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【關鍵詞】公路工程;竣工資料;編研
公路工程竣工資料是公路工程建設施工的重要內容,也是公路工程竣工驗收的重要憑證,公路工程竣工資料是全面完成和履行合同的一部分,所以要特別重視,對公路工程竣工后使用、維修、改建、擴建等方面提供著非常重要的參考依據,因此竣工資料的編研在公路工程的建設和發展中起著不可忽視的作用。本文按照公路工程竣工資料的相關規定進行了分析。分別從重視竣工文件的收集整理、按技術檔案要求制定科學合理的編制方法、重視協作單位對竣工資料編制工作的密切配合以及切實做好竣工文件檔案的保管工作做出了如下探討。
一、重視竣工文件的收集整理
按照交通部門的公路工程竣工驗收辦法規定:在竣工驗收時,竣工圖表分值占工程質量和施工管理綜合評分的10%,文件資料占監理工作綜合評分的20%,由此看出竣工資料在工程竣工驗收中的分量。因此,各參建單位在一開始就應該把編制竣工資料列入工作日程,使其竣工資料的編制工作與工程建設一起進行發展。應從工程建設的各個項目中由始至終安排人員專門負責竣工資料收集整理、編制工作??梢?,工程竣工資料不但是工程驗收文件的一部分,他還記錄了工程整個施工過程,更是在今后管理、養護、改建擴建決策的重要依據。
二、按技術檔案要求制定科學合理的編制方法
按照有關公路總監理工程師辦公室對編制竣工文件的規定,結合各工程項目實際情況,明確要求職責和分工,明確竣工文件資料,要求圖表資料必須真實、準確、完整、系統;分別對卷、冊、分冊、本冊四個層次的編制內容和體系要確定;對字體、數據、線條、圖框、圖號、紙質、紙張尺寸、文件裝幀、每本厚度等規定具體要求;統一封面、扉頁、附表的格式并復印、裝訂示例。要認真、詳細閱讀和揣摩不同項目的竣工資料。而且,在審核中還要注意各種材料的檢驗合格證、資質證、抽驗單是否齊全。同時還要注意案卷封面、總目錄、案卷目錄、卷內目錄、封底備考表填寫;要求工程竣工文件一式四份,目錄按照市城建檔案館的樣板尺寸設計電子版面,為了不影響外觀不要任意放大縮小;要把監理工程師抽檢的材料質量檢查報告原件要放入檔案中;如果設計案卷有變更要標明,要做到案卷、圖紙、備考表清楚,方便查找,資料整理完畢后,要根據《工程竣工檔案驗收小結大綱》的要求,編寫“工程竣工驗收小結”并附在第一卷施工總結后面,屬于施工管理文件。
三、重視協作單位對竣工資料編制工作的密切配合
首先在搜集內容面廣、大量的文件、資料、圖表等編制竣工文件時,設計單位、施工單位、質檢單位、監理單位、協作單位要密切配合工作,而且各部門一定要認真負責完成任務,尤其是施工單位與監理單位的關系更為密切,要想很多資料手續備完的話必須有監理工程師的簽字才算。其次,施工單位和監理單位二者的資料在很多公路施工竣工資料中所站的比例最大,要想把資料收集完全而且還不丟失就必須在施工單位撤離現場前把這些工作做好。因為合作單位很多,在集時收集好資料的同時要建立一個竣工檔案小組,而且還要有專人負責資料的收集編制工作,還要建立行之有效的措施,如果合作單位的資料沒交全的話就不要結算公款。最后,對公司內部員工要以獎罰的辦法進行監督。另外,在工程建設過程中所采購設備的產品說明書、合格證、各類試驗報告、材質證明、工程變更、監理指令、生產會議紀要、業主與協作單位往來函件等原件是竣工資料的核心組成部分移交一定要齊全。
四、切實做好竣工文件檔案的保管工作
在公路工程竣工資料立卷歸檔工作上一定要規范完整,根據我們國家科技檔案的保管規定工作要求,保證公路工程竣工資料檔案質量一定要切實保管好,在業主要求竣工資料移交的基礎上,要求本公司把竣工資料制作成電子文檔的形式還要保留一份,然后交給業主,作為永久技術資料統一保存。這樣和之前的竣工檔案的保管工作互相比較的話更具有系統性和永久性,同時還方便與查找翻閱。另外,各項目經理部也都相應的成里了檔案室,目的是把保管好竣工資料工作做好,而且還表明了、加強了檔案管理員的工作職責和意識。同時,在不斷加強檔案管理員的工作職責和意識上,還經常組織內部交流、觀摩學習。在硬件方面,配置專用的密集架、底圖柜、空調機。海統一的制作了文件資料的包裝和案卷目錄、封面等,把檔案資料盡可能做到既有好的內在質量,也有整齊美觀的外貌,使公路工程竣工資料的檔案資料管理工作與優質工程相互協調。
結束語
公路工程竣工資料是各項工程的重要核心組成部分,公路工程竣工資料與工程施工是一個整體,它由始至始貫穿著整個工程施工,我們要向對待工程施工質量等同的高度來一樣對待公路工程竣工資料,公路工程竣工資料的編研是一項十分麻煩而且繁瑣的工作,不僅需要工程全過程中的收集整理,也更需要后期耐心細致的編制歸檔以及各部門的密切配合與協調,力求使竣工文件的編制達到完整、規范、準確、系統的標準。
參考文獻
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一、總監理工程師
1. 確定項目監理機構人員及其崗位職責。
2. 組織編制監理規劃、審批監理實施細則。
3. 根據工程進展及監理工作情況調配監理人員,檢查監理人員工作。
4. 組織召開監理例會。
5. 組織審核分包單位資格。
6. 組織審查施工組織設計、(專項)施工方案。
7. 審查開復工報審表,簽發工程開工令、暫停令和復工令。
8. 組織檢查施工單位現場質量、安全生產管理體系的建立及運行情況。
9. 組織審核施工單位的付款申請,簽發工程款支付證書,組織審核竣工結算。
10.組織審查和處理工程變更。
11.調解建設單位與施工單位的合同爭議,處理工程索賠。
12.組織驗收分部工程,組織審查單位工程質量檢驗資料。
13.審查施工單位的竣工申請,組織工程竣工預驗收,組織編寫工程質量評估報告,參與工程竣工驗收。
14.參與或配合工程質量安全事故的調查和處理。
15.組織編寫監理月報、監理工作總結,組織整理監理文件資料。
二、專業監理工程師(土建、電氣、暖通、給排水)
1、參與編制監理規劃,負責編制監理實施細則。
2、審查施工單位提交的涉及本專業的報審文件,并向總監理工程師報告。
3、參與審核分包單位資格。
4、指導、檢查監理工作,定期向總監理工程師報告本專業監理工作實施情況。
5、檢查進場的工程材料、構配件、設備的質量。
6、驗收檢驗批、隱蔽工程、分項工程,參與驗收分部工程。
7、處置發現的質量問題和安全事故隱患。
8、進行工程計量。
9、參與工程變更的審查和處理。
10、組織編寫監理日志,參與編寫監理月報。
11、收集、匯總、參與整理監理文件資料。
12、參與工程竣工預驗收和竣工驗收。
三、監理員
1、檢查施工單位投入工程的人力、主要設備的使用及運行狀況。
2、進行見證取樣。
3、復核工程計量有關數據。
4、檢查工序施工結果。
Abstract: The final accounting check is the final part of the investment project. As a necessary stage of completion settlement procedures and important means,it is an important aspect to determine cost. Frequently asked questions and audits based on the construction completion settlement are discussed.
關鍵詞:建設工程;竣工結算;審核
Key words: construction project;completion settlement;audit
中圖分類號:TU723文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)15-0071-01
0引言
工程竣工結算是指施工企業按照合同規定的內容全部完成所承包的工程,經驗收質量合格,并符合合同要求之后,向發包單位進行的最終工程款結算。因此,建設、監理、咨詢、審計和資產評估等有關單位均十分重視竣工結算的審核工作。
1當前工程竣工儲算存在的問題
工程結算直接關系到建設單位和施工單位的切身利益。在結算的編審過程中由于編審人員所處的地位不同、立場不同、目的不同,而且編審人員的工作水平不同的差異,因而編審結果存在不同程度的差距純屬正常。但如果相差太大,就有有意壓低造價或高估冒算的可能。
近年來,我們在竣工結算審核中發現一些普遍存在的問題,主要表現在以下幾個方面:①有些建設單位對施工合同的簽訂工作重視不夠,合同在制定過程不同程度地存在合同內容不夠詳盡、專用條款約定措辭不夠產謹、表達不清楚、操作不具體等問題,為竣工結算留下了合同糾紛隱患。②隱蔽工程沒有驗收。建設工程項耳沒有實行工程監理,或只委托“形式監理”(即有監理合同,但不要求派人駐現場監理)。建設單位沒有專人管施工現場,隱蔽工程沒有驗收、沒有簽證、沒有記錄,到竣工結算時,施工單位才找設計人員補簽證,然后列入結算。這種事后補簽的隱蔽工程往往數量多記,甚至根本沒有發生也列入結算。③現場簽證文字表述不清,手續不完整在現場簽證中也較常見,從目前許多項目的執行情況來看,亂簽證現象比較嚴重,該簽的簽,不該簽的也簽使合同額外增加的費用很多。④量、價計算誤差較大,結算造價水分含量較高,也是結算工作中普遍存在的問題。
這些都充分說明了竣工結算方面仍存在著不規范和人為因素,因此加強竣工結算審核和工程造價管理,保證結算審核的正確性、合法有效性就顯得十分重要。
2建設工程竣工結算審核工作要點
工程結算審核是一項政策性、專業性很強的工作,從工程量校核的準確性到定額單價套用的合理性,從現場簽證、竣工圖到現場踏勘等,工作煩瑣、復雜,延續時間較長。要做好竣工結算審核工作,根據工程具體情況采用科學、合理的審核方法,重點應放在做好項目的工程量、單價、各種費用計算的審核上。針對上述問題及其相關因素,做好工程竣工結算審核工作的要點應從以下幾方面入手:①核對發包合同條款。首先應核對竣工工程內容是否符合合同條件要求,工程是否竣工驗收合格,只有按合同要求完成全部工程并驗收合格才能列入竣工結算。其次,應按合同約定的結算方法、計價定額、取費標準、主材價格和優惠條款等,對工程竣工結算進行審核:若發現合同開口或有漏洞,應請業主與施工單位認真研究,明確結算要求。②檢查隱蔽驗收記錄。所有隱蔽工程均需進行驗收,兩人以上簽證:實行工程監理的項目應經監理工程師簽證確認。審核竣工結算時應該時隱蔽工程施工記錄和驗收簽證。手續完整,工程量與竣工圖一致方可列入結算。③落實設計變更簽證。設計修改變更應由原設計單位出具“設變更通知單”和修改圖紙,設計、授審人員簽字并加蓋公章,經建設單位和監理工程師審查同意、簽證;重大設計變更應經原審批部門審批,否則不應列入結算。④按圖核實工程數量。竣工結算的工程量應依據竣工圖、設計變更單和現場簽證等進行核算。并按國家統一規定的計算規定的計算工程量。招投標工程按工程量清單發包的,需要逐一核對實際完成的工程量,然后對工程量清單以外的部分按合同約定的結算辦法與要求進行結算。⑤嚴格執行定額單價。除投資包干部分外,結算單價應按合同約定或招投標規定的計價定額與計價原則執行,一般以當地(或行業)當時執行的建安工程預算定額單價,當地(或行業)、建設行政主管部門和工程造價管理部門的報告期價格指數及有關規定為準。定額單價沒有的項目應按類似定額進行分析換算,或提出人工、機械、材料計價依據,編制補充單價:不得高套、拆算,不得隨意估算或重復計算。⑥注意各項費用計取。建安工程的取費標準應按合同要求或項目建設期間與計價定額配套使用的建安工程費用定額及有關規定執行,先審核各項費率、價格指數或換算系數是否正確,價差調整計算是否符合要求,后核實特殊費用和計算程序。要注意各項費用的取費基數,如安裝工程以人工費為基數,這個人工費是定額人工費與人工費調整部分之和。建筑工程按工程類別取費,取費基數不同的應分別計算。如其他直接費和現場經費以定額直接費及報告期直接費價格指數或價差調整之和為基數:間接費和勞動保險費均以真接工程費合計為基數,而利潤則以直接工程費、間接費和勞動保險費三者之和為基數,應按程序分別計算或先以統一的基數換算各項費率后,用綜合費率計取各項費用。⑦有關單位參與把關。建設、監理、設計、施工等有關單位負責人和經辦人員應大力支持,參與把關,對隱蔽工程和設計變更的簽證進行核對確認,對施工殊措施發生的費用等共同商定對索賠費用進行認真落實。對結算中多報的工程價款不隨意優惠等等,按照發包合同的要求和有關規定,公平公正地把工程造價落到實處。
3結語
做好工程結算審核,合理確定與有效控制建設投資,需要審核人員具有良好的職業道德、較高的業務素質和豐富的工作經驗。工程情況各不相同,掌握科學合理的審核方法,認真做好工程量、價、費的審核是保證工程造價合理確定與有效控制的關鍵。結算審核牽涉到工程建設許多方面,需要建設各方積極配合,只有這樣工程竣工結算審核才能順利進行,才能全面真實地反映建設項目合理的工程造價,客觀地維護建設各方的經濟利益,使建筑市場更加規范有序地運行。
綜上所述,建設工程竣工結算的審核是一門專業性、知識性、政策性、技巧性很強的工作。因此需要我們在工作中不斷學習、總結和提高。
參考文獻:
【關鍵詞】資料;規范;管理;監督
前言:建筑工程施工資料是建筑工程建設過程中形成的各種形式記錄,它與工程實體質量緊密組合在一起,它既是反應工程質量的客觀見證,又是對工程建設項目進行過程檢查、質量評定、維修管理的依據,是城市建設檔案的重要組成部分。
1、施工項目技術資料的內容和作用
1)建筑工程施工資料是指在工程建設過程中,建設單位、施工單位、監理單位從立項到建成交付使用過程中,所形成的應歸檔保存的文件、文字記錄、圖紙、表格、影像制品等形式與載體的信息記錄。
2)建筑工程施工資料是在建筑工程施工過程中形成并應歸檔保存各種形式的信息記錄,包括工程準備階段文件、施工監理資料、施工單位資料、竣工圖和竣工驗收文件。
3)建筑工程施工資料主要完成的責任單位是建設、施工、監理三個單位,另外還有勘察和設計單位,各個單位應將工程施工資料的形式和積累納入工程施工管理的各個環節和有關人員的職責范圍內。
施工資料應以承包合同、審批文件、標準、規范、設計文件為依據,隨工程進度及時填寫、收集、整理,并按規程要求分類組卷,資料內容必須真實、可靠、準確、齊全,認真書寫、字跡清楚,有關責任方按規定簽字蓋章,使工程資料為本工程在交付使用后和其他類似工程的施工提供科學依據、鑒賞價值和參考標準。
4)為了加強各項目工地建筑工程施工資料的規范化管理,使其真實反映工程實體質量和技術管理水平,進一步規范施工資料的編制內容和要求,建立好真實、準確、完整的工程檔案,就必須做好建筑工程施工資料的細節管理。
2、建設單位施工資料管理(A 類)
1)建設單位主要負責工程準備階段和竣工驗收階段文件的收藏、管理和組卷工作。
2)工程準備階段主要收集、整理的資料主要包括五類文件: 建設用地文件 A1、勘察設計文件 A2、承發包文件 A3、工程開工文件A4、工程質量監督文件 A5。詳細內容包括: 建設用地規劃許可證、國有土地使用證、工程水文地質勘察報告、施工圖設計及其說明、設計審查文件、勘察設計承發包文件和合同、施工承發包文件和合同、監理承發包文件和合同、建設項目年度計劃申報批復文件、規劃審批文件和圖紙、建設工程規劃許可證及附件、建筑工程施工許可申請及許可證、建設工程質量監督注冊申報書、注冊證書和質量監督計劃、見證單位及見證人授權書。
3)工程竣工驗收階段主要收集、整理的資料有: 工程竣工驗收備案表、建設工程竣工驗收報告、勘察設計單位質量檢查報告、規劃、消防、環保等部門出具的驗收許可文件或準許使用文件、房屋建筑工程質量保修書、住宅質量保證書和使用說明書、工程竣工總結、工程施工過程中的錄音、錄像、光盤等資料。
4)建設單位要按有關行政主管部門的規定和要求進行申報、審批,組織工程竣工驗收,保證開竣工手續和文件完整、齊全,形成竣工驗收文件、負責工程竣工備案工作,提交完整的竣工備案文件報竣工備案管理部門備案。
5)建設單位在與施工、監理等企業簽訂施工、監理合同時,要對工程施工資料的編制要求、責任、費用、移交期限和編制份數等做出明確規定。
6)建設單位負責組織監督和檢查施工、監理等單位的施工資料的形成、積累和立卷歸檔工作,也可委托監理單位監督、檢查施工資料的形成、積累和立卷歸檔工作。
7)建設單位要從工程開工到竣工過程中時刻責成專人負責施工資料的收集整理工作,并對每一種資料辦理的相關部門人員要了解清楚、資料填寫內容逐條斟酌填寫完善,細節內容一定要注重。
3、監理單位施工資料的管理(B 類)
1)監理單位要加強施工資料的管理工作,實行項目總監理工程師負責制,指定專人負責施工監理資料的收集、整理、保管和歸檔工作。
2)監理資料主要包括六部分內容: 監理管理資料 B1、進度控制資料 B2、質量控制資料 B3、造價控制資料 B4、分包資質資料 B5、合同管理資料 B6。
3)監理管理資料主要包括: 監理規劃、監理實施細則、監理月報、監理會議紀要、監理日記、監理工作總結、監理專題報告、工程質量評估報告、監理工作聯系單、見證單位及見證人授權書。
4)監理進度控制資料包括: 工程開工竣工報審表、施工進度計劃報審表、工程暫停令、監理工程師通知單和通知回復單。
5)整個施工過程中質量控制資料是重中之重,要首要完成,主要包括: 施工組織設計(方案)報審表、工程材料/構配件/設備報驗表、工程報驗單、工程竣工預驗收報驗單、見證取樣記錄表、混凝土澆灌申請書、工程質量問題(事故)報告單、通知單、報審表、監理抽檢記錄、工程變更單、施工試驗見證取樣記錄匯總表、檢驗批分項工程質量驗收抽查記錄表。
6)其他造價控制資料、分包資料、合同管理資料等應根據甲方授權、工程特點和有關法律法規要求編制、收集、簽字、整理齊全。
7)監理單位要求按照合同約定,在施工階段監督、檢查施工單位資料的形成、收集、歸檔工作,保證施工資料的真實性、準確性和完整性,對施工單位報送的資料按規定進行審查,符合要求后予以簽認。
4、施工單位施工資料的管理(C 類)
1)施工單位要逐級建立、健全施工資料管理部門和各級崗位責任制,實行技術負責人負責制。各級施工資料的管理部門應配備工程技術人員,經培訓考試合格后,方可從事施工資料的編制、收集、整理和歸檔工作。
2)施工資料主要包括六類: 工程管理與驗收資料 C0、施工管理資料 C1、施工技術資料 C2、質量控制資料 C3、施工質量驗收資料C4、工程安全及主要功能核檢資料 C5。
3)C0資料主要包括: 開竣工報告、竣工驗收證明書、單位工程質量竣工驗收記錄表。C1資料主要包括: 企業資質及相關專業人員崗位證書、現場質量管理檢查記錄及配套管理制度、施工日志。C2資料包括: 施工組織設計(方案)及審批表、技術安全交底、圖紙會審和設計交底記錄、設計變更通知單、工程洽商聯系單。
4)C3質量控制資料根據各專業分部工程進行編制整理歸檔,一般工程主要按建筑與結構分部、建筑樁(地基)分部、建筑給排水及采暖、建筑電氣分部等分別組卷歸檔。該質量控制資料是施工資料中的核心部分,是保證工程質量的前提。
5)工程質量驗收資料 C4按分部工程的不同分別進行編制,按規范要求對檢驗批、分項工程質量驗收評定表進行編制、收集歸檔。工程安全與使用功能核驗表要在竣工驗收前按要求全部抽查檢測,滿足要求方可驗收。
6)施工資料主要形成于施工階段,施工項目部要設專職資料員,針對不同部位、不同時期應編制、收集、簽字、完善的資料整理歸檔。特別是針對于工程的特殊部位、特殊做法要做詳細資料規劃,使施工資料反映工程現場施工的真實情況,如有設計圖紙變更及時將資料按變更要求修改完善,把每個細節做到位。
7)施工資料要從工地最原始的現場檢查數據記錄、填寫表格的細節入手,比如鋼筋隱蔽驗收記錄、測量放線記錄、檢驗批質量驗收記錄、現場洽商記錄、打樁記錄等詳細記錄,反映工程真實現狀,使施工資料符合設計圖紙、施工質量驗收規范和設計變更及標準圖集等要求。
5、勘察設計單位資料的管理
勘察設計單位是工程施工中必不可少的參建方,應對工程進行施工全過程監督檢查、指導服務,并將形成的資料組卷歸檔、移交建設單位和主管部門。
參考文獻:
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關鍵詞:工程造價事前控制 事中控制 事后控制
中圖分類號:TU723.3 文獻標識碼:A 文章編號:
怎樣合理的控制工程造價,是我們工程造價咨詢常遇見的問題,工程造價的控制與確定貫穿于項目建設全過程,特別是項目決策階段、設計階段及施工階段。2010年12月我們作為審核單位,受內蒙古電力(集團)有限公司包頭供電局的委托,審核了包頭供電局本局及下屬單位的若干個工程項目,審核結束后,就如何合理控制工程造價簡要敘述如下并提出些建議和意見。
一、為合理的控制工程造價,避免出現高估冒算,應進行建設項目的事前造價控制,事中造價控制和事后造價控制。事前造價控制包括投資決策階段的造價控制,設計階段造價控制;事中造價控制是建設項目招標階段和建設項目施工階段的造價控制;事后造價控制是指竣工決(結)算階段的造價控制和工程項目后評價。
據有關資料統計,在項目建設各大階段中,投資決策階段影響工程造價的程度最高,即達到80%~90%,工程設計是影響和控制工程造價的關鍵環節,國外一些專家研究指出,設計費雖然只占工程全壽命費用不到1%,但在決策正確的條件下,即初步設計階段,影響工程造價的可能性為75%~95%,在技術設計階段,影響工程造價的可能性為35%~75%,在施工圖設計階段,影響工程造價的可能性為20%~30%,因此,在項目立項確定后控制工程造價的關鍵在于設計階段。
二、事中造價控制是工程招標和施工階段的造價控制。建設單位實行建設項目招投標制度(公開招標或邀請招標),組織有資格的造價咨詢單位或招標機構進行編制招標文件、標底、組織招標、投標、評標活動,投標人以合理低價中標,擇優選出工程質量優,經濟實力強,信譽良好的中標單位。
施工階段的工程造價控制的主要任務是通過工程付款控制,工程變更費用控制,預防并處理好費用索賠,挖掘節約工程造價潛力以實現實際發生的費用不超過計劃投資,施工階段應加強工程變更、合同管理、現場施工管理、材料和設備采購管理。
工程變更管理
建設單位、設計單位、監理單位和施工單位均有權對建設工程提出合理化建議和設計變更要求,任何單位提出設計變更都需提出書面設計變更申請,詳細申述變更理由、原因、內容、工程量及預估造價等,并附詳細的圖文資料。
經審批的設計變更(工程變更)由監理單位統一下達設計變更(工程變更)令,并由監理工程師監督施工單位實施。
在設計變更(工程變更)工程完工后,施工單位應將所有的報審批文、圖表等資料裝訂成冊,納入工程驗收技術檔案。
需要設計單位出具變更文件的,應附變更的構造詳圖,說明變更理由,并由設計單位項目負責人簽字(蓋章)。
施工階段的合同管理
工程中由于合同問題引發的索賠事件很多,加強合同管理是進行索賠控制及預防的有效手段,因此,建立一套完善合理的合同管理制度,切實做好合同管理工作是必要的。
1) 合同會簽及審批制度。施工合同內容廣泛,涉及施工、技術、經濟、法律等多方面知識,在合同未正式簽訂前,由各專業部門和人員共同研究,提出對合同條款的具體意見,進行會簽。實行合同會簽制度,能夠確保合同的全面及實際履行。擬定的合同在各相關部門會簽后,送給法律顧問審查;然后由法定代表人簽署意見,同意對外正式簽訂合同。通過嚴格的審查批準手續,可以使簽訂的合同合法、有效,盡量防止合同糾紛的發生,減少索賠事件的產生因素。
2) 合同交底制度。由合同管理人員向各層次管理者作“合同交底”,把合同責任具體落實到各責任人和合同實施的具體工作上。并在合同實施前與工程建設相關各方,如設計人員、監理工程師、承包人等溝通,召開協調會議,落實各種安排。
3) 合同履行過程中的管理。加強合同的跟蹤管理,做好工程施工記錄和日常的文件資料積累工作,根據合同正確處理索賠,達到有效控制項目投資的目的。
4)合同管理后評估制度。對合同管理制度從合法性、規范性、實用性、系統性及科學性等方面進行評估,發現和解決合同履行中的問題,不斷完善合同管理。
加強現場施工管理
嚴格控制工程變更與現場簽證。必須加強對工程變更及現場簽證的審核。對簽證事項進行審核時,應嚴格審查簽證事項發生的內容、原因、范圍、價格,明確費用發生的承擔方,如果該簽證事項的發生是由于承包商的原因造成的已包含在合同價款中,應予注明。并要規范現場簽證,詳細說明簽證事項產生的原因、時間、處理的辦法等內容,必要時配以簡圖和文字說明。
加強工程監理單位的管理。由于政府項目必須實行監理制度,監理工程師在施工管理中發揮了重要的作用。但也存在部分監理工程師由于專業知識不夠或責任心缺失等原因發出錯誤指令而導致索賠。因此,應有相應的責任約束,對由于監理工程師錯誤指令給國家造成重大損失的,要依法追究有關責任人的相關責任。
嚴格執行索賠程序。在項目實施過程中,凡屬于承包商責任導致項目拖期和成本增加事件必須在規定的時間內以正式函件通知承包方。
強化工程材料及設備采購管理
可以將重要或對工程造價影響大的材料作為甲供材料采購,并應在項目開工前做好采購計劃,由業主采購中心集中公開招標,使采購置于陽光下,以保證甲供材料的質優價廉,真正起到控制工程造價,節約投資的作用。
三、事后造價控制是指建設項目竣工結(決)算的編制和審查及工程項目后評價
工程完工后,發、承包方應在合同約定的時間內辦理工程竣工結(決)算,工程竣工結(決)算分為單位工程竣工結(決)算,單項工程結(決)算和建設項目竣工總結(決)算。財政部、建設部的《建設工程價款結算暫行辦法》(財建[2004]369號)規定,單項工程竣工結算或建設項目竣工總結算由總(承)包人編制,發包人可直接進行審查,也可以委托具有相應資質的工程造價咨詢機構進行審查。
根據國家和項目所在地的相關文件和合同約定,竣工(決)算的審核主要有工程量的審查;各種價格的審查;各項費率及計取的審查;相關合同條款的審查;隱蔽工程驗收記錄的審查;設計變更及洽商記錄等簽證的審查,各種計算誤差的審查等方面。
關鍵詞:編制竣工草圖;依據;方法;問題、措施、意義
1 工程概況
安徽響水澗抽水蓄能電站位于安徽省蕪湖市三山區峨橋鎮境內,距繁昌縣城約25km,距蕪湖市約45km,電站裝機容量1000MW(4×250MW),為日調節純抽水蓄能電站,電站由上水庫、輸水系統、地下廠房系統、開關站和下水庫等建筑物組成。電站屬大(2)型二等工程,主要建筑物按2級建筑物設計。
上水庫位于浮山東部的響水澗溝源坳地,由主壩、南副壩、北副壩、庫盆等建筑物組成。上水庫土建工程包括5個單位工程、44個分部工程,共涉及施工圖紙655張??⒐げ輬D由施工單位進行編制,經監理、設計、業主審核無誤后提供設計單位,為編制竣工圖的主要依據。
2 竣工草圖的編制
2.1 編制依據
響水澗上水庫竣工草圖是按照國家頒布的有關規程、規定和設計施工圖及設計修改通知單等進行編制而成。主要依據有:
(1)《電力工程竣工圖文件編制規定》(DL/T 5229-2005);
(2)《國家基本建設委員會關于編制基本建設工程竣工圖的幾項暫行規定》((1982)建發施字50號);
(3)《關于印發《安徽響水澗抽水蓄能有限公司工程檔案管理辦法(試行)》的通知》(響蓄總[2007]99號);
(4)《技術制圖復制圖的折疊方法》(GB/1069.3-89);
(5)設計施工藍圖;
(6)設計修改通知單;
(7)承包人建議修改通知單;
(8)圖紙交底會審紀要;
(9)相關會議紀要及文件等。
2.2 編制原則
響水澗竣工草圖是在設計施工藍圖的基礎上結合設計變更通知單、承包人建議修改通知單、圖紙交底會審紀要、相關文件等和現場實際情況,按照圖物相符的原則及《電力工程竣工圖文件編制規定》(DL/T 5229-2005)、《國家基本建設委員會關于編制基本建設工程竣工圖的幾項暫行規定》((1982)建發施字50號)中相關原則進行。主要原則:
(1)凡按圖紙施工沒有變動的,則由施工單位在原施工圖上加蓋“竣工圖”標志后,即作為竣工草圖。
(2)凡在施工中,雖有一般性設計變更,但能將原施工圖加以修改補充作為竣工草圖的,可不重新繪制,由施工單位負責在原施工圖上注明修改的部分,并附以設計變更通知單和施工說明,加蓋“竣工圖”標志后,即作為竣工草圖。
(3)凡結構形式改變、工藝改變、平面布置改變、項目改變以及有其他重大改變,不宜在原施工圖上修改、補償者,應重新繪制改后的竣工圖。由設計原因造成的,由設計單位負責重新繪圖;由施工原因造成的,由施工單位負責重新繪圖,由其他原因造成的,由建設單位自行繪圖或委托設計單位繪圖。施工單位負責在新圖上加蓋“竣工圖”標志并附以有關記錄和說明,作為竣工草圖。
2.3 編制內容
響水澗上水庫工程竣工草圖共655張均按工程實際完工情況編制,竣工草圖真實反映工程竣工驗收時的實際情況。所有圖紙均經監理工程師及業主審核,符合有關規定,達到圖物相符的要求。
3 編制竣工草圖存在的問題
做為工程項目的具體實施者,施工單位對施工過程中的變化情況比較清楚,能夠及時掌握設計變更通知單、承包人建議修改通知單、圖紙交底會審紀要、相關文件等資料制備齊全,能真實的反應施工的實際情況。但在施工過程中施工單位主要任務是施工,對竣工草圖的編制注重不夠,且施工過程中技術人員等流動較大,竣工草圖一般都是快完工了才著手編制,涉及到整個工程的施工圖紙和所有變更文件,工程量很大且完工后在編制容易造成遺漏,對完工工程量的核算也有較大的影響。
4 編制竣工草圖的要求及應采取的措施
4.1 施工過程中進行竣工草圖的編制
工程建設中施工單位應按單元、分部工程,在施工過程中進行竣工草圖的編制,邊施工邊編制。首先減少后期的工作量,其次對完工工程量核算提供準確的依據,再次能夠及時準確的給設計單位提供竣工草圖做為編制竣工的的依據。
4.2 加強管理,從制度上確保檔案工作有效落實
工程項目建設中應由監理、業主、設計、施工單位等單位參加組件檔案工作領導小組,全面負責工程檔案的領導監督,把竣工草圖的編制也納入其中。進而能明確各自的檔案工作任務與要求,做到從機構與制度上確保檔案工作的有效實施。應對竣工草圖的編制、審查、交接時間等作出明確的規定,不能忽視這點。在實踐工作中,工程建設單位除整理好職責范圍內的竣工檔案外,還應負責匯總各單元工程提交的施工文件、竣工草圖等,及時整理出完整的竣工草圖。
4.3 監理單位對竣工草圖的審核
竣工草圖的編制是為設計單位編制竣工圖必須的依據,監理單位對竣工草圖的審核要嚴格按照相關的規定執行??⒐げ輬D編制完成后,監理單位應督促和協助竣工草圖編制單位檢查其竣工草圖的編制情況,發現不準確或短缺時及時修改和補齊。在檢查完成后監理人員應簽名。
4.4 編制竣工草圖的意義
竣工草圖的編制是給設計單位編制竣工圖提供的必須依據,是對工程進行驗收、運行、維護和改造的可靠依據,對整個工程影響很大。竣工草圖是指項目竣工后按照工程實際情況在原設計藍圖基礎上繪制的圖紙,對項目完工后工程量核算、審計單位審核起著至關重要的作用。
結束語
關鍵詞:城市軌道交通;建設工程;檔案管理;問題對策
在當前我國社會經濟不斷快速發展的背景下,我國城市軌道交通在建設和發展過程中正處于鼎盛時期。通過對相關數據進行調查分析之后可以看出,一直到2012年年底的時候,我國大陸地區總共有7個軌道交通運營城市。以重慶市為例,根據新一輪《重慶市城市快速軌道交通線網規劃》,重慶市在具體規劃過程中,與自己的實際情況進行結合之后,規劃和建設23條軌道交通線路,線網的整個總里程達到了1070km。在這種狀態下,重慶市軌道交通工程將會逐漸形成大量的竣工檔案,這些檔案的內容和準確性對城市軌道交通建設工程而言,具有非常重要的影響和作用。
1城市軌道交通建設工程竣工檔案管理現存問題分析
城市軌道交通建設工程在具體實施過程中,竣工檔案管理其實主要是指在施工過程中,將與城市軌道交通建設工程相關的一些內容或者是文件進行歸檔處理。其中包括一些施工文件、監理文件或者是竣工驗收文件等,這些都是在竣工檔案管理實施過程中非常重要的檔案內容。與重慶市城市軌道交通工程竣工檔案質量管理的具體實踐情況進行分析之后,可以總結出在現階段城市軌道建設工程檔案管理存在的問題。
1.1原件不齊全
在城市軌道交通建設工程竣工檔案管理工作具體實施過程中,有很多重要的施工文件或者是一些監理文件,在下發以及轉發過程中,大多數都會直接利用復印件的方式。這樣做的根本目的并不是為了保護原件,而是有很多原件已經損失或者是丟失。原件的不齊全,很難滿足“重慶市地鐵公司竣工文件編制移交管理辦法”中的相關規定,同時也很難保證與竣工相關的工作能夠在實踐中得到有效落實[1]。
1.2填寫缺乏規范性特征
在城市軌道交通建設工程具體施工過程中,其具有復雜性比較強,施工周期比較長等一些特征。這些特征的存在,在某種程度上增加了城市軌道交通施工的難度,需要通過各種技術和施工方案的有效制定和落實,才能夠保證城市軌道交通的整體施工質量。但是需要注意的問題之一就是,無論是任何一個階段的施工,都需要按照施工文件和施工方案進行落實,而這些施工方案,就是城市軌道交通建設工程竣工檔案管理過程中必不可少的重要文件。這些文件的保存,不僅有利于對施工的實際情況進行及時有效的調查分析,而且還能夠為后期的維護保養提供一定的依據作為支持。但是在竣工檔案管理具體實施過程中,有很多報告文件不僅在欄目上沒有相對應的簽署意見,而且甚至有的監理工程師在簽名或者是注冊的方章上呈現出嚴重的不一致現象[2]。有的簽字甚至出現隨意涂改的現象,這種現象的存在,直接導致整個竣工檔案的填寫缺乏規范性特征。
1.3內容缺乏真實性
有部分施工文件在編制過程中,不能夠實現與城市軌道交通建設工程的同步。在這種狀態下,只能通過最終的杜撰對其進行操作,這樣很容易導致一些假文件或者是假數據的存在。甚至有部分變更通知單或者是一些技術核定單在收集時,缺乏完善性,這樣不僅會導致竣工圖上很多設計內容無法真實有效的展示出落,而且還會導致嚴重的錯誤或者是漏缺現象發生。
1.4歸檔不及時
有很多竣工檔案在制定和具體收集落實時,并沒有及時有效的完成歸檔,甚至部分竣工檔案只能利用催要的方式,但是卻完全無法滿足歸檔質量提出的基本要切。嚴重的情況下,部分竣工檔案在索要時,也會遇到一定的難題。尤其是對于工程在具體建設過程中,只經過第三方審計之后,就能夠對合同款項進行審計,在審計完成之后,就可以將這些合同全部都結算清楚[3]。針對這一現象,竣工檔案是否歸檔完全由第三方決定,這樣很容易對歸檔工作的順利開展造成嚴重的阻礙影響。
2城市軌道交通建設工程竣工檔案管理的具體實施措施
現階段,重慶市軌道交通建設建設工程竣工檔案在編制和具體落實過程中,基本都是按照“重慶市城市軌道交通工程檔案管理”的具體內容進行落實。在檔案材料的歸檔范圍、使用檔案裝具等方面,具有一定的優勢特點。與此同時,結合該規章制度。并且結合實際情況,與現存于重慶市城市軌道交通建設工程竣工檔案管理中的問題進行結合,提出有針對性的解決對策[4]。
2.1加強竣工檔案法律法規教育
城市軌道交通建設工程在具體實施過程中,雖然其施工周期比較長,具有一定的復雜性,但是通過一些新型技術的引進和利用,對城市軌道交通建設工程的質量而言,也能夠起到一定的保障性作用。但是在施工過程中所涉及到的一系列檔案、文件,比如施工文件、監理文件等,這些文件對整個建設工程而言,具有非常重要的影響和作用。與此同時,這些文件需要被進行有效的整合和收集,為竣工檔案管理提供準確有效數據資料,提高竣工檔案管理的質量和水平[5]。除此之外,凡是參與到城市軌道交通工程建設的監理或者是施工人員,自身都需要具有比較強的檔案法制意識,這樣才能夠對自己的行為產生一定的影響。另外,要在實踐中加強竣工檔案管理法律法規的學習、培訓和教育,讓所有參與到其中的工作人員能夠真正意識到,作為城市軌道交通的建設者,必須要保證工程質量,同時還要保證工程竣工檔案的質量。
2.2利用行政、經濟手段保證參建單位對檔案工作的重視
在城市軌道交通建設工程竣工檔案管理相關措施落實過程中,要與實際情況進行結合,保證軌道交通工程竣工檔案的完整性和準確性。為了實現這一根本目的,在具體操作過程中,需要從管理機制以及企業本身的行為方面出發,對其進行有效的約束。①需要對工程建設單位相關部門進行整合,并且在這些部門中推行檔案責任制度,將相關工作人員自身的責任落實到實處,體現在各個環節當中。②通過經濟手段科學合理的利用,起到良好的制約效果,在合同當中,對竣工文件進行重新的整編和歸檔,保證相關內容的有效落實。特別是對于由第三方審計的工程而言,在針對是否需要移交竣工檔案參建單位的時候,需要直接由重慶市地鐵公司檔案室對其進行審核和批準[6]。
2.3加強對竣工檔案質量管理的過程監督和指導
在針對監理人員或者是施工單位的一系列技術人員進行培訓和教育指導的時候,要真正讓這些工作人員能夠清楚的意識到竣工檔案管理的重要性。這樣不僅有利于強化這些工作人員的意識,而且對這些工作人員自身的行為也能夠產生一定的影響。在整個過程監督和指導過程中,要將重點放在檔案基礎知識、一些原始文件的簽證操作方法等方面。在實踐中,加強對竣工檔案的形成,對整個形成過程進行全方位實時有效的監督和控制,并且適當給予相對應的指導意見。除此之外,還需要在實踐中,將“三同步”管理制度落實到實處,對施工現場進行深入的檢查和分析。這樣不僅能夠在檢查過程中,針對各個參建單位遇到的問題進行分析,而且還能夠結合實際情況,提出有針對性的解決措施。在各個分部工程具體驗收之前,需要對檔案的收集、編制進行科學合理的把控,這樣才能夠保證竣工檔案的合理性和規范完整性。
2.4嚴格把控竣工驗收檔案質量
在竣工驗收過程中,其中非常重要的一點就是對竣工檔案是否達到項目的基本要求進行檢查和分析。因此,地鐵公司檔案管理人員以及相對應的監理工程師要結合實際情況,對竣工驗收質量進行嚴格有效的把控。特別是針對一些隱蔽工程而言,要對其本身的記錄是否具有真實性和有效性進行審核。
3結束語
城市軌道交通建設工程竣工檔案管理在具體實施過程中,為了保證檔案管理質量,需要加強監理、施工單位等各個部門在竣工檔案管理方面的水平。這樣不僅能夠從根本上促使交工驗收期限得到有效縮短,而且還能夠保證城市軌道交通建設工程竣工檔案管理質量的有效提升。
參考文獻
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關鍵詞:水利工程;水環境;資金流轉
作者簡介:王禮輝(1978-),女,漢族,河南省南陽市唐河縣人,本科學歷,會計師,研究方向:南水北調配套工程工作
中圖分類號:F239.45文獻識別碼:A文章編號:1001-828X(2015)024-000184-01
引言
水利工程竣工結算的要求是施工單位必須嚴格依照合同的標準和規定完成相應的工程。在工程結束之后要經過驗收人員檢查,檢查通過后,向相應的單位申請工資的結算。工程的結算資金在很大程度上影響著建設工程的造價設定,以及新增加的固定資產價值的評估工作。水利工程的竣工結算是建設單位在向有關部門提交建設結果和資金情況的重要依據。在總結工程的建造過程以及檢查項目概算等工作有著重要的作用。因此,工程的結算工作有著非常重要的意義。目前我市在水利工程竣工結算工作上還有一定的進步空間。本文通過對我市水利工程竣工結算工作的調查,總結工作中存在的不足,并提出一些改善的措施。
一、水利工程竣工結算審計工作特點
1.政策多。國家建立了各種相關的規范和制度來協助資金能夠更好的使用。工作人員在執行時要嚴格依照制度中的內容,規范自己的行為。將工作落實到位是建設資金能夠良好運轉的保障。也是會計工作者完成竣工結算審計工作的主要參考依據。
2.涉及內容廣泛。水利工程竣工結算工作牽扯著很多的工作內容。比如資金的使用和往來以及資金的運轉等。另外結算的工作和工程材料的供應以及圖紙變更等有很大的聯系。所以,水利工程竣工結算工作對審計工作人員的專業素質要求比較高。要有高度的敬業精神,在工作中具備嚴謹認真的工作態度。對最后確定的內容要確保準確無誤。
3.對技術要求比較高。水利工程竣工結算工作要運用到很多水利工作方面的知識。審計工作人員是否能夠熟練的掌握和使用這些專業知識,對竣工結算的質量有著很大的影響。
二、水利工程竣工結算審計工作的問題
1.合同的效力不足。合同建立的不規范,缺乏細節性的規定,業主只和施工單位進行合同的簽訂,導致后期有很多的問題出現。對方使用合同中的漏洞來額外的增加建設工程的資金。往往在工作結束后,開始結算的時候才注意到合同里面并沒有指定相應的工程價款以及結算的要求。對工程中的設計變更內容也沒有明確的規定。
2.驗收工作不到位。很多的建設單位在開展工程時并沒有采取全面監理方式,大多數建設單位會采用形勢監理方式。形勢監理是指建設單位和監管部門有簽訂監理合同,但是并沒有真正的分配檢查人員進行實地的監督。隱蔽工程在開展是缺少驗收、簽證以及記錄等。這些問題通常到施工結束的時候才可以得到解決。
3.缺少對設計變更的規范。設計變更工作很容易遭到建設單位的忽視,有一部分的建設單位都不主動完成設計變更的流程。沒有進行審批,更沒有獲取設計變更的通知,卻依舊進行著工作,對設計變更的工作非常的不重視,設計變更之后沒有進入再次審批流程,也沒有記錄設計變更之后相應的工程量和投資數量的變化情況。
4.工程計量不按照要求。工程計量沒有嚴格依照國家設定的計量規范和竣工圖尺來計算。因此經常造成竣工結算時工程量加多,使工程資金投入加大。
5.結算單價不按照規定。施工單位經常不依照合同規定的內容結算。任意的提高工程款,造成建設工程的投資額度增大。
6.取費計算不規范,計算誤差時常出現。施工單位在施工時增加規定中不需要增加的項目,減少規定工程中不需要減少的項目。對取費的計算造成很大的困難。另外,計算中常常會出現誤差,甚至是虛設項目來增加建設工程中的資金投入。
三、做好水利工程竣工結算審計工作的對策
1.及時檢查,了解工程的進度。開展建設項目的審計工作之前,首先要對水利工程的基本情況有一個大致的了解,分配人員進行實地檢查。檢查的內容要涵蓋建設單位的工作人員、設計人員以及檢查人員。也要了解施工單位的基本情況。調查他們的工作情況,分析會對審計工作造成影響的各種因素。
2.優化審計部門的人員結構。在建立一個審計小組要考慮到,審計小組的人員分配要與審計工作任務的多少以及完成工作任務的所需用的時間相統一。審計工作人員工作內容的分配應該與其專業技能的特點相符。審計組長要有足夠的能力來帶領審計團隊高效的完成任務。
3.做好檢查工作。在核對工程量時,要做好檢查工作。第一,檢查竣工項目是不是嚴格的按照原來設定的設計圖紙進行施工。檢查其在施工中是否有遺漏的項目或者未完成水利工程量。第二,檢查在施工中的變更情況是否和辦理的變更簽證相一致,施工單位辦理的簽證書是否規范,檢查建設項目的工程量在計算中有沒有出現錯誤等。第三,檢查建設項目中的施工方法是否與之前要求的相一致,確保施工單位所使用的材料規范,禁止偷工減料的行為出現。第四,檢查施工單位的工程量是否有多報或虛報的情況。第五,檢查施工單位在施工中使用材料的規格、參數等。
4.審核內容結合企業實際情況。審核人員在對其余的項目資金進行檢查時,要嚴格的按照《企業會計準則》和《基本建設財務管理財務若干規定》等制度。審核過程和方法要結合建設單位的實際情況,對必要的工作內容進行審核。自行的添加或設定審核內容?;蛘呖梢詫嫷墓ぷ饔涗浕蛘邔ζ浜贤臈l款進行審核等。
5.工程結算審計工作要有所依據。審計工作主要依據《水利基本建設項目竣工決算審計暫行辦法》、《基本建設財務管理若干規定》(財基字[1998]4號文)、《水利基本建設項目竣工財務決算編制規程》、《企業會計準則》中的規定。竣工結算審計主要依據經過水利部門批準的設計和文件,工程的結算報告和結算書,財務賬目,設計圖紙等。
四、結束語
以上總結了水利工程竣工結算審計工作中存在的一些問題,主要是施工人員不能夠按照要求和規范來開展工作。另外,審查人員的項目檢查工作不到位,檢查不徹底等。解決這些問題的方法是要建立良好的規范,嚴格做好工程中的管理工作。培養自己嚴謹求實的態度。
參考文獻:
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一、重點建設項目檔案的收集范圍
重點建設項目檔案是指重點建設項目的提出、立項、審批、勘察設計、施工、監理、竣工投產全過程中形成的,具有保存價值的,應歸檔的各種載體的文件材料。其收集范圍主要包括以下幾個方面:
1. 立項審批文件。主要包括項目建設書及批復、可行性研究報告、項目評估、環境預測調查報告,設計任務書、計劃任務書等。
2. 設計文件。包括初步設計、技術設計、施工圖設計技術材料,專利文件,設計計算書,關鍵技術試驗、總體規劃設計、設計評價、鑒定及審批材料等。
3. 施工技術文件。主要包括施工定位測量、地質勘探資料:質保書、試驗報告;隱藏工程驗收記錄;工程記錄及測試、沉降、位移、變形、監測記錄;圖紙會審、變更設計通知單、技術核定單等修改數據;工程質量事故報告及處理記錄;工程質量檢查、評定資料;焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄;設備、管線及電氣、儀表施工安裝記錄、質量評定、事故處理報告等等。
4. 竣工文件。主要包括建筑安裝工程總量表、工程說明、竣工圖、測試記錄、隨工檢查簽證、記錄、工程變更單、重要工程質量事故報告、已安裝設備明細表。竣工圖主要包括:總平面圖、建筑、給水、排水、煤氣、通訊、暖通、監控、電梯等專業竣工圖;建設用地范圍內地下綜合管網圖(含管線接口位置)等等。
5. 監理文件。主要包括監理通知、備忘錄、報告、會議紀要;施工質量分析;監理規程;合同管理文件、三控制文件、協調文件等。
6. 設備文件。主要包括設備、材料采購合同、出廠質量合格說明;設備、材料裝箱單、開箱記錄;設備圖紙使用說明書;設備安裝調試記錄等等。
7. 竣工驗收文件。主要包括工程竣工驗收報告;工程設計總結、監理總結;質量評審材料;環保、勞動安全衛生、消防、檔案等竣工驗收審批文件;竣工驗收會議決議文件、驗收證書及驗收委員會簽字名單;項目評優報獎申報材料、批準文件及證書等。
二、重點建設項目檔案的整理
建設項目檔案的整理,就是在遵循檔案材料形成規律,保持材料之間的有機聯系,便于保管和利用的原則下,對文件材料進行分類、組織保管單位和編目工作。
1. 分類。按工程項目分類法分類,就是按照一個基本建設項目的全部材料為單位劃分類別。在一個項目之內,可以按單項工程或專業性質劃分屬類。
2. 組卷。按建設項目立項、設計、施工、竣工四個階段分別組卷。項目立項階段,按項目申報、地質勘探、工程征地等環節分別組卷。設計階段按設計程序分別組卷??筛鶕牧系亩嗌伲謩e組成一卷或數卷。施工階段一般按單位、單項工程或專業組卷,組卷時文字材料在前,圖樣材料在后。工程竣工驗收階段的文字材料,一般單獨組卷。
3. 卷內文件排列。建設項目按依據性材料、基礎性材料、工程設計(含初步設計、技術設計、施工設計)、工程施工、工程竣工驗收等順序排列。
4. 案卷的項目。⑴編寫案卷頁號。以有書寫內容的頁面編寫頁號,正面寫在右下角,反面寫在左下角。不裝訂的以件為單位編寫件號,并加蓋檔號章。⑵填寫卷內目錄。主要是序號、文號、責任者、題名、日期、頁次的填寫。⑶填寫備考表。卷內備考表填寫卷內文件材料的件數、頁數,以及在組卷和案卷管理中需要說明的問題。