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【摘要】隨著新型農村養老保險的深入開展，同時為了和城鎮居民養老保險銜接轉換，實現我國養老保險制度統一，迫切需要對新型農村養老保險檔案進行規范化管理問題研究，解決目前檔案管理中存在的各種問題，建立規范化的養老保險檔案管理體系。

【關鍵詞】新農保；檔案管理；研究

新型農村社會養老保險（以下簡稱“新農保”），是繼農村地區取消農業稅、開展農業直補、建立新型農村合作醫療等政策之后農村的又一項重大惠農政策。新型農村社會養老保險制度遵循的是“保基本、廣覆蓋、有彈性、可持續”的基本原則，根據黨的十七大和十七屆三中全會精神，國務院決定從2009年起開展新型農村社會養老保險的試點工作，至此，新型農村居民養老保險檔案管理工作同步開始建立和開展起來。

一、新農保檔案管理規范化的意義

1.有利于維護農村居民的合法權益

實施規范化的新農保檔案管理，是保證全體參保農村居民利益的最好保障。農村居民參保新農保，需要提供個人相關證明資料并經審核通過才可參保，需要定期交納參保費用并留存信息，參保資金合法使用計息并歸入相應帳戶，養老資金依法支付并核算收支狀況，各環節管理均要制定規范化的程序和制度，才能維護參保農村居民的合法權益不受侵害。參保農民的檔案信息是證明農民參保、付費并享有養老保險待遇的主要依據，是農村養老保險管理工作的重點，因此，在檔案管理全過程中要嚴格遵照國家相關法律法規和規章制度開展工作，使新農保檔案管理有法可依、有據可循，讓參保農民放心，令參保農民信服，才能更好地保障全體農民的合法權益。

2.有利于城鄉養老保險的統一和公平

開展規范化的新農保檔案管理，是建立統一的城鄉居民基本養老保險制度的基礎和保障。2014年國務院《關于建立統一的城鄉居民基本養老保險制度的意見》中提出，到2020年前，全面建成公平、統一、規范的城鄉居民養老保險制度。我國三項養老保險制度的銜接合并，首先需要的就是信息資源的整合和完善，還需要詳盡的檔案信息資料、相似的檔案管理方法、一致的檔案管理模式以及相同的信息管理系統，這些都有利于城鄉養老保險制度的統一。我國三項養老保險制度的同步推進，體現了國家對農村農民的重視，體現了在社會保障面前人人平等，體現了我國社會主義的公平正義。

3.有利于農村養老保險管理工作效率的提升

建立規范化的新農保檔案管理，是提高政府管理效率的最好方法。規范化的資料采集收錄、資料歸納整理、資料查詢利用，大大降低農村基層檔案管理的工作難度和強度，提高檔案管理工作效率。同時規范化的檔案管理工作反過來也促使農村養老保險資金的籌集、分配、使用更加科學合理，形成互相制約互相促進的機制，有利于農村養老保險檔案管理整體水平的提高，有利于新型農村養老保險制度的可持續發展。

二、新農保檔案管理中存在的問題

1.農村基層檔案管理人員重視程度和專業程度不夠

農村基層的檔案管理工作一直是整個檔案管理的薄弱環節，部分地區沒有專職的檔案管理人員，只是隨意的安排人員處理檔案工作，重視程度嚴重不足。個別地區的領導甚至沒有檔案管理的意識和觀念，根本認識不到檔案管理的重要性，無視上級部門對檔案管理的要求和監管。注重直接利益、眼前利益、短期利益，完全是一種短視行為。對于檔案管理這種不能直接創造收益的工作、不能立竿見影看到效果的工作或者認為只有投入沒有任何產出的工作放任自流，任其發展。這種不規范的檔案管理直接造成對參保人員信息統計不全面、不準確，影響正常養老保險工作的進展，也極大地影響了參保人員的積極性，阻礙了新農保的普及推廣。農村地區養老保險檔案管理人員專業能力差別很大，專業素質參差不齊。檔案管理工作人員不固定，流動性太強，崗位調整頻繁，普遍采用兼職人員，即使是專職管理人員也很少具有本專業知識，都是轉行過來，缺乏檔案專業人才。沒有專業人才，很難勝任繁瑣復雜的檔案管理工作，隨著農村養老保險參保人員不斷增多，城鎮養老保險的接續銜接，檔案資料會越來越多，工作會越來越零散，管理難度會越來越大，沒有很好的檔案管理能力，沒有統籌的管理思路，沒有規范化的操作方案，檔案管理工作只會拖累養老保險進程的推進，阻礙我國社會保障改革的發展。

2.農村養老保險檔案資料損毀丟失現象嚴重

基礎設施匱乏，基本辦公條件不具備。有些農村地區養老保險機構自身辦公場所很簡陋，甚至沒有獨立的辦公場所，都是和其他部門合署辦公，專門的檔案室更不具備，收集的參保人員資料隨意放置，沒有建檔歸檔，沒有整理梳理，損毀丟失現象時有發生。即使有檔案室，檔案資料擺放整理混亂，沒有條理，一旦發生參保人員調入調出，資料變更情況、查詢、改動都很困難。由于經常性的翻動查找，有些資料發生損壞，信息被破壞。個別農村地區養老保險檔案管理還未完全實現電子化、信息化、網絡化，甚至連基本的電腦都不具備，檔案管理難度很大，檔案信息很容易遺失。保障措施不到位。檔案管理部門安全防范意識差，措施不得力，衛生條件不合格，檔案資料容易發生受潮、霉變、蟲蛀，甚至發生水淹、火災、腐爛，偶爾還有失竊現象發生，資料受損、毀壞、丟失，造成無法挽回的損失。

3.缺乏統一的檔案管理標準和規章制度

目前養老檔案管理方法還不一致，管理程序還不明確，管理體系還不健全，管理制度還不規范，各個環節均存在不同程度的問題，致使檔案資料管理效率低下。資料是否留存、是否銷毀、是否歸檔、是否分類，農村居民養老保險跨地區轉移如何延續，城鄉養老保險如何轉換，各地檔案管理還處于各自管理、各自為政的局面，尚未形成統一的規范化的管理制度。檔案管理標準的缺失，缺少相應的檔案管理規章制度，就無法進行統一的約束和監管，檔案管理的規范化就無法實現。即便很多地區制定了相應的管理標準和規章制度，但實際執行過程中仍然存在很多漏洞，缺乏管理的嚴謹性、高效性和規范性。管理中任何環節的疏忽和遺漏，都可能影響到參保農民利益，影響到保障資金公平公正的運行。比如，目前比較嚴重的問題主要體現在對參保農民的信息管理的更新不及時。每年都會有農民參保，每年都會有適齡人群達到補償標準，也會有一部分逝去的老人，不能按照規章制度定期開展檢查和核實，不能及時修改和完善信息，并將造成信息收集的錯誤，從而影響部分農民的利益和保障資金的分配使用。隨著我國老年人越來越多，新農保檔案管理難度會越來越大，各種新問題也必將不斷出現。

三、提高新農保檔案管理規范化的對策

1.加大農村檔案管理的宣傳教育，提高管理人員的整體素質和能力

對農村基層管理人員加強宣傳教育，檔案管理絕不是可有可無，讓他們認識到檔案管理工作的重要性，逐漸建立起日常資料留存歸檔的習慣，提高日常檔案管理的意識，不斷提高養老保險檔案管理的質量和效率。農村參保人員人數眾多，分布廣泛，人口流動性大，這些都給養老保險機構帶來很大困惑，檔案管理起來愈發復雜繁瑣，管理難度巨大，所以檔案管理工作人員需要有細心認真、一絲不茍、高度負責的態度，看似簡單枯燥，實則要求很高，需要農村養老保險機構配備合適人員從事此項工作，不能隨意安排。檔案管理工作需要有比較固定的專業人員從事，崗位人員調整不能過于頻繁，謹慎使用兼職人員。養老機構還要統一對檔案從業人員定期進行培訓，并對培訓效果進行考核，考核合格者方可從事檔案管理工作。隨著農村養老保險工作的不斷深入，檔案管理也要與時俱進，跟上養老保險改革的步伐，檔案管理要統籌安排、整體梳理、細化分解，做到越來越規范化、專業化。專業人才是養老保險檔案管理發展的基礎，因此要加大人才培養力度，組建專業人才隊伍，提高人才整體素質，為檔案管理人才搭建學習交流的平臺，共同研討，共同提高。

2.加強檔案管理軟硬件建設，保證檔案資料的完整

規范化的檔案管理需要完善的基礎設施作為保障，需要完備的軟硬件條件作為基礎。縣鄉村各級養老保險機構均要提供相應的辦公區域，配置相應的辦公條件，方便檔案管理工作的順利開展。辦公場所要科學劃分、分區明確，保證各項工作不受干擾。我國已進入大數據時代，先進的檔案管理是電子化、信息化、網絡化、自動化的結合，農村養老保險檔案管理要跟上信息時展的步伐，所以要利用先進的檔案管理技術，實現信息資源共享。個人信息個人可以通過網絡隨時調取查詢，信息變動隨時監控，使檔案管理更加現代化和規范化。各級政府部門必須加大投入，全面采用電子網絡化辦公，使用統一的養老保險參保軟件，整合城鎮居民和職工養老保險各種信息資源，共同納入我國社會保險子系統，為我國“金保工程”建設打好基礎，全面提升社會保障各項業務的管理水平。養老保險檔案信息關系到全體參保人的利益，必須高度重視，嚴格管理。檔案信息的保存要求很高，無論是紙質版還是電子版檔案材料，在保證空氣通暢的環境下抓好各方面細節，房間溫度濕度控制要適宜，需要做好防火、防盜、防水、防潮、防光、防蟲、防鼠、防塵“八防”措施，電子版資料還要做好備份和日常檢查工作，杜絕一切安全隱患，確保檔案質量，避免損壞。

3.完善養老保險檔案管理規章制度，保證管理方法的科學性

檔案管理各地區要遵循統一的管理方法，明確的管理程序，制定完善的規章制度。檔案管理的每一個環節都應該有科學的管理方法作為指導，明確的管理程序作為保障，規范的管理制度作為約束，管理人員按照標準管理體系按章辦事、依法管理。如建立人員責任制度、收集制度、整理制度、存檔制度、保密制度、統計制度、歸檔制度，等等。縣鄉村各級工作人員要分工明確，責任到人，制度上墻，按照制定好的工作程序和要求，科學有序的開展各項檔案工作。檔案管理是一項長期的持續性的復雜繁瑣的工作，需要嚴格按照工作流程和規章制度辦事，做到定期更新參保農民信息，及時調整檔案歸類，工作人員要深入農村基層，掌握參保農民的最新詳細信息，相應的及時修改和補充檔案資料，保證信息的準確性和時效性。在檔案管理規范化的基礎上，同時檔案管理還要有一定的靈活性，面對復雜的工作要學會化繁為簡，在工作中探索新的管理方法和手段，提高檔案管理工作效率。新農保經過8年的發展，已經完成了初期建機構、保基本、廣覆蓋的階段，進入可持續發展時期，所以必須對新農保進行規范化管理，才能保證和城鎮居民養老保險的順利合并，保證和城鎮職工養老保險的銜接有序，最后實現全國養老保險制度的統一。

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作者:褚志亮 單位:錦州醫科大學