［摘要］目前，各行各業都朝著信息化的方向發展，而作為報社發展中具有重要作用的文書檔案管理工作，應該積極應用信息技術提升信息化水平，以此來提升自身的管理效率，充分發揮文書檔案的作用。在應用信息技術的過程中，相關人員應該抓住信息化時代的特點，創新文書檔案管理手段，從而更好地管理報社的檔案文書。基于此，本文針對信息化背景下報社文書檔案管理工作存在的問題，提出了相應的對策。

［關鍵詞］信息化背景；報社；文書檔案；管理

0引言

目前，我國的報社文書檔案管理模式已經不適用現階段的工作內容，這就需要文書檔案管理人員在工作過程中明確當前工作中的不足之處，引入先進的信息化技術，改善檔案管理模式，提升檔案管理水平，從而充分發揮文書檔案資源的作用。

1文書檔案管理信息化的重要作用

1.1能夠有效提高文書檔案管理水平

以往在進行文書檔案管理的過程中，基本采用人工管理方式。但是隨著經濟的快速發展，文書檔案信息資料和管理工作的內容也逐漸增多，在工作的過程中，更容易出現因為人為因素所導致的問題，同時也增加了管理人員的工作量，降低了檔案管理效率。而檔案管理部門通過引入先進的信息化技術，進行檔案管理信息化建設，能夠將其中一些比較復雜的工作通過信息化技術進行快速處理，并且還能夠針對一些比較重要的文檔進行歸類分檔，以信息技術代替人力，從而能夠有效提高文書檔案管理水平的效率。

前言

醫院文書檔案肩負著醫院重要活動、重大事件原始資料收集、記載以及各級公文轉遞、分類、歸檔等工作，是醫院管理的有效憑證。同時，對醫院的文書檔案進行科學化的管理，能有效提高醫院的管理水平，有利于醫院可持續發展。然而，目前大部分醫院對文書檔案管理重視程度仍不夠高，且在管理工作方面仍存在一些嚴重的問題需要有待解決。

一、醫院文書檔案管理工作所存在的問題

1、領導重視程度不夠高，檔案管理者意識淡薄

醫院大部分領導認為，醫院只要做好教學、科研等方面工作，就能獲得社會效益、經濟效益的雙豐收。同時他們還認為，醫院文書檔案管理質量好壞不會對醫院的發展造成嚴重的影響，且在文書檔案收集、整理方面，增加其人力、物力的投入將會得不償失。因此，在文書檔案管理方面，醫院投入經費較少，設備陳舊，嚴重阻礙了文書檔案管理的發展。由于領導重視程度不夠，導致部分檔案管理者對醫院文書檔案管理缺乏法律知識、管理意識，在他們看來，醫院的文書檔案管理工作就是將醫院來文進行收集、整理而已，無任何技術含量。

2、檔案管理人員素質低

目前，多數醫院將文書檔案交由醫院辦公室人員進行管理。然而，醫院辦公室人員由于工作比較忙，加之沒有足夠的精力和時間來管理文書檔案，致使大量的資料因不能及時收集、整理而積壓過剩。而對于從事檔案管理方面的人員而言，由于自身并非專業性管理人才，且學歷水平低，相關專業知識、技能欠缺，因而不具備檔案管理工作的基本素養，進而影響文書檔案管理工作的效率和質量。同時，醫院在文書檔案管理人員培訓方面的機會較少，致使檔案管理者思想較為傳統，依舊停留在以往的管理模式上，且法律意識不高，不能滿足新時展的需要。

摘要：文件檔案管理是各單位的一項重要工作。記錄各單位的社會發展信息和重要資料。它具有政治性、技術性和服務性的特點。科學、高效的文書檔案管理工作不僅能使單位作出合理、正確的決策，還能提高單位的管理水平，是促進單位進步和發展的有效舉措。本文重點闡述了改善措施及優化其管理效能的建議，旨在為單位檔案管理工作創新提供有益參考。

關鍵詞：文書檔案；管理工作；強化措施；創新對策

1文書處理和檔案管理之間的關系

1.1文書處理與檔案管理工作有不同的工作任務和工作對象

文件處理與檔案管理有本質的區別，但兩者的有效結合可以促進檔案管理的發展。文書的工作內容是發送、接收、傳遞、監督、組織和保存文件。檔案主要是收集、鑒別、分類、編目，然后保存和利用這些文件。從這個意義上說，文書工作是檔案管理的前身，作為檔案管理的基礎，對檔案管理的有效運行起著不可替代的作用。

1.2文書處理工作與檔案工作密切聯系、相互促進

文書工作的好壞將對檔案管理質量產生直接影響，文書工作的不規范性直接導致檔案管理的不完善。因此，文書工作將為檔案管理提供一定的條件和依據。另一方面，檔案管理工作影響著文書工作的系統化和規范化。因此，要辯證地看待兩者之間的關系，加強文書工作的規范化管理和信息的收集，確保信息的可靠性和安全性，做好檔案管理工作。

摘要：我國的經濟在快速的向前發展，人們對于文書檔案管理越來越重視，醫院文書檔案管理是醫院存在的基礎和重要的資源產生地，是醫院管理工作的重要組成部分。醫院管理水平的衡量標準就是醫院文書檔案管理，通過檔案的管理可以反應出醫院不同時期的工作內容。醫院需要不斷的去提高文書檔案的管理，逐漸的將文書檔案管理進行科學化和系統化，對于文書檔案管理當中出現的問題要及時解決。

關鍵詞：文書檔案管理；存在問題；策略分析

醫院通過文書檔案管理可以反映行政活動，醫院檔案當中會明確的記錄醫院所從事的各項活動，其中還會將保存價值比較高的文書進行文字轉換。醫院最重要的服務性、基礎性工作就是文書檔案管理。

一、醫院文書檔案管理存在的問題

1.文書檔案管理重視程度不夠工作人員長期受醫院傳統經營模式的影響，對于文書檔案管理不夠重視，在管理的過程當中比較重視業務輕視檔案。許多工作人員認為文書檔案管理工作非常簡單，其中涉及不到技術含量的工作，在實際工作當中的應用價值不大。文書檔案工作缺乏嚴格的考核機制，在管理過程當中，對于文書檔案信息資源的開發程度明顯不足，整體導致文書檔案資源的利用率下降。就目前的文書檔案發展形勢來看，我國文書檔案管理缺乏健全的檔案信息化制度管理，欠缺專門維護文書檔案權益的法律法規，沒有法律做強有力的后盾，檔案信息不受保障。計算機應用于文書檔案信息化管理，主要依靠計算機法規保護，但是由于文書檔案管理容易受到網絡上非法因素的干擾，導致體系容易受到破壞和竊取。缺乏專門維護文書檔案權益的法律法規，就會使文書檔案處于一個被動的狀態，如果文書檔案的權益受到了威脅，很難依靠法律的支撐進行維權。2.文書檔案管理人員素質不高醫院在對人才進行培養的過程當中，大多數都會重視醫療技術人員的相關培訓，對于醫院文書檔案管理工作人員的培訓不夠重視。大多數從事醫院文書檔案管理工作的人員，在最開始都是從事相關的護理和計算機工作，就職之前并沒有得到專業的培訓。工作人員缺乏相應的文書檔案管理知識，不能勝任對文書檔案管理進行規范化和標準化設置的工作。對于相應的檔案工作管理技能掌握不熟練，在工作的過程當中造成了工作效率降低，也會對于文書檔案的收集范圍不明確，對檔案進行立卷管理時不規范。醫院文書檔案管理相關的工作人員并沒有經過專業的培訓，對于管理過程當中的一些理論知識不能夠得到很好的認識，在具體工作開展的過程當中就會出現一些錯誤，在一定程度上導致醫院文書管理工作整體效率下降。3.文書檔案管理制度不完善醫院制訂了比較完善的管理制度，但是對于文書檔案管理工作沒有進行明確的劃分，沒有對文書檔案管理工作制定統一的規章制度。許多有價值的文數檔案在工作的過程當中沒有得到重視，長期就會造成文書檔案管理和具體的信息管理工作上的脫節，導致文書檔案工作失去了系統性和完整性。醫院文書檔案管理沒有建立較為完善的體系，對于工作具體的職責沒有進行明確的劃分，在工作的過程當中還應該設立監督機構，這樣才可以在整體上確保醫院文書檔案管理工作得到有序地進行。

二、加強醫院文書檔案管理工作的對策

1.加強學習增強意識增加醫院文書檔案管理工作人員的學習機會，定期組織文書檔案管理工作人員進行學習，不斷的去強化文書檔案管理意識。通過不斷的學習可以提高工作人員在文書檔案信息管理當中的業務水平，提高文書檔案管理工作人員的整體素質。強化文書檔案管理工作在醫院發展當中的重要性，對文書檔案管理工作人員進行定期的專業培訓，強化工作人員的基礎知識，更新工作人員的工作理念和知識內容。隨著醫院文書檔案信息系統的快速發展，醫院文書檔案應該確定保密的安全防護到位，加大醫院文書檔案網站的信息系統安全，完善醫院文書檔案信息管理的管理體系。我國醫院文書檔案管理缺乏健全的檔案信息化制度管理，而醫院檔案制度的順利推廣和實施，可以推動醫院文書檔案工作的持久開展，所以我們要建立健全的制度體系，保障醫院文書檔案信息系統的快速發展。信息管理中的電子文檔、信息數據庫、網絡服務器以及文檔的操作系統都需要不斷的完善，才可以保障檔案信息的資源安全。隨著醫院文書檔案計算機信息系統的快速發展，醫院文書檔案應該確保訪問網站的安全防護到位，加大醫院文書檔案網站的信息系統安全，完善醫院文書檔案信息管理的管理體系。工作人員應充分了解網絡安全性的知識，自覺遵守檔案記錄工作規則，加大醫院文書檔案網站的信息系統安全。醫院文書檔案管理很容易受到網絡上非法因素的干擾，導致體系容易受到破壞和竊取，應該加強檔案管理使用的防偽加密，實行嚴格的醫院文書檔案登記防偽驗證碼。每一個工作人員都應該擁有自己唯一的登入賬號，且此賬號無法進行復制粘貼，隨著時代和科技的快速發展，我們應該加強醫院文書檔案登記管理人員的計算機管理水平。2.建立健全的規章制度科學技術在快速的向前發展，利用科技水平的提高可以提高文書檔案管理的水平，建立符合現代醫學發展需求的檔案管理體系。明確檔案管理工作人員的具體職能和責任范圍，對醫院不同載體的檔案進行統一的管理，建立較為健全的規章制度。對文書檔案管理工作人員的崗位職責進行明確的劃分，制定嚴格的文書檔案保密制度，對相關的文書檔案進行鑒定。對借閱文書檔案要進行仔細的記錄，根據記錄來尋求每一份文書檔案的來源。充分了解網絡安全性的知識，自覺遵守檔案記錄工作規則，加大文書檔案網站的信息系統安全，針對不同的數據電子檔案、簽名設置和網絡癱瘓維護。對相關工作人員進行有關的保密宣傳教育，開展法律常識基礎知識教育，讓文書檔案管理的工作人員清楚地認識到保密的重要性。同時完善文書檔案信息管理的管理體系，保證檔案信息不會外泄，規定文書檔案方案的記錄格式，防治被其他人濫用。3.加快推進文書檔案管理信息化和現代化建設對紙質檔案數字化和信息數據庫進行嚴格的質量審核，確保檔案的格式統一、數據規范。將計算機技術引入到檔案資料的收集過程當中，可以有效提高醫院文書檔案管理自動化水平。對于醫院的信息網絡平臺一定要加快建設的步伐，將檔案信息充分的匯集在醫院的信息中心，使每份文書檔案管理工作都有章可循，并有明確的要求和制度的約束，確保可以更高效的服務于醫院的各個部門。醫院文書檔案管理工作是一項非常復雜的工作，通過長期的培訓和管理才可以提高管理的水平。醫院整體的管理水平是通過文書檔案管理水平來衡量的，通過建立較為健全的規章制度，可以解決醫院文書檔案管理中存在的一些問題。不斷的去提高文書檔案管理的硬件設施和軟件設施，引進新的管理技術和理念，提高文書檔案管理工作的整體水平。隨著時代和科技的快速發展，計算機的廣泛應用提高了文書檔案管理的工作效率，將計算機技術與文書檔案信息管理相融合，既可以高效的動態管理文書檔案，又可以提高文書檔案工作人員的工作效率。同時將文書檔案業務過程中的信息轉化為電子信息，可以全面提高文書檔案工作者的工作效率，同時也可以保障醫院檔案的信息安全。

摘要：文書檔案課程是秘書專業課程體系的重要組成部分。近年來，隨著信息技術的快速發展與普及，基于信息技術的檔案管理系統平臺開始發揮著越來越重要的作用，這給文書檔案課程教學提出了新的改革方向。這要求我們充分地與時俱進，將檔案管理系統積極運用到檔案課程教學中。

關鍵詞：檔案管理系統；文書檔案課程教學；應用

文書檔案課程在秘書專業的課程體系中發揮著重要作用，成為培養應用型文秘人才的關鍵環節。進入二十一世紀，隨著信息技術的快速發展與普及，檔案管理系統開始實現了信息化。這意味著我們在文書檔案課程的教學中，必須與新的時代形式緊密結合，將基于信息技術的檔案管理系統積極運用到教學中，讓學生的知識結構體系符合信息化時代的需要。

一、對教學目標和定位進行調整

培養學生良好的實踐能力，把他們培養成為符合社會需要的應用型人才，是高職高專教學區別于本科教學的地方。高職院校開設的文書工作與檔案管理課程是具有很強實用性的課程，它的培養目標與就業方向密切聯系。基于電子檔案管理系統的文書檔案課程教學，首先要求我們必須在原有的基礎上調整教學目標定位。這意味著對信息檔案管理系統的熟練掌握，早已成為學生在日后就業中必備的技能。傳統的教學目標定位多是基于原來的紙質檔案管理的，與網絡時代的信息化檔案管理系統難免存在不匹配的地方，這是需要我們及時做出調整的。

二、電子檔案管理系統運用于文書檔案課程教學的方案

1.在理論教學中要有意識地與電子檔案管理系統相結合理論是實踐的基礎，完善的理論知識能有效地指導實際工作。理論教學是十分重要的一個環節。在理論教學中，我們要積極地改革教材編排體系，有意識地與電子檔案管理系統相結合。整個教材編排都應當遵照電子檔案管理系統為中心來展開。這樣能讓學生真正地學以致用，使學生樹立掌握電子檔案管理系統的意識。教學時，我們要讓學生意識到，如今的檔案管理工作早已走過了紙質時代，電子檔案管理是當今時代所普遍采用的。所以，一個不能掌握、不善于使用電子檔案管理系統的人，即使受到了完整的專業教育，也是難以適應檔案管理崗位的。當學生加強了對這方面的認識，就會了解到今后的就業形勢，自覺主動地學習電子檔案管理系統。2.多渠道搜集電子檔案管理方面的資料和案例供學生分析在教學過程中，我們要有意識地采用網絡搜索等手段，多渠道地搜集電子檔案管理資料和案例供學生分析。在課堂上采取小組學習的手段，讓學生針對這些資料和案例進行充分討論，將討論的結果進行記錄，最后交給教師打分。此外，我們要鼓勵學生利用課余時間，增進自主學習的意識，積極地搜集資料和案例。教師在計算學生的平時成績時，要充分結合他們平時在資料、案例的討論中的表現。3.進行電子檔案管理方面的實踐教學為了有效地培養學生在電子檔案管理方面的實踐能力，我們要積極開展電子檔案管理方面的實踐教學。具體可以從以下方面入手：（1）加強對教學硬件設施的建設完善的硬件設施是開展實踐教學的先決條件。各級教育行政部門和高職院校要加強對電子檔案管理教學的硬件設施建設，確保有足夠的資金支持教學，有足夠的場地開展教學。（2）完善教師的知識結構首先，一些教師從大學一畢業就走上教學崗位，他們雖然理論知識完備，但是實踐經驗不足，在進行實踐教學時難免有些著力不從心。針對這種情況，我們一方面可以組織教師利用節假日，深入企業進行考察，為他們補上實踐這一課。另一方面可以從企業邀請一些培訓師，為教師進行實踐能力方面的培訓。這樣使教師的實踐教學能力得到提高。其次，一些教師習慣于按照傳統的紙質檔案的思路來進行教學。對電子檔案管理系統認識不足，影響了他們的教學思路，導致他們不能滿足最新形勢的教學需求。對這部分教師，我們一方面要幫助他們提高對電子檔案管理教學的認識，一方面要幫助他們完善電子檔案管理方面的知識，便于他們順利地開展教學。（3）組織學生進行見習見習是教學中的一個重要環節。通過見習，我們可以讓學生充分熟悉真實的工作環境，熟悉工作崗位對人的要求，熟悉工作節奏。院系一定要充分地重視學生見習環節，與企業建立合作關系，利用大二、大三的時間定期組織學生進入企業見習。在計算學分時，要將學生見習的情況計算在內。