CSA在物資管理的應用
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［摘要］新時代提高國有企業經營效率是現代國企改革的重要方向。對國有建筑施工企業來說，項目內部控制的主要目標是提高物資管理效率。本文在介紹內部控制自我評估的基礎上，探討其方法與應用，結合國有建筑施工企業物資管理現狀提出了與之適應的方法，以實現提高企業管理效率的目標。
近年來，隨著國際經濟環境下行以及國內房地產市場的宏觀調控，建筑行業特別是國有建筑施工企業面臨前所未有的經營壓力，要想在日益透明的工程報價環境下生存與發展，內部控制就成為現代建筑施工企業不得不用的工具。對于建筑施工企業來說，物資管理是重中之重，在此背景下，探討內部控制自我評估技術在物資管理中的作用顯得尤為重要。
1內部控制自我評估概述
內部控制自我評估（ControlSelf-Assessment，CSA），指內審人員對企業內部控制的有效性與實施效率及效果進行評估的過程。CSA產生于加拿大海灣能源公司，該方法使企業各管理人員相互牽制、協作，更好地實現管理目標。隨著該公司成功，CSA被許多組織采用，到20世紀90年代初期，CSA擴展到歐洲，在合同訂立及商務談判控制方面被內部審計師所認同并推廣。到20世紀90年代中期，CSA被世界各地大小企業接受。隨著CSA的發展，到21世紀，CSA引起了各國重視，許多國家通過立法確立其重要性，由事后監督評價轉移到事前事中咨詢管理控制階段。
2內部控制自我評估的方法及適用性
2.1引導會議法。引導會議法是內審人員就某一專題組織有關人員討論的方法，包括3個階段：會前準備、會中引導、會后總結。引導會議法必須先確定主持人、協調人和參會人，主持人和協調人在引導會議法上起引導作用。需擬定會議議程和討論的問題，并告知參會人以便提前準備討論材料。召開過程中，主持人和協調人應控制討論節奏，引導參會人員討論主題，在出現不同觀點時，應及時協調或邀請專家幫助澄清梳理問題。討論會結束后，組織者應認真整理分析會議記錄，總結和完善討論會所提出的建議，編制內部控制改進方案，及時反饋到相關責任部門或人員進行整改落實。該方法優點是突出與會人員全員參與、控制，重視所有參與人員的意見和建議，激發所有參與者的積極性，從而使管理人員更容易接納和執行建議，但對組織者組織能力和協調能力要求較高且所需會議經費也比較昂貴。2.2問卷調查法。問卷調查法是就特定控制內部審計人員設計調查問卷用以了解相關人員的方法。調查問卷一般由卷首語、問題和回答方式、編碼和其他資料4部分組成。卷首語主要包括調查目的和主要內容、被調查人的選擇途徑和選擇方式、對被調查人的希望和要求、問卷填寫說明、回復問卷時間和方式以及保密原則等。問題和回答方式一般包括調查詢問的具體或特定某一方面問題、回答問題的方式以及對回答方式的說明，問題回答方式一般設置為開放型、封閉型和混合型3類。編碼就是把問卷中的問題和被調查人的回答轉變為代號或數字，以便統計處理。其他資料包括問卷名稱、被調查人資料、開始與結束時間、調查完成情況、審核人員資料及意見等。問卷調查法的優點在于能節約收集信息時間和成本，并能就特定問題做針對性調查，但此方法的缺點就在于難于掌握被調查人態度，存在敷衍應付風險，限制了所收集信息的真實性。2.3管理分析法。管理分析法，又稱管理結果分析法，指上述兩種方法之外的方法。內部審計人員針對具體事務的業務流程與經常出現的問題，訪談企業有關人員，了解該業務優缺點，經過全面客觀地整理、分析，形成有關整改方案。將此方案與相同問題的問卷調查法所收集的資料進行對比、綜合分析，從而得出較為準確的結論。該方法的信息準確性高于問卷調查法的信息準確性，相對成本低于引導會議法的相對成本。
3國有施工企業物資管理現狀
3.1組織機構設置和物資管理人員配置?，F代國有建筑施工企業大都采用雙線管理模式，即項目經理部和公司職能部門同時管理。項目物資部歸口于項目總經濟師領導，同時，還接受公司物資部管理，負責項目物資工作的具體實施和處理。物資部設置物資部長、材料員和庫管，物資部長總管項目物資工作，根據施工前的市場調查編制市場調查報告及項目物資策劃書，依據項目工程部編制并經公司工程部審批的物資需求總計劃編制物資采購計劃，組織物資進場驗收、發放及物資核算工作，負責公司簽訂物資合同的合同交底和與項目其他部門協調的工作；材料員負責現場材料收發、現場料具的安全文明管理、分包進場物資質量監督與控制工作；內業負責整理內業資料、錄制物資臺賬，做到資料齊全完整，按類裝訂成冊并妥善保存，臺賬依據真實、數據準確，各種報表統計準確、上報及時；庫管負責庫材的收發與保管。3.2物資內業管理。隨著管理的規范化、標準化，國有建筑施工企業現在都有自己的一套內業資料標準格式。從最初的項目物資策劃、物資需求總計劃、物資采購計劃、物資合同及相關資料、物資合同交底及會簽歸檔、物資月計劃、零星材料采購計劃、物資驗收單、物資入庫單、物資發料單、周轉材料的調撥單（租賃單）、物資盤點表及物資報表和核算資料。3.3物資現場管理。3.3.1物資進場管理。在物資進場時，物資人員組織相關專業技術人員、相關監理、物資使用人員對進場物資的資料、數量、質量進行驗收，需檢尺的要有檢尺影像及書面記錄，需稱重的驗收人員需在過磅單上簽字確認；不合格物資不予驗收；資料不完整的物資，單獨堆放于待檢驗區，并做好標識，待資料齊全后再做驗收。3.3.2物資儲存管理。料具分區管理，施工現場應按照工程技術部門編制的施工平面圖要求統一布置，各類料具按施工平面圖的要求統一堆放或設置倉庫存放。鋼材堆放要求下墊上蓋無積水，按類別、規格型號、材質、產地、長度不同分開存放，并做好標識標牌；水泥庫房防雨防潮，進場水泥按品種、標號、生產廠家、出廠批號、進場時間不同分類堆放，做好標識標牌并按“先進先出”的原則發放；其他物資均按施工平面圖的規定區域或倉庫指定位置存放，并及時填寫或修改完整、準確、醒目的物資標識標牌。3.3.3發料管理。所有物資均按單位工程量清單及施工計劃編制并審核的物資限額領料單限額領料，材料使用單位應以書面形式指定材料領用人員填寫并簽訂領料單。物資管理人員在發料時須按“先進先出”原則進行。3.3.4物資出場管理。物資出場時應填寫《物資出場申報放行單》，注明退場物資名稱、規格、數量、料具所屬單位、經辦人、車牌號，經項目相關管理人員確認并簽字蓋章后，安保人員登記方可放行。3.4物資盤點和核算。項目物資部每月定期組織項目工程技術部門、物資使用人，財務人員或商務人員監督，對項目物資進行盤點并填寫《項目物資盤點表》，盤點人員和監盤人員共同簽字確認；項目物資人員根據盤點表編制物資月度報表，與工程技術部、商務部一起組織項目領導及管理人員進行物資核算分析，編制核算分析報告并上報公司物資部備案。
4國有建筑施工企業物資管理內部控制自我評估方法應用
國有建筑施工企業在物資管理的實際過程中，存在許多矛盾與問題。根據國有建筑施工企業物資管理的實際情況，選擇適合的內部控制自我評估方法。4.1基層物資管理人員配置嚴重不足，不適合采用問卷調查法。在現在絕大多數國有建筑施工企業實行項目責任承包制以后，項目領導為了節約項目人力成本，對項目物資部的人員進行最大限度精簡，從而導致一個人做兩個人甚至幾個人的事，所以，對公司的某些要求很多時候就只能停留在完成任務的層面上，如果使用問卷調查法進行內部控制自我評估，對于人員配置不足的項目物資管理人員可能就只停留在完成任務的層面。特別是在項目剛開工時，基本上只會配物資部長一人，一個人既要做物資調查與策劃，又要編制資源配置計劃，還要配合公司做物資招標等工作，如果這個時候公司再讓做問卷調查，那就只能停留在完成任務的層面。4.2檢查過于頻繁，不適合采用管理分析法。國有建筑企業承接的基本都是政府投資的基礎性項目和公益性項目或大型商業投資項目，此類項目大部分都是政府審計機關重點審計項目，所以，在施工過程中就不可避免地要接受政府職能部門監管和審查。此外，作為國有企業，企業內部也有一套檢查體系，每年甚至每季度都要對重點項目進行例行檢查，而項目為了承擔公司的承包責任，甚至會讓項目人員偽造資料以應付檢查。因此，管理分析法也不適合國有建筑施工企業的內部控制自我評估。4.3項目獨立核算，不適合采用問卷調查法和管理分析法。在施工過程中，項目領導為了工程進度會干預物資管理和物資核算，項目領導為了施工進度和整體成本，在施工過程中會加大物資投入，或對分包的浪費現象選擇適當容忍，對項目物資部扣款及核算采取有意回避。因此，在這種情況下對內部控制的評估不論是選擇問卷調查還是管理分析都不適合。因此，國有建筑施工企業在物資管理人員配置不足、檢查頻繁和項目進度壓力大的情況下，引導會議法可以很好地規避敷衍、應付和造假等情況發生，使內部控制自我評估在物資管理中發揮應有的作用。所以，在國有建筑施工企業的物資管理中，采用引導會議法能讓公司更好地把控項目物資管理現狀，從而制定行之有效的物資管理制度和方法，提高國有建筑施工企業物資管理效率。
5結語
國有建筑施工企業要想提高物資管理效率，就需要定期組織舉辦有針對性的引導會議，使國有建筑施工企業更好地進行物資管理，促使物資管理人員更加積極有效地參與內部管理控制中，從而激發物資管理人員的積極性，提高物資管理人員的業務水平和內部控制責任感，提高物資管理效率，實現提高企業效益的目標。
參考文獻
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作者:任鋒 彭建明 單位:南京審計大學