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各位領導、同志們:
20世紀90年代后期,我國信息化建設不斷加快,信息技術、互聯網等新事物、新概念逐漸深入到我們的日常生活和工作中,1999年,區信息化辦公室為推動農村信息化工作,在全區建立村級科技信息站,我村成為首批示范村。
我們領導班子意識到,隨著形式的發展,信息技術將在各個領域廣泛應用,農村也將面臨嚴峻的考驗,農村要實現現代化,必須走信息化的路子,經反復研究,我們決定從村級管理信息化入手,改變傳統的管理模式,以信息化帶動全村經濟、文化等各方面的發展。下面我向大家匯報一下我村幾年來信息化管理工作的開展情況。
一、提高認識勇于實踐
我們村務管理信息化工作是從99年下半年開始提出的,當時我們村的企業金錨公司已經實現微機辦公,利用互聯網信息開展電子商務,將自己的產品宣傳到世界各地,吸引了很多國際上知名的大經銷商來洽談業務,公司的業績也蒸蒸日上,這對于我們觀念上的轉變起了很大的作用,我們認為信息化不是某個行業的專利,農村的發展同樣要依賴科技進步,在村里已有部分工作涉及到計算機技術應用問題,例如財務工作,很多地方在推廣電算化,同時我們也了解到,計算機網絡技術可以完成其他管理方面的工作,黨支部經過研究,一致同意開展村務管理信息化建設工作,通過信息網絡技術,改變傳統的管理和辦公方式,尋求農村基層工作管理的新模式,引導村民走科技路,提高生活品位,提高全村在經濟發展上的競爭力。我們把這項工作列為全村工作的一件大事,由支部書記負總責,確定村委會劉殿霞副主任負責抓這項工作,并招聘了三個大學畢業生專門從事信息化工作。
村務管理信息化說起來好說,真正實踐起來有一定的難度,特別是沒有一個完整可以借鑒的方案,通過與軟件公司多次研究,明確了既然要上,就高起點,別人已經做的我們借鑒,別人還沒有做的,我們也要做的思路,編制出一套具有村務管理、黨務管理、財務管理、地理信息、煤水電收費、物業管理、合同管理、信息公開等十大模塊,涵蓋了我們村級日常工作的方方面面的管理軟件。其中村務管理是最核心的部分,該模塊內容包括人員信息、計劃生育管理、勞動力管理、土地和住宅、綠化衛生、參軍管理、村委會選舉任職管理、幼兒園、合作醫療等多項內容。通過這套軟件應用套軟件,可以完全實現村級管理信息化。結合新辦公樓的起用,我們采用了網絡版的設計思路,辦公大樓內進行了局域網布線,建立了中心信息站,在中心機房購置了曙光數據服務器和以太網數據交換機,各個科室配置了聯想微機,可以通過網絡進行數據交換,在一樓大廳安裝了觸摸屏,實行村務公開。2000年為我們量身定做的“神州之星”村務管理系統在我村開始試用,到目前,我村大量的基礎數據已經錄入到計算機內,部分管理工作已經由計算機來完成。
在我村的信息化建設工作中,我們得到了區科委、市計算中心領導和技術人員的幫助和支持,借此機會表示感謝。
二、取得的效果
計算機管理最大的特點就是智能化和規范化,用微機管理人員信息便捷,采集數據快,大大節省了人工管理的人力和時間,村里堆積如山的檔案資料變成了一個個字符,保存到機器里,查找起來非常方便準確,在村里使用之后,我們的工作效率得到很大提高,工作方式也在逐步進行著改變,例如在我村進行人代會選舉、黨支部選舉時,需要采集全村適齡勞動力的年齡、姓名等資料,依靠原始的信息采集方法,需要幾個人工作十余天才能完成,利用數據庫系統,信息的采集用幾分鐘就可以解決,加上打印名單,也才用半天的時間,大大節省了人力物力。采用內部聯網的方式,可以通過觸摸屏直接調用數據庫,使村務、財務公開為村民查詢。公司的財務情況每季度都要對全體村民進行公開,利用數據庫的公開查詢系統,村民隨時可以到村辦公樓下的觸摸屏進行查詢,而且不受時間的限制,幾年前的記錄都可以進行查詢。提高村務管理的透明度,深受村民歡迎。
在村務管理信息化的同時,我們利用現有設備和技術,在互聯網上建立了本村的網站,將村級的信息到互聯網上,進行招商引資,在全國農業信息網上注冊了農業信息站,開展農業信息的收集和。例如我村村民進行工藝葫蘆的種植,但苦于種苗的供應渠道和產品銷售問題,我們進行信息后,有很多外省市的種植戶和農業科研機構前來咨詢,農戶也感受到了信息化變革帶來的好處。管理手段的改變,為我們騰出更多的時間抓好村里的兩個文明建設,2002年我村的經濟收入達到553萬元,新建商品住宅15000平米,集體積累不斷增加,2002年度村級積累136萬元,人民生活水平逐年提高。
一、團結協作,緊密配合,積極主動地完成好各項工作任務
辦公室作為公司的綜合協調部門,工作服務對象既對領導,又對科室,還直接接觸基層,工作任務繁雜而艱巨。為此,努力提高自己的工作水平和效率,強化奉獻意識、勤政意識、窗口意識和進取意識,積極主動地做好各項工作。
一是加強團結,時刻以大局為重。這是干好工作的前提和保障。作為辦公室的副主任,我自覺從嚴要求自己,帶頭做維護團結的表率,做勤奮工作的表率。在辦公室工作兩年,先后配合兩任主任工作,都能夠積極主動的支持和服從主任的每一項工作安排,認真地完成好每一項分管工作。
二是認真做好辦文工作。牢固樹立為領導服務的超前意識,全面把握領導的思想脈搏,正確領會領導的意圖,共起草各類會議講話、匯報、黨政聯席會議紀要、黨委辦公會議紀要、公司呈文、信息化建設規劃等綜合材料180多份。
三是認真做好辦會工作。始終堅持嚴細認真,準確的通知和組織好公司黨委和公司組織召開的各類會議,并認真及時地整理和引發好每一期會議紀要;擺布好工作的各個方面和環節,注意調動各方面的力量,加強催辦工作,有效的落實領導的安排部署,確保做到政令暢通、推進工作。
四是加強溝通協調,形成合力。辦公室是公司機關一個最大的綜合部門,既要上情下達,又要下情上呈。我從未領導提供高效服務,努力完成領導交辦的各項任務的職責出發,加強協作,根據工作需要做到有分有合,分工不分家。日常工作,能獨立完成的獨立完成;重大活動、重要任務,則由大家共同完成。同時注重加強部門之間的橫向溝通協作,搞好配合,對各科室進行有效服務,變部門行為為機關整體行為,形成合力,提高整體工作水平。
五是認真做好對外招待工作。凡是上級領導來檢查工作,都認真準備招待,擬定接待計劃,注意接待細節,為出現任何紕漏。
二、努力推進信息化建設,不斷適應集團辦公自動化的工作要求
在領導的支持下,20*年的信息化建設,主要做了如下具體工作。
一是在身日調研的基礎上,組織編寫了信息化建設規劃,確定了中長期發展目標,是公司的信息化建設真正步入了按步驟、有計劃的發展軌道。
二是加大硬件設施投入力度,推進設備更新進程。信息中心是公司信息化建設的核心部門,今年我們首先在信息中心的設備更新上下功夫,重新購置了6臺交換機和1臺主服務器;為公司機關和基層單位購置了70多臺新計算機,大大提高了公司信息化建設的水平和網絡運行的質量、速度。
三是針對基層單位不能上局域網的實際,請集團**總和信息中心**主任,到公司現場辦公,申請了128個VPN網號;為基層鋪設光纜,進行全面的網絡改造,目前不限工作已經完成,預計到月底完成安裝調試,皆是公司將全面實現聯網,能夠實現與公司機關和集團在同一個信息平臺上進行交流。在基層單位歷時近兩個月的網絡改造過程中,***與集團信息中心和**公司的業務人員、施工人員,天天頂在施工現場,發現問題主動向辦法及時解決,保證了網絡改造的順利進行和按時完工。今年幫畢業的徐建,也能夠堅持理論與實踐相結合,謙虛好學,工作主動,努力適應工作的要求。
三、堅持嚴細認真優質服務,不斷提高文件的復印打印質量和水平
一是嚴格把關,確保文件質量。對各類文件的格式進行認真排版、校對,嚴格控制文件流水好,做到不出差錯。裝訂認真,力求均勻、端正。今年,共打印、復印各類文件、材料7000多份,其中會議紀要61期,共4225份;公司文件25起,共1625分;黨委文件8起,共455分;黨政聯發文件4起,共260份;辦公室文件11期,共588分;公司職代會材料2600份;呈文、情況反映40余份。還有大量的臨時性材料和各種證件的復印,都能夠按照各部門的要求及時完成工作任務。
二是服務和服從大局,工作不分分內分外。
四、努力學習,不斷加強自身建設
一、績效管理應把信息化建設做為重要手段
1、信息化建設為績效管理的實現搭建了平臺。信息化建設促進了檢察機關上下聯動和信息暢通,通過信息網絡,干警的工作業績可以得到及時展示,動態考評結果可以及時公布案件流程管理、機關事務等工作管理的過程和結果等等都可以及時在網絡上,以最大限度的優化考核結果,優化考核效率。考核后,在肯定部門和干警的工作價值的同時,不足和努力方向也會得到科學的評判,這將對部門和干警的工作起到極大激勵作用,績效管理的目的正是基于此才得到實現。這是信息化所特有的功能,也是其成為績效管理不可或缺的平臺和重要因素。
2、信息特有的剛性保證了績效管理的公開、公正、公平。以信息化手段實現績效管理,少不了應用軟件這個重要載體。軟件系統的不可更改性確保了管理的規范化、標準化。如案件質量管理體系,通過網上案件流程控制,將法律、規章變為剛性的操作程序,克服了隨意性,避免了人為因素,有效地提高了辦案質量,為對辦案人員進行績效考核提供了科學依據。
因此,信息化建設在實現動態管理、提高管理的透明度,保證管理的公開、公正、公平方面有著不可替代的作用,因而也成為績效管理不可缺少的重要手段。
二、績效管理要建立三大管理機制
機制不同于制度,我們目前的管理大多滯留在制度建設層面上,沒有上升到機制創新的高度,往往以制度完善代替了機制建設。因此,這里談到的機制建設,應該是以制度為保證,但又不能是制度的小修小補或簡單堆砌,必須形成一個科學的運轉過程,使之產生長期、穩定的控制結果。基層檢察機關全部績效管理制度可以整合為環環相扣的三大項管理機制。
1、確立以院黨組為中心,健全以干部的培養、教育、選拔、考評、使用、獎懲為重點的政治工作機制。檢察工作要想跟上時代的發展,開創新的局面,必須加強和改進思想政治工作,尤其要提高“人才資源”的管理水平,要把充實辦案基本技能和科技技能作為培訓重點,通過強化崗位培訓、崗位輪換等方式培養專業骨干和一專多能人才;認真總結以往競爭上崗和雙向選擇實踐中的經驗,進一步修改完善競爭上崗、雙向選擇實施辦法,完善政績考核與獎懲辦法,用選人、用人、考評、獎懲機制增強干部隊伍管理的活力,做到有為者有位,最大限度的發揮人才的潛能作用,從而達到人力資源的合理配置,產生最大的工作效率和最大的工作成果。
2、健全完善以檢委會為中心的業務管理機制。檢委會是檢察機關行使職能的決策機構,對檢察業務負總責。因此,必須重點抓好以下幾項工作:(1)必須建立符合規律的審查逮捕、公訴工作機制;建立、健全“一體化”的偵查協作機制;完善訴訟監督工作機制,以確保對檢察業務實行有效管理。
(2)必須制定出完善合理的檢察委員會議事規則,對議事事項的提請時間、擬定開會時間、書面匯報材料的行文標準均做出明確規定,進一步保證檢委會的決策質量,從而切實起到對重大、疑難、復雜案件審核把關的作用。
(3)由檢委會負責對各科室局檢察業務工作的考核。以上級院規定的各部門工作評比辦法為藍本,結合每個院的具體目標,制定各科室局業務考核獎懲辦法,組織進行年度業務考核評比。
(4)由檢委會負責對主訴檢察官和主辦檢察官的考核。組織開展案卷季檢、年檢、跟庭考核、跟蹤考核、規范法律文書評比等活動,加大對主訴官、主辦官考核力度。
(5)對檢察實踐中遇到的共性、疑難和熱點問題開展專項調研,為正確執法提供理論、政策依據。
關鍵詞:地質隊;檔案資源;信息化建設
“堅持以人為本,牢記服務地質,樹立全面、協調、可持續的發展觀”,是我隊檔案資源信息化建設的重要指導方針。這幾年,地質系統的找礦有所突破、發展形勢突飛猛進,礦業開發行業熱情極高,為了緊緊抓住“數字化地質檔案”這一信息化建設的戰略發展機遇,積極進取,與時俱進,不斷創新,以建立地質檔案基礎數據庫建設為重點,依托我隊二級單位,扎實推進地質檔案資源信息化全面建設步伐,現已初步具有“數字化檔案館”的基本雛形,利用檔案信息化建設推動地質檔案事業不斷向前發展。
一、地質檔案信息化建設是地勘隊伍檔案工作未來發展的必然趨勢
1、利用信息化建設對我隊各類地質檔案資源整合是檔案工作未來發展的必然趨勢。檔案工作者的神圣使命是對地勘隊伍的歷史負責,為突破找礦的現實服務,替單位的未來著想。因此,檔案資源建設、檔案信息化建設、檔案開發利用應當成為地勘隊伍新時期檔案事業發展三項基本任務。這三者之間,以檔案信息化建設為龍頭,就是要把檔案資源的信息化擺在優先發展的戰略高度,將檔案信息化建設納入單位生產經營計劃建設發展的重要范疇,通過信息化建設帶動和促進檔案資源的整合和開發利用工作。
2、檔案信息化建設是地質檔案資源的一種戰略儲備。作為核工業基礎性的戰略信息資源,地質檔案資源只有通過先進的數字技術、網絡技術以及計算機技術進行數字化改造、管理和資源整合,建立起規范化、可內部共享的基礎數據庫體系,依托地質系統局域網,實現面向大隊機關、二級單位、面向核電站、環境輻射保護等社會化服務,才能充分發揮檔案信息的社會效益和經濟效益,更好地為地勘單位改革生產經營服務。只有通過信息化,建立起地質檔案信息資源災難備份體系,才能確保在任何條件、任何環境下檔案信息的安全,確保在各種災難發生時提供檔案信息的及時恢復與應用服務,充分體現檔案信息資源的戰略貯備作用。地質檔案事業的發展只有朝著信息化的發展目標邁進,以檔案信息資源建設為核心,以數字化管理為基礎,以實現檔案信息資源的共享為目標,才能真正實現檔案資源的信息化,實現地質檔案工作的地位和價值。因此,把檔案信息化作為地勘單位檔案事業發展的優先戰略選擇,是新時期檔案事業發展的內在要求和根本動力,也是歷史的必然選擇。
二、檔案資源信息化建設的基本實踐與做法
1、領導重視和支持是加快地質檔案信息化建設步伐的最為關鍵的因素。對于檔案部門來說,信息化建設是一項全新的工作,是一項較為復雜的系統工程,是檔案工作一次質的飛躍。面對信息化,檔案部門既是面臨發展機遇又是挑戰。近幾年來,我隊檔案資源信息化建設緊緊跟蹤檔案現代化管理發展方向,努力尋求建設符合地質找礦需求的信息化建設平臺的路子。我隊檔案信息化建設得到了隊領導的高度重視和大力支持,隊黨政領導先后多次到檔案室進行指導工作、聽取匯報。2010年隊領導決定撥出專項資金對我隊檔案資源進行信息化建設,安排專項資金用于研發地質找礦鉆孔自動成圖軟件,購置所需的各種軟硬件設備,經過研發試用,鉆孔自動成圖管理系統投入了運行,并在當年通過了驗收。已在大隊及兄弟單位展開應用,效果良好,大大提高了鉆孔數據、地質資料信息化管理。
2、扎扎實實做好基礎工作,加大數據錄入、掃描進度,更好地發揮檔案現代化管理設備的效率。為了盡快實現隊領導提出的使二九一大隊檔案現代化管理水平邁上一個新臺階的目標要求,做到有投入就有產出、有回報,隊檔案科全體人員為此付出了十分艱辛的努力。經過兩年多的數字化掃描、收集、整理、立卷歸檔,目前實現一部份文件、圖紙、照片等檔案材料的數字化轉換。其中,完成1950-2005年普查、勘探項目的全部紙質圖件、原始記錄本等檔案的電子掃描;文書、財會、科技、基建檔案詳細目錄均有電子查閱系統,供員工查詢利用,從而使我隊檔案現代化管理從此邁上了一個嶄新的臺階。
三、幾點啟示
通過幾年來本人在地勘單位檔案部門的工作,經歷了檔案資源信息化建設的探索和實踐,其過程復雜艱辛,總結出以下幾點啟示:
轉瞬之間,從局黨委任命我為“網絡信息監督員”那一日起,一年多的光景過去了。回顧這段不平凡的日子,應該說是我虛心學習,取長補短,積累經驗的一年。
一年來,我在局黨委宣傳部的正確領導下,能夠認真履行崗位職責,樹立為領導服務、為基層服務、為經營發展服務的思想,積極發揮參謀助手作用,努力主動做好本職工作和信息化建設管理工作,與信息中心員工一起勤奮工作,充分發揮了信息中心“統計局、數據庫、參謀部”的作用,圓滿完成了各項工作任務。回顧過去,展望未來,現將自己一年來的工作情況匯報如下:
(一)、建設新版網站工作。20__年年初,局黨委為了更好地展示企業對內對外形象,展示企業特有的生態資源,同時縮短企業與員工、社會之間的距離,以國家林業局和省林業廳網站為標桿,委托__省__科技有限公司制作了新版網站,同時將這個任務交給我全權負責。網上宣傳工作直接關系到企業各項建設和經營工作能否為企業廣大干部員工和社會各界所知,在明白自己所肩負的責任后,我在網站制作期間主動放棄節假休息日,一心投入到了新版網站建設工作當中,與網站建設方積極協調、配合。每天除了要完成當日宣傳部內部工作之外,我還要搜集整理大量的文字材料與圖片素材。經過近半年的共同努力,新版網站于9月25日正式開通上線。現在,新版網站實行雙域名管理,經過與林業廳信息中心的多次溝通,又將域名納入__林業網統一管理,并于10月初正式加入了中國林業網站站群。經過我的積極爭取,網絡公司又為全局各基層單位信息報送工作免費開發建設了一套功能完備的信息稿件報送系統。這樣,不但可以免除了稿件報送延時、滯后的情況,同時也增加了信息的保密性和可靠性。
在新版網站“辦事大廳”欄目中,經過深思熟慮我更是采用了獨創性的、最為便捷的QQ在線咨詢形式,在方便了百姓的同時,更提高了辦事效率。欄目在開通后,我每天在忙于除了一般業務的情況下,及時瀏覽網站頁面,針對網站內“辦事大廳”欄目中的幾十條與林區職工生活、工作息息相關的留言,一邊學習業務知識一邊積極與各業務部門溝通對所提問題進行了詳細的解答,真正做到了件件訪問有回聲、回聲件件暖民心。
(二)、強化信息員業務培訓工作。為了更好地加強企業對內對外宣傳工作,6月中旬,由局黨委宣傳部和__市文化館在局賓館五樓會議室聯合舉辦了__局信息聯絡員、通訊報道員培訓班。宣傳部領導指定由我負責對全局信息聯絡員和通訊報道員采用幻燈片教學的方式進行網站信息報送采編操作規范內容講解。為了完成好領導交辦的任務我又開始不分晝夜的搜集、整理材料制作幻燈片。培訓當日,我針對來自全局各單位的130名信息聯絡員、通訊報道員進行了專業知識的培訓。培訓結束后信息員反映收獲很大,增強了做好信息化建設工作的認識。
(三)、積極發揮正面輿論引導作用。一年來,在局黨委宣傳部的正確引領下,我積極向上推薦企業內部弘揚新風正氣倡導廉潔文明的稿件。同時,針對一些網上負面宣傳內容積極學習專業知識進行屏蔽、刪除,在第一時間以內參方式上報局黨委領導,便于領導層了解情況,及時應對。
(四)、在榮譽面前永不停歇。
局網站開通后,“辦事大廳”欄目由于形式新穎、欄目功能實用、操作簡便,開通后收到廣大網民的好評。在中國電子政務理事會、《電子政務》雜志社聯合主辦的“20__政府網站精品欄目”評選活動中,__局網上辦事大廳欄目被評為網上辦事類精品欄目。同月,局網站建設獲得了省林業廳通報好評。
7月初,我由于身體原因在__市住院手術期間,接到了森工集團總部信息中心推薦局信息化建設工作為“國家級信息化建設示范單位”的電話。我沒有絲毫猶豫的選擇了馬上出院,回局全力做好材料搜集整理工作。由于術后休息時間不足加上當時工作過于疲勞,身體至今仍未徹底恢復,留下了難以恢復的后遺癥。
11月份,我代表__局與__市聯通公司經過洽談,將局機關原有的20兆帶寬增加為25兆,大大提高了外網上網速度。同時,將網絡機房與“平安__”監控機房合二為一,統一管理,方便了技術人員對機房設備的管理與維護的同時,也改善了操作人員的工作環境。
目前,局網站內容豐富、新穎,欄目信息更新及時,網頁結構布局合理,從文字、圖片、視頻等多個角度展示__局。據統計,截至到11月份共收到基層單位來稿450篇,網站刊登信息586條,網站訪問量已突破3萬次。
新版網站開通后,在我的積極努力下,網站開設了“喜迎十專題”、“二次創業,強企富民專題”、“森林防火專題”、“植樹模范專題”、“道德模范、創業先鋒專題”,在“學習實踐”欄目中開設了“安全生產”、“財會管理”“國學講座”等專題欄目,以上內容曾多次獲得省、集團、股份公司領導好評。我個人在20__年也曾多次在省市、國家及報紙、網絡發表文章達20余篇之多。20__年,我的作品還獲得了__省“關注森林特別獎”稱號。同時,在林業廳評選的20__年度“網上宣傳先進個人”評選活動中,我憑借個人的努力再一次被選舉為全省的先進個人,并多次在省林業廳舉辦的學習交流活動中匯報了__局信息化建設經驗和做法。
感想體會及下步前進方向
一年來在局黨委的關懷和幫助下,我的綜合工作能力得到了提高。但還存在一些問題:主要是政治理論和業務專業知識學習不夠,工作上還存在不夠嚴謹細致,工作節奏時緊時松的現象。在新的一年里我要進一步加強學習,嚴格要求自己,克服缺點,虛心向同志們學習,努力提高自己的綜合素質。進一步做好各方面 的工作,不辜負同志們的期望。
1 加快市縣兩級檔案信息化建設的步伐
近年來,吉林省梨樹縣始終把檔案信息化建設作為檔案事業發展的強大引擎,市縣兩級檔案部門積極謀劃、主動作為,贏得了檔案信息化建設加速發展的時機,凸顯出數字檔案館建設持續快速發展的特點。
1.1 積極謀劃,筑牢檔案信息化建設基礎
為順應電子政務的發展,不斷加強電子文件收、管、存、用的一體化管理。市檔案局每年均對各綜合檔案館下達館藏檔案目錄錄入目標任務;對屬進館范圍的各單位檔案的電子目錄進行接收和備份管理,要求移交進館的檔案必須實行電子目錄和紙質目錄雙套制,并將機關電子文件歸檔、檔案數字化工作納入年度執法檢查內容,要求各單位報送上一年檔案的電子目錄和紙質目錄進行備案。目前,全市有50萬條案卷目錄數據,140萬條文件級目錄數據,1545萬頁全文數據;市級機關檔案室歸檔管理約20萬件電子文件。
1.2 搶抓機遇,強力推進數字檔案館建設
縣檔案局在《吉林省檔案事業發展“十二五”規劃(草案)》中提出“到2015年,市檔案館初步建成數字檔案館(電子文件中心),力爭達到國家一級檔案館標準”的工作規劃和要求,獲得市政府批準,之后經過匯報爭取與溝通協調,市上將“數字檔案館建設”列為全市“十二五”信息化發展重點專項建設項目,并由縣委財經領導小組審定通過實施。目前,“梨樹數字檔案館建設項目”2012年的150萬元的項目投資已形成了數字化成果400萬張,今年的220萬元項目投資已完成招標,將處理館藏檔案600萬頁。
1.3 市局引領,縣市區數字檔案館全面啟動
市檔案局的數字檔案館項目啟動后,還及時給各縣區局找依據、壓任務、出文件,使縣區也迅速行動起來,起到了以點帶面、上行下效、全面展開的作用:梨樹縣館除國家搶救性數字化加工5萬3千多卷檔案外,縣政府已批準其逐年將縣級機關的檔案集中在縣館數字化處理;四平市館近期也在進行數字檔案館項目470多萬元的招投標;梨樹縣數字檔案館建設列入了《政府工作報告》和國民經濟和社會發展計劃;其他縣區也逐步啟動了館藏檔案數字化工作。
2 進一步提升信息檔案的利用效果
1、提高檔案利用效果,必須解放思想,轉變觀念,增強意識,走出自我封閉的思維模式。加強檔案管理隊伍建設,優化隊伍結構,有計劃、有重點地進行培訓,更新知識,提高檔案管理人員綜合素質,充分調動檔案人員的積極性和創造性,樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿,使其養成較強的歸檔意識。經常深入基層科室廣泛收集材料,建立完善的檔案收集網絡體系,加強聯系,溝通信息,廣泛收集。
2、加強檔案信息化建設,加快現代化管理步伐。隨著檔案數量的不斷增加和現代社會對檔案利用的要求,傳統的檔案利用方式和方法已不適應檔案用戶的需求。改進和更新檔案利用的方法和技術,推動檔案信息資源利用的信息化建設是提升檔案管理與利用工作的趨勢,因此,檔案管理部門應該順應信息時展的需要,以檔案信息化建設為契機,認真分析信息化建設對傳統檔案管理模式造成的沖擊,充分認識信息化建設所引發的檔案工作理論與工作方法的突破與變革,應用數字化技術手段與網絡工具,提高開發檔案資源的能力與水平,開展網絡檔案服務。在不斷采用現代化管理手段提高檔案管理與利用現代化水平的同時,以自己獨特的利用服務方式更好地為社會發展服務,不斷滿足社會對檔案信息的需求。
3、加大檔案利用宣傳力度,簡化利用手續,完善利用制度,不斷創造其他的便利社會各個方面和廣大人民群眾利用檔案的檔案利用形式,為利用者提供更豐富的、更便捷、更人性化、更高效的檔案信息服務方式,不斷推出社會關心、人民群眾需要的檔案信息,真正做到讓利用者方便,讓人民群眾滿意。今年以來,梨樹縣檔案服務窗口強化服務、深化內容、細化管理,狠抓電子檔案管理使用工作,充分履行政府信息公開職責,提升登記信息檔案的利用效果。
3 深化檔案信息內容,及時匯集電子檔案資料
根據企業檔案查詢利用和規范化管理的要求,對書式檔案內容突出“全、真、實”, 對入庫數據信息要求與書式檔案一一對應,利用高速掃描儀和新系統軟件,按照掃描錄入、排序、質檢等工作流程,對企業書式檔案進行電子掃描,做到與原始檔案資料內容一致,圖像清晰。
3.1 抓制度建設,細化管理措施,強化企業檔案利用服務管理
該局及時修訂完善企業檔案登記、錄入、歸檔、掃描、查詢等崗位責任制。建立企業登記檔案和電子檔案查詢利用制度,規定閱覽權限、復制打印權限,對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規定不同的審批手續,使企業檔案利用服務工作有章可循、高效便捷,有效提高了企業檔案利用服務效能。
3.2 強化服務意識,提升電子檔案查詢利用效果
關鍵詞:高校教學檔案管理信息化建設轉變
一.相關內容研究
教學檔案是在教學管理實踐活動中形成的全部檔案,是對教學活動的客觀反映與總結。隨著科技的發展與高校教育體制改革,使得高校教學檔案內容更加豐富。高校教學檔案對學校教學工作的考評起到重要作用,是教學活動管理總結經驗的重要參考資料。信息化概念最早于60年代由日本提出,信息化是工農業社會向信息社會演變的動態過程。我國學術界對此進行了較長時間的研討。1997年,首屆全國信息化工作會議召開,將信息化定義為培育發展以職能化工具為代表的新生產力造福社會的歷史過程。美國的檔案信息化管理利用方面發展起步較早,其檔案管理機構分為國家檔案館及各地分館組成的聯邦檔案管理機構和由各社會機構自行設立的檔案管理機構。美國檔案管理體制中包括分散于各地機構的文件中心,其檔案、圖書、資料的一體化管理模式使美國檔案信息化建設位于世界前列。70年代末我國檔案界開始嘗試使用計算機進行檔案管理,80年代中期,國家逐步出臺檔案編目與機讀目標制作方面的規范標準,推動了機讀目錄數據庫的建設發展。21世紀以來,電子政務發展迅猛,國家相繼出臺了一系列的檔案信息化建設制度。信息化建設事業全面展開。現代信息技術在國民經濟社會發展中扮演重要的角色,高校檔案必將隨著人類進步不斷發展,傳統的檔案管理模式受到嚴峻的挑戰。隨著信息化時代的發展,信息技術的廣泛應用為高校教學檔案管理提供了有力條件。檔案信息化管理是一種現代信息化檔案管理技術。將原本紙質檔案轉化為電子數據存儲,以方便不同部門間的檔案信息傳遞。檔案管理的信息化建設依托于計算機技術發展,基于計算機處理數據功能進行檔案信息存儲處理。隨著計算機技術的發展檔案管理信息化水平不斷提高,提高信息化管理必須建立數據信息計算存放相關規章。要實現高校教學檔案的信息化管理,首先應構建完備的檔案管理體系,制定完善的電子檔案管理制度,不斷提高高校檔案管理水平。使高校檔案信息化管理更加規范高效,其次要建立完善相關檔案管理安全制度,保障檔案管理信息化安全。第三要加強信息技術建設,實現高校檔案信息化必須依靠技術支持。要加強對檔管人員的專業技能培訓,促進檔高校案管理信息化建設發展。
二.高校教學檔案信息化管理的意義
在高校教學檔案管理中運用現代信息技術使傳統教學檔案工作為現代管理手段代替,檔管人員通過運用計算機進行檔案立卷等工作,打破了傳統教學檔案管理模式。傳統的查閱方式要到相關檔案保管部門進行紙質檔案查閱,高校各部門職能不同,會對教學檔案信息進行多次重復查閱,降低了高校檔案管理工作效率,浪費了大量的人力時間資源,加速了紙質檔案的磨損。推行高校教學檔案信息化管理,實現教學檔案信息的儲存索引數字化管理,可以降低教學檔案原件利用率,減少教學檔案原始材料的人為磨損。高校檔案工作綜合性較強,其較一般檔案部門具有更繁多的檔案類型。需更高效更科學的信息化手段進行管理,因此,高校教學檔案管理必須加快信息化建設步伐。傳統的高校教學檔案管理重藏輕用,信息時代的今天社會對信息資源的利用提高了要求。高校教學檔案工作者必須積極改變傳統的檔案管理理念。主動為學校社會提供利用服務。目前大多高校教學檔案工作仍沿用傳統的管理方式,相關管理部門以紙質檔案保管為主,部分高校實現了網絡化,但網絡上較少傳輸教學檔案信息資源,必須優化高校教學檔案管理手段,以增強高校教學檔案信息化管理效果。信息化建設在高校教學檔案管理工作中的應用現代信息技術,使教學檔案工作管理環境發生巨大變化,高校管檔人員原有的專業知識技能已不能適應時展的需求。因此,高校檔管人員必須學習掌握運用現代信息技術進行檔案管理知識技能,提高檔案管理效率。
三.高校教學檔案信息化管理中存在的問題
我國高校教學檔案信息化管理經多年探索發展,取得巨大進步提升,當前高校教學檔案信息化管理中仍存在一系列問題。究其原因,高校教學檔案管理部門管理觀念陳舊,社會服務意識淡薄,管理技術手段落后等問題為其主要原因。1.隨著現代信息技術的廣泛應用,人們開始加強重視檔案信息資源的利用,受傳統管理思想的影響,高校主管教學檔案領導對其重視不足,管理工作者思想觀念落后,教學檔案管理工作被動,管理人員較少積極主動收集相關教學檔案,優化檔案管理模式,阻礙了高校教學檔案信息化管理的發展。2.目前我國高校教學檔案管理仍沿用傳統的封閉管理方式,教學檔案僅供相關部門及本校師生使用。教學檔案提供利用是檔案部門與學校社會的聯系橋梁。傳統的管理模式不能很好的服務于高校檔案管理。要激發教學檔案信息化管理生機活力,必須轉變封閉的教學檔案管理方式。3.經費是教學檔案信息化管理的基礎保障。部分高校領導對教學檔案信息化管理重視不足,導致教學檔案管理辦公條件欠佳,設備陳舊,從而影響了教學檔案信息化管理的順利開展。4.實現教學檔案信息資源共享的重要前提是高校教學檔案管理標準化。因社會歷史等因素影響,目前我國高校教學檔案管理部門的管理工作缺乏規范標準,制約了高校教學檔案管理的信息自動化發展。要從高校檔案管理的未來長遠發展考慮,加強高校教學檔案信息化管理的規范性。5.快速實現高校教學檔案信息化管理的關鍵因素在于管理人員的專業素養。管理人員應掌握一定的現代信息技術,具備較高的專業知識能力。當前很多高校教學檔案管理人員缺乏現代技術的應用能力,對計算機系統程序數據管理等方面存在一定不足。
四.轉變高校教學檔案管理方式的策略
1.加強對信息化管理的重視信息時代的發展為高校教學檔案管理工作注入了新的活力,為適應新時期高校改革發展需求,高校應重視加強對檔案管理人員隊伍的技能培訓,不斷提升教學檔案信息化管理水平。高校教學檔案信息化管理需相關管理部門及人員樹立現代管理理念。運用現代化信息技術手段進行教學檔案管理。在轉變傳統的管理觀念時,要積極引進現代檔案管理理念,加強對教學檔案信息化管理的宣傳力度,適時將教學檔案信息化管理工作進展情況向領導匯報,為推動教學檔案信息化管理奠定基礎。促進高校教學檔案管理信息化發展。2.優化高校教學檔案管理方式目前高校教學檔案管理思想手段等方面存在許多問題,高校必須加強對檔案信息管理的標準化建設。將高校教學檔案信息化管理建設納入到高校檔案事業系統中,發揮國家檔案管理標準要求對高校檔案管理的指導作用。加強高校教學檔案管理標準化,首先要統一檔案信息的輸入格式,代碼符號等基本要求。在高層次上制定檔案管理的相關標準規范制度。確保高校行政部門及檔案部門對教學檔案進行科學系統的管理,以便更好為高校教學及社會發展服務。3.加強高校教學檔案信息化管理高校教學檔案信息化管理基礎是加強對相關硬件標準建設,目前市場上的檔案管理軟件繁多,各軟件開發水平不同,不少檔案管理軟件在功能設置方面存在缺陷,高校教學檔案管理部門應選擇標準化的教學檔案管理軟件。文檔一體化管理是將前端控制理念與全程控制思想運用于電子文件管理中,從整體上對文件信息與檔案信息進行組織控制。教學檔案信息管理系統要匯集所需信息數據,通過網絡檢索教學檔案提高檔案查閱效率,高校教學檔案信息化管理系統應具有一定的靈活性。以便對高校教學檔案信息進行動態管理,高校各相關部門可形成有參考價值的文件。將原有紙質教學檔案原件存儲到服務器,提高了傳統的檔案管理效率,方便檔管人員查閱管理教學檔案。高校傳統的檔案管理模式下,管理人員要對教學檔案基本情況進行統計,超期檔案催還等工作。教學檔案管理工作較為繁雜。應用標準化的教學檔案管理軟件,可隨時對系統存儲的數據進行統計,提高檔案管理工作效率。4.提高高校教學檔案管理人員專業素質要實現高校檔案信息化管理,必須提高高校教學檔管人員的職業道德素養,造就適應教學檔案信息化管理需求的專業人才隊伍。教學檔案涉及到教學檢查,人員素質評估等工作,檔案材料關乎師生的榮譽。高校教學檔案管理人員要具備良好的職業道德修養及較高的責任心,按時統計分類歸檔,確保學籍材料真實準確。當前高校檔案信息化人才形勢較為嚴峻,加強檔案管理人才隊伍建設是高效檔案信息化建設的基礎條件。當前高校中缺乏專業的檔案信息化管理人才隊伍,影響了高校教學檔案管理的現代化發展。高校檔案管理部門應加強對檔管人員的培訓教學工作,提升其信息素養與現代信息技術的應用能力。檔案管理人員要主動收集了解綜合教務管理系統,將檔案管理思想方法融入到系統設計中。積極了解目前學校運用的綜合教務管理系統,關注電子文件歸檔前的管理模式及運行特點,對歸檔后的數字化檔案實施有效管理。
參考文獻
1 建立檔案要有強烈的立檔意識
要有收藏家的心態,視檔案材料為至寶,及時收放保管。如,學生獲獎通知,即使本校學生沒有獲獎,也不能扔入廢紙簍,要存檔保管,并注明本校學生沒有獲獎或未參賽情況,這樣就不會有獲獎漏登之嫌,便于核查。倘若當時認為某材料無存檔價值,也不宜馬上作廢處理,應引入待整理檔案袋小憩。隨著教育標準化建設的全面展開,檔案管理工作也應更新觀念,加快發展。如何實現檔案管理工作的規范化、現代化。
1.1 觀念要現代化,即要樹立中小學校檔案是重要的教育資源這一觀念。
1.2 在管理上要與時俱進,要確立加快發展中小學校檔案管理的理念,制訂一整套與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。
1.3 要有計劃地逐步在檔案管理中實現管理科學化、技術現代化,即盡量采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公設施,收集、處理、傳遞檔案信息資料,提高檔案管理的信息化水平。因為檔案管理工作的技術手段和設備條件是提高檔案工作效率,確保檔案服務工作質量的重要條件,是檔案工作創新的硬件基礎。尤其計算機在檔案管理中的運用,越來越顯現出科學性、方便性、實用性和重要性,同時也提高了工作效率。
2 加強領導管理體制
學校領導應把檔案信息化建設納入學校現代化建設的整體規劃中,加大對檔案信息化建設的投入,盡可能地創造條件,推進檔案信息化建設的發展。健全領導體制,從組織上保證檔案工作順利開展。明確專兼職檔案人員,定期聽取檔案工作匯報,幫助解決實際問題。同時應將檔案人員的培訓以及系統的維護費用列入到相應項目的預算中,使得檔案信息化建設正常運轉。還應建立相應的考核制度,把檔案信息化工作納入到相關人員的考核中。
3 提高檔案管理信息化的水平
按照本學校檔案管理信息化系統的所必須具備的基本條件和基本標準,當務之急是配置相應的信息設備,配齊必要的專職管理人員,創設良好的條件,同時嚴格要求學校各職能處室要以信息化建設的標準形成正在形成的檔案資料,檔案管理人員則要明確建檔標準,及時予以立卷歸檔,逐步形成領導重視,部門協作,互相促進,共同提高的中小學檔案管理信息化建設新局面。
4 優化檔案資料管理的科學
不管學校規模大小,均應選派一名思想素質好、責任心強、熟悉學校工作、懂得辦學規律和較強業務能力的同志負責檔案管理工作,并制定相應的學習培訓制度,有計劃地培養檔案管理方面的專業人才,逐步實現中小學校檔案管理人員專業化、固定化。學校要抓住這一有利時機,加快中小學數據庫建設,只有數據庫建設好了,才能運用先進的信息技術對檔案資料進行科學的管理。
5 提高檔案管理業務水平
一、確保一流工作常態化運行
按照國網農技13號文件要求,將現行標準與原標準進行對照查找,吃透新標準的內涵,領會實質,有的放矢的開展新一輪的一流建設工作。首先是全面自查,對照各專業標準要求分部門落實責任,從本專業的角度出發完善各自的工作內容,并重新建立基礎資料和目錄,實現閉環管理。二是上下聯動不留死角。用一流建設標準完善基層單位的創“優”考核細則,力求作到管理層與基層同部署同落實。三是強化督導和考核,確保達到效果。采取即時調度,定期聽取匯報,隨時解決問題的方法掌握進度,并嚴格按照責任分工實施考核,確保了工作質量。在一流資料管理上,開發軟件,將全部資料網絡化管理,不僅有利于共享,同時也減少了費用支出。
二、堅持計劃管理的引領作用
按照上臺階方案要求,不斷豐富計劃管理的內涵,創新計劃平衡會的指導方法,統籌各部門之間的工作協調關系,集中下發工作計劃,指導基層工作開展,避免資源的無端浪費,每月及時通報工作完成情況以及整改落實情況,使計劃管理的引領作用很好的運行起來。
三、信息化建設
一是優化網絡架構,加強網絡安全,改造信息通道
與專業公司聯手對原網絡的核心設備進行更換,使其具有雙電源、雙引擎、各項技術指標均能滿足公司五年內信息化建設的需要,新增加了硬件防火墻和企業版殺毒軟件,使網絡安全和病毒查殺能力得到全面提高。對信息高速公路進行了重新規劃,按照不同的業務需求,整體上劃分為綜合辦公網、自動化信息網、遠程監控網和視頻會議網,使同在一條物理通道上傳輸的各類信息在邏輯上劃分開來,縮小網癱和病毒感染范圍,規避了網絡風險。通過對350多臺客戶端安裝網絡版的殺毒軟件,有效抑制了病毒在網內的爆發,通過實施網絡安全改造,解決了信息不暢、網絡安全等級低等技術難題,提高了網絡運行速度,使網絡的整體狀況、綜合性能指標、安全等級得到明顯提升,為信息化建設提供了安全可靠、高效迅捷、穩定的網絡環境。
二是充分挖掘,不斷完善升級,加快一體化建設
信息化建設以營配一體化建設為目標,目前,在計量器具上實現了計量管理系統與營銷計費管理系統的無縫連接,實現了客戶計量信息與營銷計費系統表計信息的數據共享,并使其數據源具有唯一性。結合工作實際,完善了物資管理系統,實行物資管理從審批到出庫網絡化控制,杜絕了材料浪費,促進了材料物資管理精益化、規范化。安裝并推廣使用了電話語音繳費系統,與計費系統、繳費系統實現了時時連接,拓展客戶交費方式,方便客戶及時了解電量電費信息;不斷完善地理位置信息管理系統,強化電網數據閉環覆蓋和無縫連接,確保數據唯一性和準確性,指導電網建設和改造,增加了報修導航定位、停電范圍顯示統計,導航抄表等功能,為抄管分離、營配一體化的實施奠定基礎。全部數據采集完成后,將實現生產信息取自現場、營銷取自生產、財務取自營銷的科學數據鏈條。優化了遠程抄表系統,完善了線損管理、數據分析、電費催費管理、時時監測等管理功能,并逐漸實現智能化管理的目標。
四、八月份重點工作
1、深入完善建標工作。目前,我們已經從兄弟單位拿到了三個標準的摸板,由于操作軟件不支持,導致操作繁瑣,必須逐一復制粘貼,信息中心針對此問題,正在進行整理,最終實現資料可導出,并分發到相關部門,對照公司現行的三大標準進行梳理、補充、完善。
2、以陽光采購會的形式,對各供電所目前使用的財務計算機進行更換和升級,提高工作效率。
3、針對網絡改造結束后,視頻會議、視頻監控網絡不通、設備損壞、電源供給等問題進行現場辦公,逐一解決。
4、進一步完善地理信息系統建設,召集項目組工作會,總結試點過程中的經驗,對存在的不足與技術人員和相關管理人員進一步研究解決,為全面實施做好準備。
5、按省公司要求,協調營銷部,做好營業報表和全省95598統一平臺后客戶信息查詢接口程序及數據準備工作。
五、下半年工作安排
一是深化創一流同業對標工作,廣泛開展內、外部對標,制定科學合理的標桿選樹辦法,采取走出去、請進來的方式,借鑒先進經驗、揚長避短,促進企業科學管理水平不斷提高。
二是加快推進業擴報裝網上流轉工作進程,引進先進管理軟件,使業擴報裝工作的每個環節、每個流程都有痕跡管理、時限管理,提高工作效率,促進窗口服務質量的全面提高。
三是總結0.4kv地理信息系統試點工作的經驗,為全面實施全電壓等級地理信息系統奠定基礎。