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【摘要】養老保險是我國社會保險的重要組成部分。對社會養老保險檔案規范管理意義重大。本文分析了城鄉居民社會養老保險檔案管理存在的問題，論述了提升檔案管理水平的策略。

【關鍵詞】城鄉居民；社會養老保險檔案；規范化管理

近兩年，隨著城鄉一體化建設速度的不斷加快，城鄉居民的社會養老保險問題得到社會各界的廣泛關注。其作為我國社保體系的重要組成部分，能有效提高社保服務質量，并反映出一定的城鄉居民生活問題，提高社保體系建立的有效性與實用性。因此應認真面對社保管理工作，以人為本，建立相應的管理制度，提高管理的規范性與專業性。

一、檔案規范化管理的意義

（一）做好社保檔案管理具有一定的政治意義。近兩年，我國提出城鄉一體化建設理念以來，提高了城鄉居民的社保意識，也提高了城鄉政府對于民眾權益的維護力度。因此為進一步保證居民權益不受損害，同時進一步提高廣大居民對于社保的了解程度與參保意識，應建立相應的檔案管理體系，準確詳實記錄每一位參保人的社保信息，如其工作信息、參保年限、保險待遇等。而且隨著時間的變化，參保人數也會有所增加，數據情況也會發生相應變化，結合實際工作需要整理、制定出科學有效的社保檔案管理計劃，能有效減輕管理人員的工作量，提高數據處理的準確率。

（二）社會保險檔案管理工作與居民的自身利益有著密切關系。依照我國的社會保險制度，當參保人到達規定年齡時，就能依照參保憑證領取相應的社會福利待遇，但在這期間，需要辦理一系列相關證明手續，作用如下：一是能進一步簡化辦理流程，提高辦理效率。二是能有效保護居民相關權益，確定數據的準確性，并為參保人建立個人賬戶，定期進行保險費轉入，提高基金轉移效率。

二、城鄉居民社會養老保險檔案管理存在的問題

（一）管理制度建設不夠完善。其具體表現：沒有一項有效的操作指導方案與監管系統。在老齡化不斷攀升的背景下，會不斷增加參保人數，因此各地區應該結合居民文化程度、參保年齡等基礎資料制定相應較為可靠的管理制度，提高居民操作的規范性。很多地區并未有較為詳細的操作指導方案，一些參保人在填寫資料時，由于沒有相關經歷或是年紀較大，很容易出現信息填寫錯誤的情況，并直接在表格上進行涂改，直接降低了客觀性。有些地方雖然推薦使用電子設備進行填報，但是該方式受網絡信號、系統速度影響較大，而且文字指導性較強，雖然對于一些年輕參保人而言，使用起來比較方便，但對一些年齡較大的參保人而言，其操作方面尚存在很多問題。

（二）管理人員專業能力有待提高。主要表現在兩個方面：第一是信息素養提高方面，隨著信息化建設的推廣，城鄉居民社保管理逐漸在向信息化建設管理過渡。但是很多地區還存在人員信息素養不足的情況，不能很好利用相關程序進行檔案管理、檢查，增加了許多無謂的檔案管理工作。第二是很多人員專業管理能力有待提高，許多地區檔案管理人員對于社保檔案管理并沒有較為完整的管理思路，并且缺乏相應的檔案管理知識。因此表現在具體工作中，只是依照領導指示，進行檔案內容檢查、整理、歸類，沒有形成較為健全的管理架構，這相應降低了管理效率。

（三）電子檔案管理制度有待完善。電子檔案管理能有效提高檔案管理的社會效益與經濟效益，可以將大量的紙質材料檔案轉化成電子檔案進行存放，借助互聯網就可以調用數據。另外，提高了檔案的公開性，參保人依照個人社保號碼就可以在網上查詢到個人參保信息。雖然目前我國多省（市、區）都在積極建立線上居民參保檔案管理系統，但其主要功能只是在查閱與調取方面，并沒有發揮更多的功效，因此，需要進一步提高管理部門對于線上系統的利用效率。

三、城鄉居民社會養老保險檔案管理水平提高策略

（一）建立相應的指導監督系統。各地區社保管理部門應結合本地社保服務需要，建立相關的檔案管理制度，此方面可以借鑒省級指導標準，提高信息傳遞準確率與速率。可在社保局大廳開設服務崗，并設置固定與流動兩類服務人員，在大廳社保信息填寫區域張貼示范填寫與填寫要求，并放置空白表格，對于一些填寫有困難的居民，主動幫助服務，并在填寫過后再次確認信息。對于信息有誤的資料可通過短信與電話兩種方式進行提示，幫助居民盡快修改信息，提高手續辦理速度。建立相應的監督管理體系，并依照檔案情況制定相應的檔案管理制度，定期對檔案管理效率、準確度等進行檢查，不斷完善制度，使得社保檔案管理工作有章可循，依法依規。

（二）提升人員管理能力。要通過兩方面對管理人員進行培訓。第一個方面是專業能力培訓，定期對管理人員進行專業能力培訓，向其介紹一些檔案管理知識，提升其規范管理意識，并通過經驗總結尋找符合地區參保要求的檔案管理辦法，明確管理思路，提高管理的靈活性與實用性。第二個方面是加強信息素養能力提升，可以請相應的技術公司人員進行崗位培訓，幫助管理人員提高操作能力，并配以相應的使用手冊，方便查詢；也可結合實際需要建立合作關系，長期提供技術支持服務，減少技術問題干擾。另外部門內可適當引進該類信息檔案管理人才，因為當前很多地區領導檔案管理意識不足，檔案管理人手較少，當工作量較大的時候往往通過借調來提高管理效率。但是借調人員都存在一定程度的流動性，其對于檔案內容、管理辦法的了解程度也比較低，反而需要一段時間的適應期，相應降低了管理效率。通過引進技術人才，不但可以有效解決人手不足的問題，還能降低管理人員的流動性，建立專業的社保檔案管理隊伍，提高管理能力。

（三）調整電子化管理辦法。隨著目前各類電子設備的普及以及對人們生活方式的改變，信息化管理已經成為一種不可逆的趨勢，因此社保管理部門更要加強對此方面的建設力度。第一，要加強推廣宣傳力度，通過建立相應公眾號或與其他事業單位部門進行合作推廣，提高城鄉居民的線上知曉率，并附贈介紹相應的填報、操作程序與規范要求，提高居民使用效率。第二，定期對電子系統進行升級，提高其數據傳輸力度，提高服務質量。第三，結合社保管理需要進一步進行程序開發，提高其功能性與人社局其他服務的關聯性，幫助居民在填報信息的同時能完成其他信息的填寫操作，進一步提高檔案管理的完整性。

（四）加強城鄉社會養老保險事業的利用效率。國家社保事業的有序發展，離不開檔案管理工作的規范展開，因此要進一步提高其利用效率就要鼓勵城鄉居民積極參與，通過做好檔案收集整理工作，可以進一步了解城鄉居民的生活狀態，并以此為基礎，進一步擴大宣傳，讓一些未參保的人員了解社保的優勢，提高參與度。還能從這些信息中，得出哪些居民更需要得到社保服務及一些居民不愿參保的原因，并進一步調整政策，幫助居民解決困難，提高對其合法權益的保護力度。

四、總結

養老保險是我國社會保險的重要組成部分，通過提高其檔案管理規范性與專業性，首先有助于促進社會和諧發展，保證每一位城鄉居民的合法權益。其次能提高檔案管理效率，保證居民利益不受損害。目前我國一些地區此方面存在不足，需要不斷完善管理制度，才能不斷提高管理效率。

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作者：劉彥麟 單位：山海關區保險事業服務中心