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摘要：高校檔案資源數據庫的建立是社會信息化、電子化、網絡化的必然結果，目前很多學校都開始了檔案資源數庫的建設工作。各種教務平臺、學籍注冊管理平臺的建立，證明高校檔案資源數據庫已經形成一定的信息整合能力，發揮著越來越重要的檔案管理價值。

關鍵詞：高校；檔案資源；數據庫

通過建立檔案資源數據庫，高校的檔案資源管理可以實現信息化轉變。傳統檔案管理建立在人工管理與紙質檔案的基礎之上，存在很多不便之處。檔案資源數據庫的建設，為解決這種不便提供了新的檔案管理方式。

1高校檔案資源數據庫建立的發展現狀

檔案的人工管理與電子管理相比，工作效率較低，勞務成本較大，也很容易產生失誤，而網絡信息系統對檔案的管理可以更為高效、便捷、準確，也不受時間、空間的限制。紙質檔案也不如電子檔案先進。電子檔案可以實現對檔案資料的最優化保存、收集，不會因紙質材料的毀損造成重要信息的丟失，還能節省大量存儲空間，在抽調時也可以快速打印、分享，從而節省大量人力物力，從而提高信息共享與傳播的效率。高校檔案資源數據庫的建立絕非一朝一夕，而是一邊對舊有館藏檔案進行數字轉化，一邊建立電子檔案收集系統，并在此基礎之上完成檔案資源數據庫的建設。第一，要對高校館藏的舊有紙質信息進行相應的數字化轉換，通過掃描、拍攝等方法，實現電子化、信息化轉變。第二，高校要完善電子檔案的收集體系，制定對電子檔案進行收集、管理工作的標準操作流程、處理辦法，形成“信息-檔案-電子”的快速歸檔收集能力。第三，基于以上兩點，建設檔案資源數據庫，將整體檔案進行數字化、平臺化、網聯化，形成可以為廣大師生群體提供更切實服務的平臺，如學籍注冊管理平臺、成績查詢平臺、公共課選課平臺等。

2高校檔案資源數據庫建立存在的問題

很多高校的檔案資源數據庫在發展的過程中還存在著以下問題需要解決：

（1）缺乏對檔案數據庫建設的高度重視。很多高校缺乏對檔案資源數據庫的正確認識和高度重視，這導致很多高校遲遲不能完成對傳統檔案進行收集、管理模式的更新，其數字化進程始終難以推進，依舊依賴紙質化檔案收集。此外，如果缺少對數據庫建設的整體規劃與協調，各部門的檔案數字化工作將無法保持一致，各部門無法形成可互相配合的數據路徑，從而為之后的數據平臺化、集成化帶來新的阻礙。任何一項檔案數據平臺的建設都需要實現多部門、多任務的合作，如果缺乏管理層的支持、對接將無法保障合作的行政支持、資源調度和人員協調。而目前我國教育部門已經實現了檔案信息化、數字化，但很多高校檔案數字化進展的參差不齊，產生了學校與政府部門、學校和學校、學習與社會單位之間平臺對接的一定困難。

（2）缺少對檔案數據建設的物質支持。由于對檔案數據庫缺乏重視，很多高校也缺少對檔案數據庫進行人力、物力支持。檔案數據庫需要專業人才部門、團隊的管理、維護，還需要在多部門之間進行檔案的收集、處理和交接配合，如果缺少人力支持將無法形成跨部門、跨領域的人力合作。而資金與設備支持則是檔案數據庫建設的基礎，人員的開支需要資金支持，而信息設備、獨立的電子檔案室也是必不可少的。很多高校對檔案數據庫的建設落后，對內沒有設置相關人員團隊、資金配給、設施配置和場地安排，對外則依賴其他單位進行業務外包，沒有形成獨立自主的檔案數據管理系統和運營能力，這必然會導致面臨復雜問題時，校方自身處理能力的缺失。

（3）未形成檔案數據資源的管理體系。檔案數字化、信息化進程需要各個學校根據自身需求、能力進行頂層規劃論證，制定出合理的數據資源管理體系。檔案管理工作是一項系統、專業的校園基礎建設，如果不進行預先設計規劃，會導致檔案資源數據庫與內部其他系統不匹配，產生經濟、效率損失。尤其是目前各高校的信息管理工作往往“各行其政”，數據庫的技術參數、數據路徑、分類手段都各不相同，在高校與企業、政府、社會間進行對接時往往缺少統一口徑，難以快速形成覆蓋面更大、管理更垂直的檔案數據資源庫，從而造成管理上的困難與低效。綜上，我國高校在數據檔案資源庫建設方面還存在著認識不足、人力與物資供給的落后和統一數據庫管理體系的缺失，需要高校管理者盡快重視起來。

3高校檔案資源數據庫建立的發展策略

本文為高校檔案資源數據庫的建立與發展提供以下幾點策略：

（1）正視檔案數字化進程，樹立正確認識。各高校領導應該加深對檔案數據資源庫的理解與重視，通過學習、調研，制定相應的檔案資源數據庫執行方案，從而在頂層設計層面進行宏觀規劃。沒有頂層設計、行政推動，檔案數字化就難以在高校各個部門之間展開。校領導必須協調、聯系更部門相關單位，在全校各部門之間強調檔案數字化進程的戰略性與必要性，建立良好的部門合作意識，培養出色的部門合作能力，積累成熟的部門交流經驗。

（2）支持檔案數字化建設，做好后勤保障。“工欲善其事，必先利其器。”檔案資源數據庫的建設沒有人力、物力的支持，就是無根之木，空中樓閣。高校檔案數據庫的建設離不開專業人才的管理維護，離不開高效先進的技術設備，離不開專門場地的合理承載，離不開后勤保障的服務支持。各高校需要不斷加大人才擴展與培養、資金與物資、場地與后勤的不斷支持，從而在操作、技術設備層面推進檔案數字化建設。

（3）規范檔案數字化管理，統一數據體系。只有完善、統一的檔案數字化管理，才能確保檔案數據資源庫的各項內容可以實現與外界的規范對接。各教育部門、高校管理者要通過更廣泛、深入地監管、引導，規范各高校的數字管理體系路徑，實現對各高校現有檔案和未來檔案信息的統一化采集。形成規范、一致的檔案數據采集管理體系，一步步實現舊檔案的數字化、現有檔案的分類化和新檔案的自動采集化進程。

4結束語

檔案資源數據庫的建立對高校檔案資源的信息化有重要作用，是實現高校檔案信息化、服務化的重要數據基礎，需要高校與政府部門的高度重視與支持。

參考文獻

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作者：李瑩 單位：魯迅美術學院