本還是很高,一般和磁帶或光盤配合使用,進行近線存儲。對于采用哪種介質,用戶應根據自身的實際情況及應用目的進行選擇。
同時,對于節目來說,對同一個節目應該針對不同的使用需求選擇多種介質進行保存,比如,可以選擇支持高碼流服務的數據磁帶作為節目保存的主要介質,而選擇光盤作為節目保存的輔助介質以支持低碼流服務。
四、分級存儲管理軟件
近線存儲系統中非常關鍵的是用于存儲管理的分級存儲管理軟件(HSM)。所謂分級是指將使用頻率較高的數據存放在硬盤中,而將使用頻率較低的數據存放在磁帶庫和光盤庫中,數據在不同的層次之間流動,且這一過程完全由分級存儲管理軟件自動完成,管理員要做的只是規定一個規則。
對于一個好的分級存儲管理軟件來說,數據遷移功能的設計尤為重要。管理員能方便的通過各種設定的遷移策略將離線存儲、近線存儲和在線存儲設備聯系起來。對用戶而言,整個分級存儲系統類似于一個無限大的硬盤,數據的存儲和遷移均在后臺進行。系統的遷移可以考慮充分利用空閑時段,集中處理數據遷移,以提高系統網絡帶寬的利用效率。分級存儲管理結構圖如圖4-1所示。
根據以上的闡述和分析,可以總結多級存儲模式的特點如下:
1、降低了存儲系統的單位存儲成本
由于多級存儲模式采用硬盤、磁帶、光盤相結合的存儲介質,相對于僅使用硬盤存儲數據來說,存儲成本要大大地降低。
2、大容量、平滑的存儲容量擴展
目前,隨著電視臺業務的不斷增加,需要存儲的媒體數據量爆炸性增長,數據總量呈指數上升,媒體資產管理系統必須具有足夠的容量以適應不斷增長的數據量。多級存儲模式采用近線存儲,無論是磁帶庫,還是光盤庫,容量都可以達到PB級,采用離線存儲,更是可以獲得無限制的存儲容量。
多級存儲模式不僅能提供大容量,還具有平滑的存儲容量擴展的特點,存儲網絡上添加存儲設備的過程對用戶透明,而且任何工作站都不需停機。在進行應用擴展、系統測試、數據遷移、應用恢復的時候,不必增加物理容量,而是以邏輯復制的方式滿足存儲需求;當用戶請求新的存儲需求或要求訪問權限調整時,不會中斷其他用戶的數據訪問。
3、高性能的數據訪問
對于電視臺的非線性制作網、硬盤自動播出系統、視頻點播系統來說,較高的訪問速度是至關重要的。在多級存儲模式中,網絡中的各個編輯工作站、配音工作站、審片工作站,瀏覽工作站任何時候都可以無阻礙的實時獲得所需要的各種數據。
4、高可用性
對于媒體資產管理系統來說,必須保證媒體數據始終是安全可用的。在任何情況下,例如系統產生錯誤或遇到意外災難,數據都不能丟失。系統應具有快速故障恢復能力,保證應用系統永不停機(7×24小時不間斷工作),數據始終保持完整性和一致性。
多級存儲模式中的在線存儲采用磁盤陣列作為存儲設備,而磁盤陣列是一種最基本的高可用存儲技術。多級存儲模式中的近線存儲子系統中,分布在各個層次中的數據,在軟件的支持下可自動遷移或備份。硬盤或陣列盤中大量積壓的過時文件或數據能自動遷移到近線存儲設備中,使硬盤或陣列盤中永遠保持足夠的空間;對已遷移出硬盤或陣列盤的文件,系統提供透明檢索,當用戶要訪問已被遷移走的文件時,它又能從近線存儲設備中恢復,映象到在線文件系統。還能根據用戶定義自動備份數據,遇到災難時可迅速恢復數據,使整個系統很快投入正常運行。除了恢復遷移文件會導致延時之外,遷移、備份和恢復對用戶都是透明的。
5、實現集中管理
多級存儲模式中將處理過程集中到一個中心管理站上,依靠存儲管理軟件來對存儲設備和素材進管理,在存儲管理軟件上可以設定素材遷移的管理軟件對在線設備、近線設備和離線設備進行統一管理。同時管理軟件對數據資源、存儲設備和空間的使用權限和日志有嚴格完備的定義。
[關鍵詞]醫院;固定資產;信息化管理
doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.057
[中圖分類號]R197.322 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194(2015)18-00-02
四川德陽市人民醫院為三甲綜合醫院,于2006年底開始逐步實施固定資產信息化管理,迄今為止,現管理系統中建立的設備卡片數量已達1.1萬張,金額逾3.5億元。由于設備品種繁多、使用地點分散、金額龐大、使用周期長等特點,加上管理制度不健全、管理部門間多頭管理和管理軟件自身功能的不足,導致四川德陽市人民醫院在現固定資產管理中存在工作量大、資產清查核對難、管理部門間對賬難等問題。
1 目前四川德陽市人民醫院固定資產管理存在的問題
1.1 管理軟件部分功能無法滿足實際工作需求
第一,現有的管理系統不提供條形碼,因無法使用條碼方式對固定資產的實物進行管理,導致實物缺少唯一標識,實物身份識別難,資產盤點工作繁重,耗時耗力,且容易出現錯盤、漏盤、重盤現象,無法確保數據的準確性。第二,固定資產未能嚴格按財務制度分類,各歸口管理部門分類標準不統一,固定資產的折舊計提不能根據會計核算辦法,實現按醫療部門、藥品部門等分類統計。第三,固定資產基礎信息記錄不全,一些重要信息系統未能全面記錄。第四,信息管理分散,四川德陽市人民醫院財務部門與資產管理部門使用的是用友財務軟件和中聯HIS兩套不同的管理系統,因為受現HIS系統功能的制約,如無法提供卡片的資產分類碼,財務系統無法識別等問題,故兩管理系統間沒有實現數據交互,現使用的是兩部門在各自管理系統建賬,人工對賬調賬的工作模式。受管理部門間相互獨立的多頭管理方式的影響,匯總到財務賬上勢必會造成一定誤差,固定資產的管理很難確保賬、卡、物的一致性,進而影響固定資產會計信息質量。
1.2 管理制度不健全
四川德陽市人民醫院實行固定資產歸口管理制度,所有固定資產由醫院國資辦統一管理,而計算機網絡設備由信息網絡科管理,醫療設備由設備科管理等。由于管理制度不健全,醫院國資辦與資產管理部門間、資產管理部門與使用部門間職責和權限不明確,管理職能分散,相互間溝通較少,存在互相扯皮、處置工作滯后等現象。此外,分級管理方面也出現脫節,造成固定資產賬卡、賬實不符。
1.3 使用科室缺乏專人管理
科室固定資產的損毀、調出、報廢不按規定辦理相關審批手續,或擅自處理而不通知資產管理部門做相應調整處置;對離職調動人員的資產移交工作缺乏專人監管,科室人員調走或變換時“物隨人走”,或變更報廢沒有按規定到資產管理部門辦理相關手續,導致年終清資盤查時出現使用部門無物而資產管理部門有賬,或使用部門有物而資產管理部門無賬的情況,卡不隨物移動,造成賬實不符。
2 解決固定資產管理問題的建議
2.1 管理固定資產條形碼
固定資產入庫時即賦予每個固定資產唯一的“資產身份證”――條形碼,可根據設備編碼、名稱、品牌等制作條形碼。通過先進的條碼技術對固定資產實物從購置、領用、轉移、盤點、清理到報廢等方面進行全方位準確監管,結合資產分類統計報表,真正實現“賬、卡、物”相符,從而從資產產生的源頭開始控制,實現資產源頭管理,為單位資產評估、決策提供可靠依據。
系統支持固定資產條形碼標簽打印及使用掃描器掃描條形碼采集數據方式,從而解決由于固定資產放置分散而引起的數據采集困難等問題,使數據采集更加安全可靠,靈活方便。使用條形碼標簽,只要按動掃描鍵即可獲得任何物品的所有信息。
2.2 建立具備整體功能的管理平臺
2.2.1 強大的實用功能
(1)日常管理。固定資產管理系統包括新增、領用、狀態變更、報廢、折舊、借用、使用部門變更、維修保養、資產調換、管理員權限設定、各種報表打印、組合查詢等。可以查詢每一件固定資產從購入、入賬、投入使用、設備維修、折舊情況、以至退出使用的全部信息。動態查詢功能能保證管理人員第一時間掌握全部信息資料,且提供所有查詢結果導出Excel文件。資產批量折舊可減少大量重復工作,并保證數據準確性,自定義報表編制迅速準確,可滿足各方管理需求。靈活的數據導入,可將HIS系統數據導入固定資產管理系統,并提供與財務管理軟件接口文件,與財務進行在線對賬。
(2)盤點清查。固定資產管理系統支持使用掃描器掃描條形碼以采集數據,統計得出盤點清單。掃描器掃過條碼標簽后,即可準確識別每一個實物身份并將識別信息存入固定資產管理軟件中,能準確快速地完成清查核對實物的工作,從根本上杜絕以往人工盤點時難以避免的錯盤、漏盤、重盤現象,保證使用部門在實物統計時第一手數據資料的真實性和準確性。
(3)權限管理。固定資產管理系統充分考慮到每個操作員的不同職責,為每個操作員制定相應的操作權限,通過用戶身份和密碼識別,保證不同操作員在其職責范圍內進行有效操作。當使用用戶過多,為方便管理,系統支持用戶組設定模式,可對每位用戶設置相應的用戶組,并對用戶組進行權限設定,這樣既保證了制度的穩定性,又能使其具有一定的靈活度。
2.2.2 整合管理信息
了解醫院固定資產管理現狀,結合醫院管理要求,明確醫院固定資產信息化管理的目標。以整合兩系統為核心,使財務和HIS管理系統間的信息實現同步、數據共享、賬卡一致,優化業務流程,減少業務重疊,避免數據重復,實現高效率、集成化,為醫院數據統計分析、即時決策、動態控制、量化評估提供全方位、系統化的信息管理平臺。
2.3 建立健全管理制度
財務部門負責組織和推動整個醫院固定資產的管理工作,對固定資產管理負有組織、指導和監督的責任。因此,財務部門要密切與資產管理部門的協作,結合醫院自身實際情況,制定并完善固定資產管理制度和財產管理辦法,如完善大型設備論證制度、固定資產申購、驗收、入賬、調撥、報廢、捐贈、清查等制度。對特殊業務,如規范捐贈固定資產入賬程序、實際成本的核算方法、設備更新換代、財產目錄的制定等,使固定資產管理環節操作有章可循,從而全面提高固定資產管理水平。
2.4 加強使用部門的固定資產管理
實行固定資產管理崗位責任制。明確科室主任為科室固定資產管理的第一責任人,負責監管全科固定資產的配置及使用情況;設立由專人負責的科室資產管理崗位,負責科室的資產臺賬,資產調入、變動、轉移、報廢等日常監督管理工作。
建立科室固定資產賬簿,記錄科室固定資產的入、出、報廢等的登記及現有實物的使用情況。通過與資產管理部門核對工作,及時發現和糾正差錯,建立相互監督機制,防止擅自處理資產等問題的發生,避免固定資產流失。
3 結 語
進一步深化固定資產管理的信息化建設,為醫院固定資產管理工作提供全面、可靠、高效的動態數據和決策依據,實現固定資產管理的規范化和標準化,全面提升醫院固定資產管理的工作效率和管理水平,使固定資產的管理變得輕松、準確、快捷、全面。
主要參考文獻
關鍵詞 財務管理 事業單位 資產核算 固定資產
固定資產是事業單位日常的各項工作的物質保障,所以做好對固定資產的管理,是促進事業單位穩健發展的首要任務。在固定資產管理的過程中,由于各方面客觀因素導致了事業單位固定資產核算工作無法順利地進行,其實質主要是過去的核算標準以及管理模式已無法適應現有的體系,為了從根本上解決這一問題,來促進國家經濟的發展。就必須采取新的管理方法,以此來對事業單位的固定資產進行有效的管理。
一、事業單位固定資產核算管理工作中的不足之處
在事業單位中固定資產核算管理工作在執行過程中存在較多瓶頸,對事業單位未來的發展會造成很大困擾,不但浪費國有資產,政府運行成本也會隨之提升,不利于單位的長遠發展。
(一)管理人員對資產核算管理工作沒有給予足夠的重視
現階段,多數事業單位管理人員沒有正確認識固定資產管理問題,對固定資產規模以及檔次過于重視,而沒有對固定資產管理現象進行深入分析。與此同時,因事業單位固定資產是非經營性資產,而單位往往更重視對經營性資產的管理,加之思想認識的不足,且沒有給予一定的重視,致使事業單位固定資產利用效率急劇下降。
(二)沒有實施動態管理
事業單位資產管理軟件沒有統一,部分事業單位使用的只是初級的軟件,條件較差的單位只利用Excel進行統計分析,此種方式較為落后,致使資產管理漏洞百出。
事業單位在管理固定資產時,對報廢以及購買過于重視,而對資產動態管理沒有給予重視,在固定資產采購完畢后,沒有進行調配登記,也沒有定期進行維修、管理,一旦固定資產被借出后,就會變為私人財產,無法有效地收回。此外,資產管理部門對于資產的動態信息沒有及時了解、掌握,多數會有重復購買以及浪費的情況出現。
(三)機構設置缺乏規范性,管理人員水平不高
在大部分事業單位中,很少有單位會設立單獨的資產管理部門,一般都是由財務部門或者后勤部門進行監管,但是因這些部門日常工作較為繁瑣,就會出現權責不明以及多頭管理的情況,當資產管理出現問題時,因沒有直接管理部門以及負責人員,就會出現相互推諉的現象,致使資產管理存在較大隱患。在部分單位中,有設立專門的固定資產管理人員,但是其業務并不專業,不具備專業較強的資產管理知識,對相關設備的性能、使用情況等問題都不了解,在管理上存在一定的盲目性,引發資產管理問題。
(四)管理制度規范性欠缺,沒有將工作落到實處
目前,多數事業單位都缺乏完善的規章制度管理固定資產,即便有少部分單位有制定此項措施,但是卻無法有效實施,導致固定資產管理工作只存在于形式上。由此就會導致以下情景發生:首先,當事業單位出現人員變動時,資產移交就會出現問題,存在手續不全或者不辦理移交手續的情況,直接導致了事業單位資產損失;其次,在人員調動時,部分員工會將固定資產挪用,無法收回;再次,部分事業單位在沒有獲得相關部門準許的情況下就私自出售固定資產;此外,在對采購的物資進行檢驗時,相關管理人員只檢驗了發票,而沒有詳細檢查實物是否正確;最后,沒有妥善管理待報廢以及閑置資產。
二、解決事業單位固定資產核實管理問題的有效措施
(一)提高思想覺悟
作為事業單位領導階層,應該從自身做起,提高思想覺悟,對固定資產管理加以重視。第一,管理人員需要學習法律知識,提升法律意識,同時提升自身的思想覺悟,將領導干部管理責任制落實到實處;第二,在控制以及管理事業單位固定資產時,一定要依據國家相關的法律法規嚴格落實,同時按照固定資產申請報廢以及調配的程序一一執行。
(二)借助信息化途徑提升事業單位資產核算管理水準
在多數事業單位中,為了有效提升自身的資產核算管理水平,其開始通過辦公自動化系統以及財務管理軟件來實現現代化管理。其中財務部門使用的軟件主要為財務管理軟件,其屬于核算型軟件,能夠對財產單據、卡片進行登記,自動生成資產賬簿,簡化了以往財務工作繁冗的登記、核算環節。而辦公自動化系統能夠對事業單位的管理情況以及變動情況進行有效監控,將各個部門之間的業務往來情況進行協調管理,從而促使自身的信息處理能力以及辦公總體效率得到有效提升。由此可見,在事業單位中,聯合應用財務管理軟件以及辦公自動化系統能夠有效共享單位的資產信息,管控好單位的資產動態,便能夠促使資產利用率以及核算管理水平得到明顯提升。
(三)將固定資產核算管理制度有效建立起來
在事業單位中實施固定資產管理制度能夠促使資產得到充分利用,避免出現浪費以及流失的現象;由此就需要將固定資產核算管理制度建立起來,從而促使資產管理水平得到有效提升。在實際工作中,資產管理工作需要領導給予充分重視,并做好管理監督工作,在管理責任上,需要將領導責任問責制建立起來,避免管理上出現漏洞。問責制主要內容應該包括在事業單位固定資產核算管理工作中,領導應承擔起全部責任,工作中主要責任由部門領導負責,而直接責任應該由資產使用者全權負責;在具體工作中,應該秉承層層管理以及層層負責的制度,從而促使資產管理能力得到有效提升。與此同時,還需要將責任考核制度建立起來,針對資產管理責任者實施定期考核制度,并對資產動態管理以及資產登記的使用詳情進行仔細核對、檢查。此外,還需要建立健全獎懲制度,以最終責任考核結果為依據,在固定資產管理較好的情況下,給予相關管理人員一定的獎勵,相反,如果考核結果發現固定資產管理上出現一些漏洞,就需要給予一定懲罰。
(四)做好固定資產日常動態管理工作
在多數事業單位中,都對固定資產的購進以及報廢給予了重點管理,而在日常動態管理上卻沒有給予重視,基于此點,事業單位就應該重點做好固定資產日常動態管理工作。首先,在日常工作中,需要嚴格依據資產管理制度執行工作,對于固定資產的登記以及報廢工作需要嚴格按照管理規定進行,按照規定日期做好庫存的盤點工作;其次,在資產購買后,相關負責人需要做好驗收工作,檢查無誤后,做好資產購進登記,在日常的使用中也需要做好跟蹤管理,按照規定時間做好檢查,注重維護以及保養;第三,當單位的固定資產有轉讓、損壞、調配、報廢等現象出現時,需要按照相關規定將詳細情況匯報給上級管理部門,待審批結束后才能夠依據規定處理固定資產。
(五)對資產管理人員的專業素質進行培養
事業單位固定資產核算管理水平在一定程度上會受到資產管理人員專業素質的影響,由此,就需要開展培訓工作,從而有效提升其專業素質。此外還需要通過考核上崗的途徑,嚴格把控上崗人員的專業素質。對于固定資產管理的相關法律法規,也需要做好培訓工作,從而促使資產管理人員的法律意識能夠得到有效提升。
三、結語
在事業單位中,對于固定資產的管理至關重要,其直接決定了單位內其他各項業務能否順利開展。如果領導的思想覺悟較差,或者受到其他因素制約,就會對固定資產的管理造成阻礙,產生浪費以及流失的情況,使國家財產受損。由此,在事業單位中就需要做好固定資產的核算管理工作,提升使用效率,使固定資產的利用以及保護得到保障。
(作者單位為建平縣農業技術推廣中心)
首先是資源浪費,高校固定資產和企業的固定資產有明顯的區別,高校固定資產一般來源于國家財政撥款,所以不直接產生經濟效益,使用過程中也不需要進行成本核算。現階段,因為很多高校都進行二級財務核算,這就造成了高校內部各個院系盲目的購置固定資產,不結合自己的實際需求,購置一些使用價值不高但非常昂貴的固定資產,造成資源的浪費;其次是賬實不符的問題,固定資產的數據處于不斷變化之中,其存放地點、使用人等項目隨時都可能變化,因此必須及時更新。但因為大多數高校不重視固定資產的盤存清查,資產數據無法第一時間更新,同時固定資產管理部門和高校財務部門之間溝通存在障礙,并未定期核對賬務,從而產生了很多“糊涂賬”;最后是管理問題,大多數高校依舊使用的單機管理軟件,這些管理軟件在多級分散管理模式下已經明顯的暴露出自身的局限性,固定資產管理方式的落后,管理軟件的不穩定等因素都導致了高校固定資產無法很好的保值增值。
二、新時期高校固定資產的管理途徑
1.做好采購驗收
高校固定資產的管理部門應該深入開展可行性研究與調查分析,避免出現重復購置盲目購置的問題,避免購置一些價值不高、無法保值的固定資產。高校方面應該建立固定資產集中采購與招標管理領導小組,對固定資產招標、采購的整個流程實施全方位的監管,確保采購資產的質量,避免資金的浪費,保證固定資產質量與采購資金之間的平衡。另外還應做好驗收管理,確保采購回的固定資產符合質量標準,堅決防止暗箱操作或腐敗問題的發生。
2.完善核算方法
其一應該引入權責發生制,固定資產一直以來都是高校重要的資源,因此我們必須對固定資產從采購、使用、報廢整個流程進行科學的確認、計量,因此我們在對固定資產的核算過程中應引入權責發生制;其二是高校固定資產計提折舊,我們知道固定資產無論使用與否,其都會隨著時間的推移而發生損耗,自身價值也會逐漸降低,為了客觀的反映這種情況我們必須對固定資產計提折舊。這樣一來不但能夠建立與高校資金循環相符合的補償機制,同時還可以實現高校固定資產的價值管理與形態管理相統一。隨著社會主義市場經濟的發展和我國高等教育事業的發展,作為市場經濟中的重要組成部分,高校也應該進行投入與產出的計算,計提固定資產折舊能夠按照固定資產的不同種類來考慮有形損耗與無形損耗,從而幫助我們選擇正確的核算方法。
3.加強計劃管理
一方面是實施經費預算指標控制,高校固定資產的預算編制工作必須要站在全局的高度,結合高校自身發展目標以及固定資產的存量情況,科學的制定購置預算,做好固定資產使用效益的可行性分析,確保實現統一管理,避免固定資產閑置而導致資源的浪費;另一方面是要做好固定資產統籌管理調度,合理使用目前已有的固定資產資源,不斷提升固定資產的綜合利用率。要努力打破高校內各院系、各部門、各專業的限制,結合不同學科專業的具體教學教研任務,將相近的實驗室做好分類、重組,建成跨專業、跨學科的綜合實驗室,最終實現資源貢獻,也別是對于一些比較貴重的實驗教學設備以及實驗室,應該盡可能減少其空閑時間,讓其使用價值充分發揮出來。
4.盤活存量資產
要切實轉變現階段高校固定資產由各個部門所分散占用的局面,集中統一進行安排,避免固定資產的空置率,充分發揮出高校固定資產的價值,不斷優化各院系各部門的資源配置,從而實現全校固定資產的共享,確保固定資產的保值增值。
另一方面要堅持做好日常清查。為了確保高校固定資產的真實性,應該定期對所有的固定資產展開清查工作,每一年要至少進行一次全面的盤點,重點清查固定資產帳表、賬物是否相符,賬目是否規范。同時還要做好固定資產審計監督工作,高校固定資產屬于國有資產的一部分,固定資產的安全和完整直接影響著其自身價值的發揮,關系到高校的發展。所以只有同時做好固定資產的審計工作才能保證其保值增值。